Comunicacion%20Social

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MANUAL DE USUARIO

REGIMEN ESPECIAL COMUNICACIÓN SOCIAL

ENTIDAD CONTRATANTE

FEBRERO 2013

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MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Tabla de Contenido Ó

SOCIAL ................................................................................... 4

. Presentación ............................................................................ 4 . Fundamento Jurídico .................................................................. 4 .1Artículos relacionados en la LOSNCP.................................................................. 4 .2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. .......................................................... 4 . Identificación de Procedimientos .................................................... 7 . Fase Precontractual ................................................................... 8 .1 Creación del Proceso ................................................................. 8 los siguientes pasos para la creación del proceso: ..................................... 10 1: Información Básica ........................................................................................ 10 2: Productos ........................................................................................................ 14 3: Parámetros de Calificación ......................................................................... 17 4: Selección de Proveedores ............................................................................ 20 5: Plazos y Fechas .............................................................................................. 22 6: Anexos ............................................................................................................. 24 .2 Consulta de Procesos .......................................................................................... 25 ........................................................................................... 28 .3 Revisar invitación y Realizar preguntas ......................................................... 28 CONTRATANTE ........................................................................ 30 .4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones........................................................... 30 ........................................................................................... 31 .5 Entrega de Propuestas ....................................................................................... 31 CONTRATANTE ........................................................................ 34 .6 Apertura de Ofertas............................................................................................ 34 .7 Solicitud de Convalidación de Errores............................................................. 34 ........................................................................................... 40 .8 Respuesta a la Convalidación de Errores ........................................................ 40 CONTRATANTE ........................................................................ 44

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.9 Revisar Convalidaci贸n ........................................................................................ 44 .10 Calificaci贸n de Ofertas .................................................................................... 45 .11 Adjudicaci贸n ...................................................................................................... 51 . FASE CONTRACTUAL ................................................................. 54 .1 Registro de Contratos ......................................................................................... 54 .2 Ejecuci贸n del Contrato ...................................................................................... 58 . Glosario ................................................................................ 59

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COMUNICACIÓN SOCIAL 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Régimen Especial para la Contratación de Estudios para la determinación de estrategias

comunicacionales,

información,

imagen

y

publicidad

comunicacional, además el manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser usada para la Publicación del Procedimiento.

2. Fundamento Jurídico 2.1Artículos relacionados en la LOSNCP. Art. 2.- Régimen especial.- Se someterán a la normativa específica que para el efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes contrataciones: 3. Aquellas cuyo objeto sea la ejecución de actividades de comunicación socialdestinadas a la información de las acciones del Gobierno Nacional o de las Entidades Contratantes;

2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. Sección IV COMUNICACIÓN SOCIAL Art. 88.- La contratación de estudios para la determinación de estrategias comunicacionales e información orientada a generar criterios de comunicación, información, imagen y publicidad comunicacional; y, la contratación de productos comunicacionales, servicios y actividades comunicacionales y de los medios para la difusión de los mismos, destinadas a la información de las acciones del Gobierno Nacional o de las Entidades Contratantes, se efectuará de conformidad con los procedimientos previstos en esta sección.

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Apartado I CONTRATACIÓN DIRECTA Art. 89.- Se encuentran sujetos al régimen de contratación directa: 1. Los estudios para la formulación de estrategias comunicacionales y de información orientada a generar criterios de comunicación, información, imagen y publicidad comunicacional, comprendiendo estos estudios, sondeos de opinión, determinación de productos comunicacionales, medios, servicios, actividades para su difusión y similares.

2. Los medios y espacios comunicacionales a través de los cuales se procederá a la difusión de la publicidad comunicacional.

3. Por excepción, en casos considerados como urgentes, si la unidad responsable de la comunicación, imagen y publicidad institucional considerare que la contratación de los productos o servicios deben efectuarse por contratación directa y así se autorizare por parte de la máxima autoridad de la institución, particular que deberá constar de la respectiva resolución.

Para el propósito señalado, se observará el siguiente procedimiento: 1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, emitirá una resolución fundamentada, señalando los motivos que le facultan para acogerse al régimen especial y dispondrá el inicio del procedimiento especial.

2. La invitación se efectuará al proveedor seleccionado, de manera directa, con toda la información que se considere pertinente.

3. Recibida la oferta, la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, mediante resolución motivada, adjudicará el contrato a la oferta presentada o declarará desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del oferente invitado.

