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AVANCES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
Tabla número 28: Resumen de entrega de equipo de cómputo reacondicionado Área Cantidad Equipo Estatus
Laboratorio de Toxicología 2 escritorio reacondicionado
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Seguridad Industrial y Salud Ocupacional 1 escritorio reacondicionado
Subsede Departamental Escuintla 2 escritorio reacondicionado
Unidad de Evaluación de Desempeño 2 escritorio reacondicionado
Unidad Administrativa 1 escritorio reacondicionado
Unidad de Gestión Forense 2 escritorio reacondicionado
Total equipo reacondicionado 10
Fuente: Unidad de Informática del INACIF
AVANCES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
6.1 MÓDULO PARA LA GENERACIÓN DE CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA
FORENSE -SINAF-
Como parte del fortalecimiento del Sistema de Información Nacional Forense -SINAF- para que este apoye de mejor forma las actividades periciales se desarrolló una funcionalidad que permite generar el consentimiento informado para procesos de Clínica Forense, esta funcionalidad permite realizar el llenado de información tanto para adultos como niños como parte del marco previo a llevar a cabo el peritaje. Al igual que en el proceso de Psicología Forense, la funcionalidad permite realizar la captura de la fotografía de la persona que fue evaluada.
Desde su lanzamiento en Julio del año 2019, han sido generados 57,779 consentimientos informados para el área de Clínica Forense. En febrero del 2020, se incorporó la funcionalidad
al proceso de Odontología Forense, al 3 de diciembre del presente año han sido generados 141 consentimientos informados para el área. Se espera próximamente incorporar esta funcionalidad al proceso de Psiquiatría Forense.
Dentro de los beneficios obtenidos por la institución podemos mencionar: • Resguardar los registros que son llenados en el consentimiento informado. • Permitir contar con un mecanismo ágil y rápido que permita regenerar la información registrada en el consentimiento informado. • Brindar un mecanismo que permita generar indicadores útiles para la generación de estadísticas sobre los registros almacenados en el consentimiento informado. • Ante la duda de un tercero, contar con un mecanismo que permita saber si la persona evaluada corresponde a la que fue evaluada por medio de la fotografía que incorpora el documento.
Registro e imagen de consentimiento informado
6.2 MÓDULO PARA EL REGISTRO DE CITAS DEL LABORATORIO DE IDENTIFICACIÓN
En apoyo al Nuevo Modelo implementado para el Laboratorio de Identificación de Vehículos y Trayectoria de Disparo, se incluyó un módulo que permite registrar citas para la atención de peritajes. Además, se realizaron mejoras dentro del proceso definido dentro del Laboratorio entra las cuales destaca una funcionalidad que permite registrar información para que en tiempo real puedan ser consultada por usuarios internos (Unidad de Gestión Forense) que reciben consultas sobre peritajes del área.
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Actualmente se encuentra en ambiente de pruebas el nuevo módulo para la generación de dictámenes periciales del Laboratorio, con esta acción se busca estandarizar el formato de plantillas, optimizar y además el registrar y consultar fácilmente las estadísticas sobre los peritajes que se realizan en el área.
Dentro de los beneficios obtenidos por la institución podemos mencionar: • Garantizar el recurso disponible para la atención de peritajes del Laboratorio de Identificación de Vehículos por medio de un modelo de trabajo basado en citas, ofreciendo a los usuarios un servicio eficiente y controlado. • Disminuir los tiempos de respuesta, en relación con las consultas que realizan en la Unidad de Gestión Forense sobre peritajes realizados en el Laboratorio de Identificación de Vehículos. • En un futuro, obtener indicadores de medición sobre los peritajes que son realizados en el Laboratorio de Identificación de Vehículos.
Calendario y sistema de registro de citas
6.3 SERVICIO DE CONSULTA DE CITACIONES A DEBATE PARA PERITOS DEL INACIF
POR MEDIO DE TELEGRAM SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL FORENSE -
SINAF-
Con el objetivo de brindar herramientas útiles a los peritos para darle seguimiento a las citaciones a debate se agregó una funcionalidad a SINAF para realizar el envío de recordatorios a citaciones a debate por medio de la herramienta Telegram, la Unidad de Informática ha iniciado los procesos de comunicación internos, se busca que esta herramienta pueda ser utilizada para recibir notificaciones, realizar consultas e incluso poder llevar a cabo acciones como el llenado de encuestas o realizar solicitudes de procesos administrativos.
A la presente fecha dicha funcionalidad está totalmente funcional y permite a un perito determinado recibir notificaciones diarias de sus citas a debate por este medio, además de los mecanismos de mensajería existentes en SINAF o la agenda propia del perito que es la herramienta inicial planteada para llevar el control de los debates.
Dentro de los beneficios obtenidos por la institución podemos mencionar: • Contar con otra herramienta de comunicación que permita notificar a los peritos del INACIF en atención a los procesos de solicitud de debates. • Reducir el número de no asistencia a debates por olvido por parte del perito, y facilitar la generación de excusas cuando no le fuera posible asistir al debate por cualquier causa.
6.4 MÓDULO PARA DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES, SISTEMA DE INFORMACIÓN
NACIONAL FORENSE -SINAF-
El requerimiento de modernización institucional demanda la implementación de procedimientos eficientes y con respaldo tecnológico, que permitan asegurar la conservación del archivo histórico de expedientes, contribuyendo con la iniciativa Cero Papel y contando con un enfoque ambientalista.
La Digitalización es un proceso mediante el cual, algo físico es convertido a datos digitales para ser almacenados de esa manera, optimizando espacios de almacenamiento, resguardo, acceso y disponibilidad de la información, cumpliendo con la función de proveer información importante, valiosa y referente de la actuación histórica de la Institución.
