Manual de Procedimentos Para Convênios e Prestação de Contas para as Prefeituras Municipais by Igor Jefferson Lima Clemente

A Prefeitura do Município de Osasco, tem a satisfação de apresentar a todos os convenentes, munícipes e demais interessados este Manual de Convênios. Todos sabemos a importância fundamental existente no relacionamento do Poder Público com os particulares. Tal fato mostra-se mais carente de cuidados, quando este vínculo objetiva atingir determinadas metas que, sozinhos, jamais atingiríamos. Quanto mais cristalino for o desenvolvimento deste acordo, desde sua formação até o seu término, maiores serão as chances de atingirmos metas que antes eram inimagináveis. A população brasileira vive, a cada dia grandes expectativas de usufruir os direitos e garantias fundamentais, previstos em nossa Constituição Federal. Ocorre que sem essa cooperação, a mera previsão legal não basta por si só para efetivar estes direitos.

apresentação

É necessário mais. É preciso que, da atividade dos particulares aliada ao incentivo do Poder Publico, surja uma corrente de conﬁança e produtividade, que transforme importantes direitos previstos na lei em concreta fruição destes anseios da vontade popular, atingindo, para o bem de todos, aquilo que é chamado de Democracia Participativa. Este Manual, em sua integralidade, baseado na legislação que o fundamenta, foi elaborado para que os anseios aqui declarados concretizem-se e efetivem-se, transformando a cidade de Osasco em um exemplo de perfeita união entre o Poder Público e seus cidadãos.

Emidio de Souza PREFEITO

sumário PREFÁCIO.......................................................................................................................................................6 I INTRODUÇÃO.........................................................................................................................................................8 1 O QUE É O “TERCEIRO SETOR”?..........................................................................................................................8 2 O QUE SÃO TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS?.................................................................................................9 II CONVÊNIOS – VISÃO GERAL...............................................................................................................................10 1 O QUE É CONVÊNIO?...........................................................................................................................................10 2 EM QUE CONSISTE A CELEBRAÇÃO DE UM CONVÊNIO?......................................................................10 2.1 O que é um termo de Convênio?.................................................................................................................11 3 QUEM SÃO OS PARTÍCIPES?........................................................................................................................11 4 O QUE É CONTRAPARTIDA?........................................................................................................................11 5 COMO SE INICIA UM CONVÊNIO?................................................................................................................12 6 SITUAÇÕES QUE IMPEDEM OS REPASSES ..............................................................................................13 III FASES DO CONVÊNIO.....................................................................................................................................14 1 PROPOSIÇÃO DO CONVÊNIO.....................................................................................................................14 1.1 Identificação das necessidades locais e definição de prioridades.............................................................14 1.2 Elaboração do Plano de Trabalho..................................................................................................................15 1.2.1 O que é um plano de trabalho?..........................................................................................................15 1.2.2 Como o plano de trabalho deve ser preenchido?..............................................................................15 1.2.3 Como calcular o custo do projeto?.......................................................................................................16 1.2.4 Como proceder quando o projeto envolve aquisição de bens e/ou no caso de obras?........................17 1.2.5 Qual a responsabilidade do gestor do convênio nesta fase?...........................................................18 1.2.6 O Plano de Trabalho tem ligação com outra fase do Convênio?........................................................18 1.2.7 Em que é preciso ficar atento nessa fase de eleaboração do Plano de Trabalho?............................18 1.3 Quais as irregularidades e falhas mais freqüentes na fase de proposição dos Convênios?...........................19 2 CELEBRAÇÃO/ FORMALIZAÇÃO DO CONVÊNIO.....................................................................................20 2.1 Atendimento às condições de participação...........................................................................................20 2.2 Outras exigências para a celebração de Convênios.............................................................................20 2.2.1 Comprovação de situação de regularidade ........................................................................................20 2.2.1.1 Documentos...............................................................................................................................20 2.2.1.2 Declarações ...............................................................................................................................22 2.3 Vedações à celebração de Convênios.............................................................................................................24 2.4 Quando estará caracterizada a inadimplência?................................................................................................25 3 EXECUÇÃO DO CONVÊNIO.............................................................................................................................25 3.1 Como evitar falhas nessa fase?.....................................................................................................................26 3.2 Como proceder para solicitar alteração no Plano de Trabalho?......................................................................27 3.3 O que significa Termo Aditivo?........................................................................................................................27 3.4 Execução Financeira..........................................................................................................................................28 3.4.1 Quais os procedimentos a serem adotados após o recebimento dos recursos?..................................28 3.4.1.1 Abertura de conta bancária específica...................................................................................29 3.4.2 Qual o procedimento correto a ser adotado no caso de contratos?................................................30

4 PRESTAÇÃO DE CONTAS................................................................................................................................41 4.1 O que significa prestação de contas?..........................................................................................................41 4.2 Quais os elementos que compõem a prestação de contas?......................................................................41 4.3 Quem deverá prestar contas?......................................................................................................................42 4.4 O que significa prestação de contas parcial?................................................................................................43 4.4.1 Quando deve ser apresentada a prestação de contas parcial?........................................................43 4.4.2 O que deve conter na prestação de contas parcial?..........................................................................43 4.5 O que significa prestação de contas final?..............................................................................................45 4.5.1 Quando se deve apresentar a prestação de contas final?.............................................................45 4.5.2 Quais elementos compõem a prestação de contas final?.............................................................46 4.5.3 Qual a finalidade da prestação de contas?......................................................................................46 4.5.4 Qual a importância de se apresentar a prestação de contas de forma correta e no prazo regular?.....47

sumário

3.4.3 Como deverá ser realizado o pagamento de despesas do convênio?.................................................30 3.4.3.1 Comprovantes de despesas (pagas à pessoa jurídica).............................................................32 3.4.3.2 Comprovantes de despesas (pagas à pessoa física)..................................................................33 3.4.4 Quais despesas serão vedadas?......................................................................................................35 3.4.5 O que fazer com o saldo de recursos?.................................................................................................36 3.4.6 Quais as irregularidades e falhas mais freqüentes na execução ﬁnanceira dos convênios?.......36 3.4.7 Quando haverá retenção das parcelas a serem liberadas?..........................................................38 3.4.8 Quais são os Princípios da Administração Pública a serem observados?..........................................39 3.5 Execução física................................................................................................................................................40

5 TOMADAS DE CONTAS ESPECIAL................................................................................................................47 5.1 O que é Tomada de Contas Especial?............................................................................................................47 5.2 O que é débito e como é quantiﬁcado?......................................................................................................47 5.3 Quem é considerado responsável em uma Tomada de Contas Especial?..............................................48 5.4 Quando será instaurada a Tomada de Contas Especial?......................................................................48 IV – RESCISÃO DO CONVÊNIO...........................................................................................................................49 1 QUAIS OS MOTIVOS DE RESCISÃO?.............................................................................................................49 V – O TRIBUNAL DE CONTAS E OS CONVÊNIOS................................................................................................50 1 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO.................................................................................50 2 LEI COMPLEMENTAR Nº709, DE 14/01/93 (LEI ORGÂNICA DO TCE/SP)..................................................51 3 QUAIS PENALIDADES SOFRERÃO OS RESPONSÁVEIS QUE TIVEREM SUAS CONTAS JULGADAS IRREGULARES PELO TRIBUNAL DE CONTAS?..................................................................................................55 VI – PERGUNTAS MAIS FREQUENTES...........................................................................................................56 VII – LEGISLAÇÃO PERTINENTE.......................................................................................................................60 VIII – ANEXOS E FORMULÁRIOS........................................................................................................................61 IX – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..........................................................................................................105

prefácio

Com o objetivo de estabelecer e ordenar os procedimentos a serem seguidos pelas entidades sem ﬁns lucrativos, no que diz respeito às suas responsabilidades assumidas quando da celebração dos instrumentos de convênio, bem como na sua execução e respectiva prestação de contas, a Prefeitura do Município de Osasco publica o presente Manual. Ao longo dos anos, temos observado que muitas vezes os gestores são penalizados por desconhecimento da legislação, dos procedimentos e das regras que permeiam a gestão dos recursos públicos. Em conseqüência, os beneﬁciários também sofrem com tal situação. De forma pedagógica e preventiva, a Prefeitura do Município de Osasco, por meio da Secretaria de Finanças, publica estas orientações, escritas de forma simples e prática para facilitar a

Foram incluídos, no corpo desse documento modelos de Plano de Trabalho e Relatórios de Prestação de Contas, bem como instruções para seu preenchimento, visando a padronização de procedimentos e a redução das diﬁculdades dos usuários na sua elaboração. Do mesmo modo, são apresentados os procedimentos que devem ser adotados, para evitar as irregularidades mais freqüentes cometidas na gestão de convênios, detectadas quando da análise técnica e ﬁnanceira dos processos de celebração e prestação de contas e os princípios básicos que precisam ser observados no cumprimento da legalidade e economicidade dos atos de gestão.

prefácio

elaboração, celebração, execução e ﬁnalização adequada dos convênios.

Espera-se, dessa maneira, disponibilizar a todos os segmentos interessados, um instrumento que seja útil aos que lidam com a matéria, propiciando condições adequadas ao pleno desempenho das atribuições de cada um, ao melhor emprego dos recursos públicos transferidos e, por último, ao cumprimento da missão institucional da Administração Pública. Cumpre assinalar também, que a utilização desse Manual não dispensa a consulta simultânea à legislação e às orientações jurisprudenciais pertinentes.

Estanislau Dobbeck SECRETÁRIO DE FINANÇAS

I - introdução 1. O QUE É “TERCEIRO SETOR”? Quem ouve a expressão Terceiro Setor deve presumir que há um primeiro e segundo setores. Todas as organizações estatais, ou seja, todos os tipos de governos (Prefeituras Municipais, Governos dos Estados e Presidência da República) são classiﬁcados como sendo representantes do Primeiro Setor. As empresas tradicionais, por sua vez, cujo objetivo é o lucro, são integrantes do Segundo. Já o Terceiro Setor é formado por organizações privadas, mas com objetivos públicos, possuindo assim elementos dos dois primeiros setores. Entretanto, essas organizações não vislumbram o lucro como objetivo, tampouco fazem parte do Estado. O Termo Terceiro Setor passou a ser utilizado na década de 70 nos Estados Unidos e nos anos 80 na Europa. Desde então, em todo o mundo, a expressão tem se consolidado para nomear organizações que, apesar da origem privada, não possuem objetivos particulares como as empresas tradicionais, e mesmo tendo como missão e metas o público e o coletivo, não fazem parte do Estado. O Terceiro Setor não tem como objetivo substituir o Estado, mas sim agir em parceria não só com ele, mas também com toda sociedade, buscando alcançar um mundo sustentável, economicamente viável, ambientalmente correto e socialmente justo. A necessidade cada vez maior de proporcionar a todos os brasileiros o uso e gozo de direitos, bens e benefícios sociais corresponde a mais que um dever cívico. Corresponde sim à perfeita evolução de um cidadão em exemplo a ser seguido e incentivado por todos nós.

Os repasses públicos de recursos ao Terceiro Setor, que não decorram de determinação constitucional ou legal, são denominados transferências voluntárias.

Essas transferências voluntárias podem ser realizadas por meio dos seguintes instrumentos: • Convênios, ﬁrmados entre dois órgãos públicos ou entre um órgão público e uma entidade privada sem ﬁns lucrativos;

I - introdução

2. O QUE SÃO TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS?

• Termos de Parceria, firmados entre o poder público e entidades qualificadas como OSCIPs; • Contratos de Gestão, firmados com entidades qualificadas como Organizações Sociais.

Esta publicação irá tratar prioritariamente de convênios, abrangendo todas as suas etapas e fases, estabelecendo critérios, requisitos e vedações para celebração e formalização, liberação e gerenciamento dos recursos, execução do objeto e prestação de contas, prevendo também hipóteses de rescisão e instauração de Tomada de Contas Especial. Em seus anexos, contém formulários e informações para solicitação de recursos, confecção de plano de trabalho e relatórios de prestação de contas.

II - Convênios - visão geral

1. O QUE É CONVÊNIO? É um acordo celebrado para a realização de objetivos de interesse comum, o que pressupõe um relacionamento com fins não lucrativos e não conflitantes. Pode ser celebrado entre dois órgãos públicos ou entre um órgão público e uma entidade privada, no qual são previstos obrigações e direitos recíprocos, visando a realização do interesse público. A descentralização da execução de atividades mediante convênio somente poderá ocorrer com entes que disponham de condições para realização do seu objeto (entendendo-se como objeto o produto final do convênio) e que tenham atribuições regimentais e estatutárias relacionadas com o mesmo. 2. EM QUE CONSISTE A CELEBRAÇÃO DE UM CONVÊNIO? Consiste no compromisso firmado entre um órgão do Governo, que se compromete a repassar certa quantia de recursos, e uma entidade ou outro órgão do governo, que se compromete a realizar as ações combinadas, e, posteriormente, prestar contas do que foi feito.

O termo de convênio é um instrumento jurídico semelhante a um contrato, no qual o órgão da Administração Pública se compromete a repassar um determinado valor e o ente beneficiário se compromete a executar o objeto pactuado de acordo com as obrigações e responsabilidades estipuladas no convênio. 3. QUEM SÃO OS PARTÍCIPES? Os partícipes ou partes são denominados concedente e convenente. No caso dos convênios firmados entre a Administração Pública Municipal e uma entidade, o Município é chamado de concedente (ou repassador), ou seja, quem concede (ou repassa) o recurso, enquanto a entidade é denominada convenente (proponente ou beneficiado), pois recebe o recurso.

