DM - Manual da organização by Infolio Comunicação

MANUAL DA ORGANIZAÇÃO

Versão 0.0. (2014) Elaboração: Cenários Consultoria Empresarial e Ambiental. Aprovação: DM Contadores Associados.

MANUAL DA ORGANIZAÇÃO

SUMÁRIO

Identidade e Estrutura Organizacional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Propósitos e Funções Centrais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1. Diretoria Geral.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2. Diretoria Executiva.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.1 Unidades Técnicas Vinculadas à Diretoria Executiva.. . . . 15 2.1.1 Departamento Administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.1.2 Departamento Financeiro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.1.3 Departamento de Recursos Humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3. Áreas Técnicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.1 Contabilidade Gerencial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.2 Unidades Técnicas Vinculadas à Contabilidade Gerencial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.1 Departamento de Gerenciamento de Dados e Protocolo.. . . 19

3.2.2 Departamento de Processos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.2.3 Departamento de Pessoal.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

3.2.4 Departamento Fiscal.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.2.5 Departamento Contábil.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

4. Tributário. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 5. Auditoria Interna.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 6. Perícia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Matriz de Responsabilidades por Cargo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 1. Normas de Conduta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 1.1 Diretivas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Mapa de Competências.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 ANEXO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

APRESENTAÇÃO

Manual da Organização da DM Contadores Associados é um documento elaborado a partir da visão de uma gestão estratégica que tem como principal objetivo orientar profissionais e colaboradores para melhor desempenho do seu trabalho. Este documento consolida a nova estrutura organizacional, as normas, diretivas e orientações para o melhor desenvolvimento das atividades de todos os colaboradores da DM Contadores Associados e está dividido em cinco seções. A primeira seção consolida a Identidade e Estrutura Organizacional onde apresentamos a estrutura organizacional, a missão, a visão e os valores organizacionais considerados elementos essenciais para o crescimento empresarial e que serão mantidos ao longo do tempo orientando a definição de estratégias, comportamento e a imagem organizacional. A segunda seção apresenta o propósito e as funções centrais de cada área técnica, seguida na seção três pela Matriz de Responsabilidade de Cargo que conjuntamente representa um importante referencial para o desenvolvimento das atividades diárias de todos os profissionais e colaboradores da organização. A quarta Seção apresenta as Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho composta pelas Normas de Conduta e Diretivas da organização. A quinta seção documenta o Mapa de Competências da empresa que são as referências tanto para contratação de novos funcionários como para a avaliação do desempenho de todos que trabalham com a DM Contadores. Marcelo Polla Diretor

IDENTIDADE E ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

dentidade organizacional pode ser definida pelas características que os seus membros acreditam ser essenciais e distintivas daquela empresa, que são mantidas ao longo do tempo e/ou inspiraram fortes compromissos. A premissa fundamental é que a identidade organizacional influencia como as pessoas se relacionam com a organização e como eles se comportam. Influencia também as decisões que seus membros tomam e as imagens que projetam. A identidade organizacional se constitui por meio da definição da missão, visão e valores da DM Contadores Associados, sendo um resultado de várias iniciativas que visam reorientar e melhorar o desempenho organizacional, dar maior visibilidade da identidade organizacional e estruturar as áreas de negócio da empresa a fim de garantir o crescimento da empresa no mercado de atuação e o alinhamento dos recursos financeiros, técnicos e humanos da empresa.

MISSÃO

VISÃO

VALORES

Prestar serviços de consultoria e assessoria em contabilidade gerencial, tributária, auditoria e perícia atendendo nossos clientes com excelência e planejamento estratégico direcionado às suas atividades.

Consolidar a DM Contadores Associados, por meio de uma visão moderna de controles e métodos nos serviços prestados, que acompanhem as tendências de mercado nas suas áreas de atuação agregando valor ao patrimônio intelectual, econômico e financeiro da empresa. > Comprometimento com os resultados. > Competência profissional. > Valorização do Capital Humano. > Foco no cliente. > Ética profissional.

Identidade Organizacional da DM Contadores Associados.

Identidade e Estrutura Organizacional

A Estrutura Organizacional, por sua vez, tem a finalidade de orientar o alinhamento das equipes de profissionais visando a eficiência e efetividade dos processos relacionados às áreas técnicas da DM Contadores Associados. A estrutura é composta pela Diretoria que tem o apoio direto da Secretaria e Diretoria Executivas estruturadas para atender as demandas internas relacionadas aos Departamentos Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos. A estrutura também apresenta Unidades Técnicas que congregam as áreas de negócio da empresa. DIRETORIA SECRETARIA EXECUTIVA SECRETARIA DO DIRETOR

DIRETORIA EXECUTIVA RECURSOS HUMANOS

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

ADMINISTRATIVO FINANCEIRO

CONTABILIDADE GERENCIAL GERENCIAMENTO DE DADOS E PROTOCOLOS

CONTABILIDADE FISCAL CONTABILIDADE FISCAL TRIBUTÁRIO

PROCESSOS

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA EXTERNA

PESSOA FÍSICA

AUDITORIA ESPECIALIZADA

PESSOA JURÍDICA

PERÍCIA

DEPARTAMENTO DE PESSOAL FISCAL CONTÁBIL

Organograma

A Estrutura Organizacional tem a finalidade de conduzir alinhamento das equipes de profissionais para execução eficiente e eficaz dos processos relacionados às áreas técnicas da DM Contadores Associados. A seguir encontra-se o detalhamento da Estrutura Organizacional; Propósitos e Funções da Diretoria, Departamentos Técnicos e suas respectivas Unidades técnicas vinculadas. A Diretoria Geral está sob a responsabilidade do Sr. Marcelo Polla que exerce suas atividades profissionais na empresa desde o ano de 1981. Atuou, em diferentes momentos, em todas as

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áreas técnicas da empresa, fato esse que lhe permitiu ter uma visão sistêmica do negócio fortalecendo, em 1994, a decisão de assumir a direção da DM Contadores Associados com uma carteira de mais de 200 clientes composta por Pessoas Físicas e Jurídicas. O Diretor exerce as funções de atendimento e captação de clientes, assessoria técnica, bem como gerenciamento e tomada de decisões das áreas técnicas, administrativa e financeira da empresa. A empresa atua nas áreas de Contabilidade Gerencial, Tributária, Auditoria e Perícia e está organizada em departamentos classificados em: Diretoria Geral, Diretoria Executiva (Departamento Administrativo, Departamento Financeiro, Departamento de Processamento de Dados e Protocolo e Departamento de Tecnologia da Informação) e Departamentos Técnicos que incluem: Departamento de Auditoria, Departamento Contábil, Departamento Fiscal, Departamento de Processos e Departamento de Pessoal (folha de pagamento).

Identidade e Estrutura Organizacional

PROPÓSITOS E FUNÇÕES CENTRAIS

partir da consolidação do Organograma da DM Contadores Associados apresentamos a seguir a descrição dos propósitos e funções centrais para cada Unidade/Departamento da empresa como objetivo de documentar e permitir o alinhamento entre os profissionais e os objetivos estratégicos da empresa.

1. DIRETORIA GERAL a) Estrutura Geral A Diretoria é composta pelo Diretor Geral da DM Contadores, uma Assessoria Técnica e uma Diretoria Executiva composta pelos departamentos Administrativos e Financeiros. b) Propósito Apoiar a condução política e a coordenação técnica e administrativa das ações desenvolvidas pelas Unidades Técnicas dando ênfase aos temas de gestão baseada em resultados, gestão baseada na informação, conhecimento e comunicação e na gestão baseada na eficiência/transparência administrativa, com a finalidade de contribuir efetivamente na melhoria contínua dos serviços de gestão e planejamento tributário e contábil, Auditoria e Perícia e promover o fortalecimento institucional da empresa. c) Funções Centrais • Definir estratégias para manter o posicionamento da empresa no mercado nos âmbitos político e técnico, considerando a leitura continuada do cenário político, social, econômico relacionados às áreas de negócio da empresa; • Conduzir e coordenar a implementação do processo de Planejamento Estratégico em todas as Unidades Técnicas visando atingir os objetivos estratégicos da empresa; • Manter contatos com os clientes; • Realizar continuamente a prospecção de novos clientes; • Autorizar contratações e demissões dentro da empresa; • Autorizar a formalização de normas internas e diretivas que visem a melhoria contínua dos processos de trabalho e crescimento organizacional.

Propósitos e Funções Centrais

2. DIRETORIA EXECUTIVA a) Estrutura Geral A Diretoria Executiva da DM Contadores Associados é uma área ligada diretamente ao Diretor composta pelos Departamentos Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos. b) Propósito A Diretoria Executiva tem como principal incumbência a coordenação e supervisão dos departamentos administrativo e financeiro. Visa fornecer à Diretoria subsídios para controle geral da empresa, desenvolver um ambiente de trabalho e reformas administrativas que promovam o bem-estar e a segurança dos funcionários, bem como políticas internas e práticas éticas dos recursos humanos. Por meio dessas ações a Diretoria Executiva permite potencializar as competências necessárias a todos os cargos da empresa; sistemas de informação confiáveis e aplicação de normas financeiras que permitam uma gestão transparente. c) Funções Centrais • Coordenar o setor administrativo e financeiro. • Supervisionar o trabalho desenvolvido pelos assistentes administrativo, financeiro e de recursos humanos. • Proceder o acompanhamento dos investimentos financeiros. • Realizar os controles estatísticos: resultados de clientes e ou contratos. • Realizar a análise e autorização de pagamento e processamento de contas a pagar e a receber. • Aprovar os processos de admissão e rescisão contratual dos funcionários ligados aos setores da empresa. • Analisar e aprovar as solicitações de férias das equipes técnica, administrativa e financeira. • Acompanhar a implantação e manutenção dos sistemas de informação. • Assegurar a eficácia e eficiência das atividades de segurança, limpeza e manutenção na estrutura física empresa.

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2.1 Unidades Técnicas Vinculadas à Diretoria Executiva As Unidades Vinculadas da Diretoria Executiva compreendem os Departamentos Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos, cujos propósitos e Funções Centrais encontramse detalhadas abaixo:

2.1.1 Departamento Administrativo a) Propósito O Departamento Administrativo atua em conjunto com o Diretor da empresa no planejamento, organização e execução das atividades administrativas. b) Funções Centrais Realizar o apoio administrativo das demais áreas da empresa envolvendo: • Recepção geral; • Aquisição de material de consumo; • Manutenção da estrutura física; • Limpeza; • Controle e coordenação das atividades do office-boy; • Controle e circulação de correspondência e documentos em geral relacionados à sua área.

2.1.2 Departamento Financeiro a) Propósito O Departamento Financeiro da DM Contadores Associados é responsável pelo planejamento, administração e gerenciamento dos recursos financeiros de investimento, e utiliza princípios econômicos e financeiros com o objetivo de maximizar o lucro e auxiliar no processo de gestão da empresa. b) Funções Centrais: • Realizar lançamentos financeiros; • Elaborar relatórios gerenciais conforme orientação do Diretor;

Propósitos e Funções Centrais

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Elaborar todas as rotinas relativas a contas a pagar, a receber, fluxo de caixa, reembolso de despesas; Efetuar conciliação bancária diária; Controlar as despesas reembolsáveis e adiantamentos; Manter contato com os gerentes de contas para negociação de taxas, empréstimos e serviços bancários; Controlar os serviços terceirizados ligados ao seu setor; Controlar o acompanhamento financeiro de contratos e cobrança de inadimplentes; Realizar o Backup diário de dados do seu setor; Conferir a folha de pagamento; Fornecer ao Departamento Contábil os dados e documentos necessários à contabilidade; Realizar o controle e circulação de correspondência e documentos em geral relacionados à sua área.

2.1.3 Departamento de Recursos Humanos a) Propósito O Departamento de Recursos Humanos da DM Contadores Associados é responsável por captar, desenvolver e reter colaboradores que contribuam com o bom desempenho empresarial. Sua atuação permite a consolidação da cultura interna, a valorização do capital humano e o comprometimento com os resultados da empresa. b) Funções Centrais • Realizar a Gestão na Administração de salários. • Conduzir os processos para a seleção e recrutamento de pessoal, conforme demanda. • Realizar a contração e registro de novos profissionais. • Realizar o processo de integração do novos funcionários. • Elaborar Planos de Capacitação de Funcionários, Avaliações de Desempenho e Mapeamento de Competências sempre que necessário. • Promover as ações para melhoria do Clima Organizacional.

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•

Atender à demanda da diretoria quanto à ampliação do quadro funcional, treinamentos, datas especiais para a empresa, retorno de avaliações do quadro funcional.

Propósitos e Funções Centrais

3. ÁREAS TÉCNICAS 3.1 Contabilidade Gerencial a) Estrutura Geral A Contabilidade Gerencial da DM Contadores Associados é uma área ligada diretamente ao Diretor composta pelos Departamentos de Gerenciamento de Dados e Protocolo; Processos; Pessoal; Fiscal e Contábil. b) Propósito O Departamento de Contabilidade Gerencial da DM Contadores Associados é responsável pelo tratamento dado à informação contábil por meio de processos que busquem identificar, mensurar, acumular, analisar, preparar, interpretar e comunicar informações que auxiliem os seus clientes no planejamento, controle e tomada de decisão, dentro de um sistema de informação contábil. c) Funções Centrais A principal função da contabilidade gerencial é ser utilizada como uma importante ferramenta no processo de tomada de decisão, garantindo que as informações cheguem às pessoas certas no tempo certo, através de compilação, síntese e análise da informação. A contabilidade gerencial tem ainda a função de fazer planejamento perfeito com objetivo de se chegar a um controle eficaz, ou seja, controlar as atividades da empresa e organizar o sistema gerencial a fim de permitir à administração ter conhecimento dos fatos ocorridos e seus resultados.

