imagin Magazyn Empathy - Internet Software House
WYDANIE SPECJALNE
www.empathy.pl
numer 6, lipiec 2012 egzemplarz bezpłatny
PORADNIK:
DOTACJE UNIJNE PO IG 8.2 WSPIERANIE WDRAŻANIA ELEKTRONICZNEGO BIZNESU TYPU B2B Z numeru dowiesz się m.in.: jak i kiedy starać się o dotację z programu 8.2? Kryteria programu PO IG 8.2. Czym są platformy B2B? Najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące PO IG 8.2. Wybrane projekty zrealizowane w ramach programu POIG 8.2
imagin
SPIS TREŚCI: ŚWIAT B2B BEZ GRANIC
INTERNETBETA 2012
INTERNETOWE PLATFORMY B2B
WDROŻENIE PLATFORMY B2B: OD CZEGO ZACZĄĆ?
DOTACJE WEDŁUG PARP
8.2 SEKUNDY DO MILIONA
JEŚLI NIE DOTACJE UNIJNE TO... POSTAW NA LEASING
04 05 06 07 08 09 15 17 21 24 26 28 30
EVENTCOOKIE POLECA EMPATHY WDRAŻA PROJEKTY ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH
JESIENNA RAMÓWKA AKADEMII EMPATHY TECHNOLOGIA, KTÓRA INSPIRUJE
KROK PO KROKU: WDROŻENIA INFORMATYCZNE W RAMACH PO IG 8.2
PO IG 8.2: PYTANIA I ODPOWIEDZI
OCZAMI BENEFICJENTA: MOTORICUS S.A.
INTEGRACJE W PRAKTYCE
ZAMÓW BEZPŁATNĄ PRENUMERATĘ DWUMIESIĘCZNIKA IMAGINE Wystarczy wysłać wiadomość e-mail na adres redakcja@empathy.pl
imagin
Magazyn Empathy - Internet Software House
Redakcja: Michał Kraus, Joanna Bucior, Mateusz Karbowski, Tomasz Wesołowski, Sebastian Błaszkiewicz Nakład: 2 000 egzemplarzy. Druk: Drukarnia Know-How. Skład/łamanie: Empathy - Internet Software House. Zdjęcie na okładce: iStock.com Dystrybucja: Konsultacje Akademii Empathy, bezpłatna prenumerata Kontakt i bezpłatna prenumerata: redakcja@empathy.pl
Empathy - Internet Software House Siedziba firmy: ul. Orlich Gniazd 39 31-335 Kraków tel./fax + 48 12 263 70 10
Oddział w Warszawie: Tarasy Business Center ul. Złota 59 (Lumen) tel. + 48 22 499 51 30
www.empathy.pl Informacje ogólne: info@empathy.pl Marketing: marketing@empathy.pl
3|
WSTĘPNIAK |
ŚWIAT B2B BEZ GRANIC - Ja to proszę pana, mam bardzo dobre połączenie. Wstaję rano za piętnaście trzecia. Latem to już widno. Za piętnaście trzecia jestem ogolony, bo golę się wieczorem. Śniadanie jadam na kolację. Tylko wstaję i wychodzę. - No ubierasz się pan. - W płaszcz jak pada. Opłaca mi się rozbierać po śniadaniu? Nieprzypadkowo wstępniak zacząłem od cytatu z kultowej polskiej komedii „Co mi zrobisz jak mnie złapiesz”. Jak widać z optymalizacją procesów mamy do czynienia także w życiu codziennym. Dla bohatera filmu korzyścią z optymalizacji jest możliwość późniejszego wstawania do pracy (za piętnaście trzecia!) ponieważ ogolił się, zjadł śniadanie i ubrał już wieczorem.
(wymierny i policzalny) charakter. Najczęściej jest to wymiar finansowy (spadek kosztów bądź wzrost przychodów), możliwość oszczędności zasobów ludzkich, a także wzrost satysfakcji ze współpracy Klientów, Partnerów i Dostawców. Ten numer w całości poświęcamy niezwykle istotnemu aspektowi optymalizacji procesów. Mianowicie można to wszystko uzyskać inwestując w platformę B2B. Dobra wiadomość jest taka, że wystarczy zainwestować tylko część wymaganych środków, pozostała kwota może bowiem zostać dofinansowana przez PARP w ramach projektu operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Postaramy się Państwu przybliżyć możliwości, wymagania, a także korzyści jakie są związane z PO IG 8.2. Sebastian Błaszkiewicz Dyrektor Handlowy Empathy - Internet Software House
Dla przedsiębiorców korzyści z optymalizacji procesów biznesowych w firmie może być bardzo wiele i mogą one mieć bardzo konkretny
EVENTCOOKIE.PL
Najbardziej aktualna lista konferencji i wydarzeń branżowych
Akademia Empathy: Bezpłatne konsultacje B2B: PO IG 8.2
E-COMMERCE W PRAKTYCE Roadshow 17-21.09: Kraków, Wrocław, Poznań, Warszawa
Kraków, Wrocław, Łódź, Warszawa 23-26.07 Kraków, Warszawa: 22-23.08
III Targi eHandlu 24.10: Wrocław InternetBeta 2012
PHPCon 2012 28-30.09 Mąchocice k/Kielc
26-28.09: Rzeszów
więcej na: www.eventcookie.pl 4|
EMPATHY WDRAŻA PROJEKTY ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH
imagin | Z ŻYCIA EMPATHY
Wybrane projekty zrealizowane w Empathy - Internet Software House i finansowane ze środków unijnych
Pierwszym projektem realizowanym przez specjalistów Empathy w ramach dofinansowań ze środków unijnych działania 8.2 była zaprojektowana i wdrożona platforma B2B zintegrowana z systemem ERP Comarch Altum dla firmy Kontri.pl. Efektem prac naszych specjalistów jest elektroniczna platforma współpracy B2B umożliwiająca automatyzację wymiany informacji między Kontri Sp. z o.o. a partnerami. Dotyczy to zarówno sklepów i hurtowni będących odbiorcami produktów dystrybutora, jak i jego dostawców. Rozwiązanie to usprawniło obsługę dużych treści marketingowych, logistycznych, a także zwiększyło wydajność systemu. Dzięki platformie B2B zmiany odczuwają także klienci produktów Kontri.pl, którzy posiadają teraz internetowy, stały dostęp do aktualizowanej na bieżąco oferty dystrybutora wraz z informacjami o dostępności produktów, statusach zamówień oraz rozliczeń dotychczasowych transakcji. W wyniku projektu Kontri Sp. z o.o. podniosła swoją konkurencyjność na rynku krajowym oraz międzynarodowym.
To jedna z aktualnie trwających realizacji w katalogu prac Empathy. Wdrożenie platformy B2B dla firmy Motoricus.com, wchodzącej w skład Grupy Kapitałowej Motoricus S.A., odbywa się przy wparciu finansowym PARP w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 8 Społeczeństwo Informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki. Tworzona aplikacja ma zrewolucjonizować działanie firmy poprzez automatyzację procesów biznesowych pomiędzy Motoricus.com, a jego partnerami biznesowymi. Mowa tu o dostawcach opon, felg, części i akcesoriów samochodowych. Co ważne, odtąd cały proces zamówienia od jego złożenia, poprzez realizację i rozliczenie płatności będzie odbywał się w jednym miejscu – na platformie B2B. Korzyści z tej technologii odczują bezpośrednio także klienci Motoricus.com, którym znacznie poprawi się komfort i bezpieczeństwo zakupów. O skali tworzonego systemu informatycznego świadczą już same liczby. Jego realizacja zakłada budżet 1.393.450 zł., w tym 666.169,97 zł pochodzi ze środków unijnych.
Empathy ma na swoim koncie także wdrożenie projektu dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 8.1. Innowacyjny serwis działający na styku wsparcia sprzedaży, marketingu, promocji i reklamy Dontpay powstał na zlecenie spółki Netpistols. Portal wykorzystuje założenia dwóch modeli – pay by shopping oraz cross selling. Nowatorskie podejście pomysłodawców serwisu pozwoliło na stworzenie rozwią-
zania, które integruje platformę płatności, sprzedaży, marketingu, promocji i sieci reklamy w internecie. Jak to działa? Dzięki Dontpay, kupując jeden produkt, drugi – dowolnie wybrany – Klient dostaje w prezencie. Jeden z partnerów płaci za produkt lub usługę innego partnera, którą kupujący otrzymuje za darmo. Źródłem przychodu dla platformy jest niewielka prowizja pobierana od partnerów po każdej udanej transakcji. Korzyści z platformy odnoszą zatem zarówno Partnerzy serwisu jak i Klienci.
więcej na: www.empathy.pl 5|
Z ŻYCIA EMPATHY |
INTERNETBETA 2012
Empathy - Internet Software House Partnerem Organizacyjnym najciekawszej konferencji w branży interaktywnej Od pięciu lat, każdej jesieni Rzeszów staje się na trzy dni polską stolicą internetu. Tak będzie i tym razem. W dniach od 26 do 28 września wszyscy, którzy liczą się w tej branży, przybędą na konferencję InternetBeta. Miło nam poinformować, że Empathy Internet Software House jest partnerem organizacyjnym tegorocznej edycji. To wydarzenie, które zbiera w jednym miejscu przedstawicieli różnych dziedzin i branż związanych z internetem i nowymi technologiami. Wśród gwiazd, swój udział zapowiedziały takie nazwiska jak Andrew Keen – autor bestselleru „Kult amatora” czy poeta Jarosław Lipszyc. Nasza firma jest też odpowiedzialna za przygotowanie i tematykę bloku e-commerce, na którym pojawią się m.in. specjaliści firmy Contium S.A., SklepPresto, Motoricus.com i inni. Serdecznie zapraszamy!
fot. Blue Cherry Studio
www.internetbeta.pl
JESIENNA RAMÓWKA AKADEMII EMPATHY Ta marka na trwałe wpisała się w krajobraz edukacji i konferencji. Nic dziwnego. Wiedza ekspertów rozdawana hojnie i bezpłatnie, skutecznie przekonuje do przyjścia na spotkania Akademii Empathy niezależnie od tematyki czy miejsca. Nowy sezon wydarzeń właśnie się rozpoczyna! Minione półrocze było wyjątkowo pracowite dla Akademii Empathy, szkoleniowego projektu Empathy – Internet Software House. Pierwszy sezon spotkań technologicznych TechCamp, konferencja dla lokalnych przedsiębiorców „Krakowski e-biznes” i wreszcie cykl seminariów roadshow „E-commerce w praktyce 2012” zapisały się dużymi literami w kalendarzu branżowych eventów minionych 6 miesięcy. Wystarczy wspomnieć, że w czasie ostatniego z wymienionych wydarzeń, od 14 do 22 maja, w siedmiu miastach, które odwiedziła Akademia Empathy, w bezpłatnych seminariach uczestniczyło aż 535 osób.
platform B2B z PO IG 8.2. Pod koniec lipca i sierpnia nasi szkoleniowcy odwiedzą cztery miasta w tym Kraków, Wrocław, Łódź oraz Warszawę, by spotkać się indywidualnie z każdym, kto jest zainteresowany składaniem wniosku o unijne fundusze na wdrożenia IT. Po krótkim odpoczynku, 17 września ruszy kolejna odsłona roadshow „E-commerce w praktyce” z gwarancją zaspokojenia głodu praktycznej wiedzy o internetowym rynku. Dowód? Program warsztatów został stworzony w oparciu o ankiety uczestników poprzedniej edycji. Wszystkie firmy z branży e-commerce, które są zainteresowane współpracą tej edycji eventu zapraszamy do kontaktu z koordynatorem Akademii Empathy.