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4. En caso de que se declarare desierto el procedimiento, la máxima autoridad podrá iniciar un nuevo proceso de contratación directa con otro oferente, siguiendo el procedimiento establecido en este artículo.

Apartado II PROCESO DE SELECCIÓN Art. 90.- En el caso de que la entidad contratante optare por contratar productos comunicacionales y servicios comunicacionales a través de un proceso de selección, se observará el siguiente procedimiento: 1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, emitirá una resolución fundamentada, señalando los motivos que le facultan para acogerse al régimen especial aprobará los pliegos y dispondrá el inicio del procedimiento especial, estableciendo el cronograma para el proceso.

2. Una vez publicada la resolución, la entidad contratante procederá a invitar directamente al menos a 3 proveedores y máximo 5 inscritos en el Registro Único de Proveedores, adjuntando la documentación pertinente.

3. Las ofertas se presentarán en el lugar que se determine en los pliegos y hasta el día y hora previstos en los mismos, el cual no podrá exceder de 3 días contados a partir de la publicación de la resolución.

4. Recibida la oferta, la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, aplicando los criterios de valoración previstos en los pliegos, seleccionará a la oferta que más convenga a los intereses institucionales, pudiendo al efecto apoyarse en una comisión técnica.

5. La adjudicación se efectuará al oferente que cumpla con todos los requisitos previstos en los pliegos, de conformidad con los parámetros de evaluación y tomando en cuenta el mejor costo, sin que el precio más bajo sea el único parámetro de selección, de conformidad con el numeral 18 del artículo 6 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

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6. La adjudicación podrá efectuarse por la totalidad de los productos o servicios requeridos o parte de ellos, de así convenir a los intereses institucionales.

7. La máxima autoridad o su delegado, mediante resolución motivada, adjudicará la oferta, aun cuando recibiere una sola, si ésta es conveniente a los intereses institucionales, o, declarará desierto el procedimiento, sin lugar a reclamo por parte de los oferentes.

8. En caso de que se declarare desierto el procedimiento, la máxima autoridad podrá iniciar un nuevo proceso de contratación directa con otro oferente, siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 89.

Art. 91.- En el caso de los procesos de contratación directa previstos en el Apartado I de esta Sección, el pago podrá efectuarse una vez difundidos los productos comunicacionales o ejecutadas las actividades o servicios comunicacionales, de conformidad con las normas aplicables al caso.

3. Identificación de Procedimientos Para identificar el procedimiento que se deberá realizar en contratación de actividades comunicacionales, revise el siguiente mapa conceptual. Imagen 3.1

Imagen 3.1

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4. Fase Precontractual 4.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox3.0 o superior.

Ingrese al portal .compraspublicas.gob.ec. Imagen 4.1

Imagen 4.1

Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono “Sistema Oficial de Contratación Pública”. Imagen4.2

Imagen 4.2

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Para acceder al Sistema Transaccional, ingrese número de “Ruc”,nombre de “Usuario” y “Contraseña”, luego haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 4.3

Imagen4.3

En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen4.4

Imagen4.4

Para crear un proceso de Régimen Especial ingrese al menú “Entidad Contratante”, submenú“Régimen Especial”, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen4.5

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Imagen4.5

Registre los siguientes pasos para la creación del proceso:

Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. 

Entidad Contratante:Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.



Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante.



Número de Resolución: Número de Resolución establecido por la Entidad Contratante para acogerse al procedimiento de Régimen Especial.



Justificación: Breve descripción de la justificación legal para acogerse al Régimen Especial.



Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación.

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Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación –Siglas del Proceso de Régimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante – Número secuencial establecido por la Entidad – Año.

Ejemplo: RE–COMCD-MAE-001-2012 si es por Contratación Directa RE-COMPS-MAE-001-2012 si es por Proceso de Selección



Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción de los Bienes, Servicios o Consultoría a contratar.



Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación.



Dirección: Dirección donde será entregado el producto objeto del Contrato.



Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso.



Tipo de Contratación: Seleccione entre las opciones “Comunicación Social-Contratación Directa” o “Comunicación Social-Proceso de Selección”.



Tipo de Compra:Seleccione de entre las opciones: Bienes, Servicios o Consultoría.



Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.



Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria.

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

Forma de Pago: Anticipo: Porcentaje de anticipo.