II - Convênios - visão geral

2.1 O que é termo de convênio?

4. O QUE É CONTRAPARTIDA ? É a parcela de recursos próprios que a entidade aplica na execução do objeto do convênio.

II - Convênios - visão geral A contrapartida poderá ser atendida através de recursos financeiros, de bens ou de serviços, desde que economicamente mensuráveis. Quando feita em forma de bens ou serviços, a comprovação será feita por meio dos elementos que permitam aferir os valores dos bens ou da remuneração dos prestadores de serviços. Quando a contrapartida pactuada tiver sido financeira, ou seja, em espécie, esta deverá ser depositada na conta específica do convênio, e caso a mesma não seja utilizada deverá ser devolvida à conta do concedente. 5. COMO SE INICIA UM CONVÊNIO? Os convênios podem ter duas origens: a) Proposta ou projeto formulados pelo próprio interessado, diretamente à Secretaria que disponha de recursos aplicáveis ao objeto pretendido. Somente após análise da necessidade e da viabilidade do objeto proposto, das informações cadastrais dos proponentes e da sua regularidade, a Secretaria poderá aprovar o convênio.

b) A própria Secretaria detecta a existência de necessidades ou deseja implementar programas. As instituições são contatadas para que efetivem sua participação no programa/projeto.

Plano de trabalho pouco detalhado ou de difícil compreensão;

II Inexistência de metas de execução ou existência de metas inatingíveis; III Ausência de projeto básico, em caso de obras ou serviços de engenharia; IV Projeto básico incompleto, pouco detalhado, com informações insuficientes: falta ou insuficiência de padrões que irão compor os custos; V Falta de comprovação de contrapartida, quando prevista no plano de trabalho; VI Orçamentos que não espelham a realidade por estarem subestimados ou superestimados; VII Entidade que estatutariamente declara finalidade não lucrativa, todavia não atende integralmente ao disposto no artigo 12 da Lei Federal no 9.532/97 que considera sem fins lucrativos a

II - Convênios - visão geral

6. SITUAÇÕES QUE IMPEDEM OS REPASSES

que não apresente superávit em suas contas ou, caso o apresente em determinado exercício, destine o referido resultado, integralmente, à manutenção e ao desenvolvimento de seus objetivos sociais.

III - Fases do convênio O processo de convênio envolve quatro fases que se desdobram em vários procedimentos: Proposição (proposta) Celebração / Formalização Execução Prestação de Contas Durante a execução de cada fase é importante ficar atento à legislação sobre o assunto, a fim de evitar que o convênio ou a sua prestação de contas sejam rejeitados. A seguir, será comentada cada uma das fases e seus respectivos procedimentos, com vistas à perfeita execução do convênio. 1. PROPOSIÇÃO DO CONVÊNIO 1.1 Identificação das necessidades locais e definição de prioridades O início do processo de solicitação de verbas municipais, por meio de convênio, se dá com a identificação das necessidades existentes na comunidade. O projeto a ser implementado deve contemplar a ação mais urgente e eficaz dentro de uma determinada área carente. A escolha do segmento a ser atingido e a do projeto a ser executado devem levar em conta, dentre outros aspectos, o impacto na comunidade, a relação custo-benefício, o valor do projeto e a disponibilidade de contrapartida.

1.2 Elaboração do Plano de Trabalho 1.2.1 O que é plano de trabalho? É um instrumento que integra a solicitação de convênio, contendo todo o detalhamento do projeto a ser executado, incluindo seus aspectos físicos e ﬁnanceiros. A celebração de convênio depende de aprovação prévia do Plano de Trabalho. 1.2.2 Como o plano de trabalho deve ser preenchido ? Como requisito para celebração de convênios, a apresentação do plano de trabalho deverá conter, no mínimo, as seguintes informações: I

Razões que justiﬁquem a celebração do convênio;

Descrição completa do objeto a ser executado;

III Descrição das metas a serem atingidas, qualitativa e quantitativamente;

III - Fases do convênio

Após a identiﬁcação das carências e das prioridades locais, compete ao interessado buscar, no órgão apropriado, os recursos necessários para implementar o projeto desejado.

IV Etapas ou fases da execução do objeto, com previsão de início e ﬁm; V

Plano de aplicação dos recursos a serem desembolsados pelo concedente e contrapartida ﬁnanceira do proponente, se for o caso, para cada projeto ou evento (com a realização de, no mínimo, três cotações prévias de preços);

III - Fases do convênio VI

Comprovação de que os recursos próprios (contrapartida) estão assegurados, salvo se o custo total for assumido pelo órgão concedente;

VII Cronograma de desembolso ﬁnanceiro; VIII Previsão de início e ﬁm da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases programadas; IX

Declaração do convenente de que não está em situação de mora ou inadimplência perante qualquer órgão ou entidade da Administração Pública Direta e Indireta, nas esferas Federal, Estadual e Municipal.

IMPORTANTE Os planos de trabalho não podem ser elaborados de forma genérica, devendo trazer, de forma clara e sucinta, todas as informações suﬁcientes para a identiﬁcação do projeto, atividade ou evento de duração certa. É necessário que o plano de trabalho seja preciso quanto ao seu objeto e ao estabelecimento claro das metas a serem atingidas.

1.2.3 Como calcular o custo do projeto? Para calcular o custo do objeto proposto, o interessado deverá realizar prévias pesquisas de preços no mercado fornecedor dos produtos ou dos serviços desejados. Também poderá se valer de informações contidas em bancos de dados informatizados, pesquisas na Internet, publicações especializadas e outras fontes.

O valor informado no plano de trabalho deverá ser o resultado da média dos preços cotados. Deverá ser elaborada planilha contendo informações tais como: nome do fornecedor ou prestador dos serviços, número do CNPJ ou CPF, número de telefone, site, valor, contato, etc. Exemplo: Cadeira giratória com regulagem de altura a gás e apoio de braço, marca x”. Móveis & Cia

01.000.000/0001-00

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III - Fases do convênio

A pesquisa de preço deverá envolver o mercado mais próximo ao município, espelhando os valores vigentes da localidade. No entanto, nada impede a realização de pesquisa de preços com produtores ou fornecedores situados em outros locais.

1.2.4 Como proceder quando o projeto envolve aquisição de bens e/ou no caso de obras? O plano de trabalho deverá apresentar a especiﬁcação completa do bem a ser adquirido ou produzido, devendo ser juntados, ainda, prospectos explicativos sobre os equipamentos a serem adquiridos, e, no caso de obras, instalações ou serviços, o projeto básico. O projeto básico é o conjunto de elementos necessários e suﬁcientes

III - Fases do convênio para caracterizar, de modo preciso, a obra, a instalação ou o serviço objeto do convênio, a sua viabilidade técnica, o custo, as fases ou etapas e os prazos de execução. 1.2.5 Qual a responsabilidade do gestor do convênio nessa fase? O gestor do convênio deve atentar para a fidedignidade e exatidão das informações contidas no plano de trabalho. Qualquer inexatidão ou falsidade de informações implicará na não-celebração do convênio. 1.2.6 O plano de trabalho tem ligação com outra fase do convênio? Sim. A exatidão das informações do plano de trabalho terá repercussão, também, na execução do convênio e na respectiva prestação de contas. Os órgãos de controle e fiscalização do município baseiam-se nas informações do plano de trabalho para fixar critérios de avaliação do alcance das metas propostas. Subestimar ou superestimar as metas, os custos ou o cronograma de aplicação do convênio poderá trazer sérias conseqüências para o gestor do convênio. 1.2.7 Em que é preciso ficar atento nessa fase de elaboração do plano de trabalho? Em suma, para propor a celebração de convênio, o interessado deverá atentar para as seguintes medidas: a) Elaborar o plano de trabalho de forma detalhada, completa e de fácil compreensão da sua metodologia; b) Estruturar o orçamento de forma realista, através de prévia cotação de preços, para depois compor o plano de trabalho de forma coerente;

d) Realizar previsão realista das fases do projeto e do prazo necessário para a sua conclusão, aﬁm de não prejudicar a execução do projeto; e) Somente propor a celebração do convênio depois de aprofundado estudo dos custos, do prazo realista para a execução, levando-se em conta as cotações de preços realizadas e a elaboração do projeto básico. 1.3 Quais as irregularidades e falhas mais freqüentes na fase de proposição dos convênios? I

Plano de trabalho pouco detalhado;

Projeto básico incompleto e/ou com informações insuﬁcientes;

III

Ausência do projeto básico;

Falta de comprovação da existência de contrapartida;

Orçamento subestimado ou superestimado.

Para não incorrer em falhas, é conveniente que o plano de trabalho seja consistente, baseado em pesquisas e consultas feitas à comunidade.

III - Fases do convênio

c) Certiﬁcar-se da existência dos recursos de contrapartida;

O plano de trabalho deve conter detalhamento e exatidão suﬁcientes para perfeita caracterização da necessidade de aplicação dos recursos.

IMPORTANTE A ocorrência de falhas na fase de proposição do convênio pode acarretar a não-aprovação do convênio.

III - Fases do convênio 2. CELEBRAÇÃO / FORMALIZAÇÃO DO CONVÊNIO 2.1 Atendimento às condições de participação É fundamental para aprovação de um convênio que o interessado ou proponente atenda às condições de participação. Qualquer falha no projeto ou inobservância de uma exigência pode inviabilizar a obtenção de recursos. Exigências como previsão de contrapartida, correta contextualização da situação de necessidade, preenchimento adequado dos formulários especíﬁcos, apresentação de plano de trabalho consistente e completo devem ser observadas com bastante atenção. Além de cumprir às normas relativas à formalização e celebração de convênios, o solicitante precisa atender também às exigências especíﬁcas de cada Secretaria ou programa, caso esses possuam normas adicionais sobre os convênios. 2.2 Outras exigências para a celebração de convênios 2.2.1 Comprovação de situação de regularidade Para celebrar o convênio, o interessado deverá atestar sua idoneidade junto às instituições públicas. Para tanto deverá comprovar que se encontra em situação regular perante os órgãos da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal. A situação de regularidade da entidade será comprovada mediante a apresentação de: 2.2.1.1 - Documentos I

Comprovante de Inscrição no Cadastro Nacional da

Estatuto Social da entidade, devidamente registrado em cartório competente;

III

Ata de Assembléia Geral de Eleição e Posse da Diretoria em exercício devidamente registrada em cartório competente;

Documento de identiﬁcação e CPF do representante legal da Entidade e do responsável pela gestão do projeto;

Comprovante atualizado de endereço residencial do representante legal da entidade e endereço residencial do gestor do projeto;

Apresentação de Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, fornecida pela Secretaria da Receita Federal – SRF e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional –PGFN do Ministério da Fazenda;

VII Apresentação de Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros – fornecida pelo INSS;

III - Fases do convênio

Pessoa Jurídica – CNPJ;

VIII Certidão Negativa de Tributos Estaduais ou declaração assinada pelo presidente da entidade de que esta não possui inscrição estadual nem débitos pendentes junto a Fazenda Estadual; IX

Certidão de Tributos Municipais – Mobiliários e Imobiliários – fornecida pela Prefeitura Municipal;

III - Fases do convênio X

Apresentação de Certiﬁcado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal, nos termos da Lei no 8.036, de 11 de maio de 1990;

Registro no Conselho Municipal de Assistência Social, quando for o caso;

XII Registro no Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente, quando for o caso; XIII Certificação governamental de utilidade pública e/ou de entidade beneficente de assistência social; XIV Balanço Patrimonial do último exercício e do anterior devidamente assinados por contador registrado no CRC, pelo Presidente e pelo Tesoureiro; XV Demais demonstrações contábeis; XVI Certidão expedida pelo CRC/SP, comprovando a habilitação profissional do responsável pelos balanços e demonstrações contábeis; XVII Comprovante do exercício pleno da propriedade, mediante Certidão de Registro no Cartório de Imóveis, quando o convênio tiver por objeto execução de obras ou benfeitorias no mesmo imóvel; XVIIIComprovante de abertura de conta bancária específica para o convênio, fornecida pelo Banco. 2.2.1.2 – Declarações I

Declaração expressa do proponente de que não está em

Declaração, no caso de entidade privada, de que ela não tem como dirigente: a) membros dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário, do Ministério Público e do Tribunal de Contas, de qualquer esfera de governo, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros e parentes em linha reta ou colateral até o 2o grau; b) servidor público vinculado ao órgão ou entidade concedente, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros e parentes em linha reta ou colateral até o 2º grau;

III

Declaração de que os contratados com os recursos municipais não são integrantes do quadro de servidores públicos municipais, nem membros da diretoria, ainda que para serviços de consultoria ou assistência técnica;

Declaração de que dispõe de capacidade técnica necessária a implantação e funcionamento do projeto, bem como, deverão ser encaminhados os respectivos documentos comprobatórios.

NOTAS

III - Fases do convênio

falta com relação às prestações de contas relativas a recursos anteriormente recebidos da administração pública mediante convênios, acordos, ajustes, subvenções sociais, contribuições, auxílios ou similares.

1: As certidões e comprovações deverão ser apresentadas dentro dos respectivos prazos de validade. 2: Os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia legível autenticada por cartório competente, por servidor da administração ou publicação em órgão da imprensa oﬁcial.

III - Fases do convênio 2.3 Vedações à celebração de convênios: É vedada a celebração de convênio: I

com quem estiver em mora, inclusive com relação à prestação de contas, inadimplente com outro convênio ou não esteja em situação de regularidade para com o Município;

com entidade que tenha como dirigente: a) membros dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário, do Ministério Público e do Tribunal de Contas, de qualquer esfera de governo, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros e parentes em linha reta ou colateral até o 2o grau; b) servidor público vinculado ao órgão ou entidade concedente, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros e parentes em linha reta ou colateral até o 2o grau.

