INNOVATIVE LÖSUNGEN FÜR DIE
BEGLEITUNG VON UNTERNEHMENS-EVENTS
WIE SIE MIT IMMER-UPTODATE ERFOLGREICHE UNTERNEHMENSEVENTS NACHHALTIG FESTIGEN
WIE SIE MIT IMMER-UPTODATE ERFOLGREICHE UNTERNEHMENS-EVENTS NACHHALTIG FESTIGEN. DER HINTERGRUND Ein internationales Markenunternehmen führt jedes Jahr eine Konferenz für seine 300 weltweit ansässigen Führungskräfte durch. In diesem Jahr sollte die Konferenz besonders interaktiv werden und Social Media eine große Rolle spielen. Eigens für das Event wurde eine Mobile App erstellt, mit der die Teilnehmer beispielsweise Informationen über das Hotel und die Veranstaltungsräume abrufen konnten, einen interaktiven Reiseführer für den Tagungsort, eine internationale Metropole, zur Verfügung
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KOMMUNIKATION UND ZUSAMMENARBEIT MIT IMMER-UPTODATE.
HERAUSFORDERUNGEN Der Einsatz von immer-uptodate für die geplante Konferenz erfolgte sehr kurzfristig und benötigte über die Basisanwendung hinaus eine individuelle Anpassung der Software bezüglich der Funktionalität und des Corporate Designs. Außerdem sollten beide Apps, die Event-App und die iPhone-App von immer-uptodate, miteinander verknüpft werden. Die dritte Herausforderung war der nahe Zeitpunkt der Konferenz, der eine vorhergehende Schulung der Führungskräfte im Umgang mit der Software nicht erlaubte.
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hatten oder an einem Wissensquiz teilnehmen konnten. Parallel dazu sollte das Netzwerk immeruptodate und seine iPhone-App eingesetzt werden, um die Führungskräfte über wichtige Details der Veranstaltung zu informieren, ihnen die notwendigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sie zentral zu vernetzen.
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LÖSUNGEN Die iPhone-App von immeruptodate ließ sich schnell und erfolgreich mit der bereits ver-
Die iPhone-App von immeruptodate ermöglicht ein mobiles Abrufen aller Beiträge und Informationen zur Veranstaltung.
wendeten App verknüpfen. Über die existierende API der Software konnte so der Großteil der Datenübertragung erfolgen. Die Software als Basisprodukt ließ sich somit an individuelle Anforderungen in Bezug auf Schnittstellen und die unternehmensspezifische IT-Landschaft geschickt anpassen. immer-uptodate konnte auf diese Weise während der Führungskräftekonferenz erfolgreich eingesetzt werden und gewährleistet nun auch für weitere Veranstaltungen eine Optimierung der Planung, Durchführung und Nachbereitung. Insbesondere für langfristig vorzubereitende und inhaltlich intensive Unternehmens-Events, wie Führungskräftekonferenzen, erweist sich die Enterprise Social Network Software als geeignetes
Instrument. Ziel solcher Konferenzen ist es in der Regel, strategische Aussagen des Managements zu vermitteln, relevante Themen zu positionieren und die Basis für ein optimales Networking zu bieten. Dass die Teilnehmer der Veranstaltung gleichermaßen die Umsetzer der Inhalte sind, erfordert, dass sie aktiv in die Erarbeitung der Themen und Inhalte einbezogen werden. Auch das Networking darf sich nicht allein auf die Durchführung der Veranstaltung begrenzen, sondern sollte stetig erfolgen und vom Unternehmen unterstützt werden. immer-uptodate integriert alle Führungskräfte. So kann mithilfe des Mitgliederverzeichnisses schon vor Beginn der Veranstaltung Kontakt zu relevanten Ansprechpartnern aufgenommen werden. Auch nach Beendigung des Events sind alle Führungskräfte im Netzwerk schnell zu finden. Anstatt Einladungsschreiben per E-Mail werden alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung sowie dazugehörige Videos, Fotos oder Dokumente im Netz-
werk veröffentlicht. So können etwa Befragungen zu bestimmten Themen bereitgestellt und ein Status Quo schnell ermittelt werden. Die Mitglieder erhalten auf diese Weise die Möglichkeit, die Konferenz inhaltlich mitzugestalten. Der entscheidende Vorteil gegenüber E-Mails liegt in der Kommentarfunktion: Mittels der Kommentarfunktion können die Mitglieder, auf bereitgestellte Informationen zu reagieren, Fragen zu stellen und gegebenenfalls Ergänzungen an der Agenda der Veranstaltung vorzunehmen. Darüber hinaus lassen sich Termine interaktiv abstimmen und die Teilnahme am Event für alle sichtbar bestätigen. Während der Veranstaltung gebildete Projektgruppen können über die Gruppenfunktion kommunizieren und intern Dokumente und Informationen teilen. Auch nach Beendigung des Events erfolgt die Kommunikation weiterhin über immer-uptodate. Die Enterprise Social Network Software bietet einen zentralen
ERGEBNISSE ✔ Einbindung aller Führungskräfte in einen zentralen Kommunikationsort ✔ verbesserte Kommunikation zwischen Unternehmensleitung und Führungskräften ✔ transparente und interaktive Gestaltung von Veranstaltungen ✔ Teilen von wesentlichen Informationen und Dokumenten zur Veranstaltung ✔ nachhaltige Verbesserung von Veranstaltungen durch Feedback und Umfrageoptionen ✔ schnelle Suche nach relevanten Ansprechpartnern ✔ langfristige Vernetzung und Austausch nach Abschluss der Veranstaltung ✔ individuelle Beteiligung an Entscheidungsprozessen
Kommunikationsort, an dem die Teilnehmer ihr persönliches Feedback geben, Ergebnisse von Workshops auswerten oder Präsentationen und Fotos teilen können. Darüber hinaus können auf der Konferenz initiierte Projekte fortgeführt und wichtige Kontaktdaten im Netzwerk abgerufen werden. Die Führungskräfteveranstaltung erfährt durch die transparente und interaktive Gestaltung mit immeruptodate eine Aufwertung. Mit immer-uptodate lässt sich die gesamte Kommunikation im Unternehmen an einem zentralen Ort verfolgen und interaktiv gestalten.
immer-uptodate erweist sich somit als optimales Tool für Firmen-Events und wirkt nachhaltig über die emotionale Ebene der Veranstaltung hinaus. Nicht nur Führungskräftekonferenzen sondern auch Erlebnis- oder Vertriebs-Events, Incentives, Workshops und Trainings, Roadshows oder Messeauftritte lassen sich mit immer-uptodate optimal organisieren, durchführen und nachbereiten. Die persönliche Kommunikation und Vernetzung, die während der Veranstaltungen stattfinden, können mithilfe von immer-uptodate langfristig bewahrt und gefestigt werden. Die erlebnis- und dialogintensive Orientierung von Veranstaltungen kann durch das Unternehmensnetzwerk ideal umgesetzt und inhaltlich durch das Bereitstellen wesentlicher Informationen sowie das Teilen von Ergebnissen, Erinnerungen und Kontakten nachhaltig und gewinnbringend ergänzt werden. So werden Mitarbeiter dauerhaft eingebunden und die Botschaften, Visionen und Ziele des Unternehmens im Gedächtnis langfristig verankert.
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