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MANUAL DE USUARIO MENOR CUANTÍA EN BIENES Y SERVICIOS

ENERO 2011

Manual de Usuario: Menor Cuantía en Bienes y Servicios

MENOR CUANTÍA EN BIENES Y SERVICIOS INDICE ENTIDAD CONTRATANTE 1. Introducción ………………………………………………………………….. 2. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal…………………………… 3. Creación del proceso ………………………………………………………… Paso 1: Información básica…………………………………….. Paso 2: Registro de productos………………………………… Paso 3: Parámetros de Evaluación…………………………… Paso 4: Parámetros de inclusión preferente……………… Paso 5: Selección del Proveedor...…………………………… Paso 6: Plazos y Fechas………………………………………….. Paso 7: Anexos ………………………………………………..

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4. Consulta de procesos ……………………………………………………….

PROVEEDOR 5. Invitaciones recibidas …………………………………………………….. 6. Aceptación del Proveedor.………………………………………………….

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ENTIDAD CONTRATANTE 7. Re-selección del Proveedor…………………………………………………

PROVEEDOR 8. Preguntas ………………………………………………………………………

ENTIDAD CONTRATANTE 9. Respuestas y Aclaraciones…………………………………………………

PROVEEDOR 10. Entrega de Ofertas……………………………………………………………

ENTIDAD CONTRATANTE 11. Apertura de Ofertas y Solicitud de Convalidación…………………

PROVEEDOR 12. Respuesta a la Convalidación……………………………………………

ENTIDAD CONTRATANTE 13. Calificación de Participantes…………………………………………….. 14. Adjudicación…..……………………………………… …………………….. 15. Registro de Contratos ……………………………………………………. 16. Finalización del Proceso ………………………………………………….. 17. Recomendaciones……………………………………………………………

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Manual de Usuario: Menor Cuantía en Bienes y Servicios

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MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS 1. ENTIDAD CONTRATANTE LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA 1. Introducción Art. 51.- Contrataciones de menor cuantía.- Se podrá contratar bajo este sistema en cualquiera de los siguientes casos: 1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. Para el año 2011 se refiere a montos < $47.900,49. 3. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II de este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. En los casos de los números 1 y 3 se podrá contratar directamente. Art. 52.- Contratación preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de consultoría, se privilegiará la contratación con micros y pequeñas empresas, con artesanos o profesionales, preferentemente domiciliados en el cantón en el que se ejecutará el contrato, quienes deberán acreditar sus respectivas condiciones de conformidad a la normativa que los regulen.

REGLAMENTO GENERAL DE LA LOSNCP Art. 23.- Convalidación de errores de forma.Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido de convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec. Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos. Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto podrán subsanar las omisiones

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1. INGRESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL DEL PORTAL Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web www.compraspublicas.gov.ec. (Imagen 1.1)

Imagen 1.1

En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opción “Ingresar al Sistema”. (Imagen 1.2)

Imagen 1.2

A continuación, deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de registrar estos datos haga clic en el botón “Entrar”. (Imagen 1.3)

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Imagen 1.3

Al ingresar puede observar los menús Inicio - Datos Generales - Consultar- Entidad Contratante- Administración o los íconos para Acceso directo a las aplicaciones, los que le permitirán acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 1.4)

Imagen 1.4

Para crear un proceso de contratación, ingrese a la opción “Entidad Contratante” y luego al submenú “Nueva Contratación” o puede ingresar a través de los Accesos Directos a las Aplicaciones, en la opción “Crear Procesos”. (Imagen 1.5)

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Imagen 1.5

2. Creación del Proceso La creación del proceso de Menor Cuantía de bienes o servicios consta de 7 pasos, los que se detallan a continuación:

PASO 1. Información Básica El sistema indicará ingresar toda la información necesaria para registrar el proceso, la parte concerniente a “Entidad Contratante” y al “Representante Legal” no se ingresa, ya que dicha información la coloca el sistema automáticamente, en base a la información proporcionada por la Entidad al momento de registrarse; el ingreso de información se efectúa a partir del campo establecido para el “Código del Proceso”. (Imagen 2.1) Registre los datos que se muestran a continuación: ¾

Código del proceso.- Caracteres que debe ingresar para registro: Siglas del nombre del proceso - Siglas del nombre de la Entidad - Número secuencial – Año.