Nowe półrocze, nowe cele Edukacyjną podróż z Akademią Empathy w nowym sezonie zainaugurują bezpłatne konsultacje dla przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw, dotyczące finansowania wdrożeń
6|
Wszystkie aktualne informacje na temat Akademii Empathy i realizowanych przez nią projektów można znaleźć na stronie www.empathy.pl oraz www.akademiaempathy.pl
TECHNOLOGIA, KTÓRA INSPIRUJE
imagin | Z ŻYCIA AKADEMII EMPATHY
Pierwszy sezon technologicznych emocji jakie zafundował uczestnikom TechCamp już za nami. Na cztery odcinki wydarzenia zarejestrowało się w sumie ponad tysiąc osób. To fenomen, jeśli chodzi o barcampy w Polsce Kiedy startował pierwszy sezon TechCampu, spotkań technologicznych ekspertów z pasjonatami nowych technologii, założenia organizatora – Akademii Empathy były ambitne. Ciekawe tematy, znane nazwiska wśród prelegentów, a do tego znaczący w branży partnerzy na czele z firmą Microsoft. Wszystko to miało zmobilizować do networkingu miejscową społeczność programistów i miłośników internetu. Rzeczywistość znacznie wyprzedziła marzenia. Tłumy na każdym z TechCampów, ilość pytań po wykładach i dyskusje w kuluarach pokazały, że luźna forma wymiany wiedzy w scenerii pubu, sprawdza się nie tylko w silikonowej dolinie, ale i na naszym rodzinnym podwórku.
Z głową w chmurach Pierwszy odcinek miał miejsce przy okazji ważnego dla Empathy wydarzenia – 11 urodzin firmy. W świątecznej atmosferze eksperci zajęli się tematem cloud computingu, rozganiając skutecznie wszelkie czarne chmury wątpliwości w kwestii wirtualizacji danych. W styczniowym anturażu dyskusje oscylowały natomiast wokół
interfejsów graficznych. Analizowana była m.in. ewolucja taskbarów, Metro design czy interfejs konwersacyjny. Jeszcze przed utopieniem marzanny Akademia Empathy zaserwowała pasjonatom IT gorące mobile-emocje. 14 marca eksperci prześwietlili temat Windows Phone, HTML5, zarobków w branży mobilnej i białoczerwonych aplikacji stworzonych z dedykacją na smartfony. Finał pierwszej edycji, który odbył się 31 maja zgromadził z kolei wszystkich zainteresowanych kodami, skryptami i językami programowania. Królował duch software development, networkingu, kreatywności i rywalizacji – do wygrania były bowiem dwa Xboxy.
Nowy sezon rusza na jesień! Fani technologicznych wrażeń już teraz powinni zarezerwować czas na drugi sezon krakowskiego wydarzenia TechCamp. Od października czeka ich sporo zmian. Nowa formuła, jeszcze ciekawsze tematy, więcej warsztatów i praktycznych rad specjalistów najwyższej klasy. Wszystko niezmiennie w przyjaznej, lekkostrawnej formie. Krawaty zostawiamy w domu!
Dziękujemy wszystkim Partnerom, Prelegentom i uczestnikom pierwszego sezonu TechCamp!
CO TO JEST TECHCAMP?
To organizowane przez Akademię Empathy nieformalne spotkanie ludzi z branży IT, mające na celu integrację środowiska i wspieranie rozwoju. Każde kolejne wydarzenie cyklu ma inny temat główny, skupiający się na nowych technologiach. Wybrana problematyka poruszana jest w kilku prelekcjach, a następnie poddana dyskusji wszystkich uczestników podczas panelu dyskusyjnego. Uwieńczeniem każdego odcinka jest networking do późnych godzin wieczornych.
7|
INTERNETOWE PLATFORMY B2B |
INTERNETOWE PLATFORMY B2B Na początku XXI wieku eksperci jednogłośnie stwierdzili, że Internet oferuje nowe możliwości dla rozwoju biznesu – możliwość pozyskiwania nowych rynków zbytu oraz lepszych i tańszych dostawców. Internetowe platformy B2B odgrywają kluczową rolę w realizacji tej wizji. Po pierwszym boomie na tego typu rozwiązania, nadszedł czas na dojrzałe, zintegrowane systemy zakupowe B2B Czym są platformy B2B? Platformami B2B określane są systemy informatyczne, które znajdują zastosowanie przy współprac y podmiotów g ospodarczych. W przypadku, gdy mówimy o platformach zakupowych zawężamy tę definicję do relacji zachodzącymi między firmami w zakresie handlowym. Ważne jest by pamiętać, że systemy B2B, w odróżnieniu od B2C (lub też typowego ecommerce) są z reguły dostępne dla firm, które wcześniej zawarły między sobą umowy handlowe (lub dotyczące wykorzystania takiego systemu). To powoduje, że do takich platform nie mają dostępu anonimowi użytkownicy Internetu. Obecnie zastosowanie takich platform jest praktycznie nieograniczone, a możliwości stosunkowo łatwego i optymalnego kosztowo stworzenia dedykowanych systemów sprawiają, że stają się one integralną częścią wielu rynków.
Istnieje wiele korzyści z użytkowania platform B2B. Warto pamiętać o podstawowych korzyściach platform B2B – osiągalnych zarówno dla małych i średnich firm, jak i dużych przedsiębiorców. Są to m.in. przyspieszenie i umożliwienie lepszej komunikacji z partnerami biznesowymi, ich profilowania, automatyzacja procesów zamawiania, fakturowania, czy też kontrola standardów wymiany handlowej. Zaletą jest również możliwość integracji z systemami zewnętrznymi, ale pamiętać należy również, że coraz częściej automatyzacja poprzez platformę B2B staje się wymogiem przy współpracy z dużymi firmami i korporacjami. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że dla Unii Europejskiej platformy B2B są istotnym elementem innowacji, przez co dla małych i średnich firm wdrożenia są dofinansowane z programu PO IG 8.2.
Rodzaje platform B2B Pierwszą grupą platform są platformy transakcyjne. W ich skład wchodzą platformy sprzedażowe, zakupowe, aukcyjne i przetargowe.
8|
źPlatformy sprzedażowe pozwalają aby uprawnieni kontrahenci, za pośrednictwem przeglądarki internetowej mogli zapoznać się z aktualną ofertą towarów, składać zamówienia online, sprawdzać dostępność towaru, przeglądać historię płatności. źNiejako jej przeciwieństwem jest platforma zakupowa. Wdraża ją dział zakupów, aby usprawnić proces znajdowania odpowiedniego dostawcy i wybrania najkorzystniejszej dla siebie oferty. Proces zakupu może odbywać się m.in. poprzez ogłoszenie przetargu, aukcje, bądź zapytanie o informacje (RFI). źPlatforma aukcyjna to narzędzie dla firm zamawiających komponenty, półprodukty i zlecających prace podwykonawcom. Jej mechanizm polega na prowadzeniu negocjacji z kilkoma oferentami jednocześnie przez okres ustalony przez organizatora z góry. Prowadzenie aukcji w internecie zwalnia od ograniczenia, jakim jest fizyczna obecność w określonym miejscu. źKolejnym typem jest platforma przetargowa, która ma na celu przeniesienie systemu realizacji przetargu do internetu, podlegając przy tym prawu zamówień publicznych.
Drugą grupą platform są aplikacje dedykowane pod wewnętrzne procesy biznesowe. Trudno tutaj o wyraźny podział, ponieważ tego typu platformy są odpowiedzią na konkretne zapotrzebowanie firmy. Przykładem takiego rozwiązania może być system obsługi reklamacji, który znacznie przyspiesza obsługę gwarancyjną. Informacje o danej reklamacji przekazywane są automatycznie pomiędzy klientem, przedsiębiorstwem i działem reklamacji bądź działem serwisowym. Do tej grupy zaliczają się również wszelkie systemy wspierające komunikację pomiędzy przedsiębiorstwami, wymianę dokumentów, automatyzację pewnych czynności charakterystycznych dla danej branży.
KROK PO KROKU: WDROŻENIA INFORMATYCZNE W RAMACH PO IG 8.2
imagin | KROK PO KROKU PO IG 8.2
Możliwość finansowania wdrożeń informatycznych w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka: „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B” istnieje już od kilku lat. Wciąż jednak wielu przedsiębiorców nie potrafi w praktyce ocenić, czy planowane przez nich wdrożenie wpisuje się w cele tego programu i w jakiej sytuacji mogliby z niego skorzystać. Warto to zmienić! Okazuje się bowiem, że wykazanie charakteru współpracy Business to Business jest możliwe w przypadku większości przedsiębiorców, a tym samym spełnienie kryteriów konkursu nie jest aż tak bardzo trudne, pod warunkiem przygotowania na etapie tworzenia biznesplanu właściwej analizy procesów.
Dotacje pod lupą Co możemy zyskać dzięki uczestnictwie w Działaniu 8.2? Załóżmy, że naszym celem jest pozyskanie finansowania planowanego w firmie wdrożenia systemu informatycznego. I tu dobra wiadomość: dofinansowanie może pokryć większość planowanych wydatków netto. W przypadku małych przedsiębiorstw (zatrudniających na podstawie umowy o pracę nie więcej niż 50 osób), zlokalizowanych w województwie małopolskim, koszty licencji oprogramowania oraz sprzętu zostaną sfinansowane aż w 70%. Nieco niższe stawki procentowe pojawią się w przypadku województw położonych w zachodniej części kraju, a także w odniesieniu do prac analitycznych (analiza przedwdrożeniowa, projekt techniczny, standardy kodowania) oraz usług wdrożeniowych: dofinansowanie wyniesie wtedy 50-60%. Maksymalna wielkość dotacji wynosi 2 miliony złotych. Rzadko który przedsiębiorca decyduje się jednak na realizację tak dużego wdrożenia. Analiza wartości projektów, które w ostatnim czasie uzyskały dofinansowanie pokazuje, że często spotykany budżet projektu wynosi ok. 500 tys. zł. netto, co przy przyjęciu średniej stawki dofinansowania 63% oznacza dotację na poziomie 315 tys. zł. Doświadczenie uczy, że projekty poniżej wielkości 120 tys. zł. znajdują się poniżej progu opłacalności ze względu na nakład pracy niezbędnej do obsługi procesu aplikacyjnego w ramach PO IG, dlatego nie są zalecane.
9|
KROK PO KROKU PO IG 8.2 |
Środków nie brakuje Dofinansowania pochodzące ze środków unijnych (w tym przypadku z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) charakteryzują się zwykle tym, że w każdym z konkursów pojawia się wielokrotnie więcej złożonych projektów, niż może być sfinansowane z alokacji. W przypadku „Wspierania wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B” mamy jednak odwrotną sytuację: w związku z dużą pulą środków przeznaczoną w roku 2012 na realizację konkursów, zdecydowana większość projektów spełniających kryteria powinna otrzymać dofinansowanie. Dość powiedzieć, że w konkursie zrealizowanym w lutym 2012 przewidziano do rozdysponowania kwotę ponad 390 mln zł., zaś na wybrane do realizacji 147 projektów udało się rozdysponować jedynie 60 mln 850 tys. zł. Planowany na październik - listopad trzeci w tym roku konkurs w ramach Działania 8.2 posiada również zaplanowany budżet w wysokości 390 mln zł. Oznacza to, że szanse uzyskania dofinansowania są znacznie większe, niż w przypadku jakiegokolwiek innego działania realizowanego w ramach programu Innowacyjna Gospodarka.
