MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
MANUAL DE USUARIO
REGIMEN ESPECIAL ASESORÍA Y PATROCINIO JURÍDICO
ENTIDAD CONTRATANTE
Enero 2013
1
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Tabla de Contenidos ASESORÍA Y PATROCINIO JURÍDICO .................................................. 4 1. Presentación.......................................................................... 4 2. Fundamento Jurídico ............................................................... 4 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP ............................................................... 4 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP.......................................................... 4 3. Identificación de Procedimientos ................................................ 7 ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................... 7 4. Fase Precontractual ................................................................. 7 Paso 1: Información Básica ................................................................................ 10 Paso 2: Productos ................................................................................................ 14 Paso 3: Parámetros de Calificación .................................................................. 17 Paso 4: Selección de Proveedores .................................................................... 19 Paso 5: Plazos y Fechas ...................................................................................... 20 Paso 6: Anexos...................................................................................................... 22 4.2 Consulta de Procesos........................................................................................ 24 PROVEEDOR ............................................................................ 26 4.3 Revisar invitación y realizar preguntas ......................................................... 26 ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................. 28 4.4 Respuestas y Aclaraciones ............................................................................... 28 PROVEEDOR ............................................................................ 30 4.5 Entrega de Propuestas ..................................................................................... 30 ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................. 34 4.6 Apertura de Ofertas ......................................................................................... 34 4.7 Solicitud de Convalidación de Errores .......................................................... 35 PROVEEDOR ............................................................................ 41 4.8 Respuesta a la Convalidación de Errores ...................................................... 41 ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................. 45 4.9 Revisar Convalidación ...................................................................................... 45 4.10 Calificación de Ofertas .................................................................................. 46 4.11 Adjudicación .................................................................................................... 51
2
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
5. Fase Contractual ................................................................... 55 5.1 Registro de Contratos....................................................................................... 55 5.2 Finalizaci贸n del Proceso .................................................................................. 57 6. Glosario .............................................................................. 59
3
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
ASESORÍA Y PATROCINIO JURÍDICO 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Régimen Especial para la Contratación de la Asesoría y Patrocinio Jurídico, además el manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la cual deberá ser utilizada para la Publicación del Procedimiento.
2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 2.- Régimen especial.- Se someterán a la normativa específica que para el efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes contrataciones: 4. Las que tengan por objeto la prestación de servicios de asesoría y patrocinio en materia jurídica requeridas por el Gobierno Nacional o las Entidades Contratantes;
2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art. 92.- Procedimiento.- Las contrataciones de Asesoría Jurídica y/o las de Patrocinio Jurídico requeridas por las entidades consideradas en el ámbito de la Ley, se realizarán conforme el siguiente procedimiento:
4
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitirá una resolución fundamentada, demostrando la existencia de la circunstancia material y/o necesidad concreta que le faculta acogerse al Régimen Especial para la contratación de Asesoría Jurídica y/o Patrocinio Jurídico, aprobará los pliegos, el cronograma del proceso y dispondrá el inicio del procedimiento especial; 2. En los pliegos se deberá describir detalladamente las características del perfil profesional requerido,
formación, competencias y capacidades generales y
específicas, así como la formación o experiencia en las materias o áreas del derecho sobre las cuales versará la materia del contrato. 3. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado enviará la invitación al proveedor previamente seleccionado, explicando en términos generales el objeto de la invitación y señalando el día y la hora en que deberá concurrir para celebrar una audiencia en la que se le proporcionará toda la información que sea pertinente, se absolverán las consultas y se realizarán las aclaraciones requeridas, previa la suscripción de un convenio de estricta confidencialidad, de todo lo que cual se dejará constancia en un acta. 4. En la fecha y hora señaladas para el efecto, se procederá a la recepción de la oferta del proveedor invitado. 5. Recibida la oferta, en la fecha prevista en la invitación, la máxima autoridad, mediante resolución motivada adjudicará la oferta o declarará desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del oferente invitado. CONSULTAS PUNTUALES Y ESPECÍFICAS.- Bajo esta figura se podrá obtener la prestación de servicios de asesoría jurídica para la absolución de consultas puntuales y específicas, siempre que éstas tengan como valor total un presupuesto estimado que no supere en el año por cada proveedor el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.0000005 por el PIE; en cuyo caso, se observará el siguiente procedimiento:
5
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
1. La máxima autoridad de la entidad contratante determinará la necesidad de realizar consultas jurídicas de carácter puntual y específico de carácter especializado que deban ser absueltas por el abogado o estudios jurídico seleccionado; señalando el perfil del profesional o estudio jurídico; el valor previsto a ser pagado (por hora), el número estimado de horas de consulta; así como la certificación presupuestaria correspondiente. 2. Una vez realizada la consulta, el abogado o estudio jurídico remitirá la factura correspondiente, en la que se especifique el número de horas atendidas, el valor total facturado, así como un informe sucinto del servicio brindado; el que será aprobado por la máxima autoridad, disponiendo su pago.