Por ejemplo: MC-EMAAP-001-2010 Recuerde que puede ingresar el código con letras mayúsculas o minúsculas, no ingrese Caracteres especiales como puntos, asteriscos y símbolos.

Objeto del proceso de contratación.- Adquisición del bien o prestación de servicio.

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Descripción del proceso de contratación.- Breve detalle del Objeto del Proceso de Contratación.

Dirección.- Ubicación donde será entregado el producto Objeto de Contratación.

Tipo de Compra. - Seleccione la opción bienes o servicios.

Palabras Claves.- Palabra o palabras afines al objeto del proceso de contratación, las cuales permitirán realizar la búsqueda del proceso. Las palabras que ingrese deberán ir separadas por comas.

Tipo de Contratación.- Seleccione Menor Cuantía.

Presupuesto Referencial Total.- Monto asignado para la adquisición del bien o servicio.

Partida Presupuestaria.- Código de la Partida Presupuestaria asignada para la adquisición.

Forma de Pago.- Anticipo (valor porcentual a pagar) y Saldo (valor a pagar posterior al anticipo).

Funcionario Encargado del proceso.- Seleccione el nombre de la persona encargada del proceso en el portal.

Derecho de Inscripción al Adjudicatario.- Seleccione SI o NO según corresponda. Si selecciona SI el sistema le dará la opción de ingresar el Valor que se va a cobrar y en el campo Descripción el detalle. Recuerde que debe regirse a lo que indica el Art. 31 de la LOSNCP, que en ningún caso se cobrará valor alguno por inscripción, sólo se cobrará un valor al proveedor adjudicado por cuestiones de levantamientos de textos, reproducción y edición de los pliegos, de ser el caso. Finalmente haga clic en el botón “Continuar” para ir al siguiente paso.

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Imagen 2.1

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Antes de ir al siguiente paso el sistema le indica que la información será grabada al hacer clic en la opción “Aceptar”, caso contrario “Cancelar”. (Imagen 2.2)

Imagen 2.2

PASO 2. Registro de Productos En este paso la Entidad Contratante debe registrar el código del producto del bien o servicio que se va a adquirir, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”. (Imagen 2.3)

Imagen 2.3

A continuación busque el producto ya sea con la “Palabra clave” o con el “Código” del mismo, luego haga clic en el botón “Buscar” con esto el sistema le mostrará todas las categorías referentes a la búsqueda. Para seleccionar la categoría que se requiere haga clic en el casillero de la categoría. (Imagen 2.4)

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Imagen 2.4

Una vez seleccionado el código de la categoría, el sistema colocará automáticamente en pantalla el código de la categoría del producto y la descripción, lo que se refiere a unidad, cantidad, valor y características deben ser ingresados por la Entidad Contratante, el campo subtotal lo calculará automáticamente el sistema. Haga clic luego en el botón “Añadir” para agregar la categoría del producto. (Imagen 2.5)

Imagen 2.5

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Si una vez añadido el producto requiere Modificar el detalle del producto o Eliminarlo puede hacerlo utilizando los íconos que se encuentran al lado izquierdo de los mismos.

Una vez que haya agregado la categoría del producto, haga clic en “Continuar”.

(Imagen 2.6)

Imagen 2.6

PASO 3. Parámetros de Evaluación Ahora pasamos a la pantalla de definición de parámetros para económica.

la evaluación de la oferta

En Menor Cuantía en bienes y servicios el sistema ya agrega automáticamente 3 parámetros que son obligatorios para calificar una menor cuantía. Los 3 parámetros que aparecerán en pantalla son: Mypes Nacionales, Mypes-Participación Local y Participación Nacional, luego la Entidad deberá agregar todos los parámetros adicionales con los cuales calificará al proveedor. Para visualizar los parámetros existentes y agregarlos, debe dar clic en el botón “Agregar Parámetro”. (Imagen 2.7)

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Imagen 2.7

La imagen a continuación muestra las diferentes opciones de parámetros de calificación que el sistema le permitirá agregar a la Entidad Contratante para la Evaluación de las ofertas. Haga clic en el icono que tiene la imagen de un visto parámetros. (Imagen 2.8)

y esto le permitirá agregar los

El mismo procedimiento deberá realizarlo por cada parámetro que se requiera agregar. Agregue el parámetro OFERTA ECONÓMICA y todos los parámetros adicionales que la Entidad Contratante requiera para la calificación de las ofertas.