III

com entidade que não tenha as certidões e comprovações de regularidade exigidas;

com instituições privadas que tenham ﬁns lucrativos.

Nota 1 A comprovação de não-incidência na vedação do item I deverá ser realizada quando da celebração do convênio e seus respectivos aditamentos, se houver, e quando da liberação de cada parcela de recursos envolvidos.

Quando o aditamento não implicar liberação, pelo concedente, de recursos adicionais aos previstos no convênio, a comprovação do item I será dispensada, a critério do concedente. 2.4 Quando estará caracterizada a inadimplência? Estará em situação de inadimplência o convenente que: a) não apresentar a prestação de contas final ou parcial dos recursos recebidos, nos prazos regulamentares; b) não tiver sua prestação de contas aprovada pelo concedente por qualquer fato que resulte em prejuízo ao erário; c) estiver em débito junto a órgão ou entidade da Administração Pública, pertinente as obrigações fiscais ou contribuições legais. 3. EXECUÇÃO DO CONVÊNIO É a fase que se inicia após o recebimento dos recursos, quando começam a se desenvolver as atividades previstas para a consecução do produto final do convênio.

III - Fases do convênio

Nota 2

ATENÇÃO Antes de realizar qualquer despesa, leia atentamente a legislação que rege a celebração de convênios no município de Osasco e o respectivo termo de convênio assinado pelos partícipes.

III - Fases do convênio 3.1 Como evitar falhas nessa fase? O êxito nesta fase do convênio depende essencialmente de dois fatores: o planejamento do convênio, no plano de trabalho, e o atendimento às normas de administração orçamentária e ﬁnanceira da administração pública. Falhas e irregularidades cometidas nessa fase podem comprometer, irremediavelmente, as contas que serão apresentadas ao órgão repassador dos recursos. Se o gestor cumpriu as duas primeiras fases de maneira criteriosa, adotando parâmetros corretos, muito provavelmente conseguirá executar a contento o objeto conveniado. No entanto, é importante atentar para algumas situações que, se não forem bem cuidadas, poderão provocar problemas. É muito freqüente o gestor perceber, ao receber os recursos, que o objeto previsto não poderá ser executado nos termos propostos no instrumento de convênio. Também acontece de o objeto proposto não mais ser considerado prioritário, tendo em vista o tempo decorrido entre a apresentação da proposta e a liberação dos recursos. Em ambos os casos, é comum o gestor utilizar os recursos de maneira diferente daquela prevista no instrumento de convênio, sem fazer qualquer consulta ao órgão concedente. Esse procedimento – a utilização de recursos em desacordo com as cláusulas de convênio – é considerado falha de natureza grave e conduz ao julgamento pela irregularidade das contas apresentadas.

A providência que o gestor deverá tomar nos casos apontados, é entrar em contato com o órgão concedente, para renegociar os termos do convênio naquilo que não seja exeqüível. Deverão ser submetidas à aprovação do órgão concedente, com antecedência de 30 dias, quaisquer alterações que venham a ser feitas no projeto estabelecido, devidamente justificadas. Em hipótese alguma o gestor deve utilizar os recursos para outra finalidade. Caso haja necessidade de alteração da vigência do convênio, visando a dilatação ou prorrogação do prazo de execução para o cumprimento das metas, deverá ser apresentada à concedente proposta de repactuação, com as devidas justificativas, em prazo mínimo de 30 dias antes do término da vigência (entendendose como vigência o prazo ou período para a execução do objeto previsto no plano de trabalho). Após a aprovação das alterações, será elaborado Termo Aditivo. 3.3 O que significa Termo Aditivo?

III - Fases do convênio

3.2 Como proceder para solicitar alteração no plano de trabalho?

O Termo Aditivo é o instrumento jurídico que tem por objetivo a modiﬁcação do convênio já celebrado, formalizado durante a sua vigência, vedada a alteração da natureza do objeto aprovado.

IMPORTANTE Observar que a alteração não pode modiﬁcar o objeto do convênio, e que alterações no plano de trabalho são procedimentos excepcionais, só devendo ser adotadas em casos estritamente necessários.

III - Fases do convênio 3.4 Execução ﬁnanceira 3.4.1 Quais os procedimentos a serem adotados após o recebimento dos recursos? A seguir algumas dicas e a forma correta como o beneﬁciário deverá proceder após receber os recursos: I

movimentar os recursos em conta bancária especíﬁca;

aplicar os recursos em caderneta de poupança, caso a previsão de seu uso seja em período igual ou superior a um mês; caso contrário, devem ser aplicados em fundo de aplicação ﬁnanceira de curto prazo ou operações de mercado aberto lastreadas em títulos da dívida pública federal;

III

a conta de aplicação ﬁnanceira dos recursos deverá ser vinculada à conta do convênio, não podendo ser realizada em contas estranhas ao mesmo;

utilizar os rendimentos das aplicações, obrigatória e exclusivamente, no objeto do convênio;

apurar mensalmente os rendimentos da aplicação ﬁnanceira;

não considerar tais rendimentos como contrapartida;

VII não aplicar os recursos, nem possíveis rendimentos desses, em ﬁnalidade diferente daquelas do convênio; VIII solicitar ao banco, mensalmente, extrato da movimentação ﬁnanceira da conta corrente e da aplicação, para composição da prestação de contas;

não serão aceitos extratos impressos via Internet;

realizar os procedimentos análogos aos estabelecidos na lei de licitação e contratos, lei federal no 8.666/93, ou seja, para os procedimentos de aquisição de bens ou serviços deverão ser realizadas, no mínimo, 3 cotações prévias de preços.

NOTAS Para realização de despesas acima de R$ 8.000,00 deverão ser encaminhados, além das 3 cotações prévias, os seguintes documentos do fornecedor ou prestador de serviços (pessoa jurídica): Cópia do Contrato Social; Cópia do Registro na Junta Comercial, quando for o caso; Cópia do CNPJ; Certidão Negativa do INSS; Certidão Conjunta Negativa da Receita Federal; Certiﬁcado de Regularidade do FGTS.

III - Fases do convênio

A gestão financeira tem importância fundamental na execução do convênio e compreende a realização de diversos procedimentos. Como verificado acima, um dos procedimentos a ser adotado é: 3.4.1.1 Abertura de conta bancária específica De início, deve ser aberta conta corrente em instituição bancária oficial, para a movimentação dos recursos do convênio, sendo

III - Fases do convênio informado ao órgão concedente o respectivo número. Em nenhuma hipótese os recursos devem ser movimentados em outras contas do convenente. Também não devem ser gerenciados recursos de diversos convênios em uma mesma conta. Nos casos em que houver contrapartida financeira, o convenente deverá efetuar o depósito na conta bancária específica do convênio, em conformidade com o cronograma de desembolso, sendo esta condição obrigatória para a liberação dos recursos pelo concedente. Lembre-se: Para cada convênio, uma conta exclusiva. 3.4.2 Qual o procedimento correto a ser adotado no caso de contratos? O convenente deverá sempre observar a legislação vigente quando houver a contratação de profissionais autônomos ou empresas para prestação de serviços. Os contratos deverão ser formais e registrados em cartório competente. 3.4.3 Como deverá ser realizado o pagamento de despesas do convênio? Os recursos depositados na conta corrente específica somente poderão ser utilizados para pagamento de despesas referentes ao objeto do convênio. Obrigatoriamente os pagamentos deverão ser feitos mediante a emissão de cheques nominais e individualizados por credor, ou ordem bancária, configurada a relação entre as despesas efetuadas e o objeto conveniado. Serão aceitas, ainda, transferências eletrônicas em que fique identificada sua destinação, ou seja, o credor.

Não podem ser antecipados pagamentos a fornecedores de bens ou prestadores de serviços. Além de ter o risco de não ter o objeto cumprido pelo fornecedor – e ver-se responsabilizado pelo montante pago indevidamente – o gestor fica sujeito à aplicação de multa pelo descumprimento da legislação. Todos os comprovantes a débito na conta corrente devem corresponder a um comprovante de sua regular liquidação. Ou seja, cada débito em conta deverá estar suportado por documentos comprobatórios da execução efetiva da despesa no mesmo valor. Os originais dos documentos comprovantes de despesas deverão ser identificados com a aposição de carimbo com o número do convênio. No verso da nota fiscal deverá constar a data de recebimento da mercadoria ou da realização dos serviços, atestada com identificação do nome, número de documento e cargo do responsável pela certificação (carimbo). O gestor sempre deverá exigir documento fiscal hábil, com todos os requisitos legais de quem o deva emitir, sempre que obrigatória a sua emissão (confira se os dados constantes na nota fiscal, tais como no do CNPJ, inscrição estadual, endereço e telefone são realmente verdadeiros). Para isso poderão ser consultados sites como o da Receita Federal e o da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.

III - Fases do convênio

ATENÇÃO

Lembre-se que documentos considerados inidôneos não têm nenhum valor ﬁscal ou legal.

III - Fases do convênio 3.4.3.1 Comprovantes de despesas (pagas à pessoa jurídica) a) Toda despesa deverá ser paga mediante apresentação de Documento Fiscal (nota fiscal ou fatura) b) Recibo não tem validade fiscal Orientações para pagamento Para toda e qualquer despesa tem que haver um documento fiscal relativo à mesma. Para aceitação do fisco, este documento deverá conter os seguintes dados: a) data legível, não podendo esta ser anterior ou posterior à data de vigência do convênio; b) todas as despesas discriminadas, não podendo constar apenas a expressão “serviços prestados” ou “aquisição de produtos”; c) emissão em nome do convenente; d) número do convênio ou o nome do projeto aprovado.

ATENÇÃO Não serão aceitas notas fiscais ou comprovantes de despesa que contenham, em quaisquer dos seus campos, rasuras, borrões ou caracteres ilegíveis. Notas Fiscais Para ser válida, a nota fiscal tem que vir com: a) nº de CNPJ do fornecedor; b) nº inscrição estadual e/ou municipal do fornecedor; c) endereço do fornecedor; d) o termo “nota fiscal de venda” ou “nota fiscal de serviços”.

Cupom Fiscal O cupom fiscal só tem valor fiscal quando a mercadoria vem discriminada, contém CNPJ, inscrição estadual e endereço do estabelecimento. Solicitar que o cupom fiscal saia em nome do convenente e, caso isso não seja possível, pedir Nota Fiscal. Não têm valor fiscal cupons onde só apareçam os números ou que contenham discriminação parcial. Recibo de táxi Recibos de táxi devidamente preenchidos têm valor fiscal. Quando for utilizado recibo de táxi, deverá ser preenchido data, descrição do percurso, número da placa do veículo e assinatura do motorista. Do recibo deverá constar o nome do convenente.

OBSERVAÇÃO As despesas do convênio não poderão ser diferentes das previstas no plano de trabalho.

III - Fases do convênio

Não se esqueça de verificar sempre a validade das notas antes de aceitá-las. Veja se a nota fiscal é mesmo nota fiscal.

3.4.3.2 Comprovantes de despesas (pagas à pessoa física) Caso o prestador de serviços (pessoa física) não possua nota ﬁscal, deverá ser emitido Recibo de Pagamento de Autônomo – RPA. a) a data do recibo não poderá ser anterior ou posterior à data de vigência do convênio;

III - Fases do convênio b) especificar os serviços prestados, não podendo constar apenas a expressão “serviços prestados”; c) nome completo, documento de identificação (CPF e RG) e endereço do prestador; d) guia de recolhimento de pagamento ao INSS (GPS); e) documento de arrecadação da Receita Federal IRPF (DARF); f) a convenente deverá apresentar recolhimento do INSS e demonstrar na Guia (GPS) o recolhimento referente à retenção dos serviços prestados eventualmente pela pessoa física, bem como cota patronal da empresa; g) comprovante de recolhimento do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza – ISS (municipal); h) as despesas do convênio não poderão ser diferentes das previstas no plano de trabalho. Mesmo que o prestador de serviços, pessoa física, emita nota fiscal, deverão ser feitas as devidas retenções e recolhimentos, inclusive da cota patronal da entidade.

Não se esqueça: 1. Em hipótese alguma é admitida a prática de retirar recursos da conta corrente especíﬁca do convênio para o pagamento de despesas estranhas, ainda que haja posterior devolução dos recursos à conta bancária. Agindo assim, o gestor não poderá provar a relação existente entre as despesas realizadas e o objeto do convênio, o que poderá implicar na devolução dos valores, além de sanções legais.

3. O gestor deverá tomar cuidado para não realizar pagamentos antes ou após o período de vigência do convênio. Se ocorrer, a improbidade pode ter como conseqüência a glosa dos valores e a sua devolução aos cofres públicos. 4. O convenente deverá manter em dia os recolhimentos dos tributos dos funcionários e fornecedores, tais como: INSS, FGTS, PIS, IRRF, ISS, pois a comprovação do recolhimento deverá ser apresentada por ocasião da prestação de contas. O não cumprimento de tais obrigações acarretará na impossibilidade de receber recursos mediante celebração de convênios municipais, estaduais e federais. 3.4.4 Quais despesas serão vedadas? a) despesas com tarifas bancárias, com multas, juros ou correção monetária, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos;

III - Fases do convênio

2. Os documentos das despesas (notas ﬁscais, faturas, recibos) devem ser emitidos em nome do convenente.

b) despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar; c) despesas não constantes no plano de trabalho; d) despesas com data anterior ou posterior à data de vigência do convênio; e) pagamento, a qualquer título, a servidor ou empregado público vinculado ao órgão concedente;

III - Fases do convênio f) despesas com publicidade, salvo as de caráter educativo, informativo ou de orientação social, das quais não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos.

