Kwaliteitshandboek Coach4You Groningen

Kwaliteitshandboek

Coach4You Groningen

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen

www.coach4yougroningen.nl

Voorwoord Vanaf de oprichting heeft Coach4you Groningen een gestage groei doorgemaakt.

Hierdoor voelden wij de noodzaak de bestaande procedures en afspraken op een overzichtelijke manier te bundelen in een kwaliteitshandboek.

Het Coördinatieteam is daarom opzoek gegaan; zowel naar sponsoren die dit plan financieel wilden ondersteunen, als naar een professional die het handboek kon schrijven. Een, in alle opzichten, geslaagde zoektocht heeft ertoe geleid dat Gerni Luttikhuis deze opdracht uitvoerde.

Een zestal vrijwilligers van onze organisatie heeft haar als’ meedenkgroep’ ondersteund tijdens haar werkzaamheden.

Wij zijn er trots op dat er nu een kwaliteitshandboek ligt dat ook als uitgangspunt kan dienen voor het kwaliteitsbeleid van alle andere afdelingen van Coach4you. Daarom willen we een ieder die een bijdrage heeft geleverd aan de totstandkoming van dit handboek hartelijk bedanken.

Groningen, mei 2012 Marjoke Brenninkmeijer-Veldman Janita W. Rutgers-Stoker Charlotte G. Schippers

Inhoudsopgave Inleiding

Doelstelling kwaliteitshandboek Leeswijzer Terminologie

4 4 4 4

1 Missie en visie

5

5 5 5

1.1 Geschiedenis 1.2 Missie 1.3 Visie

2 De organisatie

6

2.1 Organogram en overlegsysteem

2.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

2.2.1 Het bestuur

2.2.2 Het coördinatieteam (CT)

2.2.3 De intervisor

2.2.4 De coach

2.3 Werving en selectie van vrijwilligers

2.3.1 Coaches

2.3.2 Intervisoren

2.3.3 Coördinatieteam en bestuur

2.4 Begeleiding, deskundigheidsbevordering en onderhouden van contact

2.4.1 Algemeen

2.4.2 Coaches

2.4.3 Intervisoren

2.5 Beëindiging samenwerkingsrelatie

2.6 Public relations

2.7 Randvoorwaarden

2.7.1 Bereikbaarheid

2.7.2 Verzekeringen

2.7.3 Vergoedingen

2.7.4 Privacy

6 6 6 7 8 8 9 9 10 11 11 11 11 12 12 12 13 13 13 13 13

3 Het coachtraject

14

3.1 Selectie van en door de scholen

3.2 Intake en matching van de kinderen

3.2.1 Werving

3.2.2 Intake

3.2.3 Matching

3.3 Het coachtraject

3.4 Administratieve handelingen en registraties

14 15 15 15 15 16 17

4 Evaluatie en bijsturing

18

18 19 19

4.1 Doelstelling en kritische succesfactoren 4.2 Beleidsevaluatie 4.3 Klachtenregeling

Inleiding Doelstelling kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek van de stichting Coach4you Groningen beschrijft het kwaliteitssysteem van de stichting. Doel van dit systeem is: • Het efficiënt en effectief bereiken van de organisatiedoelen • Het zijn van een aantrekkelijke organisatie voor belanghebbenden: vrijwilligers, kinderen en hun ouders, samenwerkingspartners en sponsoren.

Resultaat waar met dit kwaliteitshandboek naar wordt gestreefd, is dat: • Voor vrijwilligers de rollen en afspraken duidelijk zijn. Deze zijn weergegeven in een document bedoeld als naslagwerk en informatiebron, opdat het voor hen mogelijk is op eenduidige en heldere wijze te werken.

• Coach4you kan voldoen aan de eisen voor de landelijke kwaliteitsonderscheiding ‘Vrijwillige inzet: GOED GEREGELD!’ van brancheorganisatie Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Daarmee kan op een objectieve manier aan de buitenwereld worden getoond dat het vrijwilligerswerk binnen de organisatie succesvol en aantrekkelijk is georganiseerd.

• Dit handboek kan dienen als basis voor een landelijk op te zetten kwaliteitsbeleid voor Coach4you.

Leeswijzer • Waar ‘zij’ staat, kan ook ‘hij‘ worden gelezen. Wij kiezen hier anders dan algemeen gebruikelijk voor de ‘zij’-vorm, omdat het merendeel der betrokkenen vrouw is.

• Waar ‘ouders’ staat, kan ook ‘verzorgers’, of indien sprake is van één opvoeder, ook ‘ouder’ of ‘verzorger’ worden gelezen.

• Waar ‘kind’ staat, kan ook ‘leerling’ worden gelezen.

Terminologie De in dit handboek gebruikte terminologie kan als volgt worden geduid: • Vrijwilligers: iedereen die vanuit betrokkenheid met Coach4you, uit eigen keuze, onbetaalde werkzaamheden verricht voor Coach4you.

• Samenwerkingspartners: organisaties, groepen of individuen die door hun werkzaamheden mede bijdragen aan de resultaten van de activiteiten die Coach4you onderneemt, zoals scholen.

• CT: Coördinatieteam van Coach4you.

6

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

1 Missie en visie 1.1 Geschiedenis Coach4you Groningen is een zelfstandige en onafhankelijke stichting die in 2007 is opgericht en de Groningse pendant vormt van de landelijke vrijwilligersorganisatie Coach4you Nederland. Coach4you Nederland is een mentoraatproject van Gilde Nederland.

Gilde Nederland is een koepelorganisatie van gilden in Nederland. Gilden bestaan uit mensen die hun kennis en ervaring op diverse gebieden belangeloos en informeel overdragen aan anderen, zowel particulieren, non-profitorganisaties als beginnende ondernemers.

