REGOLAMENTO INTERNO DELLA BIBLIOTECA ai sensi dell’articolo 26 dello Statuto dell’Istituto Italiano per l’Africa e l’Oriente (Is.I.A.O.)
TITOLO I Definizione e compiti Art. 1. 1. La Biblioteca dell’Istituto Italiano per l’Africa e l’Oriente è biblioteca pubblica specialistica. 2. Alla Biblioteca dell’Is.I.A.O. perviene la sezione staccata di Ravenna, sita nella sede del Dipartimento di Storie e Metodi per la Conservazione dei Beni Culturali, Facoltà di Conservazione dei Beni Culturali, Università di Bologna, sede di Ravenna, che si attiene allo stesso regolamento. Art. 2. 1. Considerati la fisionomia specialistica, la natura delle collezioni e delle raccolte possedute, la posizione sul territorio, il rilievo acquisito e riconosciuto a livello nazionale ed internazionale, la Biblioteca dell’Is.I.A.O. persegue le seguenti finalità: a) conserva, tutela, valorizza e promuove le proprie raccolte manoscritte e a stampa, bibliografiche, documentarie, iconografiche, di microfilms, microfiches e di risorse elettroniche; b) promuove l’attività scientifica, filologica, codicologica, iconologica nell’ambito delle finalità stesse dell’Istituto, attraverso la valorizzazione del patrimonio bibliografico antico e raro, manoscritto e a stampa; c) documenta la cultura dei paesi dell’Africa e dell’Asia, promovendone la conoscenza sul territorio nazionale ed internazionale attraverso le sue raccolte manoscritte e a stampa, bibliografiche, iconografiche, documentarie; d) acquisisce attraverso donazioni e proprie risorse finanziarie la più qualificata ed aggiornata produzione editoriale, nazionale e straniera, in base alle specificità delle proprie raccolte storiche ed alle esigenze della propria utenza; e) documenta il posseduto attraverso cataloghi a stampa ed informatizzati; f) è membro del Polo IEI-Istituti Culturali di Roma nell’ambito del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN); g) promuove la lettura, la conoscenza delle sue risorse e la circolazione dell’informazione e dei documenti con tutte le possibili forme di promozione; h) svolge attività editoriale per la valorizzazione e la promozione del posseduto.
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Calendario ed orari Art. 3.
1. La Biblioteca dell’Is.I.A.O. è aperta al pubblico durante tutto l’anno solare, tranne il sabato, la domenica di ogni settimana ed i giorni festivi. Art. 4. 1. L’orario di apertura al pubblico è così articolato: lunedì, mercoledì, venerdì: ore 9,00-13,00; martedì e giovedì: ore 9,00-17,00. Art. 5. 1. Al fine di effettuare interventi di revisione, riordinamento, prevenzione e conservazione o restauro è disposta la chiusura al pubblico per tre settimane, nel corso dell’anno, e portata a conoscenza del pubblico attraverso i mezzi di informazione.
TITOLO III Accesso in Biblioteca Art. 6. 1. Per essere ammessi in Biblioteca è necessario: a) avere diciotto anni e far richiesta, esibendo un documento valido d’identità, d’una tessera personale numerata d’ingresso; b) depositare libri, riviste, quotidiani, pubblicazioni in genere anche su supporto non cartaceo, borse e beni personali negli appositi armadietti posti all’ingresso. 2. La Biblioteca non è responsabile degli oggetti e beni personali depositati o introdotti dagli utenti nei suoi locali. Art. 7. 1. L’utente deve rigorosamente rispettare le norme di legge che regolano l’uso dei luoghi pubblici e le disposizioni del presente regolamento. Particolarmente è vietato: a) danneggiare, in qualsiasi modo, il patrimonio dell’Istituto; b) fare segni o scrivere anche a matita sui libri e documenti della Biblioteca; c) disturbare, in qualsiasi modo, l’attività di studio e di lavoro;
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d) fumare; e) adoperare telefoni portatili nelle sale di studio e consultazione; f) introdurre e consumare ogni genere di cibo e di bevande nelle sale di studio e consultazione; g) accedere negli uffici e nei locali non aperti al pubblico; h) accedere ai depositi librari senza autorizzazione, che può essere concessa per motivi di sola comprovata eccezionalità. Art. 8. 1. È consentito introdurre in Biblioteca: a) previa autorizzazione, volumi o fotocopie propri esclusivamente se necessari alla consultazione di opere della Biblioteca; b) computer portatili; c) macchine fotografiche o digitali per gli usi consentiti ed autorizzati e per dichiarati motivi di studio. Art. 9. 1. Prima di uscire dalla Biblioteca l’utente deve consegnare tutti i documenti ricevuti in lettura e ritirare la tessera personale d’ingresso. 2. L’addetto alla sala di distribuzione è altresì autorizzato: a) a controllare borse, cartelle e portadocumenti dell’utente non depositati negli appositi armadietti; b) a verificare che i contenitori di computer portatili, attrezzature fotografiche e similari non contengano documenti od oggetti della Biblioteca. Art. 10. 1. La direzione può escludere dalla Biblioteca chi trasgredisce le norme del presente regolamento o le norme di legge che regolano l’uso dei luoghi pubblici.