OBSERVAÇÃO Conforme demonstrado acima, as despesas bancárias não serão aceitas, a não ser que o convenente efetue o depósito na conta do projeto no valor correspondente ao total da despesa bancária. 3.4.5 O que fazer com o saldo de recursos? Como dito anteriormente, os saldos de recursos do convênio, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados em cadernetas de poupança ou em fundos de aplicação de curto prazo, dependendo da previsão de uso. Quando da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção do convênio, os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das aplicações financeiras realizadas, serão devolvidos à conta do órgão concedente, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias do evento, sob pena de imediata instauração de Tomada de Contas Especial do responsável, providenciada pela autoridade competente do órgão repassador dos recursos. 3.4.6 Quais as irregularidades e falhas mais freqüentes na execução financeira dos convênios? a) Saque total dos recursos sem levar em conta o cronograma físico-financeiro de execução do objeto;

c) Saque dos recursos para pagamento de despesas em espécie (dinheiro); d) Utilização de recursos para finalidade diferente daquela prevista no convênio; e) Pagamento antecipado a fornecedores de bens e serviços; f) Transferência de recursos da conta corrente específica para outras contas bancárias da entidade; g) Retirada de recursos da conta para outras finalidades, com posterior ressarcimento; h) Aceitação de documentação inidônea para comprovação de despesas, como, por exemplo, notas fiscais falsas; i)

Falta de conciliação entre os débitos em conta e os pagamentos efetuados;

Não-aplicação ou não-comprovação de contrapartida;

k) Ausência de aplicação de recursos do convênio no mercado ﬁnanceiro; l)

Uso dos rendimentos de aplicação ﬁnanceira para ﬁnalidade diferente da prevista no convênio;

III - Fases do convênio

b) Realização de despesas fora da vigência do convênio;

m) Instituições com condições insuficientes de executar o projeto devido à situação de precariedade de instalações, mão-de-obra desqualificada, entre outras; n) Superfaturamento de aquisições, o que, somado a compras inexistentes (Notas Fiscais frias), geram “caixa 2”; o) Cópia de uma mesma nota fiscal utilizada na prestação de contas de vários convênios;

III - Fases do convênio p) Incapacidade de controle sobre a entrada de recursos financeiros, conforme definido no convênio; q) Incapacidade de administrar os parâmetros operacionais e financeiros com que trabalha, segundo o modelo estabelecido pela Administração Pública. Lembre-se que a idoneidade e a respeitabilidade, de uma entidade social, são atributos considerados relevantes pelo concedente no momento em que este for celebrar o convênio. 3.4.7 Quando haverá retenção das parcelas a serem liberadas? Como já visto anteriormente, as parcelas somente serão liberadas, para depósito em conta bancária específica, se houver estrita conformidade com o plano de aplicação aprovado. Ocorrendo impropriedades, tais parcelas ficarão retidas até o competente saneamento. As situações que ensejam a retenção são as seguintes: I

Ausência de comprovação da boa e regular aplicação de parcela anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante procedimentos de ﬁscalização local, realizados pelo órgão concessor dos recursos ou pelo órgão competente do sistema de controle interno da Administração Pública;

Quando veriﬁcado: a) desvio de ﬁnalidade na aplicação dos recursos;

c) práticas atentatórias aos princípios fundamentais da administração pública, nas contratações e demais atos praticados na execução do convênio; III Quando for descumprida, pelo convenente, qualquer cláusula ou condição do convênio. IV Quando o executor deixar de adotar medidas saneadoras apontadas pelo órgão repassador dos recursos ou por integrantes do controle interno, nos prazos determinados.

OBSERVAÇÃO A liberação das parcelas do convênio será suspensa deﬁnitivamente na hipótese de sua rescisão. 3.4.8 Quais são os Princípios da Administração Pública a serem observados? A aquisição de bens e a contratação de serviços com recursos do Município transferidos às entidades privadas, deverão observar os seguintes Princípios da Administração Pública:

III - Fases do convênio

b) atrasos não justiﬁcados no cumprimento das etapas ou fases programadas;

Legalidade: todos os atos praticados com o dinheiro público devem obedecer estritamente ao que está previsto em lei; Impessoalidade: todos os atos realizados não podem ser vinculados ao nome de quem quer que seja; Moralidade: todos os atos realizados com o dinheiro público, devem estar de acordo com os valores éticos da sociedade;

III - Fases do convênio Publicidade: todos os atos praticados devem ser de livre acesso ao público; Economicidade: todos os atos devem ser praticados levando-se em consideração a melhor relação entre o benefício obtido (quantidade e qualidade apropriada) e o seu custo; Eficiência: todos os atos devem ser praticados da forma mais dinâmica e racional no menor tempo possível. 3.5 Execução física A execução física do objeto do convênio desenvolve-se em várias fases e compreende diversos procedimentos. Deverá existir perfeita sincronia com a execução financeira, evitando-se dúvidas quanto à legalidade e à lisura dos atos praticados. Ao contratar bens ou serviços, o gestor deverá exigir o cumprimento integral de todas as cláusulas previstas em contrato. Não pode tolerar atrasos, inexecução do objeto ou execução diferente do que foi contratado. Caso contrário será responsabilizado pelo nãocumprimento do objeto conveniado. Em caso de aquisição de bens é fundamental que, no momento da entrega, seja feita rigorosa conferência de suas características, tais como peso, tamanho, qualidade, especificações técnicas etc. O recebimento dos produtos tem de ser atestado pelo responsável designado pelo convenente, e sua entrada no almoxarifado deverá ser registrada convenientemente. Assim como deve ser registrado o recebimento dos produtos da empresa contratada, também sua utilização no objeto conveniado

Quando se tratar de produtos que devam ser distribuídos gratuitamente à população (alimentos, material escolar etc.) a entrega deverá ser comprovada mediante documentos que indiquem o dia, a quantidade e a identificação dos beneficiários. 4. PRESTAÇÃO DE CONTAS 4.1 O que significa prestação de contas? Prestação de contas é o conjunto de documentos e informações disponibilizados pelos dirigentes das entidades aos órgãos interessados e autoridades, de forma a possibilitar a apreciação, conhecimento e julgamento das contas e da gestão dos administradores das entidades, segundo as competências de cada órgão e autoridade, na periodicidade estabelecida em lei. Em outras palavras, é o meio pelo qual o órgão repassador pode aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento do convênio. Uma das principais obrigações dos administradores das Entidades de Interesse Social é prestar contas, primeiramente, ao próprio órgão deliberativo da entidade e, por fim, ao Poder Público, por meio dos diversos órgãos governamentais, de acordo com a natureza jurídica, títulos e certificados que pleiteia ou possui.

III - Fases do convênio

deverá ser comprovada. O bem adquirido deve ser empregado no objeto do convênio e em benefício da comunidade.

4.2 Quais os elementos que compõem a prestação de contas? Os elementos que compõem a prestação de contas são exigidos pelos órgãos interessados e autoridades, de acordo com seus

III - Fases do convênio atos normativos. A extensão das exigências pode variar, mas, de modo geral, os documentos e informações são semelhantes. O responsável pela prestação de contas deve observar quais são as exigências específicas de cada órgão, para que não encaminhe elementos aquém ou além do necessário. As prestações de contas envolvem dois tipos de informações: a) físicas: têm o objetivo de avaliar o desenvolvimento do projeto e o cumprimento do objeto pactuado. b) financeiras: têm o objetivo de avaliar a correta e regular aplicação dos recursos repassados pelo convênio, os da contrapartida, quando houver, e os auferidos com a aplicação financeira, quando for o caso; ou seja, é a constatação da aplicação dos recursos de acordo com o Termo de Convênio e seu correspondente plano de trabalho. 4.3 Quem deverá prestar contas? “Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”. (Constituição Federal, Artigo 70, Parágrafo único) “Quem quer que utilize dinheiros públicos terá de justificar seu bom e regular emprego na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas competentes”. (Decreto-Lei no 200/67, Artigo 93)

É a apresentação da documentação comprobatória das despesas referentes a uma das parcelas recebidas. 4.4.1 Quando deve ser apresentada a prestação de contas parcial? As prestações de contas parciais devem ser apresentadas para liberação de recursos quando o repasse ocorrer em três ou mais parcelas, ﬁcando a liberação da terceira condicionada à apresentação da prestação de contas relativa à primeira, a liberação da quarta à apresentação da segunda e assim sucessivamente. Os gestores deverão ﬁcar atentos ao prazo de prestação de contas parcial constante no termo de convênio, uma vez que este poderá estabelecer prazos diferentes de acordo com a necessidade de cada projeto. É prerrogativa do concedente solicitar a apresentação da prestação de contas parcial a qualquer tempo. 4.4.2 O que deve conter na prestação de contas parcial? A prestação de contas parcial deverá ser apresentada mediante ofício, contendo os seguintes documentos: I

Plano de trabalho;

Cópia do termo de convênio e seus Termos Aditivos;

III

Relatório de Execução Físico-Financeira ( vide Anexo III);

Demonstrativo da Execução da Receita e da Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferência, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado ﬁnanceiro, quando for o caso, e os saldos de recursos não aplicados (vide Anexo IV);

III - Fases do convênio

4.4 O que signiﬁca prestação de contas parcial ?

III - Fases do convênio V

Relação de Pagamentos (vide Anexo V);

Relação dos Bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos recebidos (vide Anexo VI);

VII Extrato da conta bancária especíﬁca do período que se estende desde o recebimento da primeira parcela até o último pagamento e conciliação bancária (vide Anexo VII); VIII Relatório de Cumprimento do Objeto (vide Anexo VIII); IX

Relatório de Acompanhamento da Execução do Convênio (vide Anexo IX)

Demonstrativo de rendimentos da aplicação ﬁnanceira (mensal);

Cópia do termo de aceitação deﬁnitiva da obra, quando o objeto do convênio for a realização de obras ou serviços de engenharia;

XII Cópia das cotações de preços realizadas para a aquisição de bens ou serviços; XIII Original e cópia dos comprovantes de todas as despesas realizadas (notas fiscais, recibos) e dos respectivos documentos de pagamentos (cópia de cheque, ordem bancária, ordem de pagamento, etc). XIV Comprovação do recolhimento mensal dos encargos sociais tais como: INSS, FGTS, PIS, IRRF. No caso de não recolhimento da parte patronal do INSS, deverá ser encaminhado Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social – CEBAS.

4.5 O que significa prestação de contas final? É a documentação comprobatória da despesa, apresentada ao final da execução do objeto do convênio. Deverá ser apresentada à concedente conforme estabelecido no convênio, seus aditivos, e legislação em vigor envolvendo todas as informações sobre a execução do projeto, exceto aquelas já apresentadas por meio de prestação de contas parcial. 4.5.1 Quando se deve apresentar a prestação de contas final? Até 60 dias após o final da vigência do convênio. O gestor deverá ficar atento ao prazo de prestação de contas final constante no termo de convênio, uma vez que este poderá estabelecer prazo diferente de acordo com a necessidade do projeto.

III - Fases do convênio

XV Certidão expedida pelo CRC/SP, comprovando a habilitação proﬁssional do responsável pelos balanços e demonstrações contábeis.

Caso o convenente não a apresente, será concedido um prazo de 30 dias para a apresentação ou recolhimento dos saldos, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado ﬁnanceiro, à conta do órgão repassador. Após esse prazo, se não cumpridas as exigências ou se existirem evidências de irregularidade de que resulte prejuízo ao erário, será instaurada a competente Tomada de Contas Especial. É prerrogativa do concedente solicitar a apresentação da prestação de contas ﬁnal a qualquer tempo.

III - Fases do convênio 4.5.2 Quais elementos compõem a prestação de contas ﬁnal? A prestação de contas ﬁnal deverá conter a mesma documentação exigida para a prestação de contas parcial, acrescentando-se os seguintes documentos: I Ata de Assembléia Geral de Eleição e Posse da diretoria em exercício, devidamente registrada em cartório competente; II Balanço patrimonial do exercício encerrado e do anterior, devidamente assinado por contador registrado no CRC, pelo Presidente e pelo Tesoureiro; III Demais demonstrações contábeis; IV Parecer do Conselho Fiscal sobre a exatidão total ou parcial da aplicação dos recursos recebidos; V Comprovante de recolhimento do saldo de recursos à conta indicada pelo concedente.

OBSERVAÇÃO O convenente fica dispensado de juntar à prestação de contas final, os documentos já apresentados na prestação de contas parcial. 4.5.3 Qual a finalidade da prestação de contas? Conforme dito anteriormente, os elementos presentes na prestação de contas permitem à Administração aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento do convênio. As impropriedades detectadas poderão resultar em rejeição das contas e instauração de Tomada de Contas Especial, a ser julgada pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, que irá apurar os fatos ocorridos, identificar os responsáveis e quantificar o débito daqueles que deram causa a perda, extravio, desvio de recursos ou outra irregularidade de que resulte dano ao erário (tesouro público).

Quando celebrar convênio, guarde todos os documentos em uma pasta individual. Ao término da vigência, os documentos serão utilizados para elaboração da prestação de contas. 4.5.4 Qual a importância de se apresentar a prestação de contas de forma correta e no prazo regular? A não apresentação da prestação de contas de forma correta e no prazo regulamentar vem causando sérios transtornos à Administração Pública, resultando, com freqüência, na instauração de Tomada de Contas Especial.

NOTA

De nada adianta ter executado bem as fases anteriores do convênio se a prestação de contas não for apresentada tempestiva e convenientemente.

5. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 5.1 O que é Tomada de Contas Especial?

III - Fases do convênio

DICA

É um procedimento administrativo realizado pela Administração Pública que tem por finalidade a apuração dos fatos, a identificação dos responsáveis e a quantificação do débito. 5.2 O que é débito e como é quantificado? É o valor do prejuízo causado à Administração Pública pela má utilização dos recursos descentralizados por meio de convênio. O valor do débito, em se tratando de convênio, é o valor repassado, corrigido monetariamente a partir da data de sua liberação.

III - Fases do convênio 5.3 Quem é considerado responsável em uma Tomada de Contas Especial? É o agente que assinou o convênio, responsabilizando-se pelas obrigações assumidas pela convenente. No caso das entidades sociais o responsável é o presidente ou o seu representante legal. 5.4 Quando será instaurada a Tomada de Contas Especial? Será instaurada Tomada de Contas Especial, nas seguintes situações: I

quando não for apresentada a prestação de contas no prazo de 30 dias concedidos em notiﬁcação;

quando não for aprovada a prestação de contas, apesar de eventuais justificativas apresentadas pelo convenente, em decorrência de: a) não execução total do objeto pactuado; b) atingimento parcial dos objetivos avençados; c) desvio de finalidade; d) impugnação ou não aceitação de despesas; e) não cumprimento dos recursos da contrapartida; f) não aplicação de rendimentos de aplicações financeiras no objeto pactuado.

III

quando ocorrer qualquer outro fato do qual resulte prejuízo ao erário.

1. QUAIS OS MOTIVOS DE RESCISÃO? A administração pública tem a prerrogativa de rescindir o convênio a qualquer momento, de acordo com os conceitos de oportunidade e conveniência (resguardado o direito do convenente a perdas e danos). Deixando de lado estes conceitos que só se aplicarão em casos raros, contingenciais e especíﬁcos, constitui motivação para rescisão o não cumprimento de quaisquer cláusulas pactuadas no termo de convênio, particularmente quando constatadas as seguintes situações: I

utilização dos recursos em desacordo com o Plano de Trabalho;

não cumprimento do objeto pactuado;

III

aplicação dos recursos no mercado ﬁnanceiro em desacordo com as normas estabelecidas;

falta de apresentação das prestações de contas, parciais ou ﬁnal, nos prazos estabelecidos;

Não aprovação da prestação de contas parcial.

IV - Rescisão do convênio

A rescisão do convênio, nas formas citadas acima, enseja a instauração da competente Tomada de Contas Especial.

V - O Tribunal de Contas 1. TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO É competência constitucional do Tribunal de Contas do Estado apreciar as prestações de contas de todos os recursos e bens públicos colocados à disposição das entidades do Terceiro Setor, conforme disciplinado no artigo 2º da LCE no 709, de 14/01/93 (Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo). Todas as fases dos convênios podem ser objeto de ﬁscalização pelo TCE: celebração, formalização, execução e prestação de contas. 2. LEI COMPLEMENTAR Nº 709, DE 14/01/93 (LEI ORGÂNICA DO TCE/SP) TÍTULO I CAPÍTULO I Da Competência e das Atribuições Artigo 2º - Ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, nos termos da Constituição Estadual e na forma estabelecida nesta lei, compete: XVII - julgar convênios, aplicação de auxílios, subvenções ou contribuições concedidos pelo Estado e pelos Municípios a entidades particulares de caráter assistencial ou que exerçam atividades de relevante interesse público;

CAPÍTULO III Da Jurisdição Artigo 14 - O Tribunal de Contas tem jurisdição própria e privativa sobre as pessoas e matérias sujeitas à sua competência, a qual abrange todos os

pessoa física ou jurídica, de direito público ou de direito privado, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre bens e valores públicos ou pelos quais o Poder Público responda, ou que, em nome deste assuma obrigações de qualquer natureza. Artigo 15 - Estão sujeitos à jurisdição do Tribunal de Contas e só por decisão deste podem liberar-se de sua responsabilidade: I - os ordenadores de despesa, administradores, gestores e demais responsáveis por bens e valores públicos; II - qualquer pessoa física ou jurídica de direito público ou de direito privado que houver arrecadado ou recebido depósito, auxílio, subvenção, e contribuição do Estado ou Município, ou tenha sob sua guarda e administração de bens ou valores públicos;

TÍTULO II CAPÍTULO III Tomada de Contas SEÇÃO II Do Julgamento das Contas

V - O Tribunal de Contas

responsáveis, bem como seus ﬁadores, herdeiros e sucessores, e qualquer

Artigo 32 - Ao julgar as contas, o Tribunal de Contas decidirá se são regulares, regulares com ressalva ou irregulares, deﬁnindo, conforme o caso, a responsabilidade patrimonial dos gestores, ordenadores de despesa e demais responsáveis por bens e valores públicos. Parágrafo único - Diante de indícios de ilícito penal, o Tribunal de Contas determinará a remessa de peças ao Ministério Público, para adoção das

V - O Tribunal de Contas providências cabíveis. Artigo 33 - As contas serão julgadas: I - regulares, quando expressarem, de forma clara e objetiva, a exatidão dos demonstrativos contábeis, a legalidade, a legitimidade e a economicidade dos atos de gestão do responsável; II - regulares com ressalva, quando evidenciarem impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal, de que não resulte dano ao erário; e III - irregulares, quando comprovada qualquer das seguintes ocorrências: a) omissão no dever de prestar contas; b) infração à norma legal ou regulamentar; c) dano ao erário, decorrente de ato de gestão ilegítimo ou antieconômico; d) desfalque, desvio de bens ou valores públicos. § 1º - O Tribunal de Contas poderá julgar irregulares as contas, no caso de reincidência no descumprimento de determinação de que o responsável tenha tido ciência, feitas em processo de tomada ou prestação de contas. Artigo 37 - Quando se veriﬁcar que determinada conta não foi prestada, que ocorreu desfalque, desvio de bens ou valores públicos ou outra irregularidade de que resulte dano ao erário, as autoridades administrativas, sob pena de responsabilidade e sem prejuízo dos procedimentos disciplinares, deverão tomar imediatas providências para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurar, desde logo, a tomada de contas, comunicando o fato ao Tribunal de Contas, no prazo de 3 (três) dias.

Das Multas e Sanções Artigo 101 - O Tribunal de Contas poderá aplicar aos ordenadores, aos gestores e aos demais responsáveis por bens e valores públicos, as multas e sanções previstas neste Capítulo. Artigo 102 - Quando o ordenador, gestor ou o responsável for julgado em débito, poderá ainda o Tribunal de Contas aplicar-lhe multa de até 100% (cem por cento) do valor atualizado do dano causado ao erário. Artigo 103 - As entidades referidas no inciso XVII do artigo 2º desta lei, que não comprovarem, perante o Tribunal de Contas, a aplicação dos auxílios, subvenções ou contribuições recebidas do Estado ou dos Municípios ﬁcam sujeitas as penas de devolução da importância objeto da glosa e suspensão de novos recebimentos, sem prejuízo das sanções legais cabíveis. Artigo 104 - O Tribunal de Contas poderá aplicar multa de até 2.000 (duas mil) vezes o valor da Unidade Fiscal do Estado de São Paulo (UFESP) ou outro valor unitário que venha a substituí-la, aos responsáveis por: I - contas julgadas irregulares de que não resulte débito; II - ato praticado com infração à norma legal ou regulamentar;

V - O Tribunal de Contas

TÍTULO IV CAPÍTULO III

III - não atendimento, no prazo ﬁxado, sem causa justiﬁcada, de diligência do Conselheiro Relator ou do Conselheiro Julgador Singular, ou de decisão do Tribunal de Contas; IV - obstrução ao livre exercício das inspeções e auditorias determinadas; V - sonegação de processo, documento ou informação, em inspeções ou auditorias realizadas pelo Tribunal de Contas; e

V - O Tribunal de Contas VI - reincidência no descumprimento de determinação ou instruções do Tribunal de Contas. § 1º - Ficará sujeito à multa prevista neste artigo aquele que deixar de dar cumprimento à decisão do Tribunal de Contas, salvo motivo justificado. § 2º - No caso de extinção da UFESP, enquanto não for fixado por lei outro valor unitário para substituí-lo, o Tribunal de Contas estabelecerá parâmetro a ser utilizado para o cálculo da multa prevista neste artigo. Artigo 107 - O Tribunal de Contas poderá solicitar aos dirigentes das entidades que lhe sejam jurisdicionadas as medidas necessárias ao arresto de bens dos responsáveis julgados em débito, devendo ser ouvido quanto à liberação dos bens arrestados e a sua restituição. Artigo 108 - O Tribunal Pleno poderá declarar por maioria absoluta de seus membros, inidôneo para contratar com a Administração Pública, pelo prazo de até 5 (cinco) anos, o licitante que, através de meios ardilosos e com o intuito de alcançar vantagem ilícita para si ou para outrem, fraudar licitação ou contratação administrativa. Artigo 109 - No início ou no curso de qualquer apuração, o Tribunal de Contas, de ofício, determinará, cautelarmente, o afastamento temporário do responsável, se existirem indícios suficientes de que, prosseguindo no exercício de suas funções, possa retardar ou dificultar a realização de auditoria ou inspeção, causar novos danos ao erário ou inviabilizar o seu ressarcimento. § 1º - Estará solidariamente responsável a autoridade competente que, no prazo determinado pelo Tribunal de Contas, deixar de atender à determinação prevista no “caput” deste artigo. § 2º - Nas mesmas circunstâncias do “caput” deste artigo e do parágrafo anterior, poderá o Tribunal de Contas, sem prejuízo da medida prevista no artigo 106 desta lei, decretar por prazo não superior a 1 (um) ano, a indisponibilidade de bens do responsável, tantos quantos considerados bastantes para garantir o ressarcimento dos danos em apuração.

Os responsáveis pela aplicação de recursos que tiverem suas contas julgadas irregulares pelo Tribunal de Contas do Estado, poderão sofrer várias sanções, tais como: a) Devolução dos valores, com atualização monetária e juros de mora; b) Multa, que pode alcançar 100% do valor atualizado do dano causado ao erário; c) Multa de até 2.000 (duas mil) vezes o valor da Unidade Fiscal do Estado de São Paulo (UFESP); d) Suspensão de novos recebimentos; e) Arresto de bens dos responsáveis; f) Indisponibilidade dos bens do responsável, tantos quantos considerados bastantes para garantir o ressarcimento dos danos em apuração;

V - O Tribunal de Contas

3. QUAIS PENALIDADES SOFRERÃO OS RESPONSÁVEIS QUE TIVEREM SUAS CONTAS JULGADAS IRREGULARES PELO TRIBUNAL DE CONTAS?

g) Declaração de inidoneidade para contratar com a administração pública pelo prazo de até 5 (cinco) anos; h) Ajuizamento de ação penal pelo Ministério Público.

VI - Perguntas mais frequentes

1. O depósito ou transferência dos recursos do convênio poderão ser efetuados em qualquer conta da entidade? Não. Os recursos serão depositados em conta bancária especíﬁca aberta em instituição bancária, exclusivamente para a movimentação do convênio. 2. A partir de qual momento as despesas poderão ser efetuadas? A partir da data de vigência do convênio. 3. É possível reformular o plano de trabalho durante a execução do convênio? Sim. É possível desde que o objeto seja mantido e a solicitação do proponente (contendo justiﬁcativa e novo detalhamento das despesas a serem alteradas, bem como o Plano de Trabalho reformulado) seja aprovada previamente pela concedente que, para isso, poderá solicitar uma prestação de contas parcial.

Em caderneta de poupança quando a previsão de sua utilização for superior a um mês ou em fundos de aplicação de curto prazo quando sua previsão de uso for inferior a um mês. 5. Há necessidade de apresentar prestação de contas parcial para realização do aditamento? Sim, nos casos em que se tratar de aditamento de valor, por tratarse de meio hábil para a concedente exercer legitimamente sua função gerencial fiscalizadora. 6. Como proceder para devolver saldo do convênio? A instituição tem que entrar em contato com a Secretaria de Finanças/Prestação de Contas a fim de confirmar o número da conta corrente em que os recursos deverão ser depositados. 7. Pode haver saque de valores da conta vinculada? Não! A movimentação financeira se dará mediante a emissão de cheques nominativos e individualizados por credor ou ordem bancária, admitindo-se ainda, transferência eletrônica desde que identificado o credor. 8. É possível realizar despesas em finalidade diversa da estabelecida, como por exemplo, em caso de emergência, gastar recursos de despesas de capital em despesas correntes? Não. Não é permitido utilizar recursos do convênio para pagamento de despesas de natureza distinta da previamente pactuada, como, por exemplo, realizar gastos de um elemento de despesa

VI - Perguntas mais frequentes

4. Como aplicar os recursos do convênio?

VI - Perguntas mais frequentes de capital (construção e material permanente) com despesas correntes (material de consumo, reforma e serviços de pessoa física e jurídica). 9. É possível realizar despesas dentro do mesmo elemento, mas diferente das previstas no Convênio? Qualquer alteração na aplicação dos recursos, mesmo sendo da mesma natureza do elemento de despesa, por exemplo, ao invés de gastar com material de limpeza, utilizar os recursos para pagar material de escritório, tem que ser solicitada ao concedente estando esta devidamente justiﬁcada. 10. Quando o concedente atrasar os recursos e atrapalhar o cronograma de atividades previsto no projeto, é possível estender a vigência do convênio? Sim, conforme estabelecido em texto legal, a concedente, neste caso, poderá prorrogar “de ofício” a vigência do convênio, estando limitada a prorrogação ao exato período do atraso veriﬁcado. 11. Pode pagar despesas com tarifas bancárias, como, por exemplo, IOF, plano especial, plano de exclusividade, tarifa de devolução de cheques, tarifa de cheques, manutenção da conta, tarifa sobre saldo devedor, débitos de juros etc com recursos do convênio? Não. É vedado efetuar despesas com taxas bancárias, com multas, juros ou correção monetária, inclusive, referentes a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos.

