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MANUAL DE USUARIO

PLAN ANUAL DE CONTRATACION (PAC)

DICIEMBRE 2010

PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)

INDICE

1. FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PAC 1.1. Recomendaciones antes de elaborar el PAC

……………… 3

1.2. Instructivo para elaborar el PAC, con Esigef

…………………... 4

1.3. Instructivo para elaborar el PAC, sin Esigef …….……………… 7

2. SUBIR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN AL PORTAL

2.1. Subir al Sistema Transaccional del Portal….……………………. 9 Paso 1: Creación del Plan Anual de Contratación……….…. 10 Paso 2: Detalles del Plan Anual de Contratación.…………… 14 Paso 3: Documentos del Plan Anual de Contratación…..… 18 2.2. Modificaciones al Plan Anual de Contratación……………………. 20

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1. INSTRUCTIVO PAC 1.1. RECOMENDACIONES ANTES DE ELABORAR EL PAC

El sistema sólo aceptará el PAC en el formato Excel establecido, que lo deben bajar las Entidades Contratantes del Portal www.compraspublicas.gov.ec.

Se recomienda no cambiar el nombre del archivo que automáticamente se baja con el nombre formato_pac_con_esigef o formato_pac_sin_esigef. Si se requiere poner algún otro nombre al archivo recuerde no poner espacios al nombre del archivo y no colocar puntos intermedios.

No agregar más filas ni columnas en el encabezado del formato PAC.

Comenzar a ingresar la información desde la fila 9

No incluir fórmulas.

No colocar bordes a las filas.

No modificar la posición de las columnas.

No colocar información entre filas (títulos entre fila y fila)

No agregar subtotales

En la celda B6 ingrese el RUC de la Entidad. Tenga cuidado que el RUC no se convierta a número exponencial, el formato de este campo debe ser tipo texto.

Verificar que el número de RUC ingresado en la celda B6 no tenga espacios ni delante ni detrás del número.

Verifique que la celda B6 no esté combinada con otra celda de la hoja de cálculo, por ejemplo que la celda B6 no esté unida con la celda C6.

En la columna correspondiente al COSTO UNITARIO recuerde ingresar un valor de hasta 4 decimales. El separador decimal debe ser el punto (.) no la coma (,)

Revise que el año que ingresa en la columna EJERCICIO del formato pac_con_esigef y en la columna AÑO en el formato pac_sin_esigef se encuentre ingresado en todas las líneas.

Revise que la categoría del CPC sea a nivel 8 (debe tener 8 dígitos), caso contrario el sistema no lo va a aceptar, si es un código que no existe en el CPC tampoco lo va a aceptar. Recuerde que la categoría debe ir con la separación de codificación con puntos no con comas. Ejemplo 45230.00.1

Revise que no haya caracteres especiales en la cabecera DESCRIPCION, por ejemplo comillas ("").

En la columna UNIDAD, puede ingresar solo los tipos de unidades que se especifican en el instructivo, no puede ir en blanco

Para los cuatrimestres es una S (MAYUSCULA) y pueden ingresarla en el cuatrimestre que se requiera hacer la contratación, no puede ir en blanco.

Puede ingresar letras mayúsculas o minúsculas a los datos, recuerde no cambiar los datos originales que ya le da el archivo

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1.2. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN ENTIDADES QUE MANEJAN PAC CON ESIGEF ARCHIVO: FORMATO_PAC_CON_ESIGEF.xls

NUMERO DE RUC DE LA ENTIDAD CONTRATANTE Ingrese RUC de la Entidad, celda (B6). Recuerde no dejar en blanco.

INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA Para el ingreso de las contrataciones de bienes, prestación de servicios, consultoría y ejecución de obras, la Entidad Contratante debe ingresar el número de Partida Presupuestaria, para ello el formato PAC requiere que se ingrese cada uno de los códigos del número de la partida.

Los códigos de los campos que pide ingresar en el formato son los que se detallan a continuación. Revise detalle de cabeceras de la partida.

