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MANUAL SUBASTA INVERSA ELECTRONICA PROVEEDORES

MANUAL SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

PROVEEDORES

MANUAL SUBASTA INVERSA ELECTRONICA PROVEEDORES

ENERO 2011 SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

ÍNDICE 1. Introducción

……………………..…………………………………………

2. Ingreso al Sistema de Contratación Pública……………………..

2.1

Invitación de Oferentes.…………………………………………..

2.1.1

Revisar Invitaciones..………………………………………….

2.1.2

Auto invitación……………………………………………………

3. Fase precontractual ………………………………………………………

3.1

Etapa: Preguntas Respuestas y Aclaraciones……………..

3.2

Etapa: Entrega de Propuesta Técnica……………………….

3.3

Etapa Convalidación de Errores de forma………………….

3.4

Etapa: Oferta Económica Inicial……………………………….

3.5

Etapa: Puja…………………………………………………………….

3.5.1

Puja entre Proveedores de bienes solo de origen nacional..

3.5.2

Puja entre Proveedores de bienes de origen nacional o de origen extranjero ..………………………………………………….

3.5.3

Puja

entre

Proveedores

cuyo

bien

servicio

22 es

origen

extranjero……………………………………………………………… 3.5.4

Puja entre Proveedores cuyos servicios son de origen nacional o extranjero

………………………………………..

3.6 Etapa de Negociación………………………………………………………...

3.7 Etapa de Adjudicación………………………………………………………..

4. Fase contractual …………………………………………………………………

5. Glosario………………………………………………………………..…………….

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SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA 1. Introducción Uno de los objetivos que persigue la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, LOSNCP, es el de convertir a la contratación pública en un factor dinamizador de la Producción Nacional, y en particular promueve la participación de micro, pequeñas y medianas unidades productivas con ofertas competitivas para optimizar el aprovechamiento de las oportunidades de mercado que genera la demanda pública de obras, bienes y servicios. La orientación de la LOSNCP se alinea con la Constitución de la República del Ecuador en materia de compras públicas, por cuanto en el artículo 288 establece que: “Las compras públicas cumplirán con criterios de eficiencia, transparencia, calidad, responsabilidad ambiental y social. Se priorizarán los productos y servicios nacionales, en particular los provenientes de la economía popular y solidaria, y de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas.” En este sentido, la LOSNCP establece incentivos mediante la aplicación de márgenes de preferencia para favorecer a los proveedores de obras, bienes y servicios de origen nacional. En el caso de los bienes y servicios normalizados, la misma LOSNCP dispone que, si no pueden ser adquiridos mediante el procedimiento de Compra por Catálogo, deberán ser adquiridos mediante el procedimiento de Subasta Inversa Electrónica, para lo cual deberá utilizarse la herramienta informática correspondiente disponible en el portal www.compraspublicas.gov.ec. Herramienta que en forma rigurosa incorpora las disposiciones de la normativa vigente. El presente Manual de usuario detalla la implementación del procedimiento de Subasta Inversa Electrónica en todas sus etapas, teniendo como instrumento central a la herramienta informática que interactúa con los dos actores de la contratación: la Entidad Contratante y los Proveedores. Un elemento especial que toma en cuenta la herramienta se refiere a la aplicación de los Márgenes de Preferencia, cuya estructura se diferencia si se trata de bien o servicio, lo que se resume en los cuadros No. 1 y 2. Origen del Servicio

Tipo de Proveedor

Márgenes de Preferencia respecto a: Extranjero Nacional Extranjero Nacional Grande 10% Nacional Mediano 15% Grande 5% Nacional Micro y Pequeño 20% Mediano 5% Grande 10% Cuadro No. 1: Márgenes de Preferencia para servicios de origen nacional

Origen del Bien

Tipo de Proveedor

Márgenes de Preferencia respecto a:

Nacional Nacional Nacional

Grande Mediano Micro y Pequeño

Grande 5% Mediano 5%

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Grande 10% Cuadro No. 2: Márgenes de preferencia para bienes de origen nacional Debe enfatizarse que de acuerdo a la definición del Valor Agregado (ver glosario) y en función de los lineamientos del Ministerio de Industrias y Productividad, se considera que un bien o servicio es de origen nacional, si éstos han incorporado un valor agregado nacional, de acuerdo a lo indicado en el cuadro No. 3 Valor Agregado Nacional Mínimo 40% En Bienes 60% En Servicios Cuadro No. 3: Valor Agregado Nacional La máxima autoridad o su delegado de cada Entidad Contratante es responsable de llevar acabo todos los procesos de contratación y publicar el portal www.compraspublicas.gov.ec la información relevante de los mismos, por lo tanto es importante considerar que los procesos de Subasta Inversa Electrónica son de entera responsabilidad de cada Entidad Contratante.

