Profilo aziendale; Contatti aziendali e dell’ufficio stampa.
Questo è il minimo sindacale, fermo restando che ogni cartella stampa può contenere materiale aggiuntivo a discrezione degli addetti stampa. In ogni caso, deve essere ben strutturata per facilitare il lavoro dei giornalisti che dovranno, eventualmente, diffondere la notizia.
Mailing list
Uno strumento fondamentale, il “santo graal” dell’addetto stampa è ovviamente la mailing list o una banca dati alla quale attingere per avere i contatti di giornali e giornalisti. Una mailing list ben strutturata e con le giuste informazioni aumenterà le possibilità di diffusione delle notizie. Alla mailing list ovviamente verranno inviati i comunicati stampa con la speranza di raggiungere l’obiettivo sperato: la pubblicazione di un articolo basato sul nostro comunicato stampa. Si deduce facilmente che la preparazione di una mailing list deve essere una delle attività iniziali dell’addetto stampa, preparata basandosi sul prodotto, l’azienda o l’associazione che promuoveremo il comunicato stampa.
Silenzio Stampa
Il silenzio stampa più che uno strumento è una vera e propria strategia di comunicazione. Solitamente si attua solo in casi gravi quando non si è certi di quale posizione prendere nei confronti di un fatto avvenuto. In questo caso l’obietto e il ruolo dell’ufficio stampa è quello di controllare che il silenzio stampa venga effettivamente rispettato dall’organizzazione.
Organizzazione eventi
Nonostante le tecnologie, i social media e le piattaforme online dove veicolare e promuovere eventi si sono sviluppate moltissimo negli ultimi anni, per l’organizzazione di un evento ha ancora senso (molto) affidarsi anche ad un Ufficio Stampa. I motivi sono molti, uno tra tutti è che molte redazioni importanti riconoscono quasi esclusivamente il comunicato stampa come mezzo ufficiale per l’invito ad un evento. Inoltre coinvolgere un Ufficio Stampa nell’organizzazione dell’evento permette di avere canali diretti con i giornalisti ovvero coloro i quali pubblicheranno articoli al riguardo.