6
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
3. Identificación de Procedimientos Para identificar el procedimiento que se deberá realizar para la contratación de la Asesoría y Patrocinio Jurídico, revise el siguiente mapa conceptual. Imagen 3.1
Imagen 3.1
ENTIDAD CONTRATANTE
4. Fase Precontractual 4.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal www.compraspublicas.gob.ec. Imagen 4.1
7
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.1
Ahora ingrese al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono “Sistema Oficial de Contratación Pública”. Imagen 4.2
Imagen 4.2
Para acceder al Sistema Transaccional, ingrese número de “Ruc”, nombre de “Usuario” y “Contraseña” luego haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 4.3
8
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.3
En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio de sesión. Imagen 4.4
Imagen 4.4
Para crear un proceso de Régimen Especial ingrese al menú “Entidad Contratante”, submenú “Régimen Especial”. Imagen 4.5
9
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.5
Registre los siguientes pasos para la creación del proceso:
Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar.
Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.
Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.
Número de Resolución: Número de Resolución establecido por la Entidad Contratante para acogerse al procedimiento de Régimen Especial.
Justificación: Breve descripción de la justificación legal para acogerse al Régimen Especial.
10
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación. Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación –Siglas del Proceso de Régimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante – Número secuencial establecido por la Entidad – Año. Ejemplo: RE–APJ-MAE-001-2012 Asesoría y Patrocinio Jurídico RE-CJ-MAE-001-2012 Consultas Puntuales y Específicas
Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción del Servicio o Consultoría a contratar.
Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación.
Dirección: Dirección donde será entregado el producto objeto del Contrato.
Palabras Claves: Ingrese palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso.
Tipo de Contratación: Seleccione entre las opciones “Asesoría y Patrocinio Jurídico” o “Asesoría y Patrocinio Jurídico-Consultas puntuales y Específicas”.
Tipo de Compra: Seleccione la opción “Servicio” para cualquiera de los dos casos, ya sea “Asesoría y Patrocinio Jurídico” o “Asesoría y Patrocinio Jurídico-Consultas puntuales y Específicas”.
11
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Presupuesto Referencial Total: Para el caso de “Asesoría y Patrocinio Jurídico”, el monto de la contratación no tiene límite, para el caso de “Asesoría y Patrocinio Jurídico-Consultas puntuales y Específicas”, el presupuesto referencial
no superará en el año
el coeficiente
0,0000005 del Presupuesto Inicial del Estado.
Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria.
Forma de Pago: Anticipo: Ingrese el Porcentaje de anticipo, no puede dejar vacío este campo. Saldo a: Seleccione de entre las opciones: Otra-Revisar términos de Referencia Pago a 30 días Pago a 45 días Pago contra entrega de bienes, obras o servicios Pago por otro concepto Pago por planilla.
Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.
Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si selecciona la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante
haya
incurrido
en
algún
gasto
económico
por
levantamiento o edición de los pliegos.
12
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.6
Imagen 4.6
Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botón “Aceptar”, y continue al siguiente paso. Imagen 4.7
13
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.7
Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC del bien que se requiere adquirir y por el cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”. Imagen 4.8
Imagen 4.8
Busque el código del bien o servicio que requiere, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio o con el código, si es que ya lo conoce). Imagen 4.9
14
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.9
A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, luego proceda a seleccionar el código que necesita haciendo clic en la casilla que se encuentre al lado izquierdo del código. Imagen 4.10
Imagen 4.10
15
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL lo calculará automáticamente el sistema, en el campo CARACTERÍSTICAS podrá agregar alguna descripción específica si lo requiere. Imagen 4.11
Imagen 4.11
Si ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar el código haciendo clic en el botón “Añadir”. Imagen 4.12
Imagen 4.12
Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.13
16
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.13
Paso 3: Parámetros de Calificación Paso en el que deberá agregar los parámetros de calificación, haga clic en el botón “Agregar Parámetro”. Imagen 4.14
Imagen 4.14
Seleccione del siguiente listado los parámetros de calificación que requiere para calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente ícono
, de esta manera agregará el parámetro. Imagen 4.15
17
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.15
El parámetro ha sido agregado. Imagen 4.16
Imagen 4.16
Una vez que haya agregado todos los parámetros haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.17
Imagen 4.17
18
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Paso 4: Selección de Proveedores Para la selección del proveedor el sistema le presentará dos opciones de búsqueda, ya sea por número de RUC o por Razón Social. Seleccione la opción de búsqueda, ingrese los datos y finalmente haga clic en el botón “Buscar Proveedor”. Imagen 4.18
Imagen 4.18
El sistema mostrará el resultado de la búsqueda, luego seleccione al proveedor haciendo un clic en la razón social, como se muestra a continuación. Imagen 4.19
Imagen 4.19
Ahora haga clic en el botón “Continuar” para ir al siguiente paso. Imagen 4.20
19
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.20
Paso 5: Plazos y Fechas A continuación proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 4.21
Imagen 4.21
El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos como se muestra a continuación. Imagen 4.22
Imagen 4.22
20
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes:
Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso.
