Tema 2 Software de Aplicación by Olivia Labastida

Instituto Tecnológico Superior de Huatusco

Docente: MSC. Olivia Labastida Puertos Tema 2: Software de Aplicación E-mail: olabastidap@huatusco.tecnm.mx

Competencia Específica:

Genera las habilidades en el uso y manejo de la paquetería de Software administrativo para eficientar la gestión administrativa.

2.1 Hoja de Cálculo Es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas.

2.1 Hoja de Cálculo

2.1 Hoja de Cálculo Ejemplos de Hojas de Cálculo

2.1 Hoja de Cálculo

2.1 Hoja de Cálculo Barra de Menú de Excel (Cinta de Opciones)

2.1 Hoja de Cálculo

2.1 Hoja de Cálculo Fórmulas en Excel Excel realiza estas operaciones usando fórmulas en las celdas.

Una fórmula realiza cálculos u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo.

2.1 Hoja de Cálculo Estructura de una Función =NOMBRE([Parámetros])

=SUMA(Rango)

2.1 Hoja de Cálculo

2.1 Hoja de Cálculo Crear un nuevo libro Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.

2.1 Hoja de Cálculo 1.

Haga clic en Archivo y después en Nuevo.

2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

2.1 Hoja de Cálculo Introducir los datos 1.

Haga clic en una celda vacía.

Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva. Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

2.1 Hoja de Cálculo 2. Escriba texto o un número en la celda.

3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

2.1 Hoja de Cálculo Aplicar bordes de celda 1.

Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.

2. En la pestaña inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha junto a Bordes y, después, haga clic en el estilo de borde que quiere.

2.1 Hoja de Cálculo Aplicar un sombreado de celda 1.

Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, elija la flecha situada junto a Color de relleno y, a continuación, en Colores del tema o Colores estándar, seleccione el color que desee.

2.1 Hoja de Cálculo Usar Autosuma para Sumar los datos Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es mediante Autosuma. 1.

Seleccione la celda a la derecha o debajo de los

números que desea agregar.

2.1 Hoja de Cálculo 2. Haga clic en la pestaña Inicio y después haga clic en Autosuma en el grupo Edición.

La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

2.1 Hoja de Cálculo Crear una fórmula simple Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.

2.1 Hoja de Cálculo 1.

Seleccione una celda y, a continuación, escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.

2.1 Hoja de Cálculo 2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división. Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

2.1 Hoja de Cálculo 3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

2.1 Hoja de Cálculo Aplicar un formato de número Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas.

2.1 Hoja de Cálculo 1.

Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.

2. Haga clic en la pestaña Inicio y después haga clic en la flecha en el cuadro General.

2.1 Hoja de Cálculo 3. Seleccione un formato de número. Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número. Para más información, vea Formatos de número disponibles.

2.1 Hoja de Cálculo Escribir los datos de una tabla Un modo sencillo de acceder al potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.

2.1 Hoja de Cálculo 1.

Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos. Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.

2.1 Hoja de Cálculo 2. Haga clic en el botón Análisis rápido inferior derecha de la selección.

en la esquina

2.1 Hoja de Cálculo 3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para obtener una vista previa de los datos y después haga clic en el botón Tabla.

2.1 Hoja de Cálculo 4. Haga clic en la flecha en el encabezado de tabla de una columna.

5. Para filtrar los datos, desactive la casilla Seleccionar todo y después seleccione los datos que desee mostrar en la tabla.

2.1 Hoja de Cálculo 6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

7. Haga clic en Aceptar.

2.1 Hoja de Cálculo Mostrar los totales de los números con Análisis Rápido La herramienta Análisis rápido (disponible en Excel 2016 y Excel 2013 ) le permite su total de números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

2.1 Hoja de Cálculo 1.

Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido inferior derecha de la selección.

en la esquina

2.1 Hoja de Cálculo 3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

2.1 Hoja de Cálculo Dar significado a los datos con Análisis Rápido El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido (disponible solo en Excel 2016 y Excel 2013) para obtener una vista previa dinámica y probarlo.