Imagen 2.8

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Si requiere Eliminar algún parámetro de calificación de los que agregó, haga clic en el ícono X, el cual se encuentra a la izquierda del parámetro y permitirá realizar la Eliminación. Luego de haber agregado los parámetros que se requieran haga clic en el botón “Continuar” (Imagen 2.9)

Imagen 2.9

PASO 4. Parámetros de Inclusión y Contratación Preferente La Menor Cuantía NORMALIZADOS o declarado desierta, donde se encuentre

es una contratación Preferente utilizada para bienes y servicios NO utilizada en el caso en el que la subasta inversa electrónica se haya además se privilegiará a micro y pequeños empresarios y al cantón domiciliado el proveedor.

Seleccione la “Provincia” y “Cantón” donde se requiere adquirir el bien o servicio, a continuación el sistema buscará a los proveedores MYPES de la localidad categorizados en el producto que seleccionó en el Paso 2. Una vez ingresada la información en los campos correspondientes, haga clic en el botón “Continuar”. (Imagen 2.10)

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Imagen 2.10

PASO 5. Selección de Proveedor A continuación el sistema le presentará el listado de proveedores parámetros de la contratación preferente.

que cumplieron con los

Verifique los proveedores que presenta el sistema en las diferentes páginas del Listado, para ello haga clic en el link “Siguiente”, o en su defecto si requiere ir a la página final haga clic en el link “Fin”. (Imagen 2.11)

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Imagen 2.11

Para seleccionar al proveedor haga clic sobre la Razón Social del listado que presenta el sistema, luego el sistema lo agregará a la lista de invitados. La búsqueda también puede realizarla ingresando el número de “RUC” o la “Razón social” del proveedor, luego haga clic en el botón “Buscar Proveedor”. En esta herramienta sólo se puede seleccionar un proveedor ya que se trata de una contratación directa. (Imagen 2.12)

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Imagen 2.12

Si la búsqueda lo realizó a través de las opciones RUC o Razón Social, el sistema mostrará el resultado de la búsqueda, luego selecciónelo haciendo clic sobre él y con esto el sistema lo agregará al listado de invitados, como se muestra a continuación. (Imagen 2.13) - (Imagen 2.14)

Imagen 2.13

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Imagen 2.14

PASO 6. Plazos y Fechas En este paso la Entidad Contratante debe ingresar las fechas para la ejecución del proceso. Ingrese los campos de los siguientes datos en días: Vigencia de oferta: Días en los que debe estar vigente la oferta hasta la suscripción del contrato. Plazo de Entrega: Días límite para entrega del objeto del proceso de contratación desde la firma del contrato. Para ingresar las siguientes fechas en el cronograma haga clic en el icono del calendario, seleccione el día y el mes que se requiera, luego registre la hora y minutos para que el sistema ejecute los estados de cada fecha. (Imagen 2.15)

Imagen 2.15

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Las fechas que debe ingresar la Entidad Contratante para el procedimiento se encuentran establecidas en la Resolución INCOP 039. Cuando haya ingresado todas las fechas haga clic en el botón “Continuar”.

(Imagen 2.16)

Imagen 2.16

PASO 7. Anexos Adjunte el documento de pliegos, para ello siga los siguientes pasos: Primer paso: Haga clic en el botón “Examinar” para escoger el archivo en la unidad en la que se encuentre. Segundo paso: Seleccione el archivo y haga clic en el botón “Abrir”.

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(Imagen 2.17)

Imagen 2.17

Tercer paso: En el campo “Descripción” ingrese el nombre del documento. Cuarto paso: Haga clic en “Subir”. Para concluir con este paso haga clic en el botón "Finalizar”. (Imagen 2.18)

Imagen 2.18

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3. Consulta de Procesos Una vez finalizado el proceso, proceda a buscarlo en el menú “Consultar”, submenú “Mis Procesos” o a través del ícono de Acceso Directo “MIS PROCESOS”, como se muestra a continuación. (Imagen 3.1)

Imagen 3.1

La búsqueda del proceso lo puede realizar a través de cualquiera de las siguientes opciones como son: Palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. (Imagen 3.2)

Imagen 3.2

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En la pantalla siguiente se realiza la búsqueda a través del “Tipo de Contratación” y el “Estado del Proceso”, luego haga clic en el icono “Buscar”. Para ver el proceso haga clic en el código del mismo. (Imagen 3.3)

