CONSULTORÍA DE LA COMUNICACIÓN APLICACIÓN A CASO REAL: SITUACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL ANTECEDENTES: El departamento de Comunicación Social, perteneciente al H. Ayuntamiento de Tehuacán ha recibido críticas sobre la la omisión de boletines de diferentes departamentos de la administración actual. En diferentes medios de comunicación, en especial de radio, se ha hecho mención de la falta de información hacia la ciudadanía, de obras, cierre de calles, etc. Los cuales perjudican a la población en general. Quedo establecido que cuyo objetivo es proporcionar información a los medios de comunicación para que, a su vez, se difunda a la ciudadanía; además de ser un departamento de difusión e información que sirva de beneficio social; y cuyas funciones son: Difundir interna y externamente las acciones de gobierno que diariamente se realizan. Generar un órgano interno de información, mediante boletines informativos de manera diaria Crear un vínculo entre la Dirección y los Medios de Comunicación para difundir la información generada, misma que pueda llegar a los receptores de una manera clara y efectiva. Asignar un equipo humano para la cobertura de todas las actividades del Gobierno Municipal, sobre todo aquellas que tienen trascendencia para la sociedad. Utilizar los amplios y bastos elementos de la comunicación, el uso de las tecnologías recientes, permitirán el desarrollo eficaz de los objetivos. Las redes sociales, serán una herramienta que permitirá difundir las acciones que desde el gobierno se realizan. La Dirección de Comunicación Social, es también una fuente de información para las campañas sociales, de prevención, de salud, seguridad pública, así como ante algún desastre fungir como primera instancia para emitir las recomendaciones necesarias. Atendiendo a los artículos 6°(Para el ejercicio del derecho de acceso a la información) y 7°(La libertad de escribir y publicar escritos sobre cualquiera materia) se facilitará los datos necesarios que los entes informativos requieran. Asimismo, se creará una gaceta informativa para detallar la información que desde el municipio surja. La Dirección de Comunicación Social fungirá como generadora de información para atender las necesidades de la población. De manera periódica, se generarán campañas de difusión de diversa índole, turismo, salud, tránsito, seguridad pública, obras, para beneficio de la población. La Dirección de Comunicación requerirá de trabajo tanto de oficina, así como de campo para el desarrollo de las actividades. Todos y cada uno de los trabajos de Comunicación Social, tiene el propósito de proyectar a la ciudadanía las acciones de gobierno.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: La comunicación es un aspecto importante que debe tener especial cuidado en toda organización, ya que de ella depende el buen flujo y manejo de información de la misma. Es por eso que se planea detectar las problemáticas y proponer una estrategia que ayude a disminuir los conflictos que repercutan en la eficiencia del departamento. MISIÓN La Dirección de Comunicación Social, busca ser el vínculo entre la sociedad y los Funcionarios, teniendo como intermediarios a los medios masivos de comunicación, con ello se establece la cercanía con la ciudadanía, con el fin de proporcionar la atención necesaria VISIÓN Ser una Dirección que proyecte los trabajos y acciones del gobierno, en los diferentes medios de comunicación, así como otros instrumentos, para que la ciudadanía se encuentre enterada de todo lo que se realiza en su beneficio. ORGANIGRAMA A continuación se presenta el organigrama del H. Ayuntamiento, para ubicar la Dirección de Comunicación Social.
OBJETIVO GENERAL Analizar los procesos de flujo de información del departamento de Comunicación Social, ya sean internos o externos, encontrar la causa y plantear una posible solución a las problemáticas que se identifiquen.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Observar la disposición de los departamentos ligados a la Dirección de Comunicación Social para emitir información importante, relacionada con sus principales objetivos, como es proyectar a la ciudadanía las acciones de gobierno. Verificar si los medios por los que se comunica el departamento de Comunicación Social con las demás dependencias son factibles para transmitir la información a los diferentes MC y a la ciudadanía. Examinar si las actividades de cada miembro del departamento se encuentran correctamente delimitadas, y si se realizan correctamente. Sondear si es necesario que cada departamento dependiente del H. Ayuntamiento de Tehuacán cuente con un grupo encargado de la comunicación interna, el cual trabajará en conjunto con Comunicación Social. Identificar las causas que impiden que la información fluya entre el H. Ayuntamiento Municipal y sus entidades paramunicipales, y la manera en que esto afecta el desempeño del departamento. Observar si el ambiente laboral es el adecuado, el grado en el que este influye en la realización del trabajo y en las relaciones interpersonales. Crear una estrategia que mejore la comunicación interna (PresidenciaComunicación Social) y externa (comunicación Social-Medios de Comunicación-Ciudadanía)
MÉTODO DE INVESTIGACIÓN Los resultados se obtendrán mediante la aplicación de una encuesta, la cual será contestada por los integrantes del departamento de Comunicación Social, para identificar posibles problemáticas.