El proyecto de digitalización de expedientes del INACIF busca optimizar el proceso de búsqueda y recuperación de archivos históricos institucionales; es un proyecto que rompe paradigmas ya que el enfoque busca la transición de un resguardo físico tradicional, hacia un resguardo electrónico de expedientes.
Para su adecuada implementación, la Unidad de Informática del INACIF creó un módulo en SINAF para fortalecer el que hacer de la Sección de Evacuación de Dictámenes y Archivo por medio de la digitalización de expedientes.
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Como parte de la estrategia para la implementación del módulo, se realizaron los procesos administrativos para la adquisición de licenciamiento de software para digitalización de documentos (Kofax), se estableció que la indexación y recuperación de registros se llevará a cabo mediante el Sistema de Información Nacional Forense -SINAF (Herramienta de trabajo del Departamento Técnico Científico del INACIF). Se incluyó como parte del desarrollo, procesos de control de calidad el cual incluyen la aprobación de documentos digitalizados por medio de lector de código de barras; además se generaron carátulas con código de barras para facilitar su traslado y registro en la ubicación a ser almacenado. Todos los archivos digitalizados poseen la característica de permitir realizar búsquedas sobre el contenido del mismo. A partir de diciembre de 2019 se inició con el proceso de generación de lotes de expedientes digitalizados; se realizaron los ajustes y mejoras sobre el módulo que inicialmente se había considerado.
Como resultado del proceso de digitalización, en el año 2020 se han digitalizado 2,164,852 folios, de los cuales fueron indexados a 234,795 correlativos, resguardados en 724 lotes.
Dentro de los beneficios obtenidos por la institución podemos mencionar:
• Contar con archivo digital mediante el cual se pueda indexar, resguardar y recuperar archivos históricos para los empleados de todas las áreas que componen el
Departamento Técnico Científico del INACIF. • Facilitar la obtención de archivos sobre el cual es posible realizar búsquedas sobre palabras clave con propósito de investigación o control de calidad de documentos. • Facilitar un módulo que permita agilizar los procesos de obtención de material digital bajo una dinámica de autoservicio en atención a procesos de diligencias judiciales o investigación.
• Disminuir los tiempos de atención, localización y entrega de documentos certificados a requerimiento de autoridad competente.
Funcionalidad para certificar documentos
6.5 SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BUSINESS INTELLIGENCE - BI) DEL
INACIF
El proyecto de inteligencia de negocios surge como una continuación de la visión del proyecto SINAF, proyecto que ve sus inicios en el año 2013 y que a la fecha ha logrado establecer herramientas específicas para cada área de trabajo. El proyecto de inteligencia de negocios es el siguiente paso en apoyo a la mejora continua y el apoyo a las autoridades a conocer la realidad criminalística del país, fortalecer la transparencia, y generar herramientas de soporte para la toma de decisiones y de apoyo al plan estratégico. Durante el año 2020 se continuó con el desarrollo de los tableros de información, dentro de los reportes generados se encuentran los siguientes:
• Creación de reporte Gerencial - Uso del Sistema - SINAF DTC Este reporte muestra un resumen general del uso del sistema realizando una comparación de las solicitudes ingresadas contra los dictámenes realizados en el sistema y dictámenes escaneados. • Creación de reporte Detalle de Solicitudes Sin Dictamen Realizado - SINAF DTC Este reporte muestra un detalle de las solicitudes que no cuentan con un dictamen creado dentro del sistema. El reporte puede ser invocado desde el reporte principal “uso del sistema”.
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• Creación de reporte Detalle de Solicitudes Sin Dictamen Digitalizado - SINAF DTC Este reporte muestra un detalle de las solicitudes que no cuentan con un dictamen digitalizado. Este reporte puede ser invocado desde el reporte principal “uso del sistema”. • Creación de reporte Gerencial - Resumen de Cotejos - SINAF DTC Este reporte muestra un resumen general de las solicitudes ingresadas contra los cotejos realizados en las diferentes sedes de INACIF. • Creación de reporte Detalle de Solicitudes Electrónicas Ingresadas - SINAF DTC Este reporte muestra un detalle de las solicitudes electrónicas ingresadas por el ministerio público, mostrando además datos del solicitante, la sede donde presentarán la solicitud y si esta solicitud cuenta con la documentación completa para iniciar el proceso. • Creación de reporte Solicitudes Electrónicas Registradas Psicología - SINAF DTC Este reporte muestra un detalle de las solicitudes registradas en INACIF, mostrando además un resumen del tipo de solicitud, la autoridad solicitante y la modalidad de firma. • Creación de reporte Asignación de Casos - Atención a Tickets - CFAV Como parte del apoyo al sistema CFAV se creo el reporte de inteligencia de negocios “atención a tickets”, este reporte tiene como objetivo mostrar en tiempo real la cantidad de tickets que se han ingresado dentro del sistema y la atención de los mismos. Este reporte esta pensado para que una persona realice un monitoreo del trabajo realizado y pueda asignar a más médicos para la atención de tickets si fuera necesario. • Creación de reporte de Ingresos Centro Forense de Acompañamiento Virtual - CFAV Como parte del apoyo al sistema CFAV se creo el reporte de inteligencia de negocios “ingresos”, este reporte tiene como objetivo mostrar en tiempo real la cantidad de fallecidos que han sido ingresados mediante el sistema, además de un detalle de características de los fallecidos como: sexo, edad, identificación plena, etc. El reporte muestra también el área geográfica donde se realizaron más levantamiento de cadáveres. • Creación de reporte Monitoreo DocSign Este reporte muestra el proceso de firma electrónica de los contratos 2021. El usuario puede visualizar cuántos expedientes se encuentran en cada etapa del proceso, así como un detalle por nombre de empleado y fechas de firma de contrato y acuerdo.
