FASE CONTRACTUAL EN BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL
INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
MANUAL DE USUARIO
FASE CONTRACTUAL EN PROCESOS DE BIENES, SERVICIOS (excepto los casos de contratos entre instituciones financieras, empresas públicas, sectores estratégicos y procedimientos especiales)
ENTIDAD CONTRATANTE
FEBRERO 2013
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CONTRACTUAL PARA PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS ....................... 3 . Antecedentes .......................................................................... 3 . Fase Contractual ...................................................................... 4 .1 Registro del contrato............................................................................................ 4 .1.1 Información del Contrato Principal: .......................................................... 6 .1.2 Información de Consorcios: ......................................................................... 7 .1.3 Entregas Parciales ........................................................................................ 8 .1.4 Documentación Relevante y Obligatoria: ............................................... 10 .2 Registro de Garantías ......................................................................................... 12 .3 Registro de Entregas Parciales ......................................................................... 16 .4 Finalización del proceso .................................................................................... 27
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FASE CONTRACTUAL PARA PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS 1. Antecedentes
Las disposiciones establecidas por la LOSNCP nos llevan a considerar el proceso
de
contratación
integrado
por
cuatro
fases:
preparatoria,
precontractual, ejecución (o contractual). Hasta este momento Usted ha concluido las dos primeras fases por cuanto han procedido a adjudicar el proceso de contratación e iniciará la fase contractual una vez que han suscrito el contrato con el proveedor adjudicado. Tal cual lo realizado en la fase precontractual, las Entidades Contratantes deben
llevar
a
cabo
la
fase
contractual
utilizando
las
diferentes
funcionalidades que le presenta la misma herramienta informática del procedimiento de contratación, a través del portal COMPRASPUBLICAS, funcionalidades que responden a las etapas constitutivas de la fase contractual para el objeto de contratación de que se trate. En este caso se refiere a procedimientos de contratación de bienes y servicios, debiendo observarse que en el caso de los procedimientos de Régimen Especial se exceptúan las contrataciones entre instituciones financieras, empresas públicas, sectores estratégicos, y de Régimen Común se exceptúan los procedimientos especiales. Para el caso de un procedimiento de bienes y servicios, la fase contractual comprende la realización de las siguientes etapas: 1. Registro del Contrato 2. Ejecución del contrato 3. Contratos Complementario en procesos de servicios 4. Terminación del contrato 5. Finalización
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Un caso particular de Terminación del contrato constituye la Terminación unilateral, que solo es aplicable cuando la Entidad Contratante, acorde con lo que establece la LOSNCP, como corolario de un procedimiento administrativo y con la Resolución de la máxima autoridad, da por terminado en forma unilateral el contrato suscrito. Caso contrario, si el proceso concluye con normalidad y se suscribe el Acta de entrega recepción, debe darse por Finalizado el proceso de contratación, previa subida al sistema del acta correspondiente. A continuación se describen cada una de las etapas de la fase contractual.
2. Fase Contractual 2.1 Registro del contrato Una vez suscrito el contrato, y de conformidad a lo señalado en el artículo 147 del Reglamento a la Ley, la entidad tiene cinco días término para el registro del contrato en el Portal de COMPRASPUBLICAS, para lo cual una vez adjudicado el procedimiento deberá Registrar el Contrato. Para registrar la información del contrato el Estado del proceso debe encontrarse en “Adjudicado-Registro de Contratos”. Imagen 2.1
Imagen 2.1
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Ahora haga clic en la opción “Contratos”, como se muestra a continuación. Imagen 2.2
Imagen 2.2
En pantalla podrá observar la información del procedimiento y la opción para registro del mismo, para ello haga un clic en el enlace “Ingreso de Información del Contrato Principal”. Imagen 2.3
Imagen 2.3
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A continuación, el sistema mostrará la información registrada del proceso. 2.1.1 Información del Contrato Principal: Monto Contractual: Monto Adjudicado, dicho monto saldrá automático del sistema.
