Tracciabilità in Sala Operatoria Ortopedia Azienda USL di Cesena
Elaborato da Salvador Agosta Coordinatore Infermieristico Sala Operatoria - Sala Gessi PS Ortopedico
Significato di tracciabilità… “Un sistema di controllo duraturo nel tempo, che attraverso una serie di dati riprodotti, consente di identificare in maniera univoca il Dispositivo Medicochirurgico impiantato, ogni singola fase dello specifico processo cui è stato sottoposto ed il paziente sul quale è stato utilizzato”
10 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
motivi per promuovere la tracciabilità all’interno della nostra Azienda…
Conformità medico-legale sulla tracciabilità; Conformità nel processo economale di acquisto e reintegro del materiale; Rintracciabilità del processo in qualsiasi momento tramite codici a barre; Tracciabilità dello strumentario chirurgico e del materiale impiantabile; Gestione combinata con la centrale di sterilizzazione; Gestione armadio materiale impiantabile; Riduzione delle non Conformità; Supporto/introduzione di un sistema di qualità; Immagine Aziendale; Modularità del sistema adattabile ad ogni esigenza.
PROCESSO TRACCIABILE
Flusso economale
Postazione fissa informatizzata a lettura ottica
in entrata
Nota operatoria
Accettazione Materiale impiantabile
Scorta materiale sterile
SO A
Materiale scorta e assemblaggio container
Scarico sterilizzazione
SO B
Carico sterilizzazione
Centrale di sterilizzazione
SO C
Supporto tecnico esterno CED e Sistema Wireless
SO B
Scarico e reintegro materiale impiantabile
SO C
Zona lavaggio ferri
REINTEGRO
Flusso economale in uscita
DITTA FATTURAZIONE
SO A
Postazione mobile e/o palmare
Magazzino
Utilizzo
Certificazione
Trasporto
Sterilizzazione
Preparazione
Imballaggio
Smontaggio
Etichettatura
Decontaminazione
Test funzionale
Lavaggio
Asciugatura
From Item catalog to set ... IMPOSTARE LA VOCE DA CATALOGO
Materiale
Set/container
Deposito
Manutenzione Azienda
Container di trasporto Gerarchia costi Ubicazione dei set Centri di costo Gerarchia set
Dati incrociati Catalogo Unità di misura Gerarchia del materiale
Data base: Metodi di disinfezione Metodi di sterilizzazione
Imballaggio
Tavolo operatorio utilizzato nella sintesi delle fratture
Percorso tracciato di un mezzo di sintesi utilizzato nel trattamento chirurgico
Fase di reintegro tramite codice a barre
Fase di reintegro del MDS e assemblaggio
Fase di tracciabilità del container
Collegamento del container alla centrale di sterilizzazione
Collegamento alla centrale di sterilizzazione per il carico, sterilizzazione e liberazione carica.
Controllo indicazione nota operatoria, tracciabilità e scadenze container
Controllo intraoperatorio check-list
Cosa siamo in grado di fare…
Lettore ottico
Inserimento tramite lettore ottico
Reportistica delle scadenze
Reportistica del container
TRACCIABILITA’ DEL CONTENUTO
DESCRIZIONE
TRACCIABILITA’ DEL CONTAINER
DEPOSITO ARMADIO
Simulazione in caso di denuncia n Intervento di stabilizzazione vertebrale,
sacro-iliaca e contemporanea sintesi con accesso anteriore della sinfisi pubica. n Prima ipotesi: cedimento dell’impianto di sintesi chirurgica con rottura della placca e delle viti. n Seconda ipotesi: infezione dei mezzi di sintesi impiantati.
Fase intraoperatoria del MDS impiantato
STABILIZZAZIONE VERTEBRALE E SINTESI DELLA SINFISI PUBICA
STABILIZZAZIONE VERTEBRALE E SINTESI DELLA SINFISI PUBICA
Sfondamento della vescica - frattura pelvica esposta sintesi della sacro-iliaca Applicazione di Medicazione avanzata con sistema a pressione negativa indotta
Sorveglianza delle infezioni del sito chirurgico in Emilia Romagna n Periodo gennaio 2007 e dicembre 2009 ci
sono da 200 a 700 infezioni del sito chirurgico su 6148 casi monitorati (solo il 6% del dato complessivo), il 28% sui tessuti profondi, organi e spazi chirurgici. n Rischio complessivo a livello regionale pari a 0.80% n Ortopedia di Cesena anno 2010 rapporto di una infezione/ogni 63 pazienti sorvegliati. (0.63%) n Tre cedimenti strutturali dei MDS/4.232 interventi (anno 2009 – 2010) documentati tramite Incedent Reporting
Dati tracciabili sterilizzazione n 1. 2. 3. n 1. 2. 3.
