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MANUAL FASE CONTRACTUAL - OBRAS

INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MANUAL DE USUARIO FASE CONTRACTUAL PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE OBRAS

ENTIDAD CONTRATANTE

FEBRERO 2012

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MANUAL FASE CONTRACTUAL - OBRAS

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE OBRAS

Tabla de contenido DE CONTRATACIÓN DE OBRAS ................................................................................. 3 .

Antecedentes ........................................................................................................ 3

.

Fase Contractual ..................................................................................................... 4 .1

Registro del contrato ........................................................................................ 4

.2

Registro de Garantías del Contrato Principal .................................................. 8

.3

Presupuesto de Obra ........................................................................................ 9

.4

Ingreso de Planillas ........................................................................................ 14

.5

Entrega Recepción ......................................................................................... 22

.6

Contratos Complementarios .......................................................................... 25

.6.1

Registro de Planillas Contratos Complementarios ..................................... 27

.7.

Terminación Unilateral del Contrato ............................................................. 27

.8.

Notificaciones / Alertas ................................................................................. 32

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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE OBRAS 1.

Antecedentes Las disposiciones establecidas por la LOSNCP nos llevan a considerar el proceso de contratación integrado por cuatro fases: preparatoria, precontractual, ejecución (o contractual) y revisión. Hasta este momento Usted ha concluido las dos primeras fases por cuanto han procedido a adjudicar el proceso de contratación e inicia la fase contractual una vez que han suscrito el contrato con el proveedor adjudicado.

Tal cual lo realizado en la fase precontractual, las Entidades Contratantes deben llevar a cabo la fase contractual utilizando las diferentes funcionalidades que le presenta la misma herramienta informática del procedimiento de contratación, a través del portal COMPRASPUBLICAS, funcionalidades que responden a las etapas constitutivas de la fase contractual para todo procedimiento cuyo objeto de contratación se refiera a Obras.

Para el caso de un procedimiento de Obras, la fase contractual comprende la realización de las siguientes etapas: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Registro del contrato Ejecución del contrato Terminación del contrato Contratos complementarios Recepción provisional Recepción definitiva Finalización

Como una opción de la Terminación del contrato, se cuenta con la funcionalidad de Terminación Unilateral, la que solo es aplicable cuando la Entidad Contratante, acorde con lo que establece la LOSNCP, como corolario de un procedimiento administrativo y con la Resolución de la máxima autoridad, da por terminado en forma unilateral el contrato suscrito. Caso contrario, si el proceso concluye con normalidad y se suscribe el Acta de entrega recepción definitiva, debe darse por Finalizado el proceso de contratación, previa subida al sistema del acta correspondiente.

A continuación se describen cada una de las etapas de la fase contractual.

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2.

Fase Contractual

2.1

Registro del contrato

Una vez suscrito el contrato, y de conformidad a lo señalado en el artículo 147 del Reglamento a la Ley, la entidad tiene cinco días término para el registro del contrato en el Portal de COMPRASPUBLICAS, para lo cual se debe hacer clic en “Contratos” como se indica en la Imagen 1.1

Imagen 1.1

Al hacer clic en “Contratos”, el sistema despliega una pantalla donde se debe ingresar la Información Esencial del Contrato Principal, que consiste en ingresar la siguiente información: fecha de suscripción del contrato, fecha de disponibilidad del anticipo, se elige desde cuando inicia la ejecución del contrato, fecha prevista de terminación del contrato (calculada por el sistema), selección del nombre del administrador del contrato, con cuya selección

aparece

en

forma

automática

el

correo

electrónico

del

administrado, selección del nombre del fiscalizador, correo electrónico del fiscalizador, y se elige si es una Asociación o Consorcio el adjudicado; una vez completos todos los campos antes señalados, se debe pulsar el botón “Guardar”, como se indica en la Imagen 1.2

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Imagen 1.2

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En el caso de que se trate de una Asociación o Consorcio y se escoge “Si”, el sistema desplegará unos campos en los que deberá registrarse la información de la Asociación o Consorcio y con la de los PARTÍCIPES de la misma, como se indica en la Imagen 1.3

Imagen 1.3

Al pulsar el botón “Guardar”, el sistema desplegará una pantalla donde indica que si la información ingresada es correcta, se deberá pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.4

