PORTADA INTEGRACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO EFECTIVOS Manual del Participante
INTRODUCCIÓN VIÑETA DANDO LA BIENVENIDA
Bienvenido al Módulo de Contribuyendo al éxito del equipo, que forma parte de tu desarrollo como servidor público
El presente manual es una guía para que podamos contribuir al éxito de nuestros equipos de trabajo, que resultan ind
Durante el módulo analizaremos diferentes conceptos y realizaremos algunas prácticas que nos permitan desempeña nizados para que te apoyarán en la construcción de aprendizajes referidos a la capacidad de integrar un equipo motiv usuarios de nuestros servicios al interior de nuestras organizaciones.
Deseamos que te sea de provecho y te ayuden a ver el trabajo en equipo de una manera constructiva y como oportun mentación. ¡¡¡Bienvenido!!!
o.
dispensables para que las instituciones funcionen adecuadamente.
arnos de mejor manera como miembros de un equipo de trabajo. El manual contiene lecturas y ejercicios orgavado, a fin de mejorar los resultados en el trabajo, que se traduzcan en un beneficio de los ciudadanos y de los
nidad de aprendizaje y que acompañes este proceso con una actitud proactiva, positiva y abierta a la retroali-
VIÑETA PRESENTÁNDOLO OBJETIVO Desarrollar habilidades y actitudes relacionadas con la colaboración efectiva en los equipos de trabajo, a partir de la comprensión de las características y naturaleza de éstos, considerando el contexto personal e institucional. EVIDENCIAS A lo largo del curso, iremos desarrollando algunos trabajos que integrarán tu portafolio de evidencias: cada una de ellas estará debidamente señalada, de tal forma que al final entregues de manera completa lo que se ha solicitado.
INDICE Evidencias Expectativas Recuperaciรณn I Grupos y equipos 1.1 Diferencias entre grupos y equipos 1.2 Equipos efectivos: autoanรกlisis 1.3 Establecimiento de metas y objetivos 1.4 Elementos clave para el funcionamiento de los equipos 2 El desarrollo de los equipos 2.1 Etapas de los equipos 2.2 Tipos de equipos 2.3 Los obstรกculos en el funcionamiento de los equipos
3 Comunicación y toma de decisiones en los equipos 3.1 Habilidades básicas de comunicación en los equipos 3.2 Diálogo y discusión en los equipos 3.3 Toma de decisiones en los equipos 3.4 Valoración y aprovechamiento de las diferencias individuales 4 Compromiso con el equipo y plan de acción 4.1 Las expectativas del equipo 4.2 Mantenimiento de propósitos y dirección clara 4.3 Consideración de los roles y responsabilidades precisas 4.4 Compromiso Plan de acción Bibliografía
VIÑETA: Para empezar, desarrollemos el siguiente ejercicio sobre las expectativas.
• ¿Qué espero aprender en este curso? _________________________________________________ __________________________________________________________________________________
• ¿Cómo me gustaría que se desarrollara el curso? ________________________________________ _____________________________________________________________________________________
• ¿A qué me comprometo? __________________________________________________________ _________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________ _______
____________________________________________________________________
RECUPERACIÓN VIÑETA: De manera individual, anota en el siguiente esquema los conocimientos previos que tengas sobre los conceptos de grupo y equipo de trabajo. (MEJORAR LOS CÍRCULOS)
GRUPO
EQUIPO EQUIPO
A partir de los análisis anteriores, define en grupo las características más sobresalientes. Grupo de trabajo
Equipo de trabajo
¿Qué significa trabajar en equipo en su institución?
¿Cómo relacionarías esta capacidad con los productos que has desarrollado en los módulos anteriores?
VIÑETA DICIENDO ESTO Ahora sí, estamos listos para continuar con nuestro curso. Después, habrá oportunidad de regresar a estas definiciones para ver cómo fueron transformadas una vez concluida nuestras sesiones.
TEMA 1: GRUPOS Y EQUIPOS Elemento de la capacidad Diagnosticar la situación de los propios equipos de trabajo, contrastando con los elementos revisados. VIÑETA: Vamos a empezar con un ejercicio para identificar porqué son importantes los equipos de trabajo en nuestras instituciones. Primero de manera individual, escribe algunas de ellas en el siguiente recuadro, posteriormente intégralas con algún compañero y después formen grupos de cinco o seis personas para consolidar el listado y hacer una puesta en común:
VIÑETA DE GRUPO
1.1 Diferencias entre grupos y equipos VIÑETA: Revisemos ahora las siguientes comparaciones
Grupo de trabajo: Conjunto de personas que interactúan para compartir información y tomar decis
Equipo: Un equipo es un conjunto de personas cuyos esfuerzos individuales dan como resultado u por personas que hacen algo juntas. Lo que forma un equipo no es sólo lo que se hace, sino el hech propuestos.
DIFERENCIAS ENTRE GRUPOS Y EQUIPOS
Grupo
Equipo
Tiene un líder fuerte y designado
Comparte o rota las funciones del liderazgo
Responsabilidad individual
Responsabilidad individual y colectiva (responsables unos de otros)
Mismo propósito del grupo y de la organización
Visión o propósito propios del equipo
Productos de trabajo individual
Productos de trabajo colectivo
Dirige juntas productivas
Las juntas estimulan una discusión abierta y la resolución de problemas
La eficacia se mide indirectamente por la influencia en los negocios (el desempeño financiero, por ejemplo.)
