Seguros%20caso%20de%20Contratacion%20entre%20Entidades%20Publicas

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MANUAL DE USUARIO

REGIMEN ESPECIAL CONTRATACIÓN DE SEGUROS

ENTIDAD CONTRATANTE

Enero 2013

1

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Tabla de Contenidos CONTRATACIÓN DE SEGUROS ........................................................... 4 1. Presentación........................................................................... 4 2. Fundamento Jurídico ................................................................. 4 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. ............................................................. 4 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. ........................................................ 5 3. Identificación de los procedimientos .............................................. 8 ENTIDAD CONTRATANTE ................................................................ 8 4. Fase Precontractual .................................................................. 8 4.1 Creación del Proceso .......................................................................................... 8 Registre los siguientes pasos para la creación del proceso: ........................ 11 Paso 1: Información Básica ................................................................................ 11 Paso 2: Productos ................................................................................................ 16 Paso 3: Parámetros de Calificación .................................................................. 19 Paso 4: Selección de Proveedores .................................................................... 20 Paso 5: Plazos y Fechas ...................................................................................... 22 Paso 6: Anexos...................................................................................................... 24 4.2 Consulta de Procesos........................................................................................ 26 PROVEEDOR ............................................................................. 28 4.3 Revisar invitación y realizar preguntas ......................................................... 28 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 30 4.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ........................................................ 30 PROVEEDOR ............................................................................. 32 4.5 Entrega de Propuestas ..................................................................................... 32 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 36 4.6 Apertura de Ofertas ......................................................................................... 36 4.7 Solicitud de Convalidación de Errores .......................................................... 37 PROVEEDOR ............................................................................. 43 4.8 Respuesta a la Convalidación de Errores ...................................................... 43 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 47 4.9 Revisar Convalidación ...................................................................................... 47

2

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

4.10 Calificaci贸n de Ofertas .................................................................................. 49 4.11 Adjudicaci贸n .................................................................................................... 54 5. FASE CONTRACTUAL ................................................................ 57 5.1 Registro de Contratos....................................................................................... 57 5.2 Finalizaci贸n del Proceso .................................................................................. 59 6. Glosario .............................................................................. 61

3

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

CONTRATACIÓN DE SEGUROS 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Especial para la Contratación de Seguros, además de las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser utilizada para la Publicación del Procedimiento.

2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. Art. 2.- Régimen especial.- Se someterán a la normativa específica que para el efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes contrataciones: 8. Los que celebren el Estado con entidades del sector público, éstas entre si, o aquellas con empresas públicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en el cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho público o sus subsidiarias; y las empresas entre sí.

También los contratos que celebren las entidades del sector público o empresas públicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca por lo menos en cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho público, o sus subsidiarias, con empresas en las que los Estados de la Comunidad Internacional participen en por lo menos el cincuenta (50%) por ciento, o sus subsidiarias.

4

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

El régimen especial previsto en este numeral para las empresas públicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho público o sus subsidiarias se aplicará únicamente para el giro específico del negocio; en cuanto al giro común se aplicará el régimen común previsto en esta Ley. La determinación de giro específico y común le corresponderá al Director Ejecutivo del Instituto Nacional de Contratación Pública;

2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. Capítulo VIII CONTRATACIÓN DE SEGUROS Art. 107.- Contratación de seguros.- Para la contratación de seguros, las entidades contratantes previstas en el artículo 1 de la Ley observarán cualquiera de los siguientes procedimientos: 1. El de régimen especial de contratación directa prevista en los artículos 98 y siguientes de este Reglamento, en el caso de que las proveedoras sean empresas cuyo capital está integrado en el cincuenta por ciento o más con recursos públicos; 2. El procedimiento de licitación, para los casos no incluidos en el número anterior.

El INCOP podrá regular los requisitos, términos y demás condiciones que se observarán en estos procedimientos.

Nota: El numeral 1 del artículo 107 del presente reglamento, fue sustituido parcialmente por el artículo 11 del Decreto Ejecutivo No. 841, de 2 de agosto de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 512, de 15 de agosto de 2011.