Gilde Nederland wil een positieve bijdrage leveren aan de samenleving. Nederlanders kunnen op die manier de beschikking krijgen over een schat aan kennis en ervaring.

De vrijwilligers zelf kunnen maatschappelijk actief en betrokken blijven.

Gilde Nederland is aangesloten bij de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV).

1.2 Missie Coach4you wil een positieve bijdrage aan de samenleving leveren. Zij ziet het als haar missie om de kans op een succesvolle school- en loopbaancarrière van kwetsbare leerlingen in het voortgezet onderwijs te vergroten.

1.3 Visie In de optiek van Coach4you vallen in onze westerse maatschappij te vaak kinderen tussen wal en schip. Coach4you ondersteunt kinderen tijdens de eerste fase van het voortgezet onderwijs. Via de inzet van vrijwilligers wordt getracht de sociale weerbaarheid en zelfredzaamheid van kinderen te versterken om daarmee schooluitval te voorkomen.

Daarnaast wil Coach4you het de vrijwilligers mogelijk maken om met plezier maatschappelijk actief en betrokken te zijn en kennis en ervaring met anderen te delen.

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

7

2 De organisatie 2.1 Organogram en overlegsysteem

2.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 2.2.1 Het bestuur Het bestuur: • Is eindverantwoordelijk voor het gevoerde beleid en stelt het te voeren beleid vast • Vertegenwoordigt de rechtspersoon Stichting Coach4you Groningen • Draagt zorg voor de continuïteit van de stichting en de presentatie van de jaarstukken • Overlegt periodiek met het CT over het beleid en de dagelijkse gang van zaken • Voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het CT. De samenstelling: Tenminste drie leden: voorzitter (eindverantwoordelijk), secretaris en penningmeester.

Bij voorkeur tevens twee leden belast met algemene taken.

Het profiel: • Minimaal HBO werk- en/of denkniveau • Bestuurlijke ervaring • Affiniteit met de doelgroep en/of het onderwijs is een pre • Beschikken over een relevant netwerk • Minimaal twee dagdelen per maand beschikbaar.

8

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

2.2.2 Het coördinatieteam Het coördinatieteam: • Draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken binnen Coach4you Groningen • Ontwikkelt beleid en bewaakt de plannen aan de hand van een begroting • Legt en onderhoudt de contacten met het bestuur en de landelijke organisatie Coach4you • Organiseert inspraak- en leermogelijkheden voor vrijwilligers door het maximaal vier keer per jaar beleggen van bijeenkomsten • Verzorgt de werving, intake en matching van kinderen • Verzorgt de werving, selectie en begeleiding van coaches en intervisoren • Legt en onderhoudt contact met scholen • Ontwikkelt en verzorgt de in- en externe p.r. en informatievoorziening • Bewaakt de kwaliteitsprestaties en voert verbeteringen door binnen de afgesproken beleidskaders: - evalueert halfjaarlijks het intervisieproces met intervisoren - evalueert tussentijds het coachtraject met ouders, samen met een daartoe aangewezen vrijwilliger - beslist zonodig of de kwaliteit van een coach of coachtraject in het geding is en grijpt waar nodig in - beslist zonodig of de kwaliteit van het intervisieproces in het geding is, stuurt waar nodig bij - voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de voorzitter van het bestuur en met de intervisoren - handelt klachten af conform de klachtenregeling.

Samenstelling: Tenminste drie leden. Aan de individuele CT-leden zijn aandachtsgebieden toegewezen: • Scholen en kinderen • Coaches en intervisoren • Bestuur, externe contacten en p.r.

Profiel: • Minimaal HBO werk- en/of denkniveau • Aantoonbare ervaring in het leidinggeven aan en/of het organiseren van activiteiten voor groepen • Betrokkenheid bij en bewezen affiniteit met de doelgroep is een pre • Tenminste een lid is deskundig op het gebied van onderwijs • Minimaal twee dagdelen per week beschikbaar.

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

9

2.2.3 De intervisor De intervisor: • Fungeert als primair aanspreekpunt voor coaches • Stimuleert leerprocessen van coaches door begeleiding van intervisiebijeenkomsten • Monitort de kwaliteit van coaches en coachtrajecten o.a. door te zorgen voor: - de voortgangsrapportage van coachtrajecten t.b.v. intervisiebijeenkomsten (zie formulier bijlage 7) - de evaluatie van het intervisietraject (zie formulier bijlage 8) - de evaluatie van coachtrajecten (zie formulier bijlage 9) en de aldus verkregen informatie te bespreken met coaches tijdens de intervisie.

- Stimuleert dat aan een oplossing wordt gewerkt als er signalen zijn dat de kwaliteit van een coach of coachtraject in het geding is • Rapporteert aan het CT signalen die kunnen duiden op een kwaliteitsrisico in coachtrajecten, indien de eigen begeleiding en de intervisie niet voldoende effect heeft.

Profiel: • Minimaal HBO werk- en/of denkniveau • Aantoonbare ervaring in het begeleiden van leertrajecten en/of groepen mensen • Betrokkenheid bij en bewezen affiniteit met de doelgroep is een pré • Bereidheid zich te binden voor de totale duur van een coachtraject van maximaal 18 maanden • Beschikbaarheid gedurende tenminste 18 maanden voor tenminste: - zes dagdelen per jaar: vergaderingen met het CT en plenaire bijeenkomsten - een dagdeel per zes weken: intervisiebegeleiding en voorbereiding/nazorg.