CAMPOS DE CODIGOS DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA

CABECERA

DETALLE

EJERCICIO

ANIO EN CURSO

ENTIDAD

CODIGO

UNIDAD EJECUTORA

CODIGO

UNIDAD DESCONCENTRADA

0000

PROGRAMA

CODIGO

SUBPROGRAMA

CODIGO

PROYECTO

CODIGO

ACTIVIDAD

CODIGO

OBRA

CODIGO

GEOGRAFICO

CODIGO

RENGLON

ITEM PRESUPUESTARIO

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RENGLON AUXILIAR

0000

FUENTE

CODIGO FINANCIAMIENTO – SOLO SI APLICA

ORGANISMO

CODIGO

CORRELATIVO

CODIGO DE CONTRAPARTIDA – SOLO SI APLICA

En el caso de Fuente, Organismo y Correlativo, si la contratación NO APLICA, dejar el campo vacío.

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INFORMACION PARA INGRESO DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORIA EN EL PAC

Ingrese los datos de las contrataciones, recuerde que debe escoger las categorías del Clasificador Central de Productos CPC. CABECERA

DETALLE Ingrese los ocho dígitos de la categoría del CPC. Recuerde ingresar con la secuencia de puntos como está en el CPC.

CODIGO CATEGORIA CPC A NIVEL 8 Ej.: 48122.00.1 TIPO COMPRA

Ingrese el tipo de compra únicamente con las palabras que acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O CONSULTORIA. Puede ingresar con letras mayúsculas o minúsculas

DETALLE DEL PRODUCTO

Ingrese la descripción de la adquisición que va a realizarRecuerde que puede poner la misma descripción de la categoría en el CPC o el detalle hasta un máximo de 500 caracteres.

CANTIDAD ANUAL

Ingrese la cantidad a comprar del ítem en números enteros o decimales

Para decimales digite el punto (.) no la coma (,)

UNIDAD

Las unidades permitidas para el formato son: unidad, centimetro, metro, kilometro, kilometro cuadrado, metro cuadrado, metro cubico, yarda, litro, galon, gramo, kilogramo, tonelada, quintal y libra.

No ingrese con tildes las unidades de medida.

Puede ingresar las unidades en mayúsculas o minúsculas.

COSTO UNITARIO

Ingrese el valor del costo Unitario sin símbolos y como separador de decimales el punto (.) por ejemplo 100000.50

CUATRIMESTRE

Digite una S (en letra mayúscula) en el cuatrimestre o en los cuatrimestres que se requiera realizar la contratación. (Si requiere contratar en todo el año, ingrese la S en el 1er,2do y 3er cuatrimestre, de igual manera el archivo permitirá que ingrese por ejemplo solo el 2do y el 3er cuatrimestre o el 1er y 3er cuatrimestre, o el 1er y segundo cuatrimestre.)

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1.3. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN ENTIDADES QUE MANEJAN PAC SIN ESIGEF

ARCHIVO: FORMATO_PAC_SIN_ESIGEF.xls

NUMERO DE RUC DE LA ENTIDAD CONTRATANTE Ingrese RUC de la Entidad, celda (B6). Recuerde no dejar en blanco.

INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA O CUENTA CONTABLE Ingrese los códigos de la partida o cuenta contable CABECERA

DETALLE Ingrese los ocho dígitos de la categoría del CPC. Recuerde ingresar con la secuencia de puntos como está en el CPC.

AÑO Ej.: 48122.00.1 PARTIDA PRESUPUESTARIA O CUENTA CONTABLE

Ingrese el tipo de compra únicamente con las palabras que acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O CONSULTORIA. Puede ingresar con letras mayúsculas o minúsculas

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INFORMACION PARA INGRESO DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORIA EN EL PAC Ingrese los datos de las contrataciones, recuerde que debe escoger las categorías del Clasificador Central de Productos CPC. CABECERA

DETALLE Ingrese los ocho dígitos de la categoría del CPC. Recuerde ingresar con la secuencia de puntos como está en el CPC.

CODIGO CATEGORIA CPC A NIVEL 8 Ej.: 48122.00.1 TIPO COMPRA

Ingrese el tipo de compra únicamente con las palabras que acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O CONSULTORIA. Puede ingresar con letras mayúsculas o minúsculas

DETALLE DEL PRODUCTO

Ingrese la descripción de la adquisición que va a realizarRecuerde que puede poner la misma descripción de la categoría en el CPC o el detalle hasta un máximo de 500 caracteres.

