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Universidad “Simón Rodríguez”
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TÉCNICAS Y ANÁLISIS DE EVALUACIÓN DE CARGOS
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EDITORIAL Los estudiantes de Recursos Humanos, Relaciones Industriales o como se conoce en la actualidad, Desarrollo Humano; deben poseer conocimientos sólidos y actuales en cuanto a la evaluación de cargos o puestos, para la respectiva selección del personal de la empresa. Es por ello que la finalidad de nuestra revista en consolidar los conocimientos de los futuros profesionales en pro de legarles las herramientas indispensables para el logro exitoso de sus objetivos. Desde la redacción de Tu Empleo...tu mejor opción te invitamos a seguir adelante y que hagas uso de nuestro producto para llevar a cabo tus actividades y obligaciones dentro del estrato profesional que te corresponderá afrontar.
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Contenido
¿En qué situaciones es recomendable el análisis de puesto?...entérate!!! .………………………...………… 3 Beneficios del análisis de puesto para los gerentes y colaboradores ..…..…………………………………….. 5 Reglas para el Análisis de Puestos …………………………………………………..…..……………….…...…. 7 Lo que todo analista de cargos debe saber .……………………………………………………...……………… 8
Espacio publicitario disponible Teléfono 04263451119
Etapas en el análisis de cargos ..……………………………………………………………..….………………... 9 Etapa de Ejecución …………………………………………………...………………………………………….. 10 Diviértete con nosotros …...….………………………………………………..………………………………… 11 Busca tu trabajo …………………………………………………………………………………………………. 12
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ponsabilidad que el ocupante del cargo tiene, además En esta fase se recolectan los datos relativos a los del trabajo normal y de sus atribuciones. 1.- Supervisión de personal. cargos que van a analizarse y se redacta el análisis: 2.- Material, herramientas o equipo. 1. Recolección de los datos sobre los cargos median3.- Dinero, títulos o documentos. te el (los) método (s) de análisis elegido (s). 4.- Contactos internos o externos. 2. Selección de los datos obtenidos. 5.- Información confidencial. 3. Redacción previsional del análisis, hecha por el * Condiciones de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el traanalista de cargos. Etapa de Ejecución
4. Presentación de la redacción previsional al super- bajo y sus alrededores. Evalúan el grado de adaptación del elemento humano al ambiente y al equipo. visor inmediato, para que la rectifique o ratifique. 5. Redacción definitiva del análisis de cargos. 6. Presentación de la redacción definitiva Estructura del análisis de cargos
1.- Ambiente de trabajo. 2.- Riesgos. Objetivos de la descripción y el análisis de cargos
¿En qué situaciones es recomendable el análisis de puesto?...entérate!!!
E
Ilsen Rodríguez valuación de cargos es un término gené- no tener tareas específicas, por lo que se presentan rico que abarca un número de técnicas conflictos y malentendidos laborales. por medio de las cuales se aplican crite-
Es por ello que la contratación y selección resul-
rios comunes de comparación de cargos tarán ineficaces cuando se asignan a los empleados
para conseguirse una estructura lógica, equitativa, jus- tareas para las cuales no poseen las condiciones para ta y aceptable de cargos. En otras palabras es “el pro- su ejercicio, notándose que la mano de obra no está ceso de analizar y de comparar el contenido de los car- adecuadamente capacitada. Debido a esto la productigos, para colocarlos en un orden de clases, que sirvan vidad general de la organización no resulta aceptable
La aplicación de los resultados del análisis de El análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de cargos es muy amplia. Los objetivos del análisis y la requisitos, que son puntos de referencia que permi- descripción de cargos en realidad son muchos:
de base a un sistema de remuneración. Sin embargo, es para la administración, además la corriente de trabajo
ten analizar de manera objetiva.