2. Ingreso al Sistema de Contratación Pública Se accede al Portal www.compraspublicas.gov.ec, según se aprecia en la pantalla siguiente:

En la parte superior del Portal se encuentra el link de acceso al Sistema, dando clic en “Ingresar al Sistema” se presenta la siguiente pantalla:

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En la que se debe ingresar el RUC, usuario y contraseña y luego presionar “Entrar”. 2.1 Invitación de Oferentes Una vez que la Entidad Contratante ha publicado un proceso, el Sistema envía invitaciones automáticamente a todos los proveedores que se encuentren registrados en la categoría del bien o servicio que corresponda al objeto de contratación. 2.1.1 Revisar Invitaciones El proveedor, después de haber ingresado los datos de acceso al Sistema, según lo indicado antes, encuentra en su pantalla el listado de las invitaciones recibidas solamente en el último mes, las que se visualizan de acuerdo a la fecha de publicación de los procesos de contratación, de conformidad a como se indica en la pantalla siguiente:

El sistema invitará a los proveedores, en base a la categoría de producto objeto de la contratación. Otra forma de buscar los procesos publicados, es a través de la utilización de los filtros de búsqueda, para lo cual el proveedor debe ingresar al menú “Consultar” y “Mis procesos” para revisar los procesos a los cuales ha sido invitado.

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En la consulta de “Mis Procesos” se identifica el proceso de nuestro interés, digitando el código del proceso o realizando la consulta por rangos de fechas para el Tipo de Proceso requerido; en este caso, a través del “Tipo de Contratación” de Subasta Inversa Electrónica, según se aprecia en la pantalla siguiente.

La otra opción de “Proceso de contratación” se podrá utilizar para revisar todos los procesos que las Entidades Contratantes han publicado en el Portal.

Una vez que se encuentre el proceso se debe dar clic en el código del mismo, para poder revisar la información básica y descargar los pliegos.

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2.1.2 Auto invitación Para los procesos de Subasta Inversa Electrónica en los que a pesar de no haber sido invitados automáticamente por el Sistema, el proveedor esté interesado en participar, y siempre que el objeto de contratación guarde relación con el objeto social del proveedor, especificado en el certificado del Registro Único de Contribuyentes, es necesario dirigirse a las oficinas del Registro Único de Proveedores, para solicitar que se adicione la categoría del producto correspondiente en su Registro Único de Proveedores, para lo cual se deben considerar los primeros cinco dígitos de la categoría, la misma que se encuentra según se visualiza en la pantalla siguiente:

En el RUP procederán a aumentar la categoría del producto dentro de su registro, otorgándole un certificado actualizado en el que conste dicha categoría. Una vez “re-categorizado” debe ingresar al sistema y realizar la búsqueda del proceso de su interés a través de “Consultar” y luego hacer clic en “Procesos de contratación”: como se indica a continuación

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Al hacer clic en “Proceso de contratación” el sistema le despliega una pantalla donde la permite realizar la búsqueda, complementando los campos que identifiquen al proceso deseado, como se indica en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en “Buscar” se despliegan los procesos relacionados a la búsqueda deseada, como se indica a continuación:

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Al hacer clic en el “código del proceso” deseado, el sistema dará paso a la información general del proceso de su interés, luego de lo cual se tendrá que ir al final de la página, donde se encontrará un link de “Registrarse en el Proceso”, como se indica en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en “Registrarse en el Proceso”, el sistema le despliega un aviso en la parte superior, indicándole que se ha registrado exitosamente, como se muestra en la pantalla siguiente:

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Todo lo descrito, le permitirá participar en el proceso que se encuentra en curso, pero lo debe realizar antes de la fecha indicada en la información general del proceso como “Fecha Límite entrega Ofertas” 3. Fase Precontractual 3.1 Etapa: Preguntas, Respuestas y Aclaraciones En esta primera etapa, los Proveedores envían las preguntas relacionadas con el proceso, y la Entidad Contratante envía las respuestas o formula las aclaraciones que considere necesarias. Para ello, antes de la “Fecha Límite de Preguntas” establecida en el cronograma, se puede hacer preguntas ingresando al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”, el mismo que mostrará todas las consultas realizadas por los oferentes manteniendo oculta la identidad de los mismos.

