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C.F.G.S. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Módulo Nº 0649: Ofimática y proceso de la información Powerpoint Curso 2012-13

CONTENIDO ENTORNO DE TRABAJO DEL POWERPOINT ................................................................................2 LAS FICHAS DE POWER POINT 2010 .............................................................................................2 FICHA INICIO: ..........................................................................................................................2 FICHA INSERTAR: ...................................................................................................................3 FICHA DISEÑO: .......................................................................................................................3 FICHA ANIMACIONES: ...........................................................................................................3 FICHA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS: .....................................................................3 FICHA REVISAR: .....................................................................................................................3 FICHA VISTA: ..........................................................................................................................4 FICHA TRANSICIONES: ..........................................................................................................4 FICHA HERRAMIENTAS DE DIBUJO > FORMATO: .............................................................4 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ................................................................4 INICIO DE LA PRESENTACIÓN ........................................................................................................6 GUARDAR UNA PRESENTACIÓN....................................................................................................6 LOS TIPOS DE DIAPOSITIVAS .........................................................................................................6 DISEÑO DE DIAPOSITIVAS ............................................................................................................7 PERSONALIZAR EL PATRÓN DE LA PLANTILLA .......................................................................13 Cambiar el Diseño del Patrón ..............................................................................................14 Cambiar los Colores .............................................................................................................15 ANIMACIONES .................................................................................................................................15 TRANSICIONES ENTRE DIAPOSITIVAS .......................................................................................19 CONFIGURACIÓN DE LA PRESENTACIÓN ..................................................................................20 VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN ................................................................................................22 CONSIDERACIONES FINALES.......................................................................................................23

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ENTORNO DE TRABAJO DEL POWERPOINT Ventana de Trabajo

LAS FICHAS DE POWER POINT 2010 Power Point 2010, como integrante de la suite ofimática de Office, comparte con las demás aplicaciones que forman parte de este paquete un panel de trabajo muy similar basado en una serie de pestañas (llamadas Fichas) conteniendo cada una de ellas una serie de opciones (forman la llamada banda de opciones) que serán las que nos permitan realizar TODAS las tareas que se necesitan para crear una presentación.

FICHA INICIO:

La ficha inicio engloba en seis grupos: Portapapeles, Dispositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Edición. Cada uno de estos grupos a su vez, contienen una serie de iconos cada uno de ellos con una función específica.

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FICHA INSERTAR:

Una ficha importante que usaremos con frecuencia, compuesta por varios grupos: Tablas, Ilustraciones, Vínculos, Texto y Clip multimedia. Por supuesto cada uno de estos grupos contiene una serie de iconos para realizar tareas que veremos en el curso.

FICHA DISEÑO:

En esta ficha tenemos tres grupos: Configurar página, Temas y Fondo que como siempre, disponen de una serie de iconos.

FICHA ANIMACIONES:

Es otra de las fichas importantes para nuestras presentaciones. Dispone de tres grupos: Vista previa, Animaciones y Transición a esta diapositiva, cada una de ellas con sus iconos de tareas correspondiente.

FICHA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS:

Compuesta por tres grupos, concretamente: Iniciar presentación con diapositivas, Configurar y Monitores.

FICHA REVISAR:

Igualmente en esta ficha los grupos son tres: Revisión, Comentarios y Proteger, con sus correspondientes iconos de tareas cada uno.

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FICHA VISTA:

Aquí los grupos son cinco: Vistas de presentación, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros; cada grupo con una serie de opciones que estudiaremos.