Kryteria wymagań Podstawowym kryterium dostępu, obowiązującym przedsiębiorców starających się o dotację, jest przynależność do sektora MSP, czyli małych i średnich przedsiębiorstw. Oznacza to w praktyce, że przedsiębiorca nie może zatrudniać więcej niż 250 osób na pełnych etatach, drugim wymogiem jest roczny obrót nie przekraczający 50 mln EUR, bądź całkowity bilans roczny nie przekraczający 43 mln EUR. Wymogi te powinny być spełnione w ostatnim zamkniętym roku obrotowym, nie wystarczy zatem posiadanie statusu MSP w momencie składania wniosku o dofinansowanie. Dodatkowe badanie musi zostać
10 |
przeprowadzone w przypadku, gdy przedsiębiorca posiada złożoną strukturę własności. Jeżeli z wnioskodawcą są powiązane inne firmy (na zasadzie udziałów kapitałowych), zatrudnienie oraz obroty tych firm musimy uwzględnić w odpowiednim udziale przy określaniu wielkości kandydata do dotacji. Jeżeli wiemy już, że należymy do sektora MSP, musimy zastanowić się nad charakterem planowanego przez nas wdrożenia informatycznego. Aby spełnić kryteria konkursu powinniśmy wykazać, iż nasz projekt realizuje procesy biznesowe z zakresu Business to Business. Oznacza to w praktyce, iż nasze przedsiębiorstwo do realizacji swoich celów (produkcja, handel lub usługi) prowadzi stałą współpracę z minimum dwoma innymi firmami, i informatyzacja tej właśnie współpracy stanowić będzie treść projektu. Współpraca z partnerami może być prowadzona na wiele różnych sposobów: mogą być to zarówno kluczowi dostawcy, stali odbiorcy, jak i kooperanci lub podwykonawcy uczestniczący w realizacji naszych zleceń. Kluczowy jest jednak stały charakter współpracy i uzasadnienie włączenia ich w proces informatyzacji. Trzeba pamiętać, że przewidziana w ramach projektu współpraca z partnerami musi dotyczyć podmiotów wskazanych z nazwy, a do biznesplanu powinniśmy dołączyć kopie umów o współpracy. Dlatego właśnie liczba partnerów nie powinna być nadmiernie duża. Optymalna ilość to 2 – 4 partnerów. Szczególną wartość mają umowy o współpracy obejmujące minimum dwa lata kooperacji, a także umowy z partnerami zagranicznymi. Pamiętajmy przy tym, że celem planowanego przez nas wdrożenia nie jest implementacja oprogramowania typu B2C (Business to commerce), nie może zatem polegać ono na uruchomieniu sklepu internetowego lub systemu
uruchomieniu sklepu internetowego lub systemu do obsługi klienta. Wszelkie procesy objęte wdrożeniem dotyczyć mają naszego wewnętrznego procesu organizacji pracy firmy. Szczególnie ważna przy realizacji wdrożenia jest integracja nowo zakupionych modułów oprogramowania z istniejącymi i działającymi już u wnioskodawcy i partnerów systemami informatycznymi, a także dostosowanie ich funkcjonalności do specyficznych potrzeb realizowanych zleceń lub projektów.
kopie umów o współpracy z partnerami. Następnie przystępujemy do przygotowania projektu. Najczęściej na tym etapie przydzielamy zadanie koordynowania tym procesem wyspecjalizowanemu doradcy lub pracownikowi naszej firmy, który posiada doświadczenie w aplikowaniu. W ramach dokumentacji projektowej do Działania 8.2 powinien powstać przede wszystkim biznesplan (o objętości ok. 40-60 stron) oraz wniosek aplikacyjny wypełniany w generatorze on-line (ok. 20-30 stron).
imagin | KROK PO KROKU PO IG 8.2
Profil firmy idealnej Spróbujmy zatem przeanalizować możliwy zakres wdrożenia, na przykładzie projektu, który otrzymał dofinansowanie w roku 2011. Wnioskodawcą jest firma usługowa z Krakowa, prowadząca działalność szkoleniową. Firma organizuje głównie szkolenia z zakresu zarządzania, często jednak się zdarza, że przy realizacji większych projektów zakres szkolenia obejmuje również języki obce oraz finanse. Dlatego wnioskodawca posiada dwóch stałych kooperantów: inne firmy szkoleniowe, specjalizujące się w nauczaniu języków (zlokalizowana w Gliwicach) oraz szkoleniach finansowych (zlokalizowana w Warszawie). Współpraca z tymi firmami polega na wspólnym przygotowywaniu ofert oraz realizacji projektów szkoleniowych wykraczających tematycznie lub terytorialnie poza ich własną specjalizację lub zasięg. Tworząc wspólne projekty firmy te mogą zrealizować bardziej kompleksowe szkolenia w większej ilości lokalizacji, co znacząco zwiększa ich potencjał, pozwala również na ograniczenie kosztów wynajmu pomieszczeń szkoleniowych (każda z firm ma własne sale wykładowe) oraz zatrudnienia trenerów. Współpraca realizowana jest ponad 2 lata.
Zanim złożysz wniosek Jak należy przygotować się do aplikowania? Przede wszystkim musimy zgromadzić informacje na temat samej firmy, opisać jej potencjał, zasoby i ludzkie i doświadczenie, a przede wszystkim procesy, które mają być poddane informatyzacji. Pamiętajmy przy tym, że w ramach projektów B2B skupiamy się na procesach, w których aktywny udział powinni brać wybrani do projektu Partnerzy. Gromadzimy również wszelkie dodatkowe informacje: na temat posiadanego już w tym momencie systemu informatycznego, sprzętu komputerowego, a także lokalizacji projektu. Musimy przygotować również dane finansowe firmy, są to obligatoryjnie: rachunek zysków i strat, bilans oraz przepływy, za dwa ostatnie zamknięte lata obrachunkowe oraz za okres bieżący. Ponadto powinniśmy przygotować
Przygotowując biznesplan musimy określić zakres inwestycji, co obejmuje specyfikację techniczną kupowanego w ramach projektu sprzętu i oprogramowania. W ramach naszego przykładowego projektu zostanie wdrożony system informatyczny do zarządzania organizacją szkoleń. Będzie on obejmował następujące moduły: źModuł obsługi użytkowników i podpisu elektronicznego źModuł uploadera i repozytorium plików źModuły raportów i notyfikacji źModuł workflow źModuły statystyk, trackingu stanów, widoków dedykowanych źModuł zarządzania operandami i centralny moduł zarządzania, moduł zarządzania czasem pracy Jakie korzyści odniesie wnioskodawca z przeprowadzonego wdrożenia i na czym polegać będzie jego opłacalność? źZakres świadczonych usług pozostanie nie zmieniony w stosunku do dotychczasowej oferty wnioskodawcy i partnerów, zostanie natomiast znacznie usprawniony model organizacyjny świadczenia usług, źWdrożenie Systemu B2B, dzięki szybszej i bezbłędnej realizacji zleceń, umożliwi obsługę większej ilości projektów szkoleniowych w tym samym czasie. źDojdzie do obniżenia kosztów obsługi zleceń, dzięki wprowadzeniu modelu zautomatyzowanej współpracy, źWdrożenie umożliwi elektroniczną, zaufaną, uwierzytelnioną wymianę dokumentów biznesowych, składanie wzajemnych deklaracji między partnerami, za pomocą zaimplementowanego podpisu elektronicznego źOgraniczenie udziału czynnika ludzkiego w procesie organizacji szkolenia, źWdrożenie umożliwi wnioskodawcy i partnerom zdalny monitoring organizacji projektów szkoleniowych, co wpłynie na usprawnienie
11 |
++ KROK PO KROKU PO IG 8.2 | USPRAWNIONY MODEL ORGANIZACYJNY BEZ ZMIANY ZAKRESU USŁUG
OBSŁUGA WIĘKSZEJ ILOŚCI PROJEKTÓW SZKOLENIOWYCH W TYM SAMYM CZASIE
WDROŻENIE PLATFORMY UWIERZYTELNIONA WYMIANA DOKUMENTÓW ZA POMOCĄ PODPISU ELEKTRONICZNEGO
OBNIŻENIE KOSZTÓW DZIĘKI ZAUTOMATYZOWANEJ WSPÓŁPRACY
OGRANICZENIE UDZIAŁU CZYNNIKA LUDZKIEGO W PROCESIE ORGANIZACJI SZKOLENIA
BB 2
POPRAWA POZIOMU JAKOŚCI OBSŁUGI KLIENTÓW DZIĘKI SZKOLENIOM ZWIĘKSZENIE WYDAJNOŚCI DZIĘKI ZDALNEMU MONITORINGOWI ORGANIZACJI
źprzepływu dokumentacji i zwiększenie wydaj-
ności kooperacji firm. Efektem tego będzie pozyskanie nowych partnerów biznesowych, których zainteresuje łatwość i prostota prowadzenia interesów z Wnioskodawcą źDzięki ulepszeniu procesu przeprowadzania szkoleń poprawie ulegnie poziom jakości obsługi klientów. W ramach projektu nastąpi również implementacja Elektronicznej Wymiany Danych w standardzie XML. Wnioskodawca oraz Partnerzy wspólnie uczestniczą w procesie organizacji szkolenia, stąd też, każda z firm realizując działania biznesowe, tworzy szereg dokumentów. Dzięki implementacji Elektronicznej Wymiany Danych w standardzie XML, wszystkie niezbędne informacje będą wymieniane w tym standardzie. Wymiana danych odbywać się będzie za pośrednictwem serwerów pocztowych, które zapewnią transakcyjność operacji.
Podliczamy koszty Spróbujmy teraz prześledzić, jakie wydatki będą mogły być sfinansowane w ramach projektu: W pierwszym etapie planowany jest zakup przygotowawczych usług technicznych. W ramach przygotowania projektu technicznego opracowane zostaną diagramy klas i modułów oraz bazodanowy ORM. W dalszej kolejności nastąpi przygotowanie projektu implementacyjno-technologicznego polegające na opracowaniu listy klas oraz diagramów realizacji i zdarzeń. Koszty tych działań oszacowano na 14 000 zł. Dodatkowo zaplanowano tu zakup trzech serwerów oraz wyposażenia serwerowni (szafa rackowa, UPS, wentylatory), co wyceniono na 45
12 |
000 zł. Kolejnym, ważnym wydatkiem jest zakup zestawu do podpisu elektronicznego (czytnika z kartą) oraz certyfikatu umożliwiającego jego stosowanie. Zaimplementowanie w projekcie podpisu elektronicznego jest dobrze oceniane przy weryfikacji biznesplanu, dlatego warto przewidzieć jego zastosowanie. Koszt tego zakupu wyniesie 1000 zł. Drugi etap będzie polegał na wyborze dostawcy licencji oprogramowania, a następnie jego zakupie. Ponieważ łączna wartość zakupu przekroczy kwotę 14 000 EUR, dlatego konieczne będzie wyłonienie dostawcy na zasadach konkursu ofert. W tym celu wnioskodawca rozsyła zapytania ofertowe do minimum trzech potencjalnych dostawców oprogramowania, określając przy tym kryteria oceny ofert (przykładowo: cena 50%, termin realizacji 25%, gwarancja 15%, referencje 10%). Na podstawie tych kryteriów wnioskodawca wybiera dostawcę oprogramowania, z którym następnie podpisuje umowę o współpracy. Zakupione moduły obejmują, zgodnie z założeniami: Moduł obsługi użytkowników i podpisu elektronicznego, koszt: 45 000 zł netto, Moduł uploadera i repozytorium plików, koszt: 10 000 zł netto, Moduły raportów i notyfikacji, to koszt: 15 000 zł netto, Moduł workflow, koszt: 30 000 zł netto, Moduły statystyk, trackingu stanów, widoków dedykowanych, koszt: 15 000 zł netto, Moduł zarządzania operandami i centralny moduł zarządzania, koszt: 60 000 zł netto, Moduł zarządzania czasem pracy, koszt: 25 000 zł netto, łącznie: 200 000 zł netto. W trzecim etapie zaplanowano prowadzenie prac wdrożeniowych, zmierzających do implementacji zakupionego oprogramowania i zintegrowania go
z istniejącymi systemami wnioskodawcy i partnerów. W ramach wdrożenia mają zostać przygotowane rozwiązania dopasowane do specyfiki projektów i zleceń wykonywanych przez wnioskodawcę. W tym celu konieczne będzie również wybranie wykonawcy tych usług wdrożeniowych, na podobnych zasadach, jak w poprzednim etapie dostawcy licencji. Zakres prac oceniono jako 3,5 miesiąca pracy programistycznej zespołu dwóch informatyków, co zostało oszacowane jako 1120 godzin pracy i wycenione na około 80 000 zł netto. Czwarty etap polegał będzie na testowaniu wdrożonego systemu oraz przygotowaniu specjalnej strony internetowej, informującej o finansowaniu projektu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Koszty tego etapu ustalono na 40 000 zł. Czas trwania całego projektu przewidziano na 12 miesięcy, a łączna kwota wydatków wyniesie 380 000 zł. Dotacja będzie stanowić ok. 240 tys. zł. Trzeba podkreślić, że sposób wypłacania dotacji jest dwustopniowy. W pierwszej kolejności wnioskodawca może wystąpić o wypłatę zaliczki, która powinna dotrzeć na jego konto jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu. Zaliczka będzie stanowić 30% kwoty całej dotacji. Pozostałe wypłaty realizowane będą w transzach, na podstawie przedstawianych po każdym etapie projektu wniosków o płatność. Wnioskodawca realizuje zatem przelewy za zlecenia dokonywane
RAFAŁ OLSZOWSKI
w ramach każdego z etapów, a następnie otrzymuje z instytucji finansującej refundację ustalonego procentu poniesionych wydatków.
imagin | KROK PO KROKU PO IG 8.2
Pozostaje jeszcze określenie wskaźników rezultatu. Są to szczególnie istotne dane liczbowe pokazujące w jaki sposób wykonanie projektu wpłynie na poprawę kondycji finansowej naszej firmy. W ramach działania 8.2 stosuje się dwa podstawowe wskaźniki rezultatu: spadek średniomiesięcznych kosztów działalności firmy oraz wzrost średniomiesięcznych przychodów. Pamiętajmy o tym, żeby dane były racjonalne i możliwe do spełnienia, ale równocześnie dowodziły opłacalności realizowanego przez nas wdrożenia. Przyjmijmy zatem, że spadek kosztów działalności firmy wyniesie miesięcznie 6500 zł netto, zaś wzrost zysków 5500 zł netto. Pozwoli to na zwrot inwestycji wyłożonej na projekt w okresie niewiele większym niż 2 lata i 7 miesięcy. Wygląda na to, że mamy gotowe założenia projektu! Jednak, tak jak wspominałem, projekt wdrożeniowy przygotowany dla firmy szkoleniowej otrzymał już dofinansowanie i znajduje się w trakcie realizacji. Być może przyszła więc pora na przygotowanie zupełnie nowego projektu, tym razem dla Waszej firmy?
