Frais propres à l’employeur pour le télétravail : l’indemnité de télétravail

Frais propres à l’employeur pour le télétravail : l’indemnité de télétravail

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La crise du coronavirus a contraint de nombreux salariés à travailler chez eux. Ce télétravail leur occasionne bien sûr divers frais qui sont propres à leur employeur. La circulaire 2020/C/100 traite de la possibilité pour un employeur d’attribuer, sous certaines conditions, une indemnité forfaitaire de télétravail à tous ses travailleurs, en ce compris les fonctionnaires des divers pouvoirs publics, qui effectuent du télétravail de manière régulière et structurelle. Une indemnité destinée à couvrir les dépenses encourues par ces travailleurs et qui sont à charge de leur employeur.

Remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable : conditions

Lorsqu’un employeur octroie une indemnité à un travailleur, celle-ci ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable (art. 31, alinéa 2, 1°, in fine CIR 92) que si cet employeur peut apporter la double preuve suivante : • que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ; • que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

L’indemnité forfaitaire de télétravail

L’employeur peut aussi déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives, lorsque leur montant a été établi d’après des normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux.

Avant : un employeur qui souhaitait octroyer une indemnité de télétravail à ses travailleurs avant le 1er mars 2020, en toute sécurité fiscale, devait de préférence demander un ruling à ce sujet.

Depuis le 1er mars 2020 : en publiant sa circulaire 2020/C/100 relative aux frais propres à l’employeur pour le télétravail, le fisc a donné, avec effet rétroactif au 1er mars 2020, un caractère permanent à l’indemnité de télétravail, en sorte qu’il n’y a plus lieu de demander un ruling si l’on opte pour le régime forfaitaire et que l’on respecte ses conditions.

Après indexation, l’indemnité de télétravail s’élève depuis le 1er avril 2020 à 129,48 euros par mois. S’il est recouru effectivement au télétravail de manière régulière et structurelle pour des salariés, à savoir au moins cinq jours ouvrables par mois, l’employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de télétravail de maximum 129,48 euros par mois. Un montant qu’il ne faut pas réduire proportionnellement en cas de prestations à temps partiel. Si un travailleur à temps partiel remplit effectivement les conditions pour percevoir l’indemnité forfaitaire de télétravail, l’employeur peut lui octroyer l’indemnité forfaitaire maximum de télétravail, indépendamment du nombre d’heures prévues par le contrat de travail.

Cette indemnité forfaitaire de télétravail est censée couvrir les frais de bureau. Il s’agit des frais liés à l’aménagement et à l’usage (y compris la location et les amortissements éventuels) d’un bureau, de petits matériels de bureau, de fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage, des frais d’entretien, d’assurances, de précompte immobilier… au domicile privé du travailleur.

En plus de l’indemnité de télétravail, l’employeur peut aussi verser une indemnité de frais qui peut aller jusqu’à 40 euros par mois, pour couvrir l’utilisation d’une connexion internet privée par abonnement (maximum 20 euros) et d’un ordinateur privé (maximum 20 euros) si le travailleur se sert de son propre PC privé et de sa connexion internet privée (indemnité dite BYOD ou bring your own device).

Les employeurs qui, avant les mesures de lutte contre le coronavirus, remboursaient les frais de leurs télétravailleurs à concurrence de 10 % de la rémunération brute pour les prestations prévues dans la convention de télétravail, peuvent continuer à payer cette indemnité au prorata de ces prestations (p. ex. 10 % de 2/5e de la rémunération mensuelle s’il a été convenu de deux jours de télétravail). Une indemnité de 10 % de la rémunération brute complète ne sera pas acceptée. Il est par contre possible d’octroyer une indemnité de 129,48 euros en lieu et place des 10 % de

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la fraction de la rémunération mensuelle si ceux-ci représentent un montant inférieur.

Aucune distinction n’est faite entre différentes catégories de fonctions. Il faut octroyer le même montant de maximum 129,48 euros par mois à tous les travailleurs qui effectuent du télétravail de manière régulière et structurelle.

Afin d’éviter un double emploi des indemnités de frais octroyées, l’indemnité forfaitaire de télétravail visée ici ne peut pas être combinée avec d’autres indemnités de frais de bureau que le travailleur recevrait déjà.

Les modalités

Cette indemnité forfaitaire de télétravail constitue pour les bénéficiaires un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable, pour autant qu’il soit tenu compte des modalités suivantes : 1. les bénéficiaires de l’indemnité forfaitaire de télétravail sont tenus, dans le cas où ils postulaient la déduction de leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l’impôt des personnes physiques, de déduire cette indemnité forfaitaire de leurs frais professionnels justifiés, dans la mesure où elle se rapporte à ceux-ci. Afin d’éviter la possibilité de double déduction d’une même dépense, les frais propres à l’employeur octroyés sur une base forfaitaire ne pourront plus être pris en charge par l’employeur sur la base de pièces justificatives de frais réels. L’employeur doit tenir en permanence à disposition les listes nominatives des travailleurs qui bénéficient pour un exercice d’imposition déterminé de l’indemnité forfaitaire de télétravail octroyée en application de la circulaire ; 2. l’indemnité forfaitaire de télétravail payée en remboursement de dépenses propres à l’employeur doit être justifiée par une fiche individuelle. Sur la fiche 281.10, la mention « OUI – normes sérieuses » doit figurer en regard de la rubrique b) du cadre 26 « renseignements divers », vu que cette indemnité de frais forfaitaire a été établie sur la base de normes sérieuses ; 3. les indemnités payées aux travailleurs en « salary split » en remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être réduites en proportion de l’activité exercée en Belgique par ces travailleurs.

Le montant de l’indemnité forfaitaire de télétravail peut également être payé pendant les périodes normales de congé, mais doit être réduit proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons que les vacances annuelles.

La circulaire ne traite que de l’octroi, visé ci-dessus, d’une indemnité forfaitaire de télétravail.

Si un employeur : • veut, en plus, octroyer des remboursements forfaitaires pour d’autres dépenses propres à l’employeur que les frais de bureau précités ; • ou veut octroyer pour des frais de bureau des remboursements forfaitaires de dépenses propres à l’employeur qui ne remplissent pas les conditions de la circulaire, p. ex. si un employeur souhaite différencier l’indemnité versée suivant les différentes catégories de fonction ; • ou veut, en plus, mettre à disposition certains éléments qui sont couverts par cette indemnité de frais de bureau, par exemple une chaise de bureau,

il peut toujours introduire à cette fin une demande de décision anticipée auprès du Service des décisions anticipées en matières fiscales (SDA).

Christophe Meesters Conseiller fiscal certifié