FICHA TRANSICIONES:

FICHA HERRAMIENTAS DE DIBUJO > FORMATO:

Que aparecerá únicamente cuando tengamos activo algún trabajo en una diapositiva (de lo contrario no veremos esta ficha). Está compuesta por cinco grupos que son: Insertar formas, Estilos de forma, Estilos de WordArt, Organizar y Tamaño; como siempre cada unos de estos grupos dispone de una serie de iconos.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Como su propio nombre indica, esta barra de acceso rápido sirve para colocar en ella los iconos de tareas realizadas más frecuentemente, de esta forma siempre lo tendrás a mano sin tener que buscarlo en cada ocasión. Esta barra de la que hablamos es esta:

Verás que por defecto ya trae tres iconos (Guardar, Deshacer y Rehacer). Si quieres agregar alguno, no tienes más que pinchar en este lugar:

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En el ejemplo de arriba suponemos que quiero añadir el botón de Abrir, así que no tengo más que picar sobre él y automáticamente quedará incrustado:

Si necesitas algún otro icono que no aparece en los indicados arriba, puedes ir entonces a: Una vez pinches en Más comandos... irás al siguiente cuadro de diálogo que te muestro:

Aquí podrás añadir uno o varios de estos botones de tareas. En el ejemplo voy a agregar el de Dibujar cuadro de texto, para ello pico sobre él para activarlo, y en el centro pico sobre el botón

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Agregar >> para que pase a la derecha. Si quisiera añadir otro/s haría lo mismo con cada uno.

Cuando haya acabado, pico en "Aceptar":

INICIO DE LA PRESENTACIÓN Para crear una presentación elegimos Nuevo del botón Archivo. Nos aparece la siguiente ventana:

Tenemos seis formas de crear la presentación: 1. Presentación en blanco 2. Plantilla de ejemplo 3. Temas 4. Mis plantillas 5. Nuevo a partir de existente 6. Plantillas de Office.com

GUARDAR UNA PRESENTACIÓN Para evitar perder la información, se recomienda guardar la presentación cada poco tiempo y así nos aseguramos que todo el trabajo realizado no lo perderemos. Para esto, pulsamos el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido

O pulsando la opción Guardar de la ficha Archivo

LOS TIPOS DE DIAPOSITIVAS PowerPoint trabaja en base a las diapositivas que vayamos creando una por una; son muchos los tipos de diapositivas que se pueden crear para presentaciones, y quizás el tipo que más

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usaremos sea el llamado "de texto", muy importantes por cuanto nos permitirán informar del tema del que trata la presentación, de todos los puntos de interés,,, Veamos los tipos de diapositivas que podremos crear:  Diapositivas de título: suelen ser las primeras de una presentación y como su nombre indica, serán las que den título al trabajo.  Diapositivas de título y subtítulo: para aquellos casos en que además del título necesitemos ampliar detalles  sobre nuestro trabajo.  Diapositivas de encabezado de sección: muy similares a las de título, pero que se usarán para dar nombre a partes diferentes de una presentación.  Diapositivas de listas con viñetas: un tema de una presentación necesitará diversos apartados para separar diversos puntos a tratar; se usan para eso.  Diapositivas de tablas: evidentemente llevan incluidas tablas en las que se pueden combinar números/texto ordenándolos de forma muy sencilla.  Diapositivas de gráficos y organigramas: para presentar de forma gráfica resultados, y también pueden incluir texto en las mismas.  Diapositivas multimedia: que nos permitirán incluir en ellas imágenes, fotos, vídeo y un buen número de otros efectos.  Diapositivas en blanco: aquí dejaremos volar nuestra creatividad y podremos incluir en ellas todo lo anterior partiendo de cero.

Para crear una nueva diapositiva en PowerPoint 2010 y comenzar a trabajar, tendremos que ir a:

DISEÑO DE DIAPOSITIVAS Cuando abrimos PowerPoint ya nos muestra la primera diapositiva llamadadiapositiva de título, ya que se recomienda crear la primera con l os títulos de la presentación. En las diapositivas

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prediseñadas, cuando hay que introducir texto el espacio para ello aparecerá con un marco y un texto que pondrá “Haga clic para agregar...” (título, subtítulo…)

Hacemos clic y veremos que desaparece el texto que había y aparece el cursor de inserción de texto para que escribamos lo que queramos. Cuando hemos acabado, simplemente tenemos que hacer clic en otro lugar cualquiera de la diapositiva para aceptar los cambios.