Imagen 1.4

Al pulsar el botón “Aceptar”, el sistema despliega una pantalla, donde permite el ingreso tanto del contrato suscrito, como del documento mediante el cual se notifica al Proveedor sobre la disponibilidad del anticipo, como se indica en la Imagen 1.5

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Imagen 1.5

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2.2

Registro de Garantías del Contrato Principal

Al pulsar el botón “Continuar”, el sistema despliega una pantalla donde permite el ingreso de las garantías objeto de la contratación, donde al ingresar cada garantía se debe pulsar el botón “Guardar Garantía” y a continuación se debe subir un archivo por cada garantía, y finalmente ingresadas todas, se pulsará el botón “Continuar”, como se indica en la Imagen 1.6

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MANUAL FASE CONTRACTUAL - OBRAS Imagen 1.6

Al pulsar el botón “Guardar”, y como esta es una obra donde no se presenta la garantía técnica, saldrá un mensaje indicando sobre este particular, luego de lo cual se debe pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.7

Imagen 1.7

Nota: la subida de los documentos de respaldo, se los puede hacer uno a uno, o se podría subir luego de registrar todas las garantías.

2.3

Presupuesto de Obra

Al hacer clic en el botón “Continuar”, el sistema permite continuar en el siguiente paso, que implica subir el Presupuesto de Obra, para lo cual se deberá bajar el formato del Presupuesto de obra y su respectivo instructivo, como se indica en la Imagen 1.8

Imagen 1.8

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Al hacer clic en el enlace “Formato Presupuesto de Obra”, se despliega una pantalla donde indica que se esta abriendo el formato_presupuesto_obra.xls, para lo cual se deberá pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.9

Imagen 1.9

Al pulsar el botón “Aceptar”, se descarga el formato del Presupuesto de Obra, como se indica en la Imagen 1.10

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MANUAL FASE CONTRACTUAL - OBRAS Imagen 1.10

Una vez que se ha descargado el formato del Presupuesto de Obra, se lo deberá complementar con cada uno de los rubros de la obra, donde se deberá ingresar el RUC de la Entidad Contratante, y verificar que la sumatoria de todos los subtotales de los rubros coincida con el monto del contrato, como se indica en la Imagen 1.11

Imagen 1.11

Una vez que se encuentra el presupuesto debidamente complementado, se deberá subir al sistema un archivo guardado previamente en xls, para lo cual deberá hacer clic en el enlace “Seleccionar archivo”, y luego “Subir Archivo”, como se indica en la Imagen 1.12

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MANUAL FASE CONTRACTUAL - OBRAS Imagen 1.12

Al hacer clic en “Subir Archivo”, si en el formato del Presupuesto de Obra, existieren errores, se desplegará una pantalla en el que nos indicará que se encontraron errores y que no se subió el archivo de Excel, como se indica en la Imagen 1.13

Imagen 1.13

Al señalar el mensaje de error, se deberá hacer clic en el enlace “Descargar el Reporte de Errores”, en cuya descarga nos saldrá el reporte de los errores cometidos, tal como se indica en la Imagen 1.14

Imagen 1.14

Una vez corregidos los errores, se deberá subir al sistema el documento con el Presupuesto de Obra, para lo cual se deberá realizar los mismos pasos efectuados en la Imagen 1.12, donde nos saldrá un mensaje indicando que se registro correctamente el Presupuesto de Obra, e indicando el total de rubros registrados, y que se registro completamente el contrato, como se indica en la Imagen 1.15

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Imagen 1.15

Al pulsar el botón “Finalizar”, el sistema despliega un mensaje señalando que si esta seguro de finalizar el Registro de Presupuesto de Obra, luego de lo cual se deberá pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la imagen 1.16

Imagen 1.16

Al pulsar el botón “Aceptar”, permite continuar con la siguiente etapa que es la ejecución del contrato con el ingreso de las planillas, como se indica en la Imagen 1.17

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Imagen 1.17

2.4

Ingreso de Planillas

El ingreso de planillas está a cargo del Administrador del Contrato, quién ingresa a esta etapa con su usuario y contraseña, quien al hacer clic en la pestaña “Planillas” el sistema despliega una pantalla que permite el ingreso de la información de las planillas, como se indica en la Imagen 1.18