Plazo Contractual: Plazo en días término para la entrega del bien o el servicio, el sistema extrae de la adjudicación.
Porcentaje de Anticipo: Valor del anticipo que se registró en el proceso. El sistema muestra el cálculo del anticipo de forma automática.
Fecha de Suscripción del Contrato: Registre la fecha en la que se suscribió el contrato. Haga clic en el ícono del calendario para que registre dicha fecha.
Fecha de Notificación de Disponibilidad del Anticipo: Registre la fecha en la que notificará la disponibilidad del anticipo. Haga clic en el ícono del calendario para que registre dicha fecha. Recuerde que esta fecha sólo la registrará en el caso de que se haya establecido la entrega de un anticipo.
El Contrato inicia en: Indique desde cuando inicia el contrato, para ello tiene dos opciones, seleccione una de ellas:
o
Fecha de Suscripción del Contrato o
o
Fecha de Notificación de Disponibilidad del Anticipo
Fecha
prevista
de
Terminación
del
Contrato:
Esta
Fecha
aparece
automáticamente y el sistema la calcula tomando en cuenta la fecha en la que inicia el contrato y los días de plazo contractual.
Nombre del Administrador del Contrato: Seleccione del listado de contactos registrados el Nombre de la persona que está delegado como Administrador del Contrato.
E-mail del Administrador del Contrato: Correo electrónico del Administrador de Contrato, esta información saldrá automáticamente de la información
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registrada en el paso anterior.
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Imagen de la información que se registra en la sección 2.1.1. Imagen 2.4
Imagen 2.4
2.1.2 Información de Consorcios:
Es Asociación o Consorcio: Seleccione una de las opciones, Si o No. Si seleccionó la opción Si registre los siguientes datos: RUC del Consorcio Razón Social Número de cédula o Ruc del Procurador Común (Representante de la Asociación) Nombre del Procurador Común. Finalmente registre el Número de RUC, Razón Social y % de Participación de los partícipes de la asociación o consorcio. El porcentaje total de la participación debe dar un valor de 100%. Imagen 2.5
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Imagen 2.5
2.1.3 Entregas Parciales Indique si se contempla entregas parciales, para ello seleccione de entre las opciones Si o No. •
Si seleccionó la opción No, ingrese el número de días de la entrega definitiva, luego el sistema le mostrará
automáticamente la fecha límite para dicha
entrega. Imagen 2.6
Imagen 2.6
Una vez ingresados todos los datos haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.7
Imagen 2.7
•
Si seleccionó la opción Si, ingrese el número de entregas
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parciales, como se muestra en la siguiente imagen,
Imagen 2.8
Finalmente haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.9
Imagen 2.9
Una vez que haya guardado la información del registro, el sistema le mostrará en el siguiente mensaje de alerta si está seguro de que la información registrada es la correcta, para ello haga clic en “Aceptar”, caso contrario “Cancelar”. Imagen 2.9
Imagen 2.9
Si se registraron entregas parciales, el sistema pedirá que ingrese el tiempo en días en el que se realizarán las entregas, para ello esos datos deberá registrarlos en los siguientes casilleros.
El número de casilleros que
aparecerán dependerá del número de entregas parciales que se haya registrado. Imagen 2.10 El tiempo en días de las entregas parciales lo establece la Entidad Contratante en el pliego. 9
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Imagen 2.10
Una vez que ingrese los días, el sistema registrará de forma automática la fecha en la que se realizarán las entregas. Imagen 2.11
Imagen 2.11
2.1.4 Documentación Relevante y Obligatoria:
El siguiente paso es adjuntar al sistema el archivo del Contrato, Notificación de Disponibilidad del Anticipo y archivos adicionales si se los requiere. El archivo de Disponibilidad de Anticipo sólo se lo adjuntará si es que se entregó anticipo. Imagen 2.12
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Recuerde que en estas secciones podrá adjuntar únicamente archivos en formato pdf.