Universidad del Valle de Puebla: Consultoría de comunicación H. Ayuntamiento de Tehuacán Departamento: Comunicación Social Por favor, conteste las siguientes preguntas: 1.- ¿Considera eficaz la comunicación interna del departamento? SI______ NO_______ ¿Por que?_____________________________________________________________________________ 2.- ¿Le parece adecuado el lugar de trabajo en el que labora y las herramientas que se le otorgan? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- ¿Qué deficiencias considera que tiene el departamento? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 4.-¿Cuál es su opinión sobre la delimitación de las actividades de cada integrante? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 5.- ¿Cuáles son las tareas más importantes que realiza dentro del departamento? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ¿Mejoraría el departamento o aspectos laborales de sus compañeros de trabajo? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ¿Cuáles son las principales problemáticas que enfrenta el departamento? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ A través de qué medios se comunica con otros departamentos:________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ¿Cómo califica la accesibilidad de los departamentos para brindar información? Excelente__________ Buena__________ regular ___________ Mala____________ ¿Qué solución aportarías a las problemáticas antes mencionadas? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
Con los datos obtenidos se formulará una conclusión y en base a ella se sugerirá una solución y una estrategia para mitigar las fallas en el proceso de comunicación interno.
DIAGNÓSTICO Basados en las encuestas se llegó a las siguientes conclusiones: La comunicación dentro del departamento no se considera buena debido a la falta de coordinación y dirección. Las herramientas que posee el equipo son funcionales Una de las principales deficiencias son que no hay una coordinación general, dirección ni compromiso. Con respecto a la delimitación de actividades, los miembros del departamento argumentan que no están definidas, por lo que es necesario poner mayor interés en sus funciones Las principales problemáticas que enfrentan son, falta de información, trabajo en equipo, planeación y compromiso. Los medios que utiliza para comunicarse son: correo electrónico, teléfono y memorándum Todos los integrantes califican como regular la accesibilidad de otros departamentos. Las soluciones que proponen son las siguientes: apertura por parte de dirección para otorgar información, mayor planeación y compromiso. Cabe mencionar que las encuestas fueron respondidas por elementos que cumplen diferentes funciones dentro del departamento: o o o o
Dirección Área de Monitoreo Cobertura Control y atención a proveedores
SOLUCIÓN Basados en las conclusiones anteriores, se propone la siguiente solución. EXTERNA: Cada uno de los departamentos, por sus múltiples ocupaciones, no dan la debida importancia a aquello que es primordial en un gobierno: la difusión de obras. Es por eso que se propone que cada una de las estancias que necesiten de la difusión de sus obras cuente con un departamento que se encargue específicamente de eso. Se invita a poner mayor atención a aquellas dependencias paramunicipales, como es el caso de OOSELITE y OOSAPAT, ya que esta última, ha sido foco de comentarios negativos en los últimos meses, pues la ciudadanía y los medios de comunicación se quejan por su falta de comunicación (cierre de calles sin previo aviso, inicio de obras las cuales no son concluidas a la brevedad, falta de control de suministro de agua, etc.)
INTERNA: es importante delimitar perfectamente cuáles son las actividades de cada uno de los integrantes del departamento. Por lo que es necesario reunir al personal y especificarle que actividades debe o no realizar. La estrategia es que cada uno supervise el trabajo del otro, siempre y cuando no se cree ninguna dependencia de ningún integrante ni la carga de trabajo sea aun mayor. No se trata de esperar a que se ordene una actividad, sino que los horarios de las actividades tanto matutinas como vespertinas deben establecerse. Con respecto a las labores que cada uno desempeña, es importante poner mayor atención en la Dirección, ya que como líder del grupo, no está cumpliendo con su papel. Es necesario brindar capacitación para manejar el liderazgo. Finalmente, la solución debe comenzar por la cabeza, para que así, en caso de continuar con la problemática, sea capaz de solucionarlo por sí mismo. La falta de compromiso se puede contrarrestar por medio de incentivos. Desafortunadamente, el peso de todo aquello que se da o no a conocer, cae sobre el departamento, por lo que se tiene mayor presión, sin embargo su trabajo no es reconocido, puesto que los aciertos no se toman en cuenta y los errores se convierten en blanco de críticas. El tipo de incentivo no necesariamente debe ser económico, ya que sabemos que en estos casos, la motivación personal es, si no la mejor, una buena opción. Lamentablemente los funcionarios que están arriba -en lo que al organigrama se refiere- no cuentan con el suficiente tiempo, o la suficiente disposición para motivar a este departamento.