Al texto que escribimos podemos cambiarle la apariencia como en las otras aplicaciones de Office: tipo de letra, color, negrita, cursiva, alineación... Para ello vamos a la cinta de opciones y elegimos la sección Fuente o Párrafo de la ficha Inicio.

Como en otros programas, estas modificaciones sólo afectarán al texto seleccionado. Si queremos que afecten a más de un cuadro de texto, podemos seleccionarlos todos haciendo clic en el primero y manteniendo pulsada la tecla Mayús sin soltarla, ir haciendo clic sobre los demás. En el ejemplo vemos dos cuadros seleccionados, y posteriormente habría que elegir el estilo a aplicarles.

Si seleccionamos un objeto aparecen los cuadros de selección a su alrededor. Si seleccionamos texto aparece resaltado.

También podemos mover y cambiar el tamaño de los cuadros variar la posición hacemos clic en el texto para seleccionarlo y de texto. Para arrastramos el marco hasta la posición deseada (veremos que al situarnos sobre el marco aparecerá como puntero de ratón unas flechas).

Para cambiar la forma y tamaño, solo tenemos que situarnos con el puntero del ratón sobre uno de los cuadros de selección y arrastrarlo.

En la parte izquierda de todas las diapositivas veremos un pequeño esquema de la presentación. Mostrará un icono por cada una de las diapositivas de la presentación con su título. Podemos utilizar esta parte izquierda para mover las diapositivas (arrastrando el icono), pero su principal función es la de proporcionarnos una idea global de la presentación y de las diapositivas que la forman.

Una vez creada la primera diapositiva, para crear más, hacemos clic sobre el botón Nueva diapositiva de la sección Diapositivas de la cinta de opciones en la ficha Inicio.

Una vez pulsado veremos que se crea una nueva diapositiva en el centro de la pantalla con un título y unos iconos en el centro. En la parte izquierda de la pantalla aparecerá un nuevo icono que representa es a nueva diapositiva y en la

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barra de estado veremos que indica que estamos en la diaposiitiva 2 de 2.

Si en vez de pulsar Nueva diapositiva en el dibujo, pulsamos en el texto, se desplegará un menú con los tipos de diapositiva que podemos crear. Debajo de cada dibujo viene el nombre del tipo de diapositiva: diapositiva de título, Título y objetos, dos objetos...

Vamos a crear una diapositiva del tipo Título y objetos. Ponemos el título y vamos a ver los diferentes objetos que podemos introducir. Si hacemos clic en la parte central de la diapositiva, vemos que tenemos por ejemplo la opción Insertar tabla, y que si lo pulsamos aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

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El uso de las tablas una vez creada, es exactamente igual que en Word y Access: para pasar de una celda a otra utilizamos la tecla Tab.... Si pulsamos el botón derecho sobre la tabla, accederemos a diferentes comandos: eliminar filas y columnas, añadir...

En la cinta de opciones también veremos un montón de opciones para las tablas:

También podemos añadir un gráfico en una diapositiva, del mismo modo que hemos añadido una tabla en el ejemplo anterior. E n l a d iapositiva seguiremos eligiendo “título y objetos”, pero en objeto a la hora de añadirlo pulsaremos el botón Insertar gráfico de la zona central.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, donde elegiremos el tipo concreto de gráfico en la zona central y pulsaremos Aceptar.

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Una vez hecho esto, la ventana se divide en dos. En una parte muestra la ventana de PowerPoint y en la otra Excel, esto lo hace para que podamos utilizar todos los recursos de Excel a la hora de la creación de gráficos.

Para obtener el gráfico que deseamos, hay que cambiar el contenido de la hoja de cálculo en la parte derecha, y automáticamente veremos los cambios realizados en la parte izquierda.