Rafał Olszowski, współwłaściciel firmy Semper Omni
Współwłaściciel firmy Semper Omni. Prezes Instytutu Aurea Libertas. Absolwent Wydziału Studiów Międzynarodowych UJ oraz podyplomowego studium „Zarządzanie projektami finansowanymi z funduszy strukturalnych UE”. Koordynator projektów realizowanych w ramach PO Kapitał Ludzki Działanie 8.1.1 oraz PO Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.2. Szkoleniowiec w zakresie zarządzania projektami finansowanymi ze środków publicznych (przeszkolonych ponad 300 osób).
SEMPER OMNI Semper Omni od 2003 r. specjalizuje się w usługach doradczych związanych z wykorzystywaniem środków pomocowych Unii Europejskiej przeznaczonych na inwestycje oraz szkolenia. Firma posiada wieloletnie doświadczenie w działaniach dotyczących projektów finansowanych ze środków publicznych. Wraz z wykwalifikowaną kadrą ekspertów oferuje pomoc w przygotowaniu dla przedsiębiorców oraz wszystkich zainteresowanych instytucji publicznych i niepublicznych, wniosków o uzyskanie pomocy finansowej z programów przedakcesyjnych oraz Funduszy Strukturalnych UE.
13 |
SPRAWDŹ CZY MOŻESZ OTRZYMAĆ DOFINANSOWANIE Z PO IG 8.2
14 |
WDROŻENIE PLATFORMY B2B. OD CZEGO ZACZĄĆ?
imagin | WDROŻENIE PLATFORMY B2B. OD CZEGO ZACZĄĆ?
Przygotowując się do składania wniosków zapewne już w trakcie kompletowania dokumentów oraz analizy biznesowej pojawia się w głowie lekka niepewność dotycząca późniejszego wdrożenia. Czy nam się to uda? Czy poradzimy sobie z problemami w trakcie wdrożenia platformy? Spróbujmy się z nimi zmierzyć Aby zminimalizować ryzyko porażki warto zwrócić uwagę na kilka aspektów związanych z przygotowaniem do wdrożenia oraz samą realizacją inwestycji.
ź Firmy, która wdrożyła system ERP bądź
finansowo-księgowy ź Inne istotne dla platformy b2b systemy (np.
magazynowy) źFirm, z systemami których należy się zintegrować
Wyznacz lidera Po pierwsze powinniśmy wyznaczyć jedną osobę która zostanie kierownikiem projektu. Jedną i tylko jedną. Powinna być to osoba o zdolnościach organizacyjnych i menadżerskich, nie bojąca się podejmować decyzji (czasami trudnych) oraz brać za nie odpowiedzialności. Istotne jest to, że nie musi to być specjalista stricte techniczny, ponieważ to jego zadaniem jest skompletowanie zespołu osób o odpowiednich kompetencjach (także technicznych), które wymagane są w trakcie realizacji projektu. W skład zespołu powinny wchodzić osoby z wszystkich działów, które w sposób bezpośredni lub pośredni będą miały styczność z wdrażaną platformą B2B. Osoby te zaangażowane będą tylko przez określoną ilość czasu, stanowiącą (w zależności od stanu realizacji projektu) mniejszy lub większy ułamek całości ich pracy. Istotne jest, aby kierownik projektu zadbał także o odpowiednie relacje z przedstawicielami firm zewnętrznych tj.:
KIEROWNIK PROJEKTU
SPECJALISTA DS. IT
(firmy z wniosku o dotację – minimum dwie polskie oraz opcjonalnie zagraniczne). ź
Zrób plan działania Po skompletowaniu wszystkich osób, które zaangażowane będą w projekt, warto zorganizować spotkanie otwierające. To na nim zostaną przedstawione osobiście poszczególne osoby w projekcie w ramach firmy-wnioskodawcy oraz „zaocznie” przedstawiciele firmy. Na spotkanie należy przygotować prezentację otwierającą projekt. Przykładowy plan prezentacji: źPrzedstawienie założeń projektów, źOczekiwane cele, źPrzedstawienie zamawiającego, wykonawcy (wykonawców), firmy zewnętrzne wraz z rolą w projekcie, źHarmonogram, kluczowe etapy, kroki milowe, źMożliwe zagrożenia, ryzyka, źKrótko i długoterminowy plan pracy, źPrzedstawienie sposobu komunikacji.
SPECJALISTA DS. IT DOSTAWCY SYSTEMU ZEWNĘTRZNEGO 1
SPECJALISTA DS. IT PARTNERA (UMOWA 1)
SPECJALISTA DZIAŁU SPRZEDAŻY I MARKETINGU
SPECJALISTA DS. IT PARTNERA (UMOWA 2)
PRZEDSTAWICIEL ZARZĄDU
INNI
Przykładowy zespół projektowy przy wdrożeniu platformy B2B
$ 321452
SPECJALISTA DS. FINANSÓW (KSIĘGOWOŚĆ)
15 |
WDROŻENIE PLATFORMY B2B. OD CZEGO ZACZĄĆ? |
Nie dopuść do chaosu źPrace związane z prowadzeniem projektu
charakteryzuje duży przepływ informacji. Jeżeli cała komunikacja opierać się będzie na przesyłanych mailach oraz ustaleniach telefonicznych pomiędzy poszczególnymi osobami uczestniczącymi w projekcie, to bardzo szybko może dojść do chaosu informacyjnego: źtylko część osób będzie wiedziała co się dzieje w projekcie, źmaile mogą ginąć (przypadkowo kasowane), wpadać do spamu, bądź będą ignorowane,
projektu. Większość korespondencji powinna być kierowana do wybranych grup osób ale na listę mailingową aby inne osoby znały bieżący status). Wymiana korespondencji pomiędzy pojedynczymi osobami jest raczej niewskazana. źZamknięty portal intranetowy. To miejsce w którym kierownik projektu oraz inne osoby upoważnione archiwizują dokumenty. Dzięki temu, w jednym miejscu każdy może znaleźć kompletną bazę dokumentów wraz z danymi o ostatniej aktualizacji, harmonogramem itp.
Na portalu intranetowym powinny znaleźć się m.in.: folder ze wszystkimi dokumentami projektu, archiwum dyskusji rozmów specjalistów, lista zadań do wykonania wraz z uwzględnieniem etapu, na którym są prowadzone prace, harmonogram prac projektowych w ujęciu graficznym, kalendarz i inne elementy
źrozmowy telefoniczne nie będą archiwizowane
w postaci notatek – powstanie efekt głuchego telefonu. W ten sposób każda z osób musi we własnym zakresie prowadzić archiwum korespondecji (maili, notatek). Niestety to bardzo poważny problem który może wpływać na tak istotne elementy w projekcie jak harmonogram jego realizacji. Uniknięcie tego problemu jest dość proste. Wystarczy zastosować jedno z rozwiązań: ź Lista mailingowa. Zostaje stworzona lista mailingowa – np. projekt82@empathy.pl, do której przypisany jest każdy z uczestników SEBASTIAN BŁASZKIEWICZ
16 |
Słowo na koniec Warto od samego początku określić jasne zasady związane z funkcjonowaniem naszego zespołu projektowego oraz współpracy z zewnętrznymi firmami. Narzucenie reguł realizacji projektu pozwoli nam natomiast kontrolować oraz egzekwować odpowiednie postepowanie wszystkich zaangażowanych stron. Skorzystajmy z powszechnie dostępnych narzędzi wspomagających realizację projektu, ale też nie przesadzajmy z nadmierną biurokracją. Lista mailingowa, portal intranetowy oraz zawsze aktualny harmonogram pozwolą nam zapewnić porządek wokół wdrażanej platformy B2B.
Zaczynał w 2002 roku jako specjalista ds. marketingu internetowego, później swoją karierę rozwijał w grupie radiowej Agora, by ponownie w 2008 roku wrócić do Empathy i objąć stanowisko Dyrektora Handlowego. W obszarze jego obowiązków jest również prowadzenie analiz przedwdrożeniowych, w czym pomaga mu duża wiedza z obszarów takich jak sprzedaż, marketing, czy administracja przedsiębiorstwem. Jest ekspertem zarówno w analizach procesów biznesowych jak również w nowoczesnych metodologiach sprzedażowych. Z zamiłowania – pasjonat dobrej muzyki i sportu. Na swoim koncie ma zarówno wystąpienia na konferencjach o tematyce biznesowej i internetowej, jak również publikacje w różnorodnej prasie, m.in. magazynie Proseed, portalu Bankier.pl i wielu innych. Jest szanowaną postacią w branży internetowej, co przekłada się na liczne zaproszenia do współudziału w szkoleniach, barcampach i innych spotkaniach biznesowo-technologicznych.
PYTANIA I ODPOWIEDZI PO IG 8.2
imagin | PYTANIA I ODPOWIEDZI PO IG 8.2
Zebraliśmy najczęściej powtarzające się pytania dotyczące dofinansowania w ramach działania PO IG 8.2. Odpowiedzi udzielają eksperci firmy Semper Omni Jakiego typu przedsięwzięcia mogą być dofinansowane w ramach 8.2 POIG? Przedmiotem wsparcia będą przedsięwzięcia o charakterze technicznym, informatycznym i organizacyjnym, obejmujące relacje usługowe między współpracującymi przedsiębiorcami realizowane z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych przeznaczonych do automatyzacji procesów biznesowych oraz koordynacji działań między tymi przedsiębiorcami. Organizacja współpracy między wnioskodawcą a partnerami po wdrożeniu systemu B2B, powinna być zautomatyzowana, co znaczy, że procesy biznesowe powinny być realizowane drogą elektroniczną.
Jak można rozumieć pojęcie systemu B2B, w myśl zasad Działania 8.2? B2B (Business to Business) - należy przez to rozumieć relację usługową między współpracującymi przedsiębiorcami realizowaną z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych przeznaczonych do automatyzacji procesów biznesowych oraz koordynacji działań między tymi przedsiębiorcami.
Definicja procesów biznesowych? Zjawiska zachodzące między współpracującymi przedsiębiorcami, definiujące niejako charakter realizowanej współpracy, np. wymiana dokumentów handlowych, wzajemne rozliczenia finansowe i transfer dokumentów księgowych z tym związany, wymiana informacji na temat zleceń, zamawianie towarów, zgłaszanie reklamacji etc. Procesy biznesowe są ściśle związane ze specyfiką działalności wnioskodawcy i partnerów oraz wynikają z warunków współpracy, które powinna określać umowa o współpracy podpisana przez obie strony.
Jak długo wnioskodawca może realizować inwestycję finansowaną w Działaniu 8.2 POIG? Projekty finansowane w ramach Działania 8.2 nie mogą trwać dłużej niż 24 miesiące.