Sim, desde que a mercadoria venha discriminada, contendo CNPJ, Inscrição Estadual, endereço do estabelecimento e em nome da convenente; se não for possível, pedir nota fiscal. 13. Recibos simples poderão ser aceitos como comprovante de despesa? Não. Recibo simples, ainda que identificado, não tem valor fiscal. 14. Os recibos de pagamento de autônomos (RPA) em que não constarem RG e CPF do prestador do serviço, bem como especificação dos serviços prestados, poderão ser aceitos? Não, todos os recibos deverão ser devidamente identificados, contendo ainda, o destaque das retenções de encargos sociais e trabalhistas. 15. Os documentos fiscais poderão ser emitidos em nome de outra pessoa que não seja o convenente? Não. Os documentos fiscais deverão ser obrigatoriamente emitidos em nome da entidade convenente, devidamente identificados com referência ao título e número do convênio. 16. Poderá haver, por algum motivo, devolução de cheque ou emissão de cheque sem fundos na conta do convênio? Não. Não será admitida, em hipótese alguma, devolução de cheques ou emissão de cheque sem fundos na conta do convênio.

VI - Perguntas mais frequentes

12. Cupom ﬁscal poderá ser aceito como documento ﬁscal?

VII - Legislação pertinente - Constituição da República Federativa do Brasil - Constituição do Estado de São Paulo - Lei 4.320/1964 - Lei Complementar 101/2000 - Código Civil Brasileiro - Código de Processo Civil Brasileiro - Código Tributário Brasileiro - Código Penal Brasileiro - Código de Processo Penal Brasileiro - Lei de Licitações, Lei Federal nº 8.666/1993 - Lei nº 9.790/1999 - Lei nº 11.079/2004 - Lei nº 11.179/2005 - Decreto nº 93.872/1986 - Decreto nº 3.100/1999 - Decreto nº 5.504/2005 - Instrução Normativa da Secretaria do Tesouro Nacional nº 01 - Instrução Normativa da Secretaria do Tesouro Nacional nº 02 - Instrução Normativa do Tribunal de Contas da União nº 13 - Instrução Normativa do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo nº 02/2007

A seguir serão apresentados os modelos de plano de trabalho e relatórios de prestação de contas, dos quais deverão ser utilizados conforme as orientações contidas nesse manual.

Os modelos estarão disponíveis no sítio eletrônico

www.ﬁnancas.osasco.sp.gov.br

OBSERVAÇÕES 1: Não encadernar ou colocar espiral nos formulários da Prestação de Contas.

2: Evitar o encaminhamento de documentos que não estejam contemplados nesse manual, com exceção de fotograﬁas, impressos diversos e matérias jornalísticas noticiando o convênio.

3: Quando o projeto envolver obras ou reformas deverão ser juntadas à prestação de contas fotograﬁas do local evidenciando as benfeitorias realizadas.

VIII - Anexos e formulários

VIII - Anexos e formulรกrios

INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO QUADRO 1 - DADOS CADASTRAIS ÓRGÃO/ENTIDADE PROPONENTE Indicar o nome da Instituição interessada na execução do projeto. C.N.P.J. Indicar o número de inscrição da Entidade Proponente no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (C.N.P.J). ENDEREÇO Indicar o endereço completo da Entidade Proponente (rua, número, bairro). CIDADE Escrever o nome do município em que esteja localizada a Entidade Proponente. ESTADO Escrever a sigla da Unidade da Federação (UF) em que esteja localizada a Entidade Proponente. CEP Escrever o Código de Endereçamento Postal do Bairro/Logradouro/Cidade onde a Entidade Proponente esteja localizada. DDD/TELEFONE Escrever o número do telefone do órgão/entidade proponente, incluindo o DDD. DDD/FAX Escrever o número do fax do órgão/entidade proponente, incluindo o DDD. CONTA CORRENTE Citar o número da conta bancária especíﬁca aberta para receber os recursos do convênio.

Anexo I - Plano de trabalho

PLANO DE TRABALHO - ANEXO I

Lembrar que, conforme a Decisão TCU nº 706/94 - Plenário - Ata 54/94, cada convênio deve ter a sua própria conta bancária. Portanto, uma conta deve receber os recursos de apenas um convênio, o que é importantíssimo para facilitar a administração e o controle dos recursos, inclusive quanto à prestação de contas.

VIII - Anexos e formulários BANCO Citar o código do banco em que foi aberta a conta bancária especíﬁca. AGÊNCIA Citar o código da agência bancária onde foi aberta a conta bancária especíﬁca. E-MAIL Escrever o e-mail da Entidade Proponente. NOME DO REPRESENTANTE LEGAL DA ENTIDADE Registrar o nome completo do representante legal da entidade proponente. CPF Indicar o número da inscrição do responsável no Cadastro de Pessoas Físicas do representante legal da entidade proponente. RG/ÓRGÃO EXPEDIDOR Indicar o número da carteira de identidade do responsável pela entidade proponente, as siglas do órgão expedidor e do estado em que o documento foi emitido. CARGO Escrever o nome do cargo do representante legal da entidade proponente. E-MAIL Escrever o e-mail do Representante Legal da Entidade. ENDEREÇO Escrever o endereço completo (residencial) do representante legal da entidade proponente. CEP Preencher com o Código de Endereçamento Postal referente ao endereço do responsável. NOME DO RESPONSÁVEL PELO PROJETO Registrar o nome completo do responsável pelo projeto. CPF - Indicar o número da inscrição do responsável no Cadastro de Pessoas Físicas do responsável pelo projeto.

CARGO - Escrever o nome do cargo do responsável pelo projeto. E-MAIL - Escrever o e-mail do responsável pelo projeto. ENDEREÇO - Escrever o endereço completo (residencial) do responsável pelo projeto na entidade proponente. CEP - Preencher com o Código de Endereçamento Postal referente ao endereço do responsável pelo projeto na entidade proponente.

QUADRO 2 – OUTROS PARTÍCIPES Registrar o nome de outro órgão ou entidade que participe do convênio como interveniente ou executor. Convém lembrar que interveniente é o órgão ou entidade que normalmente participa do convênio dando sua anuência ou assumindo obrigações diferentes daquelas assumidas pelo convenente e pelo executor. Executor é o ente que executa, diretamente, o objeto do convênio, caso essa tarefa não caiba ao convenente. NOME Indicar o nome do órgão ou entidade que participará como interveniente ou executor. C.N.P.J./C.P.F. Indicar o número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídica ou no Cadastro de Pessoas Físicas do interveniente ou executor. ENDEREÇO Preencher com o endereço completo do interveniente ou executor, incluindo rua, bairro, cidade, CEP, etc.

Anexo I - Plano de trabalho

RG/ÓRGÃO EXPEDIDOR Indicar o número da carteira de identidade do responsável pelo projeto, as siglas do órgão expedidor e do estado em que o documento foi emitido.

DDD/TELEFONE Escrever o número do telefone do órgão/entidade proponente, incluindo o DDD.

VIII - Anexos e formulários NOME DO RESPONSÁVEL PELO PROJETO Registrar o nome completo do responsável pelo projeto. CPF Indicar o número da inscrição do responsável no Cadastro de Pessoas Físicas do responsável pelo projeto. RG/ÓRGÃO EXPEDIDOR Indicar o número da carteira de identidade do responsável pelo projeto, as siglas do órgão expedidor e do estado em que o documento foi emitido. CARGO Escrever o nome do cargo do responsável pelo projeto. E-MAIL Escrever o e-mail do responsável pelo projeto.

QUADRO 3 – DESCRIÇÃO DO PROJETO TÍTULO DO PROJETO Identificar o nome completo, por extenso, do projeto. PERÍODO DE EXECUÇÃO Indicar as datas de início e fim previstas para a execução do projeto. IDENTIFICAÇÃO DO OBJETO Descrever o produto final a ser obtido na execução do projeto, de forma completa e sucinta (em poucas palavras). JUSTIFICATIVA Descrever sucintamente as razões que levaram à proposição evidenciando os benefícios econômicos e sociais a serem alcançados pela comunidade, a localização geográfica a ser atendida, a população a ser beneficiada e os resultados a serem obtidos após a execução do objeto do convênio, ou seja, os resultados após a realização do projeto.

APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO PROPONENTE (Ex: Missão, visão, histórico, titularidades, etc) APRESENTAÇÃO DO PROJETO (Ex: Como surgiu a idéia do projeto) OBJETIVO GERAL (Ex: O que se pretende alcançar) OBJETIVO ESPECÍFICO (Ex: São as ações de detalhamento do objetivo geral) METAS (Ex: Quantitativa: atender “x” crianças em um período de “x” meses; Qualitativa: qual o impacto social a ser atingido). METODOLOGIA (Ex: Como será realizado? Passo a Passo) MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DAS METAS (Ex: Indicadores qualitativos e quantitativos – monitoramento- o que será monitorado, quais os instrumentos que serão utilizados, quando monitorar, quem participará, onde ocorrerá, etc - avaliação de resultados: o que será avaliado, quem, quando, se foram alcançados os objetivos e as metas, podendo ainda ser feito avaliação de impacto social)

OBSERVAÇÃO Os exemplos acima se tratam apenas de sugestões. Para elaboração do projeto deverão ser consultadas literaturas próprias para o tema “elaboração de projetos sociais”.

Anexo I - Plano de trabalho

Deverão ser encaminhadas ainda, em anexo, as seguintes informações:

VIII - Anexos e formulรกrios

QUADRO 4 – CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO (Meta, Etapa ou Fase) O Cronograma de Execução descreve a implementação do projeto em termos de metas, etapas ou fases, bem como prazos. META É o desdobramento do objeto do convênio em realizações físicas, de acordo com unidades de medidas preestabelecidas, com prazo deﬁnido. Nesse campo deverão ser indicados, numericamente, os elementos (componentes e/ ou atividades etc) que compõem o objeto (Exemplo: 1; 2; 3 etc). ETAPA OU FASE Indicar nesse campo, numericamente, o desdobramento de cada uma das ações em que se divide uma meta (Exemplo: 1.1; 1.2; 1.3 etc). DESCRIÇÃO DA META, ETAPA OU FASE Descrever, detalhadamente, os elementos característicos da meta, etapa ou fase (Exemplo: “Construir uma sala de aula, com 5 laboratórios etc”). INDICADOR FÍSICO Quantiﬁcação física do produto de cada meta, etapa ou fase. (Exemplo: Construção: m2, 60; Consultoria: hora/consultoria, 40). UNIDADE Indicar, conforme a unidade de medida que melhor caracteriza o produto de cada etapa ou fase. Exemplos: metro (m), quilômetro (km), quilograma (kg), unidade (un), etc. QUANTIDADE Indicar a quantidade prevista para cada unidade de medida.

Anexo I - Plano de trabalho

INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO

DURAÇÃO É o prazo previsto para a implementação de cada meta, etapa ou fase. INÍCIO Data prevista para o início da execução da meta, etapa ou fase.

VIII - Anexos e formulários TÉRMINO Data prevista para o término da execução da meta, etapa ou fase.

Exemplo de Metas

QUADRO 5 – CRONOGRAMA DE APLICAÇÃO (R$ 1,00) Para o preenchimento do Cronograma de Aplicação, é necessário considerar a legislação atualizada que deﬁne as categorias de elemento de despesa. O Cronograma de Aplicação refere-se ao desdobramento do objeto nos elementos previstos. Tais gastos devem, entretanto, ser desdobrados conforme os elementos de despesa previstos nas normas de contabilidade. Cada elemento de despesa possui um nome. META É o desdobramento do objeto do convênio em realizações físicas, de acordo com unidades de medidas preestabelecidas, com prazo deﬁnido. Nesse campo deverão ser indicados, numericamente, os elementos (componentes e/ ou atividades etc) que compõem o objeto (Exemplo: 1; 2; 3 etc), de acordo com o cronograma de execução. ETAPA OU FASE Indicar nesse campo, numericamente, o desdobramento de cada uma das ações em que se divide uma meta (Exemplo: 1.1; 1.2; 1.3 etc), de acordo com o cronograma de execução.

Exemplos de elementos de Despesa:

- Pessoal e Encargos Sociais; - Material de Consumo; - Equipamento e Material Permanente; - Material de Distribuição Gratuita; - Serviços de Terceiros – Pessoa Física; - Serviços de Terceiro – Pessoa Jurídica; - Serviços de Consultoria; - Locação de Mão-de-Obra; - Obras e Instalações; - Aquisição de Imóveis

TOTAL Registrar o valor, em unidades monetárias, para cada elemento de despesa. CONCEDENTE Registrar o valor do recurso a ser transferido pelo órgão concedente, referente aquele elemento. PROPONENTE Indicar o valor a ser aplicado pelo próprio proponente a título de contrapartida, referente aquele elemento, quando for o caso. TOTAL GERAL Indicar o somatório dos valores das colunas “total”, “concedente” e “proponente”.

Anexo I - Plano de trabalho

ESPECIFICAÇÃO É o nome do elemento de despesa.