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Cuando acabamos con la edición de datos, hay que cerrar la ventana de Excel. Podemos utilizar también el menú contextual (clic con el botón derecho del ratón en cualquier zona en blanco del gráfico) para cambiar el tipo de gráfic o.

Se pueden editar todos los elementos de los gráficos igual que lo hacíamos con Excel. También podemos mover el gráfico arrastrando su borde o cambiarlo de tamaño arrastrando los cuadros de selección del borde hasta obtener el tamaño deseado. Si una vez finalizada la edición queremos modificar algún dato, pulsamos el botón derecho datos. en un área vacía y seleccionamos Editar

Las diapositivas nos permiten añadir dibujos, imágenes, presentaciones multimedia...

Para esto hay que añadir una Nueva diapositiva, seleccionar el tipo de diapositiva que queremos crear y por medio de los cuadros de diálogo que tenemos añadir el objeto que nos interese.

En ocasiones podemos necesitar añadir algún elemento más a la diapositiva tipo, como otro texto o incluso una imagen más. Para esto iremos a la ficha Insertar de la cinta de opciones.

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Veremos que hay varios bottones que nos permiten añadir cuadros de texto, dibujos, formas, vídeos...

Una vez creada una presentación, para poder verla en pantalla más cómodamente, tenemos la Vista Clasificador de diapositivas. Este botón se encuentra en la barra de estado: Nos permite ver las distintas diapositivas de una presentación en pequeño y desde aquí podemos cambiar la posición de una diapositiva, eliminarla...

PERSONALIZAR EL PATRÓN DE LA PLANTILLA Para poder modificar el patrón debemos de hacer clic sobre el botón Patrón de diapositivas en la sección Vistas patrón:

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Al seleccionar este comando, aparecen varias diapositivas. La primera de ellas contiene el patrón que se aplicará a todas las diapositivas de la presentación. Las otras contienen el patrón de las diapositivas que se aplicará a los diferentes diseños.

Todos los elementos que aparecen en el patrón son modificables y están constituidos por autoformas (líneas, círculos, cuadrados, flechas, etc.), imágenes y texto. En el patrón se puede:  Añadir o quitar los elementos del patrón reservados a texto, título, fecha y hora, número de diapositiva y pie de página, así como cambiar el tamaño del texto asociado, la fuente y su posición en la diapositiva.  Añadir o quitar imágenes, cambiar su tamaño y posición.  Añadir o quitar autoformas y cambiar sus características (tamaño, posición, colores, etc.).  Añadir o quitar texto y cambiarle el color.  Cambiar la combinación de colores de la diapositiva y del fondo, insertando como fondo una imagen si se desea.

CAMBIAR EL DISEÑO DEL PATRÓN Como diseño del patrón nos referimos al conjunto de elementos del patrón reservados a texto en viñetas, título, fecha y hora, número de diapositiva y pie de página.

Para cambiar estos elementos, pulsamos en el botón:

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Una vez que están los elementos del patrón en la diapositiva, los situamos en la posición deseada y con el tipo y tamaño de fuente que más nos guste.

CAMBIAR LOS COLORES Para cambiar los colores, la fuente o los efectos correspondiente de Editar tema de la Ficha Patrón:

del patrón, pulsamos en la opción

ANIMACIONES Los objetos que se encuentran en las diapositivas, texto, imágenes, autoformas, etc., se pueden animar para hacer más vistosa la presentación y que la explicación quede más clara y amena.

Para animar los objetos de la diapositiva podemos emplear la ficha Animaciones.

Para ver los diferentes efectos que tenemos p ara añadir, tenemos que situarnos c on el puntero del ratón sobre cada uno de ellos (aparecer, desvanecer, barrido...), y veremos el efecto en la diapositiva seleccionada.