5

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O SUS SUBSIDIARIAS Art. 98.- Procedencia.- Se sujetarán al procedimiento establecido en esta sección las contrataciones que celebren: 1. El Estado con entidades del sector público, o éstas entre sí; 2. El Estado o las entidades del sector público con: 2.1 Las empresas públicas o las empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en cincuenta por ciento (50%) a entidades de derecho público; 2.2 Las empresas subsidiarias de aquellas señaladas en el numeral 2.1.o las subsidiarias de éstas; y, 2.3 Las personas jurídicas, las empresas o las subsidiarias de éstas, creadas o constituidas bajo cualquier forma jurídica, cuyo capital, rentas o recusos asignados pertenezcan al Estado en una proporción superior al cincuenta por ciento; 3.Entre sí, las empresas públicas, las subsidiarias de éstas, o las empresas creadas o constituidas bajo cualquier forma jurídica cuyo capital, rentas o recursos asignados pertenezcan al Estado en una proporción superior al cincuenta por ciento.

Nota: Los numerales 2.1 y 3 del del artículo 98 del presente reglamento, fueron sustituidos por el artículo 7 del Decreto Ejecutivo No. 841, de 2 de agosto de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 512, de 15 de agosto de 2011.

Art. 99.- Procedimiento.- Para las contrataciones de las entidades contratantes previstas en el artículo anterior, se observará el siguiente procedimiento: 1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitirá una resolución en la que conste la conveniencia y viabilidad técnica y económica de la contratación; aprobará los pliegos, el cronograma del proceso; y, dispondrá el inicio del procedimiento especial;

6

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

2. Se publicará en el Portal www.compraspublicas.gov.ec la resolución de la máxima autoridad de la entidad contratante, adjuntando la documentación descrita en el numeral anterior y la identificación de la entidad o empresa invitada, señalando el día y la hora en que fenece el período para la recepción de la oferta; 3. Una vez publicada la resolución, la entidad contratante enviará invitación directa a la entidad o empresa seleccionada con toda la información que se publicó en el Portal www.compraspublicas.gov.ec; 4. En el día y hora señalados para el efecto en la invitación, que no podrá exceder el término de 3 días contados desde su publicación, se llevará a cabo una audiencia de preguntas y aclaraciones, de la cual se levantará un acta que será publicada en el Portal www.compraspublicas.gov.ec; 5. En la fecha y hora señaladas para el efecto, a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, se procederá a la recepción de la oferta de la entidad o empresa invitada; 6. La máxima autoridad o su delegado, mediante resolución motivada adjudicará la oferta o declarará desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del oferente invitado.

7

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

3. Identificación de los procedimientos Para identificar el procedimiento que se deberá realizar en la contratación de seguros, revise el siguiente mapa conceptual. Imagen 3.1

Imagen 3.1

ENTIDAD CONTRATANTE

4. Fase Precontractual 4.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal www.compraspublicas.gob.ec. Imagen 4.1

8

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.1

Ahora ingrese al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono “Sistema Oficial de Contratación Pública”. Imagen 4.2

Imagen 4.2

Para acceder al Sistema Transaccional, ingrese número de “Ruc”, nombre de “Usuario” y “Contraseña”, luego haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 4.3

9

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.3

En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 4.4

Imagen 4.4

Para crear un proceso de Régimen Especial ingrese al menú “Entidad Contratante”, submenú “Régimen Especial”, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 4.5

10

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.5

Registre los siguientes pasos para la creación del proceso:

Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. 

Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.



Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.



Número de Resolución: Número de Resolución establecido por la Entidad Contratante para acogerse al procedimiento de Régimen Especial.



Justificación: Breve descripción de la justificación legal para acogerse al Régimen Especial.

11

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL



Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación.

Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación –Siglas del Proceso de Régimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante – Número secuencial establecido por la Entidad – Año.

Ejemplo: RE–SEG-TAME-001



Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción del seguro a contratar.



Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación.



Dirección: Lugar donde será entregado el producto objeto del Contrato.



Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso.



Tipo de Contratación: Seleccione la opción “Seguros”.