3.2 Unidades Técnicas Vinculadas à Contabilidade Gerencial As Unidades vinculadas à Contabilidade Gerencial compreendem os Departamentos de Gerenciamento de Dados e Protocolo; Departamento de Processos, Pessoal, Fiscal e Contábil, cujos propósitos e funções centrais encontram-se abaixo detalhadas:

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3.2.1 Departamento de Gerenciamento de Dados e Protocolo a) Propósito O Departamento de Gerenciamento de Dados e Protocolo da DM Contadores Associados é responsável pelo tratamento da informação e dados dos clientes de forma organizada a fim de atender às necessidades de informação dos usuários. b) Funções Centrais • Analisar a documentação contábil e registrar o check-list de pendências para envio ao cliente. • Controlar os impostos dos clientes e baixas do sistema contábil. • Controlar toda entrada de documentação confeccionando o protocolo e envio aos departamentos. • Receber e mapear a documentação de todos os departamentos a ser enviada para o cliente encaminhando-a ao motorista para distribuição. • Receber os protocolos assinados pelo cliente e lança-los no sistema contábil. • Enviar check-list externo de documentos das empresas aos respectivos clientes, realizar o acompanhamento de pendências e posterior arquivamento. • Receber a movimentação do Depto. Fiscal, confeccionando o check-list e realizar o processo de triagem enviando a documentação para o Arquivo. • Emitir e arquivar o check-list de entradas e saídas das empresas. • Realizar a recepção dos documentos encaminhados ao arquivo realizando a colagem dos documentos e montando a pasta de movimentos mensais de cada empresa; • Proceder com a triagem dos documentos conforme arquivo corrente (documentos em curso), arquivo intermediário (documentos aguardando prazo prescricional) e arquivo permanente (registro de transações

Propósitos e Funções Centrais

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contábeis, constituição e alteração da empresa e registros funcionais). Registrar os documentos recebidos e das saídas de documentos do arquivo para os setores. Elaborar os relatórios de fluxo dos documentos arquivados e prescritos no semestre. Manter conservados os documentos arquivados atentando-se para necessidade de adequações nos processos de arquivamento ou no ambiente do setor. Realizar o processo de orçamento para compra de materiais de expediente, aprovar o orçamento junto ao Depto. Administrativo, solicitar os materiais à empresa atentando-se para a conferência e recebimento dos produtos, bem como da nota fiscal. Realizar o controle do estoque e garantir redução de custos e desperdício de materiais por meio de anotações de entradas e saídas mensais..

3.2.2 Departamento de Processos a) Propósito O Departamento de Processos da DM Contadores Associados é responsável em realizar os procedimentos necessários para legalizar as empresas nos padrões preestabelecidos pela legislação e pelos órgãos competentes. b) Funções Centrais • Emitir Ordem de Serviço – OS, via Prosoft, das prestações de serviços dos clientes da DM Contadores; • Realizar o fechamento periódico da movimentação financeira das despesas relacionadas aos processos do departamento. • Executar atividades referentes à constituição, alteração e baixas de Pessoas Jurídicas; • Realizar os serviços externos juntos aos órgãos competentes referente a constituição, alteração e baixas de Pessoas Jurídicas e processos de Pessoa Física;

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Manter atualizados os cadastros dos clientes junto aos referidos órgãos competentes; • Emitir/Elaborar CND´s (Certidões Negativas de Débito), AIDF´S (Autorização para Impressão de documentos fiscais), parcelamentos e renovações de licenças. • Informar aos clientes da DM Contadores as empresas certificadoras para emissão de certificado digital. • Informar as áreas técnicas os encaminhamentos dos processos finalizados no Departamento e adicionalmente encaminhar para o Departamento Fiscal e Auditoria Interna conforme detalhado abaixo: (Auditoria) 1. Departamento de Auditoria da DM Contadores: -- Documentação das empresas entrantes; -- Alterações de Contrato Social da carteira de clientes, antes de sua finalização, para conferência e análise; -- odas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente, do nível do questionamento. -- O parcelamento de impostos de Pessoa Física. 2. Departamento Fiscal da DM Contadores: -- O parcelamento de impostos de Pessoa Jurídica. -- Elaboração das procurações eletrônicas de Pessoa Física e pessoa jurídica quando não existir certificado digital. -- Estudo da legislação pertinente a cada empresa e informar, por meio de relatório, às áreas técnicas da DM Contadores.

3.2.3 Departamento de Pessoal a) Propósito O Departamento de Pessoal da DM Contadores Associados é responsável pelos processos de admissão e rescisão de contrato de trabalho, férias e folha de pagamento dos colaboradores dos clientes, bem como subsidiá-los com informações sobre legislação trabalhista e previdenciária.

Propósitos e Funções Centrais

b) Funções Centrais As funções centrais do Departamento de Pessoal da DM Contadores Associados estão desmembradas em nos processos de: • Cadastro de empresas; • Cadastro de funcionários e demais procedimentos envolvidos no período de contratação, bem como previstos no ato de desligamento; • Contrato de Estagiários; • Contrato de Responsável Técnico; • Contrato de Tempo Determinado; • Contrato de Empregado Doméstico; • Contrato de Autônomos e Sócios; • Processamento de Folha de Ponto. A seguir encontram-se detalhadas as atividades pertinentes a cada macro processo.

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1. CADASTRO DE EMPRESAS Para realização do Cadastro de Empresas, deve-se adotar os procedimentos abaixo discriminados com observância da legislação em vigor: • Realizar o cadastro dos clientes da DM Contadores, considerando tipo de tributação, enquadramento sindical, enquadramento previdenciário, identificando o(s) sócio administrador(es), valor(es) de retirada de pró-labore e arquivo de controle (pasta física: RAIS – DIRF - CAGED). • Realizar o controle do salário-família com arquivamento físico da cópia dos cartões de vacinação de 0 a 5 anos e comprovante de escolaridade de 6 a 14 anos. • Realizar o controle do Fator de Acidente Previdenciário – FAP. • Realizar o controle das obrigações acessórias das empresas com ou sem movimento, tais como GFIP e RAIS, através da emissão de certidão do INSS e Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). • Realizar o controle do livro de inspeção de trabalho. • Formalizar junto ao cliente: -- A relação de documentos/informações a serem fornecidos pelos clientes -- Os prazos e datas para cumprimento das obrigações trabalhistas -- A Convenção coletiva -- As informações de benefícios quando aplicável -- As regras e procedimentos internos constantes no Manual do Cliente

Propósitos e Funções Centrais

2. CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS FUNDAMENTO LEGAL:

»» Consolidação das Leis do Trabalho – CLT 2.1 PROCESSOS ADMISSIONAIS Para realização dos Processos Admissionais, deve-se adotar os procedimentos abaixo discriminados com observância da legislação em vigor: • Solicitar os documentos obrigatórios para admissão de empregados: -- Ficha de autorização de admissão emitida pela empresa -- Cópia do exame admissional -- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Cópia da Certidão de Nascimento ou Casamento -- Cópia da Carteira de Identidade - RG -- Cópia do CPF -- Cópia do Título de Eleitor -- Cópia da Carteira de Reservista -- Cópia do comprovante de residência, com CEP -- Cópia da Inscrição do PIS/PASEP -- Cópia da Certidão de Nascimento dos dependentes -- O número do CPF dos dependentes maior de 18 a 21 anos (até 24 anos para os dependentes que estejam cursando o Ensino Superior) -- Cópia do Cartão de Vacinação dos dependentes de 0 a 5 anos -- Cópia do comprovante de escolaridade dos dependentes de 6 a 14 anos -- Uma (1) foto 3x4 do funcionário

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-- Livro de registro de empregados ou ficha de empregados Realizar o procedimento de registro informatizado de empregados, gerando: -- Registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e em livro/ficha de empregado -- Contrato de trabalho -- Contrato de experiência -- Contrato por prazo determinado -- Termo de responsabilidade de dependentes -- Declaração de opção pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) -- Controle de benefício de vale transporte -- Recibo de entrega e devolução da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Declaração de compensação de carga horária -- Desconto da contribuição sindical no mês de março de cada ano. Para admissões, após esta data, verificar se ocorreu desconto anterior e em caso negativo proceder com o desconto. Realizar o registro, na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), do respectivo funcionário incluindo todas as categorias profissionais liberais, inclusive funcionário com profissões regulamentadas. Realizar controle e arquivamento dos atestados médicos. Realizar controle e arquivamento do atestado de licença maternidade e paternidade, quando aplicável. Informar aos clientes as renovações contratuais a vencer dos contratos de experiência.

Propósitos e Funções Centrais

2.2 PROCESSOS DEMISSIONAIS FUNDAMENTO LEGAL:

»» Consolidação das Leis do Trabalho – CLT Para realização dos Processos Demissionais, deve-se adotar os procedimentos abaixo discriminados com observância da legislação em vigor: • Solicitar informações e documentos necessários para demissão de empregados: -- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Documento de dispensa do empregado -- Aviso prévio -- Atestado demissional -- Relatório de informações dos eventuais descontos e proventos -- Livro de registro de empregados • Realizar o procedimento de desligamento do empregado, gerando: -- Rescisão contratual -- Atestado de idoneidade -- Relação de Atestados de Afastamento e Salário - AAS -- Extrato de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) -- Formulário do Comunicado de Dispensa - CD -- Guia rescisória de recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – GRRF -- Chave de saque do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) -- Informe de rendimentos -- Carta de preposto -- Atualização do registro de férias no livro/ficha de empregados.

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2.3 PROCESSO DE FÉRIAS FUNDAMENTO LEGAL:

»» Consolidação das Leis do Trabalho – CLT Para formalização do Processo de Férias, deve-se adotar os procedimentos abaixo discriminados com observância da legislação em vigor: • Informar aos clientes os vencimentos de férias do quadro de funcionários. • Solicitar o retorno do controle e autorizações de férias com a listagem dos funcionários e autorização para concessão do abono e 13º salário. • Solicitar informações e documentos necessários para processamento gerando: -- Aviso prévio -- Recibo de férias -- Recibo de abono de férias -- Adiantamento da 1ª parcela do 13º salário, quando aplicável -- Documento de Arrecadação da Receita Federal – DARF, quando aplicável • Informar ao cliente os prazos e datas para cumprimento das obrigações. • Atualizar o registro de férias no livro/ficha de empregados. • Enviar ao cliente os documentos e informações processadas. 2.4 PROCESSOS DE FÉRIAS COLETIVAS FUNDAMENTO LEGAL:

»» Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, arts. 130 a 145. Para realização dos processos de férias coletivas, devese adotar os procedimentos abaixo discriminados com ob-

Propósitos e Funções Centrais

servância da legislação em vigor: • Enviar circular às empresas que concedem férias coletivas junto com a folha de pagamento dos meses de maio e outubro de cada ano, quando aplicável, gerada pelo sistema. • Solicitar livro de registro de funcionários e carteiras de trabalho. • Receber o comunicado da empresa que irá conceder férias coletivas com a listagem dos funcionários e autorização para concessão do abono e 13º salário. • Emitir declaração pelo sistema com a listagem dos funcionários, por empresa, a ser entregue à delegacia Regional do Trabalho/MTE e sindicato da categoria com as datas de início e fim das férias. • Informar às empresas a obrigatoriedade em dar publicidade na empresa, por meio do “Quadro de Avisos”, do período que será concedido as férias coletivas. • Solicitar informações e documentos necessários para processamento gerando: -- Aviso prévio -- Recibo de férias -- Recibo de abono férias -- Adiantamento da 1ª parcela do 13º salário, quando aplicável -- Documento de Arrecadação da Receita Federal – DARF, quando aplicável -- Atualização na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Atualização do registro no livro ou ficha de empregados. • Informar ao cliente os prazos e datas para cumprimento das obrigações.

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3. CONTRATO DE APRENDIZ FUNDAMENTOS LEGAIS:

»» Consolidação das Leis do Trabalho – CLT (Capítulo IV Da proteção do trabalho do menor) »» Lei nº 8.069/90 - Estatuto da Criança e do Adolescente – ECA »» Decreto nº 5.598/05 - Regulamenta a contratação de aprendizes Para contratação de aprendiz, deve-se adotar os procedimentos abaixo discriminados com observância da legislação em vigor: • Manter atualizado o instrumento de controle do grupo de empresas que são obrigadas a contratar jovem-aprendiz. • Informar às empresas que passem a ter a obrigatoriedade de contratar jovem-aprendiz. • Manter em arquivo cópia do contrato e plano de aprendizagem elaborado com a instituição formadora (ONG, Escola Técnica ou o Sistema S). 4. CONTRATO TEMPORÁRIO FUNDAMENTO LEGAL:

»» Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), art. 442 a 456. Para realização dos procedimentos de contratação temporária, devem ser executadas as funções abaixo com observância à legislação em vigor: • Receber a ficha de autorização emitida pela empresa solicitante para os casos de: -- Afastamento ou impedimento de empregado efetivo por motivo de férias, auxílio-doença, licença maternidade, entre outros, e -- Acréscimo extraordinário de serviços da empresa tomadora (pico de produção)

Propósitos e Funções Centrais

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Solicitar os documentos obrigatórios para formalização do contrato temporário: -- Cópia do Exame admissional -- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Cópia da CARTEIRA DE IDENTIDADE - RG -- Cópia do CPF -- Cópia do Título de Eleitor -- Cópia da Carteira de reservista -- Cópia do Comprovante de residência, com CEP -- Cópia da Inscrição do PIS/PASEP -- Cópia da Certidão de nascimento dos dependentes -- O número do CPF dos dependentes maior de 18 a 21 anos (até 24 anos para os dependentes que estejam cursando curso superior) -- Cópia da Certidão de Casamento -- Cópia do Cartão de vacinação dos dependentes de 0 a 5 anos -- Cópia do Comprovante de escolaridade dos dependentes de 6 a 14 anos -- 1 Foto 3x4 do funcionário -- Livro de registro de empregados ou ficha de empregados Realizar o procedimento de registro informatizado de empregados, gerando: -- Registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e livro/ficha de empregado -- Contrato de trabalho temporário -- Termo de responsabilidade de dependentes -- Declaração de opção pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) -- Controle de benefício de vale transporte

30 Manual da Organização - DM Contadores

-- Recibo de entrega e devolução da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Declaração de compensação de carga horária -- Desconto da contribuição sindical no mês de março de cada ano. Para admissões após esta data, verificar se ocorreu desconto anterior e em caso negativo proceder o desconto. • Realizar o registro, na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), do respectivo funcionário com profissões regulamentadas. • Realizar controle e arquivamento dos atestados médicos. • Informar aos clientes os vencimentos dos contratos temporários. Ocorrendo a prorrogação do contrato, conforme previsto em lei, informar a Delegacia Regional do Trabalho. 5. CONTRATO DE ESTAGIÁRIOS FUNDAMENTO LEGAL:

»» Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e Lei do Estagiário (Lei nº 11.788/2008) Para realização dos procedimentos referentes à contratação de estagiários, devem ser executadas as funções abaixo com observância à legislação em vigor: • Manter atualizado instrumento de controle do grupo de empresas que adotam a contratação de profissionais na modalidade estagiários. • Manter em arquivo cópia do convênio de concessão de estágio, contrato e plano de estágio firmado entre as partes. • Receber a ficha de autorização emitida pela empresa solicitante, informando se há a concessão do 13º salário.