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Al ingresar al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones” el sistema muestra la siguiente pantalla:

Si se pulsa el botón “Agregar Pregunta”, el Sistema muestra un cuadro de texto en el que se debe ingresar la consulta, posteriormente se debe pulsar el botón “Enviar Pregunta”.

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Después de enviar la pregunta, quedará registrada la fecha de publicación de la pregunta y a medida que la entidad contratante vaya contestando las preguntas, se las podrá ver junto a la etiqueta Respuesta/Aclaración, tal como se visualiza en la pantalla siguiente.

3.2 Etapa: Entrega de Propuesta Técnica Los proveedores interesados en participar en el proceso, deben enviar la oferta técnica en la forma que se indique en los pliegos. Hasta tanto se formalice la aplicación de la firma electrónica, en ésta etapa se deberá presentar la oferta técnica de manera física y en la dirección de entrega que la Entidad Contratante haya establecido. El Sistema cambiará automáticamente a este Estado del Proceso una vez que se haya cumplido la etapa “Preguntas, Respuestas y Aclaraciones”, según se visualiza en la pantalla siguiente.

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3.3 Etapa: Convalidación de Errores de forma. Después que se hayan presentado las ofertas técnicas, la siguiente etapa del proceso será la “Convalidación de Errores”, en la que la Entidad Contratante puede realizar solicitudes de convalidación de errores a los oferentes que hayan presentado sus propuestas, siempre y cuando se trate de errores de forma, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 23 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Para verificar la convalidación se debe acceder al link “Convalidación de Errores”, que presenta el Sistema en el tiempo programado, según se aprecia en la pantalla siguiente.

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El Sistema muestra el listado de preguntas realizadas por la Entidad Contratante y el proveedor podrá dar contestación a la misma, ingresando al link “Convalidación de Errores”, siempre y cuando de acuerdo al cronograma se respete la “fecha límite respuesta de convalidación”.

Al hacer clic en “Revisar Preguntas” el sistema despliega una pantalla a donde al Proveedor le permite responder las preguntas pulsando el botón “Responder”

Al pulsar el botón “Responder”, el sistema abre un cuadro de dialogo donde permite insertar la respuesta a la pregunta formulada por la Entidad Contratante, como se indica a continuación:

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Una vez ingresada la respuesta se pulsa el botón “Enviar”, con lo que el sistema le permite enviar un archivo, como se indica a continuación:

Una vez que haya pulsado el botón “Regresar”, el Sistema presenta la pantalla principal visualizándose el link “Ver convalidación”, en el que se ve el resumen de preguntas realizadas por la Entidad Contratante a todos los proveedores a quienes se les requirió la convalidación de errores. 3.4 Etapa: Oferta Económica Inicial

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El Sistema validará la información contenida en el Registro Único de Proveedores e indicará el tipo de empresa que corresponda de acuerdo al artículo 16 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Luego de cumplir la etapa antes indicada, la Entidad Contratante realizará lo siguiente: Completará la evaluación técnica de las ofertas recibidas; y Calificará a los participantes que hayan cumplido con los requerimientos de los pliegos. El Sistema los habilitará o deshabilitará para su participación en el proceso de puja y enviará dicha información en forma automática a los participantes. Sin embargo hay que tener en cuenta, que en bienes solo participaran proveedores cuyo bien sea de “origen nacional”, de acuerdo al Cuadro No. 3 Después de que se haya efectuado la habilitación, el Sistema dará paso a la etapa “Oferta Inicial”, permitiendo a los proveedores habilitados a través del link “Enviar oferta Económica Inicial”, presentar su primera oferta económica la misma que siempre debe ser menor que el Presupuesto Referencial propuesto por la Entidad Contratante, según se aprecia en la pantalla siguiente:

Los Proveedores Habilitados para participar en la puja deben enviar su oferta económica inicial antes de la fecha y hora prevista para el inicio de la puja. De no hacerlo se quedará fuera del proceso. En la pantalla que habilita la funcionalidad para enviar la oferta económica inicial aparece el texto sobre el porcentaje de valor agregado y como qué tipo de empresa está registrada en el RUP. En la siguiente pantalla se aprecia lo comentado. El proveedor deberá ingresar el valor de su oferta y presionar “Enviar Oferta”.

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Al hacer clic en “Enviar Oferta”, el sistema despliega un aviso, en el que indica si se desea que la oferta inicial sea en el monto que se ha colocado.

Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema despliega un mensaje indicando que la oferta económica por el monto definido ha sido enviada.