TITOLO IV Servizi al pubblico Art. 11. 1. Il personale della Biblioteca addetto alla sala di distribuzione e consultazione fornisce informazioni di carattere generale sull’uso dei suoi strumenti, particolarmente sulle raccolte ed i servizi offerti.
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2. Fornisce assistenza agli utenti sull’uso degli schedari cartacei, del catalogo on-line SBN e li orienta nelle loro ricerche e studi attraverso i materiali bibliografici, disponibili a scaffale aperto, delle sale di consultazione. 3. Dispone di una linea telefonica, di un fax e di un indirizzo di posta elettronica per offrire informazioni bibliografiche sui documenti posseduti, con ricerche negli schedari cartacei e nel catalogo on-line SBN. 4. Evade richieste di informazioni inoltrate via posta, fax, posta elettronica, fornendo risposte con eventuale tasse a carico del destinatario. 5. Accoglie suggerimenti, richieste e segnalazioni di eventuali disservizi da parte dell’utenza. 6. Accoglie proposte di acquisto di libri da registrare nell’apposito modulo fornito dal banco di distribuzione. Art. 12. 1. Sono a carico dell’utente le spese sostenute dalla Biblioteca per l’erogazione di particolari servizi di informazione bibliografica, che per il loro funzionamento o per il tipo di fornitura comportino costi aggiuntivi esterni o legati all’uso delle tecnologie informatiche.
TITOLO V Distribuzione Art. 13. 1. Ogni documento desiderato in lettura deve essere richiesto con la presentazione del modulo fornito dalla Biblioteca compilato chiaramente in tutte le sue parti. 2. È possibile richiedere due opere per volta (per un massimo di quattro volumi la mattina e due il pomeriggio) o due testate di periodico (per un massimo di quattro volumi). 3. Terminata la consultazione, i volumi devono essere riconsegnati al banco di distribuzione, ritirando la tessera personale d’ingresso. È possibile lasciare i documenti riconsegnati in deposito per non più di tre giorni. 4. Per ottenere in lettura opere a stampa anteriori al 1800 è necessario consegnare al banco di distribuzione anche un documento valido d’identità. Art. 14. 1. I documenti richiesti sono prelevati ad orari prestabiliti e le richieste devono pertanto essere presentate mezz’ora prima dell’orario di consegna. I documenti sono consegnati alle ore: 9,30; 10,30; 11,30; 12,30; 13,30; 15,00; 16,00.
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Manoscritti e rari Art. 15.
