guia del organizador de freeride

Gu铆a de ayuda del organizador De Freeride

Ultima versi贸n : 10/03/2012 Autor : Komakino (komakino33@hotmail.com)

Sumario Datos del autor  Bordeaux Longskate Club 7 rue de Barsac 33800 Bordeaux (+33) (0) 6 47 86 40 83 Komakino33@hotmail.com

1 PREÁMBULO ............................................................................................... 2 2 ANTES DEL EVENTO .................................................................................. 3 3 DURANTE EL EVENTO.............................................................................. 11 4 DESPUÉS EVENTO.................................................................................... 16

Adaptación traducción  FEDERACIÓN de DEPORTES de INERCIA www.fedei.com

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Ioio +33677 564 742 lionel@fedei.com

1 Preámbulo Datos del autor  Bordeaux Longskate Club 7 rue de Barsac 33800 Bordeaux (+33) (0) 6 47 86 40 83 Komakino33@hotmail.com

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Esta pequeña guía tiene como objetivo ayudar a los que quieren dar el paso a la aventura que es la organización de un freeride de « descenso ». Si soy un club o un grupo de amigos y tenéis un proyecto de este tipo en mente, este documento es para ti!

Organizar una prueba no se improvisa y requiere un poco de método, pero nada insalvable, lo único hacer las cosas en el camino correcto.

Hay que notar que es mas difícil de organizar un freeride que una carrera: nuestro deporte es poco conocido, el tipo « freeride » no corresponde a las vías clásicas de la administración, y cuando vas a ver un representante político o funcionario, es más sencillo pedirle un corte de carretera para una competición que para……una banda de colegas que solo quiere divertirse con toda la seguridad.

En general, organizar un evento lleva de unos 6 meses hasta un año de preparación: todo depende del grado de conocimiento con los representantes locales (Alcalde, Concejal, Provincia, Comunidad Autónoma) y de las empresas locales: es más sencillo organizar un evento en el pueblo donde tu tío es alcalde, tus primos dueños del camping, que a 400 Km. de tu casa, donde no conoces a nadie!

En fin, a una persona física le va a ser muy difícil de organizar un evento. Si fuera el caso tendrás que montar una asociación o un club…o hacer llevar el proyecto por una asociación o un club ya existente, si están de acuerdo (responsabilidad financiera y jurídica) Espero que las líneas que siguen te den coraje y te permitirán ver que con un grupo de amigos se puede hacer cosas increíbles!

Buena lectura

Cyrille HARNAY aka KOMAKINO

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2 Antes del evento Datos del autor  Bordeaux Longskate Club 7 rue de Barsac 33800 Bordeaux (+33) (0) 6 47 86 40 83

La mayoría del trabajo se hace mucho antes del evento; esta fase no necesita de ser unos 10 para hacerlo, un equipo de tres o cuatro es más que suficiente. En cambio hacen falta un par de cualidades de « contacto » y de escritura (no tener miedo a enfrentarse a los papeles!)

2.1

Encontrar la carretera

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Es por supuesto la parte la mas divertida: ir en búsqueda de una carretera que cumpla las características siguientes :

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- La longitud sea entre 1 y 4/5km (más de 5km. implica más protecciones, más comisarios, más esfuerzo de los demás etc.)

- Tenga la pendiente y las curvas para divertirse: en eso eres tú que lo veas!

- Que no tenga mucho tráfico: será muy difícil, casi imposible conseguir una carretera general, sobre todo para un evento de este tipo.

- Que no sea muy difícil de proteger (si hace falta paja todo el recorrido y malla de red de 2 metros , déjalo ya!)

- Que no haya muchos vecinos en el recorrido (estarán bloqueado, o casi, todo el fin de semana!)

- Que tenga sitio para frenar en la meta - Que tenga sitio para que los vehículos (buses, camiones) puedan dar media‐vuelta en la salida y la meta si no hay desvío.

- Que sea posible hacer acampada cerca.

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Una vez que la hayamos encontrado, hará falta apuntar su nombre, sus coordenadas exactas en un mapa…y ver de quien depende esta carretera (camino privado, carretera de pueblo, general, etc…).