La eficacia se mide directamente al evaluar el trabajo colectivo
Discute, decide y delega el trabajo a individuos
Discute, decide, comparte el trabajo
VIÑETA DE EQUIPO
siones para ayudarse mutuamente en su desempeño dentro de su área de responsabilidad
un desempeño mayor que la suma de aquellas contribuciones individuales Se conforma ho de intentar hacer las cosas juntos y con deseos compartidos de alcanzar los objetivos
Grupos de Trabajo
• Compartir Información • Neutral (a veces negativa) • Individual • Aleatorio y variable
Equipos de Tabajo
META SINERGIA RESPONSABILIDAD HABILIDADES
• Desempeño colectivo • Positiva • Individual y mutuo • Complementario
VIÑETA:
Con base en la experiencia propia y al conocimiento hasta ahora adquirido, anota las diferencias que se dan columna. Factor
GRUPO
1.
Clima de Trabajo
2.
Discusión
3.
Objetivos
4.
Ideas
5.
Conflicto
6.
Toma de decisiones
7.
Crítica
8.
Sentimientos
9.
Asignación de tareas
10.
Liderazgo
11.
Retroalimentación
EQUIPO
n entre grupo y equipo a partir de los distintos factores de la primera
1.2 Equipos efectivos: autoanálisis
Es más que un grupo de individuos. La coordinación de sus esfuerzos no se da por sí misma, sino que debe ser elaborada. Por eso, cada vez que quieras identificar algún aspecto particular del trabajo de equipo, revisa la lista de verificación de la siguiente página, para averiguar qué hay que atender para lograr encaminarse a un equipo efectivo. Vamos a desarrollar algunos ejercicios para analizar la situación de nuestros equipos de trabajo. Viñeta: revisa primero de manera individual la siguiente cadena y califica a tu equipo del 5 al 10 en cada uno de los eslabones. Comparte tus apreciaciones con los compañeros
VIÑETA: Ahora, señala con una x en la columna que corresponda, de acuerdo a cóm tante, el 2 al que sigue y así sucesivamente. Comparte con tus compañeros las respue
EN NUESTRO EQUIPO CUMPLIMOS CON: Tener metas y objetivos claros. Distribuir la responsabilidad de esas metas entre todos los miembros del equipo. Medir el avance que se da hacia las metas. Ser pequeños (Se sugiere menos de 10 personas). Tener la adecuada mezcla de habilidades (técnicas, de solución de problemas y de relación interpersonal). Tener los recursos necesarios para hacer el trabajo. Tener reglas y lineamientos base acordados para trabajar juntos. Tener asignados los papeles de cada miembro. Haber desarrollado y acordado prácticas de trabajo y procesos para hacer las cosas. Darnos apoyo unos a otros escuchándonos, respondiendo constructivamente y ayudándonos. Reconocer el éxito individual y colectivo. Manejar el conflicto de manera constructiva y abierta. Producir un resultado colectivo, con el que alcanzamos las metas lo más efectiva, eficiente y creativamente posible. Compartir el liderazgo adecuadamente dentro del equipo (no sólo se tiene en cuenta al líder formal.
mo percibes a tu equipo. En la columna de la derecha, escribe el número 1 al elemento que consideres más imporestas.
SÍ
NO
IMPORTANCIA
VIÑETA: Hagamos un tercer ejercicio de autoevaluación. Contesta las preguntas de manera espontánea, en referencia al equipo de trabajo al que perteneces. 1.- Una meta bien definida ¿Nuestro equipo sabe hacia donde va y que se espera de él? ____________________________________________________ ____________________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte 2.- Enfoque en el logro de resultados. ¿Nuestro equipo enfoca sus esfuerzos en los procesos o en los resultados? ____________________________________________________ ____________________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte 3.- Un plan para alcanzar la meta ¿Nuestro equipo tiene un plan específico que señale objetivos, tiempos y responsables de las actividades que nos llevarán a conseguir los resultados? ____________________________________________________ ____________________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte 4.- Funciones específicas ¿Cada gente de nuestro equipo tiene funciones y responsabilidades específicas… y le quedan claras? ____________________________________________________ ____________________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
5.- Compromiso de llegar a la meta. ¿Nuestro equipo quiere y está verdaderamente disp a la meta a pesar de los obstáculos que se presenten _________________________________________ _________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
6.- Competencia de los integrantes. ¿Los integrantes de nuestro equipo si cuentan con conocimientos y habilidades necesarias? _________________________________________ _________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
7.- Decisiones por consenso ¿Existe verdaderamente un estilo de toma de decis mita que todos los integrantes del equipo participe camente en ellas? _________________________________________ _________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
8.- Normas elevadas de excelencia ¿Cuenta nuestro equipo con reglas y normas que le tener resultados de calidad? _________________________________________ _________________________________________ __________________________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte 9.- Liderazgo adecuado
puesto a llegar n? ____________ ____________
9.- Liderazgo adecuado ¿El responsable del equipo cuenta con las capacidades e interés para desarrollar un enfoque de equipo y dedica tiempo a fortalecerlo, es flexible y comparte ese liderazgo en determinados casos? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _____________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
la capacidad,
____________ ____________
siones que peren democráti-
____________ ____________
es conduzcan a
____________ ____________
10.- Atmósfera constructiva ¿Nuestro equipo tiene un ambiente en el cual la gente se sienta relajada, abierta y positiva? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _____________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte 11.- Fuerza creativa ¿Nuestro equipo es capaz de desarrollar nuevas ideas, se recompensan las acciones valiosas y se vale “perdonar” errores capaces de generar un aprendizaje efectivo? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _____________________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
13.- Comunicación abierta y en todas direcciones ¿En nuestro equipo la gente se siente en total libertad de expresar sentimientos, ideas y opiniones en todas direcciones? _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _______________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte 14.- Alta motivación ¿Dentro de nuestro equipo los integrantes tienen energía y una actitud proactiva para alcanzar las metas? _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _______________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
15.- Reconocimiento a los logros de los integrantes. ¿Reconocemos, valoramos y felicitamos los logros que tiene la gente en nuestro equipo? _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _______________ Débil Promedio bajo Promedio alto Fuerte
12.-Relaciones intergrupales positivas ¿Las relaciones intergrupales de nuestro equipo, entre nosotros y con otros equipos son enriquece16.- Autoevaluaciones periódicas. doras, se coordinan muy bien para el logro de la ¿Contamos con un sistema periódico de control de dependencia? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________
VIÑETA PRESENTACION EVIDENCIA 1
EVIDENCIA 1 (COLOCAR EN HOJA INDEPENDIENTE) Con base en los análisis que hemos realizado, vamos a concluir con un diagnóstico de nuestros equipos de trabajo. Anota los atributos MÁS FUERTES que observes en tu equipo de trabajo.
