Student@work : les réponses à quelques questions controversées

Les étudiants ne travaillent pas (plus) seulement pendant les vacances d’été, mais toute l’année. Pour les employeurs, l’occupation d’étudiants dans l’entreprise constitue une solution avantageuse pour pallier les éventuelles pénuries de main-d’œuvre. Qui plus est, les étudiants sont également une main-d’œuvre ‘bon marché’ pour les employeurs. La rémunération des étudiants est en effet, sous certaines conditions, exonérée des cotisations ordinaires de sécurité sociale. Par ailleurs, un job d’étudiant peut également déboucher sur un emploi fixe et procurer un avantage à l’employeur dans l’omniprésente et sans cesse grandissante guerre des talents. Dans cet article, nous répondrons en détail à une série de questions controversées concernant le travail des étudiants en 2023.

1. Qui est « étudiant » ?

1.1. Aucune définition légale

L’occupation d’étudiants qui fournissent, contre rémunération, des prestations de travail sous l’autorité d’un employeur est réglée aux articles 120 et suivants du titre VII de la Loi relative aux contrats de travail 1

La loi ne précise cependant pas qui doit être considéré comme « étudiant » et qui peut donc valablement conclure un contrat de travail pour étudiant. La notion d’étudiant doit par conséquent être interprétée au sens large et toute personne ayant le statut principal d’étudiant entre en considération pour la conclusion d’un contrat d’étudiant. Entrent plus précisément en considération tant les étudiants de l’enseignement secondaire que ceux de l’enseignement supérieur ou universitaire, les étudiants qui suivent un enseignement artisanal, technique ou artistique ou qui préparent des examens devant le Jury de l’enseignement secondaire et ceux qui n’ont pas arrêté définitivement leurs études –pour autant qu’ils ne soient pas exclus du champ d’application du Titre VII de la Loi relative aux contrats de travail par l’arrêté royal du 14 juillet 1995. 2

Il convient de vérifier, dans chaque cas concret, quel est le statut principal de l’intéressé et si l’intéressé peut effectivement conclure un contrat de travail pour étudiant ou un contrat d’étudiant. L’intention du législateur est de viser uniquement les « étudiants-travailleurs », c’est-à-dire les personnes pour qui étudier est l’objectif premier, auquel la fourniture d’un travail est clairement subordonnée. Cette évaluation est dès lors une question de fait qu’il convient d’examiner au cas par cas. L’employeur doit s’assurer que la personne qu’il veut occuper comme étudiant a effectivement aussi le statut principal d’étudiant.

L’Office national de sécurité sociale (ONSS) peut remettre ce statut en cause. Pour l’employeur, il importe dès lors de disposer des pièces justificatives nécessaires concernant le statut d’étudiant de l’intéressé pour pouvoir prouver – en cas de discussion avec l’ONSS – qu’il s’agit bel et bien d’un étudiant.

L’employeur peut prouver par tous les moyens du droit que l’intéressé a effectivement le statut d’étudiant. Selon les instructions administratives de l’ONSS, une déclaration sur l’honneur de l’étudiant ou une (copie d’une) carte d’étudiant ne sont pas admises comme une preuve suffisante à l’appui du statut d’étudiant. Est par contre admise : une preuve/attestation d’inscription dans une (haute) école ou université pour l’année scolaire ou académique en cours.

1.2. Qui peut conclure un contrat d’étudiant ?

Tout comme la Loi relative aux contrats de travail ne définit pas la notion d’étudiant, elle n’impose pas non plus d’âge maximum pour pouvoir être occupé comme étudiant et pouvoir conclure un contrat de travail pour étudiant.

La Loi relative aux contrats de travail impose par contre un âge minimum pour pouvoir conclure valablement un contrat d’étudiant. Plus précisément, les mineurs âgés de 15 ans et plus peuvent conclure un contrat d’étudiant, à condition qu’ils ne soient plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein (c’est-à-dire à condition qu’ils aient suivi les deux premières années d’études de l’enseignement secondaire). L’obligation scolaire à temps plein prend fin d’office à l’âge de 16 ans, à partir duquel un contrat d’étudiant peut en principe toujours être conclu.

1 Loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, M.B. 30 août 1978 (ci-après : Loi relative aux contrats de travail).

2 Arrêté royal du 14 juillet 1995 excluant certaines catégories d’étudiants du champ d’application du Titre VII de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, M.B. 8 août 1995.

Un étudiant qui suit seulement un enseignement à temps partiel ou une formation à temps partiel peut conclure un contrat d’étudiant si 3 :

• il n’est pas occupé dans les liens d’un contrat de travail à temps partiel, d’un contrat de stage à temps partiel, d’un contrat d’apprentissage ; et

• il travaille uniquement pendant les vacances scolaires.

Depuis le 1 er juillet 2017 restent également soumis aux dispositions relatives au travail des étudiants – uniquement lorsqu’ils ne doivent pas suivre un enseignement ou une formation théorique ou être présents en milieu professionnel et exclusivement pour des prestations auprès d’un employeur autre que celui auprès duquel ils suivent leur formation pratique en milieu professionnel – les étudiants qui répondent aux conditions cumulatives suivantes 4 :

• ils suivent un système d’alternance qui consiste, d’une part, en une formation théorique soit dans un établissement d’enseignement soit dans un organisme de formation créé, subventionné ou agréé par les autorités compétentes et, d’autre part, en une formation pratique en milieu professionnel ;

3 Art. 1 er, 2°, alinéa deux AR du 14 juillet 1995 excluant certaines catégories d’étudiants du champ d’application du Titre VII de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.