Tipo de Compra: Seleccione la opción Servicios.



Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.



Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria.

12

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL



Forma de Pago: Anticipo: Ingrese el Porcentaje de anticipo, no puede dejar vacío este campo.

Saldo a: Seleccione de entre las opciones:  Otra-Revisar términos de Referencia  Pago a 30 días  Pago a 45 días  Pago contra entrega de bienes, obras o servicios  Pago por otro concepto  Pago por planilla.



Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.



Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción.

Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento o edición de los pliegos.

Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.6

13

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.6

14

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

El sistema a continuación mostrará una alerta, para que recuerde que este procedimiento se realizará únicamente cuando sean contrataciones con proveedores que sean empresas cuyo capital está integrado en el cincuenta por ciento o más con recursos públicos. Para continuar haga clic en el botón “Aceptar”, como se muestra a continuación. Imagen 4.7

Imagen 4.7

Ahora confirme los datos ingresados haciendo clic en el botón “Aceptar”, y continúe al siguiente paso. Imagen 4.8

Imagen 4.8

15

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC del bien que se requiere adquirir y por el cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”. Imagen 4.9

Imagen 4.9

Busque el código del servicio, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio que requiere o con el código si es que ya lo conoce). Imagen 4.10

Imagen 4.10

16

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, luego proceda a seleccionar el código que necesita. Imagen 4.11

Imagen 4.11

Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL lo calculará automáticamente el sistema, en el campo CARACTERÍSTICAS podrá agregar alguna descripción específica si lo requiere.

Imagen 4.12

Imagen 4.12

17

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Si está seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar el código haciendo clic en el botón “Añadir”. Imagen 4.13

Imagen 4.13

Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón “Continuar”.

Imagen 4.14

Imagen 4.14

18

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Paso 3: Parámetros de Calificación Paso en el que deberá agregar los parámetros y puntajes de calificación, haga clic en el botón “Agregar Parámetro”. Imagen 4.15

Imagen 4.15

Seleccione del siguiente listado los parámetros de calificación que requiere para calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente ícono

, de esta manera agregará el parámetro. Imagen 4.16

Imagen 4.16

19

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

El parámetro ha sido agregado. Imagen 4.17

Imagen 4.17

Si concluyó agregando los parámetros de calificación, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.18

Imagen 4.18

Paso 4: Selección de Proveedores Para la selección del proveedor el sistema le presentará dos opciones de búsqueda, ya sea por número de RUC o por Razón Social.

Seleccione la opción de búsqueda, ingrese los datos y finalmente haga clic en el botón “Buscar Proveedor”. Imagen 4.19

20

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.19

El sistema mostrará el resultado de la búsqueda, luego seleccione al proveedor haciendo un clic en la razón social, como se muestra a continuación. Imagen 4.20

Imagen 4.20

Ahora haga clic en el botón “Continuar” para ir al siguiente paso. Imagen 4.21

21

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.21

Paso 5: Plazos y Fechas A continuación proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 4.22

Imagen 4.22

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos, como se muestra a continuación. Imagen 4.23

22

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.23

Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: 

Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso.



Fecha límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora límite para que el proveedor pueda hacer preguntas sobre inquietudes que tenga del pliego y para que la Entidad Contratante las responda.

El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones. 

Fecha límite de Propuestas: Fecha límite para entregar las ofertas a través del sistema.

El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha límite de Propuestas.



Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirán las ofertas.



Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha en la que se estima se realizará la Adjudicación del proceso.

23

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Desde la Fecha de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha y hora Estimada de Adjudicación se realizará la Convalidación de Errores de las ofertas, la Calificación y la Adjudicación.

Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.24

Imagen 4.24

Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y la Resolución de Régimen Especial. Imagen 4.25

Imagen 4.25

24

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón “Seleccionar archivo”, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón “Abrir”, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo “Descripción” y finalmente haga clic en el botón “Subir”. Imagen 4.26

Imagen 4.26

El siguiente documento que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa que justifica la necesidad de acogerse al Régimen Especial.

Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón “Finalizar”.