Acto seguido, identifica los componentes MÁS DÉBILES de tu equipo de trabajo.
REVERSO
1.3 Establecimiento de metas y objetivos
VIÑETA: Una vez que hemos identificado la situación actual de nuestros equipos, vamos a proceder a plantear las metas y los objetivos, considerando que: Las metas le dan al equipo un propósito, un sentido que perseguir y que puede ser amplio y alcanzable de muchas diferentes maneras. Los objetivos son enunciados muy claros de los resultados que se deben lograr y presentan las siguientes características de acuerdo al modelo SMART:
ESPECÍFICOS
MEDIBLES
ELABORAR UNA REFERENCIA GRÁFICA PARA CADA CARACTERÍSTICA CONTINUA SIGUIENTE PAGINA
ACORDADOS
REALISTAS
LIMITADOS EN TIEMPO
ILUSTRAR VIÑETAS
VIÑETA PRESENTACION EVIDENCIA 2
EVIDENCIA 2: Anota en el siguiente cuadro, dos metas del equipo al que perteneces con sus respectivos objetivos, de acuerdo a lo comentado con anterioridad.
TABLA METAS OBJETIVOS
REVERSO
VIÑETA SOPA DE LETRAS
A continuación se presenta una sopa de letras con algunos conceptos importantes para el adecuado funcionamiento de los equipos. En la parte de abajo se anotan algunas definiciones que pueden servirte como pistas para encontrar las palabras. Primero de manera individual y después en equipos, busquen dichas palabras (que se pueden leer en cualquier dirección siempre en línea recta) y anótenlas en las definiciones correspondientes.
1.4 Elementos clave para el funcionamiento de los equipos
DEFINICIÓN CONCEPTO Una característica de los equipos de alto rendimiento, donde los miembros creen en la integridad, el carácter y l Integración de conocimientos, actitudes y habilidades técnicas e interpersonales para el desempeño de una funci Voluntad para proteger y dar la cara por una persona; se relaciona con la fidelidad. Honestidad y confianza absolutas. Decimos que se trata de una persona “de una sola pieza”. Confiabilidad, pronosticabilidad y buen juicio en el manejo de las situaciones. Se relaciona con la coherencia. Voluntad de compartir ideas e información libremente. Suma exponencial de los talentos individuales que juntos e interrelacionados producen resultados multiplicadore Enunciados claros de los resultados que se deben lograr Representa un propósito, un sentido que perseguir y puede ser amplia y alcanzable de diferentes maneras. Significa el quehacer del equipo. Intercambio de ideas en un proceso efectivo de comunicación. Actuaciones de los miembros del equipo en situaciones determinadas. C O M P E T E N C I A D
O O G J O X R T B T I F
N I N T E G R I D A D C
F S H S Z L O K L R B D
I C O A I K P O A E A A
A D S V M S G F E A I P
N E E B I O T B G F G E
Z F L C T T Q E I J R R
A A O K W J E Y N K E T
A T R L A I R J L C N U
L E A L T A D A B N I R
B M I N G H S Z M O S A
VIÑETA: Una vez que hayas encontrado las palabras, comenta con tus compañeros la importancia sobre estos conceptos p
la capacidad de cada uno y de los dem谩s de los miembros. i贸n.
es.
para el funcionamiento adecuado de los equipos.
TEMA 2: EL DESARROLLO DE
Elemento de la capacidad Proponer alternativas para el desarrollo del propio equipo, a par
2.1 Etapas de los equipos VIÑETA:
Revisemos ahora algunas etapas por las que pueden atravesar lo pos; como bien sabemos, en la realidad se dan combinaciones c
1. Formación
3. Normalización
2. Tormenta
5. Terminación
4.
LOS EQUIPOS
rtir de la identificación de la etapa por la que atraviesa y la naturaleza de su función primordial.
os equipos, así como una tipología sencilla, sólo para efectos de comprender más el desarrollo de dichos equicomplejas de estos elementos.
