MANUAL DE USUARIO PRECALIFICACION – CONSULTORÍA
SEPTIEMBRE 2009
PRECALIFICACION – CONSULTORÍA
INDICE
1.
1.
2.
2.
ENTIDAD CONTRATANTE Introducción …………………………………………………………. Creación del proceso de preselección ………………………… Paso 1 Registro del proceso (Información básica).. Paso 2 Selección del producto …………………………. Paso 3 Parámetros de calificación…………………….. Paso 4 Plazos y fechas ……………………………………. Paso 5 Anexos ………………………………………………..
3 3 3 6 8 10 11
PROVEEDOR Invitación a participar ………………………………………………. Preguntas y aclaraciones ……………………………………………
14 14
ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y aclaraciones ……………………………………….. Cancelación del proceso …………………………………………..
16 17
PROVEEDOR Ver respuestas ……………………………………………………….. Enviar Oferta …………………………………………………………….
19 19
3.
ENTIDAD CONTRATANTE Convalidación de errores ……………………………………………. 22
3.
PROVEEDORES Convalidación de errores …………………………………………….. 23
4.
ENTIDAD CONTRATANTE Evaluación de Ofertas ………………………………………………. 24 Lista de preseleccionados ………………………………………… 26
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
2
PRECALIFICACION – CONSULTORÍA 1. ENTIDAD CONTRATANTE Introducción Se podrá contratar bajo este sistema bajo las condiciones siguientes: Si la Entidad contratante lo requiere, podrá realizar un proceso de precalificación que tendrá por objeto solicitar la presentación de información y antecedentes relacionados con la experiencia de los consultores o asociaciones constituidas o por constituirse, relacionada con los trabajos de consultoría requeridos por la entidad contratante. En tal virtud la convocatoria deberá prever exclusivamente los procedimientos para evaluar y calificar las experiencias en la prestación de servicios de consultoría en general y en servicios similares a los del objeto del concurso.
Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoria y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación.
Creación del proceso de Preclasificación La creación del proceso de contratación de consultoría mediante el procedimiento de PRECALIFICACION consta de 5 Pasos, cuyas características se describen a continuación.
Paso 1: Registro del proceso de contratación Ingresando al Sistema, en la barra superior se selecciona Entidad Contratante, y en el submenú que se despliega, se selecciona Nueva Contratación. Se despliega entonces la página relacionada con el primer de paso de “creación del proceso de contratación”, según se aprecia en las pantallas siguientes.
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
3 3
MANUAL DE USUARIO: Precalificaci贸n Consultor铆a
4 4
Se debe completar la información requerida, ingresando la información en los diferentes campos que se indican en las dos primeras pantallas presentadas, y que se menciona a continuación, con un ejemplo. Código de proceso: Ej. PRECALIF-PRB-01 Objeto de proceso de contratación: Consultoría de diseño de un prototipo. Descripción del Proceso de Contratación: Contratación de una Consultoría mediante Precalificación. Dirección: Lugar donde se recibirá el estudio. Tipo de compra: Consultoría Palabras clave (en función del objeto de contratación) Tipo de contratación: Precalificación Funcionario encargado del proceso: Debe seleccionarse a la persona que tiene el perfil o atributos concedidos por la máxima autoridad para este proceso. Derechos de inscripción: Según sea pertinente. Luego se pulsa “Continuar” para ingresar al Paso 2 y aparece un mensaje que llama la atención que si confirma este mensaje la solicitud será grabada, según se aprecia en la pantalla siguiente.
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
5 5
Se pulsa “Aceptar” y se ingresa a una nueva pantalla, en la cual se aprecia que el procedimiento de Precalificación está integrado por 5 fases o pasos, según se describe en la pantalla que sigue.
Paso 2: Selección del producto
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
6 6
En el paso 2 se debe categorizar al producto, en este caso al diseño (o estudio) que se va a contratar. Para ello se hace clic en “Buscar Producto” y se despliega la pantalla que corresponde al Clasificador Central de Productos, mediante el cual se realiza la búsqueda del código pertinente. Se puede seleccionar el producto ingresando la palabra clave o el código (como en el caso del ejemplo).
