Стратегічне планування 2-3 жовтня 2014 року м.Київ Тренери: Любов Паливода, Владислав Кучереносов
Стратегічне планування та організаційний розвиток Організаційний розвиток є постійним процесом, що допомогає організації стати більш ефективною, гнучкою та краще адаптуватися до зовнішніх змін
2 Стратегічне планування
Етапи розвитку організації 1. Народження (створення організації) 2. Дитинство (становлення організації) 3. Молодість (активний розвиток) 4. Зрілість (сталий розвиток) 5. Старіння (занепад організації) 6. Смерть (припинення існування) 3 Стратегічне планування
Зовнішні системи ОГС (модель OSSI\SATI SCI) 1. Надання послуг 2. Стратегічні партнерства та співробітництво
3. Соціальний маркетинг 4. Громадянське представництво
5. Лідерство в секторі 6. Фінансова життєздатність та мобілізація ресурсів 4 Стратегічне планування
Внутрішні системи ОГС (модель OSSI\SATI SCI)
1. Стратегічне та операційне планування
2. Стратегічний менеджмент 3. Операційний менеджмент
4. Людські ресурси 5. Фінансовий менеджмент
6. Моніторинг та оцінка 5 Стратегічне планування
Принципи організаційного розвитку 1. Кожна система має бути задокументована, впроваджена та знаходитись у розвитку; 2. Ефективність ОГС залежить від ефективності усіх систем; 3. Усі системи пов’язані між собою; 4. В успішній ОГС є баланс між зовнішніми та внутрішніми системами 6 Стратегічне планування
Приклад зв’язку між системами Стратегічне планування ↓ Операційне планування ↓ Консолідований бюджет ↓ Фандрейзинговий план ↓ Фандрейзингова стратегія
7 Стратегічне планування
Терміни • Стратегічний план - це опис кращого майбутнього організації та ефективного шляху його досягнення. • Стратегічне планування – це процес, спрямований на розробку специфічних стратегій, які допомагають організації досягти своїх цілей. Цей процес враховує контекст та умови і має чіткі цілі та завдання.
8 Стратегічне планування
? Навіщо проводити стратегічне планування? Що ми отримаємо завдяки цьому процесу?
9 Стратегічне планування
Ми плануємо для того, щоб: • підвищити свою ефективність • зосередити зусилля на найважливіших сферах • краще реагувати на зміни • поліпшити колективну роботу • мати більш чітке уявлення про майбутнє організації • краще вирішувати організаційні проблеми 10 Стратегічне планування
Хто може брати участь у стратегічному плануванні? 1. 2. 3. 4. 5.
Члени організації Члени органів управління Керівники організації Співробітники Інші зацікавлені сторони (волонтери, цільові групи, клієнти, партнери) 11 Стратегічне планування
Етапи стратегічного планування 1.
Аналізуємо виконання попередньої стратерії та поточної ситуації в організації
2.
Переглядаємо/Корелюємо місію та бачення, напрямки та види діяльності, цільові групи та партнерив, цінності та принципи ОГС
3.
Визначаємо сильні і слабкі місця ОГС, потенційні можливості та загрози
4.
Аналізуємо стейкхолдерів та/або конкурентне середовище
5.
Визначаємо пріоритетні напрямки діяльності
6.
Формулюємо цілі і завдання
7.
Визначаємо ризики та шляхи їх усунення
8.
Розробляємо план заходів, що забезпечать виконання цілей і завдань
9.
Розробляємо план моніторингу та оцінки 12 Стратегічне планування
Підхід до сесії стратегічного планування Відповіді на питання:
• Де ми знаходимося зараз? • Де ми хочемо бути? • Як ми туди прийдемо? • Як ми дізнаємось, що дійшли?
13 Стратегічне планування
Засади діяльності ОГС
14
Український форум благодійників
Засади діяльності ОГС •Бачення діяльності організації •Місія (уточнена) •Напрямки діяльності організації •Види діяльності організації •Цільові групи •Партнери, клієнти •Послуги •Цінності та принципи роботи •Аналіз зацікавлених сторін •SWOT аналіз
15
Український форум благодійників
Бачення Широке філософське визначення майбутнього організації, майбутніх напрямків або намірів.
Що ми хочемо створити? Якою організацією ми хочемо стати?
Як буде виглядати навколишній світ через 5 років?