Imagen 3.3

4. Ver Invitaciones Al publicarse un proceso el Sistema mostrará el listado de INVITADOS, la Entidad contratante podrá verificar el listado a través del link “Ver Invitaciones”. (Imagen 4.1)

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Imagen 4.1

Al ingresar podrá visualizar el proveedor que fue invitado al proceso. El listado de invitados detallará a la vez si el proveedor se encuentra Habilitado o no en el RUP, los proveedores NO HABILITADOS no podrán participar en el proceso. (Imagen 4.2)

Imagen 4.2

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PROVEEDOR 5. Invitaciones Recibidas Una vez publicado el proceso, la invitación llega inmediata y automáticamente en el portal al proveedor. La pantalla siguiente muestra las invitaciones enviadas de varias Entidades Contratantes. El proveedor debe hacer clic en el código del proceso en el que desee participar, como se muestra en la pantalla a continuación. (Imagen 5.1)

Imagen 5.1

Al ingresar el proveedor podrá observar el detalle del proceso y procederá además a descargar el pliego del mismo. (Imagen 5.2)

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Imagen 5.2

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6. Aceptación del Proveedor Una vez que el proveedor ha leído los pliegos debe proceder a enviar su respuesta de aceptación, para ello el Estado del proceso debe estar en “Aceptación Proveedor”, luego haga clic sobre el link “Aceptación de Proveedores”. (Imagen 6.1)

Imagen 6.1

Ahora el proveedor debe subir el archivo de aceptación al proceso, para ello haga clic primero en el botón “Examinar”, luego seleccione el archivo y haga clic en el botón “Abrir”, ingrese en el campo “Descripción” el nombre del documento y finalmente haga clic en el botón "Subir”. (Imagen 6.2)

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Imagen 6.2

En la pantalla siguiente podrá observar que el archivo fue subido, luego deberá hacer clic sobre el botón “Aceptar”. (Imagen 6.3)

Imagen 6.3

El sistema informará al proveedor la constancia de que su aceptación fue subida con éxito, como se muestra a continuación. (Imagen 6.4) MANUAL DE USUARIO: Menor Cuantía Bienes y Servicios

Imagen 6.4

El proveedor no debe subir el documento de aceptación en el caso de que vaya a rechazar la propuesta, para ello únicamente haga clic en el botón “Rechazar”. (Imagen 6.5)

(Imagen 6.5)

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ENTIDAD CONTRATANTE 7. Re-selección del Proveedor Cuando el proveedor olvida enviar a tiempo la Aceptación o cuando rechaza la misma, el sistema le permitirá a la Entidad Contratante la opción de Re-seleccionar ya sea a otro proveedor o al mismo. A la vez el sistema indicará un reporte donde se evidenciará si el proveedor rechazó, aceptó o no contestó a la propuesta. En la pantalla a continuación el proveedor NO CONTESTÓ a la propuesta por lo tanto la Entidad debe proceder a hacer clic en el link “Re-Selección Proveedor”. (Imagen 7.1)

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Imagen 7.1

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En la Re-selección el sistema informará que debido a que no existió manifestación de interés del proveedor a nivel local, el sistema buscará a los proveedores a nivel de la Provincia, haga clic en el botón “Continuar”. (Imagen 7.2)

Imagen 7.2

La pantalla a continuación muestra el listado de los proveedores que son Micro y Pequeñas empresas, que se encuentran dentro de la categoría del producto y que estén domiciliadas en la Provincia. La Entidad podrá ver todos los proveedores que el sistema encontró a nivel Provincial haciendo clic en el link que dice “Siguiente” o en su defecto si desea ver la página final del listado haga clic en “Fin”. La Entidad Contratante debe seleccionar un solo proveedor para ello basta con hacer clic sobre la Razón Social del mismo y con esto el sistema lo agregará para que sea invitado. (Imagen 7.3)

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Imagen 7.3

La búsqueda de éste único proveedor en el listado también podrá hacerlo ingresando el número de “RUC” o “Razón Social” del proveedor, luego haga clic en el botón “Buscar Proveedor”. (Imagen 7.4)