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Efectivamente, una vez la carretera encontrada, los primeros que habrá que convencer serán los locales: el alcalde y sus concejales, el vecindario, …

2.2

Reglamentación y permisos

La reglamentación cambia de una autonomía a otra, pero la regla principal es: - Todo competición, de cualquier forma que sea, practicándose en la vía publica, será bajo un permiso del gobierno.

- Las pruebas que no tienen ningún criterio competitivo (es el caso de los freeride que se puede asimilar a un concentración) están bajo un permiso al gobierno.

Atención, en algunas Autonomías, también los freerides están bajo un permiso del gobierno.

En concreto: un freeride necesita solo una declaración en el gobierno, y un permiso para el pueblo donde se hará el freeride. Entonces habrá que convencer el alcalde, hacerle que nos otorge el permiso, y rellenar una instancia de declaración de « organización de una prueba », para llevarlo al gobierno, de donde depende el sitio donde organicéis el freeride.

2.2.1

Cita con el alcalde

Por supuesto todo depende de tu grado de « conocimiento » del mismo: si es un amigo, un pariente, o vives en el mismo pueblo, todo será mas simple.

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En el otro caso tendrás que pedir una cita con él e ir con un dossier de presentación (ver más abajo).

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Hay que meterse en la posición del alcalde para entender las razones que podrían llevarle a rechazarlo: nuestro deporte es desconocido y nos toman enseguida por camicaces, entonces presentamos un potencial de accidente en el pueblo y poca « notoriedad ». Vamos a molestar los vecinos todo un fin de semana, y un vecino es un voto potencial .

Hay que vender los lados buenos : - Sois serios y sabéis colocar en cada sitio las protecciones necesarias - Sois Eco responsable y no dejareis el sitio en malas condiciones - Somos un deporte « ecológico », « original », que constituye una alternativa interesante al concurso de cartas para animar el pueblo

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- Podréis acoger e iniciar los niños del pueblo que desean probarlo - El comité de fiestas (si hay uno) podrá asegurar las comidas y la animación : es la garantía de un pequeño ingreso para ellos

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- Vais a hacer gasto en la localidad: la paja, las bebidas, la comida : 50 personas en un fin de semana puede representar un interés económico para un pequeño pueblo.

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Sin acuerdo del alcalde, será muy difícil de organizar cualquier tipo de cosas; si fuera el caso, cambias de sitio, hay miles de carreteras en España, con Ayuntamientos que sólo esperan gente como nosotros !

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2.3 Datos del autor  Bordeaux Longskate Club 7 rue de Barsac 33800 Bordeaux (+33) (0) 6 47 86 40 83 Komakino33@hotmail.com

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El equipo

Así que hay que constituir un equipo para gestionar el evento; Los preparativos del evento pueden hacerse con uno o algunos, repartiéndose las tareas. El evento necesitará mas gente con el fin de asegurar los puestos siguientes : • Colocar la seguridad : cuantos más seamos más rápido esta hecho !

• Inscripciones : 2 ó 3 personas la mañana de las inscripciones para que no se tarda mucho • Comisarios de pistas : se aconseja tener todos los comisarios « a la vista » (muy cómodo si los walki tienen una avería!) pero digamos que hay que meter una persona en cada curva o potencial peligro • Chofer de camión : si no habéis alquilado un bus con chofer, los remontes se harán en camión : entonces hay que tener igualmente conductores para los camiones • Bar y restauración : si os encargáis vosotros, según el número de riders, os hará falta 2 ó 3 personas para gestionarlo (hacer la barbacoa, servir, cobrar etc...)

• Gestión de las salidas y metas: son puestos muy importante que tienen que estar en comunicación permanente. Antes de « soltar a los riders », el comisario de salida tiene que asegurarse que la carretera este limpia y vacía.