16
Український форум благодійників
Бачення: приклад Світ, де кожна дитина має право рости і розвиватися у сприятливому і безпечному сімейному середовищі. Тільки в люблячому сімейному оточенні з маленької людини формується повноцінна і самодостатня особистість. ПБО «Кожній дитині» в Україні
17
Український форум благодійників
Бачення: завдання Запропонуйте свій варіант БАЧЕННЯ для Вашої організації
Час – 15 хв 18 Стратегічне планування
Місія організації Це визначення головної мети організації в рамках визначеного бачення, тобто, якщо бачення це в що мі вирімо і чому ми віддані, то місія - це що ми робимо для досягнення бачення 19 Стратегічне планування
Місія організації Місія може включати в себе наступне: • цілеспрямованість діяльності організації (сектор, в якому працює організація); • цільові групи • продукти та послуги, які надаються; • цінності організації • територія діяльності
20 Стратегічне планування
Місія організації: приклад «Кожній дитині» здійснює свою діяльність з метою надання можливості сім'ям, громадянам та органам державної влади забезпечити найкраще оточення для дітей, де вони б могли зростати і розвиватись. ПБО «Кожній дитині» в Україні 21 Стратегічне планування
Корекція місії 1 Існуюча місія 2 Питання до місії: • як нові програми та плани вкладаються в існуючу місію? • чи треба переглянути чи підкоректувати нашу місію 3 Зміни до місії
Місія організації: завдання Проаналізуйте місію вашої організації, задайте собі питання та запропонуйте старий чи підкоректований варіант місії Вашої організації Час – 20 хв. 23 Стратегічне планування
Напрямки діяльності • Якими шляхами ви рухаєтесь, щоб досягти заявлену місію та бачення?
24
Український форум благодійників
Види діяльності
25
Український форум благодійників
Види діяльності Що ваша організація НЕ робить? Завдання: Складіть список видів діяльності та тощо, що ваша організація точно не робить Час - 20 хв.
Цільові групи • на кого ви працюєте? • чиї интереси представляєте? • кому надаєте свої послуги? • перед ким ви звітуєтесь? Завдання: складіть список ваших партнерів 27
Час - 15 хв.
Український форум благодійників
Партнери З ким ви співпрацюєте? Завдання: Складіть список партнерів вашої організації Час - 15 хв.
28
Український форум благодійників
Послуги • Які послуги надає ваша організація? • Кому надаються послуги? Завдання: складіть список послуг вашої організації Час - 15 хв.
29
Український форум благодійників
Цінності та принципи організації Система цінностей: 1. Зовнішні цінності Відношення до зовнішнього оточення (клієнти, партнери) – довіра, відкритість тощо 2. Внутрішні цінності - відношення до персоналу (членів) – рівні права та можливості, професійне зростання, тощо - управління – ефективність, інноваційність, командний підхід тощо
Стратегічне планування
30
Цінності та принципи роботи Система цінностей: 1. Зовнішні цінності Відношення до зовнішнього оточення (клієнти, партнери) – довіра, відкритість тощо 2. Внутрішні цінності - відношення до персоналу (членів) – рівні права та можливості, професійне зростання, тощо - управління – ефективність, інноваційність, командний підхід тощо
31
Український форум благодійників
SWOT-аналіз Головна мета SWOT-аналізу – це визначення тих факторів, що суттєво впливають на вашу організацію
32 Стратегічне планування
SWOT-аналіз Внутрішнє середовище
сильні сторони ↓
можливості
слабкі сторони Зовнішнє середовище
↓
загрози 33 Стратегічне планування
Де ми знаходимося зараз? Завдання: Проаналізуйте внутрішнє та зовнішнє середовище (SWOT – аналіз Сильні сторони → можливості Слабкі сторони → загрози Час - 20 хв. 34 Стратегічне планування
Аналіз стейкхолдерів Стейкхолдери
ГРУПА ПІДТРИМКИ
НЕЙТРАЛЬНІ
В ОПОЗИЦІЇ
Інтерес стейкхолдера в вашій організації
Оцінка впиву
Стратегії по отриманню підтрімкі чи зменшення перепон
Цінності та принципи організації Приклад принципів:
• Найкращим середовищем для життя і розвитку дитини є сім'я або сімейне середовище • Партнерство з органами державної влади, НДО та міжнародними організаціями • Верховенство інтересів дитини ПБО «Кожній дитині» в Україні
36 Стратегічне планування
Цінності та принципи організації
Відповідність місії та баченню
37 Стратегічне планування
Цінності та принципи організації
Запропонуйте свій варіант ЦІННОСТЕЙ та ПРИНЦИПІВ для Вашої організації
38 Стратегічне планування
СТРАТЕГІЧНІ ЦІЛІ ТА ПРІОРИТЕТИ ДІЯЛЬНОСТІ
Пріоритети
Стратегічні напрямки діяльності, що є найбільш важливими для ОГС, включаючи організаційний розвиток
40 Стратегічне планування
Пріоритети
Які стратегічні напрямки діяльності Ви вважаєте найбільш важливими для Вашої організації?