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Si pulsamos en

activamos el panel de animación:

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En este Panel se puede ver una lista, en la que aparecen ordenados los objetos de la diapositiva que están animados, el orden que tienen los objetos en la lista es el mismo en el que se ejecutarán las animaciones asociadas a cada uno de ellos, siendo el primero en ejecutarse el que está en la parte superior de la lista.

Para cambiar el orden de uno de los objetos en la lista, se selecciona y mediante las flechas que hay abajo de la lista se sube o se baja su posición, adelantado o atrasando el orden en el que se ejecuta su animación.

En la propia diapositiva aparece remarcado el objeto seleccionado con un número indicando su posición en la animación.

La animación de un objeto se puede iniciar de dos formas: Al hacer clic con el mouse: Comienza la animación del objeto al pulsar con el botón izquierdo del ratón.

Con la anterior: al mismo tiempo que el objeto anterior.

Después de la anterior: comienza los segundos indicados después del evento anterior.

Podemos ver el resultado de la animación pulsando en el botón

o en el

botón

Podemos configurar también el tiempo entre objetos y los sonidos, pinchando en la flecha de un efecto, en el Panel de animación

Si queremos introducir el tiempo entre las animaciones, elegimos Intervalos... del anterior menú

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Si queremos introducir sonidos u otras opciones, elegimos Opciones de efectos... del anterior menú

Si el objeto introducido es texto, se habilitan los controles del recuadro Animar texto. La primera lista indica como se introduce el texto, Todo a la vez, Por palabra o Por letra, tal y como se ve en la figura siguiente:

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Podemos también personalizar estas características desde la opción Intervalos de la ficha Animación

TRANSICIONES ENTRE DIAPOSITIVAS Al igual que podemos definir una animación para un objeto de una diapositiva, podemos animar el cambio entre una diapositiva y la siguiente.

Para definir las transiciones entre las diferentes diapositivas primero debemos de obtener la vista del Clasificador de diapositivas. En esta vista se muestran versiones en miniatura de todas las diapositivas de la presentación, incluyendo el texto y los gráficos Para ver el clasificador de diapositivas pulsamos sobre el botón de la barra de estado (parte inferior de la ventana de PowerPoint), o sobre el comando Clasificador de diapositivas de la ficha Vista.

Desde la ficha transiciones, podemos configurar las transiciones entre diapositivas:

Para cambiar o agregar una transición pulsamos sobre una diapositiva y elegimos un efecto entre los siguientes:

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En Intervalos elegimos el sonido, la duración, al hacer clic y el tiempo.

Podemos aplicar la transición a todas las diapositivas si pulsamos en

CONFIGURACIÓN DE LA PRESENTACIÓN Para terminar la presentación debemos de configurarla. Esto nos permitirá, entre otras cosas, indicar:  Si la presentación es a pantalla completa o en una ventana.  Si las diapositivas se muestran sin animaciones.  Si se repite el ciclo de diapositivas hasta pulsar la tecla Esc.  El rango de diapositivas que se va a mostrar.  El avance de las diapositivas.

Para poder configurar la presentación debemos de seleccionar el comando Configuración de la Presentación con diapositivas de la Ficha Presentación con diapositivas.

Al seleccionar este comando, aparece la siguiente ventana

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Las tres primeras opciones nos indican si la presentación va a ser: Realizada por un orador (pantalla completa), que es la opción habitual, también llamada presentación automática.

Examinada de forma individual, lo que quiere decir que la presentación se pasará como si nos desplazáramos por un documento (barra de desplazamiento lateral), en el que las diapositivas se ven en una ventana (no se emplea toda la pantalla).

Examinada en exposición, que hace que se ejecute la presentación como una presentación automática que se reanuda después de 5 minutos de inactividad, se pueden avanzar las diapositivas o hacer clic en hipervínculos y botones de acción pero no se puede modificar la presentación. En este último caso es conveniente tener activada la casilla Sin animación para que la diapositiva se muestre tal y como se vería después de realizar todas las animaciones, ya que en caso contrario la diapositiva se muestra pero no permite ejecutar las animaciones, con lo que algunos objeto pueden quedar ocultos.