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Presupuesto

Aquí tienes un ejemplo de un tipo de presupuesto : Presupuesto Provisional freeride Gastos Suma

Ingresos

Suma

en Euro

seguridad

en Euro

0,00 autofinanciación

0,00

Seguridad

bebidas

compra paja

ingreso inscripciones(precio*inscritos)

alquiler bus o camión

Colchones / malla de red

ayuda en material Ayto (u otros)

alquiler walki talkis

lista de cosas cedidas

animación y publicidad gastos de grupo de música

ayudas pedidas subvenciones de autonomía subvenciones de provincia

Compras barra

subvenciones de ayuntamiento

Alquiler sonido

otros

mizar a disposición

papeles/cartuchos de tinta carteles de señalización/banderas carteleria, flyers, organización

Patrocinador privado

gastos desplazamiento organización

sponsor 1 sponsor 2

comidas organización valoración ayuda de voluntarios

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valoración ayuda de voluntarios

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total gastos

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total ingresos

No hay realmente reglas para el presupuesto y su tamaño para un freeride. Los habituales gastos costosos como el cronometraje, la retransmisión en video, el speaker o los premios para los ganadores no tienen que estar para un freeride.

Todo depende de la ayuda en materiales: en vez de alquilar un autobús, intentáis que os dejen el « camión » municipal, en vez de comprar la paja, llegáis a un acuerdo en el que sólo se pagan los fardos estropeados, dejáis a cargo de la oficina de turismo local los carteles, etc…

Nosotros, el BLC, hemos organizado varios freeride desde su creación (Hautacam 2004 y 2005, los Rigalets en Roues Libres) los presupuestos se sitúan entre 1.000 y 3.000 euros

2.5

El dossier a trafico

Atención a las fechas: os piden a menudo mandar el dossier 6 a 8 semanas antes del evento.

Se bajan directamente de Internet los dossieres de tráfico. Las informaciones que piden siempre son : • Descripción de los responsables, estatutos, reglamentos • Descripción de la prueba y fecha • Número de seguro • Mapa detallado con las protecciones • Servicios sanitarios • Desvío alternativo para el tráfico

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2.6

Seguros

En España, todo organizador tiene que tener seguro de Responsabilidad Civil para el evento que organiza y también asegurar los participantes.

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Lo mas sencillo es afiliarse a la FDI (Federación de deportes de inercia): así aprovecháis de un seguro federativo que os cubrirá a los organizadores, a los federados FDI y a los que participen sólo en ese evento.

Tomando como seguro individual de daños corporales el seguro de la FDI, podéis asegurar a cada uno que no esté federado por 10 euros.

Atención!! Para “activar” el seguro, tenis que mandar la lista de datos de cada uno que queréis asegurar por mail antes de empezar el evento.

Todo la info aquí : http://www.fedei.com/upload/descargas/RelacionSeguroOrganizacion6301.doc

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2.7

Inscripciones

Aunque no hay muchos riesgos financieros en un freeride, os animo a organizar como mínimo pre‐ inscripciones en línea: os permitirá saber cuantos camiones os hará falta, la comida en preparar, las compras de la barra, de imprimir el nombre de camisetas suficientes etc… ; podeis usar la web de la FDI para ello.

Atención, cuando no hagáis ningún prepago, puede que exista mucha diferencia entre los inscritos y los participantes presentes: un anuncio de mal tiempo y muchos no se atreverán, el dinero que empezara a faltar en fin de temporada, serán buenas todas las excusas 

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2.8

Comunicación

Con la esperanza de tener gente en su evento, tendrás que anunciarlo mínimamente.

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Entonces pensar en comunicar con bastante tiempo con un cartel, una página web, una página Facebook.

No olvidéis que teneis que llegar a dos tipos de personas: • Los participantes • El público

Si queréis alcanzar al público, tendréis que anunciar el evento en los periódicos locales, radios locales, la concejalía de turismo del ayto., de la comarca, repartir flyers, etc…

Se recomienda también comunicar con el comité territorial de la Federación. Aunque no pueden ayudar mucho este tipo de eventos, pueden ayudar para conseguir el permiso del evento con una autorización por escrito de la Federación, contactaran con riders de la zona, lo anunciarán en su web, …

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3 Durante el evento Datos del autor  Bordeaux Longskate Club 7 rue de Barsac 33800 Bordeaux (+33) (0) 6 47 86 40 83

Vuestro freeride esta planeado para este fin de semana, habéis conseguido los permisos, habrá buen tiempo!

Ahora hay que reunir a los colegas y las buenas almas para repartirse las tareas del evento.