4 Art. 1 er, 2°, alinéa trois AR du 14 juillet 1995 excluant certaines catégories d’étudiants du champ d’application du Titre VII de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.

• ils ne bénéficient d’aucune allocation de chômage ni allocation d’insertion.

1.3. Exclusions

Vu que seules les personnes ayant le statut principal d’étudiant peuvent conclure valablement un contrat d’étudiant, les personnes pour qui étudier constitue seulement une activité accessoire, comme les travailleurs salariés ou les chômeurs/demandeurs d’emploi qui suivent une formation ou des études en parallèle ne peuvent pas relever du champ d’application du travail des étudiants. Ils ne pourront en effet pas avoir le statut principal d’étudiant.

Outre les personnes qui ne peuvent pas valablement conclure un contrat d’étudiant parce qu’elles n’ont pas le statut principal d’étudiant, il y a également certaines catégories d’étudiants qui sont exclues de la possibilité de conclure un contrat d’étudiant. Le but de cette exclusion est d’éviter toute concurrence déloyale vis-àvis des travailleurs ordinaires. Ces exclusions sont reprises explicitement dans l’« arrêté royal du 14 juillet 1995 excluant certaines catégories d’étudiants du champ d’application du Titre VII de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail ». Il s’agit 5 :

• des étudiants qui travaillent depuis au moins douze mois sans interruption au service du même employeur ;

• des étudiants qui sont inscrits dans une école du soir ou qui suivent un enseignement à horaire réduit (sous réserve de quelques cas particuliers) ;

• des étudiants qui effectuent à titre de stage des travaux non rémunérés faisant partie de leur programme d’études.

Les employeurs qui veulent occuper ces étudiants doivent le faire en vertu d’un contrat de travail ordinaire, selon le cas, un contrat de travail d’ouvrier, d’employé, de représentant de commerce ou un contrat de travail domestique.

2. Le contrat de travail pour étudiant

2.1. Forme

Le contrat de travail pour étudiant doit obligatoirement être constaté par un écrit , au plus tard au moment de l’entrée en service de l’étudiant. 6

La Loi relative aux contrats de travail prévoit différentes sanctions pour le cas où aucun contrat de travail écrit n’a été établi. Il s’agit donc d’être attentif au début des prestations et de s’assurer que chaque étudiant a signé un contrat de travail au plus tard le premier jour et avant le début des prestations de travail.

2.2. Contenu

La Loi relative aux contrats de travail énumère explicitement les mentions à reprendre dans le contrat de travail écrit pour étudiant. Il s’agit des mentions minimales suivantes7 :

(i) l’identité, la date de naissance, le domicile et, éventuellement, la résidence des parties ;

(ii) la date du début et de la fin de l’exécution du contrat ;

(iii) le lieu de l’exécution du contrat ;

(iv) une description concise de la fonction ou des fonctions à exercer ;

(v) la durée journalière et hebdomadaire du travail ;

(vi) l’applicabilité de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs ;

(vii) la rémunération convenue ou le mode et la base de calcul de la rémunération ;

(viii) l’époque du paiement de la rémunération ;

(ix) le lieu où sera logé l’étudiant, si l’employeur s’est engagé à le loger ;

(x) la commission paritaire compétente.

Pour le reste, il y a une série de dispositions qui ne doivent être reprises dans le contrat d’étudiant que pour autant qu’elles ne figurent pas dans le règlement de travail de l’employeur. Si elles y figurent, il suffit de renvoyer dans le contrat d’étudiant aux dispositions du règlement de travail. Il s’agit des données suivantes 8 :

(i) le commencement et la fin de la journée de travail régulière, le moment et la durée des intervalles de repos, les jours d’arrêt régulier du travail ;

(ii) l’endroit où l’on peut atteindre la personne désignée pour donner les premiers soins et la façon dont on peut l’atteindre ;

(iii) l’endroit où se trouve la boîte de secours ;

(iv) le cas échéant, les noms et les possibilités de contact des représentants des travailleurs au sein du conseil d’entreprise et du CPPT et des membres de la délégation syndicale ;

(v) l’adresse et le numéro de téléphone du service médical de l’entreprise ou interentreprises ;

(vi) l’adresse et le numéro de téléphone de l’inspection des lois sociales compétente.

2.3. Période d’essai automatique

Bien que depuis l’harmonisation des délais de préavis pour ouvriers et employés au 1 er janvier 2014, la période d’essai ait été supprimée pour la plupart des travailleurs, elle est toujours d’application pour les étudiants (tout comme pour les intérimaires). L’article 127 de la Loi relative aux contrats de travail dispose ainsi que les trois premiers jours de travail sont considérés comme période d’essai

5 Art. 1 er AR du 14 juillet 1995 excluant certaines catégories d’étudiants du champ d’application du Titre VII de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.

6 Art. 123 Loi relative aux contrats de travail.

7 Art. 124, 1°-11° Loi relative aux contrats de travail.

8 Art. 124, 12°-19° Loi relative aux contrats de travail.

Précision : il s’agit en l’occurrence des trois premiers jours de travail effectif. Si donc un étudiant travaille uniquement le samedi, les trois premiers samedis doivent être pris en compte comme période d’essai.

Il convient de noter que la période d’essai ne doit pas être reprise explicitement dans le contrat d’étudiant. Elle s’applique automatiquement en cas d’occupation d’un étudiant, même si elle n’est pas prévue explicitement dans le contrat d’étudiant.