Fecha límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora límite para que el proveedor pueda hacer preguntas sobre inquietudes que tenga del pliego y para que la Entidad Contratante las responda. El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones.
Fecha límite de Propuestas: Fecha límite para entregar las ofertas a través del sistema. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha límite de Propuestas.
Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirán las ofertas.
Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha en la que se estima se realizará la Adjudicación del proceso. Desde la Fecha de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha y hora Estimada de Adjudicación se realizará la Convalidación de Errores de las ofertas, la Calificación y la Adjudicación.
Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.23
21
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.23
Los tiempos del cronograma serán establecidos en base a la Normativa.
Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos, la Resolución
de
Régimen
Especial,
adicional adjuntará
(Resolución
de
Aprobación del Pliego e Inicio del Proceso, estudios y certificación Presupuestaria). Imagen 4.24
Imagen 4.24
22
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón “Seleccionar archivo”, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón “Abrir”, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo “Descripción” y finalmente haga clic en el botón “Subir”. Imagen 4.25
Imagen 4.25
El siguiente documento que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa que justifica la necesidad de acogerse al Régimen Especial. Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón “Finalizar”. Imagen 4.26
Imagen 4.26
23
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
4.2 Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción “Consultar”, submenú “Régimen Especial”. Imagen 4.27
Imagen 4.27
Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen 4.28
Imagen 4.28
24
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón “Buscar”. Imagen 4.29
Imagen 4.29
A continuación, haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 4.30
Imagen 4.30
Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en el proceso como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 4.31
25
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.31
PROVEEDOR 4.3 Revisar invitación y realizar preguntas Para los dos casos de Asesoramiento Jurídico una vez que se haya publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 4.32
26
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.32
Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 4.33
Imagen 4.33
Recuerde además que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.34
27
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.34
Si el proveedor requiere hacer algún tipo de pregunta referente a los pliegos, lo deberá hacer en el estado “Audiencia de preguntas y aclaraciones”, dicha audiencia se la realizará directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante, desde la Fecha de Publicación hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones. Recuerde que las preguntas no se las hace a través del sistema, sino directamente a la Entidad.
ENTIDAD CONTRATANTE 4.4 Respuestas y Aclaraciones Para los dos casos la Entidad debe recordar que en una audiencia de preguntas y aclaraciones se lo realiza presencialmente con el proveedor antes de la Fecha límite de la Audiencia de preguntas y aclaraciones, de dicha audiencia la Entidad deberá levantar un acta en la que consten las preguntas y respuestas, y luego esto debe ser publicado, para ello revise que el proceso se encuentre en el Estado “Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”, después revisar el enlace “Ver Audiencia de Preguntas y Aclaraciones” donde subirá el acta. Imagen 4.35
28
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.35
En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripci贸n de lo acontecido en la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la secci贸n posterior
adjunte el acta, luego proceda a ingresar los datos de la
Descripci贸n y a adjuntar el documento como se indic贸 en pasos anteriores en este manual. Imagen 4.36
Imagen 4.36
29
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Una vez que haya agregado el acta, haga clic en el botón “Registrar Acta”. Imagen 4.37
Imagen 4.37
PROVEEDOR 4.5 Entrega de Propuestas Para el Envío de las Ofertas el proveedor deberá revisar que el Estado del proceso se encuentre en “Entrega de Propuestas”, si es así, ingrese al enlace que se encuentra en la parte superior del proceso y dice “Entrega de Propuesta”. Imagen 4.38
Imagen 4.38
30
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Recuerde que el envío de la oferta podrá realizarlo desde la fecha y hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la fecha y hora límite de Propuestas. Ahora ingrese al enlace “Enviar Oferta”. Imagen 4.39
Imagen 4.39
En la siguiente pantalla deberá ingresar el valor de la oferta económica, oferta de tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación. Imagen 4.40