CANTIDAD ANUAL

Ingrese la cantidad a comprar del ítem en números enteros o decimales

Para decimales digite el punto (.) no la coma (,)

UNIDAD

Las unidades permitidas para el formato son: unidad, centimetro, metro, kilometro, kilometro cuadrado, metro cuadrado, metro cubico, yarda, litro, galon, gramo, kilogramo, tonelada, quintal y libra.

No ingrese con tildes las unidades de medida.

Puede ingresar las unidades en mayúsculas o minúsculas.

COSTO UNITARIO

Ingrese el valor del costo Unitario sin símbolos y como separador de decimales el punto (.) por ejemplo 100000.50

CUATRIMESTRE

Digite una S (en letra mayúscula) en el cuatrimestre o en los cuatrimestres que se requiera realizar la contratación. (Si requiere contratar en todo el año, ingrese la S en el 1er,2do y 3er cuatrimestre, de igual manera el archivo permitirá que ingrese por ejemplo solo el 2do y el 3er cuatrimestre o el 1er y 3er cuatrimestre, o el 1er y segundo cuatrimestre.)

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2. SUBIR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN AL PORTAL 2.1. Subir al Sistema Transaccional del Portal Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección Web www.compraspublicas.gov.ec.

En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opción “Ingresar al Sistema”. (Imagen 4.1).

(Imagen 4.1)

A continuación deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de registrar estos datos haga clic en el botón “Entrar”. (Imagen 4.2)

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(Imagen 4.2)

Cuando haya ingresado al portal con sus datos, diríjase al menú Entidad Contratante, submenú Plan de Compra, submenú Ingresar-Actualizar PAC. (Imagen 4.3)

(Imagen 4.3)

El registro del Plan Anual de Contratación tiene tres pasos para su ingreso.

PASO 1. Creación del Plan Anual de Contratación Año: Ingrese el año al que corresponde el PAC. Descripción: Plan Anual de Contratación. Recuerde ingresar en la descripción solo los caracteres permitidos, como son: A - Z á-ú ñ Ñ 0 - 9 , . : ; - ( ) Valor Asignado: Valor referencial en dólares del presupuesto asignado para la adquisición de bienes, servicios y ejecución de obras del año en curso.

Maneja Esigef: Escoja la opción SI o NO dependiendo de si maneja o no ESIGEF. Descargar Archivo: Descargue el archivo formato del PAC obligatorio, el cual será ingresado en los siguientes pasos.

IMPORTANTE: Es importante que el archivo formato PAC sea descargado primero y el tipo de formato dependerá de la opción SI o NO, luego de lo cual se requiere sea llenado según el instructivo de pasos para ingreso al PAC. Si hace clic en SI se descargará el archivo formato_pac_con_esigef, y si hace clic en No se descargará el formato_pac_sin_esigef.

Escoja la opción SI o NO, dependiendo de Si Maneja o No Maneja ESIGEF. (Imagen 4.4)

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(Imagen 4.4)

Luego haga clic en Instructivo PAC, el instructivo tiene la información requerida para elaborar el PAC de acuerdo al Formato PAC que deberá subirlo al Portal.

Una vez que haya leído el instructivo proceda a bajar el Formato PAC para que llene la información requerida y lo suba al portal. (Imagen 4.5)

(Imagen 4.5)

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Si Maneja ESIGEF el formato ha descargar será formato_pac_con_esigef, como se muestra en la imagen a continuación. (Imagen 4.6)

(Imagen 4.6)

Si NO Maneja ESIGEF el formato ha descargar será formato_pac_sin_esigef. (Imagen 4.7)

(Imagen 4.7)

Recuerde Guardar este archivo en su PC o en cualquier dispositivo de almacenamiento.

Le recomendamos mantener el nombre del archivo que le da el sistema. Una vez guardado, deberá abrirlo y proceda a completarlo; el instructivo le ayudará a cumplir todos los pasos para ingresar datos en el formato establecido para el PAC. Luego de haber llenado primero el formato PAC, proceda al ingreso de los datos que le pide el Paso 1, como se muestra a continuación en la imagen.

Año, Descripción, Valor Asignado y si Maneja Esigef o no. Luego de ingresados estos datos haga clic en el botón “Guardar” que se encuentra en el lado superior derecho de la pantalla.