2.2.4 De coach De coach: • Ondersteunt wekelijks een leerling vanaf de brugklas opdat dat de kans op een succesvolle school- en loopbaancarrière wordt vergroot • Neemt actief deel aan intervisiebijeenkomsten en is daarin gericht op het leren en ontwikkelen ten einde de kwaliteit van (eigen en andere) coachtrajecten te optimaliseren • Neemt actief deel aan plenaire bijeenkomsten van Coach4you en het scholingsaanbod • Informeert medecoaches en de intervisor over de voortgang van het coachtraject, bijvoorbeeld over de doelen en interventies, o.a. via de voortgangsrapportage (zie formulier bijlage 7) • Evalueert het coachtraject (zie formulier bijlage 9) en stuurt bij indien dat nodig is om de kwaliteit op peil te houden en indien mogelijk te verhogen.

• Rapporteert over de tevredenheid t.a.v. de intervisiebijeenkomsten via het evaluatieformulier intervisie (zie formulier bijlage 8) • Informeert het CT, na melding daarover aan de intervisor, indien de kwaliteit van (eigen en andere) coachtrajecten in het geding is en consultatie van de intervisor en mede-coaches niet afdoende is.

10 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

Profiel: • Minimaal HBO denk- en/of werkniveau • In bezit van een Verklaring Omtrent het Gedrag • Heeft de volgende eigenschappen: betrokkenheid bij kinderen, empatisch vermogen, open coachende houding, breed maatschappelijk ontwikkeld, structuur kunnen bieden, om kunnen gaan met culturele en maatschappelijke verschillen • Is bij voorkeur op de hoogte van het maatschappelijke en culturele leven in Groningen • Is bereid zich te binden voor de totale duur van een coachtraject van maximaal 18 maanden • Is beschikbaar : - Gemiddeld een à anderhalf uur per week voor het coachen - twee uur per zes weken voor deelname aan intervisie - voor maximaal vier plenaire bijeenkomsten en deskundigheidsbevordering per jaar.

2.3 Werving en selectie van vrijwilligers 2.3.1 Coaches Werving De werving van coaches vindt plaats via het interne netwerk, de eigen website en advertenties van landelijke projecten.

Elk jaar rond maart heeft een CT-lid contact met alle coaches om het moment van beëindiging van het coachtraject in te schatten en te onderzoeken of de coach belangstelling heeft om weer opnieuw een kind te coachen.

Selectie De potentiële coach: • Ontvangt een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek met een lid van het CT en een andere daartoe door het CT aangewezen intaker • Ontvangt de folder ‘Coach-informatie’ en het ‘Inschrijfformulier Coach’ (zie bijlage 1) waarop de algemene gegevens, curriculum vitae en motivatie voor deelname worden vermeld • Stuurt het ingevulde inschrijfformulier voorafgaand aan het gesprek retour aan de intaker In het kennismakingsgesprek komt aan bod: • Algemene informatie over de organisatie Coach4you, de geldende afspraken en regels binnen Coach4you en de rechtspositie • Wederzijdse verwachtingen • Curriculum vitae, motivatie, eigenschappen en belangstellingsgebieden van de potentiële coach • Referenties • Taken en functie-eisen.

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

11

Als uit het gesprek blijkt dat de beoogde geschikt is als coach dan is de vervolgprocedure stapsgewijs als volgt: • Natrekken van de referentie door de intaker. Bij positief resultaat: • Invullen Verklaring Omtrent Het Gedrag (kosten voor rekening Coach4you) • Formele bekrachtiging van de benoeming van de coach door ondertekening in tweevoud van de ‘Overeenkomst met de coach’ (zie bijlage 4) door de coach en een lid van het CT. Uit deze overeenkomst blijkt dat de coach: • Beschikt over de vereiste eigenschappen, vaardigheden, opleidings- en/of ervaringsniveau • Beschikt over een Verklaring Omtrent het Gedrag • Instemt met de gemaakte afspraken en geldende regels.

De coach ontvangt de volgende informatie: • Een exemplaar van de ondertekende ‘Overeenkomst met de coach’ (zie bijlage 4) • De brochure ‘Coachen in de context van Coach4you’ • Het Kwaliteitshandboek • Een werkklapper voor coaches. Daarin is informatie opgenomen over Coach4you Groningen, relevante faciliteiten in de stad Groningen en tips voor het coachtraject • De syllabus Intervisie.

2.3.2 Intervisoren Werving Het CT werft en selecteert intervisoren op basis van het gestelde functieprofiel. De werving vindt plaats zoals bij coaches (paragraaf 2.3.1).

Selectie De potentiële intervisor: • Ontvangt een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek met daarbij het ‘Inschrijfformulier Intervisor’ (bijlage 2) waarop de belangstellende wordt gevraagd haar algemene gegevens, curriculum vitae en motivatie te vermelden • Ontvangt het verzoek het ‘Inschrijfformulier Intervisor’ voorafgaand aan het gesprek ingevuld toe te sturen aan het CT. In het kennismakingsgesprek komt aan bod: • Algemene informatie over de organisatie Coach4you en de geldende afspraken en regels • Wederzijdse verwachtingen • Curriculum vitae, motivatie, eigenschappen en belangstellingsgebieden van de potentiële coach • Taken en functie-eisen.

12 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

Als het gesprek positief verloopt, wordt de intervisor formeel benoemd door ondertekening in tweevoud van een ‘Overeenkomst met de intervisor’ (zie bijlage 5) door de intervisor en een lid van het CT. Uit deze overeenkomst blijkt dat de intervisor: • Beschikt over de vereiste eigenschappen, vaardigheden en opleidings- en/of ervaringsniveau • Instemt met de gemaakte afspraken en geldende regels.

De intervisor ontvangt de volgende informatie: • Een exemplaar van de ‘Overeenkomst met de intervisor’ (zie bijlage 5) • De brochure ‘Coachen in de context van Coach4you’ • Syllabus ‘Intervisie’ • Kwaliteitshandboek Coach4you.

2.3.3 Coördinatieteam en bestuur Via werving en selectie onder regie van de zittende CT-leden en/of het bestuur kunnen leden aan het Coördinatieteam c.q. bestuur worden geworven.