Selecciono la Categoría que corresponde a mi objeto de contratación (estudio o diseño) y en el cuadrado señalado hago un clic, y el sistema carga automáticamente al pie de la descripción del producto nuevo. Completo la información en cuanto a “Características” indico la especificación principal, o lo remito a “Ver en pliegos”, como en el caso del ejemplo. Una vez que he completado la información solicitada, hago clic en “Añadir” y nos muestra la siguiente información
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
7 7
Paso 3: Parámetros de Calificación Se pasa a la página en la cual se establecen los parámetros en función de los cuales se realizará la evaluación de la oferta técnica y presenta un cuadro a completar sobre los “pesos para la calificación de ofertas técnicas y económica”. Para ingresar los parámetros que la Entidad estime necesarios, pero que sean más de dos, debe hacer clic en “Agregar Parámetro”.
Al digitar “Agregar Parámetro”, el sistema despliega los diferentes parámetros que se pueden seleccionar, como por ejemplo “Experiencia Específica”, como se indica en la pantalla siguiente:
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
8 8
Al hacer clic en el botón relacionado a “Experiencia Específica”, el sistema nos indica que se agrego exitosamente el registro, por lo que se tendrá que hacer clic en “Aceptar”, como se indica en la pantalla siguiente:
Al hacer clic en “Aceptar”, se agrega el parámetro y así sucesivamente, como se esta indica en la pantalla siguiente; y una vez colocados los parámetros que la Entidad considere pertinentes, se procederá a ponderar cada uno de ellos de tal manera que se llegue a un total del 100 %, luego se digitará “Continuar”
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
9 9
Paso 4: Plazos y fechas Se completa la información que solicita el sistema, en cuanto a la “vigencia de la Oferta”, el “Plazo de entrega” y luego el cronograma del proceso, teniendo en cuenta que la hora de referencia es la del servidor.
Una vez ingresado la “Vigencia de la oferta ” y el “Plazo de Entrega” se procede a ingresar las fechas y horas como se muestra a continuacion y luego damos clic en el botón de “Aceptar” para conticuar con el siguiente y último paso. MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
10 10
Paso 5: Anexos Al hacer clic en “Continuar”, el sistema nos permite ir al Paso 5, que corresponde ingresar todos los Anexos, tales como pliegos, planos etc., que luego de lo cual se debe hacer clic en “Finalizar”, para terminar el proceso, como se indica a continuación
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
11 11
Al hacer clic en “Finalizar”, el sistema despliega una pantalla en la que nos indica si estamos seguros la finalización de la creación del proceso, en caso de estar seguro hacemos clic en “Aceptar”, como se indica en la pantalla a continuación:
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
12 12
Al dar clic en Aceptar nos aparece la siguiente pantalla:
MANUAL DE USUARIO: Precalificaci贸n Consultor铆a
13 13
1. PROVEEDOR Invitación a participar El proveedor seleccionado, en nuestro caso el Proveedor rrodriguez, recibe la invitación a participar en el concurso señalado. Esta información, el proveedor la recibe en el sistema, al cual accede mediante su RUC, Usuario y Clave. Digita en “Proveedor” y en “Invitaciones recibidas” y se despliegan los procedimientos que ha recibido acorde con su CPC registrado. En la siguiente pantalla se destaca el procedimiento de nuestro ejemplo.
Hace un clic en el código del procedimiento y se despliega la página de dicho procedimiento. Allí puede revisar toda la información relacionada del proceso de contratación, las fechas de control del proceso, la descripción del proceso el archivo de los pliegos y archivos opcionales.
Preguntas y aclaraciones Si el proveedor decide participar, lo primero que puede hacer es formular preguntas sobre los pliegos o el proyecto, para lo cual debe utilizar la funcionalidad de “Ver preguntas y aclaraciones” que se indica en la siguiente pantalla. Esto puede realizarse dentro del tiempo establecido para la etapa de “Fecha límite de preguntas”.
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
14 14
Al hacer un clic en “Ver preguntas y aclaraciones” se despliega la pantalla que al pie se acciona el ícono “Agregar pregunta”.
De esta manera el proveedor puede realizar la pregunta que creyere necesaria, escribiéndola en el espacio asignado y digitando “Enviar pregunta”, según se señala en la pantalla siguiente.