Lorsqu’un étudiant est occupé dans la même fonction, par le biais de contrats d’étudiant successifs, la période d’essai ne peut être appliquée qu’une seule fois. 9

Peu importe que la période d’essai ait ou n’ait pas été stipulée par écrit dans le contrat, l’employeur comme l’étudiant ont la possibilité de mettre fin au contrat, sans délai ni indemnité de préavis, jusqu’à l’expiration de la période d’essai – laquelle ne peut par ailleurs pas être prolongée en raison d’une suspension, telle une maladie.

3. Sanctions en cas d’infractions au contrat d’étudiant

Il importe que chaque fois qu’il occupe un étudiant, l’employeur établisse un contrat de travail écrit et qu’il s’assure que toutes les mentions obligatoires y figurent. Si l’employeur n’a pas établi d’écrit conformément aux prescriptions légales, si toutes les mentions obligatoires n’y figurent pas ou si les données n’ont pas été transmises dans le cadre de la déclaration Dimona, l’étudiant peut mettre fin au contrat à tout moment, sans devoir respecter un quelconque délai de préavis ni payer une quelconque indemnité de rupture.

Si l’employeur n’a pas établi de contrat écrit ou si, dans l’écrit qu’il a établi, il manque les dates de début et de fin du contrat, l’horaire de travail ou le renvoi à l’horaire de travail applicable dans le règlement de travail, l’employeur doit respecter les délais de préavis normaux s’il veut mettre fin au contrat. Il ne peut en l’occurrence pas faire application du délai de préavis réduit prévu pour les contrats d’étudiant.

Exemple

Un employeur et un étudiant s’accordent verbalement sur l’exécution de tâches administratives pendant une période de six mois, mais ne formalisent pas cet accord dans un contrat écrit. Dans ce cas, l’employeur doit en principe respecter un délai de préavis de cinq semaines s’il veut mettre fin au contrat (5 à 6 mois d’ancienneté acquise). S’il ne le fait pas, l’étudiant peut réclamer une indemnité égale à la rémunération de 5 semaines.

Les conditions d’un contrat de travail à durée indéterminée ne sont toutefois pas d’application si l’employeur parvient à prouver que l’absence d’horaire de travail ou de renvoi à l’horaire de travail applicable dans le règlement de travail ne cause aucun préjudice à l’étudiant.

Outre à des sanctions civiles, l’employeur s’expose également à des sanctions correctionnelles ou administratives. L’employeur qui n’établit pas de contrat écrit ou qui n’établit qu’un contrat écrit incomplet encourt ainsi une amende pénale ou administrative de niveau 2, tel que prévu par le Code pénal social.10 L’employeur qui n’introduit pas de déclaration Dimona encourt quant à lui une sanction de niveau 4, tel que prévu par le Code pénal social.11

9 Art. 127, alinéa deux Loi relative aux contrats de travail.

4. Fin du contrat d’étudiant

Vu qu’un contrat d’étudiant ne peut être conclu que pour une durée déterminée (maximum douze mois), le contrat prend fin automatiquement à la date de fin prévue sans aucun délai ni indemnité de préavis.

Indépendamment de la possibilité de résiliation immédiate pendant la période d’essai, chacune des parties a également le droit de résilier ou de rompre le contrat après la fin de la période d’essai et avant la date de fin du contrat. Les délais de préavis pour mettre fin à un contrat d’étudiant sont cependant plus courts que les délais de préavis applicables en vue de la résiliation d’un contrat de travail ordinaire à durée indéterminée. Ils varient selon que la durée du contrat est d’un mois maximum ou de plus d’un mois. Schématiquement, les délais de préavis à respecter sont les suivants :

Durée du contrat Délai de préavis à respecter par Employeur Étudiant

Maximum 1 mois 3 jours 1 jour

Minimum 1 mois 7 jours 3 jours

Le préavis est soumis aux mêmes formalités que dans le cas d’un contrat de travail ordinaire et prend également toujours cours le lundi qui suit la semaine où le délai de préavis a été notifié.

10 Niveau 2 : soit une amende administrative de 200 à 2 000 euros, soit une amende pénale de 400 à 4 000 euros. L’amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

11 Niveau 4 : soit une amende administrative de 2 400 à 24 000 euros, soit une amende pénale de 4 800 à 48 000 euros et/ou un emprisonnement de 6 mois à 3 ans. L’amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

La Loi relative aux contrats de travail prévoit également la possibilité expresse pour l’employeur de mettre fin au contrat d’étudiant en cas d’incapacité de travail résultant d’une maladie ou d’un accident de l’étudiant :12 si l’incapacité d’un étudiant résultant d’une maladie ou d’un accident a une durée de plus de sept jours, l’employeur peut mettre fin au contrat moyennant le paiement d’une indemnité égale à la rémunération correspondant soit au délai de préavis, soit à la partie de ce délai restant à courir.

5. La rémunération d’un étudiant

5.1. Principe

La rémunération minimale à attribuer à un étudiant dépend de la commission paritaire à laquelle l’entreprise ressortit.13 Les salaires minimums sont fixés au niveau sectoriel et des salaires minimums distincts sont souvent prévus pour les étudiants

S’il n’a pas été convenu de salaires minimums distincts pour les étudiants au niveau sectoriel, l’étudiant a droit à la même rémunération (minimale) que les autres travailleurs de l’entreprise qui exercent la même fonction. Les barèmes salariaux applicables dans l’entreprise – il peut s’agir de barèmes au niveau sectoriel ou de barèmes plus favorables au niveau de l’entreprise – sont donc également applicables aux étudiants.