2.4 Begeleiding, deskundigheidsbevordering en onderhouden van contact 2.4.1 Algemeen Ter bevordering van de onderlinge betrokkenheid organiseert het CT jaarlijks voor alle vrijwilligers twee bijeenkomsten: een startbijeenkomst bij aanvang van het schooljaar voor alle nieuwe vrijwilligers, een eindvergadering als afsluiting van het coachjaar en een slotborrel aan het eind van elk schooljaar. Bij deze gelegenheden worden nieuwe vrijwilligers verwelkomd en wordt afscheid genomen van vertrekkenden.

2.4.2 Coaches Begeleiding en deskundigheidsbevordering van coaches bestaat uit intervisie, workshops en trainingen, en het aanreiken van vakliteratuur.

Intervisie Een coach neemt gedurende het coachtraject en uiterlijk tot de zomervakantie in het tweede leerjaar gedurende een dagdeel per zes weken deel aan een intervisiegroep.

Deze groep bestaat uit gemiddeld acht coaches en wordt begeleid door een intervisor.

De intervisiegroep biedt de coach een leersituatie waarin zij geacht wordt: • Informatie over de voortgang van het coachproces en vraagstukken daaromtrent in te brengen • Te reflecteren op het eigen handelen en daarop feedback uit de intervisiegroep te ontvangen Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

13

• Afwijkingen op de gemaakte afspraken en geldende regels aan de orde te stellen • Actief bij te dragen aan het leerproces van collega-coaches door feedback te geven en ervaringen te delen • Verworven kennis, inzicht en vaardigheden actief toe te passen in het coachtraject.

In de syllabus ‘Intervisie’ is informatie opgenomen over het intervisieproces, intervisiemethodieken en vragenformulieren voor de voorbereiding en verslaglegging van intervisiesessies.

Intervisoren evalueren jaarlijks het intervisieproces met de coaches die zij begeleiden.

Zij doen dit schriftelijk via het intervisie-evaluatieformulier (zie bijlage 8). Het resultaat wordt mondeling besproken in de intervisiegroep en er wordt gezocht naar oplossingen voor knelpunten.

Workshops en trainingen De deskundigheid van coaches wordt op verschillende wijzen via workshops en trainingen bevorderd: een tot twee keer per jaar een dagdeel georganiseerd door Coach4you Groningen; bijvoorbeeld over een (bij voorkeur door coaches uitgekozen) thema waarvoor een deskundige wordt aangetrokken.

2.4.3 Intervisoren Een lid van het CT is eerste aanspreekpunt voor intervisoren. Twee keer per jaar organiseert het CT een bijeenkomst met intervisoren waarin kwaliteitsbevordering van intervisoren en het intervisieproces centraal staat. De resultaten van het evaluerende onderzoek over de begeleiding van coaches door intervisoren (schriftelijk zie bijlage 8 en mondeling in nagesprek), vormen input voor dit overleg.

Desgewenst begeleidt een extern deskundige deze sessies.

2.5 Beëindiging samenwerkingsrelatie Het CT voert exitgesprekken met vrijwilligers die hun actieve relatie met Coach4you verbreken. Doel is om eventuele vragen en knelpunten te bespreken en te inventariseren welke sterke en verbeterpunten de persoon voor Coach4you ziet. Desgewenst ontvangen vertrekkende vrijwilligers een getuigschrift.

Het CT inventariseert jaarlijks het aantal vertrekkende vrijwilligers en hun vertrekreden.

Deze informatie is input voor beleidsontwikkeling.

2.6 Public relations Coach4you Groningen beschikt over een eigen website en diverse folders en ander schriftelijk informatiemateriaal. Coach4you maakt tevens gebruik van publicaties van de landelijke organisatie Coach4you.

14 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

Het CT van Coach4you Groningen actualiseert jaarlijks het pr-beleid en pr-materiaal.

Doel is aan te sluiten op actuele kansen en ontwikkelingen in de markt en bij specifieke doelgroepen. Het CT verzorgt jaarlijks het Jaarbericht dat aan in- en extern betrokkenen wordt toegestuurd.

2.7 Randvoorwaarden 2.7.1 Bereikbaarheid Coach4you Groningen beschikt over eigen kantoorruimte en is telefonisch en via internet bereikbaar.

2.7.2 Verzekeringen Coach4you heeft ten behoeve van haar vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten: • WA-verzekering.

2.7.3 Vergoedingen Coach4you heeft een klein budget beschikbaar voor vergoeding van de kosten. Voor een jaarlijks vastgesteld bedrag wordt vergoed: • Reiskosten voor externe scholing en externe bijeenkomsten • Fêtering van het kind • Leges Verklaring Omtrent het Gedrag.

Vrijwilligers dienen daartoe een ingevuld kostendeclaratieformulier in bij het CT. Dit formulier is via het CT verkrijgbaar. In geval van onvoorziene gebeurtenissen is in overleg met het CT (aanvullende) financiële vergoeding mogelijk.

2.7.4 Privacy De privacy van vrijwilligers is gewaarborgd. Van het feit dat gegevens van individuele personen (vrijwilligers, kinderen) in een digitaal bestand zijn opgeslagen, is melding gemaakt bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Het bestand met persoonsgegevens wordt beheerd door het CT. Coaches beschikken over de relevante persoonsgegevens (kinddossier) van het kind dat zij coachen. Gegevens worden bewaard tot uiterlijk drie jaar na het verbreken van de samenwerkingsrelatie.

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

15

3 Het coachtraject 3.1 Selectie van en door de scholen De procedure rond de selectie van en door de scholen verloopt als volgt: Januari: • Het CT beslist welke scholen in het primair onderwijs, gezien hun hoge populatie kansarme kinderen, in aanmerking komen voor een actieve relatie met Coach4you • Het CT wijst aan elke school een contactpersoon binnen het CT toe die de contacten met de (basis)scholen legt en onderhoudt.

