Entornos colaborativos en SharePoint 2010
Índice Introducción .................................................................................................................................. 3 Descripción general de SharePoint ........................................................................................... 3 Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft Office 2010................................................................. 5 Herramientas de colaboración ...................................................................................................... 7 Sitios de SharePoint .................................................................................................................. 7 Resumen de funcionalidades colaborativas que cubre SharePoint 2010 ................................. 9 Puntos fuertes a la hora de elegir SharePoint 2010................................................................ 12 Seguridad............................................................................................................................. 12 Seguimiento ........................................................................................................................ 13 Flexibilidad .......................................................................................................................... 14 Eficiencia ............................................................................................................................. 16 Accesibilidad ........................................................................................................................ 17 Usabilidad ............................................................................................................................ 17 Integración .......................................................................................................................... 18 Más allá de los espacios de colaboración ............................................................................... 20 Portales de publicación ....................................................................................................... 21 Portales de BI ...................................................................................................................... 22 Conexiones a datos externos .............................................................................................. 23 Centros de búsqueda .......................................................................................................... 23 Red social............................................................................................................................. 24
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
2
Introducción Descripción general de SharePoint Microsoft SharePoint 2010 es un entorno web colaborativo diseñado para crear potentes aplicaciones web empresariales. Este entorno web permite crear entornos colaborativos, intranet, extranet, portales de inteligencia empresarial, web pública, sitios personales de usuario, wikis corporativas, blogs, gestores documentales, zonas de flujos de trabajo corporativos, centros de búsqueda empresarial, búsquedas de perfiles, redes sociales... La organización puede utilizarla para facilitar la colaboración, proporcionar características de administración del contenido, implementar procesos empresariales y dar acceso a la información imprescindible para los objetivos y procesos de la organización.
Mediante el uso de las plantillas del sitio y de otras características de Microsoft SharePoint 2010, puede crear, fácil y eficazmente, sitios que admitan la publicación de contenido específico, administración del contenido, administración de registros o satisfacer las necesidades de la inteligencia empresarial que pueda tener la organización. Por ejemplo, se pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organización, sitios en Internet Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
3
o sitios especializados, como repositorios de contenido o áreas de reuniones. Estos sitios le permiten colaborar y compartir información con otros usuarios que estén tanto dentro como fuera de la organización. Además, puede usar Microsoft SharePoint 2010 para dirigir búsquedas eficaces de personas, documentos y datos, diseñar y participar en procesos basados en formularios, así como para tener acceso y analizar grandes cantidades de datos empresariales.
Entre otras cosas, puede usar SharePoint 2010 para: Colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organización. Por ejemplo, puede usar los calendarios para ver el momento en el que tienen lugar los eventos del equipo, usar las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del departamento o de la organización. También puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y conservar la información de Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el usuario. Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir información con el resto de los usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar todos los documentos, las tareas, los vínculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook 2010, los compañeros y el resto de la información personal desde una ubicación central. Buscar personas, conocimientos y datos en las aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si busca en Mis sitio de la intranet, puede encontrar a alguien con una habilidad o interés específicos, aunque no sepa su nombre. Quizá también pueda buscar datos en una base de datos corporativa o en una aplicación empresarial, como una aplicación de administración de relaciones con los clientes (CRM, Customer Relationship Management). Administrar documentos, registros y contenido Web. Por ejemplo, la organización puede desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya transcurrido un período de tiempo determinado. Hospedar formularios empresariales basados en XML que se integren con bases de datos y otras aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si trabaja para una autoridad gubernamental, puede diseñar formularios de aplicaciones de permisos en Microsoft Office InfoPath 2010 e Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
4
incluirlas en Microsoft SharePoint 2010 para que los usuarios puedan rellenarlos directamente en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de datos de la red gubernamental. Publicar fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators)) vinculándolos a aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server 2008.
Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft Office 2010 Al igual que Project Server y Exchange Server, Microsoft SharePoint Server 2010 forma parte de la familia Office, con lo que está diseñado para trabajar eficazmente con otros programas y servidores de Microsoft Office 2010. 2010 Desde SharePoint 2010 podremos mos editar documentos de Office en el navegador, acceder a nuestro buzón de Exchange, crear bibliotecas de documentos, crear bibliotecas de presentaciones, diseñar formularios web InfoPath, crear centros de Visio, exportar a Excel… y un sinfín de aplicaciones. aplicacio
Si utiliza Microsoft Office Access 2010,, puede llevarse una lista de SharePoint sin conexión y usar las características de creación de informes de Office Access 2010 para ver los datos y crear informes. Si está de viaje, por ejemplo, puede mantener mantener una copia local de una lista de SharePoint en el equipo portátil, en el que puede editar y ejecutar una consulta como si fuera cualquier otra tabla de Office Access 2010.. Los formularios y los informes que utilizan la lista de SharePoint son totalmente interactivos. nteractivos. Office Access 2010 puede sincronizar la lista local posteriormente con la lista en línea cuando vuelva a conectar el equipo portátil. Además, haciendo uso de los servicios de Access, será capaz de trabajar con un documento Access desde la interfaz SharePoint. Si usa Microsoft Office Outlook 2010,, puede llevarse bibliotecas de documentos sin conexión. Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook. También podrá ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook. Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
5
Si usa Microsoft Office InfoPath 2010, puede diseñar plantillas de formularios compatibles con el explorador, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 y habilitarlas para su uso en un explorador Web. Además, cualquier formulario de entrada a listas y flujos de trabajo podrá ser un formulario InfoPath creado por usted. Si usa Microsoft Office Excel 2010, puede guardar hojas de cálculo en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan tener acceso a ellas mediante un explorador. Puede usar estas hojas de cálculo para mantener y compartir eficazmente una versión actualizada central, a la vez que ayuda a proteger cualquier tipo de información de carácter propietario, como los modelos financieros que están incrustados en la hoja de cálculo. Si utiliza Microsoft Office PowerPoint 2010 podrá crear bibliotecas de diapositivas, pensadas para que pueda crear, editar y compartir diapositivas de sus presentaciones. Además, con los servicios para PowerPoint, podrá publicarlas en SharePoint 2010. También puede mejorar la experiencia de Office adaptándola a la web. Gracias a las Office Web Applications, tendrá un editor Word y un editor Excel en el navegador perfectamente integrado con SharePoint. Si trabaja con Microsoft Visio 2010 podrá crear gráficos Visio y visualizarlos en el navegador web integrados con SharePoint. Además, podrá utilizar la Visio para diseñar flujos de trabajo empresariales para SharePoint 2010.
Con Microsoft Office SharePoint Designer 2010 y Microsoft Office Workspace 2010 podrá realizar todas las tareas de SharePoint 2010 que se pueden hacer en el navegador. SharePoint Designer 2010 permitirá configurar la aplicación SharePoint, crear grupos, crear y mantener listas y bibliotecas, crear sitios, administrar seguridad, permisos, acciones de listas, diseños, formularios, flujos de trabajo, conexiones a datos externos, y un largo etcétera. SharePoint Workspace 2010 permite trabajar con el contenido: rellenar listas, subir documentos, rellenar formularios, editar contenido… La gran ventaja de SharePoint Workspace 2010 es que permite el trabajo offline.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
6
Herramientas de colaboración Sitios de SharePoint Una aplicación SharePoint se estructura en sitios. Cada sitio es una zona compuesta por páginas, bibliotecas documentales, y listas (de tareas, anuncios, calendarios, foros, contactos, vínculos, personalizadas…). Un sitio puede albergar uno o varios subsitios, de esta forma se consigue que SharePoint tenga una estructura de árbol. Por ejemplo:
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
7
SharePoint 2010 permite crear sitios de muy distinto tipo. Desde sitios de equipo, de reuniones, de bases de datos, de calendarios, de blog, wikis, espacios de documentación, centros de registro, centros de BI, centros de búsqueda… hasta sitios de publicación preparados para trabajar con contenido web y crear una web pública. Este documento se centrará en los sitios colaborativos, mediante los cuales podremos colaborar, gestionar bibliotecas documentales y listas, integrar con las herramientas Office, hacer búsquedas ya administrar contenido empresarial. Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
8
Una necesidad típica en un entorno colaborativo es la de gestionar sitios de proyectos o incluso subproyectos de estos. SharePoint 2010 cubre esta necesidad gracias a la posibilidad de jerarquizar. Podremos tener una estructura de árbol de sitios de proyecto, de tal forma que unos cuelguen de otros. Cada sitio tendrá sus páginas, listas y bibliotecas documentales. Gracias a las características de seguridad, podremos crear grupos, asignarles permisos y decidir si los sitios hijo los heredan o no.