1. La Biblioteca offre i seguenti servizi: a) consultazione delle opere manoscritte; b) consultazione degli epistolari; c) consultazione delle opere a stampa rare o di pregio a partire dal XVI secolo; d) consultazione delle raccolte speciali; e) consultazione di cartografia in originale o in riproduzione fotografica o digitale; f) consultazione di materiale fotografico o in riproduzione digitale; g) consultazione di microfilms, microfiches e risorse elettroniche; h) consultazione di archivi informatici; i) autorizzazione alla riproduzione fotografica o digitale di manoscritti e rari in essa preservati. Art. 16. 1. Alla consultazione dei manoscritti e rari sono ammessi studiosi che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età, previa accertamento dell’identità. 2. Per la consultazione dei manoscritti e rari è richiesta una lettera di presentazione di un docente universitario italiano o straniero o del responsabile di un ente qualificato italiano o straniero che attesti la peculiarità dell’interesse culturale del richiedente. 3. La direzione autorizza la consultazione dei manoscritti e rari che riguardano gli interessi dello studioso ed accetta l’esplicita sua dichiarazione sottoscritta. Art. 17. 1. Le singole richieste devono essere presentate dagli utenti su appositi moduli compilati chiaramente in tutte le loro parti. Tali moduli sono consegnati insieme ad un documento d’identità al personale addetto al banco di distribuzione. Art. 18. 1. I manoscritti ed i documenti rari e di pregio sono dati in lettura uno per volta, salvo motivate esigenze di studio e sono consultati sotto stretta sorveglianza degli addetti.
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2. Ogni lettore può chiedere nell’arco della giornata un numero illimitato di opere, salve le esigenze di altri studiosi. Lo studioso può chiedere la custodia in deposito di non più di due volumi per un massimo di tre giorni. Art. 19. 1. Il materiale manoscritto, raro o di pregio deve essere consultato con idonee e necessarie cautele per assicurarsi la salvaguardia. L’utente deve riconsegnare al personale addetto al banco di distribuzione il documento avuto in lettura ogni volta che si allontani dalla sala anche per breve tempo. Art. 20. 1. Per tutelare il patrimonio documentale, qualora la Biblioteca disponga di una riproduzione, su qualsiasi supporto, del documento richiesto, questa deve essere data in lettura in sostituzione dell’originale, a meno che l’utente non attesti la reale necessità di consultare l’originale medesimo.
TITOLO VII Sale di consultazione Art. 21. 1. Le sale di consultazione contengono materiale bibliografico allogato a scaffale aperto e sono sotto la sorveglianza del personale addetto. 2. I volumi possono essere presi direttamente dagli scaffali, lasciandovi ad indicare la consultazione in corso gli appositi segna-posti. Dopo l’uso, i volumi non devono essere ricollocati negli scaffali, ma lasciati sul tavolo. Art. 22. 1. Il personale della Biblioteca fornisce informazioni bibliografiche, assistenza agli utenti sull’uso degli schedari cartacei e dei repertori bibliografici, assistenza nella consultazione di cataloghi on-line e repertori informatizzati. Art. 23. 1. Il servizio internet, offerto con computer fissi nelle sale di consultazione, è erogato in coerenza con le finalità culturali dell’Istituto.
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2. La gratuità del servizio implica che l’accesso allo stesso sia esclusivamente motivato da reali esigenze informative e utilizzato correttamente. 3. La Biblioteca non è responsabile dei contenuti e della qualità delle informazioni offerti da internet. 4. L’utilizzo del servizio è consentito solo a coloro che vi risultino iscritti per aver letto e sottoscritto per accettazione il contenuto del presente articolo. 5. Al servizio si accede solo per prenotazione ed ogni sessione di lavoro non può eccedere la durata di trenta minuti, estendibile in assenza di altre prenotazioni. 6. Nell’ambito del servizio offerto sono consentiti la consultazione nelle modalità usuali, la partecipazione a sessioni di discussione e di videoconferenze. Sono rigorosamente vietati: la lettura, in qualsiasi modalità, della propria posta elettronica, l’uso di qualsiasi accounts per l’invio della propria posta elettronica, l’accesso a chat rooms, l’invio o download di files, le telefonate virtuali, le sottoscrizioni e gli acquisti. Sono altresì proibiti: i tentativi atti a violare la sicurezza del sistema informatico locale e remoto; a danneggiare o alterare i componenti hardware e software dei computer, della rete locale o delle banche dati; la violazione di quanto prescritto dalla licenza d’uso di qualsiasi software; la violazione dell’altrui privacy; la riproduzione non autorizzata di materiale protetto da copyright; l’installazione di qualsiasi software o sua parte; l’installazione di programmi sugli hard disks dei computer della Biblioteca; accendere, spegnere o reset i computer della Biblioteca. 7. L’utente è direttamente responsabile, civilmente e penalmente, a norma delle vigenti leggi, per l’uso fatto del servizio internet. È altresì tenuto a risarcire i danni arrecati ai componenti hardware, software e alle configurazioni. 8. La direzione si riserva di sospendere dal servizio in via definitiva coloro che contravvengono a quanto previsto dal presente articolo, deferendo alle autorità competenti coloro che compiono attività illecite o illegali nel corso dell’utilizzo del servizio e dai computer della Biblioteca.