Saldoa: Otra, revisar términos de Referencia, pago a 30 días, pago a 45 días, pago contra entrega de bienes, obras o servicios, pago por otro concepto, pago por planilla.



Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.



Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos:Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción.

Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento o edición de los pliegos.

Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón“Continuar”. Imagen4.6 Para la Contratación de Comunicación Social existen dos casos de contratación una es la denominada Contratación Directa y otro es el caso del Proceso de Selección, deberá seleccionar de entre las opciones dependiendo de lo que indique el RGLOSNCP. Para el caso de la Herramienta, los pasos de creación y ejecución son en gran parte los mismos, la diferencia radica en la selección del tipo de procedimiento y en la selección del número de proveedores, el resto de pasos serán los mismos.

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Imagen 4.6

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Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botón “Aceptar”, y continue al siguiente paso. Imagen4.7

Imagen4.7

Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC del bien que se requiere adquirir y por el cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”.Imagen4.8

Imagen4.8

Busque el código del bien o servicio, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio que requiere o con el código si es que ya lo conoce). Imagen4.9

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Imagen 4.9

A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, luego proceda a seleccionar el código que necesita haciendo clic en la casilla que se encuentra a lado izquierdo del código.Imagen 4.10

Imagen 4.10

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Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL lo calculará automáticamente el sistema. El campo CARACTERÍSTICAS le permitirá agregar alguna descripción específica si lo requiere, caso contrario no es un campo obligatorio para ingresar. Imagen 4.11

Imagen4.11

Si está seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar el código haciendo clic en el botón “Añadir”. Imagen4.12

Imagen4.12

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Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón “Continuar”.

Imagen4.13

Imagen4.13

Paso 3: Parámetros de Calificación Paso en el que deberá agregar los parámetros de calificación, para el Caso de Comunicación Social-Contratación Directa los parámetros serán evaluados por una razón “cumple” o no “cumple” es por ello que no aparecerá un campo para ingresar el porcentaje de calificación, para el caso de Comunicación Social- Proceso de selección la metodología de evaluación es el porcentaje, por ello aparecerá el campo respectivo. Para Agregar un parámetro en los dos casos debe dar un clic en el botón “Agregar Parámetro”. Imagen 4.14

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Para el caso de Comunicación Social-Contratación Directa. Imagen 4.14

Imagen 4.14

Para el caso de Comunicación Social-Proceso de Selección. Imagen 4.15

Imagen4.15

Seleccione del siguiente listado los parámetros de calificación que requiere para calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente ícono

, de esta manera agregará el parámetro. Imagen4.16

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Imagen4.16

Para el caso de Comunicación Social-Contratación Directa una vez agregados los parámetros de calificación se da clic en el botón “Continuar”.Imagen 4.17

Imagen 4.17

Para el caso de Comunicación Social- Proceso de Selección, una vez que haya agregado el parámetro, ingrese el porcentaje de calificación. Imagen4.18

Imagen4.18

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Continúe agregando los parámetros de calificación con sus porcentajes, al final la suma de ellos deberá dar un total de 100%.

Si concluyó agregando los parámetros de calificación y los porcentajes, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen4.19

Imagen4.19

Paso 4: Selección de Proveedores Para la selección del proveedor el sistema le presentarádos opciones de búsqueda, ya sea por número de RUC o por Razón Social.

Seleccione la opción de búsqueda, ingrese los datos y finalmente haga clic en el botón “Buscar Proveedor”. Imagen4.20

Imagen4.20

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El sistema mostrará el resultado de la búsqueda, luego seleccione al proveedor haciendo un clic en la razón social del proveedor, como se muestra a continuación. Imagen4.21

Imagen4.21

En el caso de “Contratación Directa”, se selecciona a un solo proveedor y para el caso de “Proceso de Selección”, se selecciona a un mínimo de 3 proveedores y a un máximo de 5 proveedores.

Ahora haga clic en el botón “Continuar”para ir al siguiente paso. Imagen4.22

Imagen4.22

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Paso 5: Plazos y Fechas A continuación proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen4.23

Imagen4.23

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos, como se muestra a continuación.Imagen4.24

Imagen4.24

Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: •

Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso.

•

Fecha límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora límite para que el proveedor pueda hacer preguntas sobre inquietudes que tenga del pliego y para que la Entidad Contratante las responda.

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El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones.

•

Fecha límite de Propuestas: Fecha límite para entregar las ofertas a través del sistema.

El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha límite de Propuestas.