Imagen 2.12
Para adjuntar los documentos haga clic primero sobre el botón “Seleccionar archivo”, luego ingrese en el casillero “Descripción” el nombre del documento, y finalmente haga clic en el botón “Subir” para que adjunte el documento. Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.13
Imagen 2.13
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2.2 Registro de Garantías En el siguiente paso debe registrarse las Garantías presentadas en el contrato, recuerde que dichas garantías debieron ser entregadas antes de la suscripción del mismo. Para registrar las garantías presentadas, ingrese los siguientes datos:
Garantía: Seleccione un Tipo de Garantía. Fiel Cumplimiento, Buen uso del Anticipo o Garantía Técnica
Forma: Formas de Garantías establecidas según el tipo de Garantía.
Bancarias, Certificados de Bonos del Estado, Certificados de Depósito, Hipoteca de Bienes, pólizas. Solo para el caso de garantías técnicas se tendría un adicional que sería el Documental.
Otorgante: Ingrese el Nombre de la Institución que otorga la Garantía.
Número de documento: Ingrese número de documento otorgado para la Garantía.
Monto de Garantía: Ingrese Monto de la Garantía establecido según el tipo de Garantía que se seleccionó. Recuerde que la Garantía de Fiel Cumplimiento es el 5% del monto del Contrato, siempre y cuando el monto supere el 0,000003 del Presupuesto Inicial del Estado. El monto de la Garantía de Anticipo es el 100% del valor del anticipo entregado El monto de la Garantía Técnica aplica por la totalidad del monto del contrato sólo cuando el proveedor no entregue la garantía del fabricante, representante, distribuidor o vendedor autorizado, la que se mantendrá vigente de acuerdo a las estipulaciones establecidas en el contrato. Si se entrega el documento de Garantía Técnica no se debe registrar el monto de la Garantía. Estas garantías se registran dentro de las entregas parciales (en cada una de estas).
Fecha de Otorgamiento de la Garantía: Ingrese la Fecha en la que se otorgará la Garantía.
Vigencia (días): Días de vigencia de la Garantía.
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Descripción: En este campo podrá ingresar algún tipo de observación o detalle acerca del procedimiento.
En la siguiente imagen podrá observar un ejemplo de datos ingresados según un tipo de Garantía. Imagen 2.14
Imagen 2.14
Una vez que haya ingresado los datos de la Garantía haga clic en el botón “Guardar Garantía”. Imagen 2.15
Imagen 2.15
Ahora podrá ver en pantalla que la información ha sido registrada. Si hubiera algún error en dicha información, el sistema le permitirá eliminarla o editarla, esto a través de los iconos que se encuentran al lado derecho de la información. Imagen 2.16
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Imagen 2.16
Ahora proceda a subir el documento de Garantía, haga clic en el botón “Seleccionar archivo”, luego ingrese la descripción y finalmente haga clic en el botón “Subir”. Imagen 2.17
Imagen 2.17
Este procedimiento deberá realizarlo con todas las garantías que se hayan requerido en el contrato. Cabe indicar, que se pueden ingresar diferentes garantías siempre y cuando se cubra el monto de las mismas.