Propósitos e Funções Centrais

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Solicitar cópia da documentação pessoal do estagiário: -- Cópia da carteira de identidade - RG -- Cópia do CPF -- Cópia do Título de Eleitor, quando aplicável -- Cópia da Carteira de reservista, quando aplicável -- Cópia da Comprovante de residência, com CEP. Realizar o procedimento de registro informatizado de estagiários, gerando o recibo de pagamento. Encaminhar recibos de pagamento às empresas quando do processando da folha de pagamento.

6. CONTRATO RESPONSÁVEL TÉCNICO FUNDAMENTO LEGAL:

»» Lei nº 4.950-A/66 - Dispõe sobre a remuneração de profissionais diplomados em Engenharia, Química, Arquitetura, Agronomia e Veterinária. Para realização dos procedimentos referentes à contratação de Responsável Técnico, devem ser executadas as funções abaixo com observância à legislação em vigor: • Encaminhar circular aos clientes cujas atividades exigem responsável técnico. • Solicitar cópia do registro dos responsáveis técnicos do respectivo conselho de classe com a declaração de regularidade, que deve ser fornecida anualmente para arquivo na pasta do funcionário. Segundo a Constituição Federal de 1988 em seu art. 5º, XIII, deve-se observar o disposto em resoluções dos Conselhos de Classe respectivos de cada atividade.

32 Manual da Organização - DM Contadores

7. CONTRATO DE TEMPO DETERMINADO FUNDAMENTO LEGAL:

»» Lei 9.601/98- Institui o contrato por tempo determinado Para realização dos procedimentos referentes ao contrato de tempo determinado, devem ser executadas as funções abaixo com observância à legislação em vigor: • Receber do cliente declaração homologada junto ao sindicato para o (s) profissional (ais) com contrato de tempo determinado, para o caso de acréscimo extraordinário de serviços da empresa tomadora (pico de produção). • Solicitar os documentos obrigatórios para formalização do contrato temporário: -- Cópia do Exame admissional -- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Cópia da carteira de identidade - RG -- Cópia do CPF -- Cópia do Título de Eleitor -- Cópia da Carteira de reservista -- Cópia do Comprovante de residência, com CEP -- Cópia da Inscrição do PIS/PASEP -- Cópia da Certidão de nascimento dos dependentes -- O número do CPF dos dependentes maior de 18 a 21 anos (até 24 anos para os dependentes que estejam cursando curso superior) -- Cópia da Certidão de Casamento -- Cópia do Cartão de vacinação dos dependentes de 0 a 5 anos -- Cópia do Comprovante de escolaridade dos dependentes de 6 a 14 anos -- 1 Foto 3x4 do funcionário

Propósitos e Funções Centrais

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-- Livro de registro de empregados ou ficha de empregados Realizar o procedimento de registro informatizado de empregados, gerando: -- Registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e livro/ficha de empregado -- Contrato de trabalho por tempo determinado -- Termo de responsabilidade de dependentes -- Declaração de opção pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) -- Controle de benefício de vale transporte -- Recibo de entrega e devolução da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Declaração de compensação de carga horária -- Desconto da contribuição sindical no mês de março de cada ano. Para admissões após esta data, verificar se ocorreu desconto anterior e em caso negativo proceder ao desconto. Realizar o registro, na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), do respectivo funcionário com profissões regulamentadas. Realizar controle e arquivamento dos atestados médicos. Informar aos clientes os vencimentos dos contratos por tempo determinado.

34 Manual da Organização - DM Contadores

8. CONTRATO DO EMPREGADO DOMÉSTICO FUNDAMENTOS LEGAIS:

»» Constituição Federal/88, Art. 7º - Dos direitos dos trabalhadores »» Lei Nº 5.859 /72 – Dispõe sobre a profissão de empregado doméstico »» Decreto Nº 71.885/73 – Aprova o regulamento da Nº 5.859 /72 »» Decreto Nº 3.361/00 – Facultar o acesso do empregado doméstico no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) »» Instrução Normativa Nº 23/00 – Inclusão do empregado doméstico no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) »» Lei Nº 10.208/01 - Facultar o acesso do empregado doméstico no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e ao seguro desemprego Para realização dos procedimentos abaixo discriminados, deve-se observar a legislação em vigor: • Recebimento da Ficha de autorização emitida pela empresa solicitante. • Solicitar os documentos do empregado obrigatórios para formalização do contrato de trabalho: A critério do empregador: -- Atestado de boa conduta emitido por autoridade policial, ou por pessoa idônea, e Atestado de Saúde -- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Certidão de nascimento ou casamento, conforme o caso; -- Carteira de identidade; -- CPF - Cadastro de Pessoa Física;

Propósitos e Funções Centrais

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-- Título de eleitor, e -- Número da inscrição junto ao INSS. Na inexistência da inscrição do INSS, considerar o nr. do NIT -- Comprovante de residência com CEP. Realizar o cadastro do empregado doméstico junto à Previdência Social para emissão do NIT. Realizar o procedimento de registro informatizado de empregados, gerando: -- Registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) -- Contrato de trabalho -- Recibo de entrega e devolução da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) Realizar controle e arquivamento dos atestados médicos que devem, obrigatoriamente, conter nº do CID e carimbo do médico com CRM. Realizar controle e arquivamento do atestado de licença maternidade e paternidade, quando aplicável. Informar ao cliente os prazos e datas para cumprimento das obrigações. Encaminhar recibos de pagamento aos clientes quando do processando da folha de pagamento.

36 Manual da Organização - DM Contadores

9. CONTRATO DE AUTÔNOMOS & SÓCIOS FUNDAMENTOS LEGAIS:

»» Lei 8.212/91, Consolidação das Leis do Trabalho – CLT – Artigos 2 e 3. Para realização dos procedimentos abaixo discriminados, deve-se observar a legislação em vigor: • Receber a Ficha de autorização emitida pela empresa solicitante. • Solicitar os documentos de qualificação do autônomo, prestador dos serviços obrigatórios para formalização do contrato de prestação de serviços: -- Carteira de identidade; -- Profissão; -- CPF - Cadastro de Pessoa Física; -- Comprovante de Endereço, com CEP. -- Comprovante de inscrição de autônomo junto ao órgão competente. -- Comprovante do NIT ou PIS do profissional autônomo. -- Realizar o procedimento de registro informatizado de empregados, gerando: -- Contrato de trabalho de prestação de serviços Em caso de profissionais autônomos nas categorias de fretista e operador de máquinas, observar o percentual de 20% para a Base de Cálculo da Contribuição de INSS. • Informar ao cliente os prazos e datas para cumprimento das obrigações. • Encaminhar recibos de pagamento às empresas quando do processando da folha de pagamento.

Propósitos e Funções Centrais

10. PROCESSAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTO Para cumprir com o processamento da folha de pagamento, o Departamento Pessoal deve consolidar a inserção e a análise dos dados aplicáveis à empresa e aos funcionários no sistema Prosoft, por meio dos seguintes Módulos: 10.1 Módulo Cadastro de Empresas a) Dados Cadastrais: Inserir dados cadastrais conforme informações recebidas pelo Departamento de processos b) Dados Trabalhistas: Inserir informações tributárias referentes a: -- INSS de acordo com o regime tributário -- FGTS -- Relação Anual de Informações Salariais – RAIS -- Informações de admissões e desligamentos ocorridas no mês – CAGED -- INSS referente à contribuição patronal sobre receita bruta – CPRB quando aplicável c) Inserir informações no Cadastro de Sindicato Patronal referente às entidades patronais 10.2 Módulo Contábil Gold Inserir variáveis necessárias para processamento da folha de pagamento d) Cadastro dos Sócios – Lançar as informações referentes a: -- Cota de participação; -- Data de início da sociedade;

38 Manual da Organização - DM Contadores

-- Responsável legal junto à Receita Federal e aos demais órgãos, e -- Valores de retirada e pró-labore e) Cadastro dos Funcionários por tipo de contrato - lançar as informações referentes a: -- Dados pessoais: -- Indicação da categoria sindical -- Tipo de contrato -- Carga horária -- Tipo de Salário -- Salário Base f) Cadastro de afastamentos de acordo com a tabela de ocorrência relacionados a atestados médicos, licenças de afastamento pelo INSS, licença maternidade, dentre outros.

Propósitos e Funções Centrais

3.2.4 Departamento Fiscal a) Propósito O Departamento Fiscal da DM Contadores Associados é responsável pela execução das rotinas tributárias, escrituração fiscal, apuração de tributos/impostos e transmissão das declarações em âmbito federal, estadual e municipal exigidas pela legislação. b) Funções Centrais • Executar as rotinas operacionais de escrituração fiscal de análise dos documentos fiscais. • Realizar escrituração das notas fiscais. • Importação das notas fiscais eletrônicas de compra/venda e prestação de serviços dos clientes nos formatos XML e CAT52. • Emitir livros fiscais (serviços/vendas) para conferência • Apurar tributos/impostos para emissão de guias e envio ao cliente. • Confeccionar e transmitir as declarações federais, estaduais e municipais. • Atender as demandas dos clientes relacionadas às notificações geradas pelo sistema Nota Legal do Distrito Federal. • Atender à necessidade de informações tributárias do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários (para execução de atividades diversas). • Emitir Guias. • Confeccionar e transmitir as declarações federais, estaduais e municipais. • Analisar e acompanhar os parcelamentos de Pessoa Jurídica para envio aos clientes. • Realizar levantamento, a cada mês de fevereiro, das empresas que ultrapassarem R$3.600.000,00 de faturamento.

40 Manual da Organização - DM Contadores

3.2.5 Departamento Contábil a) Propósito O Departamento Contábil da DM Contadores Associados é responsável pela execução de rotinas contábeis, desde a imputação dos dados até o atendimento ao cliente. Neste departamento, são processadas todas as rotinas operacionais na escrituração contábil, contemplando a análise dos documentos recebidos, análise e interpretação dos eventos contábeis, imputação no sistema, elaboração das demonstrações contábeis, prestação de informações contábeis aos clientes, estudos de normas contábeis e tratamento técnico de eventos econômico. b) Funções Centrais • Controlar o envio nos livros contábeis para encaminhamento e registro junto aos órgãos competentes. • Elaborar o plano de contas adequado à atividade dos clientes da DM Contadores. • Elaborar a análise e validação do Balanço Patrimonial, Demonstrações dos Resultados do Exercício, Demonstração do Fluxo de Caixa, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração do Valor Abrangente com fidelidade, clareza, uniformidade conforme prevê a Legislação Contábil, o Código Civil e Comercial. • Analisar, classificar e proceder a conciliação dos documentos de: aquisições e saídas, conciliações bancárias, recebimentos e pagamentos em ordem cronológica resultando em relatórios fiscais e gerenciais. • Confeccionar os balancetes, no prazo máximo de 30 dias, após recebimento da documentação contemplando o histórico, a evolução econômico-financeira e os resultados da empresa. • Repassar informações à Auditoria quanto às oscilações ocorridas na empresa que gerem uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário. • Atender às necessidade de informações contábeis do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários

Propósitos e Funções Centrais

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(para execução de atividades diversas) por meio de relatórios contábeis e gerenciais. Registrar as informações pertinentes nos Livros Contábeis conforme previsto na legislação. Encaminhar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente, do nível do questionamento. Acompanhar a atualização da legislação e normas vigentes.

42 Manual da Organização - DM Contadores

4. TRIBUTÁRIO a) Propósito A área tributária da DM Contadores Associados é responsável por apurar o resultado econômico do exercício social e atender de forma, extra contábil, às exigências das legislações do IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, determinando a base de cálculo fiscal para a formação das provisões destinadas ao pagamento desses tributos, as quais serão abatidas do resultado contábil, para a determinação do lucro líquido do período base apurado. O Planejamento Tributário utiliza um conjunto de medidas que visam, através de meios lícitos e da legislação vigente, fornecer aos seus clientes uma análise para a escolha de alternativas que permitam consolidar uma plataforma de “inteligência tributária” possibilitando reduzir o desembolso financeiro por meio do planejamento do pagamento de impostos, taxas e contribuições. b) Funções Centrais • Realizar análise da competência tributária caracterizados como os sujeitos (ativo e passivo) da obrigação, a base de cálculo e a alíquota. • Analisar a relação custo-benefício na aplicação da legislação tributária. • Realizar análise de caráter preventivo relacionada à incidência do imposto, redução do montante do tributo, e adequado planejamento para o pagamento dos tributos. • Encaminhar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento.

Propósitos e Funções Centrais

5. AUDITORIA INTERNA a) Propósito O Departamento de Auditoria Interna da DM Contadores Associados é responsável pelo exame das demonstrações e registros administrativos da carteira de clientes (Pessoa Física e Pessoa Jurídica) observando a exatidão, integridade e autenticidade de tais demonstrações, registros e documentos processados nas áreas da contabilidade gerencial, evitando erros ou fraudes com observância à moralidade do ato praticado. b) Funções Centrais As funções centrais estão apresentadas abaixo pelas categorias de Pessoa Física – PF e Pessoa Jurídica: 1. Funções Centrais da Auditoria Interna de Pessoa Física – PF -- Realizar estudo da legislação pertinente à Pessoa Física. -- Elaborar das Declarações de IRPF (Ajuste Anual, Espólio Final e Saída Definitiva do país), envio e acompanhamento do processamento junto à Receita Federal. -- Elaborar e enviar as declarações de Imposto Territorial Rural – ITR observando a legislação pertinente, em especial, o Valor da Terra Nua – VTN e Reserva Legal. -- Elaborar e enviar a PER/DCOMP de Pessoa Física. -- Enviar, mensalmente, as guias (DARF) referentes às cotas de impostos apurados de Pessoa Física. -- Realizar o acompanhamento da situação fiscal (conta corrente) de Pessoa Física. -- Realizar o acompanhamento dos processos de “malha fiscal”, antecipações de intimação e autos oriundos da Receita Federal de Pessoa Física. -- Proceder com a elaboração e acompanhamento de carta resposta de intimações de Pessoa Física. -- Providenciar a elaboração e acompanhamento de defesas de Pessoa Física oriundas dos órgãos públicos. -- Realizar a apuração de ganho de capital de Pessoa Física.