3.1

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Colocar las protecciones

Es una de las primeras tareas, el día anterior del evento. Según el recorrido, puede que se efectúe en unas horas o en todo un día.

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Tienen que ser bien rodeadas todas las curvas de fardos de paja o de colchones, que quizá tendrán que ser doblados por unas mallas de red para proteger el público de violentas salidas de pista.

Te aconsejo bajar el recorrido a pie e identificar todos los sitios peligrosos que tienen que ser protegidos: señales, barrancos, árboles, etc. Por supuesto no se improvisa en el último momento y los principios obstáculos tendrán que ser representados en el mapa que habéis entregado en el Ayuntamiento.

Todos los cruces y salidas de casas serán protegidos por unas vallas y pondréis un comisario en el sitio para avisar de cada entrada en el recorrido, mientras que los riders usan la carretera.

No olvidéis de hacer copias del permiso de la prueba deportiva del Ayto o de Tráfico. Entregarlos en los puestos de « salida », « meta » y también en cada cruce. Os permitirá presentarlo a los vecinos recalcitrantes y probar el lado legal de lo que estáis haciendo!

Está en las estadísticas, siempre aparecerá un furioso loco que quiera pasar sea lo que sea y que no

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se cree que una carretera puede ser cortada por una actividad como la nuestra. Sobre todo, en estos casos, guardar vuestra calma y ser amables…nunca llegar a las manos!

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Recepción de los riders y confirmación de inscripciones

Para un freeride organizado en un fin de semana, seguramente que una parte de los participantes llegarán la noche anterior.

Pensar en la recepción, en aseguraros que la zona de acampada esta disponible, señalizada y ver que allá una pequeña colocación  No dudéis de empezar las inscripciones definitivas el viernes a la noche, será algo menos que hacer el sábado a la mañana.

3.3

El staff (equipo)

Será el equipo que se encargará de todo el evento, o no!

Lo más conveniente es reclutar bastante temprano entre los colegas, la familia, los riders heridos etc.: en todo casos gente seria en su implicación, puntuales y majos!

Hay que contar con un equipo de 15 a 30 voluntarios según el tamaño del evento. Los distintos tipos de comisarios están explicados en el capitulo 2.4.

Teneis que planear dos reuniones antes del evento con todo el equipo para explicar quien hará que, quien será responsable de que, de que hora a que hora, etc.; No olvidéis dar algunas directrices a los comisarios de pista para los asuntos siguientes : - utilización de las banderas, en que casos - que hacer en caso de accidente, en que orden - que hacer en caso de problemas con un vecino

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- utilización de los walki talkis

Los manuales de la fdi podrán ayudarte en estas tareas.

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No tendréis que olvidar darles de beber (nunca alcohol si no queréis que acabe mal), algo para protegerse en caso de gran sol o lluvia, planear la recogida y trasladarlos al principio de las mangas y al final, planear su comida del medio día.

Vuestros voluntarios son la cosa la mas preciosa del evento: entonces no hay que maltratarlos, ser cortes y “zen”, lo mismo cuando hay « errores », y planear una recompensa para todos los esfuerzos que han hecho: estar bien con lo que les regales de comer y beber, pero si se puede algunos regalos que habréis mendigado a algunos patrocinadores: camisetas, rodamientos, ruedas, entradas de cine 

3.4

Desvío y circulación

Por supuesto tendréis que hacer los desvíos necesarios con la ayuda de los servicios técnicos, pero también la descripción que va con ello.

En el caso que se use siempre la misma carretera (sin desvío posible) para dejar a pasar los automovilistas, pensar en meter voluntarios un poco diplomáticos para contener los vehículos que esperan en la meta a que se abra de nuevo la carretera.

Os aconsejo preparar e imprimir flyers explicando la razón del corte de la carretera y de la espera, y tener una copia, en todos los cruces de la vía publica, con el permiso.

3.5

Los remontes

Evitar utilizar « camiones » o « utilitarios » siempre que sea posible : en temas de seguros es acercarse a límites, porque esto vehículos no están hechos para hacer transporte común!

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Los riesgos de accidente son muy bajos, ya que supuestamente no tienen que estar en la carretera, pero atención a la bajada !

Evitar que los riders se enganchen a los vehículos, o a una cuerda atada al camión.