TITOLO VIII Riproduzioni Art. 24. 1. La riproduzione di documenti posseduti dalla Biblioteca è un servizio erogato previa autorizzazione. Le spese per l’erogazione di tale servizio sono a carico dell’utente. Art. 25. 1. Sono di regola escluse dalle fotocopie le opere anteriori al 1900; tale limite non si applica per le riproduzioni fotografiche.
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2. L’autorizzazione è concessa a richiesta dell’interessato per motivi di studio, ove lo stato di conservazione dell’esemplare lo consenta, nel rispetto della vigente normativa sul diritto d’autore e fatti salvi altri eventuali vincoli giuridici cui il materiale è sottoposto. 3. Sono escluse dalla riproduzione a mezzo fotocopia: a) opere anteriori al 1900; b) opere di grande formato, antico o moderno, giornali rilegati di grande formato; c) tutte le opere il cui stato di conservazione trarrebbe irrecuperabile nocumento dai processi xerografici. 4. Il personale addetto alla sala di distribuzione accerterà lo stato di conservazione delle opere, la compatibilità fra il tipo di riproduzione e il materiale trattato, e che tutto il procedimento sia svolto con le dovute cautele. Art. 26. 1. I servizi di riproduzione sono effettuati a cura dell’interessato, previa autorizzazione.
TITOLO IX Prestito Art. 27. 1. Il prestito è un servizio che realizza la disponibilità e la circolazione dei documenti a livello locale e nazionale. Art. 28. 1. Requisiti e modalità per l’ammissione al prestito: a) compimento del diciottesimo anno d’età; b) esibizione di un documento valido d’identità; c) consegna di due recenti fotografie; e) documentazione di residenza nella Regione Lazio. 2. Possono inoltre essere ammessi al servizio di prestito, pur non essendo residenti nella Regione Lazio, per periodi limitati di tempo: a) i cittadini italiani, dello Stato di Città del Vaticano e della Repubblica di San Marino, nonché i cittadini dei paesi comunitari in grado di documentare le proprie necessità di studio o di ricerca ed il proprio domicilio anche se temporaneo nella Regione;
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b) i cittadini dei paesi extra-comunitari che, oltre alla documentazione di cui al punto a) del comma 2, siano in possesso della certificazione attestante il periodo di soggiorno e della presentazione di un’autorità diplomatica o di una istituzione culturale. 3. Agli utenti del servizio di prestito è rilasciata una tessera munita di fotografia recante gli estremi del documento esibito, che ha validità annuale, rinnovabile, da presentarsi ad ogni richiesta. Art. 29. 1. L’utente del servizio di prestito è tenuto a comunicare immediatamente eventuali cambi di residenza o domicilio. 2. È vietato all’utente prestare i documenti ricevuti in prestito. 3. Chi trasgredisce le norme di cui ai commi precedenti è sospeso o escluso dal servizio. Art. 30. 1. Il prestito interbibliotecario nazionale si attua fra biblioteche che accettano i vantaggi e gli oneri della reciprocità e si impegnano a rispettare le norme che regolano il servizio. 2. L’uso diretto di documenti ricevuti in prestito interbibliotecario è consentito solo previa autorizzazione preliminare della Biblioteca prestante. La Biblioteca ricevente resta, comunque, responsabile della buona conservazione e della tempestiva restituzione dei documenti ricevuti. 3. Le spese relative al prestito interbibliotecario nazionale sono a carico dell’utente. Art. 31. 1. Oggetto del servizio di prestito è il patrimonio documentario della Biblioteca. 2. È di regola escluso dal prestito in originale il materiale: a) sottoposto a vincoli giuridici; b) parte di fondi o raccolte speciali; c) pubblicato sino al 1965 incluso e negli ultimi 3 anni; d) in precario stato di conservazione; e) periodico, sia in fascicoli sciolti che rilegato; f) miscellaneo legato in volume; g) di consultazione, ivi compresi i dizionari, le enciclopedie, i repertori catalografici e bibliografici, o considerato di rilevanza bibliografica, in rapporto alle specificità ed integrità delle raccolte.