44 Manual da Organização - DM Contadores

-- Realizar a apuração do Livro Caixa e Carnê Leão de Pessoa Física. -- Elaborar e enviar as declarações de Capitais Brasileiros no Exterior – CBE/BACEN. -- Realizar o recálculo e envio de guia de impostos de Pessoa Física. -- Realizar a análise e acompanhamento dos parcelamentos de Pessoa Física e envio aos clientes. -- Garantir a Guarda e acompanhamento dos certificados digitais dos clientes da DM Contadores. -- Realizar o acompanhamento e controle das procurações eletrônicas de Pessoa Física e Pessoa Jurídica. -- Informar ao Departamento de Pessoal as empresas que estão enquadradas como micro empresa e empresa de pequeno porte – EPP. -- Verificar no final do ano fiscal as empresas que ultrapassaram o faturamento correspondente ao enquadramento de empresa de grande porte e informar a atualização aos departamentos técnicos da DM Contadores. 2. Funções Centrais da Auditoria Interna de Pessoa Jurídica – PJ -- Realizar o cadastro das empresas entrantes. -- Realizar a auditoria das alterações do Contrato Social da carteira de clientes antes de sua finalização. -- Divulgar às áreas técnicas o cadastro das empresas entrantes e alterações do Contrato Social da carteira de clientes. -- Realizar estudo da legislação pertinente ao objeto de cada cliente e informar, por meio de relatório, às áreas técnicas da DM Contadores para conhecimento. -- Realizar a inspeção dos lançamentos contábeis. -- Elaborar e acompanhar as defesas dos clientes oriundas dos órgãos públicos. -- Analisar o cumprimento das obrigações fiscais e maior exatidão no resultado econômico.

Propósitos e Funções Centrais

-- Realizar análise das consultas sobre legislação oriundas dos clientes. -- Acompanhar as alterações de legislação federal, estadual, previdenciária e trabalhista informando às áreas técnicas da DM Contadores. -- Garantir a guarda e acompanhamento dos certificados digitais dos clientes da DM Contadores. -- Informar ao Departamento de Pessoal as empresas que estão enquadradas como microempresa e empresa de pequeno porte – EPP -- Verificar no final do ano fiscal as empresas que ultrapassaram o faturamento correspondente ao enquadramento de empresa de grande porte e informar a atualização aos departamentos técnicos da DM Contadores. -- Realizar acompanhamento e análise da situação fiscal das pessoas jurídicas. -- Acompanhar e analisar os processos PERDCOMP junto à receita federal das pessoas jurídicas. -- Acompanhar e analisar os processos de parcelamento das pessoas jurídicas. -- Elaborar junto ao departamento competente as notificações extrajudiciais destinadas à pessoa jurídica. -- Verificar no final do ano fiscal as empresas que ultrapassaram o faturamento correspondente ao enquadramento de empresa de grande porte e informar a atualização aos departamentos técnicos da DM Contadores. -- Realizar a inspeção dos lançamentos contábeis e gerar mapas de controle das atividades chave do Departamento de Auditoria para gestão pela Diretoria da DM Contadores.

46 Manual da Organização - DM Contadores

6. PERÍCIA a) Propósito O Departamento de Perícia é responsável por apontar a existência de haveres monetariamente mensurados ou avaliados em situações judiciais e extrajudiciais. As aplicações extrajudiciais decorrem da solicitação individual do cliente quando quer analisar a situação da empresa, como, por exemplo, se o caixa reflete a situação verdadeira. A perícia judicial por sua vez possui três aplicações diferentes: • Aplicação em avaliações, verificações e apurações de haveres em situação de ações de pensão alimentícia; inventários; dissoluções de sociedades; desapropriações; reclamatórias trabalhistas; e fundos de comércio; • Aplicação em análises de valores patrimoniais em situação de consignatórias; verificação de livros e documentos; ações executivas; impugnação de créditos; indenizatórias; e ações trabalhistas; • Aplicação em exame, análise e identificações de erros e fraudes em situação de inquéritos; concordatas e falências; reclamatórias trabalhistas e extrajudicialmente. b) Funções Centrais • Analisar e validar informações, documentos entre outras evidências que possam embasar a elaboração do Laudo Pericial e comprovar com exatidão o laudo pericial a ser emitido; • Elaborar Laudo ou parecer pericial com os seguintes requisitos: preâmbulo, histórico, método e técnica, discussão, fundamentação teórica, conclusão, data, assinatura, proibições.

Propósitos e Funções Centrais

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR CARGO

matriz de responsabilidades por cargo da DM Contadores Associados apresenta responsabilidades comuns a todos os cargos necessárias para o bom andamento dos processos internos e à relação com o cliente, bem como responsabilidades específicas de cada cargo. São consideradas responsabilidades comuns a todos os níveis de colaboradores da empresa: • Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa. • Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo. • Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos. • Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho. • Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/ palestras/seminários que comprovem sua participação. São responsabilidades específicas de cada cargo as atribuições apresentadas nos quadros abaixo:

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DA DM CONTADORES & ASSOCIADOS 1DIRETORIA » Diretor OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

Matriz de Responsabilidades por Cargo

3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Definir estratégias para manter o posicionamento da empresa no mercado nos âmbitos político e técnico, considerando a leitura continuada do cenário político, social, econômico relacionados às áreas de negócio da empresa; 6. Conduzir e coordenar a implementação do processo de Planejamento Estratégico em todas as Unidades Técnicas visando atingir os objetivos estratégicos da empresa; 7. Manter contatos com os clientes; 8. Realizar continuadamente a prospecção de novos clientes; 9. Autorizar contratações e demissões dentro da empresa; 10. Autorizar a formalização de normas internas e diretivas que visem a melhoria contínua dos processos de trabalho e crescimento organizacional; 11. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 2DIRETORIA » Secretária OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

50 Manual da Organização - DM Contadores

4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Emitir e acompanhar as Ordens de Serviço – OS das prestações de serviços dos clientes da DM Contadores; 6. Fazer o fechamento periódico da movimentação financeira das despesas relacionadas aos processos do Departamento; 7. Informar aos clientes sobre o andamento dos processos do sistema Prosoft (OS); 8. Acompanhar os processos dos clientes da DM Contadores Associados em andamento; 9. Acompanhar o diretor nas reuniões externas quando solicitado; 10. Informar à diretoria as demandas para agendamento de reuniões e monitorar os compromissos diários do Diretor; 11. Despachar com o Diretor todos os e-mails recebidos e dar encaminhamento conforme orientação; 12. Informar ao Diretor os contatos telefônicos recebidos e dar encaminhamento conforme orientação; 13. Encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 14. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 3DIRETORIA » Técnico em Sistema de Informação OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa;

Matriz de Responsabilidades por Cargo

2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos, quando solicitado; 4. Executar serviços preventivos e corretivos nos servidores, computadores das estações de trabalho, impressoras e no cabeamento com parada no sistema; 5. Realizar limpeza interna e externa, lubrificação, ajustes e regulagens dos equipamentos; 6. Fazer a manutenção e atualização do sistema operacional Windows, do pacote Office e do software antivírus; 7. Verificar e reparar possíveis danos ou necessidades de ajustes na infraestrutura da rede local; 8. Realizar o bloqueio e desbloqueio de acessos a sites e de aplicativos nos equipamentos, quando solicitado; 9. Emitir relatórios mensais de acessos à internet de cada usuário do sistema da empresa; 10. Elaborar relatório informativo semestral sobre a composição das peças de cada equipamento e softwares, informando o IP e usuário de cada máquina e fazendo uma previsão da necessidade de upgrade; 11. Reparar eventuais falhas dos equipamentos, incluindo a correção de problemas de hardware nos equipamentos da empresa; 12. Atender a solicitações remotas feitas pela empresa para atualização do Prosoft e liberação de rotinas, bem como comparecer à empresa quando solicitado; 13. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação.

52 Manual da Organização - DM Contadores

4DIRETORIA EXECUTIVA » Gerente dos Departamentos Administrativo e Financeiro OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Coordenar o setor administrativo e financeiro; 5. Realizar a supervisão do trabalho desenvolvido pelos assistentes administrativo, financeiro e de recursos humanos; 6. Acompanhar e monitorar os investimentos financeiros; 7. Realizar os controles estatísticos: resultados de clientes e ou contratos; 8. Realizar a análise e autorização de pagamento e processamento de contas a pagar e a receber; 9. Aprovar os processos de admissão e rescisão contratual dos funcionários ligados aos setores da empresa; 10. Realizar a análise e aprovação de férias das equipes técnica, administrativa e financeira; 11. Acompanhar a implantação e manutenção dos sistemas de informação; 12. Assegurar a eficácia e eficiência das atividades de segurança, limpeza e manutenção na estrutura física empresa; 13. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação.

Matriz de Responsabilidades por Cargo

5DIRETORIA EXECUTIVA » Técnico Financeiro OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Realizar lançamentos financeiros; 5. Elaborar relatórios gerenciais conforme orientação do Diretor; 6. Elaborar todas as rotinas relativas a contas a pagar, a receber, fluxo de caixa, reembolso de despesas; 7. Efetuar conciliação bancária diária; 8. Controlar as despesas reembolsáveis e adiantamentos; 9. Manter contato com os gerentes de contas para negociação de taxas, empréstimos e serviços bancários; 10. Controlar os serviços terceirizados ligados ao seu setor; 11. Controlar o acompanhamento financeiro de contratos e cobrança de inadimplentes; 12. Realizar o Backup diário de dados do seu setor; 13. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 6DIRETORIA EXECUTIVA » Técnico Administrativo OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

54 Manual da Organização - DM Contadores

3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Aquisição de material de consumo; 5. Manutenção da estrutura física; 6. Controle e coordenação das atividades do office-boy; 7. Controle e circulação de correspondência e documentos em geral relacionados a sua área; 8. Detecção de problemas e realização de diagnóstico sobre melhorias necessárias à infraestrutura da empresa, tais como; lâmpadas queimadas, torneiras com vazamento, tomadas inoperantes, presença de goteiras, piso solto, entre outros; 9. Controle de gastos de materiais de escritório, água e luz, bem como do consumo de combustível e lubrificantes dos automóveis e manutenção das instalações internas e adjacências da empresa, garantindo a ótima utilização dos bens da empresa; 10. Participação e organização de programas de treinamento, sempre que necessário; 11. Controle do estoque de materiais de limpeza, manutenção, bem como de materiais de escritório e copa que serão adquiridos pelo Depto. Financeiro; 12. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 7DIRETORIA EXECUTIVA » Técnico de Recursos Humanos OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

Matriz de Responsabilidades por Cargo

3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Realizar a Gestão na Administração de salários; 5. Proceder com a Seleção e Recrutamento de pessoal; 6. Efetuar a Contratação/Registro; 7. Elaboração de Planos de Capacitação de Funcionários, Avaliações de Desempenho e Mapeamento de Competências sempre que necessário; 8. Promoção de ações de melhoria do Clima Organizacional; 9. Atendimento à demanda da diretoria quanto à ampliação do quadro funcional, treinamentos, datas especiais para a empresa, retorno de avaliações do quadro funcional; 10. Realizar o Processo de Integração do novo empregado; 11. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 8DIRETORIA EXECUTIVA » Recepcionista OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

56 Manual da Organização - DM Contadores

6. Atender ao telefone e repassar aos setores desejados; 7. Prestar informações com segurança ao público externo que se dirige à empresa ou entra em contato por telefone; 8. Enviar e-mails e agendar reuniões, quando solicitado; 9. Prestar apoio administrativo aos setores da empresa; 10. Preparar e, quando necessário, servir café, chá, água e lanches aos clientes e diretor; 11. Receber e distribuir correspondências e demais materiais endereçados à empresa; 12. Oferecer e servir água e/ou café ao público externo durante sua visita nas dependências da empresa; 13. Manter a organização do ambiente da recepção; 14. Executar outras tarefas que se incluam, por similaridade, no mesmo campo de atuação; 15. Informar à diretoria as demandas para agendamento de reuniões e monitorar os compromissos diários do Diretor; 16. Recepcionar os protocolos externos de entrega de documentos, dar baixa junto ao sistema e arquivar; 17. Despachar com o Diretor todos os e-mails recebidos e dar encaminhamento conforme orientação; 18. Informar ao Diretor os contatos telefônicos recebidos e dar encaminhamento conforme orientação; 19. Encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 20. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação.

Matriz de Responsabilidades por Cargo

9DIRETORIA EXECUTIVA » Motorista OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Zelar sempre pela segurança ao dirigir veículos e motocicletas transportando pessoas, materiais e outros, conforme solicitação; 5. Verificar o funcionamento de equipamentos de sinalização sonora e luminosa; 6. Apresentar protocolo de recebimento assinado pelo receptor dos documentos entregues; 7. Responsabilizar-se pela entrega da documentação no prazo solicitado pelos departamentos atentando-se aos pedidos de urgência; 8. Efetuar a prestação de contas das despesas efetuadas com o veículo; 9. Prestar ajuda no carregamento e descarregamento de materiais, encaminhando-os ao local destinado; 10. Informar-se sobre o itinerário que será seguido quando se ausentar da empresa para entrega de documentos; 11. Controlar o consumo de combustível e lubrificantes, efetuando reabastecimento e lubrificação de veículos, máquinas e equipamentos, bem como prazos ou quilometragem para revisões; 12. Zelar pela conservação e segurança do veículo, providenciando limpeza, ajustes e pequenos reparos, bem como solicitar manutenção quando necessário; 13. Manter-se atualizado com as normas e legislação de trânsito; 14. Participar de programa de treinamento, quando convocado;

58 Manual da Organização - DM Contadores

15. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 10DIRETORIA EXECUTIVA » Auxiliar de Serviços Gerais OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

Matriz de Responsabilidades por Cargo

13. Detectar problemas, fazer o diagnóstico e informar o setor administrativo sobre melhorias necessárias à infraestrutura da empresa, tais como; lâmpadas queimadas, torneiras com vazamento, tomadas inoperantes, presença de goteiras, piso solto, entre outros; 14. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 11GERENCIAMENTO DE DADOS E PROTOCOLO » Técnico de Gerenciamento de Dados e Protocolo OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

60 Manual da Organização - DM Contadores

10. Receber a movimentação do Depto. Fiscal, confeccionando o check-list, e realizar o processo de triagem enviando a documentação para o Arquivo; 11. Emitir e arquivar check-list de entradas e saídas das empresas; 12. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 12GERENCIAMENTO DE DADOS E PROTOCOLO » Auxiliar de Gerenciamento de Dados e Protocolo OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Recepcionar os documentos encaminhados ao arquivo realizando a colagem dos documentos e montando a pasta de movimentos mensais de cada empresa; 6. Realizar a triagem dos documentos conforme arquivo corrente (documentos em curso), arquivo intermediário (documentos aguardando prazo prescricional) e arquivo permanente (registro de transações contábeis, constituição e alteração da empresa e registros funcionais); 7. Fazer o registro dos documentos recebidos e das saídas de documentos do arquivo para os setores; 8. Elaborar relatórios de fluxo dos documentos arquivados e prescritos no semestre;