La même « rémunération » doit être interprété au sens large. Cela signifie qu’en plus du salaire brut, les étudiants ont également droit à des chèques repas, des éco-chèques, une prime de fin d’année, un remboursement de leurs frais, etc, pour autant qu’ils remplissent les conditions à cet effet. Les conventions collectives de travail sectorielles prévoient, par exemple, souvent que l’octroi d’une prime de fin d’année est subordonné à une ancienneté minimale dans l’entreprise. Dans la pratique, il arrive dès lors assez souvent que les étudiants soient exclus de ces avantages, parce qu’ils ne remplissent pas les conditions d’ancienneté pour ouvrir le droit à l’avantage.

12 Art. 129 Loi relative aux contrats de travail.

13 Pour de plus amples informations, voir VANDERSTEENE, G. et VERHAEGEN, E., « Welk deksel past op mijn potje ? Het bepalen van het bevoegde paritair (sub)comité », SOCWEG 2022, 12, 11-16.

Il est, par contre, interdit d’exclure les étudiants du bénéfice de certains avantages extralégaux au seul motif qu’ils sont étudiants.

5.2. Revenu minimum mensuel moyen garanti

S’il n’y a pas de salaires minimums applicables dans le secteur, la rémunération d’un étudiant est déterminée sur la base du revenu minimum mensuel moyen garanti (RMMMG), à condition que l’étudiant soit engagé pour une durée minimale d’un mois.

Les étudiants en service pendant plus d’un mois ont toujours droit au RMMMG, vu qu’il s’agit du minimum absolu pour les travailleurs âgés de 18 ans et plus. Il doit donc également être respecté, même si des barèmes inférieurs sont d’application dans l’entreprise.

Depuis le 1 er décembre 2022, le RMMMG s’élève à 1 954,99 euros bruts.14 Pour les étudiants âgés de moins de 21 ans, le RMMMG est calculé sur la base d’un pourcentage qui dépend de l’âge de l’étudiant.15

Depuis le 1 er décembre 2022, les pourcentages applicables sont les suivants :

• 16 ans : 67 % ou 1 309,84 euros ;

• 17 ans : 73 % ou 1 427,14 euros ;

• 18 ans : 79 % ou 1 544,44 euros ;

• 19 ans : 85 % ou 1 661,74 euros ; et

• 20 ans : 90 % ou 1 759,43 euros. Dans le cadre de l’accord interprofessionnel 2021-2022, les partenaires sociaux ont convenu d’augmenter le RMMMG à différents moments sur une période de cinq ans. Une première augmentation de 76,28 euros bruts/ mois a eu lieu en avril 2022. Deux autres augmentations suivront : le 1 er avril 2024 et le 1 er avril 2026, le RMMMG sera chaque fois augmenté de 35 euros bruts. Le salaire minimum sera ainsi augmenté d’environ 9 % en l’espace de cinq ans, indépendamment des indexations.

6. Autres formalités lors de l’occupation d’étudiants

6.1. Déclaration Dimona

La déclaration immédiate d’occupation ou « déclaration Dimona » est une formalité importante lors de l’occupation d’étudiants. Cette déclaration doit être faite au plus tard au moment où l’étudiant entre en service.

14 La convention collective de travail n° 43 du 2 mai 1988 relative à la garantie d’un revenu minimum mensuel moyen fixe le salaire minimum absolu applicable aux travailleurs âgés de 18 ans ou plus occupés à temps plein sous contrat de travail, à l’exception des travailleurs âgés de 18, 19 et 20 ans sous contrat d’étudiant.

15 La convention collective de travail n° 50 du 29 octobre 1991 relative à la garantie d’un revenu minimum mensuel moyen aux travailleurs âgés de moins de 21 ans fixe le salaire minimum absolu pour les jeunes âgés de moins de 18 ans sous contrat de travail, y compris sous contrat d’étudiant, et pour les travailleurs âgés de 18, 19 et 20 ans sous contrat d’étudiant.

L’introduction en temps utile d’une déclaration Dimona pour étudiants (type « STU ») n’est pas seulement importante pour que l’occupation soit légale, elle est également indispensable pour que l’employeur puisse bénéficier de cotisations de sécurité sociale réduites (« cotisation de solidarité »).

La déclaration Dimona pour étudiants doit notamment16 :

• être établie sur la base d’un contrat d’étudiant signé. Donc pas de Dimona sans contrat écrit ;

• reprendre pour chaque trimestre d’occupation le nombre d’« heures de travail planifiées », c’est-à-dire le nombre d’heures durant lequel l’étudiant va travailler chez un employeur (voir le contrat d’étudiant) ;

• couvrir la période complète du contrat. Cela signifie qu’il y aura autant de Dimona que de trimestres d’occupation couverts par contrat, à l’exception des trimestres où aucune heure de travail ne sera prestée. Il n’est donc pas possible de déclarer une occupation avec 0 heure.

Après signature du contrat d’étudiant, l’employeur peut réserver le nombre d’heures convenues via la déclaration Dimona. Il est possible de réserver des heures pour une année complète, mais dans ce cas, cela devra se faire en plusieurs fois. Les déclarations Dimona pour étudiants sont en effet limitées à un trimestre. Il faudra par conséquent faire une déclaration pour chaque trimestre.

En réservant déjà ces heures, l’employeur a la certitude de pouvoir occuper l’étudiant en question dans le régime (para)fiscal avantageux durant l’année calendrier en cours. Il est évident qu’un employeur ne peut réserver des heures que conformément aux dispositions du contrat de travail écrit qu’il a conclu avec l’étudiant. Il ne peut évidemment pas réserver des heures sans le consentement de l’étudiant en question.