41 Стратегічне планування
Формулювання цілей
Цілі – це те, що організація має зробити для виконання своєї місії і досягнення свого бачення в рамках визначених пріоритетів
42 Стратегічне планування
Завдання • Завдання - це логічна послідовність кроків по досягненню цілей і отриманню результатів • Завдання завжди формулюються дієсловами:
Розробити, проаналізувати, сформувати, відпрацювати, навчити, підготувати
43 Стратегічне планування
Завдання Ціль – Розробити Національну програму боротьби з … Завдання: 1.
Створити робочу групу
2.
Підготувати план роботи
3.
Підготувати проект програми
4.
Провести незалежну експертизу програми та громадське обговорення
5.
Забезпечити прийняття програми
44 Стратегічне планування
Цілі та завдання Принципи SMART:
•
S (specific, significant) – конкретний, значний.
•
M (measurable, meaningful, motivational) - вимірюваний, значущий, мотивуючий.
•
A (attainable, agreed upon, action-oriented) – досяжний, узгоджений, орієнтований на конкретні дії.
•
R (realistic, relevant, reasonable, rewarding, results-oriented) реалістичний, доречний, корисний, орієнтований на конкретні результати).
•
T (time-based, timely, trackable) – обмежений у часі, своєчасний, підлягає відстеженню.
45 Стратегічне планування
Цілі та завдання
Сформулюйте стратегічні цілі та завдання для Вашої організації з урахуванням визначених пріоритетів
46 Стратегічне планування
Очікувані результати Завдання: Сформулюйте очікувані результати по кожній стратегічній цілі Час - 15 хв.
РИЗИКИ ТА ШЛЯХИ ЇХ УСУНЕННЯ
РИЗИК
ЙМОВІРНІСТЬ
ВПЛИВ
ШЛЯХИ УСУНЕННЯ РИЗИКУ
КОМУ НАЛЕЖИТЬ РИЗИК
Чому нам треба це робити, якщо ризик такий високий?
Завдання: Складіть список причин
Час - 15 хв.
Терміни
• МОНІТОРИНГ – постійний процес, завдяки якому зацікавлені сторони отримують інформацію про прогрес у досягненні поставлених цілей та завдань
• ОЦІНКА – вимірювання завершеної або триваючої діяльності з метою визначення рівня досягнення поставлених цілей та прийняття відповідних рішень
51
Стратегічне планування
Процес моніторингу та оцінки
моніторинг Цілі ──────│──────│──────│ Результати ↓
оцінка
оцінка
оцінка
(плануємо)
↓
(отримуємо)
52
Стратегічне планування
Завдання = Результати
Провести незалежну експертизу програми = Проведена незалежна експертиза програми
53
Стратегічне планування
Результати кількісні
короткострокові
якісні
довгострокові
54
Стратегічне планування
Результати
Визначте очікувані результати (кількісні, якісні, короткострокові, довгострокові) для цілей та завдань Вашої організації 55 Стратегічне планування
Індикатори Індикатори - кількісні показники, що дозволяють порівняти отримані результати з визначеними цілями та завданнями (один результат може передбачати декілька індикаторів). Індикатори передбачають визначення одиниць виміру. 56 Стратегічне планування
Індикатори Визначте індикатори та одиниці виміру для цілей та завдань Вашої організації
57 Стратегічне планування
План реалізації пріор страт итети егічні цілі
завда ння
індик Резул Резул атори ьтати ьтати до ____ Рік 1 року
58 Стратегічне планування
Резул ьтати Рік 2
Резул ьтати Рік 3
Моніторинг і оцінка Як ми дізнаємось, що прийшли?
1. Засоби перевірки (опитування, інтерв’ю, анкетування, аналіз документації, тощо)
2. Джерела інформації (анкети, дані опитувань, документи, ЗМІ, тощо) 3. Частота збору даних (раз на місяць) 59
Стратегічне планування
Моніторинг і оцінка стратегічн індикатор і цілі та и завдання
засоби перевірки
джерела частота інформації збору даних
60 Стратегічне планування
Види результатів • Ефективності (В якій мірі використання ресурсів привело до отримання результатів?) • Результативності (В якій мірі отримані результати дозволили досягти мети?) • Впливу (Які ефекти (наслідки) мала здійснена діяльність?)
• Значимості (Наскільки ціль (результати) відповідають потребам цільової групи та загальній ситауції в громаді, регіоні, тощо?) • Стійкості (Чи залишаться вигоди від проведеної роботи після її завершення?) Стратегічне планування
Наступні кроки 1. Підготовка операційного плану на 1 рік 2. Виконання операційного плану 3. Моніторинг та оцінка виконання (1-2 рази на рік) 4. Внесення змін до стратегічного плану (у разі потреби)
Стратегічне планування
Дякуємо та бажаємо успіхів!
63 Стратегічне планування