TABLA ETAPA
DESCRIPCIÓN
Formación El equipo apenas se está reuniendo, orientándose, estableciendo metas, aclarando expectativas. Es una etapa importante para los equipos porque ofrece la oportunidad de establecer las metas y cuáles pueden ser los enfoques. Se puede considerar un periodo de “luna de miel”, en donde el conflicto es bajo, pero la gente explora cuáles son los comportamientos que se permiten. Tormenta Surgen la frustración y el desacuerdo. Puede sobrevenir el caos y la confusión. El equipo se encuentra presionado por las exigencias de la tarea y el conflicto interno. Resulta importante que los temas en conflicto salgan a la luz para que el equipo tenga éxito; de otro modo, pueden presentarse mas adelante haciendo retroceder el camino recorrido Normalización El conflicto se comienza a resolver y surgen las normas de comportamiento y liderazgo. Se acepta la diversidad y se comienza a formar un lazo inicial dentro del equipo. Es tiempo de establecer los límites. Desempeño El equipo está trabajando bien hacia las metas comunes, productividad y su propio desarrollo. El equipo comienza a presentar soluciones, sigue adelante con el trabajo que se debe hacer y comienza a disfrutar el trabajo en unidad. Terminación Es una etapa final de un equipo que ha concluido sus objetivos o donde las relaciones internas de crecimiento de los integrantes del equipo se han desgastado y el equipo no está por lo tanto ya siendo efectivo.
2.2 Tipos de equipos
VIร ETA: Por otra parte, los equipos pueden ser clasificados con base en sus objetivos. Las tres forma
Equipos de soluciรณn de problemas: Estรกn formados por 5 a 12 empleados del mismo departamento qu
Equipos de trabajo autodirigidos: Se forman de 10 a 15 personas que asumen las responsabilidades de
Equipos interfuncionales: Colaboradores del mismo nivel jerรกrquico, pero de diferentes รกreas de traba
as más comunes de equipo son: de solución de problemas, los autodirigidos y los equipos interfuncionales.
ue se reúnen unas horas a la semana para discutir formas de mejorar la calidad, la eficiencia y el ambiente de trabajo.
e sus antiguos mandos medios.
ajo, que se reúnen para llevar a cabo una tarea.
VIÑETA PRESENTACION EVIDENCIA 3
EVIDENCIA 3: ANÁLISIS DE ETAPAS Y TIPOS DE EQUIPOS (EN HOJA INDEPENDIENTE)
En el siguiente cuadro, describe el equipo de trabajo al que perteneces o has pertenecido, en función de las etapas y los tipos de equipo que acabamos de revisar.
TABLA DIMENSIONES DESCRIPCIÓN DE MI EQUIPO DE TRABAJO Etapas Mi equipo ha atravesado las siguientes etapas… y se encuentra en… porque…
Tipos Creo que mi equipo es del tipo (o de los tipos)… porque…
2.3 Los obstáculos en el funcionamiento de los equipos VIÑETA: Ahora analicemos algunos obstáculos que se pueden presentar en los equipos. Veamos la siguiente pirámide:
DISFUNCIONES DE UN EQUIPO
PARA FORMAR UN EQUIPO EFICAZ
Falta de atención a los resultados Evitar responsabilidad Falta de compromiso Temor al conflicto Ausencia de confianza
YA VI LA PIRAMIDE ¿Y QUÉ PASÓ?, ¿NINGUNA REFLEXIÓN? LA PAGINA SIGUIENTE QUEDÓ EN BLANCO PORQUE SIGUE INMEDIATAMENTE UNA EVIDENCIA. ¿QUÉ PONEMOS EN LA PAGINA?
VIÑETA PRESENTACION EVIDENCIA 4
EVIDENCIA 4: OBSTÁCULOS Y ESTRATEGIAS PARA SUPERARLOS (EN HOJA INDEPENDIENTE)
En el siguiente cuadro, identifica los diversos obstáculos que se presentan en tu equipo de trabajo y plantea algunas ideas para poderlos superar. Comenta con tus compañeros el análisis realizado. TABLA OBSTÁCULOS
ESTRATEGIAS
REVERSO
TEMA 3: COMUNICACIÓN Y TOMA DE DECISIONES EN LOS EQUIPOS ESTE E I TEMA 2 (¿?) Elemento de la capacidad Reconocer diversas estrategias para el logro de una comunicación más efectiva y una toma de decisiones funcional en los equipos de trabajo.
3.1 Habilidades básicas de comunicación en el equipo VIÑETA: Revisemos ocho sugerencias para mejorar la comunicación en los equipos: 1. o o o o
Tranquilizar la mente Hacer a un lado cualquier otro asunto o preocupación. No interrumpir. No terminar las frases u oraciones de las otras personas. Respirar con calma y profundamente.
2. o o o o o
Controlar el ambiente Reducir lo más posible los ruidos de fondo. Evitar las interrupciones. Quitar las barreras físicas. Colocarse cerca de quien habla. No invadir el espacio personal.
3. o o o
Escuchar cuidadosamente lo que se dice Concentrarse en quien habla. Desconectar pensamientos y reacciones. Evitar prejuicios.
4. o o o o o
Utilizar señales no verbales positivas Asentir. Sonreír. Postura de atención. Expresión facial de interés. Contacto visual.
5. o o o o o
Utilizar señales verbales positivas “Buena idea”. “Me gusta”. “No lo había pensado”. “Interesante”. Repetir las palabras o frases más significativas de quien habla.
6. o o o o o
Utilizar pausas Los espacios son naturales. No tratar de llenar los silencios. Dar tiempo a la comprensión y reflexión. No apresurar innecesariamente a quien habla. Relajarse.