6.2. Communication du règlement de travail

L’employeur est tenu de remettre le règlement de travail de l’entreprise à chaque étudiant et de lui faire signer un accusé de réception lors de son entrée en service.

6.3. Conclusion d’une assurance ‘accidents du travail’

Tout employeur est obligé d’assurer ses travailleurs, quel que soit leur statut, contre les accidents du travail. L’employeur qui occupe un étudiant pour la première fois a donc intérêt à se renseigner auprès de son assureur pour savoir si les étudiants sont également couverts par son assurance accidents du travail.

Si un employeur n’occupe pas de travailleurs fixes et qu’il veut faire appel à des étudiants, il doit toujours conclure une assurance accidents du travail.

6.4. Consultation préalable du conseiller en prévention et analyse des risques

À l’instar des travailleurs ordinaires, les étudiants doivent également être soumis à la surveillance de santé générale s’ils occupent un poste de sécurité ou un poste de vigilance ou s’ils exercent une activité à risque défini. En outre, une surveillance de santé particulière s’applique à certains jeunes.17

16 Conformément aux instructions administratives de l’ONSS.

17 Article X.3-12 Code du bien-être.

18 Article X.3-3 Code du bien-être.

L’employeur doit également procéder à une analyse spécifique des risques auxquels les jeunes peuvent être exposés dans le cadre de leur travail, afin d’établir s’il y a des activités qui comportent un risque plus élevé pour les jeunes que pour les autres travailleurs.18 Cette analyse des risques est effectuée afin d’évaluer tout risque éventuel pour la sécurité, la santé physique et mentale ou le développement des étudiants occupés, résultant d’un manque d’expérience, de l’absence de la conscience de l’existence du danger, ou du développement physique ou mental non encore achevé des jeunes.

7. Cotisations de sécurité sociale et impôts

7.1. Contingent étudiant

Chaque étudiant dispose d’un contingent de 475 heures par année calendrier. Dans le cadre de l’accord budgétaire fédéral pour 2023-2024, le contingent pour 2023 et 2024 a été porté à 600 heures 19 Ce contingent est important tant pour l’étudiant que pour l’employeur qui occupe un étudiant. En effet, la rémunération brute ne sera exonérée des cotisations ordinaires de sécurité sociale et soumise à une cotisation de solidarité que pour ces 600 heures.

Les heures disponibles peuvent être réparties librement par l’étudiant sur l’année calendrier et ne sont pas liées à une saison quelconque. Il appartient à l’étudiant de décider quand il veut travailler et quand il ne veut pas.

Pour ce qui est du contingent Dimona, seules les heures effectivement prestées sont prises en compte et déduites. Les heures relatives à des jours fériés, des jours de maladie payés et les autres heures pour lesquelles l’employeur paie une rémunération, mais qui ne sont pas des heures de travail effectivement prestées ne doivent pas être déclarées et n’auront dès lors aucune influence sur le contingent.

19 Il s’agit pour l’instant d’une mesure temporaire pour 2023 et 2024. Cette mesure sera toutefois réévaluée en 2024.

7.2. Exonération des cotisations ordinaires de sécurité sociale

Vu que les étudiants ne sont pas différents des travailleurs ordinaires, la rémunération qu’ils perçoivent pour les prestations qu’ils fournissent est en principe soumise aux cotisations ordinaires de sécurité sociale. Pourtant, l’une des principales raisons pour lesquelles les employeurs font souvent appel à des étudiants est que la rémunération des étudiants est exonérée de l’obligation normale de cotisation à la sécurité sociale et qu’ils constituent donc une main-d’œuvre moins coûteuse que les travailleurs ordinaires. L’exonération des cotisations ordinaires de sécurité sociale ne s’applique toutefois que si les conditions cumulatives suivantes sont réunies, à savoir :

• l’étudiant ne dépasse pas le quota de 600 heures par année calendrier au service d’un ou plusieurs employeurs ;

• il a été engagé dans les liens d’un contrat de travail à durée déterminée pour étudiant, conclu valablement et par écrit ;

• il travaille en dehors des périodes de présence obligatoire dans l’établissement d’enseignement ; et

• il a été déclaré valablement à l’ONSS (déclaration Dimona STU ; par trimestre), et ce, au plus tard, le jour où l’étudiant commence à travailler.

Si ces conditions sont réunies, l’étudiant comme l’employeur sont uniquement tenus de payer une cotisation de solidarité sur la rémunération. Cette cotisation est nettement inférieure aux cotisations ordinaires de sécurité sociale qu’un employeur et un travailleur sont tenus de payer sur la rémunération.

La cotisation de solidarité s’élève à 8,14 %, ventilés comme suit :

• 5,43 % à payer par l’employeur sur la rémunération de l’étudiant (y compris 0,01 % pour le Fonds amiante) ; et

• 2,71 % à retenir sur la rémunération de l’étudiant et qui sont donc à la charge de l’étudiant

Cette cotisation réduite à la sécurité sociale rend l’occupation d’étudiants financièrement intéressante tant pour l’étudiant lui-même que pour l’employeur. D’un autre côté, cette cotisation réduite signifie que l’étudiant ne se constitue pas de droits aux vacances ni au pécule de vacances pour les 600 premières heures.

Dès qu’un étudiant a travaillé plus de 600 heures (et donc à partir de la 601 e heure) au service d’un ou plusieurs employeurs au cours d’une année calendrier, la rémunération pour les heures qui dépassent ce contingent sera soumise aux cotisations ordinaires de sécurité sociale. Un étudiant devra alors payer les cotisations personnelles de sécurité sociale habituelles de 13,07 % sur sa rémunération brute.