fine las relatividades entre los cargos sobre una base se obtendrá descripciones de puestos bien preparados
Las cuatro áreas de requisitos se refieren a: * Requisitos intelectuales: 1.- Instrucción básica. 2.- Experiencia básica anterior. 3.- Adaptabilidad al cargo. 4.- Iniciativa necesaria. 5.- Aptitudes necesarias. * Requisitos Físicos: 1.- Esfuerzo físico necesario. 2.- Capacidad visual. 3.- Destreza o habilidad. 4.- Complexión física necesaria. * Responsabilidades Implícitas: se refiere a la res-
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- Base para reclutamiento de personal. - Base para la selección de personal. - Base para la capacitación. - Base para la administración de salarios. - Facilita la evaluación de desempeño y verifica el mérito funcional. - Sirve de guía del supervisor y del empleado para el desempeño de sus funciones. - Suministra datos relacionados con higiene y seguridad industrial
Para preparar el análisis de puesto debe seguirse las siguientes reglas: * Lenguaje claro, simple, objetivo y conciso * Los enunciados deben ser breves * Los párrafos deben iniciarse con verbos activos * Combinación de párrafos * Se debe escribir en tercera persona * Se escriben en sentido positivo * Debe evitarse la duplicidad de enunciados * Detalle de las tareas regulares * Rasgos característicos de buen ciudadano * Porcentaje de tiempo en las tareas
simplemente una técnica proyectada para asesorar el no es uniforme y llegando a presentar retrasos y es indesarrollo de una nueva estructura de salarios que de- completa. Si se realiza un adecuado análisis de puesto consistente y sistemática”.
y realizados lo que ayuda a la administración a satisfa-
En la administración de una empresa se presentan cer sus necesidades en aspectos críticos de política de situaciones que la llevan a pensar en la necesidad de personal, corno remuneraciones, contratación y selecllevar a cabo un análisis de puesto, como son la funda- ción, diseño organizacional, evaluación del desempeño ción de una organización, la creación de nuevos pues- y la planificación de la mano de obra. tos, la modificación de los puestos como resultado de la aparición de nuevas tecnologías o procedimientos y también por la actualización del sistema de compensación de sueldos y salarios. Además, la empresa debe tomar en cuenta la implementación de un proceso de análisis de puesto cuando los empleados se quejan al
Para llevar a cabo el análisis de puesto, la empresa debe reunir ciertos datos con los que la empresa puede enriquecerse, como son las actividades y procesos del trabajo, el registro de dichas actividades, los procedimientos utilizados, la responsabilidad personal, las actividades orientadas al trabajador. Continúa en la página 4
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...viene de la página 3
ción, y cerciorarse de que los proyectos de descrip-
También es importante tomar muy en cuenta el ciones lleguen a ser textos definitivos. Por esto, comportamiento humano, como acciones físicas y la quien sea nombrado administrador del programa decomunicación en el trabajo. Las máquinas, herra- be estar familiarizado con la compañía, sus unidades mientas, equipo y ayudas que se emplean en las acti- de trabajo y divisiones funcionales. Debe ser respevidades laborales. Conocimientos con los que se de- tado por todos, desde los administradores superiores be tratar o aplicar, las habilidades requeridas, el des- a los supervisores de línea. El administrador del pro-
Etapas en el análisis de cargos
U
Milagros Parra
n programa de análisis de cargos in- comparación. cluye normalmente las siguientes eta- b.- Criterio de variedad o diversidad: los factores de pas:
especificaciones deben variar según el cargo, es decir,
Etapa de Planeación
no pueden ser constantes o uniformes.
Fase en la que se planea cuidadosamente todo el 6. Dimensionamiento de los factores de especificacio-
empeño en el trabajo, análisis de error, y el cumpli- grama y los supervisores de línea deben tener una miento de una serie de normas como la medición del meta común y confianza mutua. Debido a esto, algu-
trabajo del análisis de cargos. La planeación del análi- nes que determina su límite de variación dentro del
trabajo, es decir, el tiempo necesario para una tarea. nas empresas se valen de la contratación de un conEs importante también tomar en cuenta el contexto sultor externo para presentar un nuevo programa de
cuales pueden suprimirse dependiendo de la situación tud de variación corresponde a la distancia comprendi-
del puesto, es decir, el programa de trabajo e incenti- descripción de puestos. Algunas compañías contratan al consultor para vos, así como las condiciones físicas del trabajo, los
empresa. Los pasos de la planeación son:
puede alcanzar con relación a un conjunto de cargos.