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Por lo tanto se recomienda los buses!

No dudéis en utilizar un voluntario que se dedica solo para las subidas en los buses: es en esto donde más tiempo se pierde tiempo!

3.6

Los Servicios Sanitarios

Las normativas exige especialmente la presencia de un médico y ambulancia para los freeride…porque la ley deportiva lo impone !

No dudéis en jugar con la competencia de varios tipos de ambulancias, los precios cambian mucho : ambulancias privadas, cruz roja…(calcular 500 euros / día y por vehículo con medico y ATS) De todos modos, si tenéis un maletín de primer socorros allí y gente que tienen el títulos de enfermero, es un plus.

Atención, informaros o contactar con la FDI o a los servicios deportivos de los gobiernos, en algunas Autonomías/Ayuntamientos el Gobierno se hace cargo de pagar los servicios médicos para los eventos deportivos.

3.7

Walki talkis

Necesitareis walki talkis en número suficiente para cubrir todos los puestos de comisarios, la salida y la meta.

Atención a probarlos en el lugar antes del evento. El relieve y las distancias pueden impedirles

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comunicarse entre ellos. En ciertos casos necesitareis radios de « larga potencia » que necesitan un permiso para emitir….

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Pensar siempre en cargarlas el día anterior, y recargarlas cada noche si el evento es de más de un día.

3.8

Alojamiento y comida

No olvidéis de planear un lugar de acampada para los riders, y soluciones para las comidas: barbacoa, bocatas, et En caso de no haber podido conseguir un camping, negociar como mínimo una parte de un campo o de prado con el vecindario, a fin de que puedan colocarse las tiendas y camiones.

Pensar también en los baños y en las duchas si el evento dura más de un día.

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3.9

Programa

En un freeride, el programa es básico. No hay que tomarse el pelo; hacemos bajadas, comemos, bajadas, un poco de farra!

Simplemente aseguraros de respetar los horarios que anunciáis: si anunciáis el principio de las bajadas a las 9h, estar listos a las 8h45!.....mejor anunciar una hora más tarde y poder respetarla, que una hora…y una hora temprano y que no cumplas.

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3.10

Gestión del público

No olvidéis que puede haber espectadores en nuestros eventos, si si!

Hay que pensar en marcar zonas protegidas para los espectadores, haciendolo por ejemplo con

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cinta.

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También es mejor pensar en que os sobren algunos comisarios para ponerlos en los sitios donde tengamos mucho publico para hacer el trabajo de « poli »: impedir atravesar el circuito, asegurarse que lo espectadores están en los bordes, que no se ponen en las zonas peligrosas, etc.

4 Después evento No olvidar el « tras evento »: hay que dejar el lugar tal como lo hemos encontrado, también hacer un chequeo por escrito y comunicarla por escrito a vuestros colaboradores (Ayuntamiento, Comisión de fiestas, Comité territorial, patrocinadores); casi siempre son tareas que se olvidan…

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Limpiar

Hay que dejar el lugar absolutamente en el mismo estado que os lo han dejado, mejor más limpio!

Así que hay que limpiar los bordes de la carretera, donde los espectadores no han visto los cubos de basuras y los ceniceros que les habías puesto, la zona de acampada, los baños cedidos.

Se considera mucho la imagen del evento con estas cosas…un evento maravilloso donde actuáis como cerdos no se repetirá tan fácil…

4.2

Comunicar

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Hacer un balance escrito (una página suficiente) de la prueba : detalla los riders, el público, si no has tenido accidentes. Introducir unas fotos, dar las gracias a vuestros patrocinadores y mandarselo!!

A las delegaciones del Estado (Ayuntamiento, Comisión de fiestas, comité territorial) les gustan realmente este tipo de tramites « calidad ».

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4.3

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Preparar la siguiente Edición

Aprovechar el balance del evento, para organizar una pequeña presentación a vuestros colaboradores y así anunciar la siguiente edición: que se puede hacer para mejorarlo, que medios suplementarios se necesitan, cuales son los errores a no repetir, etc.

Así podréis constatar si la mayoría de las Delegaciones del Estado están dispuestas a ayudarnos…siempre que hayamos sido un mínimo de formales en la organización.

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