MANUALES ORGANIZACIONALES
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¿QUE? – QUIEN?
Tipos de manuales Pueden distinguirse los manuales de: 1. Manual de Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.
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Los mismos contienen en su cuerpo: a) Organigrama o diagrama de estructura de la organización que representa gráficamente, en forma simplificada, la estructura formal de la empresa. El manual puede contener uno o más organigramas, según el grado de detalle que quiera alcanzarse.
b) Una definición clara de los objetivos generales de la organización, como así también los objetivos básicos de las áreas departamentales.
c) Funciones a ser cumplidas por los distintos puestos de trabajo.
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d) Descripción detallada de las atribuciones y limitaciones correspondientes a los distintos miembros del personal jerárquico, en aspectos tales como: 1) Jerarquía.2) Funciones.3) Alcance de la autoridad que recibe y que puede delegar.4) Responsabilidad asignada.5) Su integración en el sistema de información.6) Relaciones de línea y staff que los vinculan con otros sectores de la estructura.
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2. Manual de Pol铆tica: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuaci贸n y direcci贸n de una empresa en particular.
EJEMPLO
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Su utilizaci贸n contribuir谩 a:
a) Agilizar el proceso decisorio.
b) Facilitar la descentralizaci贸n al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisi贸n.
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3. Manual de procedimientos y normas: El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.
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Ejemplo de Manual de Normas y Procedimientos
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En el manual de procedimientos se específica:
Quién actividad; Qué
debe debe
hacer
hacerse
una
en
esa
hacerse
la
actividad;
Cómo
debe
actividad;
Dónde debe hacerse; y
Cuándo
debe
hacerse
la
actividad.
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4. Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuaci贸n de los empleados que cumplen iguales funciones. Ejemplo: Manual del vendedor, Manual de la Secretaria, Manual del Programador, Manual del Tornero; son manuales concretos.
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Manual del empleado: Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.
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Ejemplo:
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Manual de prop贸sitos m煤ltiples: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensi贸n de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confecci贸n y mantenimiento.
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Elaboración de un Manual Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los
cuales
pueden
integrarse
de
la
siguiente
forma:
RECOPILACION DE INFORMACION: La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento. La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.
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INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION: La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos. Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información. El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.
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ELABORACION DEL MANUAL: La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico. Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
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APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL: La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general. El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quién o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización. Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.
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ESTRUCTURA DE UN MANUAL Partes: Índice Numérico. (Capítulos, Ítems,
Número de Páginas, Índice General) Introducción. (Presentación, Descripción y
Propósito del Manual)
Instrucciones. (Uso del Manual)
Cuerpo Principal. Contenido específico y principal del manual Apéndices. (Autoridad formal, referencias
biográficas, ilustraciones gráficas. Ejemplos Muestras de formularios)
Glosario. Terminología utilizada, términos técnicos y su significado, Ejemplo Función, autoridad
Índice Temático. Listado alfabético de los tópicos o asuntos que comprende el manual.
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VENTAJAS DE LA UTILIZACION DE MANUALES a) Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa. b)
Ayudan
a
institucionalizar
y
hacer
efectivos
los
procedimientos. c) Facilitan la fijación de estándares. d) Posibilitan la normalización de actividades. e) Evitan discusiones y malentendidos. f) Aseguran continuidad y coherencia en las prácticas de las distintas actividades. g) Uniforman la terminología técnica básica del trabajo administrativo. h)
Son herramientas
utilísimas
en
el
entrenamiento
y
capacitación de nuevos empleados.
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LIMITACIONES: a) Su mala o poco cuidadosa preparación trae aparejado serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones. b) El costo de confección y de revisión puede ser alto. c) Si no se los actualiza permanentemente pierden vigencia con rapidez. d) Son en general poco flexible. e) Incluyen sólo los aspectos formales de la organización. f) En muchos casos limitan la iniciativa de los individuos. g) Si son muy sintéticos carecen de utilidad; si son muy detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos. h) Una redacción mala o deficiente, puede hacer muy engorro su uso.
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SUDOKU
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SOPA DE LETRAS
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ELABORADO POR LÓPEZ ISAMAR CAROLINA C.I 21295499 AD2301
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