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3. Sono altresì esclusi dal prestito i manoscritti, il materiale raro o di pregio, i microfilms, microfiches e le risorse elettroniche. Art. 32. 1. Il prestito diretto si richiede compilando, in duplice copia, l’apposito modulo. 2. Salvo casi eccezionali, rimessi al giudizio della direzione, a ciascun utente non si possono prestare contemporaneamente più di un’opera, per un massimo di due. Art. 33. 1. L’addetto al prestito deve controllare l’integrità, lo stato di conservazione del documento e le particolarità di rilevante interesse dell’esemplare. 2. All’atto della consegna del documento, il richiedente firma la relativa ricevuta con la quale si impegna a rispettare le norme che regolano il servizio. Art. 34. 1. Il prestito ha la durata massima di venti giorni. 2. Un documento già in prestito può essere prenotato da altro utente. 3. In caso di provata necessità ed in assenza di prenotazioni il prestito può essere prolungato per un massimo di altri dieci giorni. 4. La direzione ha la facoltà di esigere, in qualsiasi momento, la restituzione immediata di un documento in prestito. 5. Nel prestito interbibliotecario il periodo di venti giorni non comprende il tempo mediamente necessario per la trasmissione e restituzione dei documenti. 6. Una volta l’anno deve essere effettuata la revisione delle registrazioni connesse al servizio di prestito e pertanto tutti i volumi in prestito devono essere restituiti entro il 31 luglio di ogni anno. Art. 35. 1. All’utente che non restituisca puntualmente il documento ricevuto in prestito è rivolto via posta, fax o posta elettronica, l’invito a restituirlo. Al contempo l’utente è escluso dal servizio di prestito fino a restituzione avvenuta. 2. All’utente che restituisca danneggiato o smarrisca un documento ricevuto in prestito è rivolto, a mezzo posta, fax o posta elettronica, l’invito a provvedere al suo reintegro o alla sua sostituzione che a giudizio della direzione può avvenire con altro esemplare della stessa edizione, con esemplare di edizione diversa purché nella stessa completezza e di analoga veste tipografica o, se ciò sia impossibile, al versamento di una
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somma, da determinarsi dalla medesima direzione e comunque non inferiore al doppio del valore commerciale del documento stesso. 3. Trascorsi inutilmente trenta giorni dalla ricezione dell’invito di cui ai commi precedenti, ove non sussistano motivi ostativi indipendenti dalla volontà personale, l’utente inadempiente è escluso dalla frequenza della Biblioteca, è segnalato al Ministero per i Beni e le Attività Culturali per l’esclusione dalle biblioteche pubbliche statali, a norma dell’articolo 41 del D.P.R. del 5 luglio 1995, n.° 417, ed è deferito all’autorità giudiziaria. 4. La direzione può sospendere il prestito interbibliotecario nei confronti di altre biblioteche resesi responsabili di ripetute e gravi inosservanze delle norme che regolano il servizio e chiedere il risarcimento in caso di danneggiamento o mancata restituzione dei documenti prestati. Art. 36. 1. La Biblioteca eroga il servizio di prestito al pubblico nei seguenti orari: martedì e giovedì, ore 10,30-12,30; 14,30-16,30.
TITOLO X Art. 37. 1. Il presente regolamento stabilisce il calendario e l’orario di apertura, la disciplina dei servizi al pubblico e le disposizioni di carattere generale, volti ad assicurare il corretto funzionamento della Biblioteca. 2. Per tutto quanto non previsto dal presente regolamento interno si rinvia alla disciplina generale del Regolamento recante norme sulle biblioteche pubbliche statali (D.P.R. 417/1995). 3. È fatto obbligo a chiunque di osservarlo e farlo osservare.
Approvato dal Consiglio di Amministrazione dell’Istituto Italiano per l’Africa e l'Oriente con delibera n.° 238 del 4 luglio 2003 e dal Ministero degli Affari Esteri con nota n.° 015/517 del 14 agosto 2003