VIII - Anexos e formulรกrios

QUADRO 5.1 – QUADRO DETALHADO DO CRONOGRAMA DE APLICAÇÃO DOS RECURSOS (R$ 1,00) Este quadro refere-se ao detalhamento dos elementos de despesa previstos no cronograma de aplicação (vide anexo V). PESSOAL E ENCARGOS Indicar os profissionais que irão trabalhar no projeto. META Indicar o número seqüencial da meta, conforme cronograma de execução (1, 2, 3, etc). ETAPA/FASE Indicar o número seqüencial da etapa/fase da meta, conforme cronograma de execução. FUNÇÃO Indicar o nome da função a ser exercida por profissional competente. Ex: Coordenador administrativo. SITUAÇÃO Indicar o tipo de vínculo ou contratação. Ex: CLT, RPA, terceirização de mão-de-obra. QUANTIDADE Mencionar o número de profissionais a serem contratados para a função. UNIDADE DE FORNECIMENTO Deverá ser indicada a unidade de fornecimento. Ex.: Unid (unidade) m2 (metros quadrados) h (horas) SALÁRIO Indicar o valor do salário mensal do profissional.

Anexo I - Plano de trabalho

INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO

SALÁRIO TOTAL MENSAL É o resultado da multiplicação da coluna “qdade” x a coluna “salário”. SALÁRIO TOTAL ANUAL Indicar o valor total do salário a ser pago no ano.

VIII - Anexos e formulários RECURSOS CONCEDENTE Registrar o valor do recurso a ser transferido pelo órgão concedente, referente aquele elemento. PROPONENTE Indicar o valor a ser aplicado pelo próprio proponente a título de contrapartida, quando for o caso. TOTAL GERAL Indicar o somatório dos valores “salário mensal”, “salário total”, “concedente” e “proponente”. MATERIAL PERMANENTE Indicar os equipamentos e material permanente a serem adquiridos com o recurso do convênio. META Indicar o número seqüencial da meta, conforme cronograma de execução (1, 2, 3, etc). ETAPA/FASE Indicar o número seqüencial da etapa/fase da meta, conforme cronograma de execução. DESCRIÇÃO DETALHADA Descrever de maneira detalhada, com todas as especiﬁcações, o bem a ser adquirido. Ex: Cadeira giratória com regulagem de altura a gás e apoio de braço, marca x”. QUANTIDADE Mencionar o número de equipamentos que serão adquiridos. CUSTO UNITÁRIO Indicar o valor da unidade do bem. CUSTO TOTAL Indicar o valor total dos bens a serem adquiridos. RECURSOS CONCEDENTE Registrar o valor do recurso a ser transferido pelo órgão concedente, referente aquele elemento. PROPONENTE Indicar o valor a ser aplicado pelo próprio proponente a título de contrapartida, quando for o caso.

MATERIAL DE CONSUMO Idem ao item “Material Permanente”. SERVIÇOS DE TERCEIROS PESSOA JURÍDICA META Indicar o número seqüencial da meta, conforme cronograma de execução (1, 2, 3, etc). ETAPA/FASE Indicar o número seqüencial da etapa/fase da meta, conforme cronograma de execução. DESCRIÇÃO DETALHADA Descrever os serviços que serão contratados. QUANTIDADE Mencionar a quantidade do serviço a ser contratado, quando for o caso. CUSTO UNITÁRIO Indicar o valor da unidade do serviço. CUSTO TOTAL Indicar o valor total dos serviços a serem executados. RECURSOS CONCEDENTE Registrar o valor do recurso a ser transferido pelo órgão concedente, referente aquele elemento. PROPONENTE Indicar o valor a ser aplicado pelo próprio proponente a título de contrapartida, quando for o caso. TOTAL GERAL Indicar o somatório dos valores “custo unitário”, “custo total”, “concedente” e “proponente”.

Anexo I - Plano de trabalho

TOTAL GERAL Indicar o somatório dos valores “custo unitário”, “custo total”, “concedente” e “proponente”.

SERVIÇOS DE TERCEIROS PESSOA FÍSICA Idem ao item Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica

VIII - Anexos e formulรกrios

QUADRO 6 – CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO (R$ 1,00) O Cronograma de Desembolso é o desdobramento da aplicação dos recursos ﬁnanceiros em parcelas mensais, trimestrais, semestrais ou parcela anual, de acordo com a execução do projeto, se for o caso, baseado no Quadro Detalhado do Cronograma de Aplicação Financeira (vide quadro 5.1). META Indicar o número seqüencial da meta, conforme cronograma de execução (1, 2, 3, etc). ETAPA/FASE Indicar o número seqüencial da etapa/fase da meta, conforme cronograma de execução. CONCEDENTE Indicar o valor trimestral ser transferido pelo órgão concedente dos recursos. PROPONENTE Indicar o valor trimestral a ser desembolsado pelo proponente a título de contrapartida. TOTAL DA META Indicar o valor da soma dos quatro trimestres a que se refere a meta, etapa/fase. TOTAL POR TRIMESTRE Indicar o valor da soma a ser desembolsado no trimestre.

Anexo I - Plano de trabalho

INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO

VIII - Anexos e formulรกrios

QUADRO 7 – DECLARAÇÃO Devem constar local, data, nome e assinatura do representante legal da entidade proponente. QUADRO 8 – APROVAÇÃO PELO CONCEDENTE Devem constar local, data, nome e assinatura da autoridade responsável pelo programa ou projeto na Unidade Concedente. Corresponde à autorização para o andamento da solicitação.

Anexo I - Plano de trabalho

INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO

VIII - Anexos e formulรกrios

Relatório de Execução Físico-Financeiro – Anexo III INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO FÍSICO refere-se à indicação física do projeto, devendo demonstrar com clareza a realização do Convênio. Refere-se ao indicador físico da qualificação e da quantificação do produto de cada meta e etapa executada e a executar. Não fazer referência a valores monetários. CONVENENTE Indicar o nome completo da Entidade ou Instituição Convenente. CONVÊNIO Nº Indicar o número e ano do convênio. PROJETO Indicar o nome do projeto (constante no Plano de Trabalho). PERÍODO Indicar o período (datas) a que se refere a Prestação de Contas Parcial ou Final. META Informar a meta executada, de acordo com o Cronograma de Execução do Plano de Trabalho. ETAPA/FASE Informar a etapa/fase dentro da meta acima indicada, de acordo com o Cronograma de Execução do Plano de Trabalho. DESCRIÇÃO Informar a denominação da meta e etapa/fase executada, conforme Plano de Trabalho. UNIDADE DE MEDIDA Registrar a unidade de medida de acordo com a estabelecida no Cronograma de Execução do Plano de Trabalho, caracterizando o produto de cada meta, etapa/fase. NO PERÍODO Este campo refere-se à indicação física da execução do Convênio no período considerado. PROGRAMADO Registrar a quantidade programada para o período a que se refere o relatório conforme especificado nos Cronogramas de Execução e Desembolso Financeiro do Plano de Trabalho.

Anexo III - Prestação de contas

RELATÓRIOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

VIII - Anexos e formulários EXECUTADO Registrar a quantidade executada no período, de acordo com as despesas realizadas. ATÉ O PERÍODO Este campo refere-se à indicação física da execução do Convênio, acumulada até o período considerado. PROGRAMADO Registrar a quantidade programada acumulada até o período a que se refere o relatório, conforme especificado nos Cronogramas de Execução e Desembolso Financeiro do Plano de Trabalho. EXECUTADO Registrar a quantidade executada acumulada até o período a que se refere o relatório. FINANCEIRO Este campo refere-se à execução financeira do projeto, considerando-se a utilização dos recursos financeiros do concedente, do convenente e Outros. META Informar a meta executada, de acordo com o Cronograma de Execução do Plano de Trabalho (A meta será a mesma indicada anteriormente no relatório da execução física). ETAPA/FASE Informar a etapa/fase dentro da meta acima indicada, de acordo com o Cronograma de Execução do Plano de Trabalho (A etapa/fase será a mesma indicada anteriormente no relatório da execução física). REALIZADO NO PERÍODO Este campo refere-se às informações financeiras na execução do Convênio no período a que se refere o relatório. CONCEDENTE Indicar o valor dos recursos financeiros oriundos do concedente, no período considerado, relacionado com a meta/etapa/fase informada na parte física deste relatório. CONVENENTE Indicar o valor dos recursos financeiros oriundos da entidade ou instituição convenente, no período considerado, relacionado com a meta/etapa/fase informada na parte física deste relatório (contrapartida). OUTROS Indicar, quando ocorrer, o valor utilizado dos recursos financeiros decorrentes de rendimentos de aplicação financeira.

REALIZADO ATÉ O PERÍODO Este campo refere-se à execução financeira acumulada do Convênio. CONCEDENTE Indicar o valor acumulado dos recursos financeiros oriundos do concedente, relacionado com a meta/etapa/fase informada na parte física deste relatório. CONVENENTE Indicar o valor acumulado dos recursos financeiros aplicados pela entidade ou instituição convenente, relacionado com a meta/etapa/fase informada na parte física deste relatório (contrapartida). OUTROS Indicar, quando ocorrer, o valor acumulado utilizado dos recursos financeiros decorrentes de rendimentos de aplicação financeira. TOTAL Registrar o somatório dos valores acumulados atribuídos às colunas “concedente”, “convenente” e “outros”, até o período considerado no relatório. TOTAL-GERAL Registrar o somatório das colunas referentes aos recursos financeiros utilizados do “concedente”, “convenente” e “outros”, no período e até o período. CONVENENTE Constar o nome, o cargo e a assinatura do presidente da entidade convenente. RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO Constar o nome, o cargo e a assinatura do responsável pela execução do Convênio. LOCAL E DATA Indicar o local e data em que tiver sido preenchido o relatório.

OBSERVAÇÃO Este formulário deverá ser preenchido pela Convenente/ Executora, de acordo com os dados contidos no Plano de Trabalho aprovado.

Anexo III - Prestação de contas

TOTAL Registrar o somatório dos valores atribuídos às colunas “concedente”, “convenente” e “outros”, no período considerado no Relatório.

VIII - Anexos e formulรกrios

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

EXECUÇÃO DA RECEITA E DA DESPESA Refere-se ao registro das receitas arrecadadas e das despesas realizadas, na execução do projeto. CONVENENTE Indicar o nome completo da Entidade ou Instituição Convenente. CONVÊNIO Nº Indicar o número e ano do convênio. PROJETO: Indicar o nome do projeto (constante no Plano de Trabalho). PERÍODO Indicar o período a que se refere a Prestação de Contas Parcial ou Final. RECEITA Registrar os valores recebidos do Concedente, a Contrapartida e os rendimentos de aplicação ﬁnanceira referente ao período prestado contas. SALDO DO PERÍODO ANTERIOR Registrar o valor do saldo referente a diferença entre a receita e a despesa, apurado na prestação de contas parcial anterior, quando for o caso. RECURSOS FINANCEIROS: TRANSFERIDOS PELO CONCEDENTE Registrar os valores recebidos do concedente relativos ao período a que se refere a prestação de contas parcial. No caso de convênio com parcela única, informar o valor total do Convênio repassado pelo concedente. RECURSOS PRÓPRIOS Registrar os valores a serem utilizados a título de contrapartida no convênio. OUTROS Registrar os valores a serem utilizados no convênio e que não se enquadrem nos itens acima.

Anexo IV - Receita e Despesa

Relatório de Receita e Despesa – Anexo IV

TOTAL DOS RECURSOS FINANCEIROS Registrar o somatório dos valores recebidos.

VIII - Anexos e formulários RENDIMENTO DA APLICAÇÃO FINANCEIRA NO PERÍODO Registrar o valor dos rendimentos auferidos, no período que abrange a prestação de contas. TOTAL DOS RENDIMENTOS Registrar o somatório dos rendimentos. TOTAL Registrar o somatório do “Saldo do Período Anterior” mais o “Total dos Recursos Financeiros” mais o “Total dos Rendimentos” da Aplicação. DESPESA Registrar o valor total das despesas realizadas, conforme o total constante da Relação de Pagamentos – Anexo V. PAGAMENTOS REALIZADOS Informar o total das despesas conforme a origem dos recursos financeiros. COM RECURSOS DO CONCEDENTE Informar o total das despesas realizadas com os recursos repassados pelo concedente. COM RECURSOS PRÓPRIOS Informar o total das despesas realizadas com os recursos da contrapartida, quando ocorrerem. COM RECURSOS DE APLICAÇÃO Informar o total das despesas realizadas com o rendimento da aplicação financeira, quando ocorrerem. OUTROS Informar os valores das despesas realizadas com recursos que se enquadrem nos itens acima. TOTAL DOS PAGAMENTOS Registrar o somatório das despesas pagas. RECOLHIMENTO Informar o valor recolhido (no caso de prestação de contas final) apurado pela diferença entre a Receita e a Despesa. SALDO PARA O PERÍODO SEGUINTE Registrar o valor do saldo (que passa no caso de prestação de contas parcial), apurado pela diferença entre a Receita e a Despesa.

RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO Constar o nome, o cargo e a assinatura do responsável pela execução do projeto.

OBSERVAÇÃO O campo “total das Receitas” deverá obrigatoriamente, ser igual ao campo “total das Despesas”.

Exemplo:

Anexo IV - Receita e Despesa

CONVENENTE Constar o nome, o cargo e a assinatura do presidente da entidade convenente.