Imagen 7.4

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El sistema entonces buscará de entre el listado al proveedor, para agregarlo a la invitación haga clic sobre la Razón Social del mismo. Recuerde que si el sistema no le presenta ningún resultado se debe a que el proveedor no cumple con los requisitos de la nueva búsqueda. Como se puede observar en la siguiente imagen, cuando existe una Re-selección el sistema guarda un Historial de la información del proveedor que no contestó a la “Aceptación de Propuesta” o que Rechazó la misma. (Imagen 7.5)

Imagen 7.5

Al seleccionar al proveedor, el sistema lo agregará para la invitación, haga clic en el botón “Continuar”. (Imagen 7.6)

NOTA: Si es que por error seleccionó a un proveedor, dé clic sobre el ícono X que permitirá eliminarlo, luego proceda a seleccionar al proveedor correcto.

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Imagen 7.6

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El siguiente paso será reprogramar las fechas, ya que el anterior proveedor no envío la aceptación y por lo tanto se requiere dar una nueva fecha para que el proveedor seleccionado participe en el proceso. Recuerde que la reprogramación podrá ingresarla desde la Fecha límite de Aceptación del Proveedor en adelante ya que la Fecha de Publicación será reprogramada automáticamente por el sistema. Una vez ingresadas las fechas, haga clic en el botón “Continuar”. (Imagen

7.7)

Imagen 7.7

Recuerde que la opción de Re-Selección solo aparece cuando no existió manifestación de interés del proveedor, mientras el proveedor no rechace o acepte la manifestación de interés, el sistema seguirá mostrando el link de Re-Selección. Si es que a Nivel Provincial no hubiera manifestación de interés, el sistema nuevamente le permitirá a la Entidad realizar la Re-selección pero esta vez lo hará a Nivel Nacional. (Imagen 7.8)

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Imagen 7.8

En la siguiente imagen se puede observar el listado de proveedores a nivel Nacional que encontró el sistema y que cumplen con los requisitos de la contratación preferente. Seleccione un proveedor y haga clic en el botón “Continuar”. (Imagen 7.9)

Imagen 7.9

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Sólo en el caso en que no existiera manifestación de interés a Nivel Nacional, el sistema le permitirá seleccionar a cualquier proveedor que no cumpla con los requisitos de la Contratación Preferente. Haga clic en el botón “Continuar”, para ir al siguiente paso. (Imagen 7.10)

Imagen 7.10

En la pantalla siguiente la Entidad debe “Imprimir el Resultado” de todas las invitaciones que fue realizando y de las cuáles no existió manifestación de interés, luego proceda a adjuntar el documento digitalizado del Acta de Selección del proveedor al que requiere invitar, y finalmente haga clic en el botón “Continuar”. (Imagen 7.11)

Imagen 7.11

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PROVEEDOR 8. Preguntas Según el cronograma de fechas el siguiente paso en el proceso será el envío de las preguntas realizadas por el proveedor, para ello el proveedor debe verificar que el Estado del proceso se encuentre en la etapa “Preguntas, Respuestas y Aclaraciones”, luego debe ingresar al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”. (Imagen 8.1)

Imagen 8.1

Al ingresar el sistema le presentará la siguiente pantalla donde el proveedor debe hacer clic en el botón “Agregar Pregunta” de esta manera podrá realizar las preguntas respectivas que tenga acerca del proceso. (Imagen 8.2) No existe un número límite de preguntas a realizar, realice las preguntas que requiera siempre y cuando esté dentro del tiempo establecido en el cronograma.

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Imagen 8.2

Ingrese la pregunta en el cuadro que se muestra a continuación y luego haga clic en “Enviar Pregunta”. (Imagen 8.3)

(Imagen 8.3)

La pregunta fue agregada al portal, como se muestra a continuación. Si requiere realizar más preguntas haga clic en el botón “Agregar Pregunta”. (Imagen 8.4)

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(Imagen 8.4)

ENTIDAD CONTRATANTE 9. Respuestas y Aclaraciones La Entidad contratante deberá ingresar al proceso para contestar las preguntas realizadas por los proveedores, para ello debe revisar que el proceso se encuentre en el Estado “Preguntas, Respuestas y Aclaraciones”, luego debe ingresar al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”. (Imagen 9.1)

Imagen 9.1

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La siguiente pantalla permitirá que la Entidad revise las preguntas y proceda a responderlas, haga clic sobre el link “Responder”. (Imagen 9.2)