1. Determinar los cargos que van a describirse.
En lo fundamental, los factores de especificaciones
requerimientos personales para el puesto, identidad que actúe como asesor del administrador. Puede fijar del puesto dentro de la estructura de la organización, rumbos, compartir sus experiencias, sugerir métodos
2. Elaboración del organigrama y posición de los car- constituyen un conjunto de medidores que sirven para gos en el mismo.
analizar un cargo.
beneficios para los gerentes de departamento, mejora o proporcionar aquellos servicios críticos de que cael conocimiento sobre el flujo de trabajo de la uni- rece la compañía. Para la obtención de información
3. Elaboración del cronograma de trabajo.
7. Gradación de los factores de especificaciones, que
dad, permitiendo realizar una mejor selección del para el análisis de puesto respectivo se debe cumplir con los siguientes pasos: personal.
de acuerdo a la naturaleza y características de los car- creta. Un factor de especificaciones se gradúa para
El administrador del programa instituye procedi- * Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la admientos, confecciona modelos, dirige la reunión de ministración superior sea visible.
las mayores ventajas o menores desventajas.
datos, verifica la marcha y se asegura del cumpli- * Identificar los puestos que es necesario analizar. miento del calendario de ejecución. Puede ser el ge- * Escoger el método que se utilizará para la obten-
utilizarán en el análisis, sobre la base de 2 criterios:
rente de recursos humanos o algún otro. Entre sus ción de los datos. funciones más importantes están la de eliminar su- * Reunir y organizar la información obtenida.
caciones deben estar presentes en la totalidad de los analistas de cargos que conformarán el equipo de tra-
perposiciones en las descripciones, asegurándose de * Revisar la información con los participantes. que éstas estén redactadas en un estilo uniforme, di- * Desarrollar una descripción y especificación de
ellos, para que puedan cotejarse las características 2. Preparación del material de trabajo.
rigir los métodos de revisión, corrección y aproba- puesto.
el factor desaparece y deje de ser adecuado para la 4. Recolección previa de datos.
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sis de cargos requiere algunos pasos, muchos de los conjunto de cargos que se pretende analizar. La amplien que se encuentre la definición de los cargos de la da entre el límite inferior y el superior que un factor
4. Elección del método o métodos que van a aplicarse, consiste en transformarlos de variable continúa a disgos. La elección recaerá en los métodos que presenten facilitar y simplificar su aplicación. 5. Selección de factores de especificaciones que se
Etapa de Preparación En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo:
a.- Criterio de generalidad: los factores de especifi- 1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los cargos que van a analizarse o, al menos, en el 75% de bajo. ideales de los ocupantes; por debajo de ese porcentaje, 3. Disposición del ambiente.
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Lo que todo analistas de cargos debe saber... Yugeidy Carrasquero
Descripción de funciones Por lo común primero se obtiene información sobre las actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indica también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad.
Perfil del ocupante También es posible reunir información sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye información referente a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminar largas distancias y otros. En lo que atañe a responsabilidad, se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso, su-
Beneficios del Análisis de Puesto para los gerentes y colaboradores
E P
Alicia Evíes l análisis de puesto genera una serie de beneficios para los gerentes como mejorar sus conocimientos sobre el flujo de trabajo de la unidad que dirige, les permite realizar una mejor selección de personal, además le facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos. Mientras que a los empleados o colaboradores les permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto
ofertado, pudiendo ser utilizado como guía de autodesarrollo.
Fuentes de información para el análisis de puesto ara llevar a cabo el proceso de obtención y a través de líneas conectoras, quién reporta a quién, de información para el análisis de puesto y quién está a cargo de qué departamento. Para el anáse debe asegurar que el apoyo de la admi- lisis de puesto se deberá escoger un método, que puenistración superior sea visible. Identificar de ser la entrevista, la observación de puesto, el cues-
los puestos que sea necesario analizar, el método a tionario de puesto, bitácora del empleado o una com-
pervisión y mantenimiento de las máquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el cargo o sus
aplicar para la obtención de datos. Reunir y organizar binación entre estas.
dependientes directos.
la información obtenida, revisarla y llevar a cabo una
Contexto del puesto Este comprende la información referente a cuestiones como condiciones físicas y horario de trabajo y el contexto social y organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberá interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí información sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.
descripción y especificación del puesto. El anuncio * Entrevistas individuales con cada empleado
* Entrevistas colectivas con grupos de empleados que des-
oficial debe contener elementos como la razón funda- empeñen en el mismo trabajo mental para realizar el análisis, la persona o grupo que se encargará de su preparación y ejecución, las unidades de la organización que abarcará el programa, además del calendario para la puesta en marcha del
Requerimientos del puesto
mismo. Para identificar los puestos que se van a analizar se debe utilizar un organigrama o el análisis del
Es usual reunir información con respecto a los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren.