(Imagen 4.8)

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(Imagen 4.8)

Usted podrá observar que los datos del primer paso fueron guardados, cuando se presenten ya estos datos en la parte inferior como se muestra a continuación. (Imagen 4.9)

(Imagen 4.9)

Ahora haga clic en el botón “Continuar” para seguir con el ingreso de los 3 PASOS en el sistema y así publicar el PAC.

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PASO 2. Detalles del Plan Anual de Contratación En el paso 2 el sistema le pedirá el archivo formato PAC con esigef o sin el, dependiendo lo que escogió en el primer paso.

Haga clic primero en el botón “Examinar”, esta opción le permitirá buscar el archivo que previamente fue ya llenado para subirlo en este paso.

Finalmente haga clic en el botón “Subir”, para que el archivo sea adjuntado en el sistema.

(Imagen 4.10)

(Imagen 4.10)

Si el sistema detectara que el archivo formato_pac tiene errores, el sistema le presentará el siguiente registro de errores llamado “Log de Errores”, descargue esta información para que verifique en que parte del archivo cometió errores.

La imagen a continuación le presentará como se visualizará esta información en el sistema, para ello se requiere que se haga clic en descargar el icono “Descargar Log de Errores”.

(Imagen 4.11)

(Imagen 4.11)

Al hacer clic en Descargar Log de Errores, el sistema permitirá visualizar los errores cometidos al ingresar la información del Formato PAC. (Imagen 4.12)

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(Imagen 4.12)

Como puede observar el sistema le permite verificar con este reporte en que línea y campo del formato_pac tuvo el error. Para rectificar el error solo abra el archivo formato pac haga los cambios y guarde dichos cambios, haga clic en el botón “Regresar” que se encuentra en el mismo PASO 2, y el sistema le permitirá subir nuevamente el archivo con los cambios realizados.

Si el archivo no presenta errores el sistema importa todos los datos del formato_pac en excel al sistema como lo muestra la imagen a continuación.

Si en el caso de que tuviera errores y los rectificó y volvió a intentar subir el archivo, si no existe error, el sistema importará toda esta información en este paso.

Recuerde que el sistema no le importará sus datos si no ha llenado correctamente su formato_pac, por ello le recomendamos leer los pasos del instructivo y así evitar que tenga inconvenientes.

Recuerde revisar el monto total en dólares que coincida con el dato ingresado en el PASO 1 en el la opción Presupuesto Referencial, si no caso contrario puede hacer clic en el botón “Regresar” , este botón le permitirá ir al paso anterior y hacer el cambio para que coincida el valor de las contrataciones.

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En todo caso si no existe ningún cambio proceda a hacer clic en el botón “Continuar”. (Imagen 4.13)

(Imagen 4.13)

Si desea verificar si se han ingresado todos los ítems lo puede hacer utilizando la opción de búsqueda por ítem, esta opción le permitirá hacer la búsqueda ya sea por Código de la categoría del producto o por el número de la partida presupuestaria de los ítems ingresados.

Una vez que seleccione la opción con la que va a hacer la búsqueda haga clic en el ícono “Buscar”, si desea seguir realizando más búsquedas limpie la pantalla con la opción “Limpiar” o si desea nuevamente listar todos los ítems haga clic en la opción “Listar ítems”. (Imagen 4.14)

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(Imagen 4.14)

Para la búsqueda a través de la categoría del producto, ingrese el código y luego haga clic en el ícono “Buscar”. (Imagen 4.15)

2. Luego haga clic en este ícono para la búsqueda

1. Si la búsqueda es por categoría del producto, ingrese aquí el código

(Imagen 4.15)

Si requiere hacer la búsqueda a través de la partida presupuestaria, ingrese el número de la Partida Presupuestaria y haga clic en el ícono “Buscar”. (Imagen 4.16)

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2. Luego haga clic en el ícono para la búsqueda

1. Si la búsqueda es por número de partida presupuestaria, ingrese aquí el número

(Imagen 4.16)

PASO 3. DOCUMENTOS DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACION En el tercer paso el sistema le indicará que su archivo formato_pac_con_esigef o sin_esigef fue subido al portal, este archivo es el PAC INICIAL que no será reformado como su nombre lo indica. Mas adelante podrá informarse como realizar una modificación al PAC en el sistema, mas no en el archivo inicial. (Imagen 4.17)

(Imagen 4.17)

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En el PASO 3 también deberá incluir la Resolución de Aprobación del PAC como lo indica el Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Escanee la Resolución Elaborada por la Entidad contratante y adjúntela al portal para que pueda Finalizar los pasos.