Imagen 9.2

La pantalla a continuación permitirá que la Entidad pueda ingresar la respuesta al proveedor, luego haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 9.3

Imagen 9.3

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Una vez enviada la respuesta, el sistema irá agregándolas como se muestra a continuación. (Imagen 9.4)

Imagen 9.4

Si la Entidad requiere hacer algún tipo de Aclaración a los proveedores sobre las preguntas formuladas o acerca de los pliegos, haga clic en el botón “Agregar Aclaración” proceda a realizar la aclaración y luego de clic en el botón “Enviar”. (Imagen 9.5)

Imagen 9.5

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La aclaración es agregada al igual que las preguntas y respuestas, además podrá adjuntar al Portal archivos aclaratorios si se lo requiere, como se muestra a continuación. Imagen 9.6

Imagen 9.6

PROVEEDOR 10. Entrega de Oferta Al culminar la fecha de Respuestas el proveedor deberá ingresar al portal y enviar su oferta económica, verifique que el proceso se encuentre en el Estado “En Curso”, luego proceda a ingresar al link “Entregar oferta”. (Imagen 10.1)

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Imagen 10.1

Una vez que haya ingresado, haga clic en el link que dice “Enviar oferta”. (Imagen 10.2)

Imagen 10.2

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Ingrese los datos Precio Ofertado Unitario, Tiempo de Entrega Propuesto, Tiempo de Garantía y si tiene alguna observación adicional ingrésela, luego haga clic en el botón “Guardar temporalmente la oferta”. (Imagen 10.3) Recuerde que el valor de la oferta debe ser menor o igual al del Precio Referencial Unitario.

Imagen 10.3

A continuación el sistema le presentará la opción para subir archivos opcionales, en los archivos opcionales se puede ingresar los formularios, siendo obligatoria la entrega de los mismos en forma física hasta la fecha y hora indicados en los pliegos. Una vez que haya enviado la oferta económica haga clic sobre el botón “Enviar oferta”. (Imagen 10.4)

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Imagen 10.4

El sistema indicará posteriormente que la oferta ha sido enviada exitosamente, para ello haga clic en “Aceptar”. (Imagen 10.5)

Imagen 10.5

Proceda a Imprimir la oferta enviada a través del portal para su entrega a la Entidad Contratante y como respaldo del envío de la misma. Haga clic en el link “Imprimir Oferta Enviada” (Imagen 10.6)

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Imagen 10.6

ENTIDAD CONTRATANTE 11. Apertura de Ofertas y Convalidación de Errores En la fecha de inicio de Apertura de Ofertas el sistema pasará al estado “Calificación de Participantes”, en este estado el sistema habilitará el link “Convalidación de Errores”, el cual permite realizar la Convalidación de la oferta técnica enviada por el proveedor. (Imagen

11.1)

Le recordamos que antes de iniciar con la Etapa de Calificación de Participantes se requiere indicar si se realizará o no la Convalidación de Errores. Revise Convalidación de Errores Art.23 Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y Art. 21 de la Resolución INCOP 039.

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Imagen 11.1

En el caso de que la Entidad Contratante requiera realizar la Convalidación, debe seleccionar la opción SI, luego haga clic en el botón “Guardar”. (Imagen 11.2)

Imagen 11.2

Al dar clic en la opción “Guardar” el sistema le informará que una vez que Acepte los datos serán guardados. (Imagen 11.3)

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Imagen 11.3

Seguidamente el sistema le solicitará que adjunte el ACTA DE CONVALIDACIÓN de errores del proceso, proceda a hacer clic en el botón “Examinar”, luego ingrese en la “Descripción” el nombre del documento y a continuación elija la opción “Subir”. (Imagen 11.4)

Imagen 11.4

Una vez subida el acta se desplegará la Razón Social del proveedor que está invitado, haga clic en “Convalidar” para que proceda a informar al proveedor la convalidación que se le requiere hacer. (Imagen 11.5)

Imagen 11.5

Al dar clic en “Convalidar” se despliega la siguiente pantalla donde deberá ingresar el error a convalidar, luego haga clic en el botón “Enviar”. (Imagen 11.6) MANUAL DE USUARIO: Menor Cuantía Bienes y Servicios

Imagen 11.6

Ahora podrá observar que la Convalidación ha sido ingresada, a continuación deberá adjuntar el Oficio de Convalidación del oferente, para ello haga clic en el botón “Examinar”, luego ingrese la “Descripción” del documento y finalmente elija la opción “Subir”. (Imagen 11.7) Para finalizar este paso haga clic en el botón "Regresar”, para volver a la pantalla inicial de la Convalidación.