2.1 Hoja de Cálculo 1.

Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido

en la esquina

inferior derecha de la selección.

3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

2.1 Hoja de Cálculo Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

2.1 Hoja de Cálculo Mostrar los datos en un gráfico con Análisis Rápido La herramienta Análisis rápido (disponible solo en Excel 2016 y Excel 2013) recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics.

2.1 Hoja de Cálculo 1.

Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido inferior derecha de la selección.

en la esquina

2.1 Hoja de Cálculo 3. Haga clic en la pestaña Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

2.1 Hoja de Cálculo Ordenar los datos 1.

Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas.

2. Seleccione una sola celda de la columna en la que desea ordenar.

2.1 Hoja de Cálculo 3. Haga para realizar una ordenación ascendente (de la A a la Z o del número más pequeño al mayor). 4. Haga para realizar una ordenación descendente (de Z a A o de mayor a menor).

2.1 Hoja de Cálculo Para ordenar por criterios específicos 1.

Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que quiera ordenar.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, elija Ordenar. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

2.1 Hoja de Cálculo 4. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 5. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

2.1 Hoja de Cálculo 6. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

2.1 Hoja de Cálculo Filtrar los datos 1.

Seleccione los datos que quiera filtrar.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar.

2.1 Hoja de Cálculo 3. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista en la que puede tomar decisiones de filtro. 4. Para seleccionar por valores, en la lista, desactive la casilla (Seleccionar todo). Esto quita las marcas de verificación de todas las casillas. Después, seleccione solo los valores que quiere ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.

2.1 Hoja de Cálculo Guardar un Trabajo 1.

Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

2.1 Hoja de Cálculo 2. Si es la primera vez que guarda este archivo: a. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta.

b. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro. c. Haga clic en Guardar.

2.1 Hoja de Cálculo Imprimir un trabajo 1.

Haga clic en Archivo y luego haga clic en Imprimir, o presione Ctrl+P .

2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.

2.1 Hoja de Cálculo La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora. Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar los márgenes de página o agregar saltos de página.

3. Haga clic en Imprimir.

2.2 Base de Datos ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto.

2.2 Base de Datos A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access.

2.2 Base de Datos Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas.

2.2 Base de Datos Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión de archivo .mdb.

2.2 Base de Datos Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 20022003).

2.2 Base de Datos Con Access, puede: ▪ Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.

▪ Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de un artículo.

2.2 Base de Datos

▪ Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta. ▪ Organizar y ver los datos de diferentes formas.

▪ Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet.

2.2 Base de Datos Partes de una base de datos de Access o Tablas o Formularios

o Informes o Consultas o Macros

o Módulos

2.2 Base de Datos Tablas Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos.

2.2 Base de Datos La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias.

2.2 Base de Datos Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.

2.2 Base de Datos Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc.

2.2 Base de Datos Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo. Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.

2.2 Base de Datos Formularios Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla.

2.2 Base de Datos Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas. Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los clientes.

2.2 Base de Datos El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente. Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos.

2.2 Base de Datos Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

2.2 Base de Datos Informes Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.

2.2 Base de Datos Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

2.2 Base de Datos Consultas Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos.

2.2 Base de Datos Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

2.2 Base de Datos Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.

2.2 Base de Datos Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

2.2 Base de Datos Macros Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón.

2.2 Base de Datos Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

2.2 Base de Datos Módulos Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

2.2 Base de Datos Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos.

2.2 Base de Datos Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.

Fuentes de Consulta 1.

Prieto Espinosa Alberto, Introducción Informática, Ed. McGraw Hill México. 2006

2. http://www.microsoft.com/office/excel/default.asp. Tools to help you smarter in Excel

3. https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft365/access/?rtc=1