Imagen 1.18

Una vez que se haya registrado la fecha, y pulsado el botón “Crear Planilla” el sistema despliega una pantalla donde le permite seleccionar el año y el número de planilla, luego de lo cual se debe pulsar el botón “Registrar”, como se indica en la imagen 1.19

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Imagen 1.19

Al pulsar el botón “Registrar”, el sistema despliega una pantalla donde visualiza la información que se debe subir, como se indica en la Imagen 1.20

Imagen 1.20

Se procede a ingresar los valores de la planilla, ingresando los valores correspondientes a la cantidad del volumen ejecutado, luego se debe hacer clic sobre el icono de “Grabar”, como se indica en la Imagen 1.21

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Imagen 1.21

Al hacer clic sobre el icono “Grabar”, el sistema despliega un mensaje que indica que la información fue actualizada, luego de lo cual hay que pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.22

Imagen 1.22

Al pulsar el botón “Aceptar”, el sistema despliega la pantalla donde permite subir el documento de la planilla, que contendrá la siguiente información: Valor de la Planilla Reajustada, Valor de Multas por Incumplimiento (en caso de existir), y Motivo del incumplimiento (en caso de existir), luego de lo cual se debe pulsar el botón “Finalizar”, como se indica en la Imagen 1.23

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Imagen 1.23

Al pulsar el botón “Finalizar”, el sistema despliega un mensaje que indica que si se finaliza el registro de la plantilla, ya no se podrá modificar la información, luego de lo cual se debe pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.24

Imagen 1.24

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Al pulsar el botón “Aceptar”, el sistema despliega un mensaje indicando que los datos fueron guardados con éxito, luego pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.25

Imagen 1.25

Luego de pulsar el botón “Aceptar”, el sistema presenta una pantalla con el resumen del registro de la planilla, luego de lo cual hay que pulsar el botón “Continuar”, como se indica en la Imagen 1.26

Imagen 1.26

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Al pulsar en el botón “Continuar”, el sistema despliega la pantalla donde se puede crear la siguiente planilla, para lo cual se debe pulsar el botón “Nueva Planilla”, como se indica en la Imagen 1.27

Imagen 1.27

Al hacer pulsar el botón “Nueva Planilla”, donde se ingresa las fechas hasta donde cubre la planilla, luego de lo cual se deberá hacer clic en el botón “Crear Planilla”, tal como se indica en la Imagen 1.28

Imagen 1.28

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Al hacer clic en el botón “Crear Planilla”, el sistema despliega una mensaje cuando el plazo de la finalización de la planilla, excede la fecha prevista de terminación de contrato, recordando que hay multas o justificara el retraso, luego se pulsará el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.29

Imagen 1.29

Al hacer clic en el botón “Aceptar”, el sistema permite la creación de la planilla dos, que luego de haberla definido, se deberá pulsar el botón “Registrar”, como se indica en la Imagen 1.30

Imagen 1.30

Al pulsar el botón “Registrar”, el sistema despliega la pantalla donde permite ingresar los valores correspondientes a esa planilla, luego se hace clic en “Grabar”, como se indica en la Imagen 1.31

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Imagen 1.31

El procedimiento para el registro de más planillas se lo realizará de acuerdo al procedimiento descrito anteriormente.

Cuando al ingresar las planillas, por ejemplo se incrementó en un 25% o rubros nuevos en un 10%, el sistema despliega un mensaje, señalando que hay un exceso de cantidades de obras y que por lo tanto se debe suscribir un contrato complementario, como se indica en la Imagen 1.32

Imagen 1.32

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2.5

Entrega Recepción

Al hacer clic en la pestaña “Recepción”, el sistema despliega una pantalla donde genera una pregunta de qué si el contratista ha concluido los trabajos y ha solicitado la recepción provisional de éstos, si fuese así hacemos clic en “Si”, como se indica en la Imagen 1.33

Imagen 1.33

Al hacer clic en “Si”, el sistema solicita se ingrese la fecha de solicitud de recepción provisional, y que se suba el archivo de la “solicitud de recepción provisional”, luego se debe pulsar el botón “Enviar”, como se indica en la Imagen 1.34

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MANUAL FASE CONTRACTUAL - OBRAS Imagen 1.34

Al hacer clic en “Enviar”, el sistema despliega un mensaje indicando de que si los datos son correctos, luego se pulsa el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.35