Imagen 11.7

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Proceda ahora a pulsar en el botón “Finalizar Convalidación” para continuar.

(Imagen 11.8)

Imagen 11.8

A continuación deberá ingresar las fechas de Convalidación de Errores. Ingrese la Fecha límite de respuesta a la Convalidación y amplíe la Fecha Estimada de Adjudicación. Una vez ingresadas las fechas haga clic en el botón “Realizar Convalidación” (Imagen 11.9)

Imagen 11.9

El sistema antes de Enviar las Convalidaciones le informará que si está seguro de las fechas que ingresó, para ello haga clic en el botón “Aceptar”, caso contrario “Cancelar”. (Imagen 11.10)

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Imagen 11.10

El sistema indicará cuántas convalidaciones han sido enviadas y las fechas de convalidación serán registradas en el cronograma, haga clic en “Regresar” para continuar. (Imagen 11.11)

Imagen 11.11

Recuerde que para realizar una Convalidación el tiempo mínimo establecido es 2 días y máximo 5 días, entre la fecha de solicitud de convalidación y la fecha de respuesta a la convalidación. Una vez registradas las fechas de convalidación, el sistema las añadirá al proceso, como se muestra a continuación. (Imagen 11.12)

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Imagen 11.12

Si la Entidad no requiere realizar Convalidación En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opción NO, luego proceda a hacer clic en “Guardar”. (Imagen 11.13)

Imagen 11.13

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PROVEEDOR 12. Respuesta a la Convalidación de Errores El proveedor deberá ingresar al proceso en la fecha indicada del cronograma y revisar si es que tiene alguna convalidación pendiente, para ello debe hacer clic en el link “Convalidación de Errores”. (Imagen 12.1)

Imagen 12.1

Si tiene alguna convalidación pendiente haga clic en el link Revisar/Responder Preguntas, como se muestra a continuación; (Imagen 12.2)

Imagen 12.2

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El proveedor al ingresar podrá observar el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante, haga clic en “Responder” para contestar a dicha convalidación. (Imagen 12.3)

Imagen 12.3

Ingrese la respuesta a la convalidación como se muestra en la siguiente pantalla, luego haga clic en “Enviar”. (Imagen 12.4)

Imagen 12.4

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Proceda ahora a subir el documento pedido por la Entidad Contratante, haga clic en “Examinar”, luego ingrese en “Descripción” el nombre del documento y finalmente haga clic en “Subir”, de esta manera se adjuntará el archivo en el portal. (Imagen 12.5)

Imagen 12.5

ENTIDAD CONTRATANTE 13. Calificación de Participantes Una vez realizada la convalidación, la Entidad Contratante debe proceder a Evaluar la oferta enviada por el proveedor, para lo cual debe ingresar al link “Calificación”, en el Estado del proceso Calificación de Participantes. (Imagen 13.1)

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Imagen 13.1

En la siguiente pantalla podrá observar el nombre del proveedor que envió su oferta económica, ingrese al link “Evaluar” para proceder con la calificación. Si el sistema le informara en este paso que NO EXISTEN OFERTAS, esto se debe a que el proveedor no envió a tiempo su oferta o que olvidó enviarla a través del portal. Al no existir oferta alguna el sistema le permitirá “Declarar Desierto” el Proceso. (Imagen 13.2)

Imagen 13.2

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En la siguiente pantalla la Entidad Contratante podrá ver la oferta económica enviada por el proveedor, además el sistema muestra en pantalla los parámetros de calificación establecidos para evaluarlo. Seleccione SI CUMPLE o NO CUMPLE el parámetro establecido e ingrese la Razón de la Evaluación. Recuerde que debe ingresar la evaluación en todos los parámetros. Notará que existen 3 parámetros que fueron evaluados por el sistema en base a los datos ingresados por el proveedor al registrarse en el RUP y que no podrán ser modificados. Para finalizar con la Evaluación haga clic en el botón “Guardar Evaluaciones” y finalmente “Confirmar Evaluaciones”. Recuerde que mientras no Confirme la evaluación, el sistema no indicará que la oferta ha sido evaluada. (Imagen 13.3)