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Son tres los tipos de entrevista:
puesto anterior. El organigrama no es más que la gráfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el título de la posición
* Entrevistas con uno o más supervisores que tengan conocimiento a fondo del puesto que se está analizando.
La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas realiza un trabajo similar o idéntico, obteniéndose rápidamente y a bajo costo datos sobre el puesto. En cualquiera de estas entrevistas es importante que el entrevistado no malinterprete estas como evaluaciones de eficiencia. Continúa en la página 6
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...viene de la página 5
...viene de la página 6
Ventajas
Desventajas
* Logra la participación libre y directa de los empleados * Proporciona al analista una mejor comprensión del puesto * Permite el examen y aclaración de sectores vagos o complejos de trabajo
* Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incómodos
permite llevar un registro de diversas acciones o actividades del trabajador, durante un tiempo determinado.
* Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de lado aspectos generales del puesto
* El analista ahorra tiempo
* El supervisor puede enfatizar en lo que él desea que el empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace
Por su parte, en la observación de puestos el analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el puesto que se examina mientras desempeñan sus tareas. Ventajas
Desventajas
* Hay una familiarización directa con el trabajo * Se observan condiciones importantes de trabajo que a menudo constituyen los aspectos distintivos de ciertos puestos * El analista puede observar varios puestos al mismo tiempo sin interferir en la corriente de trabajo
* Algunos empleados pueden sentirse incómodos si se ven observados * Las dimensiones intangibles del trabajo, como sus elementos creadores o requisitos mentales no se observan con facilidad * La observación adecuada de un puesto puede tomar mucho tiempo
El cuestionario es el método más empleado. Se distribuyen los empleados, estos lo completan y lo devuelven al analista. Es muy eficaz para obtener información en el análisis del puesto, ya que el empleado responde cuestionarios en los que describen los deberes y responsabilidades relacionados con su empleo. Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir. Este puede ser abierto y sólo pedirá el empleado que describa las actividades principales o con listas de verificación muy estructuradas. En la práctica, suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario típico de análisis de puestos puede tener preguntas abiertas así como estructuradas. Ventajas
Desventajas
* Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de los hechos
* Eliminan el contacto y el intercambio directo de la información con los empleados.
* Una forma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados
* Las respuestas escritas pueden dejar de lado algunas cuestiones esenciales.
* Es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados
* Pueden surgir problemas de interpretación para quien los completa como para el analista que tiene que correlacionar las respuestas * El desarrollo y revisión del cuestionario puede ser un proceso costoso y tardado.
...continúa en la página 7
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El último método impone a cada empleado llevar una bitácora, que no es otra cosa que un cuaderno que
Ventajas * Los empleados pueden incluir en la bitácora toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin tener que interpretar preguntas ambiguas * El método elimina la renuencia que tienen algunos empleados a participar en entrevistas
Desventajas * El analista no puede observar los factores que afectan el desempeño del puesto * Los empleados tal vez sospechen que las bitácoras se emplearán para hacer análisis de tiempos que permitan a la administración fijar normas de producción * El método se limita a puestos rutinarios y repetitivos
Para llevar a cabo la escogencia del método a utilizar, que además puede ser una combinación, es decir, utilizando dos o más métodos al obtener la información. Este método es utilizado cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los métodos anteriores, el comité debe tomar la decisión de combinarlos para hacer práctico el análisis de puestos.
Reglas para el análisis de puestos
E
n términos generales los datos que reúne 3. Descripción analítica de las funciones
el análisis de cargos se concentra en el 4. Requerimientos del puesto cuestionario que se diseñe. 5. Escolaridad formal necesaria Los datos que debe obtener son: 6. Conocimientos y habilidades especiales 1) Identificación y actualización 7. Experiencia 2) Deberes y responsabilidades 8. Responsabilidad 3) Aptitudes humanas y condiciones de trabajo 9. Esfuerzo, medio ambiente y riesgos 4) Niveles de desempeño 10. Perfil del ocupante y descripción sintética En forma más ampliada, se pueden observar otros 11. Referencias (antecedentes de los sujetos que interdatos como: vienen en la contestación, entrevista, revisión y análi1. Generalidad del puesto sis del cuestionario, así como las fechas, lugares y telé2. Descripción genérica de las funciones del puesto fonos.
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