7. o o o o
Resumir “Déjame asegurarme de haber entendido...” “Estás diciendo que...” “Como lo entendí, tú...” “Déjame ver si entendí. La meta de esta sesión es...”
8. o o o o
Evitar cualquier comportamiento que no ayude No hacer garabatos. No mirar a quien habla fija o agresivamente. No esconderse detrás de alguna barrera. No mirar el reloj.
VIÑETA: Reflexiona con tus compañeros y con el facilitador sobre cuáles son las actitudes que pudieran mejorar para establecer mejores procesos de comunicación.
3.2 Diálogo y discusión en los equipos
VIÑETA: Para poder establecer diálogos y discusiones constructivas, es necesario insistir en la importancia de la escucha. Veamos cuáles son los niveles para escuchar y pongamos algunos ejemplos. Niveles de escucha Ignorar Fingir Escucha selectiva Escucha atenta Escucha empática Además de los diversos niveles de escucha, generalmente tendemos a escuchar, en términos autobiográficos, por lo que estamos impedidos para entender. Las cuatro respuestas autobiográficas más comunes son: Evaluar, Cuestionar, Dar consejo e Interpretar. El escuchar empático es un escuchar profundo, seguido de declaraciones de que entendemos lo que la otra persona está expresando. Las respuestas empáticas pueden guiar ambas partes al entendimiento. El escuchar empático permite a la otra persona explorar sus sentimientos a su propia velocidad y dirección.
El desarrollo de la habilidad del escuchar empático ocurre en cinco etapas: • Imitar el contenido de la comunicación. • Parafrasear el contenido. • Reflexionar sobre los sentimientos. • Parafrasear el contenido y expresar sentimientos. • Aprender cuándo no reflejar. El cociente intelectual del equipo es potencialmente superior al de los individuos. Hay dos tipos primarios de discurso, el diálogo y la discusión. Ambos son importantes para un equipo capaz de aprendizaje generativo continuo. Su poder reside en su sinergia, que tendrá menos probabilidades de aflorar a menos que se aprecien las distinciones entre ambos. El diálogo consiste en trascender la comprensión de un solo individuo. En un diálogo no intentamos ganar. Todos ganamos si lo hacemos correctamente. En el diálogo, los individuos obtienen una mayor comprensión que no se podría obtener individualmente. En el diálogo, un grupo explora asuntos complejos y dificultosos desde muchos puntos de vista. En el diálogo las personas aprenden a observar sus propios pensamientos. Nuestros pensamientos y nuestro modo de aferrarnos a ellos son lo que están en conflicto, no nosotros. Tres condiciones básicas que son necesarias para el diálogo 1. Todos los participantes “suspenden” sus supuestos, literalmente sostenerlos “como suspendidos ante sí mismos”. 2. Todos los participantes deben verse como colegas. 3. Tiene que haber un “arbitro” que “mantenga el contexto” del diálogo.
Equilibrio entre el diálogo y discusión La discusión es la contrapartida necesaria del diálogo. En la discusión se presentan y defienden distintos puntos de vista y esto puede brindar un útil análisis de toda la situación. En el diálogo se presentan varios puntos de vista para el propósito de descubrir un punto de vista nuevo. En la discusión se toman decisiones. En el diálogo se exploran asuntos complejos. Si el diálogo articula una visión única de aprendizaje en equipo, la reflexión y la indagación pueden resultar esenciales para realizar esa visión. El diálogo que se cimenta sobre la reflexión y la indagación resultará más sólido y menos vulnerable a detalles circunstanciales como las simpatías o antipatías personales. Las conversaciones fluyen mejor cuando una de las partes desea ser la primera en entender. Cuando somos abiertos, permitimos a la gente relajar sus posiciones rígidas y considerar alternativas. Al buscar entender, nosotros ganamos. VIÑETA: Vamos a desarrollar un debate en el que se formarán tres grupos: uno estará a favor del trabajo en equipo, otro estará en contra y el tercero observará el desarrollo del debate para sacar conclusiones.
3.3 Toma de decisiones en los equipos
Desde el momento en que el equipo comienza a trabajar en conjunto, deberá tomar un gran número de decisiones como equipo. Si éste se convierte en un grupo productivo que saca provecho de los conocimientos y la experiencia de cada persona, muchas decisiones serán tomadas mediante consenso, si bien no todas ellas. Al buscar el acuerdo mutuo, el proceso de llegar a un consenso alienta las diferencias individuales, la confianza en uno mismo y la autoestima, la creatividad y la innovación. En ocasiones el equipo necesitara saber qué tipo de decisión es apropiada ante una situación determinada, pues no todas las decisiones que tome tienen que ser por consenso. Tipos de decisiones: Una decisión por minoría. La decisión es tomada por uno o unos cuantos integrantes del equipo. Se toma la decisión cuando no están todos los miembros o por la misma decisión se verán afectadas unas cuantas personas. Una decisión por mayoría. Se realiza mediante el simple voto. La decisión que obtiene mayor apoyo es la que “gana”. Siempre habrá personas que pierdan. Es rápida y eficaz. Una decisión por unánime. Ocurre cuando todo el equipo está de acuerdo con una alternativa. Radica en el compromiso que por lo general le sigue. Si es rápida puede conducir a una decisión deficiente. Una decisión por consenso. Significa acuerdo general. Es una solución ganar-ganar en la cual cada uno siente que ha ganado sin tener que renunciar a creencias, opiniones o ideas fuertemente defendidas.