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3.5 Etapa: Puja Al llegar a la fecha y hora de inicio de puja, al proveedor Habilitado y que haya enviado su oferta económica inicial, se le activará el link “Participar en Puja”. Nota: Es necesario registrar la oferta económica inicial previo el inicio de puja. Cada Proveedor participante debe enviar sus ofertas, las que serán visualizadas en el Portal, guardando la confidencialidad de los participantes.

3.5.1

Puja entre Proveedores cuyo Bien solo es de origen Nacional Al ingresar a la puja, el Sistema asigna un usuario de acuerdo al tipo de empresa (Art. 16 del RGLOSNCP), y establece una nomenclatura para preservar la confidencialidad de cada oferente durante el periodo de puja.

Para establecer los precios de comparación entre las ofertas del proceso de Puja, el Sistema toma en cuenta los márgenes de preferencia entre oferentes cuyo bien sea de origen Nacional. En las pantallas siguientes se aprecia la información que genera el Sistema durante la puja.

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Al pulsar el botón “Enviar Oferta”, el sistema en base a los calculos previstos dentro del márgen de preferencia, le indica si es factible que su estado cambia favorablemente o sigue perdiendo como es el caso que se indica en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en “Aceptar”, el Sistema identifica los márgenes de preferencia en relación a sus competidores y muestra alertas que le guiarán para que el oferente pueda registrar el valor económico que le permita visualizar su situación durante la puja, según lo que se aprecia en las pantallas siguientes:

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El Sistema toma en cuenta el cuadro de márgenes de preferencia indicado al inicio del Manual (1. Antecedentes), en función de lo cual va mostrando mensajes que le indican al oferente la diferencia de su última oferta enviada con referencia a los demás participantes y el valor que deberá registrar para que su oferta sea la ganadora mientras se desarrolla la puja. En el caso de que se requiera ver el estado del proceso dentro de la puja, el Sistema le envía un mensaje que describe tal situación en la etiqueta “Estado actual clic aquí: ….”, según se aprecia en la pantalla siguiente.

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Nota: Durante el proceso de la puja, es necesario presionar “clic aquí” para que se actualice la información correspondiente a dicho proceso y tener así la situación exacta de lo que al momento está ocurriendo en el proceso. 3.5.2 Puja entre Proveedores de bienes de origen nacional o de origen extranjero. Cuando el Proveedor ha sido calificado por la Entidad que ofrece bienes de origen extranjero y cumple con las condiciones técnicas requeridas por la Entidad, pero participan otros Proveedores con bienes de origen nacional, al Proveedor que oferta bienes de origen extranjero, el sistema le despliega una pantalla en la que le indica que ha sido deshabilitado para la puja, en razón de que existen Proveedores cuyo bien es de origen nacional, como se indica a continuación:

3.5.3 Puja entre Proveedores cuyo Bien o Servicio es de origen Extranjero Si todas las ofertas de bienes o servicios son de origen extranjero, todos los oferentes participan en las mismas condiciones, el proceso de subasta solo considerará el menor precio ofertado durante el desarrollo de puja, sin tomar en cuenta los márgenes de preferencia. 3.5.4 Puja entre Proveedores cuyos servicios son de origen nacional o extranjero En los procesos de Subasta Inversa Electrónica de servicios, participarán conjuntamente los proveedores cuyos servicios sean de origen nacional o extranjero, en cuyo caso se aplicarán los márgenes de preferencia indicados en el punto 1 Introducción, de esta Manual.

3.6 Etapa de Negociación

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En caso que no se realice el proceso de puja por haber un solo proveedor Habilitado o cuando la entidad habilito a mas de un proveedor, pero solamente uno envío la oferta económica inicial antes de la “Fecha Inicio de Puja”, se efectuará una única Sesión de Negociación en la que la Entidad Contratante y el proveedor deberán acordar un valor final de negociación, el que su oferta económica deberá ser al menos inferior en el 5% del presupuesto referencial de la Subasta Inversa convocada. Para los casos de Negociación se deberá observar en el Estado de “Invitación” del proveedor el mensaje que indica: “Proveedor Invitado para negociación. Para continuar con el proceso debe enviar su oferta económica inicial”, según se aprecia en la pantalla siguiente.