Imagen 4.40
31
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen 4.41
Imagen 4.41
En la siguiente sección podrá adjuntar opcionalmente el archivo de su oferta técnica al portal. Recuerde que la entrega de la oferta técnica es obligatoria entregarla físicamente, la sección que muestra el sistema para subir un archivo es OPCIONAL. Revise en los pliegos si la Entidad Contratante requiere que la oferta técnica sea subida al portal caso contrario la obligatoriedad es entregar físicamente esta información. Una vez que haya ingresado los datos para registrar el valor de la Oferta haga clic en el botón “Enviar Oferta”. Imagen 4.42
32
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.42
En el siguiente mensaje deberá
confirmar la finalización del envío de la
oferta, haga clic en “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”. Imagen 4.43
Imagen 4.43
En la siguiente pantalla aparecerá una opción para imprimir del sistema la confirmación del Envío de su oferta económica, luego recuerde adjuntar este documento en la carpeta técnica, la misma que será entregada físicamente a la Entidad Contratante hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas. Imagen 4.44
33
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.44
ENTIDAD CONTRATANTE 4.6 Apertura de Ofertas En el Estado “Apertura de Ofertas”, la Entidad Contratante procederá a abrir las carpetas de las Ofertas técnicas físicamente. Imagen 4.45
Imagen 4.45
34
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
4.7 Solicitud de Convalidación de Errores Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá esperar que el proceso pase al Estado “Calificación de Participantes”, y luego ingresar al enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 4.46
Imagen 4.46
Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores, además le mostrará el nombre del proveedor. Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 4.47
35
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.47
Si seleccionó la Opción SI, agregue el Acta de Convalidación. Imagen 4.48
Imagen 4.48
Proceda a adjuntar el documento solicitado y posterior a esto haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.49
36
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.49
A continuación empiece la etapa de Convalidación haciendo un clic en el enlace que aparece en pantalla, “Convalidar”. Imagen 4.50
Imagen 4.50
En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor, luego haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 4.51
37
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.51
A continuación el sistema le mostrará en pantalla el mensaje ya enviado y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen 4.52
Imagen 4.52
Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 4.53
38
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.53
Para finalizar, haga clic en el botón “Finalizar Convalidación”. Imagen 4.54
Imagen 4.54
Ingrese en la siguiente pantalla la Fecha límite para Respuesta de Convalidación de Errores y la nueva fecha de Adjudicación. Imagen 4.55
39
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.55
Recuerde que para realizar una Convalidación el tiempo mínimo establecido es 2 días y máximo 5 días, entre la fecha de solicitud de convalidación y la fecha de respuesta a la convalidación. Una vez ingresada las fechas haga un clic en el botón “Realizar Convalidación”. Imagen 4.56
Imagen 4.56
Las fechas y el número de Convalidaciones realizadas serán registradas como se muestra en la siguiente imagen, luego proceda a hacer clic en el botón “Aceptar”. Imagen 4.57
40
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.57
En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opción NO, luego proceda a hacer clic en el botón “Guardar”. Imagen 4.58
Imagen 4.58
PROVEEDOR 4.8 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado “Calificación de Participantes”, el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace “Convalidación de Errores”, como se muestra a continuación. Imagen 4.59
41
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.59
Recuerde que la Respuesta a la Convalidación lo deberá hacer desde la fecha y hora límite de solicitud de Convalidación, hasta antes de la fecha y hora límite de Respuesta a la Convalidación. Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace “Revisar/Responder Preguntas”. Imagen 4.60
Imagen 4.60
42
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
A continuación el proveedor podrá revisar el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante, luego deberá hacer clic en el botón “Responder”. Imagen 4.61
Imagen 4.61
Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, a continuación haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 4.62
Imagen 4.62
En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidación. Imagen 4.63
43
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.63
Una vez que haya subido el archivo haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 4.64
Imagen 4.64
Recuerde revisar su documento publicado en la pestaña “Archivos” del proceso.
