Gesti贸n de expedientes Catastrales
DESCRIPCIÓN GENERAL: El programa gestiona los expedientes catastrales desde su origen (catastro, exploraciones de campo) hasta su finalización y facturación de los servicios prestados, controlando en cada fase del proceso su estado, el trabajo realizado y pendiente, así como las posibles incidencias, movimiento de expedientes y producción de los trabajadores. Características principales: •
Plataforma WEB:. El programa está desarrollado completamente sobre web, utilizando las últimas tecnologías de programación Microsoft Net, AJAX, xhtml, Css JavaScript, Pdf etc.. Esto permite que sea un programa multiplataforma y que sea posible ejecutar el programa sobre prácticamente cualquier dispositivo (Pc, Pda, Smartphone, etc.) que disponga de un navegador web, sin instalación, sin requisitos de hardware, desde cualquier lugar con conexión a Internet y al momento.
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Escalabilidad: El programa esta preparado para negociar con una gran cantidad de datos. La utilización del sistema gestor de base de datos Microsoft Sql Server garantiza la escalabilidad desde pequeñas a grandes empresas. Las paginas generadas se pueden compaginar de forma que en la carga de grandes cantidades de datos tarde el menor tiempo posible.
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Seguridad: La utilización de diversas tecnologías nos permite garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos que por su naturaleza estan protegidos por la LOPD. El acceso al programa esta restringido por el usuario y contraseña. Así como por franjas horarias totalmente configurables, todas las contraseñas quedan encriptadas por un sistema de HASH SHA de 512 bits. Por otro lado , el acceso de los clientes queda automáticamente restringido a sus propios datos. Todas las comunicaciones entre el cliente y el servidor quedan encriptadas a través de Https mediante un Certificado digital. Para más seguridad, las conexiones se interrumpen a los 20 minutos de inactividad. Por otro lado cada usuario, dispone de una serie de permisos en cada pantalla de lectura, modificación, alta y baja dependiendo del departamento asignado y de si es Jefe de Departamento.
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Personalización: Todos los listados e informes son totalmente configurables cabeceras, campos, diseño). Al ser un software propietario de Infordisa, S.A nos permite la modificación de cualquier parte del programa para la adaptación óptima a nuestros clientes, así como la ampliación con nuevas características que sean necesarias (campos personales, informes).
Inicio de SesiĂłn: Pantalla inicial de acceso al programa y de control de usuarios. Controla el acceso por franjas horarias con la posibilidad de desactivar temporalmente usuarios. Controla los permisos de los usuarios diferenciando si son usuarios de la empresa o clientes, asĂ como el departamento que estĂĄn inscritos.
Municipios de Campo: Pantalla de gesti贸n de municipios (alta, modificaci贸n y finalizaci贸n). Los Municipios de campo son aquellos que son reseguidos por la propia empresa en busqueda de irregularidades con el catastro. Permite la asignaci贸n de fechas y usuarios dedicados a los trabajos a realizar en el Municipio y genera el calendario de eventos.
Importación Xml: Pantalla para la importación automática de expedientes. El programa es capaz de generar automáticamente expedientes y referencias y asignarlas al municipio y cliente escogido a partir de un fichero Xml. Esto posibilita la importación desde cualquier otra aplicación que sea capaz de generar un archivo Xml con los datos necesarios sin tener que teclear ningún dato de una forma inmediata.
Nuevo Expediente: Pantalla de gestión de expedientes (Alta y Modificación).Permite la introducción de expedientes y su asignación al cliente y municipio escogido. El programa contempla tres tipos de expedientes diferentes, según las características del mismo. En caso de incidencias permite el cambio de estado a requerimiento para proceder con un informe y la gestión especial del expediente. El programa controla si el expediente ya existe en el sistema en caso de detectar una coincidencia de la opción de re-entrar el expediente para seguir con su tramitación.
Nueva referencia: Pantalla de mantenimiento de las referencias. Una de las pantallas principales del programa, a través de esta pantalla se introducen los datos de la referencia catastral, del propietario y del trabajo a realizar. Desde aquí se controla el Workflow de los expedientes, las acciones tomadas en esta pantalla determinan el movimiento del expediente por los diferentes departamentos o carpetas virtuales. En la introducción de los datos existen una serie de controles para evitar errores. El programa controla de forma online que el patrón de la referencia cumpla unos requisitos minimos. También existen validaciones en los campos del D.N.I y Código Postal del propietario. En el caso de que estemos introduciendo una referencia existente en el sistema, se detectan los expedientes afectados y dispone de las opciones posibles para el expediente. Los expedientes se relacionan automaticamente entre ellos en el caso de contener la misma referencia catastral. A partir de los datos introducidos de tipo de expediente y de tipo de variación catastral, se determina en que apartados de los disponibles se podrán apuntar tareas a realizar Desde esta pantalla se puede generar una serie de documentación oficial del catastro como son los modelos 902N, 903N y 904N y también puede generar una serie de documentos de falta de documentación o certificado final de obra y de autorización para la atención al público. Estos documentos permiten la parametrización de los datos de la cabecera y la inserción de la firma electronica a través de dispositivos de captura de firma. Peoporciona también métodos abreviados para la introducción de datos como la djuplicación de los datos de una referencia.
Carpetas Y Departamentos virtuales: El programa permite la agrupación de los expedientes en diferentes carpetas y departamentos virtuales dependiendo de su estado y de las acciones que deben tomarse facilitando la localización y la gestión masiva de los expedientes así como la consulta rápida del estado general de cada expediente, municipio y provincia con sumatorios que permiten tener una idea global del volumen del trabajo realizado y pendiente. Permite hacer exportaciones selectivas de los datos visualizados por pantalla a impresora. Pdf o Excel, permitiendo una explotación de los datos desde aplicaciones externas. Algunas de estas pantallas están personalizadas según el caso para agrupar por años o por tipo de requerimiento de forma que queden completamente organizadas y ordenadas.