Resumen de funcionalidades colaborativas que cubre SharePoint 2010 SharePoint 2010 cubre prácticamente todas las funcionalidades colaborativas que puede tener una organización. A continuación se resumen las más importantes: -
Posibilidad de crear una jerarquía de sitios
-
Creación de páginas y plantillas de página
-
Gestión documental o
Versionado de documentos
o
Historial de documentos. Posibilidad de ver y restaurar una versión.
o
Metadatos en documentos
o
Aprobación de contenido
o
Autorizaciones
o
Check-in y check-out de un documento Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
9
o
Políticas de acceso concurrente
o
Soporte para librerías con millones de elementos
o
Carpetas
o
Creación de vistas de la librería
o
Seguridad y permisos
o
Políticas de borrado
o
Operaciones masivas sobre documentos
o
Conjuntos de documentos tratados como un único elemento
o
Soporte en SharePoint Workspace 2010 para trabajo offline con documentos
o
Flujos de trabajo
o
Integración total con las aplicaciones Office 2010
-
Publicación de records
-
Publicación de informes
-
Utilización de páginas wiki como páginas del sitio
-
Integración con usuarios de directorio Activo
-
Posibilidad de consultar el Outlook en web
-
Red social y sitios personales
-
Integración de los usuarios de SharePoint y las características de red social con Office Communicator, Outlook, LiveMeeting y otras herramientas de comunicación unificada de Microsoft
-
Listas de SharePoint o
Posibilidad de crear listas personalizadas con columnas personalizadas
o
Características de integridad referencial
o
Soporte InfoPath 2010 para creación de formularios de lista. Diseño, reglas, validación, acciones y condiciones adicionales…
o
Numerosos tipos de lista ya predefinidos:
Anuncios
Calendario: posibilidad de integrarlo con Outlook. Se pueden añadir eventos al calendario de SharePoint y convocar a los usuarios a ese evento. Desde la convocatoria se podrán crear
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
10
espacios de trabajo para la reunión en los que gestionar asistentes, puntos del día, conclusiones, documentación…
Contactos
Encuesta: posibilidad de crear encuestas con multitud de opciones para las preguntas.
Panel de discusión: foros de debate integrados en una lista
Seguimiento de asuntos
Tareas: posibilidad de unir unas tareas con otras, añadirles fechas de inicio y fin y visualizarlas en modo gráfico de Gantt
Vínculos
-
Posibilidad de visualizar la interfaz de un sitio en distintos idiomas
-
Integración con la interfaz “ribbon” de Office 2007 y 2010.
-
Acceso móvil
-
Servicio de metadatos centralizado
-
Web Analytics. Análisis de uso, tráfico, acceso, carga, tamaño… de cada sitio
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
11
Puntos fuertes a la hora de elegir SharePoint 2010 Seguridad La gestión de la seguridad es uno de los puntos fuertes de SharePoint 2010. Es posible crear diferentes niveles de permisos o roles (permisos de lectura, de edición, de colaboración, de diseño, de administrador de jerarquía, de control total, sólo para crear, sólo para eliminar, sólo para ver páginas, lecturas restringidas… y un sinfín más) muy flexibles. Estos permisos pueden ser asignados en un sitio a usuarios y a grupos de SharePoint (que contienen usuarios) y de Directorio Activo. De este modo, podemos gestionar distintos roles a distintos grupos o usuarios en un mismo sitio. Por defecto los sitios heredan los permisos de su sitio padre. No obstante estos permisos se pueden romper y definir sitios propios. Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
12
También es posible romper la herencia de permisos a nivel de lista/biblioteca e incluso de elemento de lista/biblioteca. De este modo se puede por ejemplo proteger una tarea en concreto para que nadie la complete salvo su creador, proteger documentos de o páginas para que no se editen o incluso impedir la visualización de distintas listas o librerías. Si hay elementos web insertados en una página (visualizadores de listas, tareas, imágenes, videos, visores de páginas, vínculos, formularios…) es posible asignar seguridad en su configuración para que lo vean los grupos de SharePoint que el diseñador decida. Gracias a la posibilidad de creación sencilla de flujos de trabajo en SharePoint 2010 es posible crear flujos para gestionar autorizaciones a los usuarios, aprobación de documentos, políticas de caducidad… y cualquier otra cuestión que se pueda imaginar.