Czy współpraca z partnerami powinna być udokumentowana? TAK, do wniosku o dofinansowanie załączane są umowy o współpracy z partnerami. Współpraca określona w umowach o współpracy, powinna być zbieżna z działaniami przedsiębiorstw po wdrożeniu systemu B2B – generalnie rzecz biorąc system B2B ma na celu automatyzację procesów biznesowych, które już były realizowane przez współpracujące firmy, lecz po wdrożeniu systemu nastąpi zacieśnienie kooperacji, na rzecz organizacji współpracy drogą elektroniczną.
Czy istnieje możliwość etapowania inwestycji? TAK, projekt może być podzielony na etapy, przy czym etap może trwać minimum dwa, maksimum sześć miesięcy.
17 |
PYTANIA I ODPOWIEDZI PO IG 8.2 |
Jakie wydatki można sfinansować z dotacji i jaka jest wysokość wsparcia?
Czy wnioskodawca musi udokumentować wkład własny w inwestycję?
1. Wydatki inwestycyjne: źŚrodki trwałe (sprzęt komputerowy i sieciowy) źWartości niematerialne i prawne (licencje na moduły systemu informatycznego typu B2B, licencje na serwerowe systemy operacyjne, oprogramowanie podpisu elektronicznego, oprogramowanie wspomagające elektroniczną wymianę danych w standardach EDI i innych). Wysokość wsparcia: 50-70% wartości wydatków kwalifikowanych (w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego lokalizacji) – założenie: dla różnych województw istnieje różna wysokość wsparcia. 2. Usługi eksperckie (usługi wykonania analiz przedwdrożeniowych, usługi wdrożenia systemu informatycznego, testowania systemu, wszelkie inne usługi doradcze wspomagające przygotowanie firmy do wdrożenie, audyt powdrożeniowy). Wysokość wsparcia: 50% wartości wydatków kwalifikowanych. 3. Usługi szkoleniowe (szkolenia dla pracowników firmy wnioskodawcy, w zakresie maksymalnie efektywnego wykorzystania wdrożonego systemu B2B). Wysokość wsparcia: do 45% wartości wydatków kwalifikowanych. 4. Informacja i promocja (wydatki na działania informacyjne i promocyjne w zakresie informowania opinii publicznej o realizacji projektu z Działania 8.2 PO IG: wydatek sprowadza się do stworzenia zakładki, bądź strony www informującej o realizacji projektu). Wysokość wsparcia: do 85% wartości wydatków kwalifikowanych.
Tak. Wnioskodawca powinien w wiarygodny sposób udowodnić, że posiada środki na realizację inwestycji. Wielkość posiadanego kapitału powinna wynikać z zestawień finansowych wnioskodawcy za 2 ostatnie lata. Zestawienia historycznych danych finansowych i prognozy na kolejne lata stanowią integralną część biznesplanu.
W jaki sposób projekt będzie monitorowany? Wnioskodawca jest zobowiązany utrzymać projekt przez minimum 3 lata od jego zakończenia. Jest to tak zwany okres trwałości projektu, przez który wnioskodawca jest zobowiązany do efektywnego korzystania z wdrożonego systemu i realizacji współpracy z partnerami, którzy są uwzględniani w projekcie. W tym okresie nie jest możliwa odsprzedaż nabytych w drodze realizacji projektu: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych etc. Ponadto wnioskodawca jest zobowiązany do prowadzenia i utrzymania dokumentacji projektowej (faktury, ewidencje, protokoły, umowy, zamówienia) w okresie trwałości projektu, w miejscu określonym jako „lokalizacja projektu”. Lokalizacją projektu jest miejsce przechowywania zakupionych w projekcie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, rezultatów wykonanych usług wdrożeniowych etc., oraz wszelkie dokumentacji projektu, powstałej w toku jego realizacji.
Kto może wnioskować o dofinansowanie w Działaniu 8.2. POIG Do wnioskowania uprawnione są przedsiębiorstwa wchodzące w skład sektora MŚP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa), spełniające następujące wymogi: Na kategorię mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) składają się przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów EUR. W kategorii MŚP przedsiębiorstwo średnie definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 250 pracowników i którego roczny
18 |
obrót nie przekracza 50 mln EUR i całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów EUR. W kategorii MŚP przedsiębiorstwo małe definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 50 pracowników i którego roczny obrót lub całkowity bilans roczny nie przekracza 10 milionów EUR. W kategorii MŚP mikroprzedsiębiorstwo definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 10 pracowników i którego roczny obrót lub całkowity bilans roczny nie przekracza 2 milionów EUR.
Z jakich dokumentów składa się wniosek o dofinansowanie?
Jaki jest czas trwania oceny wniosku o dofinansowanie?
Wniosek o dofinansowanie jest odrębnym dokumentem, do którego dołączane są obligatoryjnie następujące dokumenty: źBiznesplan z analizą finansową, źKopie umów o współpracy wnioskodawcy z partnerami, źKopię dokumentu rejestrowego (KRS lub CEIDG), źOświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT (w sytuacji, jeżeli podmiot wnioskujący nie ma możliwości odzyskania podatku VAT).
W zależności od informacji zawartych w ogłoszeniu o naborze wniosków na stronie www.parp.gov.pl ocena wniosku od momentu zakończenia naboru, może trwać od 4 do 6 miesięcy. Po zakończeniu procesu oceny wnioskodawca otrzymuje pisemną informację z tzw. Regionalnej Instytucji Finansującej, na temat wyniku oceny. W przypadku pozytywnej oceny wnioskodawca wzywany jest do dostarczenia dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie. W przypadku oceny negatywnej wnioskodawca ma możliwość złożenia odwołania (protestu), od wyników dokonanej oceny wniosku.
Jak wygląda procedura oceny wniosku o dofinansowanie? ź Ocena formalna: ok 30 dni od momentu zakończenia naboru wniosków. Ocena polega na sprawdzeniu zgodności złożonej dokumentacji z kryteriami formalnymi dla danego naboru, m.in.: zgodność zapisów we wniosku z instrukcją wypełniania wniosku, zgodność załączników z instrukcją ich wypełniania, kwalifikowalność wnioskodawcy, poprawność złożonych dokumentów dodatkowych (załączniki) etc. źOcena merytoryczna obligatoryjna: po zakończeniu oceny formalnej, Komisja Konkursowa dokonuje oceny obligatoryjnej wniosku, zgodnie z kryteriami merytorycznymi obligatoryjnymi, m.in.: zgodność projektu z wymogami i celami Działania 8.2, zgodność projektu ze zdefiniowanymi potrzebami wnioskodawcy i partnerów, sprawdzenie stopnia zwiększenia efektywności realizowanych procesów biznesowych, kwalifikowalność wydatków określonych w budżecie projektu, efektywność wydatkowanych środków, w przełożeniu na zwiększenie przychodów i zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności wnioskodawcy.
imagin | PYTANIA I ODPOWIEDZI PO IG 8.2
Jakie dokumenty są wymagane do podpisania umowy o dofinansowanie? źOdpis z dokumentu rejestrowego KRS lub CEIDG, źZaświadczenia z ZUS i US o niezaleganiu z opłatami, źDeklaracje wnioskodawcy o niekaralności, źOświadczenie o spełnieniu kryteriów MŚP, źZaświadczenie z banku, w którym wnioskodawca posiada rachunek, źZaświadczenia o otrzymanej/nieotrzymanej pomocy de minimis, źHarmonogram rzeczowo-finansowy, źHarmonogram płatności, źKopie sprawozdań finansowych za 3 ostatnie lata obrachunkowe.
Ocena merytoryczna fakultatywna: Komisja Konkursowa sprawdza zgodność projektu z kryteriami merytorycznymi fakultatywnymi (punktowymi), m.in.: czy projekt przewiduje zaangażowanie partnera zagranicznego, okres realizacji współpracy z partnerami, zakres wdrożenia systemu B2B (wdrożenie + podpis elektroniczny, elektroniczna wymiana informacji EDI), opis posiadanych przez wnioskodawcę i partnerów systemów informatycznych, efektywność ekonomiczna przedsięwzięcia. W trakcie każdego z etapów oceny wniosku Komisja Konkursowa ma prawo wzywać wnioskodawcę do uzupełnień.
19 |
PYTANIA I ODPOWIEDZI PO IG 8.2 |
PROCEDURA ROZLICZANIA DOTACJI W PROJEKTACH FINANSOWANYCH W RAMACH DZIAŁANIA 8.2 POIG: Czy jest możliwość uzyskania zaliczki na realizację przedsięwzięcia?
Jakie dokumenty są potrzebne do prawidłowego rozliczenia wydatkowanych środków?
Tak, zaliczka może wynosić maksimum 30% przyznanego dofinansowania. Wnioskodawca jest zobowiązany złożyć wniosek o zaliczkę przed terminem rozpoczęcia realizacji projektu, wynikającym z wniosku o dofinansowanie. Wnioskodawca nie powinien rozpoczynać wydatkowania środków do momentu otrzymania zaliczki. Szacowany czas oczekiwania na zaliczkę to średnio 2-3 miesięce.
Wnioskodawca składa do wniosku o płatność m.in. faktury VAT, potwierdzenia przelewów za faktury, umowy z dostawcami/wykonawcami usług, zamówienia, protokoły odbioru, dokumentację dot. wyłonienia wykonawcy (zapytania ofertowe, oferty, protokół wyboru, umowa – w przypadku dokonania jednorazowego zakupu jednej kategorii od jednego podmiotu na kwotę przewyższającą 14000 EUR), rezultaty wykonanych usług (raporty, opracowania), ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, oświadczenia o niezaleganiu ze składkami wobec ZUS i US, wyciąg z historii rachunku bankowego (w przypadku konta, na które została przelana zaliczka na projekt).
W jaki sposób wnioskujemy o zwrot poniesionych kosztów Po zakończeniu każdego z etapów projektu wnioskodawca składa wniosek o płatność, przy czym okres na złożenie wniosku o płatność to jeden miesiąc od dnia zakończenia etapu, a w przypadku składania wniosku o ostatnią płatność maksymalnie do ostatniego dnia ostatniego etapu projektu.
Żródła: www.parp.gov.pl www.web.gov.pl
SKONTAKTUJ SIĘ Z NASZYMI EKSPERTAMI:
RAFAŁ OLSZOWSKI Współwłaściciel firmy Semper Omni rafal.olszowski@omni.pl
20 |
PIOTR PRZYBYŁKIEWICZ Specjalista ds. B2B tel. 507 012 221 p.przybylkiewicz@empathy.pl
DOTACJE WEDŁUG PARP
imagin | DOTACJE WEDŁUG PARP
Co zrobić, by podczas pisania wniosku nie przekreślić swoich szans na unijną kasę? Jak je zwiększyć? Czy środki naprawdę się kończą? Na najważniejsze pytania dotyczące wsparcia 8.2 odpowiada Radosław Runowski, Dyrektor Zespołu Własności Przemysłowej w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Jaki budżet mają tegoroczne konkursy w ramach Działania 8.2? Kwota środków przeznaczonych na trwający obecnie nabór w ramach drugiego konkursu w roku 2012 r. wynosi dokładnie 367 734 400,00 PLN. Suma 88 mln euro została przeliczona według średniego kursu EBC z miesiąca poprzedzającego miesiąc ogłoszenia konkursu. Na trzeci zaplanowany na rok 2012 konkurs w ramach działania, czekać będzie na przedsiębiorców kolejne 88 mln euro.
Dla tych, którzy myślą o złożeniu wniosku i zagospodarowaniu dla siebie część tego tortu, powiedzmy, jak wygląda projekt idealny według standardów PARP? Projekt, który można nazwać w pewnym sensie idealnym, powinien posiadać następujące cechy: ź Projekt powinien dotyczyć współpracy z partnerami zagranicznymi w szczególności europejskimi. Rezultatem tej kooperacji powinno być zwiększenie konkurencyjności na rynkach o zasięgu ponadregionalnym, w szczególności poprzez znaczące zmniejszenie kosztów produkcji i dystrybucji. źProjekt powinien prowadzić do ograniczenia lub eliminacji obiegu dokumentacji papierowej, a także być skalowalny (umożliwiać łatwą rozbudowę i dołączanie nowych partnerów w celu rozwoju biznesu będącego przedmiotem projektu).