TABLA El consenso no es El consenso es Claves para construir consensos • Una votación • Una situación ganar – perder. • Transigir. • Dictar una conclusión. • Que todos estén de acuerdo en cada punto. • La unanimidad forzada. • Un punto de máximo acuerdo para que le siga la acción. • Una solución ganar – ganar. • Una decisión que todos puedan apoyar. • Colaboración creativa. • Esfuerzo de equipo para alcanzar una meta común. • Evitar imponer la solución que propones. • Otorgar toda la atención a los miembros del equipo. • Hacer preguntas para estar seguro de que se entienden los puntos principales de los demás. • Aclarar la comprensión de los puntos de vista del resto del grupo, exponiéndolos de nuevo a quienes los emitieron, sin hacer crítica alguna. • Encontrar el mérito de los puntos de vista de los demás. • Evitar interrumpir o defender las propias ideas hasta que se haya entendido lo que la otra persona dijo. • Cuando te interrumpan, pedir amablemente que te permitan terminar de señalar tus puntos de vista. • Participar cuando no esté de acuerdo o tenga otra idea. • No estar de acuerdo o cambiar de opinión sólo para evitar el conflicto. • Evitar repetir o insistir demasiado en el propio punto de vista. • Que tu objetivo sea la expresión de muchas ideas. • No obstruir el proceso. • No tratar de involucrarse personalmente con la propia postura. • Apoyar sólo aquellas soluciones con las que te sientas a gusto. • Mantener la meta final en la mente.
Proceso de toma de decisiones: • Establecer el objetivo de la decisión. • Explicar claramente los criterios que permitirán al equipo tomar una buena decisión. • Reunir información. • Realizar una lluvia de ideas para posibles opciones o soluciones. • Evaluar las opciones obtenidas de la lluvia de ideas contra los criterios del equipo. • Tomar la decisión como un equipo. Fortalezas de la toma de decisiones en grupo: • Los grupos generan información y conocimientos más completos. • Ofrecen una incrementada diversidad de puntos de vista. • Generan decisiones de alta calidad. • Los grupos conllevan una aceptación mucho mayor de una solución. Debilidades de la toma de decisiones en grupo: • Consumen tiempo. • Hay presiones para entrar a la conformidad. • La discusión dominada por uno o pocos miembros. • Adolecen de responsabilidad ambigua.
Técnicas de toma de decisiones en grupo: • Grupo de interacción.- grupos típicos, donde los miembros interactúan cara a cara. • Tormenta de ideas.- un proceso de generación de ideas que específicamente alienta cualesquiera y todas las po • Técnica de Grupo Nominal.- los miembros individuales se reúnen cara a cara para agrupar sus juicios de una m • Reunión electrónica.- los miembros interactúan por computadora, permitiendo el anonimato de los comentario
osibilidades, mientras se restringe cualquier crĂtica de estas alternativas. manera sistemĂĄtica pero independiente. os y la reuniĂłn de los votos.
Video
Duelo de Titanes
VIÑETA: Ahora revisemos el siguiente video en el que observaremos muchos de los elementos que hemos estado revisando. Reseña: Se vive un clima de segregación racial. Un entrenador de origen afroamericano es contratado en una preparatoria para hacerse cargo del equipo, lo que provoca tensiones con los entrenadores que ya se encontraban trabajando ahí. El equipo se va conformando con jugadores de ambas razas, lo que constituyó una diferencia con relación al resto de las escuelas. El entrenador empieza a trabajar con el equipo y con sus ahora asistentes para infundir un espíritu comunitario, más allá del color de piel; sin embargo, recibe un ultimátum: si pierde un partido será despedido. Entre dificultades y presiones, decide llevarse a los jóvenes a un duro campamento con la finalidad de forjar el carácter y eliminar las diferencias entre unos y otros y entre él y el resto del equipo de entrenadores.