Februari: • Het CT informeert bij de geselecteerde scholen in het primair onderwijs naar de wens tot (voortzetting van de) samenwerking met Coach4you • Indien een school nog niet in het netwerk van Coach4you zit en daar wel interesse in heeft, dan verzorgt het CT een voorlichtingsbijeenkomst voor Intern begeleiders en/of leerkrachten van groep 8 • Indien een school al in het netwerk van Coach4you zit, informeert het CT bij de contactpersoon van de school wie leerkracht is van groep 8 en of aanvullende informatie nodig is. Zo ja, dan bezoekt het CT daartoe de school • Het CT maakt afspraken met de contactpersonen van de scholen die kinderen willen aanmelden, over de verwijzingsprocedure, het tijdstip van aanmelding en verwijst naar de klachtenregeling • Het CT actualiseert de ‘Lijst contacten basisscholen’ van Coach4you.

April tot zomervakantie: • Het CT stuurt de scholen aanmeldingsformulieren toe.

• Het CT besluit hoeveel kinderen door de organisatie het komende schooljaar kunnen worden begeleid en op basis daarvan, hoeveel nieuwe kinderen kunnen worden aangenomen.

• Scholen melden de te coachen kinderen aan bij het CT door het insturen van het aanmeldingsformulier, met daarop de gegevens van de verwijzer/leerkracht, het adres van het kind en de reden van de verwijzing.

Oktober: • Het CT stuurt de contactpersonen binnen de scholen in het primair onderwijs een overzicht van de door hen verwezen kinderen met de namen van de coaches.

• Het CT stuurt de brugklascoördinatoren in het voortgezet onderwijs bericht welk kind een coach van Coach4you heeft met het verzoek dit door te geven aan de mentor van het kind.

November: • De coach neemt contact op met de mentor in het voortgezet onderwijs.

16 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

3.2 Intake en matching van de kinderen 3.2.1 Werving Uit het contact met de scholen in het primair onderwijs volgt de werving van kinderen.

De wervingsprocedure heeft tot doel dat scholen kinderen aanmelden bij Coach4you die volgens hen voor coaching in aanmerking komen.

De wervingsprocedure is stapsgewijs als volgt: • De leerkracht en/of intern begeleider (IB’er) selecteert mede op basis van de CITOtoetsscore, kinderen in groep 8 waarbij een latere kans op schooluitval aanwezig is en een coach van Coach4you behulpzaam zou kunnen zijn • De leerkracht informeert en peilt de interesse bij het kind en de ouders • Bij gebleken interesse meldt de leerkracht en/of IB’er via de contactpersoon van de school het kind aan bij het CT van Coach4you Groningen. Het CT bevestigt de ontvangst van de aanmelding • De wervingsprocedure sluit en gaat over in de intakeprocedure.

3.2.2 Intake De intakeprocedure heeft tot doel dat kinderen en hun ouders goed geïnformeerd en gemotiveerd al dan niet kiezen voor coaching door Coach4you.

De intakeprocedure is stapsgewijs als volgt: • De intaker gaat op bezoek bij het kind en de ouders thuis.

De volgende onderwerpen komen aan bod: - kennismaken met het kind en de ouders - benoemen waarom de leerkracht het kind een coach aanraadt - het kind en de ouders informeren over Coach4you, de inhoud van de coaching, de procedure, de positie van de coach ten opzichte van de school, eventueel overhandigen van de folders ‘Algemene informatie Coach4you’ en ’Informatie voor de ouders’ - benoemen dat het niet om een vrijblijvend traject gaat - peilen van de interesse, motivatie en verwachtingen van het kind en de ouders ten aanzien van Coach4you, de persoon en rol van de coach en de te ondernemen activiteiten, en dit relateren aan de verkregen informatie van de verwijzende leerkracht • Het kind vult zoveel mogelijk zelf het ‘Inschrijfformulier voor de leerling’ in tijdens het kennismakingsgesprek (zie bijlage 3) • Het intakeprocedure sluit en gaat over in de matchingprocedure.

3.2.3 Matching De matchingprocedure heeft tot doel een geschikte koppeling tot stand te brengen tussen een kind en een coach.

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

17

De matchingprocedure is als volgt: • Het CT organiseert een matchingbijeenkomst met de intakers van de coaches en kinderen. Op basis van de informatie op het aanmeldingsformulier van de basisschool, het inschrijfformulier van het kind en de beeldvorming van de intakers komt de matching tot stand • Het CT informeert de coach anoniem over het geselecteerde kind en checkt of de coach interesse heeft in de begeleiding van dit kind • Het CT organiseert een kennismakingsgesprek bij het kind thuis, tussen het kind, de (bij voorkeur beide) ouders en de coach. Daarbij is de intaker zelf ook aanwezig. De ouders ontvangen een schriftelijke bevestiging van de uitnodiging en de naam van de coach • Het CT leidt het kennismakingsgesprek. Indien in dat gesprek een ‘klik’ ontstaat tussen het kind, de ouders en de coach en zij een coachrelatie aan willen gaan, dan is de procedure als volgt: - het ‘Formulier afspraken leerling, ouder, coach’ wordt besproken en ondertekend door zowel het kind, diens ouders als de coach (zie bijlage 6) - de intaker informeert de ouders over het feit dat het CT na de herfstvakantie een telefonisch evaluatiegesprek zal voeren met de ouders - de intaker verlaat het gesprek en de coach neemt het gesprek over en rondt het af.

Het volgende komt nog aan bod: - de coach maakt een afspraak voor de eerste coachbijeenkomst en noteert deze op de afsprakenkaart. Deze kaart wordt in beheer gegeven bij de ouders.