ź Projekt powinien bazować na trwałych, ugruntowanych relacjach biznesowych między wnioskodawcą a zaufanymi i sprawdzonymi partnerami biznesowymi. Jego efektem powinno być zacieśnienie więzów pomiędzy przedsiębiorstwami, w szczególności poprzez jego dopasowanie do potrzeb wnioskodawcy i partnerów i wynikające stąd korzyści strategiczne i ekonomiczne. ź Projekt powinien być przygotowany ze znajomością wszystkich istotnych zagadnień technicznych, odnoszących się do planowanej inwestycji, w szczególności wnioskodawca powinien uzgodnić przebieg integracji systemów informatycznych ze swoimi partnerami biznesowymi. Właściwe zaplanowanie umożliwia nie tylko terminową realizację prac inwestycyjnowdrożeniowych, ale również przyczynia się do płynnego rozliczenia dotacji i pozwala na uniknięcie konieczności korekt w podpisanej umowie o dofinansowanie.
Finalnie, podane powyżej cechy powinny przyczynić się do podniesienia efektywności ekonomicznej inwestycji, którą zakłada projekt. Uzyskane korzyści powinny znacząco przewyższać koszty projektu i prowadzić do trwałych, pozytywnych zmian w sposobie funkcjonowania kooperantów wspomaganych rozwiązaniami elektronicznego biznesu typu B2B.
21 |
DOTACJE WEDŁUG PARP |
W zakończonej rundzie aplikacyjnej, prawie połowa wniosków o dofinansowanie w ramach PO IG Działanie 8.2 została odrzucona. Jakie były najczęstsze błędy wnioskodawców? Najczęstsze powody (niespełnione kryteria) negatywnej oceny merytorycznej obligatoryjnej to:
ź Planowane wydatki nie są kwalifikowalne w ramach działania, uzasadnione, racjonalne i adekwatne do zakresu i celów projektu – 44 proc. projektów; ź Wskaźniki produktu i rezultatu nie są obiektywnie weryfikowalne, nie odzwierciedlają założonych celów projektu, nie są adekwatne dla danego rodzaju projektu czy realne do osiągnięcia – 37 proc. projektów; ź Środki nie będą wykorzystane w sposób efektywny (relacja nakład/ rezultat) – 34 proc. projektów.
RADOSŁAW RUNOWSKI
22 |
Dużo mówi się o tym , że środki unijne powoli się kończą. Co z przyszłością dofinansowań w sferze 8.2? Inwestowanie w rozwój technologiczny przedsiębiorstw, w tym w technologie informacyjne wspomagające proces zarządzania przedsiębiorstwem jest niezwykle istotny z punktu widzenia efektywności działania podmiotu gospodarczego,
co przekłada się na konkurencyjną pozycję na rynku. Należy się zatem spodziewać, że w przyszłej perspektywie finansowej ta sfera nie powinna zostać wyłączona ze wsparcia.
Czy już wiadomo, jakie są plany na 2013 rok? Możliwość ogłaszania konkursów w 2013 r. zależy przede wszystkim od środków, które pozostaną do rozdysponowania w ramach Działania 8.2 POIG. Z uwagi na to, że konkursy przewidziane na ten rok jeszcze się nie zakończyły, trudno wyrokować o przyszłości.
Dyrektor Departamentu Wsparcia e-Gospodarki w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Zawodowo związany z tematyką funduszy europejskich od 1997 r. Początkowo w Głównym Urzędzie Statystycznym, gdzie uczestniczył m.in. we wdrażaniu wielonarodowego programu pomocowego dla statystyki publicznej. Od 2002 r. w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości gdzie zajmuje się tematyką wsparcia przedsiębiorczości. Uczestniczył w przygotowaniu i wdrażaniu programów pomocy przedakcesyjnej Phare. Brał udział w tworzeniu i wdrażaniu instrumentów wsparcia przedsiębiorstw w ramach perspektywy finansowej UE 2004-2007 oraz 2007-2013. Uczestnik Zespołu Ekspertów Zewnętrznych Narodowego Programu Foresight Polska 2020.
imagin
23 |
OCZAMI BENEFICJENTA |
OCZAMI BENEFICJENTA Drogę od składania wniosku po otrzymanie dotacji znają doskonale. W grudniu ubiegłego roku Motoricus.com podpisał umowę na dofinansowanie ze środków unijnych platformy B2B, która ma zautomatyzować relacje biznesowe pomiędzy firmą, a jej partnerami biznesowymi – dostawcami opon, felg, części i akcesoriów samochodowych. Dziś Witold Gazda, Prezes Zarządu Motoricus S.A. zdradza, jak wygląda w praktyce proces realizacji projektu z unijnego portfela Dlaczego zdecydowali się Państwo na skorzystanie ze środków unijnych przy realizacji platformy B2B? Platforma B2B jest narzędziem nieodzownym do prowadzenia naszej działalności, jednak ze względu na bardzo dużą złożoność i poziom skomplikowania, jej wdrożenie jest kosztowne. Dlatego dofinansowanie tego projektu w wysokości do 50% całej wartości jest znaczną pomocą. W projektach które realizujemy całkowity koszt wdrożenia platformy w spółkach Aaltonen Sp. z o.o. oraz Motoricus.com Sp. z o.o. to ok. 3 mln złotych. Chcąc dynamicznie rozwijać się realizacja tych projektów jest niezbędna i skorzystanie ze środków unijnych wydało się być naturalnym zabiegiem.
i dostawcami oraz klientami końcowymi. Będzie miała bardzo wysoki potencjał dokładnych analiz danych.
Na ile są to innowacyjne przedsięwzięcia i jakie strategiczne znaczenie mają dla rozwoju spółek? Wprowadzenie platformy jest obecnie głównym strategicznym projektem ponieważ dotyczy kluczowych dla spółki procesów: zakupu, sprzedaży, obsługi klienta, co stanowi nasz główny biznes. Ich usprawnienie i automatyzacja zwiększy zarówno nasz potencjał, ofertę oraz jakość. W efekcie pozwoli to spółce na wyróżnienie się na rynku w branży motoryzacyjnej oraz umocnienie przewagi konkurencyjnej.
Jak wyglądał z Państwa perspektywy proces ubiegania się o unijne dofinansowanie? Proces ten, można powiedzieć, że nie jest szczególnie trudny, choć wymaga absolutnie bardzo poważnego potraktowania. Jest w nim kilka etapów, gdzie pierwszym jest zbudowanie wizji projektu i precyzyjne określenie faktycznych potrzeb, oraz ich biznesowych podstaw. Następnie musieliśmy znaleźć i wybrać odpowiedniego partnera, który pomagał nam taki projekt przygotować zgodnie z wymaganiami towarzyszącymi dofinansowaniu. To był najważniejszy moment, ponieważ trafność tego wyboru w dużym stopniu decyduje o dobrej i sprawnej realizacji kolejnych etapów wdrożeniowych.
Co będzie realizowane w ramach tych środków? Podstawową sprawą jest stworzenie odpowiedniego środowiska, w którym platforma będzie mogła funkcjonować, choćby nowe serwerownie, czy specjalistyczne zabezpieczenia związane z zasilaniem pozwalające na nieprzerwaną pracę. Kolejna rzecz to aplikacje systemu operacyjnego. Jedna z nich będzie analizowała i zarządzała wszystkimi procesami od strony magazynu, sprzedaży, zakupów, modułu CRM i administracji. Druga natomiast odpowiedzialna będzie za komunikację ze środowiskiem zewnętrznym, czyli zarówno z partnerami biznesowymi, jak
24 |
Co było najtrudniejsze, jeśli chodzi o formalności związane ze składaniem wniosku? Trudne z formalnego punktu widzenia jest odpowiednie prowadzenie dokumentacji projektu. Trudność ta polega na tym, aby nie okazało się po jego wdrożeniu, że fundusze z dotacji zostały wykorzystane w nieodpowiedni sposób. Sam moment otrzymania dotacji to dopiero początek całego procesu. Musimy mieć pewność, że spełniamy założenia, które znalazły się w dokumentacji, jako podstawa do udzielenia dofinansowania. Można mieć dobry pomysł, można napisać równie dobry projekt i w efekcie otrzymać
dotację, ale zdecydowanie najtrudniejszym zadaniem jest późniejsza realizacja wszystkich założeń i spełnienie parametrów, które zostały przedstawione we wniosku.
Z jakimi problemami musi się liczyć wnioskodawca? Bardzo ważny aspekt z mojego punktu widzenia to fakt, że podchodząc do projektu wnioskodawca musi zwrócić uwagę na kwestię realności jego realizacji. Firma doradcza zrobi wszystko, aby przyjęte założenia doprowadziły w efekcie do otrzymania dotacji, co leży naturalnie także w jej interesie. Później jednak zrealizowanie tego projektu należy wyłącznie do wnioskodawcy, za co doradcy nie biorą już odpowiedzialności. Jest to absolutnie najważniejsza kwestia, która nie może być pominięta. W umowie nie ma klauzuli, co się stanie, gdy jednak nie uda się zrealizować założeń, a odpowiedzialność za to, co znajduje się w projekcie leży wyłącznie po stronie spółki. Innym problemem w momencie, gdy angażujemy kilku dostawców usług czy sprzętu, jest zadbanie o pełną, transparentną komunikację i integrację wszystkich stron. Łatwiej jest wywiązać się ze swoich zobowiązań każdemu z nich z osobna, a o wiele trudniej jest zarządzać obszarami, w których następuje połączenie jednego systemu z drugim.
Na jakim etapie jest obecnie projekt? Obecnie jesteśmy na ukończeniu drugiego etapu, czyli momentu przygotowań do fazy testów i startu „roboczego” pierwszej części systemu, która zaplanowana jest na wrzesień tego roku. To będzie moment, w którym wszystkim naszym dostawcom i podwykonawcom powiemy pokerowe „sprawdzam”.
dziedzinie o bardzo wysokiej specjalizacji, którą trudno jest zweryfikować tylko poprzez zbieranie ofert i spotkania z potencjalnymi wykonawcami. Każdy z nich jest w stanie przygotować bardzo dobrą prezentację, dlatego my opieraliśmy się głównie na referencjach oraz na analizie projektów, które faktycznie wykonali i sprawnie funkcjonują. Braliśmy również pod uwagę ich innowacyjność, rozumienie naszej filozofii oraz kierunku działania. Takim firmom złożyliśmy zapytania ofertowe przy założeniu, że oprócz aspektu weryfikacji referencji rynkowych i jakości decyduje później cena i koszty wdrożenia.
imagin | OCZAMI BENEFICJENTA
Kilka porad na koniec dla przedsiębiorców rozważających bądź ubiegających się o dofinansowanie w ramach 8.2? Wybór firmy doradczej jest bardzo ważny. Sugeruję firmom, które będą starały się o dofinansowanie i zastanawiają się nad wyborem takiego podmiotu, aby zwróciły uwagę na projekty, które ta firma już prowadzi od samego początku do końca. Bardzo istotne jest, aby współpracę kontynuować do samego rozliczenia projektu. Na poziomie przetargu, wyboru oferenta, następnie realizacji i domykania kolejnych faz ta współpraca jest bardzo ważna i daje później dużo większy komfort w rozliczaniu całego projektu. Pozwala to także na uniknięcie problemów po zamknięciu projektów i obrony pozyskanych środków z dofinansowania. Prawdopodobnie zdobycie dotacji może zrealizować o wiele więcej firm doradczych, ale zdecydowanie mniej potrafi później zarządzać projektem od strony dokumentacji, rozliczania poszczególnych kosztów, czy choćby optymalnego wyboru ofert podwykonawców.
Jakich efektów po tej realizacji Państwo oczekują? Przede wszystkim zwiększenia potencjału obsługi, co w naszym biznesie ze względu na jego dużą sezonowość jest bardzo istotne. Bardzo ważnym efektem będą także ilości analizowanych informacji, co przekładać się będzie na poszerzenie oferty, zwiększenie liczby klientów oraz ilości i jakości informacji jakie im dostarczamy. Nastąpi również zmiana pod kątem części CRM, czyli zarządzania relacjami z naszymi klientami.
Jak wyglądał proces wyboru wykonawcy? Dlaczego wybraliście Państwo Empathy do przeprowadzenia tego wdrożenia? Proces wyboru jest bardzo trudny, jak w każdej WITOLD GAZDA PREZES ZARZĄDU MOTORICUS S.A.