A nivel de expedientes, se tiene una visión general de los datos fundamentales para la gestión y acceso directo a las acciones más comunes a realizar como la inserción de una referencia o la eliminación, así como la consulta de los movimientos de expediente y de los posibles informes anexados.
Calendario: El calendario permite una visión general de todas las programaciones de los municipios de campo. Es la forma más sencilla de visualizar las acciones a realizar en los municipios y que personas están asignadas a hacerlas. Permite la modificación directa de las fechas asignadas desde el municipio proporcionando una forma útil de planificación y reasignación de usuarios.
Opciones de búsqueda: El programa permite hacer la busqueda de expedientes a través de los campos más comunes como son: Código de expediente, referencia catastral, DNI, Nombre y Via. Esto permite la localización instantanea de un expediente concreto o de todos los expedientes de una persona, o que contengan una referencia en concreto. Las investigaciones discriminan entre los expedientes que estan en proceso y los que ya están finalizados y entregados.
Informes: La pantalla de informes permite la explotación en forma de listado de los datos según una serie de criterios. Permite por ejemplo extraer un listado del trabajo realizado a un cliente durante toda su vida o en un año en concreto, diferenciando según el estado de los expedientes, también se puede obtener la planificación mensual o un informe de las etiquetas (salidas a registro) realizadas entre otros. Los informes se pueden ampliar según necesidades y se pueden limitar para uso interno y para uso del cliente, de forma que éste se pueda listar sus datos sin tener que intervenir para nada. Todos los listados son siempre exportables a Pdf y Excel además de la posibilidad de previsualizar en pantalla e imprimir.
Bitácora: El cuaderno de bitácora nos permite el control de la producción individualizada por usuario y departamento. En el momento en que un usuario apunta unidades (realiza trabajo) a una referencia quedan asignadas a el y a su Departamento unos puntos según factores de conversión que posibilitan el control del trabajo realizado entre las fechas y la monitorización del rendimiento individual y colectivo del personal. Esto permite por ejemplo pagar primas por productividad. También es muy útil para la monitorización del volumen de trabajo realizado mensualmente y la evolución en el tiempo. Permite extraer un informe detallado de todo lo que se ha hecho referencia a referencia.
Facturas: Los contratos y facturas generadas desde el programa de backoffice quedan registradas y disponibles de esta pantalla de forma que los clientes puedan seguir en tiempo real el estado de sus contratos y se puedan descargar las facturas en formato PDF. Internamente se visualizan todos los datos de todos los clientes obteniendo una vista general del estado de los contratos.
Estadísticas: En la pantalla de estadísticas podemos visualizar de forma detallada las páginas que han consultado nuestros clientes por fechas. De esta forma podemos averiguar que apartados son los más útiles
Masivos: La pantalla de masivos nos permite la ejecución en batch de una serie de acciones sobre los expedientes. Esto nos permite automatizar todas aquellas tareas rutinarias que se deben realizar sobre un gran número de expedientes y que nos llevarían una cantidad de tiempo muy grande. Se pueden programar a medida acciones masivas personalizadas para rentabilizar al máximo el tiempo de nuestros trabajadores.
Cartas de requerimiento:
La generación de cartas de requerimiento permite de forma automática a generar todas las cartas en formato Pdf por los expedientes seleccionados para enviar por correo a los propietarios de las fincas afectadas por una alteración del catastro y requerir la documentación necesaria para los trámites de los expedientes afectados. El programa calcula y planifica automáticamente las fechas y horas de atención y las programa en el calendario para la atención al público asignando a los técnicos escogidos. Es capaz de detectar si alguno de los técnicos ya tiene otros eventos planificados. Es capaz de detectar si alguno de los técnicos ya tiene otros eventos planificados en el calendario avisando del hecho. Adicionalmente genera un listado en Excel con los datos para su explotación.
Salida de expedientes: La salida es el sistema por el cual un expediente sale de nuestra empresa para que nuestro cliente nos dé el código del expediente (salidas por registro) o bien para enviar el trabajo completado al cliente. El sistema detecta automáticamente en cada caso el tipo de salida de todos los expedientes afectados y genera una etiqueta codificada para cada salida. De nuestra empresa y nuestro cliente, conociendo así en que ubicación física esta el expediente y que expedientes se envían cada vez. En el momento que se realiza la salida, se entiende que el trabajo esta realizado, y las unidades quedan pendientes para su facturación desde el backoffice. Cada salida o entrada genera un registro de movimiento que se almacena para controlar los movimientos de toda la vida del expediente dentro del sistema.
Informes: En caso de no poder trabajar un expediente por falta de documentaci贸n o cualquier otro motivo se genera un informe explicando el motivo y adjuntando en su caso los documentos necesarios. Este informe junto con el cambio de estado del expediente provocan que el expediente salga con una etiqueta de requerimiento hacia el cliente y quede marcado en el sistema.
Backoffice – Editor de tablas.
Posibilidad de manipulación manual de todas las tablas del sistema con la posibilidad de exportación en ficheros Xml.
BackOffice – Consultas. Se pueden definir consultas Sql para la manipulación masiva y selección de registros con la posibilidad de exportación a fichero Xml.
BackOffice –Facturación: El proceso de factura genera la facturación por cliente en formato Pdf. Permite la facturación selectiva por concepto facturable y por municipio. Asignación de la factura a un contrato vigente. Facturación pro-forma para generar la factura sin facturar realmente. Generación de listados detallados de todas las unidades facturadas.