- de coach zorgt dat het origineel wordt opgeborgen in de administratie van Coach4you, en het kind en zijzelf een kopie ontvangen.

• Na afloop van het gesprek evalueert de intaker met de coach het kennismakingsproces. Vervolgens stuurt de intaker de coach een kopie van het ingevulde inschrijfformulier van het kind.

• De matchingprocedure is hiermee afgesloten. De coaching start nu.

3.3 Het coachtraject Inhoud coachtraject De coaching omvat wekelijkse contacten gedurende een tot anderhalf uur tussen de coach en het kind, in principe bij het kind thuis. De coach noteert de gemaakte afspraken op een afsprakenkaart ter herinnering voor de ouders.

Coachcontacten starten vlak voor de zomervakantie in het laatste jaar van het basisonderwijs of als het eerste schooljaar in het voortgezet onderwijs begint en het rooster van het kind bekend is. Het coachtraject eindigt als het kind en de ouders voldoende bagage hebben om verder te kunnen. Dit is in principe na een jaar, bij de start van de zomervakantie in het eerste jaar van het voortgezet onderwijs, en uiterlijk na 18 maanden, bij de kerstvakantie van het tweede jaar.

18 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

Inhoud coaching De coach volgt en stimuleert het kind en richt zich op alles wat het kind nodig heeft en motiveert om: • Schooluitval in het voortgezet onderwijs te voorkomen • De sociale weerbaarheid en zelfredzaamheid te versterken, opdat de kans op een succesvolle school- en loopbaancarrière wordt vergroot.

De coach: • Heeft te allen tijde een vertrouwensband met het kind en de ouders op te bouwen en te onderhouden • Bespreekt zo nodig de voortgang van de coaching en opmerkelijke situaties in intervisiebijeenkomsten met collega-coaches en de intervisor • Heeft met medeweten van het kind en de ouders, naar behoefte contact met de mentor in voortgezet onderwijs om schoolvorderingen te bespreken.

• Meldt gevaarlijke en/of ongezonde situaties bij hulpverleningsinstanties, na overleg met de intervisor • Heeft zich te houden aan de bepalingen in de door haar ondertekende ‘Overeenkomst met de Coach’ (zie bijlage 4) • Vult na afloop van het coachtraject het Evaluatieformulier coaching in en stuurt dit naar het CT. 3.4 Administratieve handelingen en registraties In opdracht van het CT vinden de onderstaande administratieve handelingen plaats in het kader van de matching tussen kind en coach: • Aanleggen van een map van ieder kind met daarin: - origineel inschrijfformulier van het kind; met informatie over de middelbare school (naam en telefoonnummer van de mentor, code brugklasjaar) - origineel contract van afspraken - kopie inschrijfformulier van de coach - evaluatieformulier.

• Jaarlijks opstellen van een namenlijst met gegevens van de coaches en van de kinderen • Jaarlijks opstellen van een ‘koppelingslijst’ van de matchingen.

Het CT beheert de administratie.

1

Daaronder valt het:

• ondersteunen bij het plannen van huiswerk, het verwerven van een goede leermethode en het creëren van

een geschikte huiswerkplek

• helpen bij het vinden van de weg in het nieuwe onderwijssysteem, het desgewenst meegaan naar ouder

avonden en ‘tienminutengesprekken’, en het wegnemen van onduidelijkheden, zowel bij het kind als de ouders

• zoeken en inrichten van een nuttige vrijetijdsbesteding • zijn van een voorbeeldfunctie voor ouders in het begeleiden van het kind.

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

19

4 Evaluatie en bijsturing 4.1 Doelstelling en kritische succesfactoren Coach4you beoogt de kwaliteit van haar prestaties op niveau te houden en waar nodig en mogelijk te verbeteren. Leidende principes bij het plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van werkzaamheden zijn: • Het vergroten van kansen op een succesvolle school- en loopbaancarrière voor kinderen • Het verhogen van de betrokkenheid en tevredenheid bij kinderen en hun ouders, vrijwilligers, scholen en sponsoren.

De kwaliteit van Coach4you is in hoge mate afhankelijk van de professionaliteit van vrijwilligers. Kwaliteit voor Coach4you betekent dat: • Kinderen en hun ouders en belanghebbenden (scholen etc.) tevreden zijn over de geleverde diensten en producten • Vrijwilligers kundig, gemotiveerd en betrokken zijn bij Coach4you en de contacten die zij aangaan. Het is hun kernverantwoordelijkheid om zorg te dragen voor een goede uitvoering en realisatie van de afspraken • Vrijwilligers zich ontwikkelen door te (leren) reflecteren en door feedback te organiseren op hun functioneren.

• Vrijwilligers zodanig worden gefaciliteerd dat zij beschikken over alle relevante informatie, voorzieningen en ondersteuning om hun rol goed uit te oefenen.

De kritische succesfactoren waaraan Coach4you haar succes wil afmeten, zijn: • Kwantitatief: - het aantal coachtrajecten - het aantal gecoachte kinderen dat overgaat naar de tweede klas in het voortgezet onderwijs - de duur van de verbondenheid van vrijwilligers aan Coach4you - het aantal en de hoogte van donaties - het aantal klachten.

• Kwalitatief: - positieve evaluatie door de coach van het coachtraject en de begeleiding - positieve evaluatie door de intervisor van de intervisie en de begeleiding.

De volgende meetinstrumenten voor kwaliteitstoetsing worden ingezet: • Voortgangsrapportages en -gesprekken met coaches en intervisoren • Tussentijds telefonisch evaluatiegesprek met ouders door de intakers • Schriftelijke evaluatie van het coachtraject en de intervisie door coaches (zie respectievelijk bijlage 9 en bijlage 8) en gesprekken van intervisoren met hun coaches • Registratiesysteem voor de behandeling van klachten (zie bijlage 10) • Beleids- en systeemevaluatie.