Seguimiento Gracias al servicio de Web Analytics de SharePoint 2010 se puede realizar un seguimiento exhaustivo de los accesos a los sitios. Mediante este servicio se pueden obtener datos de tráfico del sitio, totales de visitas y accesos, remitentes, contenido editado, búsquedas realizadas, usuarios que han visitado, inventario, versiones… y generar informes muy detallados de análisis del sitio.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
13
Dos elementos web que se pueden insertar en cualquier página nos informarán de qué contenido es más popular y de todos los cambios que se hayan hecho en elementos de listas y bibliotecas. Todos los flujos de trabajo almacenan en su historial una serie de logs que van informando de su estado, acciones realizadas y problemas encontrados.
Flexibilidad Gracias a la interfaz “ribbon” de Office, que SharePoint 2010 lleva integrada, es muy sencillo configurar cualquier aspecto de SharePoint. Desde aspectos muy delicados como permisos, roles, seguridad… hasta configuración de bibliotecas, manejo de elementos, diseños de los sitios… y muchas otras posibilidades.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
14
Además, utilizando Microsoft Office SharePoint Designer, es muy sencillo personalizar de una forma muy rápida cualquier sitio (seguridad, grupos, listas, bibliotecas, flujos de trabajo, conexión a datos externos…).
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
15
Eficiencia Gracias al uso de SharePoint 2010, la eficiencia en el trabajo de los usuarios mejora en gran medida. La creación y diseño de sitios y páginas es muy sencilla y rápida ya que, gracias a la interfaz “ribbon” de Office, los usuarios editarán las páginas como si estuvieran editando un documento Word o PowerPoint. El uso de las bibliotecas de SharePoint permite que toda la información esté concentrada en un único punto dónde puedan acceder todos los usuarios 24 horas al día. Ningún usuario dependerá de otro usuario para poder trabajar, ya que tendrá disponible toda la información en SharePoint. Las políticas de acceso concurrente, versionado, aprobación, check-in e historial ayudarán a los usuarios a colaborar a la hora de trabajar conjuntamente en un documento. Existe la posibilidad de crear conjuntos de documentos, que servirán para agrupar varios documentos en un único elemento para poder aplicar permisos, flujos de trabajo, versionado conjunto, metadatos comunes… Gracias a Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 se podrá trabajar sobre SharePoint 2010 de manera offline y publicar los cambios una vez se vuelva a estar online (con sus correspondientes políticas de bloqueos y concurrencia.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
16
Accesibilidad SharePoint 2010 es una herramienta web. Puede publicarse a nivel interno en la red de la organización o a nivel externo para acceder a él por internet. No obstante, si no se desea o no se puede utilizar el navegador web, mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2010 y Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 se pueden realizar todas las operaciones que se harían con SharePoint en el navegador (SP Designer para configuración y diseño y SP Workspace para trabajar online/offline con el contenido). SharePoint hace uso del estándar XHTML 1.0, con lo que la mayoría de los navegadores web actuales (Internet Explorer 8, FireFox, Google Chrome, Opera, Safari…) lo visualizará sin ningún problema. SharePoint 2010 es accesible WCAG 2.0 AA por defecto, Con personalización del producto se podría alcanzar el nivel AAA. SharePoint 2010 es totalmente accesible desde teléfonos móviles. Cada sitio tiene una dirección específica para acceder desde un navegador WAP de teléfono móvil. Además, se pueden crear vistas de listas y formularios InfoPath adaptados para teléfono. Si usted utiliza un Windows Phone 7 Series podrá utilizar el nuevo SharePoint Workspace 2010 Mobile para trabajar con el contenido de SharePoint. Además, tendrá integración con Word Mobile, PowerPoint Mobile y Excel Mobile.
Usabilidad SharePoint 2010 es muy sencillo de utilizar para los usuarios. Gracias a la interfaz “ribbon”, los usuarios trabajarán con las páginas, listas y bibliotecas del mismo modo con el que trabajarían
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
17
con Word. Además, la integración de las librerías de páginas wiki en los espacios de colaboración hace que la creación, edición y diseño de páginas sea muy sencilla.