Le dépassement du contingent a également des conséquences sur les cotisations de sécurité sociale à payer par l’employeur. Au lieu de devoir payer seulement 5,43 % de cotisations patronales de sécurité sociale sur la rémunération brute de l’étudiant, l’employeur devra payer les cotisations patronales ordinaires, à savoir ± 27 % pour les employés et ± 32 % pour les ouvriers. 20

Les employeurs doivent donc faire preuve de prudence avant d’engager un étudiant et s’assurer que l’étudiant n’a pas dépassé la limite de 600 heures à la suite de prestations au service d’autres employeurs. Pour être certain du nombre d’heures disponibles d’un candidat-étudiant, l’employeur peut demander à l’étudiant de produire une attestation disponible sur l’outil en ligne Student@ work (www.studentatwork.be).

L’attestation mentionne le nombre d’heures restantes.

L’attestation contient également un code d’accès qui permet à l’employeur de se connecter à l’application pendant trois mois pour vérifier le solde d’heures de l’étudiant.

Lorsqu’il se connecte, l’employeur voit uniquement le nombre d’heures restantes. Les données détaillées, comme les jobs qu’un étudiant a déjà exercés par le passé ou qu’il entend encore exercer à l’avenir et pour lesquels des heures ont déjà été réservées, restent masquées pour l’employeur.

Une occupation comme étudiant avec application de la cotisation de solidarité est possible jusqu’au 30 septembre de l’année où l’étudiant a terminé ses études en juin et obtenu son diplôme.

Ce n’est évidemment possible que pour autant que l’emploi possède effectivement les caractéristiques d’un travail d’étudiant. Il ne peut être question d’un « travail d’étudiant déguisé » ou d’une « période d’essai déguisée ». Autrement dit, l’ONSS n’accepte pas qu’un employeur occupe une personne jusqu’au 30 septembre comme étudiant avec application de la cotisation de solidarité pour engager l’intéressé immédiatement après et l’occuper comme travailleur ordinaire dans la même fonction. Si l’ONSS constate cet abus, les cotisations ordinaires de sécurité sociale seront dues.

Une entrée en service comme travailleur salarié immédiatement après un job d’étudiant chez le même employeur ne posera pas de problème si le job d’étudiant est clairement distinct de l’emploi comme travailleur salarié.

7.3. Précompte professionnel

Les revenus de l’étudiant sont en principe imposables, à l’instar des revenus de tout autre travailleur. L’employeur est donc en principe obligé de retenir le précompte professionnel sur la rémunération payée pour le travail d’étudiant, conformément aux principes applicables aux travailleurs ordinaires. Cette obligation ne s’applique toutefois pas pour les 600 premières heures par année calendrier, prestées dans le cadre d’un contrat d’étudiant. Autrement dit, la dispense de retenue du précompte professionnel par l’employeur sur la rémunération de l’étudiant s’applique uniquement pour autant que les heures prestées soient également soumises à la cotisation de solidarité.

Si l’employeur a malgré tout retenu le précompte professionnel, l’étudiant pourra le récupérer (entièrement ou partiellement) via sa déclaration fiscale, le cas échéant.

8. Conclusion

Faire appel au travail des étudiants présente de très nombreux avantages tant pour l’employeur que pour l’étudiant. La raison principale est l’exonération des cotisations ordinaires de sécurité sociale, de sorte qu’il s’agit pour les employeurs d’une solution avantageuse pour engager de la main-d’œuvre supplémentaire, et pour les étudiants d’une manière intéressante de percevoir des revenus complémentaires sans devoir rétrocéder une part importante de ces revenus à l’État. Les étudiants ne doivent en effet payer qu’une cotisation de solidarité réduite sur la rémunération brute et ne doivent, sous certaines conditions, pas payer d’impôts sur leurs revenus.

Pour bénéficier de ce régime avantageux, l’employeur doit également établir un contrat d’étudiant écrit valable et faire une déclaration Dimona de type « STU » avant le début des prestations. Si l’employeur s’acquitte de ces obligations, il peut bénéficier du régime (para)fiscal avantageux pendant 600 heures par année calendrier.

En engageant des étudiants, les employeurs peuvent en outre faire de l’employer branding et se positionner auprès des étudiants, ce qui peut leur procurer un avantage dans la guerre des talents permanente. L’étudiant quant à lui peut ainsi déjà se familiariser avec l’ambiance de travail chez un employeur déterminé. Et s’il est engagé dans une entreprise qui n’est pas forcément en lien avec sa formation, il a malgré tout l’occasion de découvrir le monde du travail et d’acquérir une expérience professionnelle pratique.

C’est donc une situation win-win pour toutes les parties, à condition bien entendu que tant l’employeur que l’étudiant veillent à respecter toutes les conditions. Dans le cas contraire, l’employeur et l’étudiant ne seront pas les seuls à en supporter les conséquences (financières), les parents de l’étudiant aussi risquent d’en faire les frais si leur fils chéri ou leur fille chérie perçoit des revenus complémentaires trop élevés.

Gaël Vandersteene Legal advisor

Ebe Verhaegen Director HR Legal

20 Il s’agit des cotisations de base à la sécurité sociale. Selon le secteur, d’autres cotisations peuvent également être dues au Fonds de sécurité d’existence. Le pourcentage de cotisations patronales de sécurité sociale peut par conséquent encore augmenter.

TVA : Logements meublés –hôtels et motels – chambres d’hôtes, gîtes, maisons de vacances, locations saisonnières – chambres d’étudiants : assujettissement, taxation ou exemption ?