Periodo 01/01/2010 -- 31/12/2010 Carica set 9857 Unità sterili 7432 Articoli 208.583 Periodo 01/01/2011Un--volume 31/08/2011 di attività che Carica set 6719 ci pone di fronte al Unità sterili 5148 problema della gestione del conto deposito e della Articoli 140.064 necessità di reintegro dei MDS in breve tempo
Simulazione in caso di denuncia Richiesta al Coordinatore Infermieristico da parte della Direzione Medica e del Risk Management di avere tutti i dati relativi al caso clinico: 1. Operatore che ha assemblato i container 2. Operatore che ha sterilizzato i container 3. Convalida dei processi di sterilizzazione 4. Tracciabilità dei mezzi di sintesi impiantati con relativo lotto di produzione 5. Tracciabilità dei casi clinici trattati chirurgicamente nella stessa giornata prima e dopo il caso denunciato. 6. Verbale operatorio informatizzato con allegato elenco MDS utilizzati.
PROBLEMA INDIVIDUARE UN PERCORSO TRACCIABILE PER LE VITI n Gestione complessiva della NON STERILI
tracciabilità delle viti non sterili attraverso una tabella predefinita con codice aziendale e lotto di produzione.
COSA E’ STATO FATTO anno 2010 Implementazione anno 2011 A1
B1
C1
A2
B2
C2
A3
B3
C3 codice 404.812 Lotto XXXXXXXX
Flessibilità del sistema attraverso l’utilizzo dei palmari per l’inserimento dei dati e relativa stampa.
Palmare PC progettato ed approvato per gli Ospedali Tre programmi disponibili al momento: 1. Carica Lotto 2. Rilascio Lotto 3. Distribuzione BUDGET APPROVATO
CARICAMENTO DEL LOTTO DI PRODUZIONE DELLA VITE
Tracciabiltà delle viti con il lotto di produzione
A
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Ø 5.0 ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ Ø 5.0 A
C
B
B
L 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 35 40 45 50
D
Ø 4.5 ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙
L
D
L 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 35 40 45 50
E
G
G
L 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 35 40 45 50
H
L
L
L 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 35 40 45 50
M
P
Q
Ø 3.0 ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙
L
Ø 3.5 I
O
M
Ø 3.5 ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙
L
Ø 4.0 F
I
H
Ø 4.0 ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙
L
Ø 4.5 C
F
E
Ø 3.0 O
P
Q
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
TRACCIABILITA’ DELLE VITI Ø 3.5
Ø 3.5
Ø 3.5
Ø 3.5
Ø 3.5
Ø 3.5
Ø 4.0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 2 3 4 5 6 7 8 12345
12345
12345
123456
123456
123
12
1234
A
B
C
D
E
F
G
H
IN FASE DI IMPLEMENTAZIONE
Di seguito vengono sinteticamente riportati le principali fasi della nuova gestione informatizzata Fornitura ed installazione di postazione hardware e software gestionale e tracciabilità; 2. Formazione del personale sul gestionale; 3. Censimento, codifica dei MDS presente in sala operatoria dentro ogni container sterile, esclusa la scorta; 4. Ottimizzazione dei set chirurgici (trasversale e continua attraverso il supporto dello strumentista); 5. PROSSIMO PROGETTO OBIETTIVO: gestione dell’intero parco kit e strumenti chirurgici (manutenzione, sostituzione e dismissione), facendo l’analisi dei costi. 1.
Implementazione del processo attraverso l’analisi dei costi (secondo semestre 2011)
Lo studio verrà effettuato all’interno del BLOCCO OPERATORIO ORTOPEDICO DI CESENA. L’analisi prevede un confronto fra prima e dopo la gestione informatizzata del processo. L’obiettivo sarà quello di comprendere e analizzare i costi generatiSICUREZZA dalla gestione dello MAGGIOR PER strumentario chirurgico e MDS, con riferimento all’attività: L’OPERATORE 1. del comparto operatorio; 2. della camera di sterilizzazione; 3. del servizio di manutenzione; 4. del materiale impiantato.