Imagen 1.35

Al hacer clic en el botón “Aceptar”, el sistema despliega una pantalla sobre la cual se tiene que hacer clic en el enlace “Planilla Final de Liquidación de Obra”, como se indica en la Imagen 1.36

Imagen 1.36

Al hacer clic sobre el enlace “Planilla Final de Liquidación de Obra”, el sistema despliega la Planilla Final de Liquidación de Obra, luego se debe pulsar el botón “Continuar”, como se indica en la Imagen 1.37

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Imagen 1.37

Al pulsar el botón “Continuar”, el sistema despliega una pantalla con el Resumen Final de Liquidación, verificando que se haya ingresado la fecha de suscripción del Acta de Entrega Recepción Provisional, los días en que se verificará la entrega recepción de la obra, y que se subió el archivo del Acta de Entrega Recepción Provisional, previo al pulsar el botón “Guardar”, como se indica en la Imagen 1.38

Imagen 1.38

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2.6

Contratos Complementarios

Para ingresar los contratos complementarios, se debe hacer clic en el enlace “Contratos Complementarios”, como se indica en la Imagen 1.39

Imagen 1.39

Al hacer clic en el enlace “Contratos Complementarios”, el sistema despliega una pantalla donde permite ingresar la Información Esencial del Contrato Complementario. Una vez completa la información que son los mismos utilizados para el ingreso del contrato principal, así como de las garantías, se debe pulsar el botón “Guardar”, como se indica en la Imagen 1.40

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Imagen 1.40

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2.6.1 Registro de Planillas Contratos Complementarios Para el ingreso de las planillas de los contratos complementarios, se seguirán los mismos pasos que se realizaron para el ingreso de planillas del contrato principal, para lo cual se debe hacer clic en el enlace “Planillas Complementarias”, como se indica en la Imagen 1.41

Imagen 1.41

2.7.

Terminación Unilateral del Contrato

En cualquier instancia de la ejecución del contrato, se puede dar la opción de la terminación del contrato, como se indica en la Imagen 1.42

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Imagen 1.42

Al hacer clic en el enlace “Terminación de Contratos”, y luego en el enlace “Terminación Unilateral”, el sistema despliega una pantalla donde se deberá seleccionar al Proveedor con el que se desea dar por terminado el contrato, y luego pulsar el botón “Terminar Unilateralmente”, como se indica en la Imagen 1.43

Imagen 1.43

Al hacer clic en “Terminar Unilateralmente”, el sistema desplegará un mensaje indicando si se está seguro de la terminación unilateral del contrato con el proveedor seleccionado, si es así se debe pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.44

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Imagen 1.44

Al pulsar el botón “Aceptar”, el sistema despliega una pantalla donde debe complementarla, iniciando con el registro de la Resolución Terminación Unilateral, y demás información que se tenga de soporte, debe pulsar el botón “Finalizar Terminación Unilateral”, como se indica la Imagen 1.45

se de se en

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Imagen 1.45

Al pulsar el botón “Finalizar Terminación Unilateral”, el desplegará un mensaje que indica que si está seguro de que no existen otros archivos adicionales en esta Declaratoria Unilateral de Terminación de Contrato, al estarlo se debe pulsar el botón “Aceptar”, como se indica en la imagen 1.46

Imagen 1.46

Al pulsar el botón “Aceptar”, el sistema despliega otro mensaje que indica que si se está seguro de confirmar la Publicación de la Declaratoria Unilateral de Terminación de Contrato, si es así se pulsa el botón “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.47

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Imagen 1.47

Al pulsar el botón “Aceptar”, el sistema despliega una pantalla donde indica que se ha publicado la declaratoria de terminación unilateral del contrato, como se indica en la Imagen 1.48

Imagen 1.48

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2.8.

Notificaciones / Alertas

El sistema adicionalmente, nos permite obtener un informe del contrato y de lo que debemos tomar en cuenta, para la buena administración y ejecución del mismo, para lo cual se debe hacer clic en el enlace “Notificaciones/Alertas”, como se indica en la Imagen 1.49

Imagen 1.49

Al hacer clic en el enlace “Notificaciones/Alertas”, el sistema nos presentará un informe esencial del proceso de contratación y sobre el estado de las garantías, como se indica en la Imagen 1.50

Imagen 1.50

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