Las cuatro casillas de verificación siguientes nos permiten: Repetir el ciclo hasta pulsar Esc, con lo que la presentación se repetirá hasta que se pulse la tecla Esc, esto nos permite ir a la diapositiva inicial (la que presenta la exposición), después de pasar la última diapositiva. Si no tenemos activada esta opción la presentación terminará después de la última diapositiva y regresaremos al PowerPoint. Es aconsejable tener activa esta casilla, ya que durante el turno de preguntas y aclaraciones que sigue a la presentación se verá la diapositiva presentación de la exposición y no el PowerPoint.

Mostrar sin narración indica si durante la presentación se escuchará la narración que se tenga grabada (casilla activada) o no (casilla desactivada). Para agregar narraciones a la presentación, hay que hacer clic en el comando Grabar narración del menú Presentación.

Sin animación hace que se muestre cada diapositiva como si todos los efectos de animación ya se hubieran producido. Por ejemplo, los elementos con viñetas no se atenúan y todos los objetos móviles están en sus posiciones finales. Se debe de activar esta casilla de verificación si se va a examinar la presentación en lugar de presenciar la ejecución de la presentación con diapositivas.

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En el recuadro Diapositivas podemos indicar si se muestran todas las diapositivas o sólo se muestra un determinado grupo de ellas, indicando la diapositiva primera y la última.

En el recuadro Avance de diapositivas podemos indicar el tipo de avance: Manual, con sólo se avanzará a la diapositiva siguiente cuando se pulse el botón izquierdo del ratón o cuando se pulsa el botón derecho y a continuación se hace clic en Siguiente, Anterior o Ir del menú contextual.

Si se hace clic en Manual, PowerPoint suprime los intervalos predeterminados pero no los elimina.

Usar los intervalos de diapositiva guardados Ejecuta la presentación con diapositivas automáticamente, utilizando los intervalos establecidos previamente. Si la presentación con diapositivas no incluye intervalos predeterminados, será necesario avanzar manualmente las diapositivas.

Los intervalos son el tiempo que tarda en aparecer una diapositiva en pantalla. Este tiempo puede establecerse manualmente, o de forma automática con el comando Ensayar intervalos de menú Presentación.

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN Podemos ver una vista preliminar e imprimir la presentación como cualquier otro documento utilizando la opción Imprimir de la ficha Archivo. Desde aquí, elegimos la impresora, número de copias, etc.

Una de las posibilidades que tenemos, es que podemos indicar el número de diapositivas que queremos por página.

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CONSIDERACIONES FINALES Algunas consideraciones finales a tener en cuenta:  Dar más prioridad a las imágenes que al texto. De esta forma las presentaciones son más vistosas y amenas, y los conceptos son más fáciles de asimilar.  Evitar los colores chillones como combinación de colores de las diapositivas, ya que resultan desagradables a la vista y deterioran la calidad de la presentación. Emplear tonos oscuros en el fondo de las diapositivas, ya que mejoran el contraste del texto y de las imágenes.  Conseguir un buen contraste entre los colores del fondo de la diapositiva y del texto, con lo que el texto será fácilmente legible durante la exposición ya que se emplea un cañón de luz y no se hace directamente sobre la pantalla del ordenador.  Insertar las imágenes en la presentación y no vincularlas a archivos, ya que al pasar la presentación a otro ordenador o directorio, podemos encontrarnos con la desagradable sorpresa de que PowerPoint no es capaz de encontrar las imágenes.  No insertar imágenes como fondo de diapositiva, ya que las imágenes que introducimos en la diapositiva no se verán bien, y el texto no se leerá con claridad.

Además distrae la atención de lo que se quiere mostrar.  Probar las presentaciones con el cañón de luz en el lugar de la exposición y ensayarlas.

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