•

Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirán las ofertas.

•

Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha en la que se estima se realizará la Adjudicación del proceso.

Desde la Fecha de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha y hora Estimada de Adjudicación se realizará la Convalidación de Errores de las ofertas, la Calificación y la Adjudicación.

Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen4.25

Imagen 4.25

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Los tiempos del cronograma serán establecidos en base a la Normativa.

Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y la Resolución de Régimen Especial. Imagen4.26

Imagen 4.26

Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón “Seleccionar archivo”,ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón “Abrir”, posterior a estoingreseel nombre del Documento en el campo “Descripción” y finalmente haga clic en el botón“Subir”. Imagen 4.27

Imagen 4.27

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El siguiente documento que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa que justifica la necesidad de acogerse al Régimen Especial.

Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón “Finalizar”.

Imagen4.28

Imagen4.28

4.2Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción “Consultar”, submenú “Régimen Especial”. Imagen4.29

Imagen 4.29

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Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación.Imagen4.30

Imagen 4.30

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a darclic en el botón “Buscar”. Imagen4.31

Imagen4.31

A continuación, haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen4.32

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Imagen4.32

Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos.Imagen4.33

Imagen4.33

Recuerde además que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.34

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Imagen 4.34

PROVEEDOR 4.3 Revisar invitación y Realizar preguntas Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar.

Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el

que

le

interese

participar,

a

continuación

una

imagen

de

ejemplo.Imagen4.35

Imagen4.35

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Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos.

Imagen4.36

Imagen4.36

Recuerde además que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.37

Imagen4.37

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Si el proveedor requiere hacer algún tipo de pregunta referente a los pliegos lo deberá hacer en el estado“Audiencia de preguntas y aclaraciones”, dicha audiencia se la realizará directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante,desde la Fecha de Publicación hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones.

Recuerde las preguntas no se las realizará a través del sistema, si no directamente con la Entidad.

ENTIDAD CONTRATANTE 4.4Audiencia de Preguntas y Aclaraciones La Entidad deberá proceder a publicar el acta de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, para ello el proceso deberá encontrarse en el estado“Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”,luegoingrese al enlace “Ver Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”.Imagen 4.38

Imagen4.38

En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripción de lo acontecido en la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la sección posterior adjunte el acta, luego proceda a ingresar los datos de la Descripción y a adjuntar el documento como se indicó en pasos anteriores en este manual.

Imagen 4.39

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Imagen 4.39

Una vez que haya concluido haga clic en el botón “Registrar Acta”. Imagen 4.40

Imagen 4.40

PROVEEDOR 4.5Entrega de Propuestas El envío de ofertas lo podrá realizar desde la Fecha y Hora límitede Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha y hora límite de Propuestas, revise que el Estado del proceso diga Entrega de Propuestas, para enviar la oferta ingrese al enlace “Entrega de Propuesta”.Imagen 4.41

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Imagen4.41

Ahora ingrese al enlace “Enviar Oferta”. Imagen4.42

Imagen4.42

En la siguiente pantalla deberá ingresar el valor de la oferta económica, oferta de tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación, a continuación haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen4.43

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Imagen4.43

En la siguiente sección podrá adjuntar opcionalmente el archivo de su oferta técnica al portal. Recuerde que la entrega de la oferta técnica es obligatoria entregarla físicamente, la sección que muestra el sistema para subir un archivo es OPCIONAL. Continué con el procedimiento haciendo un clic en el botón“Enviar Oferta”.

Imagen4.44

Imagen4.44

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En la siguiente pantalla aparecerá una opción para imprimir del sistema la confirmación del Envío de su oferta económica, luego recuerde adjuntar este documento en la carpeta técnica, la cual entregará físicamente a la Entidad contratante hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas.

Imagen4.45

Imagen4.45

ENTIDAD CONTRATANTE 4.6Apertura de Ofertas En el Estado“Apertura de Ofertas”,la Entidad Contratante procederá a abrir las carpetas de las Ofertas técnicas físicamente.

4.7Solicitud de Convalidación de Errores Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá revisar que el proceso pase al Estado “Calificación de Participantes”, una vez que revise esto aparecerá además un enlace en la parte superior de la información del Proceso, el enlace “Convalidación de Errores”. Imagen4.46

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Imagen 4.46

Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores.

El sistema además le mostrará en pantalla el nombre del proveedor al que podrá convalidar.

Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego haga clic en el botón “Guardar”.Imagen4.47

Imagen4.47

Si seleccionó la Opción SI, proceda a agregar el Acta de Convalidación, luego haga clic en el botón “Continuar”. Imagen4.48

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Imagen4.48

A continuación realice la Convalidación haciendo un clic en el enlace que aparece en pantalla, “Convalidar”. Imagen4.49

Imagen4.49

En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor y a continuación dé un clic en el botón “Enviar”.Imagen4.50

Imagen4.50

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A continuación el sistema le mostrará en pantalla la Convalidación ya añadida y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen4.51

Imagen4.51

Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botón “Regresar”.

Imagen4.52

Imagen4.52

Ahora haga clic en el botón “Finalizar la Convalidación”.Imagen 4.53

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Imagen 4.53

Ingrese en la siguiente pantalla la Fecha límite para Respuesta de Convalidación de Errores y la nueva fecha de Adjudicación. Imagen4.54

Imagen4.54

Recuerde que para realizar una Convalidación el tiempo mínimo establecido es 2 días y máximo 5 días, entre la fecha de solicitud de convalidación y la fecha de respuesta a la convalidación.

Una vez ingresada las fechas prosiga a hacer un clic en el botón “Realizar Convalidación”. Imagen4.55

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Imagen4.55

Si está seguro de haber registrado correctamente las fechas, haga clic en “Aceptar”, caso contrario haga clic en “Cancelar”. Imagen4.56

Imagen4.56

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opción NO, luego proceda a hacerclic en el botón “Guardar”.

Imagen4.57

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Imagen 4.57

PROVEEDOR 4.8Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado “Calificación de Participantes”,el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace “Convalidación de Errores”, como se muestra a continuación.Imagen4.58

Imagen 4.58

Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace“Revisar/Responder Preguntas”. Imagen4.59

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Imagen4.59

Ahora haga clic en el botón “Responder”como se muestra en la siguiente pantalla.Imagen4.60

Imagen4.60

Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, a continuación haga clic en el botón “Enviar”. Imagen4.61

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Imagen4.61

En la siguiente pantalla podrá observar la respuesta enviada por el proveedor y la sección asignada para subir el documento a través del sistema.Imagen4.62

Imagen4.62

En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidación, seleccione el archivo,

haga clic en abrir y luego haga clic en el botón

“Subir”. Imagen4.63

42

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Imagen4.63

Una vez que haya subido el archivo dé clic en el botón “Regresar”. Imagen4.64

Imagen4.64

Recuerde revisar que su documento se haya publicado en la pestaña “Archivos”del proceso.

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ENTIDAD CONTRATANTE 4.9Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el proveedor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace“Convalidación de Errores”.

Imagen4.65

Imagen4.65

A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que adjuntó el proveedor. Haga clic en el botón “Revisar Convalidación”.

Imagen4.66

Imagen4.66

44

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Revise

la

respuesta

del

proveedor

y

si

subió

el

documento

solicitado.Imagen4.67

Imagen4.67

4.10Calificación de Ofertas Una vez que la Entidad haya indicado en el sistema si se requiere o no la Convalidación deberá proceder a calificar las ofertas técnico económicas, para ello deberá ingresar al enlace“Calificación de Ofertas”, esto lo deberá realizardesde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen4.68

Imagen 4.68

Proceda ahora a realizar la calificación de los proveedores ingresando al enlace “Calificar”. Imagen4.69

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Imagen4.69

En el siguiente pantalla podrá observar el valor de la oferta económica enviada por el proveedor, además los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de los parámetros sobre el valor definido por la Entidad Contratante.

Recuerde que para el caso de Comunicación Social-

Contratación Directa la calificación se la realizará por la razón “Cumple”, “No cumple” y para el de Proceso de Selección se calificará por Puntaje.

En la siguiente imagen podrá observar la pantalla para la calificación en el caso de Contratación Directa. Imagen 4.70 Para calificar debe seleccionar en los casilleros “Cumple” o “No Cumple” y luego ingresar la razón de la calificación. Los siguientes pasos serán los mismos que se detallan para el caso del Proceso de Selección de Proveedores.