Matriz de Responsabilidades por Cargo

9. Garantir a conservação dos documentos arquivados atentando-se para necessidade de adequações nos processos de arquivamento ou no ambiente do setor; 10. Fazer orçamento para compra de materiais de expediente, aprovar o orçamento junto ao Depto. Administrativo, solicitar os materiais à empresa atentando-se para a conferência e recebimento dos produtos, bem como da nota fiscal; 11. Manter o controle do estoque e garantindo redução de custos e desperdício de materiais por meio de anotações de entradas e saídas mensais; 12. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 13DEPARTAMENTO DE PROCESSOS » Assistente de Departamento de Processos OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

62 Manual da Organização - DM Contadores

7. Elaborar, emitir, acompanhar e dar andamento as CNDs (Certidões Negativas de Débito), AIDFS (Autorização para Impressão de documentos fiscais), parcelamentos e renovações de licenças; 8. Informar às áreas técnicas os encaminhamentos dos processos finalizados no Departamento de Processos e encaminhar para os Departamentos Fiscal e de Auditoria Interna, conforme detalhado abaixo: a) Departamento de Auditoria da DM Contadores: -- Documentação das empresas entrantes; -- Alterações de Contrato Social da carteira de clientes, antes de sua finalização, para conferência e análise, e -- Todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento. b) Departamento Fiscal da DM Contadores: -- O parcelamento de impostos de Pessoa Jurídica. 9. Elaborar as procurações eletrônicas de Pessoa Física e pessoa jurídica quando não existir certificado digital; 10. Encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna, todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente, do nível do questionamento; 11. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 14DEPARTAMENTO DE PROCESSOS » Auxiliar de Departamento de Processos OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa;

Matriz de Responsabilidades por Cargo

2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Realização dos serviços externos junto aos órgãos competentes referente à constituição, alteração e baixas de Pessoas Jurídicas e processos de Pessoa Física; 6. Encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 7. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 15DEPARTAMENTO DE PESSOAL » Supervisor de Departamento Contábil OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

64 Manual da Organização - DM Contadores

5. Realizar os procedimentos formais de admissão e demissão dos colaboradores dos clientes; 6. Garantir a atualização dos livros trabalhistas e anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS; 7. Executar os procedimentos referentes às férias de funcionários, tais como: calcular valores, realizar registros, emitir relatórios de escala e vencimentos e comunicar ao cliente; 8. Processar a folha de pagamento contendo salários e adiantamentos, vale-transporte, 13º salário, rescisão de contrato de trabalho e benefícios; 9. Controlar o cadastro dos colaboradores a fim de garantir o pagamento de benefícios exigidos pela legislação; 10. Comunicar ao Ministério do Trabalho, através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED, as admissões e demissões mensais; 11. Informar à Caixa Econômica Federal – CEF valores de remuneração dos colaboradores dos clientes para gestão do PIS/PASEP; 12. Informar à Receita Federal os rendimentos anuais dos sócios e colaboradores dos clientes, por meio da Declaração do Imposto Retido na Fonte - DIRF; 13. Informar ao Departamento de Auditoria oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de registros de funcionários realizada pelo funcionário; 14. Acompanhar convenções coletivas por atividade do cliente e emitir as contribuições sindicais, assistenciais e confederativas; 15. Enviar em até dois dias úteis, por email, ao cliente o checklist dos documentos pendentes; 16. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação.

Matriz de Responsabilidades por Cargo

16DEPARTAMENTO DE PESSOAL » Técnico de Departamento Pessoal OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Realizar os procedimentos formais de admissão e demissão dos colaboradores dos clientes; 6. Garantir a atualização dos livros trabalhistas e anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS; 7. Executar os procedimentos referentes às férias de funcionários, tais como: calcular valores, realizar registros, emitir relatórios de escala e vencimentos e comunicar ao cliente; 8. Processar a folha de pagamento contendo salários e adiantamentos, vale-transporte, 13º salário, rescisão de contrato de trabalho e benefícios; 9. Controlar o cadastro dos colaboradores a fim de garantir o pagamento de benefícios exigidos pela legislação; 10. Comunicar ao Ministério do Trabalho, através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED, as admissões e demissões mensais; 11. Informar à Caixa Econômica Federal – CEF valores de remuneração dos colaboradores dos clientes para gestão do PIS/PASEP; 12. Informar à Receita Federal os rendimentos anuais dos sócios e colaboradores dos clientes, por meio da Declaração do Imposto Retido na Fonte - DIRF;

66 Manual da Organização - DM Contadores

13. Informar ao Departamento de Auditoria oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de registros de funcionários realizada pelo funcionário; 14. Enviar em até dois dias úteis, por e-mail, ao cliente o checklist dos documentos pendentes; 15. Acompanhar convenções coletivas por atividade do cliente e emitir as contribuições sindicais, assistenciais e confederativas; 16. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 17DEPARTAMENTO DE PESSOAL » Auxiliar de Departamento Pessoal OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

Matriz de Responsabilidades por Cargo

8. Garantir a atualização dos livros trabalhistas e anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS; 9. Informar ao Departamento de Auditoria oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de registros de funcionários realizada pelo funcionário; 10. Enviar em até dois dias úteis, por e-mail, ao cliente o checklist dos documentos pendentes; 11. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 18DEPARTAMENTO FISCAL » Supervisor de Departamento Fiscal OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

68 Manual da Organização - DM Contadores

7. Atender à necessidade de informações tributárias do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários (para execução de atividades diversas); 8. Encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 9. Informar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores as oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário; 10. Emitir e encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna os relatórios de controle das declarações federais, estaduais e municipais; 11. Realizar levantamento, a cada mês de fevereiro, das empresas que ultrapassarem R$3.600.000,00 de faturamento; 12. Enviar em até dois dias úteis, por email, ao cliente o checklist dos documentos pendentes; 13. Analisar o cumprimento das obrigações fiscais e maior exatidão no resultado econômico e gerar mapa de controle das atividades chaves do Departamento Fiscal para gestão pela Diretoria da DM Contadores; 14. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 19DEPARTAMENTO FISCAL » Assistente de Departamento Fiscal OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

Matriz de Responsabilidades por Cargo

3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Executar as rotinas operacionais de escrituração fiscal de análise dos documentos fiscais; 5. Realizar escrituração das notas fiscais; 6. Importação das notas fiscais eletrônicas de compra/venda e prestação de serviços dos clientes nos formatos XML e CAT52; 7. Emitir livros fiscais (serviços/vendas) para conferência; 8. Apurar tributos/impostos para emissão de guias e envio ao cliente; 9. Confeccionar e transmitir as declarações estaduais; 10. Atender as demandas dos clientes relacionadas às notificações geradas pelo sistema Nota Legal do Distrito Federal; 11. Atender à necessidade de informações tributárias do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários (para execução de atividades diversas); 12. Encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 13. Informar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores as oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário; 14. Realizar levantamento, a cada mês de fevereiro, das empresas que ultrapassarem R$3.600.000,00 de faturamento; 15. Enviar em até dois dias úteis, por email, ao cliente o checklist dos documentos pendentes; 16. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação.

70 Manual da Organização - DM Contadores

20DEPARTAMENTO FISCAL » Auxiliar de Departamento Fiscal OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Executar as rotinas operacionais de escrituração fiscal de análise dos documentos fiscais; 5. Realizar escrituração das notas fiscais; 6. Importação das notas fiscais eletrônicas de compra/venda e prestação de serviços dos clientes nos formatos XML e CAT52; 7. Emitir livros fiscais (serviços/vendas) para conferência; 8. Apurar tributos/impostos para emissão de guias e envio ao cliente; 9. Confeccionar e transmitir as declarações estaduais; 10. Atender as demandas dos clientes relacionadas às notificações geradas pelo sistema Nota Legal do Distrito Federal; 11. Atender à necessidade de informações tributárias do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários (para execução de atividades diversas); 12. Encaminhar ao Departamento de Auditoria Interna todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 13. Informar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores as oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário; 14. Realizar levantamento, a cada mês de fevereiro, das empresas que ultrapassarem R$3.600.000,00 de faturamento;

Matriz de Responsabilidades por Cargo

15. Enviar em até dois dias úteis, por e-mail, ao cliente o checklist dos documentos pendentes; 16. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 21DEPARTAMENTO CONTÁBIL » Supervisor de Departamento Contábil OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Realizar o controle e envio nos livros contábeis para encaminhamento e registro junto aos órgãos competentes; 6. Elaborar plano de contas adequado à atividade dos clientes da DM Contadores; 7. Analisar e validar o Balanço Patrimonial, Demonstrações dos Resultados do Exercício, Demonstração do Fluxo de Caixa, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração do Valor Abrangente com fidelidade, clareza, uniformidade conforme prevê a Legislação Contábil, o Código Civil e Comercial; 8. Analisar e Validar os Balancetes realizados pelos colaboradores do Depto. Contábil, no prazo máximo de 30 dias, após recebimento da documentação contemplando o histórico, a evolução econômico-financeira e os resultados da empresa;

72 Manual da Organização - DM Contadores

9. Informar à Auditoria oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário; 10. Atender à necessidade de informações contábeis do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários (para execução de atividades diversas) por meio de relatórios contábeis e gerenciais; 11. Atender à necessidade de informações contábeis do cliente, para a tomada de decisão, e dos demais usuários do sistema para execução de atividades diversas, por meio de relatórios contábeis e gerenciais; 12. Encaminhar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 13. Realizar a inspeção dos lançamentos contábeis e gerar mapa de controle das atividades chaves do Departamento Contábil para gestão pela Diretoria da DM Contadores; 14. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 22DEPARTAMENTO CONTÁBIL » Técnico Contábil OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

Matriz de Responsabilidades por Cargo

4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Analisar, classificar e conciliar os documentos de: aquisições e saídas, conciliações bancárias, recebimentos e pagamentos em ordem cronológica resultando em relatórios fiscais e gerenciais; 6. Enviar em até dois dias úteis, por e-mail, ao cliente o checklist dos documentos pendentes de recebimento; 7. Elaborar Balanço Patrimonial, Demonstrações dos Resultados do Exercício, Demonstração do Fluxo de Caixa, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração do Valor Abrangente com fidelidade, clareza, uniformidade conforme prevê a Legislação Contábil, o Código Civil e Comercial; 8. Confeccionar os Balancetes, no prazo máximo de 30 dias, após recebimento da documentação contemplando o histórico, a evolução econômico-financeira e os resultados da empresa; 9. Informar ao Supervisor de Departamento Contábil oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário; 10. Manter a contabilidade das empresas sob sua responsabilidade atualizada conforme cláusula contratual; 11. Coordenar, monitorar e orientar os Auxiliares Contábeis sob sua responsabilidade; 12. Registrar as informações pertinentes nos Livros Contábeis conforme previsto na legislação; 13. Encaminhar ao Departamento de Auditoria da Dm Contadores todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento;

74 Manual da Organização - DM Contadores

14. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 23DEPARTAMENTO CONTÁBIL » Assistente de Departamento Contábil OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Apoiar na elaboração e monitoramento dos planos de trabalho e demais instrumentos de planejamento conjuntamente com o supervisor imediato, com objetivo de garantir a excelência na execução dos planos de trabalho; 5. Analisar, classificar e conciliar os documentos de: aquisições e saídas, conciliações bancárias, recebimentos e pagamentos em ordem cronológica resultando em relatórios fiscais e gerenciais; 6. Enviar em até dois dias úteis, por e-mail, ao cliente o checklist dos documentos pendentes de recebimento; 7. Elaborar Balanço Patrimonial, Demonstrações dos Resultados do Exercício, Demonstração do Fluxo de Caixa, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração do Valor Abrangente com fidelidade, clareza, uniformidade conforme prevê a Legislação Contábil, o Código Civil e Comercial; 8. Confeccionar os Balancetes, no prazo máximo de 30 dias, após recebimento da documentação contemplando o histórico, a evolução econômico-financeira e os resultados da empresa;

Matriz de Responsabilidades por Cargo

9. Informar à Auditoria oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário; 10. Atender à necessidade de informações contábeis do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários (para execução de atividades diversas) por meio de relatórios contábeis e gerenciais; 11. Registrar as informações pertinentes nos Livros Contábeis conforme previsto na legislação; 12. Encaminhar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente, do nível do questionamento; 13. Realizar a inspeção dos lançamentos contábeis e gerar mapa de controle das atividades chaves do Departamento Contábil para gestão pela Diretoria da DM Contadores; 14. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 24DEPARTAMENTO CONTÁBIL » Auxiliar de Departamento Contábil OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

76 Manual da Organização - DM Contadores

5. Analisar, classificar e conciliar os documentos de: aquisições e saídas, conciliações bancárias, recebimentos e pagamentos em ordem cronológica resultando em relatórios fiscais e gerenciais; 6. Enviar em até dois dias úteis, por e-mail, ao cliente o checklist dos documentos pendentes de recebimento; 7. Elaborar Balanço Patrimonial, Demonstrações dos Resultados do Exercício, Demonstração do Fluxo de Caixa, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração do Valor Abrangente com fidelidade, clareza, uniformidade conforme prevê a Legislação Contábil, o Código Civil e Comercial; 8. Confeccionar os Balancetes, no prazo máximo de 30 dias, após recebimento da documentação contemplando o histórico, a evolução econômico-financeira e os resultados da empresa; 9. Informar à Auditoria oscilações ocorridas na empresa que geram uma maior demanda de lançamentos realizada pelo funcionário; 10. Atender à necessidade de informações contábeis do cliente (para a tomada de decisão) e dos demais usuários (para execução de atividades diversas) por meio de relatórios contábeis e gerenciais; 11. Registrar as informações pertinentes nos Livros Contábeis conforme previsto na legislação; 12. Encaminhar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores todas as demandas dos clientes referentes à consulta e/ou esclarecimentos sobre legislação, independentemente do nível do questionamento; 13. Realizar a inspeção dos lançamentos contábeis e gerar mapa de controle das atividades chaves do Departamento Contábil para gestão pela Diretoria da DM Contadores; 14. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação.

