La comunicaci贸n interna
Donde se origina la valoración
La fuerza que mueve la economía reside en las telecomunicaciones y en la información. Ha existido un crecimiento acelerado de las comunicaciones interindividuales debido a la masificación y abaratamiento de la tecnología; la interactividad define dos vías de relación: la de la información (circulación de datos) y la de la comunicación (diálogo).
La aparición de una nueva cultura del trabajo. Ante la limitada capacidad de las empresas de generar fuentes de empleo, el individuo (el llamado teletrabajador) se ve en la necesidad de crear alternativas de miniempresas con costos bajos, especializadas en sectores específicos del mercado y orientadas exclusivamente a la producción mental.
Donde se origina la valoración
Los cambios en los estilos de dirección autocrática y paternalista a favor de estilos consultivos y participativos.
La continua diversificación de los productos y servicios que obligan a un permanente esfuerzo de innovación.
El intercambio de mensajes, productos y servicios en la sociedad globalizada ha generado nuevos sistemas de lenguajes y de comunicación más directos y más estructurados.
Donde se origina la valoración
La implementación de sistemas expertos de procesamiento del conocimiento y de la transmisión de datos en las organizaciones. La integración de nuevas formas de comunicación intra e Inter empresarial (Telepresencia, teleconferencias, audio y video reuniones, mensajería electrónica, multimedia).
Los cambios cualitativos en los procesos productivos de las empresas, la empresa no está ligada al espacio físico ni al trabajador presencial, el crecimiento de las pequeñas empresas y la disminución de las medianas obliga a una concentración de las competencias.
Las partes del sistema El subsistema gerencial o administrativo: Integrado por la estructura jerárquica, políticas, procedimientos y normativa. El subsistema técnico o de tareas: Comprende el flujo del trabajo, aplicación de las tecnologías, documentos e información requeridos para el desarrollo de actividades. El subsistema social o cultural: Consiste en las relaciones de la organización con la cultura corporativa y las necesidades del activo humano.
Objetivos de la comunicación interna
Implicar a la organización en el desarrollo de su visión estratégica. La visión de la organización que es formulada por la alta dirección debe ser compartida con los empleados, a fin que se interioricen de sus valores y se cree un sentido de pertenencia para la óptima implementación de sus planes
Proyectar una imagen positiva. Los funcionarios actúan como efecto multiplicador de imagen de la empresa hacia los clientes y a la sociedad.
Equilibrar la información descendente, ascendente y transversal. Esto es determinante para la transmisión de aspectos funcionales y corporativos en los procesos productivos de la organización.
Implicar al personal en el proyecto de empresa. Los empleados son el activo más importante para lograr la consecución de las metas de la organización.
Consolidar un estilo de dirección. Promueve un liderazgo participativo y estratégico basado en el trabajo en equipo, en el compromiso del empleado y un desarrollo armónico con la cultura corporativa.
Favorecer la adecuación a los cambios del entorno. La comunicación interna permite crear un clima favorable entre los empleados y la alta dirección para enfrentar los procesos externos de influencia. (VILLAFAÑE,1999;302-304)
Barreras de la Comunicación Interna
Físicas: Deficiencias técnicas de los canales y soportes, como son los ambientes ruidosos y con interferencias continuas, impresiones borrosas, etc.
Fisiológicas:Limitaciones orgánicas de los receptores
Psicológicas: Perturbaciones personales, irritabilidad, histerismo, agresividad de los interactuantes, prejuicios. estereotipos.
Sociológicas: Rivalidad entre grupos a los que pertenecen los comunicantes, (partidos políticos, religión, sindicatos, culturas de origen), degradación del clima social.
Culturales: Distinto nivel de formación intelectual, distinto origen, distinta mentalidad, etc.
Administrativas: Sistemas inadecuados o incompatibles de organización, procesos ambiguos, mal definidos.
Lingüística: Desconocimiento de los códigos que se utilizan para comunicar o conocimiento insuficiente, que genera malentendidos, etc.
Principios gerenciales de la comunicación interna
Principio de la ineludibilidad: Las organizaciones comunican al interior y exterior, todos los individuos dentro de ellas se comunican, la no comunicación es imposible.
Principio de la mediación: La comunicación es un medio no un fin en sí misma, la gestión de la comunicación supone una nueva actitud ética.
Principio de facticidad: La comunicación se valida buscando la retroalimentación. La mayoría de las confusiones y malos entendidos en las organizaciones se dan por la inaplicabilidad de este principio.
Principio de responsabilidad:El responsable del resultado y de la calidad de la comunicación es el emisor, pero el lugar donde ha de medirse y comprobarse la comunicación, de hecho es siempre es el destinatario.
Principios gerenciales de la comunicación interna
Principio de adaptación: La comunicación es un proceso complejo de transformaciones en el cual la comunicación debe adaptarse al receptor.
Principio taxonómico: La comunicación utiliza canales de diversa naturaleza, los criterios con los que se los elige son la efectividad, la facilidad, la rapidez y la economía.
Principio de la bilateralidad: La respuesta permite valorar si los receptores captaron el mensaje en todas sus dimensiones y en que medida lo aceptó.
Principio de la dialéctica: La comunicación supone una relación simétrica en la que el acto comunicativo es irrepetible y único porque supone un proceso de cambio y acumulación contínuos y en espiral como lo planteó Denis McQuail, en su libro Modelos de Comunicación de Masas.
Principios gerenciales de la comunicación interna
Principio de la integridad: La calidad significa que el mensaje llegue a su destinatario íntegramente y sin distorsiones, lo mismo que requiere de formación y entrenamiento de las personas en las competencias y destrezas comunicacionales.