25 |
WSTĘPNIAK |
8.2 SEKUNDY DO MILIONA Jesteśmy w przededniu zakończenia drugiego naboru wniosków na Działanie 8.2. Wszystkie firmy, które nie skorzystały do tej pory, a zamierzają spróbować swoich sił w wydawaniu unijnych pieniędzy na rozwój swojego biznesu, powinny zbroić siły na jesień. Przed ostatnim planowanym w tym roku konkursem, warto zrobić krótki bilans dotyczący dotacji
Działania unijne, które mają za cel wspieranie e-biznesu wystartowały w 2008 roku. Wtedy po raz pierwszy dano polskim przedsiębiorcom szansę na uzyskanie środków na wdrażanie elektronicznego biznesu typu w ramach PO IG 8.2. Rok później o unijne pieniądze można było starać się aż w trzech rundach, w 2010 w jednej, a w zeszłym roku dwa razy. Obecnie jesteśmy już po zakończeniu pierwszej tury składania wniosków, druga trwa, a trzecia, ostatnia w 2012 roku, rozpocznie się 15-tego października. Na cały program, PARP przeznaczył 1 795 625 329,16 zł. Na chwilę obecną wykorzystane jest nieco ponad 31% budżetu. Szczegółowy podział środków przestawia tabela poniżej. Suma dofinansowań z naborów na dany rok
Wartość przeznaczona na dofinansowanie
Procent wykorzystania założonego budżetu
2008
57 197 569,53
73 876 000,00
77,42%
2009
187 383 217,65
497 759 973,98
37,65%
2010
105 526 469,01
458 582 915,27
23,01%
2011
158 792 344,42
374 589 639,91
42,39%
2012
60 850 078,65
390 816 800,00
15,57%
całość
569 749 679,26
1 795 625 329,16
31,73%
Tabela 1
W przeciwieństwie do „bliźniaczego” działania PO IG 8.1, dofinansowanie 8.2 zawsze miało dużo mniej złożonych wniosków – i co ważne – procent odrzuceń był w tym wypadku dużo mniejszy. Niemniej, podczas poszczególnych edycji programu, wartość sumy wniosków była dużo mniejsza niż przeznaczony budżet, o czym dobitnie świadczą liczby zawarte w kolejnej tabeli. Równie ciekawie przedstawia się wizualizacja ilości wartości przyznanych dofinansowań w poszczególnych województwach, szczególnie, że w zależności od regionu, inny był procent refundacji wnioskowanej kwoty (infografika na stronie 23).
26 |
Suma dofinansowań z naborów na dany rok
Ilość dofinansowań
2008
57 197 569,53
144
2009
187 383 217,65
446
2010
105 526 469,01
244
2011
158 792 344,42
385
2012
60 850 078,65
147
całość
569 749 679,26
1 366
Najciekawsze projekty W ramach Działania 8.2 powstało wiele interesujących projektów, usprawniających pracę firm i instytucji. Bazując na moich doświadczeniach wskażę 3 przykłady realizacji, które mogą służyć za wzór „rozwiązań wspierających integrację firm”. Platforma transakcyjna – to modelowy przykład rozwiązania B2B wspierającego sprzedaż w przedsiębiorstwie. Projektując systemy B2B należy pamiętać, że rządzą się one swoimi prawami, zdecydowanie innymi niż detaliczny e-commerce. Przede wszystkim dużo większa jest świadomość klientów, którzy wchodzą do systemu w celu konkretnych zakupów. Platformy transakcyjne muszą być przygotowane pod specyfikę rynku B2B. Kredyty kupieckie (i ich kontrolowanie), wsparcie dla programu lojalnościowego, wielokoszykowość, ofertowanie z poziomu koszyka, eksport cenników, reguły cennikowe – to niektóre z elementów systemu B2B których nie znajdziemy w tradycyjnym sklepie WWW. Dofinansowanie 8.2 idealnie nadaje się na wsparcie takich projektów, które wykazują się dużą liczbą zintegrowanych przedsiębiorstw, a przecież to właśnie w relacjach B2B ma miejsce.
Zalety rozwiązania: źIntegracja – główną zaletą płynącą z wdrożenia platformy transakcyjnej jest automatyzacja przekazywanych zamówień, finansów, rozliczeń, aktualizacja stanów magazynowych. Zaleta ta jest esencją programu 8.2. źTransparentność sprzedaży/zakupów – coraz więcej firm inwestuje w platformy transakcyjne nie tylko pod kątem sprzedaży produktów, ale również zakupów. Systemy aukcyjne są coraz bardziej popularne, zapewniają jawność pracy działu zakupów. W większości przypadków, po wdrożeniu takiej aplikacji, odnotowano znaczny spadek kosztów usług oraz produktów kupowanych do tej pory drogą tradycyjną. ź Dofinansowanie 8.2 jest bardzo często wykorzystywane do realizacji platform zintegrowanych z wewnętrznymi systemami ERP działającymi w firmie. Programy takie pełnią najczęściej funkcje magazynowe oraz rozliczeniowe w przedsiębiorstwach, przez co posiadają bieżące informacje na temat stanów magazynowych oraz finansów. Platformy CRM – aplikacje wspierające obsługę klienta bardzo często kojarzą się tylko z kalendarzem spotkań i telefonów. Potencjał jaki posiadają, widać dopiero wtedy, gdy aplikacja albo sama agreguje dane o klientach lub jeśli klienci sami te dane uzupełniają. Wpuszczenie do systemu nowych użytkowników o określonych uprawnieniach (klientów) pozwala prezentować im dane, których mogą potrzebować (np. o postępie prac nad projektem) o wiele szybciej. Zalety rozwiązania: ź Wprowadzenie klienta do systemu firmy –
aplikacja internetowa udostępnia pewien zakres funkcjonalności, który pozwala klientowi na komunikację z firmą wykonującą zlecenie. Klient śledząc postęp prac w ramach systemu, może szybko zlecać poprawki lub zmiany. ź Przyspieszenie akceptacji etapów – stosując podpis elektroniczny, każdy dokument zaakceptowany przez klienta w systemie, nabiera mocy prawnej. Akceptacje poszczególnych etapów zlecenia mogą odbywać się poprzez panel klienta. źAgregacja danych – system może automatycznie zbierać dane wykorzystywane do analiz i badania
PIOTR PRZYBYŁKIEWICZ
potrzeb. Systemy CRM (co do tej pory jest bardzo słabo wykorzystywane) mogą być zintegrowane np. ze sklepem lub opisaną powyżej platformą transakcyjną. Dzięki temu, CRM ma najbardziej aktualne dane które można wykorzystać do planowania kampanii mailingowych lub dedykowanych promocji.
imagin | 8.2 SEKUNDY DO MILIONA
Kojarzenie inwestorów – systemy łączące interesy firm istnieją na polskim jak i zagranicznym rynku. Portale takie bardzo często przypominają ogłoszenia, stanowią jednak ogromną bazę danych o rynku. W ramach takiej platformy może powstać np. sklep internetowy dla użytkowników systemu, co wspomaga zawiązywanie relacji. Tego typu aplikacje również mogą być refundowane z 8.2. Na pierwszy rzut oka, aplikacja CRM nie kwalifikuje się do działania 8.2 jednak wystarczy rozszerzyć jej funkcjonalności o integracje z systemami ERP partnerów i wniosek spełni warunki formalne dotacji. O zróżnicowaniu wnioskowanych projektów niech świadczy kilka tematów systemów które dostały dofinansowanie (źródło: www.parp.gov.pl): źWdrożenie internetowej platformy telemedycznej do radiologii, źOptymalizacja współpracy z partnerami biznesowymi dzięki wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów, źZakup i wdrożenie platformy B2B integrującej zarządzanie procesami biznesowymi z partnerami, źWdrożenie systemów B2B dla agenta rozliczeniowego w celu automatyzacji procesu biznesowych z partnerami z rynku telekomunikacyjnego.
Daj firmie szansę na rozwój Działania unijne a raczej ich formalności budzą wiele emocji, zarówno pozytywnych jak i negatywnych. Patrząc z perspektywy 3 lat pracy z takimi wdrożeniami, mogę jednak śmiało powiedzieć, że pomimo problemów jakie mieli beneficjenci, odnieśli oni kolosalne korzyści. To powinno być najlepszą motywacją dla tegorocznych wnioskodawców.
Specjalista ds. rozwiązań B2B Empathy Internet Software House Z wykształcenie fizyk, z doświadczenia ekspert relacji B2B. Karierę w Empathy zaczął trzy lata temu, od tego czasu zarządza projektami i uczestniczy w przygotowaniu analiz przedwdrożeniowych dla kluczowych Klientów Empathy, w tym międzynarodowych Klientów korporacyjnych.
27 |
WSTĘPNIAK |
INTEGRACJA W PRAKTYCE Szansę na dofinansowanie w ramach Działania 8.2 mają przede wszystkim projekty, które zakładają integracje systemów informatycznych. Taką inwestycją w firmie może być na przykład połączenie systemu magazynowego z systemami dostawców. Jak się przygotować do tej technologicznej rewolucji radzi Bartłomiej Rozkrut, Dyrektor ds. technicznych Empathy Internet Software House Od czego zaczyna się integrację w projektach z dofinansowania 8.2? Pierwszym etapem działań jest analiza przedwdrożeniowa, która w początkowej fazie zakłada przygotowanie wykazu systemów informatycznych firmy i jej kontrahentów oraz określenie, które z nich można ze sobą zintegrować. Należy wówczas przeanalizować ilość i częstotliwość wymienianych danych oraz sprawdzić, czy taka realizacja ma w ogóle biznesowe uzasadnienie. W momencie, gdy okaże się, że automatyzacja będzie dla firmy korzystnym rozwiązaniem, można zacząć rozmowy ze specjalistami ds. technicznych i biznesowych poszczególnych przedsiębiorstw. I tu trzeba podkreślić, że prace informatyczne nie mogą przebiegać w oderwaniu od biznesu. Ważne jest też, aby już w tym pierwszym etapie analizy brali udział reprezentanci wszystkich integrowanych systemów.
należy przygotować środowiska testowe, by sprawdzić systemy w działaniu, zlokalizować i wyeliminować błędy. Na koniec uruchamiamy integrację w środowisku produkcyjnym.
Co dzieje się po takiej analizie? Na jej bazie tworzymy dokumentację i wstępny harmonogram realizacji. Po analizie przystępujemy do prac projektowych, rozpisujemy szczegółowo informacje dotyczące wymiany danych i ich kierunku – co, kiedy i z jaką częstotliwością będziemy przesyłać. Ważnym tematem przy tej okazji jest zapewnienie bezpieczeństwa procesu komunikacji. W przypadku projektów z 8.2 dodatkowe punkty zyskują Ci przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wdrożenie podpisu cyfrowego oraz elektronicznej wymiany danych (EDI), dlatego warto także te rozwiązania uwzględnić w projekcie. Całość działań powinna wystarczyć do przygotowania wniosku o dotacje. Kiedy przychodzi decyzja o otrzymaniu dofinansowania, można zacząć szczegółowe projektowanie systemów i implementację integracji. Tu warto zaznaczyć, że jeśli mamy integrować się z systemem, który dopiero jest wdrażany (tak dzieje się np. w przypadku platform e-commerce), należy dobrze przemyśleć grafik działań, by integracja nie była elementem wstrzymującym wdrożenie tego systemu. Później
28 |
Jak ocenić, która technologia będzie dla naszej firmy najbardziej korzystna? Technologia powinna być przede wszystkim spójna z systemami, na których działamy. To sprawia, że integracja przebiega sprawniej.
Jak czasowo wygląda ten proces? Wszystko zależy od liczby zaangażowanych firm oraz systemów, które integrujemy. Przy standardowych systemach integracja trwa minimum kilka tygodni, w bardziej nietypowych, dwustronnych integracjach musimy się liczyć z wydłużeniem tego czasu.
zmian w naszej integracji.
Jakie są problemy, z którymi trzeba się zmierzyć przy okazji takich realizacji? Na początku może okazać się, że nasi kontrahenci nie są otwarci na wspólne działania lub ich systemy są na tyle przestarzałe, że do integracji potrzebne będą kosztowne modyfikacje. Ale najczęściej problem leży w nieaktualnej dokumentacji dotyczącej systemów lub jej braku. Czasami ludzie odpowiedzialni za ich wdrażanie nie pracują już
w firmie, a nowi pracownicy nie zdają sobie sprawy z przeprowadzonych zmian w systemie. To znacznie utrudnia i wydłuża prace.