Imagen 4.27

Imagen 4.27

25

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

4.2 Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción “Consultar”, submenú “Régimen Especial”. Imagen 4.28

Imagen 4.28

Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen 4.29

Imagen 4.29

26

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón “Buscar”. Imagen 4.30

Imagen 4.30

Haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 4.31

Imagen 4.31

Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 4.32

27

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.32

PROVEEDOR 4.3 Revisar invitación y realizar preguntas Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar.

Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 4.33

28

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.33

Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos.

Imagen 4.34

Imagen 4.34

29

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Recuerde además que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.35

Imagen 4.35

Ahora si el proveedor requiere hacer algún tipo de pregunta referente a los pliegos lo deberá hacer en el estado “Audiencia de preguntas y aclaraciones”, dicha audiencia se la realizará directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante, desde la Fecha de Publicación hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones.

Recuerde las preguntas no se las hace a través del sistema sino directamente a la Entidad.

ENTIDAD CONTRATANTE 4.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones Para publicar las preguntas y aclaraciones, el proceso deberá encontrarse en el Estado “Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”, luego ingrese al enlace “Ver Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”. Imagen 4.36

30

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.36

En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripci贸n de lo acontecido en la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la secci贸n posterior adjunte el acta, luego proceda a ingresar los datos de la Descripci贸n y a adjuntar el documento como se indic贸 en pasos anteriores en este manual.

Imagen 4.37

Imagen 4.37

31

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Una vez que haya concluido haga clic en el botón “Registrar Acta”. Imagen 4.38

Imagen 4.38

PROVEEDOR 4.5 Entrega de Propuestas Para el Envío de las Ofertas el proveedor deberá revisar que el Estado del proceso se encuentre en “Entrega de Propuestas”, si es así ingrese al enlace que se encuentra en la parte superior del proceso y dice “Entrega de Propuesta”. Imagen 4.39

Imagen 4.39

32

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Recuerde que el envío de la oferta podrá realizarlo desde la fecha y hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la fecha y hora límite de Propuestas.

En la siguiente pantalla ingrese al enlace “Enviar Oferta”. Imagen 4.40

Imagen 4.40

A continuación ingrese en la sección correspondiente el valor de la oferta económica, oferta de tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación. Imagen 4.41

Imagen 4.41

33

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen 4.42

Imagen 4.42

En la siguiente sección podrá adjuntar opcionalmente el archivo de su oferta técnica al portal.

Recuerde que la entrega de la oferta técnica es obligatoria entregarla físicamente, la sección que muestra el sistema para subir un archivo es OPCIONAL. Revise en los pliegos si la Entidad Contratante requiere que la oferta técnica sea subida al portal caso contrario la obligatoriedad es entregar físicamente esta información.

Una vez que haya ingresado los datos para registrar el valor de la Oferta haga clic en el botón “Enviar Oferta”. Imagen 4.43

34

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.43

En el siguiente mensaje deberá

confirmar la finalización del envío de la

oferta, haga clic en “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”. Imagen 4.44

Imagen 4.44

35

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

En la siguiente pantalla aparecerá una opción para imprimir del sistema la confirmación del Envío de su oferta económica, luego recuerde adjuntar este documento en la carpeta técnica que entregará físicamente a la Entidad contratante hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas. Imagen 4.45

Imagen 4.45

ENTIDAD CONTRATANTE 4.6 Apertura de Ofertas En el Estado “Apertura de Ofertas”, la Entidad Contratante procederá a abrir las carpetas de las Ofertas técnicas físicamente. Imagen 4.46

Imagen 4.46

36

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

4.7 Solicitud de Convalidación de Errores Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá esperar que el proceso pase al Estado “Calificación de Participantes”, y luego ingresar al enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 4.47

Imagen 4.47

Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores, además le mostrará el nombre del proveedor.

Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 4.48

37

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.48

Si seleccionó la Opción SI, deberá añadir a continuación el Acta de Convalidación de Errores. Imagen 4.49

Imagen 4.49

Proceda a adjuntar el documento solicitado en la siguiente sección y posterior a esto haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.50

38

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.50

A continuación empiece la etapa de Convalidación haciendo un clic en el enlace que aparece en pantalla, “Convalidar”. Imagen 4.51

Imagen 4.51

En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor, luego haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 4.52

39

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.52

A continuación el sistema le mostrará en pantalla el mensaje ya enviado y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen 4.53

Imagen 4.53

Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 4.54

40

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.54

Haga clic en el botón “Finalizar Convalidación”,

como se muestra a

continuación. Imagen 4.55

Imagen 4.55

Ingrese en la siguiente pantalla la Fecha límite para Respuesta de Convalidación de Errores y la nueva fecha de Adjudicación. Imagen 4.56

41

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.56

Recuerde que para realizar una Convalidación el tiempo mínimo establecido es 2 días y máximo 5 días, entre la fecha de solicitud de convalidación y la fecha de respuesta a la convalidación.

Una vez ingresada las fechas haga un clic en el botón “Realizar Convalidación”. Imagen 4.57

Imagen 4.57

Las fechas y el número de Convalidaciones realizadas serán registradas como se muestra en la siguiente imagen, luego proceda a hacer clic en el botón “Aceptar”. Imagen 4.58

42

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.58

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opción NO, luego proceda a hacer clic en el botón “Guardar”.

Imagen 4.59

Imagen 4.59

PROVEEDOR 4.8 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado “Calificación de Participantes”, el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace “Convalidación de Errores”, como se muestra a continuación. Imagen 4.60

43

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.60

Recuerde que la Respuesta a la Convalidación lo deberá hacer desde la fecha y hora límite de solicitud de Convalidación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuesta a la Convalidación.

Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace “Revisar/Responder Preguntas”. Imagen 4.61

Imagen 4.61

44

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

A continuación el proveedor podrá revisar el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante, luego deberá hacer clic en el botón “Responder”. Imagen 4.62

Imagen 4.62

Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, a continuación haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 4.63

Imagen 4.63

En la siguiente pantalla podrá observar la respuesta enviada por el proveedor y la sección asignada para subir el documento a través del sistema. Imagen 4.64

45

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.64

Adjunte los documentos solicitados para la Convalidación, seleccione el archivo, haga clic en abrir y luego haga clic en el botón “Subir”. Imagen 4.65

Imagen 4.65

Una vez que haya subido el archivo dé clic en el botón “Regresar”. Imagen 4.66

46

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.66

Recuerde revisar que su documento se haya publicado en la pestaña “Archivos” del proceso.

ENTIDAD CONTRATANTE 4.9 Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el proveedor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace, “Convalidación de Errores”.

Imagen 4.67

Imagen 4.67

47

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que adjuntó el proveedor. Haga clic en el botón “Revisar Convalidación”.

Imagen 4.68

Imagen 4.68

Revise la respuesta del proveedor y si subió el documento solicitado. Imagen 4.69

Imagen 4.69

48

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

4.10 Calificación de Ofertas Una vez que la Entidad haya indicado en el sistema si se requiere o no la Convalidación deberá proceder a calificar las ofertas técnico económicas, para ello deberá ingresar al enlace “Calificación de Ofertas”, esto lo deberá realizar desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen 4.70

Imagen 4.70

Proceda ahora a realizar la calificación de los proveedores ingresando al enlace “Calificar”. Imagen 4.71

Imagen 4.71

49

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

En el siguiente pantalla podrá observar el valor de la oferta económica enviada por el proveedor, además los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de los parámetros sobre el valor definido por la Entidad Contratante. Imagen 4.72

Imagen 4.72

La forma de evaluación en este procedimiento es por una razón “Cumple” o “No Cumple”, haga un clic en el botón de opción, luego ingrese una razón detallada de la calificación que realizó, a continuación en la siguiente imagen un ejemplo. Imagen 4.73

Imagen 4.73

50

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

En una calificación el proveedor podría no cumplir con todos los parámetros o cumplir con todos los parámetros establecidos, como en el caso anterior en el que no cumple con un parámetro, a continuación un ejemplo en el que el proveedor si cumple con todos los parámetros. Imagen 4.74