Imagen 13.3

A continuación podrá observar que el Estado de la Evaluación se encuentra en “Ver oferta Evaluada”, esto permitirá Finalizar la Evaluación de la Oferta. Adjunte al portal el Acta de Calificación digitalizada y haga clic en “Finalizar Evaluación”. (Imagen 13.4)

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Imagen 13.4

14. Adjudicación Para realizar la Adjudicación del proceso, proceda a ingresar en el link “Adjudicar”, recuerde que el estado del proceso deber estar en Por Adjudicar, como se muestra en la imagen a continuación. (Imagen 14.1)

Imagen 14.1

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Una vez que ingrese a esta pantalla, el sistema le presentará un resumen de la calificación que se le hizo al proveedor, a continuación la Entidad Contratante deberá seleccionar la categoría del Bien o Servicio que se seleccionó en el proceso, seguido de seleccionar al proveedor que se adjudicará e ingresando la Razón de Adjudicación, luego haga clic en el botón “Adjudicar Proveedor”, como se muestra a continuación. (Imagen 14.2)

Imagen 14.2

Finalmente adjunte la “Resolución de Adjudicación” y para concluir, haga clic en el botón “Finalizar Adjudicación”. (Imagen 14.3)

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Imagen 14.3

15. Registro de Contratos El paso siguiente en el proceso es el Registro de Contratos, una vez que ya se haya firmado el contrato la Entidad Contratante debe subir al portal este documento, para ello ingrese al link “Registro de Contratos”. (Imagen 15.1)

Imagen 15.1

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Ingrese las Fechas de Inicio y Fin del Objeto de Contratación y adjunte el contrato con las opciones “Examinar”, “Descripción” y “Subir” respectivamente, luego clic en el botón “Guardar”. (Imagen 15.2)

Imagen 15.2

El sistema le indicará que si está seguro de finalizar el registro del Contrato, haga clic en “Aceptar” para que pueda continuar. (Imagen 15.3)

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Imagen 15.3

16. Finalizar Proceso Para que el estado del proceso llegue a su culminación deberá adjuntar documentos como factura, acta de entrega-recepción o las obligaciones particulares que asuman las partes. Para ello debe ingresar a la pantalla de inicio del proceso y al final de la pantalla podrá observar que tiene la opción para “Archivos de Finalización de Proceso”. Adjunte al portal dicha información y haga clic en “Finalizar”.

(Imagen 16.1)

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El proceso deberá quedar en el estado “Finalizado” para que se pueda dar por concluido, como se muestra a continuación. (Imagen 16.2)

(Imagen 16.2)

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17. Recomendaciones Recuerde que si el proveedor no envía el documento de Aceptación de la propuesta, el sistema indicará en el Historial de invitaciones del proceso que el proveedor NO CONTESTÓ a la aceptación. Es importante que recuerde también que si el proveedor adjunta el archivo de Aceptación a la invitación formulada sin que luego haga clic en el botón “Aceptar”, el sistema adjuntará su archivo al portal pero NO RECONOCERÁ que fue enviada la ACEPTACIÓN, con esto el proveedor no tendrá opción a reclamo alguno. En la menor cuantía en bienes y servicios el proveedor debe enviar por el portal la oferta económica. La opción para que pueda enviar en el portal la oferta se habilitará desde la Fecha límite de Respuestas hasta antes de la Fecha límite de entrega de Propuestas. La oferta técnica se entregará físicamente en la dirección de las oficinas de la Entidad la cual estará detallada en el pliego, no se envía a través del portal este tipo de oferta, a menos de que la Entidad Contratante así lo indique en los pliegos. Para Finalizar la Calificación la Entidad Contratante deberá primero haber indicado si se requiere o no a realizar la Convalidación de Errores. Es importante recordar que una fecha límite es una fecha máxima, y si la Entidad Contratante o el proveedor no cumplen con los las fechas establecidas u olvidan hacer preguntas, responder a las preguntas, enviar oferta, calificar oferta, o adjudicar, el sistema NO dará opción a rectificación alguna debido a que sigue un orden de fecha y hora establecidas. El INCOP no realiza ningún cambio de fechas, ni ingreso de información tanto al proveedor y a la Entidad Contratante cuando tenga estos inconveniente, los cuales son responsabilidad de los mismos

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