Matriz de Responsabilidades por Cargo

25AUDITORIA » Auditora OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

1. Atuar com ética e transparência em conformidade com as normas e políticas da empresa; 2. Manter sigilo dos dados e das informações tratadas durante a execução das atividades relacionadas ao cargo; 3. Participar nos Grupos de Trabalho, a fim de promover a integração entre as unidades técnicas e o fortalecimento e difusão de conhecimentos; 4. Realizar estudo da legislação referente à Pessoa Física; 5. Elaboração das Declarações de IRPF (Ajuste Anual, Espólio Final e Saída Definitiva do país), envio e acompanhamento do processamento junto à Receita Federal; 6. Elaboração e envio das declarações de Imposto Territorial Rural – ITR observando a legislação pertinente, em especial, o Valor da Terra Nua – VTN e Reserva Legal; 7. Elaboração e envio da PER/DCOMP de Pessoa Física; 8. Envio mensal de guias (DARF) referentes às cotas de impostos apurados de pessoa física; 9. Acompanhamento da situação fiscal (conta corrente) de pessoa física; 10. Realizar estudo da legislação, por tipo de atividade econômica, pertinente à carteira de clientes da DM Contadores e informar, por meio de relatório, às áreas técnicas da DM Contadores; 11. Acompanhamento dos processos de “malha fiscal”, antecipações de intimação e auto oriundos da Receita Federal de pessoa física; 12. Elaboração e acompanhamento de carta resposta de intimações de pessoa física; 13. Elaboração e acompanhamento de defesas de pessoa física oriundas dos órgãos públicos; 14. Apuração de ganho de capital de pessoa física; 15. Apuração do Livro Caixa e Carnê Leão de pessoa física;

78 Manual da Organização - DM Contadores

16. Elaboração e envio das declarações de Capitais Brasileiros no Exterior – CBE/BACEN; 17. Recálculo e envio de guia de impostos de pessoa física; 18. Análise e acompanhamento dos parcelamentos de Pessoa Física e envio aos clientes; 19. Guarda e acompanhamento dos certificados digitais dos clientes pessoa física; 20. Realizar o glossário de notificações dos clientes; 21. Acompanhamento e controle das procurações eletrônicas de pessoa física; 22. Informar ao Departamento de Pessoal as empresas que estão enquadradas como microempresa e empresa de pequeno porte – EPP; 23. Verificar no final do ano fiscal as empresas que ultrapassaram o faturamento correspondente ao enquadramento de empresa de grande porte e informar a atualização aos departamentos técnicos da DM Contadores; 24. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação. 26AUDITORIA » Auxiliar de Departamento Auditoria OBJETIVO GENÉRICO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL

Matriz de Responsabilidades por Cargo

4. Realizar estudo da legislação, por tipo de atividade econômica, pertinente à carteira de clientes da DM Contadores e informar, por meio de relatório, às áreas técnicas da DM Contadores; 5. Acompanhar as alterações de legislação federal, estadual, previdenciária e trabalhista e informar, por meio de relatório, às áreas técnicas da DM Contadores; 6. Apuração do Livro Caixa e Carnê Leão de pessoa física; 7. Guarda e acompanhamento dos certificados digitais dos clientes da DM Contadores; 8. Acompanhamento e controle das procurações eletrônicas de pessoa física e Jurídica; 9. Análise e acompanhamento dos parcelamentos de Pessoa Física e envio aos clientes; 10. Realizar o glossário de notificações dos clientes; 11. Acompanhamento da situação fiscal (conta corrente) de pessoa física; 12. Garantir a permanente atualização dos seus conhecimentos técnicos relacionados ao cargo e apresentar, anualmente, os certificados/diplomas de conclusão de cursos/palestras/seminários que comprovem sua participação.

80 Manual da Organização - DM Contadores

POLÍTICAS E NORMAS DE REFERÊNCIA PARA O ORDENAMENTO DO TRABALHO

sta seção reúne um conjunto de políticas e normas dispostas de forma sistematizada, criteriosa e de permanente consulta pelos colaboradores e profissionais que mantêm relação de trabalho com a DM Contadores Associados. As Normas de Conduta devem ser observadas e seguidas por todos, pois refletem os valores e princípios básicos requeridos no perfil de todos colaboradores e profissionais que trabalham na empresa. As Diretivas são orientações da Diretoria e Administração para gestão dos processos administrativos, recursos humanos, financeiros e tecnológicos da Organização.

1. NORMAS DE CONDUTA As Normas de Conduta Profissional destacam os padrões de integridade e responsabilidade na conduta de todos os profissionais que trabalham para a DM Contadores Associados, incluindo suas unidades descentralizadas, e devem ser seguidas para proteger a imagem da empresa e manter a confiança que os nossos clientes depositaram em nós. As Normas de Conduta Profissional são a base dos valores sobre o qual trabalhamos, de forma íntegra e responsável, contando com a total autorização e apoio da Diretoria. É importante que cada funcionário aceite e se comprometa com o espírito e teor destas normas. Embora as Normas de Conduta Profissional abranjam uma ampla série de questões éticas e empresariais que você possa se deparar no dia a dia de trabalho, um simples documento ou guia não poderá apresentar todas as respostas. Por este motivo, você poderá obter ajuda adicional em documentações e procedimentos específicos da empresa e de suas unidades de negócio.

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

Para garantir que você está agindo com responsabilidade e para o melhor da empresa, certifique-se de que cada uma das situações seja cuidadosamente examinada, considerando o seguinte: • Estou agindo de forma íntegra e responsável? • Minha decisão seria vista de forma positiva por meus colegas de trabalho e pelo cliente? • Minha decisão garante conformidade com as Normas de Conduta Profissional, políticas internas e leis aplicáveis a DM Contadores Associados? Se você não puder responder a todas essas perguntas afirmativamente, antes de continuar, converse com o seu superior imediato ou consulte a Diretoria da DM Contadores Associados para esclarecer suas eventuais dúvidas. VALORES ORGANIZACIONAIS Tratar os demais com dignidade e respeito é a base de uma boa Conduta Profissional, e ajudará a manter um local de trabalho produtivo e seguro. Na DM Contadores Associados, agir com integridade significa respeitar e valorizar a contribuição exclusiva de cada um dos funcionários, visando criar mais valor e colaborar para o êxito da empresa. Os valores da DM Contadores Associados são: • Comprometimento com os resultados • Competência profissional • Valorização do Capital Humano • Foco no cliente • Ética profissional DOCUMENTOS E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES EMPRESARIAIS Diariamente, cada um dos funcionários tomam decisões baseadas em Informações registradas ou mantidas por outros funcionários em todos os níveis da empresa. É imprescindível que os funcionários responsáveis por criar ou manter documen-

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tações, registros ou outras informações, garantam a integridade e precisão de toda essa informação, sem jamais produzir um documento falso ou equívoco, e deverão ser feitos de forma completa, honesta, precisa, atualizada e compreensível. Em cada um dos documentos ou divulgações você deve registrar os fatos de forma acurada, tendo o cuidado de evitar comentários falsos ou depreciativos, ou descrições de pessoas, da empresa ou outras companhias, evitando ainda o uso de exageros, suposições ou conclusões legais. Isto se aplica a todos os tipos de documentos e divulgações, entre outros, os e-mails e notas ou memorandos “informais”. Desta forma, os funcionários devem encaminhar ao Departamento de Auditoria da DM Contadores Associados todos os questionamentos dos clientes, independentemente do nível do questionamento. AUTORIDADE PARA AGIR EM NOME DA DM CONTADORES Nossos clientes e fornecedores confiam no fato que as pessoas com as quais estiverem negociando estão devidamente autorizadas a agir em nome da empresa. Você deverá manter-se dentro dos limites estabelecidos para exercer sua autonomia em agir em nome da DM Contadores Associados não tomando atitudes que ultrapassem ou distorçam esses limites, exceto se for autorizado para fazê-lo. CONFLITOS DE INTERESSES Para a tomada de decisões de forma íntegra e honesta, os funcionários deverão evitar todas as atividades ou interesses pessoais que possam criar ou pretendam gerar um conflito de interesses. Um “conflito de interesses ”surge sempre que exista a possibilidade de que suas atividades pessoais, sociais, financeiras ou políticas internas venham a criar dificuldades para que você execute seu trabalho para a DM Contadores Associados de forma eficaz e objetiva. Você sempre deverá evitar conflitos reais. Desta forma, você poderá agir com base em seus critérios profissionais, não segun-

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

do seus próprios interesses ou proveitos. Tendo isso em mente, os funcionários: • não deverão obter proveito próprio de oportunidades descobertas através do uso de propriedades ou informações da empresa ou de sua posição dentro da companhia; • não deverão usar propriedades, informações ou sua posição na empresa para proveito próprio; • não deverão competir com a DM Contadores Associados. Da mesma maneira como em outros casos, a melhor forma de evitar conflito de interesses é fazer perguntas sobre toda e qualquer situação que possa vir a ser potencialmente mal-interpretada por terceiros, incluindo outros funcionários, clientes, fornecedores e o público em geral, corrigindo essas situações. Embora os conflitos de interesse possam vir a surgir em qualquer tipo de situação, descrevemos a seguir alguns tipos de exemplos de conflitos de interesse em potencial: • Emprego externo – participação ou trabalho em uma empresa em atividades similares às suas responsabilidades na DM Contadores Associados, que possam vir a entrar em conflito com a execução de suas responsabilidades profissionais com a DM Contadores Associados, ou com a qual a DM Contadores tenha relação profissional, tenha intenção de vir a ter contato comercial ou que seja seu concorrente. • Família e outros relacionamentos pessoais – negociações ou concorrência com empresas da qual um membro de sua família ou outra pessoa afim for proprietário ou com a qual tiver relações empregatícias. • Brindes – a aceitação de brindes ou convites para atividades recreativas ou sociais de pessoas que têm relações comerciais com a DM Contadores ou que tenham a intenção de sê-lo. • Pagamento por prestações de serviço – aceitar propinas, bens ou compensações profissionais relacionadas com esse tipo de trabalho. Não é permitido ao funcionário o uso de propriedades, equi-

86 Manual da Organização - DM Contadores

pamentos, oportunidades de negócios ou sistemas de informação para uso e benefício próprio ou de terceiros. INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS A DM Contadores compartilha com seus funcionários informações valiosas, compartilhando também a responsabilidade de manter sua confidencialidade. Você não está autorizado a divulgar, permitir ou participar da divulgação de informações confidenciais da DM Contadores para outras pessoas que não pertençam à empresa, exceto: 1. no caso de existir um acordo específico de divulgação de dados confidenciais entre a pessoa ou entidade em questão ou 2. se tal divulgação tiver sido corretamente autorizada pela Diretoria. São consideradas informações confidenciais todas aquelas que não foram divulgadas publicamente, incluindo, entre outras, as de dados financeiros, propriedade intelectual, informações contínuas em websites internos, memorandos, etc. COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA Cumprir a diretiva referente ao Plano de Comunicação que contém as normas de comunicação interna e externas da DM Contadores Associados, quanto ao uso de telefone, internet e atendimento ao cliente. Tratar com respeito, dignidade e cooperação colegas de trabalho, prestadores de serviços, fornecedores e clientes, visando sempre o melhor para a DM Contadores Associados e para si. IMAGEM PESSOAL A DM Contadores Associados é uma empresa que presta serviços a diversos clientes que, por diversas razões, visitam constantemente as dependências da empresa. Desta forma, é imprescindível que os funcionários tenham um cuidado especial com sua imagem profissional utilizando trajes adequados que exigem nosso ambiente de trabalho.

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

USO DO TELEFONE O telefone fixo é um dos principais instrumentos de comunicação interna e externa que a DM Contadores Associados possui. Sendo assim, é imprescindível adotarmos uma conduta que prime pelo bom uso deste instrumento. Para tanto, salienta-se que devem ser seguidas as normas estabelecidas pelo Plano de Comunicação quanto ao uso do telefone. Já com relação ao uso do telefone móvel pessoal, salientase que para ligações pessoais o uso está autorizado nos horários de lanche e no horário de almoço. Informe seus familiares que nesse período você retornará as ligações e que estes são momentos em que eles podem entrar em contato com você. AUSÊNCIAS CONSTANTES DURANTE O EXPEDIENTE Para o bom cumprimento desta norma de conduta solicitase que seja seguido o descrito na diretiva referente aos horários de trabalho quanto à entrada e saída da empresa. Além disso, os profissionais da DM Contadores Associados devem considerar que não é uma conduta adequada ausentar-se do expediente para fumar, atender ligações telefônicas pessoais ou acompanhar colegas na compra de lanche ou almoço.

1.1 Diretivas DIRETIVA Nº 01/2013

HORÁRIO DE TRABALHO DE: Marcelo Polla, Diretor PARA: Todo o pessoal ASSUNTO: Gestão do Horário de trabalho

17 de junho de 2013

88 Manual da Organização - DM Contadores

um rendimento operativo durante o horário de trabalho oficial, o que requer uma adequada coordenação entre as atividades das distintas unidades técnicas e administrativas, e IV. A necessidade de regulamentar a política interna de Gestão do Horário de Trabalho da DM Contadores Associados. O DIRETOR DA DM CONTADORES ASSOCIADOS COMUNICA QUE: 1. A partir de 18 de junho de 2013 a gestão de horário de trabalho para todas as categorias de profissionais da DM Contadores Associados deve ser acompanhada diretamente pela diretoria. 2. O registro no sistema de ponto deve ocorrer, obrigatoriamente, nos horários de entrada e saída acordados no contrato de trabalho, bem como no intervalo do almoço. 3. As justificativas de atrasos, faltas, e ausências justificadas ou não, devem ser formalizadas em formulário próprio e a ser impresso pelo Departamento Pessoal na data de ocorrência. 4. As aprovações das justificativas serão analisadas no período de fechamento da folha de pagamento. 5. As ocorrências negativas, ou seja, não justificadas, são de responsabilidade do contratado e serão processadas de acordo com as normas e regulamentos previsto em lei. 6. Todas as regras estabelecidas nesta Diretiva e informações relacionadas à Horário de Trabalho, Ausências aplicáveis a todas as categorias encontram-se detalhadas no Anexo 1. ANEXO 1 O presente anexo tem como objetivo o detalhamento da política interna de ponto e as normas aplicáveis por categoria relacionadas ao cumprimento do Horário, atrasos, faltas, e Ausências Justificadas.