Imagen 4.74

Una

vez

ingresadas

las

calificaciones

proceda

primero

a

“Guardar

Temporalmente” las calificaciones, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 4.75

Imagen 4.75

51

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Luego proceda a “Confirmar las Calificaciones”. Imagen 4.76

Imagen 4.76

Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido evaluadas “Ver Oferta Evaluada”, luego deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas. Imagen 4.77

Imagen 4.77

Para subir el Acta de Calificación proceda a hacer clic en el botón Seleccionar archivo, busque el documento y haga clic en el nombre, luego pulse el botón abrir, ingrese en Descripción el nombre con el que se va a publicar el documento y finalmente haga clic en el botón subir. Imagen 4.78

52

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.78

Para concluir con la Evaluación de las Ofertas haga clic en el botón “Finalizar Calificación”. Imagen 4.79

Imagen 4.79

Si está seguro de finalizar las calificaciones, confirme el mensaje haciendo clic en el botón “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”.

Imagen 4.80

53

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 4.80

4.11 Adjudicación Para la Adjudicación proceda a ingresar al enlace “Adjudicar” como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 4.81

Imagen 4.81

54

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Una vez que haya ingresado, diríjase al final de la pantalla donde deberá proceder a seleccionar el nombre del proveedor a adjudicar. Haga clic en la sección indicada. Imagen 4.82

Imagen 4.82

Si se va a adjudicar al proveedor, seleccione el nombre e ingrese una breve descripción de la Adjudicación en la sección Observaciones.

Una vez que haya ingresado la información para la Adjudicación proceda a “Adjudicar al Proveedor”. Imagen 4.83

Imagen 4.83

55

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Si se va a Declarar Desierto el proceso, deberá ingresar en la sección de Observaciones la razón y luego hacer clic en el botón “Declarar Desierto Total”.

Para concluir con la Adjudicación adjunte la Resolución de Adjudicación y haga clic en el botón “Finalizar Adjudicación”. Imagen 4.84

Imagen 4.84

En pantalla podrá observar que el estado del proceso ha sido “Adjudicada”.

Imagen 4.85

Imagen 4.85

56

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

5. FASE CONTRACTUAL 5.1 Registro de Contratos Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema.

Para ello haga clic en el enlace “Registro de Contratos”. Imagen 5.1

Imagen 5.1

A continuación podrá observar la pantalla donde deberá Registrar el Contrato.

Imagen 5.2

57

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 5.2

A continuación diríjase al final de la pantalla, registre las Fechas de Inicio del Objeto de Contratación, Fecha de Término del Objeto del proceso de Contratación y adjunte el archivo del Contrato. Imagen 5.3

Imagen 5.3

Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón “Guardar”.

Imagen 5.4

58

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Imagen 5.4

5.2 Finalizaci贸n del Proceso Para Finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las partes como son: actas de entrega recepci贸n y facturas. Imagen 5.5

Imagen 5.5

59

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón “Finalizar Proceso”. Imagen 5.6

Imagen 5.6

Recuerde que una vez que Finalice el proceso no podrá adjuntar ningún otro documento.

El proceso habrá concluido cuando el Estado del mismo diga “Finalizado”, como se muestra a continuación. Imagen 5.7

Imagen 5.7

60

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

6. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. La Ley puede referirse a él simplemente como "Instituto Nacional".

Portal Compras públicas: (www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano.

Máxima Autoridad: Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Para efectos de esta Ley, en las municipalidades y consejos provinciales, la máxima autoridad será el Alcalde o Prefecto, respectivamente.

Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual.

Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.

61

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación.

Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría.

Oferta Habilitada: La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los Pliegos Pre contractuales.

Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.

Por Escrito: Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos.

Registro Único de Proveedores.- RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes.

62

MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

Convalidación de errores de forma.- Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido de convalidación será notificado

a

todos

los

oferentes,

a

través

del

Portal

www.compraspublicas.gov. ec.

Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos.

Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto podrán subsanar las omisiones sobre su capacidad legal, técnica o económica.

63