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Cuando haya registrado las garantías requeridas, haga clic en el botón “Finalizar”. Imagen 2.18
Imagen 2.18
Ahora regrese a la pantalla donde ingresa al Registro de Contratos, y haga clic en el botón “Finalizar”. Imagen 2.19
Imagen 2.19
Confirme la finalización del registro haciendo clic en el botón “Aceptar” del siguiente mensaje. Imagen 2.20
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Imagen 2.20
2.3 Registro de Entregas Parciales El registro de las entregas es una actividad que le corresponde al Administrador del Contrato, quien es el único que puede ingresar a esta etapa, para lo cual debe hacer clic en la opción “Entregas Parciales”, . Imagen 2.21
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Imagen 2.21
Ahora haga clic sobre el enlace “Registro de Información de las Entregas Parciales”. Imagen 2.22
Imagen 2.22
A continuación deberá registrar datos para la entrega de los bienes o servicios, entre ellos fecha real de entrega, valores comprometidos para las entregas o para el reajuste y las multas en el caso de que el proveedor no haya cumplido el plazo de entrega estipulado en el contrato.Imagen 2.23
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Imagen 2.23
En el siguiente ejemplo podr谩 observar que la Entidad ingres贸 una fecha de entrega superior a la establecida en el contrato, s贸lo en este caso el sistema habilitar谩 los campos para que ingrese el valor de la multa. Imagen 2.24
Imagen 2.24
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Una vez ingresados los datos adjunte el acta o actas de entrega recepciones correspondientes. Imagen 2.25
Imagen 2.25
Ahora haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.26
Imagen 2.26
Si se estableció en el contrato otras entregas parciales que se hayan estipulado al inicio y que fueron ingresadas en el registro de contrato, estas
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deberán ingresarse de la misma forma que lo hizo anteriormente y finalmente haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.27
Imagen 2.27
A continuación, el sistema mostrará en pantalla las opciones para registrar la fecha de entrega y un resumen de los montos entregados hasta ese momento. 2.28
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Imagen 2.28
En el caso de que el sistema despliegue un mensaje que diga” la garantía ha caducado renuévela
inmediatamente”, se debe hacer clic en el link
“renuévela inmediatamente”, como se indica en la Imagen 2.29
Imagen 2.29
Al hacer clic en el link “renuévela inmediatamente”, el sistema presentará una pantalla indicando que garantías deben ser renovadas, como se indica en la Imagen 2.30
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Imagen 2.30
Para registrar la renovación de las garantías se debe hacer clic en el link “Renovar”, con lo que se presentará una pantalla que permite el ingreso de la información de la garantía que se renovará, una vez que se hayan complementado todos los campos, se debe pulsar el botón “Guardar Garantía”, como se indica en la Imagen 2.31
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Imagen 2.31
Al pulsar el botón “Guardar Garantía”, el sistema desplegará una pantalla donde se guardará el archivo de la garantía renovada, e inmediatamente se debe pulsar el botón “Finalizar”, como se indica en la Imagen 2.32
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Imagen 2.32
Al pulsar el botón “Finalizar”, el sistema desplegará un mensaje que indicará si se está seguro de la finalización del registro de las garantía, como se indica en la imagen 2.33
Imagen 2.33
En la siguiente pantalla adjunte la Acta de Entrega Recepción Definitiva, el informe del Administrador del Contrato y otros que sean pertinentes para la Liquidación del Contrato. Imagen 2.34
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Imagen 2.34
Registre el acta de entrega final y la liquidación correspondiente, luego clic en el botón “Finalizar”. Imagen 2.35
Imagen 2.35
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Al pulsar el botón “Finalizar”, el sistema desplegará un mensaje en el que nos indicará si estamos seguros en finalizar el registro del acta de entrega recepción, si es así, se pulsará el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen “ 2.36
Imagen 2.36
En la pantalla siguiente visualizará el registro de las entregas parciales o definitivas del contrato principal, para continuar haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 2.37
Imagen 2.37
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Una vez que haya registrado toda la información en la fase contractual, haga clic en el botón “Finalizar”. Imagen 2.38
Imagen 2.38
2.4 Finalización del proceso La finalización del proceso la realiza el usuario operador del Portal, para lo cual debe ingresar toda la documentación pertinente para la finalización del proceso. Imagen 2.39
Imagen 2.39
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Una vez que haya adjuntado los documentos correspondientes haga clic en el botón “Finalizar Proceso”. Imagen 2.40
Imagen 2.40
El proceso deberá quedar en el estado Finalizado como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 2.41
Imagen 2.41
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