Para subir el archivo haga clic en “Examinar”, para que pueda escoger el archivo del lugar donde lo ha guardado en el PC, luego haga clic en el botón “Subir”. (Imagen 4.18)

(Imagen 4.18)

Una vez subido el archivo haga clic en el botón “Finalizar”.

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2.2. Modificaciones al Plan Anual de Contratación En cualquier fecha del año en curso y las veces que sean necesarias, la Entidad Contratante podrá realizar modificaciones al PAC.

Diríjase a la opción Entidad Contratante, submenú Plan de Compra, submenú IngresarActualizar PAC. (Imagen 5.1)

(Imagen 5.1)

Usted podrá observar que se encuentra guardado el Plan Anual del año en curso, ya que esta información se encuentra detallada en la parte inferior de la pantalla, y junto a la información tendrá 2 iconos uno que dice “Editar” y otro “Visualizar”, para modificar el PAC haga clic en el icono “Editar” como se muestra a continuación en la siguiente imagen. (Imagen 5.2)

(Imagen 5.2)

La opción “Visualizar” solo permitirá ver la información ingresada del PAC, mas no permitirá realizar ninguna modificación.

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Al hacer clic en “Editar”, el sistema le permitirá hacer cambios en los PASOS 1, 2 y 3 del PAC que se ingresó, no olvide hacer clic en el botón “Guardar”, al realizar cualquier cambio.

(Imagen 5.3)

(Imagen 5.3)

El sistema le obligará a pasar primero por el Paso 1, luego si no tuviera ningún cambio podría poner “Continuar” para ir al Paso 2, donde podrá modificar su PAC, en este paso podrá “Agregar”, “Eliminar”, o “Editar” los ítems de bienes, obras, servicios o consultorías en el PAC reformado que presenta en pantalla el sistema. (Imagen 5.4) El Paso 2 permite realizar cualquier modificación, más no SUBIR NUEVAMENTE EL ARCHIVO PAC INICIAL. Recuerde que ese archivo ya lo subió el sistema y lo podrá descargar en el PASO 3.

Antes de hacer las modificaciones si la cantidad de ítems ingresados son tantos que no los puede identificar rápidamente proceda a utilizar la opción para la búsqueda de los mismos, opción que la encontrará en el PASO 2, a continuación un ejemplo. (Imagen 5.5)

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(Imagen 5.4)

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(Imagen 5.5)

Si necesita agregar un nuevo campo en el PAC reformado, haga clic en el botón “NUEVO”, como se muestra a continuación. (Imagen 5.6)

(Imagen 5.6)

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A continuación ingrese los datos como partida presupuestaria, CPC, tipo de compra, cantidad, unidad de medida, costo unitario y cuatrimestre. (Imagen 5.7)

(Imagen 5.7)

De la misma manera cuando edite alguno de los ítems, haga el cambio que se requiera haciendo clic en el botón “Editar” y el sistema le presentará una pantalla muy similar, pero con la diferencia de que va a editar la información ya ingresada anteriormente.

Recuerde siempre “Guardar” cualquier cambio que se haga, y de igual manera al crear un “NUEVO” ítem. (Imagen 5.8)

(Imagen 5.8)

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La opción de “Eliminar” (X) le permitirá eliminar el ítem ingresado, antes de eliminar el ítem el sistema le mostrará un mensaje para que proceda a “Aceptar” o “Eliminar “Cancelar”.

(Imagen 5.9) - (Imagen 5.10)

(Imagen 5.9)

(Imagen 5.10)

Una vez que haya realizado las modificaciones correspondientes proceda a hacer clic en el botón “Continuar”, el cual se encuentra al final de la pantalla para ir al PASO 3 donde deberá subir la Resolución de Modificación al PAC que realizó. (Imagen 5.11)

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(Imagen 5.11)

La Entidad podr谩 modificar las veces que requiera el PAC siempre y cuando suba la Resoluci贸n de Modificaci贸n al mismo. (Imagen 5.12)

(Imagen 5.12)

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Una vez que suba la Resolución de Modificación al PAC haga clic en “Finalizar”. (Imagen 5.13)

(Imagen 5.13)

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