Per entrare nell’universo dell’analisi dei costi bisogna sapere il significato di… 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ARTICOLI RIUTILIZZABILI ARTICOLI ACCESSORI ARTICOLI MUNOUSO COSTI FISSI COSTI VARIABILI COSTI OPPORTUNITA’ PREZZO STANDARD DI RIFERIMENTO
Lo standard di riferimento può essere calcolato… 1. 2. 3.
PREZZO MEDIO per tipologia di prodotto. VALORE STANDARD calcolato sulla base dei consumi/365 giorni. VALORE ULTIMO ACQUISTO del presidio.
Tabella di riferimento Valutazione costo medio Intervento sintesi di bacino con placca Materiale TNT – presidiato – mezzi di sintesi - protesi
Numero
Costo unitario €
Totale €
Ubar ortopedico
1
58,41
58,41
Telo di mayo
1
1,28
1,28
Camici
4
4,92
19,90
Stokinette
1
2,00
2,00
11 paia
0,17
1,87
Cera per ossa
1
1,99
1,99
Vicryl 2 V316H
4
2,46
9,85
Vicryl 0 V318H
2
2,46
4,92
Suturatrice cutanea
1
3,00
3,00
Set drenaggio in aspirazione CH 16
1
12,38
12,38
Soluzione fisiologica 500 ml (medimente)
3
0,36
1,08
Drenaggio laminare penrose
2
0,32
0,64
Vessel loop
2
0,76
1,52
PDS 2 Z316H
1
5,12
5,12
Buste per BW
1
3,92
3,92
Disinfettante (mediamente 100 ml.)
1
0,68
0,68
Flanelle 50 x 50
30
0,68
20,04
Guanti chirurgici securfeel
UTILIZZO DI MATERIALE CON IL CODICE A BARRE DEVE ESSERE PROGRAMMATO UN PIANO DI INVESTIMENTO A LUNGO TERMINE LA DITTA SOSTITUISCE TUTTO LO STRUMENTARIO CON QUELLO NUOVO GIA’ CODIFICATO
STRUMENTARIO DELL’AZIENDA n
n 1. 2. 3. 4. 5.
Si potrebbe utilizzare la tecnologia RFIG (chip in radiofrequenza) I vantaggi: Num. Matricola e/o inventario Descrizione del produttore Lotto di produzione Revisione e ultima data di riparazione Data ultima di sterilizzazione
Microchip
Punti critici del processo.. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
Necessarie almeno due postazioni (disponibilità di ampi spazi). Gestione complessa delle viti non sterili. Supporto informatizzato per ogni ditta. Fase iniziale: necessità di utilizzare più operatori per inserire i dati. Necessità di interfacciarsi con il CED e con la ditta per la risoluzione dei problemi. Manca la possibilità di effettuare la selezione combinata degli articoli sul catalogo informatizzato. Necessità di intergrare con una stampante per i protocolli informatici.
Quanto costa complessivamente un intervento in sala operatoria? n Possibilità di creare uno standard di
riferimento per unità di costo/intervento. n Possibilità di vedere quanto il costo reale si scosta dalla proiezione. n Possibilità di rimodulare ogni anno i costi standard di riferimento. n Possibilità di negoziare un budget che metta in correlazione la domanda e l’offerta di salute.
Tracciabilità in Sala Operatoria Ortopedia Azienda USL di Cesena
Facciamo una simulazione.. Variabile tempo
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Costo di manutenz. In €uro
30 Mila (Reale)
36 mila
33 mila
(Reale)
(Reale)
33000 €uro
33997 €uro
34506 €uro
35078 €uro
35604 €uro
Tasso inflazione in %
--
--
--
+ 1.5 + 1.5
+ 1.5
+ 1.5
+ 1.5
Costo stimato
30 mila
36 mila
33 mila
33495 €uro
35078 €uro
35604 €uro
36138 €uro
(Reale)
(Reale)
(Reale)
34506 €uro
Calcolo in proiezione quinquennale per la manutenzione di strumentario chirurgico.
Spesa complessiva dello strumentario e dei container. Dato stabilizzato negli ultimi tre anni C O S T I F I S S I
Budget Quota annua in €uro Tasso inflazione Istat Costo acquisto
2011
2013
2014
2015
65.000.00 65.000.00 65975.00
66964.00
67968.00
--
2012
+ 1.5 %
+ 1.5 %
+ 1.5 %
+ 1.5 %
65.000.00 65975.00
66964.00
67968.00
68987.00
Calcolo in proiezione quinquennale per sostituzione/acquisto/manutenzione di strumentario chirurgico.