Integración SharePoint 2010 forma parte de la familia Office. Gracias a esto, está totalmente integrado con las herramientas cliente Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint Workspace, Project…) como con las herramientas de servidor (Exchange Server, Project Server). Al ser un producto basado en .NET, una aplicación web ASP.NET sobre IIS y un producto integrado en Windows, es compatible con características tales como Directorio Activo, Power Shell, Comunicaciones Unificadas, autenticación basada en formularios (FBA), Single Sign On (SSO), ISA Server… y muchas otras características del mundo Microsoft. Los usuarios de SharePoint pueden (se recomienda) ser usuarios de Directorio Activo de Windows. De esta forma, se puede hacer login en SharePoint directamente desde la cuenta de Windows y todos los servicios sociales y de búsqueda de usuarios quedarán integrados con los datos de Directorio Activo. Si tenemos definida la estructura de organización en el Directorio Activo podremos ver en los sitios personales información del departamento y compañeros de un usuario y una organigrama Sivlerlight de la compañía.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
18
Si utiliza un servidor Microsoft Exchange, las cuentas y buzones de correo quedarán totalmente integradas en SharePoint para poder ver correo, visualizar tareas, sincronizar calendarios, programar eventos, enviar correo, solicitar conversación por Office Communicator… Puede colocar elementos web de Outlook en una página o en el sitio personal:
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
19
Si la organización utiliza Unified Communications podrá ver el control de presencia de Outlook o Communicator en SharePoint junto a cada usuario. Además, podrá ver un panel para cada usuario desde el que podrá enviar emails, programar reuniones, o charlar por Communicator.
Si no se dispone de Directorio Activo y las credenciales de los usuarios se almacenan en otro sistema (por ejemplo en base de datos) se puede hacer uso de la Autenticación Basada en Formularios (FBA) de ASP.NET para desarrollar un sistema de autenticación de ese almacén en SharePoint.
Más allá de los espacios de colaboración Si utiliza SharePoint 2010 sólo para colaboración, deberá saber que tiene muchas más posibilidades y funcionalidades que puede aprovechar en un futuro. Brevemente hacemos una descripción:
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
20
Portales de publicación Mediante este tipo de portales podrá crear aplicaciones pensadas para diseñar sitios web muy personalizados. Permite crear plantillas de contenido de páginas, historial de páginas, administrador del contenido, flujos de aprobación… y muchas herramientas para poder mantener un sitio web. Numerosas web públicas están basadas en portales de publicación de SharePoint, por ejemplo:
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
21
Portales de BI Mediante distintas herramientas podrá crear portales pensados para realizar Business Intelligence o inteligencia empresarial. SharePoint incluye numerosas herramientas que permiten trabajar y diseñar sitios de BI.
Una serie de elementos web nos permitirán mostrar indicadores y gráficas que puedan conectar con datos de listas, bases de datos o servicios web:
Los servicios de Excel y PerformancePoint permitirán publicar hojas de Excel (por completo o por partes) en SharePoint y diseñar complejos paneles de mando (dashboards) con información empresarial de bases de datos, cubos, etc. Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
22
Conexiones a datos externos Puede conectar a datos externos (por ejemplo a una base de datos Oracle, a SAP…) y visualizarlos en SharePoint como si se tratase de listas. Podrá leer, escribir y eliminar los datos si así lo desea, todo desde interfaz SharePoint. Con SharePoint Designer 2010 o Visual Studio 2010 (según la complejidad) podrá diseñar estas conexiones.
Centros de búsqueda Puede utilizar SharePoint para realizar búsquedas empresariales. Puede programar búsquedas en el contenido de SharePoint y en contenidos externos a SharePoint de su organización, permitiendo etiquetar, categorizar e indexar todo el contenido de su compañía.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
23
Red social Mediante las características de red social de SharePoint podrá gestionar sitios personales, compartir datos y perfiles, encontrar personas afines, etiquetar cualquier contenido de SharePoint por los usuarios, ver la jerarquía de la organización, realizar búsquedas sobre perfiles y un sinfín más de aplicaciones.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010
24