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Imagen 4.70

Para el Caso de Comunicación Social-Proceso de Selección deberá ingresar el puntaje de calificación que le dará al proveedor en cada parámetro, luego debe ingresar la razón de Calificación. Imagen 4.71

Imagen4.71

Una

vez

ingresadas

las

calificaciones

proceda

primero

a

“Guardar

Temporalmente” las calificaciones, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen4.72

47

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Imagen4.72

Luego proceda a “Confirmar las Calificaciones”. Imagen4.73

Imagen4.73

Si concluyó la calificación, el sistema indicará a través de un mensaje si desea confirmar definitivamente las calificaciones. Imagen4.74

48

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Imagen4.74

Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido evaluadas“Ver Oferta Evaluada”, luego deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas. Imagen4.75

Imagen4.75

Para subir el Acta de Calificación proceda a hacer clic en el botón Seleccionar archivo, busque el documento y haga clic en el nombre, luego pulse el botón abrir, ingrese en Descripción el nombre con el que se va a publicar el documento y finalmente haga clic en el botón subir. Imagen4.76

49

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Imagen4.76

Para concluir con la Evaluación de las Ofertas haga clic en el botón “Finalizar Calificación”. Imagen4.77

Imagen4.77

Si está seguro de finalizar las calificaciones, confirme el mensaje haciendo clic en el botón “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”.

Imagen4.78

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Imagen4.78

4.11Adjudicación Para la Adjudicación proceda a ingresar al enlace “Adjudicar”como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen4.79

Imagen4.79

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Una vez que haya ingresado, diríjase al final de la pantalla donde deberá proceder a seleccionar el nombre del proveedor a adjudicar. Haga clic en la sección indicada. Imagen4.80

Imagen 4.80

Si se va a adjudicar al proveedor, seleccione el nombre e ingrese una breve descripción de la Adjudicación en la sección Observaciones.

Una vez que haya ingresado la información para la Adjudicación proceda a “Adjudicar al Proveedor”. Imagen4.81

Imagen 4.81

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Si se va a Declarar Desierto el proceso, deberá ingresar en la sección de Observaciones la razón y luego hacer clic en el botón “Declarar Desierto Total”.

Para concluir con la Adjudicación adjunte la Resolución de Adjudicación y haga clic en el botón “Finalizar Adjudicación”.Imagen4.82

Imagen4.82

Finalmentepodrá observar en pantalla el estado del proceso “Adjudicado – Registro de Contrato” Imagen4.83, debiendo cumplir la etapa de registro del contrato de la Fase Contractual.

Imagen4.83

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5. FASE CONTRACTUAL 5.1Registro de Contratos Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema.

Para ello haga clic en el enlace “Registro de Contratos”. Imagen5.1

Imagen5.1

A continuación podrá observar la pantalla donde deberá Registrar el Contrato.

Imagen5.2

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Imagen 5.2

Ingresa a la siguiente pantalla para registrar la informaci贸n del contrato, Imagen 5.3

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MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL Imagen 5.3

A continuación registra la información que le solicita el Sistema, respecto a las fechas de Inicio del Objeto de Contratación, Fecha de Término del Objeto del proceso de Contratación, Fechas de Notificación del anticipo, debiendo subir los documentos correspondientes, en versión .pdf. Imagen5.4

Imagen5.4

Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen5.5

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Imagen5.5

A continuación debe registrar las Garantías que sean pertinentes (de Fiel Cumplimiento, Anticipo o Técnica) indicando los montos, fechas y emisor y subiendo los documentos correspondientes, en versión .pdf, según se aprecia en la Imagen 5.6

Imagen 5.6

Dando un clic en “Finalizar” Imagen 5.7

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Imagen 5.7

Y concluye nuevamente con “Finalizar”, Imagen 5.8

Imagen 5.8

5.2Ejecución del contrato Para la ejecución del contrato, favor revisar el Manual de la Fase Contractual, bienes y servicios, a partir de la Imagen5.9.

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Imagen5.9

6. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. La Ley puede referirse a él simplemente como "Instituto Nacional".

Portal Compras públicas: (www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano.

Máxima Autoridad: Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Para efectos de esta Ley, en las municipalidades y consejos provinciales, la máxima autoridad será el Alcalde o Prefecto, respectivamente.

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Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual.

Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.

Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría.

Oferta Habilitada: La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los Pliegos Pre contractuales.

Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.

Por Escrito: Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos.

Registro Único de Proveedores.- RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes.

Convalidación de errores de forma.- Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y

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magnitud de la información requerida. El pedido de convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del Portal .compraspublicas.gob.ec.

Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos.

Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto podrán subsanar las omisiones sobre su capacidad legal, técnica o económica.

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