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
15 15
2. ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y aclaraciones La Entidad Contratante, por su parte, recibe la pregunta formulada por el proveedor (rrodriguez en nuestro ejemplo), sin que se identifique a quien corresponde la pregunta formulada. En la pantalla, según lo que se aprecia, aparece la funcionalidad “Responder” y se le acciona el ícono “Agregar aclaración”
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
16 16
Cancelaci贸n del proceso Mientras estamos en el estado de Preguntas, Respuestas y Aclaraciones tenemos la opcion de Cancelar el proceso hasta 24h00 antes del envio de la propuesta.
MANUAL DE USUARIO: Precalificaci贸n Consultor铆a
17 17
Al dar clic en Cancelar Proceso nos va a aparecer la siguiente pantalla donde debemos elegir entre las 3 razones para cancelar el procedimiento, ademas debemos describir el Motivo por el cual se declara cancelado y el archivo o acta para el caso.
Al subir el archivo de cancelacion del procedimiento, y dar clic en Cancelar procedimiento, el proceso queda cancelado. Caso contrario continuamos con el proceso, Cumplida la “Fecha límite de respuestas”, al proveedor se le acciona la funcionalidad “Enviar oferta Precalificación”, según se aprecia en la pantalla siguiente.
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
18 18
2. PROVEEDOR Ver respuestas El proveedor, de su parte, puede mirar la informaci贸n ingresada por la Entidad contratante en el sistema, accediendo al procedimiento en la forma indicada antes. La siguiente pantalla indica la situaci贸n comentada.
Enviar Oferta
MANUAL DE USUARIO: Precalificaci贸n Consultor铆a
19 19
Al dar clic en “Enviar oferta – Precalificacion” nos muestra la siguiente pantalla en la que se debe ingresar la oferta:
Al dar clic en Enviar Oferta nos aparece la siguiente pantalla en la que tenemos que llenar los campos correspondientes y guardar la Propuesta
Al presionar el boton de “Guardar Propuesta” nos indica que debemos confirmar el envio de la oferta en el que se habilitaran las opciones correspondientes a la subida de archivos.
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
20 20
Al ingresar en el link “Confirmar envio de oferta” nos muestra una pantalla en la que debemos ingresar el archivo de la propuesta de precalificacion luego debemos finalizar para confirmar definitivamente el envio de la misma.
Cuando se haya confirmado el envio de la oferta nos sale la siguiente pantalla en donde nos da la opción de imprimir la oferta enviada:
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
21 21
3 ENTIDAD CONTRATANTE Convalidación de errores Luego del envio de la propuesta la entidad y el proveedor ingresan al estado del proceso: Convalidación de errores en donde la entidad envia al proveedor que el escoge si necesita aclaraciones o alguna informacion complementaria con respecto a la oferta que envió como se muestra en las siguientes pantallas:
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
22 22
3. PROVEEDOR Convalidación de errores Una vez enviada la pregunta de convalidación de errores enviada por la entidad, el proveedor tiene la opción de responder esta convalidación:
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
23 23
4. ENTIDAD contratante Evaluación de Ofertas Una vez terminada el estado de convalidacion de errores la entidad tiene la opción de evaluar la oferta como se muestra a continuación, en donde la entidad debe realizar el siguiete procedimiento:
Al dar clic en Evaluar Oferta tenemos las opciones de poner un porcentaje de calificacion según los parámetros indicados y poner la razón por la cual se pone ese valor :
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
24 24
Luego debemos Guardar las calificaciones y confirmar correctamente para que la evaluación sea guardada definitivamente en el sistema como nos muestra la siguiente pantalla:
Al dar clic en Aceptar nos aparece la siguiente pantalla en la que debemos subir un archivo obligatorio de calificación de la propuesta y en el cual podemos finalizar la calificación.
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
25 25
Lista de preseleccionados Después de terminada la calificación la entidad tiene la opción de ver la lista de los preseleccionados que son los que han sido calificados en este caso se muestran las siguientes pantallas:
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
26 26
Al dar clic en Lista de Preseleccionados nos muestra la siguiente pantalla:
Además la entidad tiene la opción de finalizar el proceso de consultoría de precalificación, al dar clic en el botón finalizar nos muestra el siguiente mensaje para confirmar:
MANUAL DE USUARIO: Precalificación Consultoría
27 27
Si damos clic en Aceptar el proceso queda finalizado como se muestra a continuaci贸n:
MANUAL DE USUARIO: Precalificaci贸n Consultor铆a
28 28