VIII - Anexos e formulรกrios

Anexo V - Pagamentos

VIII - Anexos e formulários Relatório de Pagamentos – Anexo V INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

RELAÇÃO DE PAGAMENTOS Refere-se ao registro de pagamentos das despesas efetuadas na execução do projeto, à conta de recursos do Convenente, do Concedente, dos rendimentos da aplicação e outros, devendo ser preenchido um formulário para cada caso. CONVENENTE Indicar o nome completo da instituição convenente. CONVÊNIO Nº Indicar o número e ano do convênio. PROJETO Indicar o nome do projeto (constante no Plano de Trabalho). PERÍODO Indicar o período a que se refere a Prestação de Contas Parcial ou Final. ITEM Enumerar cada um dos pagamentos efetuados. META: Indicar o número de ordem da meta executada no período, correspondente à despesa realizada. ETAPA/FASE Indicar o número de ordem da etapa/fase executada no período, correspondente à despesa realizada. CREDOR Registrar o nome do credor constante do título de crédito.

Indicar o número do credor no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica ou Cadastro de Pessoa Física. NATUREZA DA DESPESA Registrar o nome do elemento de despesa correspondente ao pagamento efetuado. (O elemento de despesa será o mesmo constante no cronograma de aplicação do plano de trabalho – item “5”). TÍTULO DE.CRÉDITO Indicar as letras iniciais do título de crédito (NF - Nota Fiscal / Fat. – Fatura / Rec Recibo, etc.) seguido do respectivo número. DATA Registrar a data de emissão do título de crédito. DOCUMENTO DE PAGAMENTO Indicar as letras iniciais do documento de pagamento seguido do respectivo número do cheque ou da ordem bancária. DATA Registrar a data de emissão do documento de pagamento (cheque ou ordem bancária). VALOR Registrar o valor do título de crédito.

Anexo V - Pagamentos

CNPJ ou CPF

TOTAL Registrar o somatório dos valores dos títulos de créditos relacionados. CONVENENTE Constar o nome, o cargo e a assinatura do presidente da entidade convenente. RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO Constar o nome, o cargo e a assinatura do responsável pela execução do projeto.

VIII - Anexos e formulรกrios

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

RELAÇÃO DE BENS (adquiridos, produzidos ou construídos com os recursos do Convênio). CONVENENTE Indicar o nome completo da Entidade ou Instituição Convenente. CONVÊNIO Nº Indicar o número e ano do convênio. PROJETO Indicar o nome do projeto (constante no Plano de Trabalho). PERÍODO Indicar o período a que se refere a Prestação de Contas Parcial ou Final. DOC.Nº Indicar o número do documento que originou a aquisição, produção ou construção do bem. DATA Indicar a data de emissão do documento. ESPECIFICAÇÃO Indicar a espécie do bem. QUANTIDADE Registrar a quantidade adquirida do item especiﬁcado. VALOR UNITÁRIO Registrar em real o valor unitário de cada item. TOTAL Registrar em real o produto da multiplicação do valor unitário do item pela sua quantidade. LOCALIZAÇÃO Indicar onde o bem está alocado. TOTAL GERAL Registrar o somatório das parcelas constantes da coluna “total”.

Anexo VI - Relação de bens

Relação de Bens – Anexo VI

CONVENENTE Constar o nome, o cargo e assinatura do presidente da entidade convenente. RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO Constar o nome, o cargo e assinatura do responsável pela execução do projeto.

VIII - Anexos e formulรกrios

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

CONCILIAÇÃO BANCÁRIA É um procedimento administrativo rotineiro e necessário para acompanhamento da movimentação de recursos do convênio. Este demonstrativo visa evidenciar os cheques pendentes de compensação e o saldo a recolher, se for o caso, e deverá estar em consonância com o extrato bancário da conta específica para recebimento dos recursos relativos ao convênio em questão. CONVENENTE Indicar o nome completo da entidade responsável pelo convênio. CONVÊNIO Nº Indicar o número e ano do convênio. PROJETO Indicar o nome completo do projeto pactuado no termo do convênio. PERÍODO Indicar o período a que se refere a Prestação de Contas Parcial ou Final. BANCO Indicar o número do Banco onde foi aberta a conta específica para recebimento dos recursos relativos ao convênio. AGÊNCIA Indicar o número da Agência bancária onde foi aberta a conta específica para recebimento dos recursos relativos ao convênio. CONTA CORRENTE Indicar o número da conta corrente, específica, para recebimento dos recursos relativos ao convênio em questão. SALDO BANCÁRIO, CONF EXTRATO EM __/__/__ Informar a data e o valor final do período da prestação de contas que é básico para considerar os saldos bancários da conta corrente, poupança e aplicações financeiras.

Anexo VII - Conciliação bancária

Conciliação Bancária – Anexo VII

VIII - Anexos e formulários CHEQUES EMITIDOS E NÃO COMPENSADOS Indicar o valor dos cheques emitidos e ainda não compensados, ou seja, cheques pendentes de compensação. OUTROS DÉBITOS NÃO LANÇADOS Indicar o valor de outros débitos pendentes de compensação. SALDO BANCÁRIO CONCILIADO Indicar o resultado dos valores provenientes do saldo bancário menos os valores pendentes. No caso da prestação de contas ﬁnal o saldo ﬁnal da conta estará zerado ou indicará o saldo a recolher. RELAÇÃO DE CHEQUES EMITIDOS E NÃO COMPENSADOS Indicar o número, a data, o favorecido e o valor dos cheques emitidos e ainda não compensados, ou seja, cheques pendentes de compensação. RELAÇÃO DE OUTROS DÉBITOS NÃO LANÇADOS PELO BANCO Indicar o número, a data, o favorecido e o valor dos avisos ainda não compensados. CONVENENTE Constar o nome, o cargo e assinatura do presidente da entidade convenente. RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO constar o nome, o cargo e assinatura do responsável pela execução do projeto.

Anexo VII - Conciliação bancária

VIII - Anexos e formulรกrios

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

CONVENENTE Indicar o nome completo da Entidade ou Instituição Convenente. CONVÊNIO Nº Indicar o número e ano do convênio. PROJETO Indicar o nome do projeto (constante no Plano de Trabalho). PERÍODO Indicar o período (datas) a que se refere a Prestação de Contas Parcial ou Final. RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO DO CONVÊNIO Constar o nome do responsável pela execução do convênio. CPF Constar o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoa Física, referente ao responsável pela execução do convênio. SECRETARIA Indicar o nome da Secretaria responsável pela concessão dos recursos. Ex: Secretaria de Educação. MONTANTE O valor a ser informado deverá ser o valor total do Convênio, quando se tratar de parcela única, ou o valor da parcela, quando o convênio tiver mais de uma parcela, de acordo com o Plano de Trabalho.

Anexo VIII - Cumprimento

Relatório de Cumprimento do Objeto – Anexo VIII

PARCELA Caso seja prestação de contas parcial, indicar o número da parcela do convênio. META Informar a meta executada, de acordo com o Cronograma de Aplicação do Plano de Trabalho.

VIII - Anexos e formulários ETAPA/FASE Informar a etapa/fase executada dentro da meta acima indicada, de acordo com o Cronograma de Aplicação do Plano de Trabalho. CONCEDENTE VALOR PREVISTO Informar o valor previsto para executar a etapa/fase, de acordo com o Cronograma de Desembolso Financeiro do Plano de Trabalho (item 6). VALOR EXECUTADO Informar o valor efetivamente utilizado para executar a etapa com os recursos da parcela (o valor deverá ser o mesmo apresentado no relatório de execução ﬁnanceira – Anexo III folha 2/2). PROPONENTE VALOR PREVISTO Informar o valor previsto para executar a etapa/fase, de acordo com o Cronograma de Desembolso Financeiro do Plano de Trabalho (item 6). VALOR EXECUTADO Informar o valor efetivamente utilizado para executar a etapa com os recursos da parcela (o valor deverá ser o mesmo apresentado no relatório de execução ﬁnanceira – Anexo III folha 2/2). RENDIMENTO APLICAÇÃO Informar o valor efetivamente utilizado no cumprimento da meta com os rendimentos da aplicação. OUTROS Informar o valor efetivamente utilizado no cumprimento da meta com recursos diversos dos mencionados nos campos acima. TOTAL Informar o total dos valores efetivamente utilizados em cada meta, etapa/fase. O valor a ser informado será a soma dos campos “valor executado” - concedente e proponente, mais “rendimento da aplicação” mais “outros”.

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RELATÓRIO DE ATIVIDADES Deverão ser prestadas as seguintes informações: - Objetivos estabelecidos e alcançados; - Metas previstas e realizadas; - Benefícios alcançados; - Dificuldades encontradas na execução do projeto; - Soluções adotadas; - Alterações ou modificações implementadas e as devidas justificativas. DECLARAÇÃO O convenente deverá informar, assinalando com “x”, se o objeto foi totalmente cumprido, parcialmente cumprido ou não cumprido. CONVENENTE Constar o nome, o cargo e a assinatura do presidente da entidade convenente. RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO: Constar o nome, o cargo e a assinatura do responsável pela execução do Convênio. LOCAL E DATA: Indicar o local e data em que tiver sido preenchido o relatório.

Anexo VIII - Cumprimento

TOTAL GERAL Registrar o somatório das colunas.

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VIII - Anexos e formulรกrios

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INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO O Relatório de Acompanhamento da Execução do Convênio, deverá ser preenchido pela Secretaria Gestora ou Concedente. CONVENENTE Indicar o nome completo da Entidade ou Instituição Convenente. CONVÊNIO Nº Indicar o número e ano do convênio. PROJETO Indicar o nome do projeto (constante no Plano de Trabalho). PERÍODO Indicar o período (datas) a que se refere a Prestação de Contas Parcial ou Final. RESPONSÁVEL PELO PROJETO Constar o nome do responsável pelo acompanhamento da execução do convênio na secretaria ou unidade concedente, ou seja, nome do gestor responsável pelo projeto na secretaria. CARGO Constar o nome do cargo do responsável. CPF Constar o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoa Física, referente ao responsável pelo projeto. SECRETARIA GESTORA Indicar o nome da Secretaria responsável pela concessão dos recursos. SECRETÁRIO DO ÓRGÃO CONCEDENTE Indicar o nome do Secretário responsável pelo programa ou projeto na unidade concedente DECLARAÇÃO O concedente deverá informar, assinalando com “x”, se o objeto foi totalmente cumprido, parcialmente cumprido ou não cumprido.

Anexo IX - Acompanhamento

Relatório de Acompanhamento da Execução do Convênio - Anexo IX

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VIII - Anexos e formulários OBSERVAÇÕES Este campo deverá ser preenchido com informações consideradas pertinentes e necessárias nos casos em que o Condecente declarar que o objeto do convênio não foi cumprido ou que foi parcialmente cumprido. APROVAÇÃO PELO CONCEDENTE RESPONSÁVEL PELO PROJETO NA UNIDADE CONCEDENTE Carimbo e assinatura do responsável pelo projeto na unidade concedente. SECRETÁRIO RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA OU PROJETO NA UNIDADE CONCEDENTE Carimbo e assinatura do Secretário da Unidade Concedente. LOCAL E DATA Indicar o local e data em que tiver sido preenchido o relatório.

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AGUIAR, Ubiratan et al. Convênios e Tomadas de Contas Especiais. 2 ed. Belo Horizonte: Editora Fórum, 2005. ALVIM, Arruda; ALVIM, Eduardo Arruda; TAVOLARO, Luiz Antonio. Licitações e Contratos Administrativos – Uma visão atual à luz do Tribunal de Contas. Curitiba: Juruá, 2006. BITTENCOURT, Sidney. Manual de Convênios Administrativos. Rio de Janeiro: Temas e Idéias Editora: 2005. BULOS. Uadi Lammego. Constituição Federal anotada. 8 ed. São Paulo: Saraiva, 2008. DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 21 ed. São Paulo: Atlas, 2008. DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Parcerias na Administração Pública. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2008. FERNANDES, Jorge Ulisses Jacoby. Contratação Direta Sem Licitação. 7 ed. Belo Horizonte: Editora Fórum, 2007. GRECO FILHO, Vicente. Dos Crimes da Lei de Licitações. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2007. JUSTEN FILHO, Marçal. Curso de Direito Administrativo. 3 ed. São Paulo: Saraiva, 2008. MEDAUAR, Odete. Direito Administrativo Moderno. 12 ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2008. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 34 ed. São Paulo: Malheiros Editores, 2008. MOTA, Maria; MIRANDA, Jorge. Convênios da União. Brasília: Editora Brasília Jurídica, 2005. MUKAI, Toshio. Licitações e Contratos Administrativos. 8 ed. São Paulo: Saraiva, 2008. NASCIMENTO, Carlos Valder do; SILVA, Ives Gandra. Comentários a Lei de Responsabilidade Fiscal. 4 ed. São Paulo: Saraiva, 2008. RIGOLIN, Ivan Barbosa. Comentários às Leis das PPPs, dos Consórcios Públicos e das Organizações Sociais. São Paulo, Saraiva, 2008 .

IX - Referências bibliográﬁcas

Referências bibliográficas

RIZZARDO. Arnaldo. Contratos. 6 ed. Rio de Janeiro: Forense, 2006.

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PREFEITO

Emidio de Souza SECRETÁRIO DE FINANÇAS

Estanislau Dobbeck ELABORAÇÃO E COORDENAÇÃO

Assessoria de Controle Interno Gisele Karina Santana PARTICIPAÇÃO

Sílvia Pereira dos Santos Igor Jeﬀerson Lima Clemente Lucineide Aparecida de Lira site: www.ﬁnancas.osasco.sp.gov.br e-mail: convenios.sf@osasco.sp.gov.br (11) 3652.9506 (11) 3652.9256 DIAGRAMAÇÃO E PRODUÇÃO

Departamento de Comunicação Social da Prefeitura de Osasco DIRETORA

Emília Cordeiro CAPA, DIAGRAMAÇÃO E ILUSTRAÇÕES

Rice Araújo REVISÃO

Erika Charkani

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