La circulaire 2022/C/119 du 21 décembre 2022 commente le régime TVA des logements meublés, suite à la modification de l’article 44, § 3, 2° du CTVA, au 1er juillet 2022. Depuis cette date, de nouveaux critères gouvernent la problématique TVA des logements meublés. D’emblée, il convient de distinguer, d’une part, les établissements de première catégorie, à savoir les hôtels et les motels, et d’autre part, les établissements de deuxième catégorie, soit les établissements ayant une fonction similaire (chambres d’hôtes, gîtes, maisons de vacances, locations saisonnières, chambres d’étudiants, etc.).

1. Position du problème

La première raison de la distinction entre ces deux catégories porte sur l’assujettissement . Ainsi, les établissements qui appartiennent à la première catégorie (hôtels et motels) ne rencontrent pas de problèmes particuliers en matière d’assujettissement, et suivent les règles habituelles. Par contre, pour la deuxième catégorie (établissements ayant une fonction similaire), les critères d’assujettissement répondent à des approches plus nuancées, dont l’existence d’une activité économique, générée par des prestations non occasionnelles.

Au niveau des séjours , la durée (courte ou longue) s’applique de la même manière aux établissements de première et de deuxième catégorie.

La seconde raison de dissocier les établissements selon leur catégorie détermine la taxation elle-même. Les établissements de la deuxième catégorie (chambres d’hôtes, gîtes, maisons de vacances, locations saisonnières, etc.) sont régis par trois critères supplémentaires :

1) l’accueil physique des hôtes,

2) le mise à disposition du linge de maison, et

3) la fourniture quotidienne du petit déjeuner.

Ces trois critères ne s’appliquent pas aux établissements de la première catégorie (hôtels et motels).

2. Législation au 1er juillet 2022 –Article 44, § 3, 2°, a), 3° tiret du Code

Depuis le 1 er juillet 2022, l’article 44 , § 3, 2°, a), 3ème tiret, du CTVA, prévoit la taxation pour :

• d’une part : la fourniture, dans les hôtels et les motels (première catégorie) de logements meublés pour une durée inférieure à trois mois (courte durée),

• et, d’autre part, la fourniture dans les établissements ayant une fonction similaire (deuxième catégorie) où sont hébergés habituellement (activité non occasionnelle entraînant l’assujettissement) des hôtes payants pour une durée inférieure à trois mois (courte durée) à moins que ces établissements (deuxième catégorie) ne rendent aucun des trois services connexes suivants :

– la réception physique des hôtes, la mise à disposition du linge de maison, et, lorsque les logements meublés sont fournis pour une période de plus d’une semaine, le remplacement de ce linge de maison au moins une fois par semaine, la fourniture quotidienne du petit déjeuner, par l’exploitant du logement ou par un tiers pour son compte.

Il s’agit de la transposition de l’article 135 , § 2, premier alinéa, a), de la directive 2006/112/CE.

3. Taxation ou exemption

a. Deux catégories d’établissements

Les critères de la taxation effective, ou de l’exemption de la TVA, imposent de dissocier d’une part, les hôtels et les motels (première catégorie) et d’autre part, les établissements ayant une fonction similaire (deuxième catégorie). Seuls deux points restent communs aux deux catégories d’établissements :

• la nature des prestations (la fourniture de logements meublés) ;

• la durée inférieure à trois mois (courte durée).

b.  Fourniture de logements meublés

Cette prestation n’appelle pas de commentaires particuliers. Il s’agit de l’accueil d’hôtes en leur procurant un logement, avec les commodités et le mobilier permettant le séjour (literie, etc.).

c. Durée inférieure à trois mois – taxation

C’est la durée contractuellement fixée qui entre en ligne de compte.

La durée inférieure à trois mois (coute durée) est un des critères de taxation, pour les hôtels, les motels (première catégorie), et les établissements ayant une fonction similaire (deuxième catégorie).

Une durée égale ou supérieure à trois mois provoque irrémédiablement l’exemption de la TVA.

d. Durée égale ou supérieure à trois mois –exemption

Lorsque la durée du séjour est égale, ou supérieure à trois mois, c’est d’office l’exemption qui doit s’appliquer, et ce pour tous les deux types d’établissements (première et deuxième catégorie).

e. Hôtels et motels – assujettissement

L’assujettissement de ces établissements de la première catégorie répond aux considérations d’ensemble, applicables à tous les assujettis. Les maisons de rendez-vous en font partie.

f. Etablissements ayant une fonction similaire – assujettissement

Rentrent notamment dans cette deuxième catégorie, les particuliers, propriétaires d’un logement de vacances à la mer, d’un appartement en ville, d’un chalet dans les Ardennes, d’une maisonnette dans un parc de vacances, etc.

Ces donneurs en location sont-ils d’office des assujettis redevables de la TVA ? Non.

C’est uniquement lorsque la mise à disposition de logements meublés s’inscrit dans une activité économique que l’assujettissement à la TVA existe. A défaut, le donneur en location reste un non-assujetti, écartant, de ce seul fait, toute perception de TVA à sa charge.

L’assujettissement requiert une activité exercée de manière habituelle, avec ou sans esprit de lucre, à titre principal ou à titre d’appoint. Elle s’apprécie selon les conditions d’exploitation, la période de l’activité, l’importance de la clientèle, le montant des recettes, les démarches publicitaires, etc.

Ni la qualité du bailleur (autre activité principale indépendante, sans profession, retraité, etc.), ni le nombre de chambres mises à disposition, ne sont des critères pertinents.

L’assujettissement est acquis lorsque l’intéressé figure dans un guide touristique.

