MÓDULO PARA EL REGISTRO DE FIRMA ELECTRÓNICA Y API DE FIRMA ELECTRÓNICA INSTITUCIONAL

Reportes generados “Dictámenes entregados e ingresos a CFAV

6.6 MÓDULO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS -SED-

Derivado del fortalecimiento institucional, bajo la nueva línea de administración y dentro del marco estratégico de la administración institucional para el período 2017-2022, se ha considerado implementar el proyecto “Consulta de documentos” enfocado a la consulta de documentos del Sistema de Evaluación del Desempeño. El proyecto permite conocer a los usuarios la documentación relacionada con los procesos de evaluación de desempeño del INACIF, este proyecto se realizó en coordinación con la Jefatura de Evaluación del Desempeño. El sistema se encuentra disponible desde el portal web institucional del INACIF (www.inacif.gob.gt)

Dentro de los beneficios podemos mencionar: • Proveer de un mecanismo para que los empleados puedan consultar la información relacionada al proceso de evaluación del desempeño de primera mano. • Optimizar el uso de recursos y el traslado de documentos entre los diferentes participantes.

MÓDULO PARA EL REGISTRO DE FIRMA ELECTRÓNICA Y API DE FIRMA ELECTRÓNICA INSTITUCIONAL

El INACIF, con base en el Plan Estratégico Institucional -PEI- impulsado por el Director General y autorizado por Consejo Directivo mediante el acuerdo CD-INACIF-01-2018, ha realizado acciones para la modernización de sus mecanismos de gestión por medio del uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) con el objeto de simplificar y agilizar los trámites,

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procedimientos administrativos y gestiones, para mejorar la eficiencia y eficacia e incrementar sustantivamente la transparencia institucional.

Con base en la ley para el Reconocimiento de Comunicaciones y Firma Electrónica contenida en el Decreto número 47-2008 del Congreso de la República que establece en su artículo 1: “El Estado y sus instituciones quedan expresamente facultados para la utilización de las comunicaciones y firmas electrónicas.”, la Dirección General del INACIF con el apoyo del Consejo Directivo, emitió el acuerdo CD-INACIF-17-2020, que contiene el Reglamento para la Implementación del Gobierno Electrónico por parte del Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala en la búsqueda de optimizar los procesos administrativos y periciales.

El citado reglamento, reviste de certeza jurídica todos los dictámenes periciales y los documentos administrativos emitidos por el INACIF, contando con factores de seguridad informática y jurídica, además de una firma electrónica institucional avalada por una entidad autorizada en Guatemala.

La implementación del Gobierno Electrónico el un elemento clave en la modernización, fortalecimiento y desarrollo institucional en INACIF, reducirá el tiempo utilizado en la recepción de las solicitudes y el envío de los dictámenes, además mejorará la gestión de las solicitudes de toda naturaliza a lo interno de la institución.

Para implementar este proceso se desarrolló como primer punto un sistema de actualización de registros para los empleados del INACIF, esto en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos. El empleado realizó el proceso de carga de firma que figurará en los documentos generados electrónicamente y además de manera automática se actualizaron campos del sistema Visual Hur de Recursos Humanos del INACIF. Posterior a ello se realizó un proceso de validación de registros para generarle al empleado su firma electrónica simple. El acuerdo establece que todo documento electrónico firmado en INACIF debe contener la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada del Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala. A fecha 3 de diciembre 1284 empleados completaron su registro de firma electrónica personal.

Adicionalmente se construyó un API de firma electrónica el cual permitirá habilitar la opción de firmar electrónicamente documentos desde cualquier sistema, tomando en consideración los lineamientos establecidos en el Acuerdo, siendo relevante los elementos de identificación del

firmante y sistema, y la bitácora para auditorías posteriores. El API se encuentra vinculado al servicio de mensajería por e-mail e INACIFBot.

Dentro de los beneficios de la implementación de este proyecto podemos mencionar: • Facilitar un mecanismo de actualización y registro de datos generales para la suscripción del servicio de firma electrónica de documentos para los empleados del INACIF. • Centralizar el proceso para manejar un único mecanismo para firmar documentos de manera electrónica para los diferentes sistemas del INACIF. • Brindar garantía de que los documentos generados por los sistemas informáticos del INACIF no han sido alterados posterior al proceso de firma electrónica del documento. • Disminuir el consumo de papel y en un futuro la impresión y resguardo sobre un medio físico.

7.1 SISTEMA PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (DOCSIGN - DOCUMENTS SIGN)

Derivado del fortalecimiento institucional, bajo la nueva línea de administración y dentro del marco estratégico de la administración institucional para el período 2017-2022, en el eje de “Gobierno Electrónico” se ha considerado implementar el proyecto “DocSign” enfocado al proceso de firma electrónica de documentos, en la búsqueda de optimizar procesos y recursos.

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Como primera fase del proyecto se consideró la firma electrónica de contratos y acuerdo para los empleados del INACIF para el ciclo 2021; como una fase dos se implementan las funcionalidades para estampar la firma electrónica sobre documentos generados para el día a día por las diferentes dependencias.

Este sistema es el primero que se integró al API de firma electrónica institucional para la generación de documentos firmados electrónicamente. A fecha 3 de diciembre de 2020, 412 contratos se encuentran en la última fase del proceso, quedando únicamente la aprobación por parte del Director General del INACIF.

Dentro de los beneficios de la implementación podemos mencionar: • Automatizar el proceso de subida, revisión, cotejo, aprobación y firma electrónica de contratos y acuerdos del INACIF. • Poner en disposición información desde la herramienta con el correspondiente ahorro en tiempo en cuanto a la generación de estadísticas. • Optimizar el tiempo y recursos en las tareas que realiza la Unidad de Recursos Humanos, mesa técnica de revisión, Jefatura del DAF, Dirección General y los empleados del INACIF. • Proveer de una herramienta que permita realizar el proceso de cotejo y firma electrónica de documentos simples para los empleados del INACIF.

Bandeja de consulta contrato y acuerdo Bandeja de consulta contratos y acuerdos para el empleado Director General