TABLA Procesos
Hecho que refleja la acci贸n
Facilita el cumplimiento de metas Involucra a otros Valora y utiliza las diferencias individuales Discusi贸n Di谩logo Toma de decisiones en equipo Comparte informaci贸n relevante
PRESENTACION EVIDENCIA 5
EVIDENCIA 5: TOMA DE DECISIONES (COLOCAR EN HOJA INDEPENDIENTE)
Por equipos completen el siguiente cuadro anotando ejemplos de su ámbito de trabajo en los que se tomen decisiones de distinta forma. TABLA Características Minoría Positivas
Negativas
Ejemplos
Mayoría
Unánime
Consenso
REVERSO
CASO. equipos
Relación entre
VIÑETA: Revisemos ahora el siguiente caso por grupos pequeños:
En una institución gubernamental, existían frecuentes fricciones entre el equipo de la oficina central, los equipos de las oficinas regionales y los equipos de trabajo en campo. Se contrató a una consultora para que desarrollara un proyecto piloto con tres equipos, uno de cada ámbito de acción de la institución. La consultora contó rápidamente con el apoyo de un empleado, Antonio, que había trabajado en las tres esferas de acción, quien se ofreció para contribuir al proyecto, enfocado a resolver los problemas entre los equipos y fortalecer el espíritu de trabajo colaborativo. El equipo de la oficina central diseñaba los lineamientos y los proyectos a desarrollar, mismos que eran comunicados a las oficinas regionales quienes se responsabilizaban de “bajarlos” al equipo operativo, en los que recaía la instrumentación. Al no alcanzar los objetivos planteados, cada uno de los equipos buscaba culpas en los otros dos; se escuchaban frases del tipo: “estaba mal diseñado”, “es que no lo saben aplicar”, “lo comunicaron mal”, entre otras. El proyecto piloto se concentró en un municipio en particular. La primera acción que se tomó fue convocar a una charla mensual sobre problemas, a la que estaban invitadas todas las personas de los tres equipos. A la primera reunión sólo asistieron los dos convocantes, pero poco a poco la participación fue aumentando. Tras interesantes discusiones y pasados seis meses, la consultora formó nuevos equipos integrados por personas de los tres niveles de acción, a los que se les encomendaba el planteamiento y la solución de un problema en particular; una vez resuelto, el equipo se desintegraba. Se les dio autoridad para tomar decisiones y, no obstante las fricciones, los equipos empezaron a rendir frutos con la sólida imagen de Antonio. Más tarde, la gente de campo empezó a conformar equipos transfuncionales permanentes, con autoridad para tomar decisiones y elegir a los propios líderes. La colaboración trascendió a la socialización y el clima laboral mejoró notablemente entre los propios operarios y con los equipos de las oficinas centrales y regionales. Al ver los resultados, el subsecretario responsable, envió a la consultora para reproducir la experiencia en otro municipio. Sin embargo, frente a la poca asistencia a las charlas, ésta se tuvo que hacer obligatoria; las ideas no fluían y aunque se resolvieron algunos problemas, la idea de equipo no terminaba de consolidarse. La gente no participaba en las actividades para fomentar la relación interpersonal, como días de campo o convivencias. Pronto el asunto se empezó a deteriorar aún más entre los equipos de los ámbitos. Reflexionen en torno a las siguientes preguntas: ¿Cuáles son las razones por las que el proyecto funcionó en un municipio y no en otro? ¿Qué sugerencias le haría a la consultora y al subsecretario para mejorar la participación en el segundo municipio?
3.4 Valoración y aprovechamiento de las diferencias individuales
VIÑETA: Vamos a cerrar este tema analizando cómo podemos, dentro de los equipos, aprovechar las diferencias individuales, más allá de evitarlas o minimizarlas, para lo cual realizaremos un ejercicio.
EJERCICIO. Metáfora: Asamblea en la carpintería. Con base en la presentación de la metáfora de la Asamblea en la Carpintería que presenta el facilitador deduzcan, por pequeños grupos, tres ventajas de ser diferentes 1.-___________________________________________________________________ 2.-___________________________________________________________________ 3.-___________________________________________________________________ ¿Cómo pueden utilizarse en el trabajo estas diferencias interpersonales? 1.-___________________________________________________________________ 2.-___________________________________________________________________ 3.-___________________________________________________________________
TEMA 4: COMPROMISO CON EL EQUIPO Y PLAN DE ACCIÓN Elemento de la capacidad Desarrollar un plan de acción básico, retomando la importancia y la identificación del compromiso personal. VIÑETA: Vamos a revisar cinco elementos fundamentales para que nuestros equipos puedan funcionar como lo hemos venido comentando.
4.1 Las expectativas del equipo
Los miembros del equipo necesitan – Ver la pertinencia al equipo como parte del trabajo y no como una instrucción o trabajo adicional. – Contribuir durante las reuniones. – Compartiendo conocimiento y experiencia. – Escuchando y haciendo preguntas. – Ayudando a otros a participar. – Si es adecuado, turnarse la responsabilidad de las reuniones. Llevar a cabo tareas entre las reuniones, como: – Recabar información, probar soluciones, medir mejoras.
4.2 Mantenimiento de propósito y dirección clara
En el proceso de integración del equipo es importante una visión compartida; el personal y las funciones de toda la organización tienden naturalmente a alinearse. Aprendizaje en equipo es el proceso de alinearse y desarrollar la capacidad de un equipo para crear los resultados que sus miembros realmente desean. Viñeta: Veamos los siguientes esquemas para comprender la importancia de la visión compartida NOTA: MEJORAR LOS DIBUJOS
Poco Alineamiento y Falta de Visión
Visión No Compartida
Visión Compartida y Equipo Alineado
Video
Duelo de Titanes (2ª. Parte)
VIÑETA: Revisemos ahora la segunda parte del video y comentemos al respecto. 4.3 Consideración de los roles y responsabilidades precisas
Establecer reglas y lineamientos Es útil establecer una serie de reglas y lineamientos base que aseguren que el trabajo en conjunto será efectivo. – – – – – – –
Ser honestos y estar abiertos. Escuchar los puntos de vista de todos. Respetar la experiencia de los demás. Terminar las reuniones a tiempo. Todos deben participar. El papel del que toma notas en cada reunión cambia. Las reglas deben liberar, en lugar de restringir el desempeño del equipo.
Los roles de los miembros del equipo: • Se requiere interacción y coordinación, lo que se logra a través de roles. • El rol es un conjunto de expectativas del propio individuo, y de otras personas relevantes, sobre la forma en que esa persona debe actuar en una situación determinada. Claridad y ambigüedad en los roles Una de las responsabilidades del facilitador es clarificar los roles de los integrantes. La ambigüedad surge cuando el individuo no tiene suficiente información en términos de lo que debería estar haciendo. El conflicto ocurre cuando un individuo percibe la información relacionada con su actividad como incoherente o contradictoria.
