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PROVEEDOR MANUAL DE USUARIO COTIZACIÓN OBRAS, BIENES O SERVICIOS

ENERO 2011

Cotización, Bienes, Servicios y Obras

PROVEEDOR Introducción La Cotización es el procedimiento de contratación mediante el cual se escoge la oferta más favorable para la entidad, presentada por los proveedores habilitados en el RUP de acuerdo a los pliegos establecidos en el proceso precontractual por la Entidad Contratante. El procedimiento de evaluación es realizado a través del Portal electrónico COMPRASPUBLICAS. Esta modalidad se usará para la adquisición de bienes y prestación de servicios no normalizados (el año 2011 para montos entre $ 47.900,49 y $ 359.253,74) y la contratación de obras (el año 2011 para montos entre $ 167.651,74 y $ 718.507,49).

Debiéndose tener en cuenta que para el caso de bienes y servicios normalizados, es aplicable la Cotización cuando la Subasta Inversa Electrónica que tuvo que haberse realizado con anterioridad, fue declarada desierta.

Ingreso al sistema

Imagen 1.1

Búsqueda de Procesos e Invitaciones

El Proveedor una vez que ingresa al sistema, puede realizar la búsqueda de los procesos a los cuales ha sido invitado durante el último mes por parte de las Entidades Contratantes, donde podrá escoger a través del código, el proceso

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que posiblemente le interese participar, o simplemente ver en qué consiste la invitación.

Imagen 1.2

Al hacer clic en el código del proceso seleccionado, podrá realizar las preguntas y/o aclaraciones que considere necesario, haciendo clic en el link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”, como se indica en la Imagen 1.3

Imagen 1.3

Al hacer clic en “Ver Preguntas y/o Aclaraciones” se visualiza la pantalla que se indica a continuación, en la cual tiene la opción de realizar preguntas a la Entidad Contratante.

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Imagen 1.4

Al pulsar el botón “Agregar Pregunta”, aparece un cuadro de dialogo que se visualiza a continuación, en la que puede insertar las preguntas sobre el proceso.

Cabe señalar que el Proveedor puede realizar tantas preguntas fuesen necesarias, en una misma opción o en varias ocasiones diferentes.

En la pantalla siguiente se indica como el sistema nos presenta el cuadro de dialogo, donde se insertan las preguntas, luego de lo cual se hace clic en “Enviar Preguntas”

Imagen 1.5

Cuando el tiempo asignado al Proveedor, para realizar preguntas termina, el botón de “Agregar Pregunta” desaparece, como se visualiza en la Imagen 1.6

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Imagen 1.6

Entrega de la Propuesta Cuando llega la fecha y hora para presentar las ofertas, en el sistema del Proveedor se le activa la opción de “Entregar Oferta”, como se visualiza en la Imagen 1.7

Imagen 1.7

Al hacer clic en el link “Entregar Oferta” nos aparece una pantalla donde permite al Proveedor enviar su oferta por cada uno de los ítems que conste en

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el proceso de cotización, sea esta en forma parcial o total, dependiendo de lo estipulado en los pliegos, y que se visualizará como se indica en la Imagen 1.8

Imagen 1.8

Al hacer clic en el link “Enviar Oferta” en el ítem de este proceso, visualizaríamos la pantalla siguiente donde se complementara los campos objeto de la propuesta, debiéndose pulsar el botón “Guardar temporalmente la Oferta”, como se indica en la Imagen 1.9

Imagen 1.9

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Al pulsar el botón “Guardar Temporalmente la Oferta” se activa un espacio que es opcional, en donde se podrá subir un archivo de la propuesta, luego se debe pulsar el botón “Enviar Oferta” como se indica en la Imagen 1.10

Imagen 1.10

Cuando se pulsa el botón “Enviar Oferta”, aparecerá una pantalla que le indica al Proveedor, de que si está seguro de finalizar el envío de su propuesta, en el caso de estarlo deberá pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.11

Imagen 1.11

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Cuando se digita sobre el botón “Aceptar” aparecerá un mensaje de información que le indica al proveedor que su oferta ha sido enviada exitosamente y que deberá adjuntar la impresión del sistema a su oferta física.

Imagen 1.12

Al digitar “Aceptar”, aparecerá la pantalla que se indica a continuación, donde le permitirá al Proveedor imprimir su propuesta y adjuntarla a su propuesta técnica, como se indica en la Imagen 1.13

Imagen 1.13

El Proveedor en un proceso de Cotización, puede presentar su oferta en lo referente a un ítem o a todos los ítems objeto de la contratación, lo que implica que no está obligado a participar en todos los ítems.

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Imagen 1.14

Se debe dar click en “Imprimir Oferta Enviada” para obtener la impresión de la propuesta, y adjuntarla a la oferta que entregará físicamente en la Entidad Contratante.

Cuando el proveedor no sale sorteado, y por lo tanto no invitado en el proceso, el procedimiento para la búsqueda de un proceso, se realizaría de la siguiente forma: tendría que ir a la pestaña “Buscar” y luego ir a “Procesos de Contratación”, donde el sistema despliega una pantalla que permite parametrizar la búsqueda, colocando simplemente el Tipo de Contratación y luego pulsando el botón “Buscar”, como se indica en la Imagen 1.15

Imagen 1.15

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Al pulsar el botón “Buscar”, el sistema desplegara todos los procesos de contratación relacionados en este caso a Cotización, lo cual permitirá que el Proveedor localice el proceso que le interesa participar a través del código.

Imagen 1.16

Al hacer clic en el link del código, el sistema desplegará la pantalla informándole sobre el proceso, luego de lo cual tendrá que ir el Proveedor hasta el final de la página y hacer clic sobre el link “Registrarse en el Proceso”, como se indica en la Imagen 1.17

Imagen 1.17

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Al hacer clic en “Registrase en el Proceso”, el sistema le presentará un mensaje, indicándole que se ha registrado exitosamente en el proceso, e invitándolo a que presente su oferta a través del link “Entregar Oferta”, como se indica en la Imagen 1.18

Imagen 1.18

También podría ir a la opción “Participantes de Sorteo”, en el que el Proveedor puede visualizar a los cinco Proveedores que salieron en el sorteo realizado por el SNCP, y se hicieron acreedores a los dos puntos, así como también a los proveedores que se auto inviten a este proceso

Imagen 1.19

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Convalidación de Errores En la pantalla principal del proceso se activa un enlace “Convalidación de Errores” que los proveedores deben revisar en caso que se hayan notificado preguntas de convalidación que deban responder, para esto se dará click en el enlace correspondiente tal como lo indica en la Imagen 1.20

Imagen 1.20

En el caso de que la Entidad haya requerido que el Proveedor realice una convalidación de errores, en la pantalla se le activará la opción “Revisar/Responder Preguntas”, tal como lo indica la Imagen 1.21

Imagen 1.21

Una vez que damos click en el enlace “Revisar/Responder Preguntas” se despliega una pantalla con la información del error a convalidar y el botón correspondiente para “Responder”, tal como lo indica la Imagen 1.22

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Imagen 1.22

Al pulsar el botón “Responder” se despliega una pantalla en donde damos respuesta a la pregunta de convalidación de errores y de ser necesario subimos un archivo “Opcional” detallando la respuesta de convalidación o a su vez adjuntando documentos solicitados por la Entidad, tal como lo muestra la Imagen 1.23

Imagen 1.23

Al pulsar el botón “Enviar”, el sistema registra la respuesta dada a la convalidación de errores, como se indica en la Imagen 1.24

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Imagen 1.24

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