Es necesario enviar la oferta económica inicial en el estado “Oferta Inicial”, para continuar con la negociación. Nota: Recuerde que es responsabilidad del oferente registrar la oferta económica inicial previo al inicio de negociación, si no lo hace, la Entidad Contratante no podrá continuar con éxito la adjudicación, teniendo que ser declarado “Desierto” el proceso. Al presionar pantalla:

el botón “Enviar oferta Económica Inicial”, se muestra la siguiente

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Al pulsar el botón “Enviar Oferta”, el sistema despliega un aviso que indica que si se desea que el monto ingresado sea su oferta inicial para la Sesión de Negociación, como se indica en la pantalla siguiente:

Una vez enviada la oferta económica inicial, el Sistema mostrará el mensaje “La oferta Económica $ XXXXX ha sido enviada”, conforme se indica en la pantalla siguiente.

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En el resumen del proceso se mostrará la fecha de negociación, según la siguiente pantalla.

Para los casos de negociación el Sistema cambiará el Estado del Proceso a “Negociación” e indicará el día y hora de la convocatoria (Fecha de Negociación), que debe ser cumplido por el proveedor acudiendo a la dirección señalada por la Entidad Contratante para la Sesión correspondiente, después de lo cual deberá subir al Portal el valor económico final de negociación. Para ello debe ingresar a “Sesión de Negociación” según lo señalado en la pantalla siguiente.

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En la pantalla que aparece a continuación, el proveedor deberá ingresar la oferta económica final negociada, para que la entidad Contratante elabore y eleve al Portal el Acta correspondiente con las firmas de responsabilidad de los actores.

En el caso de que la oferta negociada no sea inferior al 5% del presupuesto referencial, el Sistema indicará “Su oferta económica final de negociación es. …. El proveedor debe bajar su oferta económica en al menos el (5%) del presupuesto referencial de la subasta inversa convocada”, según se aprecia en la pantalla siguiente.

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Debe tenerse en cuenta que luego de presionar “Enviar Oferta”, el Sistema confirmará el valor ingresado. Se presiona “Aceptar” e inmediatamente el Sistema registra el valor económico ingresado, el mismo que se reflejará en el link “Resumen de Negociación”.

Una vez que el proveedor haya enviado la oferta final de negociación, el Sistema despliega la pantalla siguiente:

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Al hacer clic en el link “Ver Resultados de Negociación”, el sistema despliega la pantalla siguiente:

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Nota: Es necesario y obligatorio que el oferente suba su oferta final de negociación para que se pueda continuar con el proceso. 3.7 Etapa: Adjudicación Luego de que se realice la puja o la sesión de negociación la Entidad Contratante deberá continuar con el proceso y realizar la Adjudicación (con el posterior Registro de contrato) o Declarar Desierto, según sea el caso. La máxima autoridad de la Entidad Contratante, o su delegado, una vez concluido el periodo de puja o de negociación, de ser el caso adjudicará el proceso mediante resolución motivada, información que deberá ser subida al Portal y que se convertirá en información pública para todos los usuarios y ciudadanía. Una vez que se reciba la notificación de adjudicación por parte de la Entidad Contratante, se procederá a la suscripción del contrato dentro del término de 15 días. 4. Fase contractual

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Una vez que el proveedor haya suscrito el contrato, procederá a la ejecución del mismo dentro de los plazos establecidos, y una vez finalizado deberá suscribir el Acta de Entrega Recepción Definitiva. 5. Glosario Adjudicación.- Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado. Bienes y Servicios Normalizados.- Los bienes y servicios normalizados son aquellos cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante; y en consecuencia, dichas características o especificaciones son homogéneas y comparables en igualdad de condiciones. Convalidación Errores de forma.- Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido de convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec. Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos. Entidad Contratante.- Los organismos y entidades creados por la Constitución o la Ley para ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado. Link.- Elemento en un documento electrónico que hace referencia al acceso hacia algún destino sobre un mismo documento o dentro de un sistema. Negociación.- Acto en el que los oferentes y las entidades se reúnen, para acordar la baja en el precio de un determinado proceso de contratación. Oferta Calificada.- La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los pliegos. Oferta Habilitada.- La oferta que es habilitada por el Sistema para participar en la Puja, en función del Valor agregado nacional, en bienes. En servicios, el Sistema habilita a todas las ofertas calificadas a participar en la Puja. Participación Nacional.- Los participantes inscritos en el Registro Único de Proveedores cuya oferta se considere de origen nacional. Portal www.compraspublicas.gov.ec.- Es el Sistema informático oficial de contratación pública del Estado Ecuatoriano.

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Proveedor/Contratista.- Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría. Puja.- Acto en el que se subasta hacia la baja el precio ofertado por medios electrónicos a través del Portal COMPRASPUBLICAS. Valor agregado.- Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso productivo.