44
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
ENTIDAD CONTRATANTE 4.9 Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el proveedor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 4.65
Imagen 4.65
A continuación ingrese al enlace “Revisar Convalidación”. Imagen 4.66
Imagen 4.66
45
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que adjuntó el proveedor. Imagen 4.67
Imagen 4.67
4.10 Calificación de Ofertas Una vez que la Entidad haya indicado en el sistema si se requiere o no la Convalidación, deberá proceder a calificar las ofertas técnico económicas, para ello ingrese al enlace “Calificación”, esto lo deberá realizar desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen 4.68
Imagen 4.68
46
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Proceda ahora a realizar la calificación de los proveedores ingresando al enlace “Calificar”. Imagen 4.69
Imagen 4.69
En la siguiente pantalla podrá observar el valor de la oferta económica enviada por el proveedor y los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de los parámetros de calificación. Imagen 4.70
Imagen 4.70
La forma de evaluación en este procedimiento es por una razón “Cumple” o “No Cumple”, haga un clic en el botón de opción, luego ingrese una razón detallada de la calificación que realizó, a continuación en la siguiente imagen un ejemplo. Imagen 4.71
47
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.71
En una calificación el proveedor podría no cumplir con todos los parámetros o cumplir con todos los parámetros establecidos, como en el caso anterior en el que no cumple con un parámetro, a continuación un ejemplo en el que el proveedor si cumple con todos los parámetros. Imagen 4.72
Imagen 4.72
En cualquiera de los casos una vez realizada la calificación, haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen 4.73
48
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.73
Si no va a realizar ningún cambio a la calificación, proceda entonces a “Confirmar las Calificaciones” Imagen 4.74
Imagen 4.74
Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido evaluadas, posteriormente deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas. Imagen 4.75
49
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.75
Para subir el Acta de Calificación proceda a hacer clic en el botón Seleccionar archivo, busque el documento y haga clic en el nombre, luego pulse el botón abrir, ingrese en Descripción el nombre con el que se va a publicar el documento y finalmente haga clic en el botón subir. Imagen 4.76
Imagen 4.76
Para concluir con la Evaluación de las Ofertas haga clic en el botón “Finalizar Calificación”. Imagen 4.77
50
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.77
4.11 Adjudicación Para la Adjudicación proceda a ingresar al enlace “Adjudicar” como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 4.78
Imagen 4.78
Una vez que haya ingresado, diríjase al final de la pantalla donde deberá ingresar los datos para la adjudicación o declaratoria desierto. Imagen 4.79
51
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.79
El proveedor será adjudicado sólo en el caso en el que cumpla con todos los parámetros de calificación, caso contrario debe declarar desierto el proceso. En este caso vamos a adjudicar al proveedor ya que cumple con todos los parámetros, para ello seleccione el nombre del proveedor que esta participando e ingrese una breve descripción de la Adjudicación en la sección Observaciones. Imagen 4.80
52
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.80
Una vez que haya ingresado la información para la Adjudicación proceda a “Adjudicar al Proveedor”. Imagen 4.81
Imagen 4.81
Si se va a Declarar Desierto el proceso, deberá ingresar en la sección de Observaciones la razón y luego hacer clic en el botón “Declarar Desierto Total”. Para concluir con la Adjudicación, el sistema le indicará que adjunte la Resolución de Adjudicación y haga clic en el botón “Finalizar Adjudicación”. Imagen 4.82
53
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 4.82
En pantalla podrá observar que el estado del proceso ha sido “Adjudicado”. Imagen 4.83
Imagen 4.83
54
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
5. Fase Contractual 5.1 Registro de Contratos Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema. Para ello haga clic en el enlace “Registro de Contratos”. Imagen 5.1
Imagen 5.1
A continuación podrá observar la pantalla donde deberá Registrar el Contrato. Imagen 5.2
55
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 5.2
Ahora diríjase al final de la pantalla, registre las Fechas de Inicio del Objeto de Contratación, Fecha de Término del Objeto del proceso de Contratación y adjunte el archivo del Contrato. Imagen 5.3
Imagen 5.3
Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 5.4
56
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Imagen 5.4
5.2 Finalizaci贸n del Proceso Para Finalizar con el proceso, proceda a subir los documentos que hayan asumido las partes como son: actas de entrega recepci贸n y facturas. Imagen 5.5
Imagen 5.5
57
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón “Finalizar Proceso”. Imagen 5.6
Imagen 5.6
A continuación podrá ya observar que el proceso se encuentra “Finalizado”. Imagen 5.7
Imagen 5.7
58
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
6. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. La Ley puede referirse a él simplemente como "Instituto Nacional". Portal Compras públicas: (www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Máxima Autoridad: Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Para efectos de esta Ley, en las municipalidades y consejos provinciales, la máxima autoridad será el Alcalde o Prefecto, respectivamente. Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual. Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.
59
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría. Oferta Habilitada: La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los Pliegos Pre contractuales. Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Por Escrito: Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos. Registro Único de Proveedores.- RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes.
60