Aplicación de metodologías
ágiles a procesos contables, financieros o de auditoría
Las metodologías ágiles son un conjunto de estrategias integrales que ayudan a gestionar proyectos con rapidez, calidad y flexibilidad, permitiendo organizar los flujos de trabajo en ciclos cortos y adaptativos según las necesidades y considerando una constante retroalimentación de las partes interesadas. En la actualidad, las organizaciones usan estas estrategias para optimizar tareas y mejorar la eficacia en distintos procesos, incluidos los contables, financieros o de auditoría.
Metodologías más usadas
Scrum
Estrategia que organiza un proyecto en pequeños ciclos denominados ‘sprints’ con duraciones aproximadas de entre 1 y 4 semanas. Este método se basa en la autogestión del equipo de trabajo e incluye reuniones regulares para verificar los avances y revisiones al final de cada sprint.
Esta metodología puede ser usada, por ejemplo, en la construcción de una matriz de riesgos en el marco de las actividades de control interno de una organización.
Cuadro resumen del proyecto de creación de matriz de riesgos bajo metodología Scrum
Pasos
Formación del equipo
Definición de las tareas
Planificación del sprint
Desarrollo y revisión
Entrega final
Kanban
Descripción
Se crea un equipo de trabajo y se asigna un líder para el proyecto.
Se seleccionan las tareas más urgentes para el primer sprint, incluyendo: recopilación de datos históricos y definición de los criterios de impacto y probabilidad para los riesgos. El líder del proyecto establece la lista de tareas: diseño de la matriz, criterios de evaluación de riesgos, identificación de riesgos y aplicación de controles.
El equipo trabaja en la construcción de la matriz, identifica los primeros riesgos, evalúa su impacto y presenta una versión funcional. Al final del sprint, se revisa con el líder del proyecto para recibir retroalimentación y hacer ajustes.
Tras varios sprint se entrega la matriz de riesgos completa que clasifica, evalúa y controla los riesgos. Esta matriz es adaptable por lo cual se pueden incluir nuevos riesgos o criterios según sea necesario.
Se centra en la visualización del flujo de trabajo por medio de un diagrama que representa las diferentes etapas del proyecto o tarea (pendiente, en progreso y finalizado). La organización de un tablero de actividades permite realizar ajustes en el proceso para mejorar la eficiencia.
Esta metodología puede ser usada, por ejemplo, en los procesos periódicos de cierre de módulos contables.
En el módulo cuentas por cobrar, las tareas podrían incluir “emisión de facturas pendientes", “conciliación de pagos recibidos" y “generación de reportes".
Etapa
Pendiente
En progreso
Finalizado
Tablero Kanban para el Cierre de Módulos Contables
Compras Cuentas por cobrar
Generación de soportes
Actualización de créditos y descuentos
Auditoría de descuentos Reporte de clientes
Conciliación de la cuenta de proveedores
Aprobación de pagos
Recepción y verificación de facturas
Contabilización de facturas en el sistema
Conciliación de pagos recibidos
Legalizaciones
Emisión de facturas pendientes
Contabilización de las cuentas por cobrar
El tablero Kanban permite al equipo ver el estado actual de cada tarea, facilitando la identificación de cuellos de botella y la priorización de actividades para asegurar un cierre oportuno de todos los módulos.
Extreme Programming (XP)
Se enfoca en la adaptación y mejora de un software mediante prácticas de programación, integración continua y desarrollo guiado para crear soluciones efectivas que cumplan con los requisitos y necesidades de la empresa. Se basa en ciclos de desarrollo cortos y en la colaboración constante entre el equipo de desarrollo y los usuarios.
Esta metodología puede ser usada, por ejemplo, en la parametrización de un software contable para automatizar la generación de informes de nómina por centros de costo.
Pasos
Requisitos
Diseño
Creación del informe
Pruebas automatizadas
Refactorización continua
Desarrollo de informes
Definición de los requisitos del informe de nómina según las necesidades específicas de los usuarios.
Reunión con el equipo de desarrollo para definir un diseño simple y preciso dejando espacio para mejoras futuras. Realizar pruebas para cada funcionalidad nueva que se cree. Esto asegura que el software siga funcionado correctamente y mantenga la calidad.
Implementación y optimización de funciones en ciclos cortos, incluyendo pruebas y revisiones. Esto permite obtener retroalimentación constante y realizar ajustes rápidamente.
Mantenimiento adecuado del software permitiendo revisar y mejorar el código existente para hacerlo más eficiente y limpio, permitiendo mantener la calidad de los informes a largo plazo.