Principio de la circunstancialidad: El estado del clima interno es determinante en el éxito o no del proceso comunicativo.
Principio de evaluación contínua: Su calidad y eficacia, en respuesta a necesidades previamente conocidas y concretas de la empresa, ha de ser objeto de una evaluación contínua y permanente que permita su mejora cuantitativa y cualitativa.
Principio de la globalidad: La gestión de la comunicación interna no puede concebirse de manera aislada, ésta requiere de un plan integrado con la comunicación externa. (GARCÍA JIMENEZ, Jesus. 1998; 57 – 60).
Gestión la información
Selección de los públicos objetivos
Crear círculos concéntricos de información
Determinar con la alta dirección el tipo de información que circulará por determinados centros
Determinar la oportunidad y calidad de la información
Fijar los efectos que debe esperarse
Evalúar la eficacia del proceso comunicativo con una perspectiva de la mejora contínua para la satisfacción del cliente interno
Alimentar a la organización y a los públicos internos con información del contexto que afecta a la organización
Elaborar, administrar y evaluar las publicaciones internas en base a los círculos de información.
Gestión de la comunicación
Abarca el diseño y gestión de estrategias y políticas de comunicación corporativa
Implicar a los funcionarios en el proyecto empresarial promovido por un liderazgo participativo en un clima interno favorable.
Es una forma de interacción simbólica entre las personas que conforman los clientes internos en busca de la cohesión del grupo - empresa y facilitar el estilo de dirección.
Acciones de motivación y diálogo interno en busca de la identificación o contrato psicológico que hace del cliente interno cooperantes, responsables y miembros activos del proyecto.
Formación en búsqueda de la calidad y su eficiencia en el desarrollo de sus tareas.
La gestión de la comunicación tiene un papel de factor homeostático sobre todo en períodos de crisis tanto de identidad como de crecimiento.
Gestión de la documentación
La organización, materialidad y disponibilidad de los datos en base a las necesidades de la organización y a los nuevos y contínuos inputs.
La documentación implica un papel muy importante en la organización, ya que activa el sistema de memoria de la empresa dando unidad en las operaciones, y permitiendo la alimentación y retroalimentación de la gerencia para optimizar las oportunidades de negocios.
El tratamiento profesional de la documentación permite a la empresa hacer frente a cuatro deficiencias: su exceso, su anarquía, su descontrol y su despilfarro.
Gestión de la imagen
Significa el conocer los estados de opinión de los públicos, en especial de los internos, respecto a la calidad de los productos y servicios, de la administración de sus recursos y de la cultura organizacional, fundamentales para el diseño de políticas y estrategias de la organización.
Con respecto a los públicos internos la gestión de la imagen interna comprende:
Imagen de la estructura jerárquica de la organización
El signo cultural producto del comportamiento
Imagen del estilo de dirección. (GARCIA JIMENEZ, Jesus. 1998)
La estrategia de comunicaci贸n interna Intracomunicaci贸n
La Intracomunicación
La intracomunicación es el proceso estratégico de gestión de las relaciones al interior de las empresas para conseguir que la comunicación interna sea más efectiva para todos los elementos involucrados en ella.
El papel de la intracomunicación se convierte en facilitador y posibilitador de que se aporten todos lo puntos de vista, y colaboren a obtener la necesaria síntesis de todos ellos hasta convertirse en la buscada visión compartida.
La intracomunicación es, pues, una estrategia que genera un proceso continuo de comunicación transversal para la creación de valor en la cultura organizativa.
Tipos de estrategias
La estrategia de apalancamiento: El principio de la palanca, consiste en conseguir grandes cambios aplicando el menor esfuerzo. La estrategia del apalancamiento consiste en la ordenación metodológica de decisiones y recursos, encaminada a averiguar las causas subyacentes o últimas que ocasionan un determinado problema o situación que se pretende solucionar o modificar, y una vez descubiertas, actuar sobre ellas para obtener el objetivo propuesto.
La estrategia de franquiciamiento. Consiste en transferir profesionalmente y con rigor la explotación de la comunicación interna a un mandocoordinador en un territorio-espacio definido.
Tipos de estrategias
La estrategia del adelantamiento: La estrategia del adelantamiento consiste en preparar los medios, establecer los procedimientos y realizar las acciones encaminadas a conseguir que en intercomunicación siempre llevemos la iniciativa y vayamos por delante de los acontecimientos.
La estrategia del nominamiento: La estrategia del nominamiento consiste en disponer los necesario para conseguir que cualquier acción de comunicación no sea un frío intercambio de información entre elementos anónimos de la organización, sino que se produzca en el marco de una relación empática entre dos o más personas plenamente identificadas y que se conocen mutuamente.
La estrategia del acercamiento: Trata de utilizar la logística de la distribución para garantizar que la información que se vaya a transmitir llegue a su destino en buenas condiciones.
Tipos de estrategias
La estrategia de ritualizamiento: Es la estrategia que plantea la necesidad de poner en marcha rituales, actos en definitiva, que seancapaces de visualizar y transmitir la comunicación interna por sí mismos.
La estrategia de facilitamiento: Consiste en averiguar qué obstáculos o trabas se interponen en el proceso de comunicación y, una vez identificados, proceder a su eliminación, o al menos a apartarlos.
La estrategia de diseñamiento: Consiste en utilizar las técnicas y métodos del diseño e intracomunicación con el objetivo de ayudar a captar la atención de los destinatarios de la información y despertar su interés, de forma que abra la puerta al conocimiento del mensaje que ser requiere transmitir.
Tipos de estrategias
La estrategia del anclamiento: Consiste en la ordenación metodológica y sistemática de procesos y recursos encaminados a lograr consolidación del cambio.
Fin de la presentaci贸n