20 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

Een kritische evaluatie van de meetresultaten kan leiden tot bijstelling van beleid.

Documentatie ten behoeve van de kwaliteitsbewaking wordt beheerd door het CT en is voor belanghebbenden opvraagbaar bij het CT.

4.2 Beleidsevaluatie Algemeen Jaarlijks tijdens een algemene vergadering evalueert het CT met vrijwilligers het gevoerde beleid en de resultaten van het afgelopen jaar. Dit kan aanleiding vormen voor interventies ter verbetering.

CT - Bestuur Jaarlijks vindt een formeel evaluerend overleg plaats tussen het CT en het bestuur over het beleid en ontwikkelingen binnen Coach4you. Dit kan aanleiding vormen voor interventies ter verbetering.

CT - intervisoren Het CT belegt twee keer per jaar een gezamenlijke bijeenkomst met de intervisoren waarin een aantal thema’s wordt besproken en afspraken worden gemaakt voor verbetering van: • Het kwaliteitsbeleid en –systeem • De onderlinge samenwerking • De coachtrajecten • De intervisie en overige begeleiding van coaches.

Documentatie ten behoeve van dit overleg vormen de ingevulde evaluatieformulieren voor het coachtraject (zie bijlage 9) en de intervisie (zie bijlage 8).

4.3 Klachtenregeling Om vervelende situaties die niet door betrokkenen zelf (kunnen) worden opgelost het hoofd te bieden en correct af te handelen, beschikt Coach4you over een klachtenregeling. In het contract met vrijwilligers, kinderen en ouders, wordt hiernaar verwezen.

Binnen het CT is een persoon verantwoordelijk voor de coördinatie van de afhandeling van klachten. Eindverantwoordelijk is de voorzitter van het bestuur.

Zie bijlage 10 voor de klachtenregeling van Coach4you.

Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

21

Bijlage 10. Klachtenregeling De bijlages die bij dit Kwaliteitshandboek horen, liggen ter inzage bij het Coördinatieteam. Voor de duidelijkheid van dit handboek is bijlage 10, de Klachtenregeling, opgenomen.

Waarom een klachtenregeling?

Vele vrijwilligers zetten zich dagelijks in om het doel van Coach4you te realiseren: het ondersteunen van kinderen tijdens de eerste fase van het voortgezet onderwijs opdat hun kans op een succesvolle school- en loopbaancarrière wordt vergroot.

Vaak verloopt de samenwerking om dit doel te realiseren probleemloos. Toch kan het zijn dat een vrijwilliger, kind, ouder of andere betrokkene een klacht heeft jegens een vrijwilliger van C4Y. Indien betrokkenen er niet in goed onderling overleg zelf uitkomen, kan het nuttig zijn om een derde ‘neutrale’ partij in te schakelen die helpt bij het uitpraten en het zoeken naar een oplossing. Een goede oplossing is gevonden als de conflictpartners niet meer aan het conflict denken en weer gewoon met elkaar kunnen omgaan. Deze klachtenregeling van Coach4you beoogt een instrument te zijn dat duidelijkheid schept over hoe een klacht en daarmee samenhangende vragen en problemen vertrouwelijk, serieus en naar tevredenheid te behandelen.

Aandachtspunten in de klachtenregeling Alle vrijwilligers, ouders, kinderen en contactpersonen binnen scholen zijn op de hoogte van het bestaan van de klachtenregeling. In de te tekenen overeenkomsten met Coach4you wordt ernaar verwezen, er wordt aan gerefereerd tijdens het intakegesprek.

De procedure is opvraagbaar bij het Coördinatieteam.

Er is een vaste contactpersoon binnen het Coördinatieteam waar betrokkenen terecht kunnen met hun klacht. Wanneer de contactpersoon de klacht niet of niet alleen kan oplossen, is er een mogelijkheid om de klacht voor te leggen aan het bestuur. Binnen het bestuur is de voorzitter belast met de behandeling van klachten.

Artikel 1 – Definities In de onderhavige klachtenregeling wordt verstaan onder: a. Gedragsregels: de door Coach4you vastgestelde regels voor vrijwilligers zoals vermeld in het Kwaliteitshandboek. b. Klacht: elke uiting van ongenoegen over het functioneren van een vrijwilliger in die hoedanigheid, door of namens Klager schriftelijk kenbaar gemaakt aan Coach4you, conform artikel 3.1 en 3.2 van deze klachtenregeling. c. Klachtbehandelaar: de door het Coördinatieteam van Coach4you aangewezen persoon, belast met de behandeling van een klacht. d. Klager: de betrokken partij of diens vertegenwoordiger die een klacht uit. e. Beklaagde: de aan Coach4you verbonden persoon tegen wie de klacht zich richt. f. Klachtenfunctionaris: de door het Coördinatieteam van Coach4you gemandateerde persoon belast met de administratieve behandeling van een klacht. g. Reglement: de door Coach4you vastgestelde klachtenregeling waarin de afhandeling van klachten wordt gereglementeerd.

22 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

Artikel 2 - Doel van de klachtenregeling Het doel van deze klachtenregeling is het op een laagdrempelige wijze oplossen van Klachten.

Artikel 3 - Procedure 3.1 Een Klacht wordt alleen in behandeling genomen indien schriftelijk ingediend bij het Coördinatieteam van Coach4you binnen twaalf maanden na beëindiging van de werksituatie waaruit de klacht rijst. De klachtafhandeling is beëindigd als er is voldaan aan één van de in art. 8 van het Reglement genoemde vereisten.

3.2 De Klager doet daarbij in elk geval opgave van: • Haar naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres • Een korte omschrijving van de Klacht.