La qualification des revenus à l’impôt des personnes physiques est dénuée de pertinence.

g. Etablissements ayant une fonction similaire – détermination de la durée inférieure à trois mois

Seuls les séjours inférieurs à trois mois (courte durée), toutes autres conditions réunies (activité habituelle, fourniture d’au moins un des services connexes), sont soumis à la TVA.

C’est la durée contractuelle qui doit être prise en considération.

Elle repose sur une détermination représentative et correcte de la réalité.

L’administration propose les deux méthodes d’évaluation suivantes, non obligatoires

La première méthode est un prorata financier, basé sur la comparaison des chiffres d’affaires.

Le chiffre d’affaires annuel, des séjours inférieurs à trois mois (courte période), doit dépasser 50 % du chiffre d’affaires annuel total des séjours, pour que l’habitude soit établie.

Cependant, l’application de ce prorata financier, peut engendrer des inégalités, par exemple, des prix nettement différents entre basse et haute saison, le même immeuble loué moins de trois mois à des vacanciers (courte durée) et l’essentiel du temps restant pour trois mois ou plus (longue durée) à des travailleurs détachés, la location limitée à l’été et l’occupation privée les autres saisons. etc.

Dans cet ordre d’idées, l’administration propose une deuxième méthode, un prorata physique.

Il consiste à comparer le nombre total annuel des nuitées des séjours inférieurs à trois mois (courte durée), avec le nombre total annuel des nuitées des séjours de trois mois ou plus (longue durée). L’habitude est confirmée lorsque les nuitées de courtes durées dépassent celles de longues durées.

h. Logements pour étudiants – exemption – durée

La durée de trois mois (longue durée) constitue la durée minimale des contrats de bail pour étudiants, dans l’immense majorité des cas (programmes d’échanges d’étudiants de type Erasmus, stages, solutions provisoires dans l’attente d’une location de plus longue durée), alors que la norme habituelle pour de tels contrats atteint souvent dix ou douze mois.

En l’espèce, la durée atteint trois mois et plus (longue durée). L’exemption de la TVA doit s’appliquer.

Reste exemptée, la mise à disposition d’une chambre d’étudiant pour une courte durée, par un assujetti qui héberge habituellement des étudiants dans le cadre de contrats portant sur une longue durée (trois, six, dix ou douze mois).

La même exemption s’applique lorsqu’un étudiant met prématurément un terme à ses études, en même temps qu’au contrat de location de sa chambre.

i. Etablissements ayant une fonction

similaire – minimum un des services connexes

Pour les établissements ayant une fonction similaire (deuxième catégorie), la fourniture de logements meublés est soumise à TVA, lorsque les trois conditions cumulatives suivantes sont réunies :

1) hébergement habituel (activité économique générant l’assujettissement),

2) et , pour une durée inférieure à trois mois (courte période),

3) et , la fourniture effective, par le bailleur ou par l’intermédiaire d’un tiers pour son compte, d’un des services connexes suivants : la réception physique des hôtes (réception électronique insuffisante) ; la mise à disposition du linge de maison, et lorsque le logement meublé est procuré pour une période de plus d’une semaine, son remplacement au moins une fois par semaine (disponibilité d’une lessiveuse insuffisante) ; – la fourniture quotidienne du petit déjeuner

Lorsqu’une seule des conditions d’ensemble précitées fait défaut (1) habitude, (2) courte durée, (3) minimum un des services connexes de réception physique, de mise à disposition du linge de maison, de fourniture journalière du petit déjeuner), la taxation est irrémédiablement écartée.

C’est d’office l’exemption TVA qui doit s’appliquer.

La troisième condition (3) (minimum un des services connexes) vaut uniquement pour les établissements ayant une fonction similaire (deuxième catégorie).

Elle n’est donc absolument pas applicable aux hôtels et motels (première catégorie).

Attention, le nettoyage n’est pas un des services connexes requis pour la soumission à la TVA.

4. Exclusion du régime de la franchise

Les exploitants de logements meublés sont exclus du régime de la franchise des petites entreprises (article 56bis, § 3, 6° du CTVA).

Ils peuvent toutefois émarger au régime de l’économie collaborative (voir n° 5).

5. Régime TVA de l’économie collaborative

Lorsque les conditions suivantes sont réunies (article 50, § 3 du CTVA), les personnes qui fournissent des logements meublés peuvent appliquer le régime de l’économie collaborative :

• le logement meublé est situé en Belgique ;

• le bailleur est une personne physique et fournit des logements meublés totalement étrangers à une éventuelle autre activité économique dudit bailleur ;

• les clients sont exclusivement des personnes physiques agissant pour usage privé ;

• les conventions sont exclusivement conclues via une plateforme électronique agréée ;

• les paiements au bailleur sont uniquement réalisés par une plateforme électronique agréée ;

• le chiffre d’affaires du bailleur, avec toutes les sommes retenues par la plateforme électronique agréée, ne dépasse pas le montant annuel indexé (conformément à l’article 178, § 1 er et § 3, alinéa 1 er, 2° du CIR 1992, soit 6.540 euros en 2022).

En abrégé, le régime TVA de l’économie collaborative se caractérise par la non identification à la TVA, le non dépôt de déclarations périodiques, la non déductibilité des taxes en amont, l’interdiction de porter en compte une quelconque TVA aux clients.

Yvon Colson Collaborateur externe

Tableau synthétique – taxation – exemption

Quand la fourniture de logements meublés est-elle taxée ou exemptée

Services connexes ?

(accueil physique des hôtes, linge de maison, petit déjeuner quotidien)

Au moins un service Aucun service