EJERCICIO: En el siguiente cuadro se proponen algunos roles de acuerdo a una tipología. En el espacio en blanco, intenta graficar algunos de ellos sin emplear letras. TABLA
TIPOS DE ROLES DESCRIPTORES GRÁFICOS De mantenimiento de la tarea • El iniciador • El informador • El buscador de información • El coordinador • El evaluador • El sintetizador De mantenimiento del grupo • El animador • El armonizador • El guardián • El diseñador de estándares • El seguidor • El observador del grupo Individualistas • El obstructor. • El soberbio. • El dominante. • El evasivo. Otros que conozcas
VIÑETA: Ahora explora tu propio desempeño en términos de roles, de acuerdo al siguiente cuestionario.
CHECAR FORMATO
Califícate a ti mismo (a) utilizando una escala de 0 a 3 para indicar qué tan a menudo exhibes las siguientes características. Anota el número que corresponda a tu respuesta después de cada enunciado. ESCALA: 0 Nunca 1 Rara vez 2 A menudo 3 Casi siempre 0 1 2 3 1. Ofrecer nuevas ideas 2. Solicitar la clarificación de ideas 3. Obtener y/o aportar información para el logro del objetivo común del área 4. Aportar información relevante 5. Estar dispuesto al intercambio de información con sus compañeros de equipo 6. Facilitar la comunicación y el análisis de ideas 7. Anteponer los intereses del equipo a los personales, aportando sugerencias y conocimientos para mejorar la calidad del trabajo 8. Escuchar a los demás 9. Ofrecer apoyo y aceptación de las ideas de otros 10. Sumarizar las ideas expresadas por todos 11. Comprometerse a través del ejemplo, superando los estándares de desempeño esperados 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.
Ayudar a crear un buen clima para el grupo Expresar sentimientos que el grupo experimenta en diversos momentos. Asegurar que el grupo cumpla con los acuerdos. Lograr consenso cuidando imposiciones arbitrarias de otros integrantes del equipo Bloquear ideas de otros. Tener apertura para recibir nuevos compañeros en mi área de trabajo y colaborar con ellos Tener apertura para recibir nuevos compañeros en mi área de trabajo y colaborar con ellos Buscar el reconocimiento externo Trabajar en los proyectos del área cumpliendo con las expectativas planteadas Dominar las discusiones y las decisiones Evitar comprometerte
Identifica los cinco roles que contienen las calificaciones mas altas. Calificación Los roles que mas desempeño en los equipos Definir los papeles y responsabilidades en el equipo Un paso muy importante al establecer un efectivo equipo de proyecto es seleccionar a la gente adecuada.
4.4 Compromiso
Estado psicológico que caracteriza la relación entre una persona y su organización, la cual presenta consecuencias respecto a continuar en ella o dejarla. Presenta tres componentes: a. Compromiso afectivo (deseo) se refiere a los lazos emocionales que las personas forjan con la organización al percibir la satisfacción de sus necesidades (psicológicas) y expectativas y disfrutan de su permanencia en la empresa b. Compromiso de continuación (necesidad) conciencia respecto a inversiones de tiempo y esfuerzo que se perderían en caso de dejar la organización, o sea. De los costos(financieros, físicos y psicológicos) en los cuáles se incurriría al retirarse, o de la poca probabilidad para encontrar otro empleo c. Compromiso normativo (deber) se encuentra en la creencia en la lealtad a la organización (sentido moral) quizá por recibir ciertas prestaciones
VIÑETA: Para terminar nuestro curso, vamos a elaborar un pequeño plan de acción en el que establezcamos algunos compromisos para la mejora de mi desempeño como miembro del equipo.
PRESENTACION EVIDENCIA 6
EVIDENCIA 6: PLAN DE ACCIÓN (EN HOJA INDEPENDIENTE)
RUBROS AUTOANÁLISIS 1. Mis aptitudes actuales para contribuir al éxito de mi equipo son efectivas en las siguientes áreas:
2.
Necesito mejorar mis aptitudes para contribuir al éxito de mi equipo en las siguientes áreas:
3. Mis objetivos para mejorar mis aptitudes y contribuir al éxito de mi equipo son las siguientes: (Asegúrate que sean específicas, medibles, alcanzables, retadoras y delimitadas en tiempo)
4.
Estas personas y recursos me pueden ayudar a cumplir mis metas.
5.
Éstos son los pasos que daré y el tiempo que les dedicaré para lograr mis metas.
6. Cada cuándo verificaré mis avances.
REVERSO
VIÑETA DESPEDIDA
Bibliografía • Borrell, F. (2001). Cómo trabajar en equipo y crear relaciones de calidad con jefes y compañeros. España. Ediciones Gestión 2,000. • Covey, Stephen R. (2005) El 8º Hábito. México, Paidós Empresa. • Covey, Stephen R. y Merrill, A. Roger y Rebecca R. (1996) Primero, lo primero. México, Paidós Empresa. • Chiavenato, Idalberto. (2004) Comportamiento organizacional. La dinámica del éxito en las organizaciones. México. International Thomson Editores. • Daft, Richard L. (2004) Administración, International Thomson Editores. México. • Ehrlich, M. (2002) Psicología de los Trabajos en equipo. México. Editorial Trillas. • Hellriegel, Don, Jackson, Susan E. & Slocum, John W. Jr. (2002) Administración. Un enfoque basado en competencias (9ª ed). México. International Thomson Editores. • Robbins, Stephen P. (2004) Comportamiento organizacional. México. Pearson Prentice Hall.
VIÑETA
CONTRAPORTADA ANTERIOR