3.3 Het Coördinatieteam legt de datum van ontvangst van de Klacht van de Klager vast. Het Coördinatieteam zendt de Klager binnen een week een ontvangstbevestiging en stuurt de beklaagde binnen een week de Klacht toe. Daarbij vermeldt het Coördinatieteam de naam van de beoogde Klachtbehandelaar. Aan de Klachtbehandelaar, Klager en Beklaagde wordt gevraagd om binnen twee weken kenbaar te maken of er banden bestaan die een onpartijdige klachtbehandeling in de weg staan. Indien dat het geval is, schakelt het Coördinatieteam, onverwijld een andere Klachtbehandelaar in. Binnen drie weken na ontvangst van de Klacht leidt het Coördinatieteam de Klacht door naar de nieuwe Klachtbehandelaar. Het Coördinatieteam stelt de Klacht ter beschikking van de nieuwe Klachtbehandelaar.

3.4 Binnen een week na ontvangst van de Klacht overlegt de Klachtbehandelaar met Klager of de Klacht binnen de klachtenregeling kan worden behandeld. Wanneer dit niet het geval is, bespreekt de Klachtbehandelaar de mogelijkheid van de procedure met de voorzitter van het Bestuur. De Klachtbehandelaar stelt de Klager, Beklaagde en het Coördinatieteam er binnen twee weken na ontvangst van de Klacht schriftelijk van op de hoogte of de Klacht al dan niet in behandeling is genomen.

3.5 Bij voortzetting van de klachtbehandeling, behandelt de Klachtbehandelaar de Klacht adequaat. Zij hoort Klager en Beklaagde. De Klacht wordt afgehandeld binnen zes weken nadat de Klachtbehandelaar de Klacht heeft ontvangen. De Klachtbehandelaar kan deze termijn eenmalig met maximaal vier weken verlengen.

Indien de Klager en de Beklaagde hiermee akkoord gaan, kan de afhandeling telefonisch plaatsvinden.

3.6 De Klachtbehandelaar beijvert zich om naar aanleiding van de Klacht een bevredigende uitkomst te bewerkstelligen. De Klachtbehandelaar is niet bevoegd een bindende uitspraak te doen of sancties op te leggen. De Klachtbehandelaar mag desgevraagd wel aanbevelingen doen of haar mening over aspecten van de Klacht geven. Aan dergelijke aanbevelingen en meningen kunnen echter geen rechten worden ontleend.

3.7 De Klachtbehandelaar legt de datum waarop hij de Klacht van het Coördinatieteam heeft ontvangen, alsmede de door haar gevolgde procedure, met inbegrip Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

23

van eventuele met de Klager en/of de Beklaagde gemaakte afspraken, deugdelijk vast en zendt eventuele afspraken naar Klager en Beklaagde. Wanneer de klachtbehandeling is beëindigd, stuurt de Klachtbehandelaar een schriftelijk beëindigingbericht aan Klager, Beklaagde en het Coördinatieteam van Coach4you.

3.8 Coach4you neemt de eventuele kosten van de Klachtbehandelaar voor haar rekening. Kosten die Klager en Beklaagde zelf maken komen voor hun eigen rekening.

3.9 Na beëindiging van de klachtbehandeling zal de Klachtbehandelaar alle stukken met betrekking tot de klachtbehandeling vernietigen.

3.10 Wanneer een klacht niet in behandeling wordt genomen of niet naar tevredenheid wordt opgelost, bestaat er binnen zes weken na beëindiging van de klachtenbehandeling de mogelijkheid om in beroep te gaan bij het bestuur van Coach4you.

Artikel 4 - Beslotenheid en vertrouwelijkheid 4.1 De Beklaagde en Klager zijn ontslagen uit eventueel voor hen geldende geheimhoudingsplicht voortkomend uit contractuele verplichtingen, voor zover nodig om de Klacht te behandelen.

4.2 De Klachtbehandelaar is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle informatie die haar bij de behandeling van de Klacht ter kennis is gekomen. Deze verplichting geldt ook jegens het bestuur van Coach4You, het Coördinatieteam en de Klachtbehandelaar. Deze verplichting geldt niet voor zover de Klachtbehandelaar onafhankelijk van de Klacht reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken.

4.3 De informatie die tijdens de behandeling van de Klacht wordt uitgewisseld is vertrouwelijk.

4.4 De Klacht wordt in beslotenheid behandeld.

4.5 Zowel Klager als Beklaagde kan zich laten bijstaan bij de behandeling van een Klacht. De Klager en/of Beklaagde die zich laat bijstaan, staat ervoor in dat zijn bijstandverlener zich onverkort zal houden aan de geheimhoudingsplicht zoals die in de situatie waaruit de Klacht is gerezen, is overeengekomen.

Artikel 5 - Interne informatie en archivering 5.1 Na de behandeling van de Klacht behoudt Coach4you de oorspronkelijke Klacht en een kopie van het schriftelijk beëindigingbericht gedurende een periode van drie jaar. Overige documenten worden vernietigd.

5.2 Het Coördinatieteam houdt een overzicht bij van alle binnengekomen Klachten.

5.3 Het Coördinatieteam informeert de voorzitter van het bestuur van Coach4you jaarlijks en geanonimiseerd over de behandeling van bij Coach4you binnengekomen Klachten.

Artikel 6 - Slotbepalingen Deze klachtenregeling wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd door Coach4you.

Inzake gevallen waarin deze klachtenregeling niet voorziet, beslist het Bestuur van Coach4you. Tegen deze beslissing van het Bestuur is geen beroep mogelijk.

24 Kwaliteitshandboek Coach4you Groningen, versie 1.0

opmaak: studio ampersand, winsum Proceseigenaar:

Coรถrdinatieteam Coach4you Groningen

Versie:

1.0

Ingangsdatum:

5 juni 2012

Vastgesteld:

25 mei 2012