Jak wycenić koszty tej technologicznej rewolucji? Dosyć istotnym wydatkiem jest samo przygotowanie projektu integracji, które wymaga wstępnych testów. Potem dochodzą do tego oczywiście koszty programowania i weryfikacji integracji. W pewnym zakresie możemy oszacować zatem koszty integracji, ale zawsze należy założyć margines bezpieczeństwa. Trzeba wziąć np. pod uwagę koszty dalszego serwisowania tej integracji. Łatwo wyobrazić sobie przecież sytuację, ze nasz kontrahent dokonuje jakiejś modyfikacji w swoim systemie, co automatycznie może wpłynąć na konieczność wprowadzenia
BARTŁOMIEJ ROZKRUT
Jak wybrać firmę, która przeprowadzi integrację?
imagin | INTEGRACJE W PRAKTYCE
Należy wybrać takiego usługodawcę, który ma już na swoim koncie udane integracje. Ten temat zawsze wysoko stawia poprzeczkę firmie informatycznej i każde doświadczenie pomaga przy kolejnych projektach.
Który projekt realizowany przez Empathy był dla firmy największym wyzwaniem? Mamy spore doświadczenie w zakresie integracji systemów, ale najciekawszy case dotyczył integracji z systemem Comarch ALTUM, gdzie stany magazynowe przenieśliśmy na Internetowy Serwer Stanów Magazynowych. W praktyce oznaczało to, że serwer stanów magazynowych ERP stał się klientem Internetowego Serwera Stanów Magazynowych. Dzięki temu sklepy internetowe mają najbardziej aktualną informację o stanach magazynowych oraz mogą rezerwować towar w czasie rzeczywistym. To oprogramowanie naszego autorstwa jest bardzo innowacyjnym podejściem i co nas cieszy – sprawdza się doskonale u naszego Klienta.
DYREKTOR DS. TECHNICZNYCH I WSPÓŁWŁAŚCICIEL EMPATHY INTERNET SOFTWARE HOUSE Od 14 lat zaangażowany w rozwój Internetu. Przygodę z siecią zaczął jako administrator sieci, potem pracował w roli programisty internetowego, a na bazie zdobytych doświadczeń zajął się prowadzeniem projektów internetowych. Od 2005 r. zaangażowany w rozwój kompetencji technologicznych Empathy. Interesuje się bezpieczeństwem sieciowym oraz bezpieczeństwem aplikacji internetowych. Uczestniczył m.in. w projektach dla Tele-Fonika Kable, Cityboard Media, Polfactor - grupa BRE Bank, Nestle Nespresso. Wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu marketingu w sieci w Wyższej Szkole Europejskiej w Krakowie.
29 |
WSTĘPNIAK |
JEŚLI NIE DOTACJE UNIJNE TO... POSTAW NA LEASING! Firmy coraz lepiej orientują się, że leasingiem można sfinansować nie tylko zakup samochodu czy maszyn, ale również zakup sprzętu komputerowego, sieciowego, oprogramowania, oraz innych rozwiązań technologicznych. Leasing jako narzędzie finansowania tego typu sprzętu jest atrakcyjne szczególnie dla tych firm, które stawiają w swojej działalnościna innowacje oraz wdrażanie nowoczesnych systemów. Najważniejsze kwestie dotyczące leasingu oprogramowania wyjaśnia Arkadiusz Ziółkowski, ekspert Europejskiego Funduszu Leasingowego Dla kogo leasing?
Formalności
Leasing oprogramowania rozumiany jako forma inwestycji w ramach modernizacji firmy jest dostępny dla każdego podmiotu gospodarczego. Może zostać niego skorzystać m.in. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka cywilna, akcyjna lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Wśród kryteriów formalnych jakie powinien spełnić podmiot gospodarczy, by uzyskać finansowanie poprzez leasing, są m.in.: źokres istnienia firmy - firmy leasingowe oferują swoje usługi przedsiębiorcom, którzy prowadzą swoją działalność już od 3 do 6 miesięcy, źbrak zadłużenia podmiotu wobec państwa oraz w opłacaniu składek ZUS – udokumentowane zaświadczeniem o braku zaległości, ź określenie zdolności spłaty zobowiązań leasingowych – decyduje o tym analiza wyników finansowych firmy, pozycji rynkowej oraz jej doświadczenie i historia. Lista dokumentów, jakie potrzebne są do zawarcia umowy leasingowej uzależniona jest od rodzaju leasingu, firmy udzielającej finansowania oraz podmiotu korzystającego z usług leasingu. Najczęściej będą się na nią składały: źdokumenty prawne (m.in. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenie o numerze NIP, REGON, ksero dowodu osobistego, bankowa karta wzorów podpisów), źdokumenty finansowe (m.in. zeznanie PIT za ubiegły rok, deklaracja PIT-5 za ostatni miesiąc lub trzy miesiące, deklaracja podatku dochodowego za poprzedni rok i ostatni miesiąc) źzaświadczenia (m.in. aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego oraz ZUS o niezaleganiu z podatkami i składkami oraz opinia banku prowadzącego rachunek podstawowy).
Leasing operacyjny a finansowy Podstawowy podział leasingu wyróżnia leasing operacyjny i finansowy. Najważniejsza różnica dotyczy możliwości, dokonywania odpisów amortyzacyjnych od przedmiotu leasingu przez jedną ze stron umowy. Gdy odpisów może dokonywać leasingodawca – mamy do czynienia z leasingiem operacyjnym. Natomiast w przypadku gdy uprawniony jest do tego podmiot nawiązujący umowę z firmą leasingową – będzie to leasing finansowy. Leasing operacyjny jest najczęściej wybieraną opcją. Korzyścią dla leasingobiorców jest możliwość dołączenia do kosztów uzyskania przychodów wartość rat leasingowych oraz wpłaty początkowej. Dodatkowo, ten rodzaj leasingu narzuca na obie strony wymóg zawarcia umowy leasingowej na okres stanowiący min. 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji. Leasing finansowy natomiast charakteryzuje się tym, iż korzystający z usług firmy leasingowej jest zobowiązany do poniesienia kosztów podatku VAT z góry. Jest to korzystne rozwiązanie w przypadku finansowania środków z 8 proc. VAT, gdyż tyle właśnie płaci leasingobiorca. Kolejną kwestią są odsetki raty leasingowej oraz amortyzacja sprzętu, które stanowią dla leasingobiorcy koszty uzyskania przychodu. Korzyścią dla obu stron jest fakt, że ta forma leasingu pozwala na zawarcie umowy już na okres 6 miesięcy.
30 |
Dokumenty te dotyczą osoby fizycznej prowadzącej działalność oraz spółki. Natomiast w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, półki akcyjnej, jawnej, partnerskiej oraz komandytowo-akcyjnej – lista dokumentów przedstawia się nieco odmiennie. Warto również zaznaczyć, że firmy leasingują sprzęt również w procedurze uproszczonej, która wymaga od leasingobiorców dostarczenia mniejszej liczby dokumentów.
Leasing jest opłacalny Leasing to korzystna forma inwestycji dla przedsiębiorców, nie tylko ze względu na możliwość zarządzania środkami finansowymi przeznaczonymi na inwestycje, ale również dzięki tzw. „tarczy podatkowej” (wpłata początkowa i czynsze leasingu operacyjnego są kosztami uzyskania przychodu przedsiębiorcy i zmniejszają podstawę do opodatkowania). Leasing na stałej stopie pozwala na precyzyjne zaplanowanie budżetu inwestycyjnego IT oraz zmaksymalizowanie zwrotu danej inwestycji. Co więcej, przedsiębiorca podpisując kontrakt z firmą, zna dokładnie określoną w umowie leasingowej całościową wartość inwestycji, a finansowanie rozłożone jest na kilka lat. Dodatkowo, leasing maksymalnie dopasowuje się do potrzeb klienta oraz charakteryzuje się szybką aplikacją oraz zawarciem umowy, niską wartością minimalną oraz ograniczonymi wymaganiami dokumentowymi.
Umowa leasingowa Pisemna umowa leasingowa jest jedynym dokumentem poświadczającym kontrakt pomiędzy leasingodawcą –profesjonalną firmą zajmującą się czynnościami leasingowymi, a leasingobiorcą – podmiotem gospodarczym. Obie strony mają obowiązek oznaczyć w umowie podmiot finansujący oraz korzystający, finansowany przedmiot, czas trwania kontraktu, wysokość opłat i sposób ich uiszczania oraz wszelkie inne obowiązki i uprawnienia stron. Co więcej, umowa może również zawierać ewentualne zobowiązania stron po zakończeniu okresu umowy, np. przeniesienie wartości oddanego w leasing sprzętu na korzystającego, jak również wskazanie daty wydania klientowi wyleasingowanego sprzętu.
Bezpieczeństwo jest priorytetem Jednym z najistotniejszych elementów, który należy brać pod uwagę w leasingu oprogramowania jest bezpieczeństwo klientów. Z powodu natury leasingu (właścicielem przedmiotu leasingu podczas trwania umowy jest finansujący) tylko zgoda producenta, właściciela autorskich praw
majątkowych, uprawnia finansującego do przekazania oprogramowania w użytkowanie leasingobiorcy na podstawie umowy leasingowej. Dla EFL bezpieczeństwo klientów jest priorytetem. Finansujemy leasingiem oprogramowanie tylko tych producentów, z którymi podpisaliśmy długoterminowe umowy uprawniające EFL do leasingu ich produktów lub uzyskaliśmy jednostkowe zgody na konkretną transakcję leasingową. Konstrukcja umów z producentami powoduje, że klient ma pewność iż użytkowanie oprogramowania na podstawie umowy leasingowej jest bezpieczne i w pełni legalne. Firmy leasingowe współpracują z producentami oprogramowania ERP, CRM, BI, jak również producentami specjalistycznych aplikacji CAD/CAM oraz z autoryzowaną siecią dystrybutorską producentów.
imagin | POSTAW NA LEASING
Leasing vs. kredyt Korzyści finansowania leasingiem są liczne. Przede wszystkim jest to forma finansowania łatwiejsza do pozyskania niż kredyt. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku firm, które swoje działania na rynku rozpoczęły niedawno i nie mają jeszcze wypracowanej zdolności kredytowej. Z myślą o takich przedsiębiorstwach EFL uruchomiła usługę START Leasing , przeznaczoną dla firm działających krócej niż 6 miesięcy. Następnie, w przeciwieństwie do banków, leasingodawca nie wymaga od klienta wprowadzania do umowy klauzul przewłaszczenia ani skomplikowanych zabezpieczeń, co sprawia, że procedura zawarcia kontraktu jest łatwiejsza i szybsza. Leasing to również forma finansowania, dzięki której przedsiębiorca ma możliwość obniżenia kosztów podatkowych swojej firmy, poprzez właściwy wybór rodzaju leasingu. Tym samym, leasingobiorca może kształtować miesięczne raty płacone za sprzęt, przy uwzględnieniu obecnych możliwości finansowych firmy. Warto też uwzględnić konkurencyjne cenowo propozycje zakupu środków, które oferują firmy leasingowe dzięki współpracy z czołowymi wytwórcami sprzętu i oprogramowania, zwykle nieosiągalne poza ofertą leasingu.
ARKADIUSZ ZIÓŁKOWSKI ekspert Europejskiego Funduszu Leasingowego Europejski Fundusz Leasingowy SA powstał w 1991 roku, jako jedna z pierwszych firm leasingowych w Polsce. Firma aktywnie wspiera rozwój przedsiębiorczości w Polsce. W myśl hasła „Więcej przestrzeni dla przedsiębiorczych”, konsekwentnie poszerza zakres rozwiązań dla biznesu i dba o zaspokojenie potrzeb swoich klientów. Pomaga w prowadzeniu firmy i jest w stanie zapewnić wsparcie również w sytuacjach problemowych. Od 2001 roku EFL jest częścią Grupy Crédit Agricole, co gwarantuje firmie stabilność finansową i bezpieczeństwo oraz pozwala korzystać z wiedzy i doświadczeń instytucji finansowej o międzynarodowym zasięgu.
31 |