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

REGRA GERAL – HORÁRIO Os funcionários e prestadores de serviço podem optar por apenas um horário fixo de trabalho dentre as alternativas abaixo: ENTRADA

INTERVALO PARA ALMOÇO

SAÍDA

07h00

12h00 às 13h00

17h00

07h30

12h00 às 13h00

17h30

08h00

12h00 às 13h00

18h00

08h30

12h00 às 13h00

18h30

g) O horário núcleo, no qual todo o pessoal deverá estar presente na DM Contadores Associados é das 08h30min às 12h00 e das 13:00 às 17:00, visando manter a máxima capacidade operacional. Entende-se por horário núcleo o período indispensável para permanência de todos os funcionários nas dependênicas da DM Contadores Associados, excetuando-se aos colaboradores que têm em suas responsabilidades serviços externos, bem como as sextas-feiras onde o turno de trabalho da tarde se inicia às 14:00 horas. h) O intervalo para almoço corresponde a 1 hora e deve, obrigatoriamente, estar no intervalo de 12h00 às 13h00. Exceto às sextas-feiras, período em que o almoço será, obrigatoriamente, das 12:00 às 14:00 horas. i) Considerando as dificuldades apresentadas pelo trânsito da cidade, o sistema será programado para aceitar uma flexibilidade/tolerância na marcação do ponto de 15 minutos após o horário de entrada. j) Fica estabelecido o máximo de 4 atrasos no mês passíveis de compensação. Ultrapassando-se esse quantitativo os atrasos poderão ser objeto de advertência por escrito conforme previsto na legislação em vigor até um limite mensal de 2 advertências. k) Não é permitido a compensação de atrasos sem autorização prévia da Diretoria. Caso ocorram atrasos abonados pela diretoria, será acordado entre as partes a melhor forma de compensação.

90 Manual da Organização - DM Contadores

APLICÁVEL AOS PROFISSIONAIS REGIME CLT Ausências não Justificadas – De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho - CLT as ausências não justificadas serão objeto de compensação no mês da ocorrência ou descontadas no salário e débitadas na folha de pagamento do mês subseqüente. As faltas só serão justificadas quando: • Houver falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa declarada em sua Carteira Profissional que viva sob sua dependência econômica – 02 (dois) dias consecutivos. • Da Licença Paternidade – 05 (cinco) dias consecutivos. • O colaborador realizar doação voluntária de sangue devidamente comprovada – Por 01 (um) dia a cada 12 meses de trabalho. • Houver necessidade de atendimento ao alistamento eleitoral, nos termos da respectiva lei por 02 (dois) dias consecutivos ou não. • O profissional estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior. • Houver problemas de saúde com a devida apresentação do atestado médico original, ou de comparecimento em caso de consultas médicas, devidamente assinado e carimbado com o no do registro da categoria do profissional de saúde e o CID correspondente. • No caso de ausências não enquadradas nas justificativas acima, a Diretoria fará análise individual de cada caso. TERMO DE CIÊNCIA Após realizar a leitura desta Diretiva afirmo estar ciente e comprometo-me a executar a política interna de horários da DM Contadores Associados. Brasília, 17 de junho de 2013. ASSINATURA DO FUNCIONÁRIO

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

DIRETIVA Nº 02/2013

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 20 de maio de 2013 DE: Marcelo Polla, Diretor PARA: Todo o pessoal ASSUNTO: Estrutura e Identidade Organizacional CONSIDERANDO: I. A implementação do processo de gestão organizacional da DM Contadores Associados e das estratégias do Planejamento Estratégico aprovado para 2013; II. A necessidade de fortalecer o alinhamento dos setores da empresa; III. A necessidade de regulamentar a estrutura e a identidade da DM Contadores Associados de horário de trabalho. O DIRETOR DA DM CONTADORES ASSOCIADOS COMUNICA QUE: A partir de 01 de julho de 2013 a estrutura organizacional da DM Contadores Associados será composta pela Diretoria que tem o apoio direto de uma Secretaria Executiva estruturada para atender as demandas do Diretor e uma Diretoria Executiva estruturada para atender as demandas internas relacionadas aos Departamentos Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos. Apresentará ainda Unidades Técnicas que congregam as áreas de negócio da empresa e estão ligadas diretamente à Diretoria da empresa subdividida nas áreas de Contabilidade Gerencial, Tributário, Auditoria Interna e Auditoria Externa conforme apresenta a figura abaixo:

92 Manual da Organização - DM Contadores

DIRETORIA SECRETARIA EXECUTIVA SECRETARIA DO DIRETOR

DIRETORIA EXECUTIVA RECURSOS HUMANOS

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

ADMINISTRATIVO FINANCEIRO

CONTABILIDADE GERENCIAL GERENCIAMENTO DE DADOS E PROTOCOLOS PROCESSOS

CONTABILIDADE FISCAL CONTABILIDADE FISCAL TRIBUTÁRIO

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA EXTERNA

PESSOA FÍSICA

AUDITORIA ESPECIALIZADA

PESSOA JURÍDICA

PERÍCIA

DEPARTAMENTO DE PESSOAL FISCAL CONTÁBIL

A partir de 01 de julho de 2013 fica vigente a Identidade Organizacional da DM Contadores Associados. A Identidade organizacional é um instrumento importante na distinção da empresa no mercado influenciando o relacionamento das pessoas com a organização, as decisões que seus membros tomam e as estratégias que projetam. Apresenta-se abaixo a Missão, Visão e Valores da DM Contadores Associados a serem internalizados nas ações internas e externas dos profissionais da DM Contadores Associados: MISSÃO: Prestar serviços de consultoria e assessoria em contabilidade gerencial, tributária, auditoria e perícia atendendo nossos clientes com excelência e planejamento estratégico direcionado às suas atividades. VISÃO: Consolidar a DM Contadores Associados, por meio de uma visão moderna de controles e métodos nos serviços prestados, que acompanhem as tendências de mercado nas suas áreas de atuação agregando valor ao patrimônio intelectual, econômico e financeiro da empresa.

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

VALORES: • Comprometimento com os resultados • Competência profissional • Valorização do Capital Humano • Foco no cliente • Ética profissional • Responsabilidade socioambiental DIRETIVA Nº 03/2013

COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA DE: Marcelo Polla, Diretor PARA: Todo o pessoal ASSUNTO: Plano de Comunicação

20 de maio de 2013

CONSIDERANDO: I. A implementação do processo de gestão organizacional da DM Contadores Associados e das estratégias do Planejamento Estratégico aprovado para 2013; II. A necessidade de fortalecer o alinhamento dos setores da empresa; III. A necessidade de regulamentar o Plano de Comunicação com o objetivo de: • Melhorar a imagem da DM Contadores Associados juntos aos clientes; • Garantir qualidade nas informações prestadas tanto interna como externamente; • Facilitar a solicitação de documentos, informações ou processos de um setor para outro; • Informar o cliente acerca dos procedimentos que deve tomar com determinada documentação de forma mais clara; • Manter a diretoria ciente dos procedimentos adotados na resolução de problemas.

94 Manual da Organização - DM Contadores

O DIRETOR DA DM CONTADORES ASSOCIADOS COMUNICA QUE: A partir de 01 de julho de 2013 a comunicação interna e externa será regida por um Plano de Comunicação que orientará os colaboradores para a utilização dos instrumentos de comunicação da empresa: a) Quanto ao uso do telefone: Ao comunicar-se por telefone o emissor deve ser claro, objetivo e gentil ao repassar a informação ao receptor. Alguns passos são importantes: • Sempre confirme se o receptor é a pessoa com quem deseja se comunicar; • Apresente-se informando o nome, a empresa a qual representa e o assunto sobre o qual deseja tratar; • Repasse a informação de forma clara e objetiva; • Certifique-se que a mensagem foi entendida pelo receptor; e • Por fim, despeça-se agradecendo a atenção e disponibilizando-se para que o receptor entre em contato sempre que necessário. Ao receber uma ligação telefônica o receptor deve atender emitindo as seguintes informações: • Nome do Departamento, Seu nome e Bom dia ou Boa tarde. Ex.: “Departamento Pessoal, Maria, boa tarde.” • Ouça atentamente o emissor e tente esclarecer a sua dúvida; • Caso não seja possível auxiliar o emissor, repasse a ligação ao setor competente, mas antes informe: o setor e o nome da pessoa para quem você está transferindo a ligação; o ramal desse setor caso a ligação caia e questione se você pode auxiliá-lo em algo mais. Ex.: “Senhor(a), quem poderá lhe auxiliar nesse assunto é a Maria do Departamento Pessoal, estou transferindo a sua ligação para ela, caso a ligação caia, o ramal é 0606. Algo mais em que posso lhe ajudar?” • Por fim, despeça-se agradecendo o contato. Ex.: “Agradeço o seu contado, tenha um bom dia!”

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

b) Quanto ao uso do e-mail: Para que haja melhorias no envio de e-mails devem ser seguidas as seguintes orientações: • Nunca envie um e-mail sem descrever o Assunto; • Se necessário adicione o seu supervisor em Cópia Oculta (Cco). • Sempre cumprimente o receptor antes de descrever o e-mail. Em e-mails destinados a clientes utilize a expressão Prezado Sr (a). Seguido pelo nome do cliente. No caso de e-mails para colegas de trabalho da empresa utilize Bom dia ou Boa tarde seguido pelo nome do profissional. • Ao descrever o assunto, seja breve e ao terminar releia o que está escrito para ver se a mensagem ficou clara ao receptor e se há erros de Português. • Encerre com a expressão Atenciosamente, . -- Atenção: caso o seu e-mail esteja sendo enviado para agendar uma reunião, não esqueça de descrever a sequência: tema da reunião, data, horário e local na mensagem. Para que haja melhorias no retorno de e-mails de clientes deverão ser adotados os seguintes procedimentos: • Sempre confirme o recebimento do e-mail; • Caso o e-mail não possa ser respondido por você, repasse -o imediatamente ao responsável; • Caso o e-mail deva ser respondido por você, responda-o no menor prazo possível e havendo a necessidade de um prazo superior à data que recebeu a demanda, envie uma mensagem de retorno confirmando o recebimento e informando o prazo que será necessário para lhe dar a resposta solicitada; • Ao responder use a sequência: Cumprimento, resposta e agradecimento. Ex.: “Prezado Sr.: José, seu pedido está sendo analisado pela Diretoria e o retorno lhe será dado

96 Manual da Organização - DM Contadores

em um prazo de 24 horas. Agradecemos o contato. Atenciosamente, Maria” c) Quanto à adoção de diretivas: As diretivas estão sendo adotadas como instrumento para informar e normatizar políticas internas a serem cumpridas por todos os funcionários no momento da sua entrega e protocolamento nos setores. Propõem mudanças imprescindíveis ao bom andamento da empresa e são um instrumento de comunicação formal entre a diretoria e os demais segmentos da estrutura organizacional. d) Quanto ao uso dos murais: Os murais são instrumentos de comunicação interna e podem ser utilizados pelos supervisores do setor para informar mudanças em algum procedimento interno estabelecido pela diretoria ou demanda da legislação. Neles também serão fixadas diretivas sobre novas políticas internas. Há um mural na Copa que poderá ser utilizado por todos os colaboradores para a comunicação informal (anúncios, reportagens pertinentes sobre a área de atuação da empresa, mensagens de motivação, entre outros).

Políticas e Normas de Referência para o Ordenamento do Trabalho

MAPA DE COMPETÊNCIAS

Mapa de competências representa uma importante ferramenta institucional e profissional, uma vez que promove o alinhamento dos colaboradores e funcionários às estratégias organizacionais e está composto de 5 Competências Transversais e 5 Competências Técnicas consideradas pela DM Contadores como fundamentais para o desenvolvimento institucional representadas na figura abaixo:

MAPA DE COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS TRANSVERSAIS

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS

COMPROMISSO COM A ORGANIZAÇÃO

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

TRABALHO EM EQUIPE

ANÁLISE DA INFORMAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DE DADOS

RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

CONHECIMENTOS ESPECIALIZADOS E EXPERIÊNCIA TÉCNICA

COMUNICAÇÃO

ADAPTAÇÃO E MELHORIA CONTÍNUA

ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS

INICIATIVA E AUTONOMIA

Ao entendermos quais as competências são requeridas para o alto desempenho das funções do seu cargo, bem como qual nível de desenvolvimento dessas competências alcançamos, até o presente momento, podemos sim encontrar caminhos para potencializá-las e consequentemente crescermos profissionalmente elevando a qualidade dos serviços prestados, melhorando a comunicação interna e externa e fidelizando nossos clientes. A seguir encontram-se DOIS mapas de competências que envolvem as competências básicas requeridas a todos os fun-

Mapa de Competências

cionários da OPAS/OMS, assim como competências técnicas que são consideradas prioritárias para realização do trabalho em diferentes níveis profissionais e que proporcionam a eficiência na execução das funções definidas a cada cargo. As informações aqui contidas buscam direcionar o entendimento do conceito das competências requeridas para a plena execução dos objetivos e metas da empresa na prestação de serviços de consultoria e assessoria em contabilidade gerencial, tributária, auditoria e perícia, bem como orientar as reflexões pessoais na identificação de competências que precisam ser potencializadas. Esta análise permitirá, a todos os funcionários, uma atuação participativa na consolidação do processo da nova gestão empresarial que tem como principal objetivo o alinhamento dos recursos humanos aos objetivos estratégicos definidos no Planejamento Estratégico da DM Contadores Associados. Observe que as competências apresentadas nos mapas são requeridas para todos os profissionais que atuam na DM Contadores. No entanto, para cada grupo de profissionais existem níveis de responsabilidades exigidas aos cargos, ou seja, quanto maior o grau de responsabilidade maior será o nível de exigência para cada competência. Desta forma, verifique em qual nível seu posto se enquadra e leia atentamente os pontos descritos na coluna que detalha os “comportamentos observáveis” para que, então, possa fazer uma autoavaliação e identificar qual competência precisa ser mais bem desenvolvida e/ou potencializada. Mapa de competências A: CINCO COMPETÊNCIAS aplicáveis a todos os funcionários da OPS, independentemente da categoria ou nível de trabalho e unidade de locação onde são realizados.

100 Manual da Organização - DM Contadores

Mapa de competências B: CINCO COMPETÊNCIAS técnicas adicionais dos profissionais que trabalham diretamente às áreas técnicas da empresa.

Mapa de Competências

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COMPROMISSO COM A ORGANIZAÇÃO

MAPA A - COMPETÊNCIAS TRANSVERSAIS

Identificação e atuação compatível com a missão da DM Contadores, seus valores, políticas internas e atuação com ética profissional.

Definição Conceitual

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Assume os valores e regras do serviço, atuando com ética profissional e promovendo uma boa imagem do departamento que representa. »» Tem, habitualmente, uma atitude de disponibilidade para com os diversos colaboradores e clientes, e procura responder às suas solicitações. »» No desempenho das suas atividades, tratam de forma justa e imparcial todos os cidadãos. »» Age respeitando critérios de honestidade e integridade, assumindo a responsabilidade dos seus atos.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Demonstra compromisso pessoal com os valores e princípios éticos através dos seus atos. »» Identificam claramente os colaboradores internos e externos, suas necessidades e presta um serviço adequado, com respeito pelos valores da transparência, integridade e imparcialidade. »» Mostra-se disponível para com os clientes internos e externos e procura responder às suas solicitações. »» No desempenho das suas atividades, trata de forma justa e imparcial todos os cidadãos,respeitando os princípios da neutralidade e da igualdade.

»» Assume os valores e regras do serviço, atuando com ética profissional e promovendo uma boa imagem do departamento que representa. »» Tem, habitualmente, uma atitude de disponibilidade para com os diversos colaboradores e clientes, e procura responder às suas solicitações. »» No desempenho das suas atividades, trata de forma justa e imparcial todos os cidadãos. »» Age respeitando critérios de honestidade e integridade, assumindo a responsabilidade dos seus atos.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

CINCO competências aplicáveis a todos os profissionais da DM Contadores Associados, independentemente da categoria ou nível de trabalho e local onde são realizadas as atividades.

102 Manual da Organização - DM Contadores

TRABALHO EM EQUIPE

MAPA A - COMPETÊNCIAS TRANSVERSAIS

Trabalha em coordenação com os colegas de trabalho, assumindo conjuntamente a responsabilidade pelas falhas da equipe, fomentando a confiança mútua e apoia o poder de decisão dos integrantes da equipe.

Definição Conceitual

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Integra-se em equipes de trabalho variadas, dentro e fora do seu contexto habitual de trabalho. »» Tem um papel proativo e de colaboração nas equipes de trabalho em que participa. »» Partilha informações e conhecimentos com os colegas e disponibiliza-se para apoiá-los quando solicitado. »» Contribui para o desenvolvimento ou manutenção de um bom ambiente de trabalho e fortalecimento do espírito de equipe.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Integra-se em equipes de trabalho variadas, dentro e fora do seu contexto habitual de trabalho. »» Tem habitualmente um papel proativo e de colaboração nas equipes e grupos de trabalho em que participa. »» Partilha informações e conhecimentos com os colegas e disponibiliza-se para apoiá-los quando solicitado. »» Contribui para o desenvolvimento ou manutenção de um bom ambiente de trabalho e fortalecimento do espírito de equipe.

»» Integra-se em equipes de trabalho variadas, dentro e fora do seu contexto habitual de trabalho. »» Tem um papel proativo e de colaboração nas equipes de trabalho em que participa. »» Partilha informações e conhecimentos com os colegas e disponibiliza-se para apoiá-los quando solicitado. »» Contribui para o desenvolvimento ou manutenção de um bom ambiente de trabalho e fortalecimento do espírito de equipe.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

CINCO competências aplicáveis a todos os profissionais da DM Contadores Associados, independentemente da categoria ou nível de trabalho e local onde são realizadas as atividades.

Mapa de Competências

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RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

MAPA A - COMPETÊNCIAS TRANSVERSAIS

Capacidade para interagir adequadamente com pessoas com diferentes características e em contextos sociais e profissionais distintos, tendo uma atitude facilitadora do relacionamento e gerindo as dificuldades e eventuais conflitos de forma ajustada.

Definição Conceitual

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Tem um trato cordial e afável com colegas e superiores. »» Trabalha com pessoas com diferentes características. »» Resolve assertivamente os potenciais conflitos, utilizando estratégias que revelam bom senso e respeito pelos outros. »» Denota autoconfiança nos relacionamentos e integrase em vários contextos sócio profissionais.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Tem um trato cordial e afável com todos os funcionários da empresa. »» Trabalha com pessoas com diferentes características. »» Resolve assertivamente os potenciais conflitos, utilizando estratégias que revelam bom senso e respeito pelos outros. »» Denota autoconfiança nos relacionamentos e integra-se adequadamente em vários contextos sócio profissionais.

»» Tem um trato cordial e afável com colegas e superiores. »» Trabalha com pessoas com diferentes características. »» Resolve assertivamente os potenciais conflitos, utilizando estratégias que revelam bom senso e respeito pelos outros. »» Denota autoconfiança nos relacionamentos e integrase em vários contextos sócio profissionais.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

CINCO competências aplicáveis a todos os profissionais da DM Contadores Associados, independentemente da categoria ou nível de trabalho e local onde são realizadas as atividades.

104 Manual da Organização - DM Contadores

COMUNICAÇÃO

MAPA A - COMPETÊNCIAS TRANSVERSAIS

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Se expressa oralmente e por escrito com clareza, fluência e precisão. »» Adapta o discurso e a linguagem aos diversos tipos de interlocutores. »» É normalmente assertivo na exposição das suas ideias, captando naturalmente a atenção dos outros. »» Demonstra respeito pelas opiniões alheias ouvindo-as com atenção e valorizando-as.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Se expressa oralmente e por escrito com clareza, fluência e precisão. »» Adapta o discurso e a linguagem aos diversos tipos de interlocutores. »» É normalmente assertivo na exposição das suas ideias, captando naturalmente a atenção dos outros. »» Demonstra respeito pelas opiniões alheias ouvindo-as com atenção e valorizando-as.

Definição Conceitual

Capacidade para se expressar com clareza e precisão, adaptar a linguagem aos diversos tipos de interlocutores, ser assertivo na exposição e defesa das suas ideias e demonstrar respeito e consideração pelas ideias dos outros.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

CINCO competências aplicáveis a todos os profissionais da DM Contadores Associados, independentemente da categoria ou nível de trabalho e local onde são realizadas as atividades.

Mapa de Competências

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ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS

MAPA A - COMPETÊNCIAS TRANSVERSAIS

»» Capacidade para concretizar com eficácia e eficiência os objetivos do serviço e as tarefas que lhe são solicitadas.

Definição Conceitual

»» Estabelece prioridades na sua ação, conseguindo, em regra, centrar-se nas atividades com maior valor para o serviço (atividades-chave). »» Compromete-se, em regra, com objetivos exigentes mais realistas e é perseverante no alcançar das metas definidas. »» Realiza com empenho e rigor as tarefas ou projetos que lhe são distribuídos. »» Gere adequadamente o seu tempo de trabalho, preocupandose em cumprir os prazos estipulados para as diferentes atividades.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5 »» Realiza com empenho as tarefas que lhe são distribuídas. »» Estabelece normalmente prioridades na sua ação, centrando-se nas atividades com maior valor para o serviço. »» Compromete-se com os objetivos e é perseverante no alcançar das metas. »» Gere adequadamente o seu tempo de trabalho, preocupando-se em cumprir os prazos estipulados para as diferentes atividades.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3

»» Procura atingir os resultados desejados. »» Realiza com empenho as tarefas que lhe são distribuídas. »» Preocupa-se em cumprir os prazos estipulados para as diferentes atividades. »» É persistente na resolução dos problemas e dificuldades.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

CINCO competências aplicáveis a todos os profissionais da DM Contadores Associados, independentemente da categoria ou nível de trabalho e local onde são realizadas as atividades.

106 Manual da Organização - DM Contadores

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

Capacidade para programar, organizar e controlar suas atividades e projetos definindo objetivos, estabelecendo prazos e determinando prioridades.

Definição Conceitual

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Organiza as tarefas com antecedência de forma a garantir o bom funcionamento do serviço. »» Respeita o planejamento do trabalho e executa as suas tarefas e atividades com vista ao cumprimento das metas e prazos. »» Reconhece o que é prioritário e urgente, realizando o trabalho de acordo com esses critérios. »» Mantém organizados os documentos que utiliza, segundo sistemas lógicos e funcionais.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Em regra, é sistemático e cuidadoso na preparação e planeamento das suas tarefas e atividades. »» Planeja e organiza as atividades e projetos que lhe são distribuídos, de acordo com os recursos que têm à sua disposição. »» Realiza as suas atividades segundo as prioridades definidas e dentro dos prazos previstos. »» Reavalia frequentemente o seu plano de trabalho e ajusta-o às alterações imprevistas, introduzindo as correções consideradas necessárias.

»» Verifica, previamente, as condições necessárias à realização das tarefas. »» Segue as diretivas e procedimentos estipulados para uma adequada execução do trabalho. »» Reconhece o que é prioritário e urgente, realizando o trabalho de acordo com esses critérios. »» Mantém o local de trabalho organizado, bem como os diversos produtos e materiais que utiliza.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

Competências técnicas prioritárias a todos os profissionais que trabalham no exercício da prestação de serviços na DM Contadores Associados.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS ADICIONAIS - MAPA B

Mapa de Competências

107

ANÁLISE DA INFORMAÇÃO INTERPRETAÇÃO DE DADOS

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS ADICIONAIS - MAPA B

Capacidade para identificar, interpretar e avaliar diferentes tipos de dados e relacioná-los de forma lógica e com sentido crítico.

Definição Conceitual

»» Analisa de forma crítica »» Analisa de forma crítica e lógica a informação e lógica a informação necessária à realização necessária à realização das suas tarefas e das suas tarefas e atividades. atividades. »» Perante um problema »» Perante um problema analisa os dados, pondera analisa os dados, pondera as diversas alternativas as diversas alternativas de resposta e propõe de resposta e propõe soluções no prazo soluções no prazo necessário. necessário. »» Levanta e compara dados de diferentes fontes, identificando a informação relevante para a sua atividade. »» Prepara-se quando tem que enfrentar situações ou trabalhos de maior complexidade, procurando informação e estudando os assuntos em causa.

»» Analisa de forma crítica e lógica a informação necessária à realização da sua atividade ou como suporte à tomada de decisão. »» Perante um problema analisa os dados, pondera as diversas alternativas de resposta e propõe soluções no prazo necessário. »» Prepara-se, antecipadamente, quando tem que enfrentar situações ou trabalhos de especial complexidade técnica, procurando informação e estudando os assuntos em causa. »» Fundamenta ideias e pontos de vista com base na informação, compara dados de diferentes fontes e identifica a informação relevante para a sua atividade ou de outros colaboradores.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

Competências técnicas prioritárias a todos os profissionais que trabalham no exercício da prestação de serviços na DM Contadores Associados.

108 Manual da Organização - DM Contadores

CONHECIMENTOS ESPECIALIZADOS E EXPERIÊNCIA TÉCNICA

Possuir um conjunto de conhecimentos, informação técnica e experiência profissional, essenciais ao adequado desempenho das funções.

Definição Conceitual

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Aplica, adequadamente, conhecimentos práticos e profissionais necessários às exigências do posto de trabalho. »» Emprega, corretamente, métodos e técnicas específicos da sua área de atividade. »» Utiliza, na sua prática profissional, as tecnologias de informação e de comunicação apropriadas aos diversos procedimentos da sua atividade. »» Preocupa-se em ampliar os seus conhecimentos e experiência profissional para melhor corresponder às exigências do serviço.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Possui os conhecimentos técnicos necessários às exigências do posto de trabalho e aplica-os de forma adequada. »» Detém experiência profissional que permite resolver questões profissionais complexas. »» Preocupa-se em ampliar os seus conhecimentos e experiência, de forma a desenvolver uma perspectiva mais abrangente dos problemas. »» Utiliza, na sua prática profissional, as tecnologias de informação e de comunicação com vista à realização de um trabalho de melhor qualidade.

»» Emprega, corretamente, métodos e técnicas específicos da sua área de atividade. »» Identifica e utiliza os materiais, instrumentos e equipamentos apropriados aos diversos procedimentos da sua atividade. »» Preocupa-se em ampliar os seus conhecimentos e experiência profissional para melhor corresponder às exigências do serviço.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

Competências técnicas prioritárias a todos os profissionais que trabalham no exercício da prestação de serviços na DM Contadores Associados.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS ADICIONAIS - MAPA B

Mapa de Competências

109

ADAPTAÇÃO E MELHORIA CONTÍNUA

Capacidade de se ajustar à mudança e a novos desafios profissionais e de se empenhar, de forma permanente, no desenvolvimento e atualização técnica.

Definição Conceitual

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Reage de forma positiva às mudanças, adaptandose a novos contextos profissionais e mantendo um desempenho eficiente. »» Encara a diversidade de tarefas como uma oportunidade de evolução e desenvolvimento profissional. »» Reconhece os seus pontos fracos e as suas necessidades de desenvolvimento e age no sentido da sua melhoria. »» Mantém-se atualizado por meio da pesquisa de informação e de ações de capacitação e treinamento.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Reage de forma positiva às mudanças, adaptando-se a novos contextos profissionais e mantendo um desempenho eficiente. »» Encara a diversidade de tarefas como uma oportunidade de evolução e desenvolvimento profissional. »» Reconhece habitualmente os seus pontos fracos e as suas necessidades de desenvolvimento e age no sentido da sua melhoria. »» Mantém-se atualizado através da pesquisa de informação e de ações de formação de reconhecido interesse para o serviço.

»» Manifesta interesse em aprender e atualizar-se. »» Vê na diversidade de tarefas oportunidades de desenvolvimento profissional. »» Reage, normalmente, de forma positiva às mudanças e adapta-se, com facilidade, a novas formas de realizar as tarefas. »» Reconhece os seus pontos fracos e as suas necessidades de desenvolvimento e age no sentido da sua melhoria com ações de capacitação e treinamento.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

Competências técnicas prioritárias a todos os profissionais que trabalham no exercício da prestação de serviços na DM Contadores Associados.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS ADICIONAIS - MAPA B

110 Manual da Organização - DM Contadores

INICIATIVA E AUTONOMIA

Capacidade de atuar de modo proativo e com autonomia no seu dia a dia profissional e de ter iniciativa no sentido da resolução de problemas.

Definição Conceitual

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Técnicos - Nível 3 »» Responde com prontidão a propostas de novas tarefas ou outras solicitações profissionais »» Tem uma atitude proativa e dinâmica. »» Executa de forma autônoma e diligente as atividades que lhe são distribuídas. »» Toma iniciativas no sentido da resolução de problemas que surgem no âmbito da sua atividade.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Diretoria e Coordenadores de Área - Nível 5

»» Tem habitualmente uma postura proativa e dinâmica, respondendo às solicitações e desafios profissionais. »» Concretiza de forma autônoma e diligente as atividades que lhe são atribuídas. »» Toma a iniciativa para a solução de problemas que surgem no âmbito da sua atividade. »» Procura soluções alternativas para a resolução dos problemas profissionais.

»» Em regra, responde com prontidão a propostas de novas tarefas ou outras solicitações profissionais »» Tem, normalmente, uma atitude proativa e dinâmica. »» Executa de forma autônoma e diligente as atividades que lhe são distribuídas. »» Toma iniciativas no sentido da resolução de problemas que surgem no âmbito da sua atividade.

Comportamentos observáveis aplicáveis aos cargos de Auxiliar - Nível 2

Competências técnicas prioritárias a todos os profissionais que trabalham no exercício da prestação de serviços na DM Contadores Associados.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS ADICIONAIS - MAPA B

ANEXO 1 – CARTILHA DE COMUNICAÇÃO

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