Softgarden (2009) - English Case

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Âť Softgarden

The following case is a short impression of the final examination project I did with three fellow students at Berlin University of Arts (six months, one client, scientific support of two professors, 300 page documentation and a finalization in a celebratory public presentation). It wasn’t intended to be a humancentered design project in the first place. But refined problem definitions and reframing cycles – in a way – forced us to apply at least one or another method, that is typically used in Design Thinking approaches. And as I am a big proponent of designerly ways in strategy development, I think it represents in large parts my working mentality as well as my preferred processes.

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Background Softgarden  established  in  1999  as  a  spin-off  of  the  â€˜In-

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Challenge

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2

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need  to  hire  new  people  that  speak  HR-language.â€?  But Â

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Interner Bewerberpool

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Fachabteilung

RECRUITING PROZESS

Erstellung von Stellungausschreibungen mit Anforderungen und Fähigkeitsprofil

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Interner Bewerberpool Interessante Bewerber

Empathize  II  (external  view)

RĂźckgriff auf nicht eingestellte Personen, die aufgrund ihrer Qualifikationen in der BewerberDatenbank stehen

0U VYKLY [V NL[ HU PKLH VM [OL HYLHZ VM [LUZPVU /9

Mitarbeiter des Unternehmens Hier kĂśnnen Aufstiegs- oder EntwicklungsmĂśglichkeiten angeboten werden

Zuordnung intessanter, aber nicht eingestellter Bewerber in Talent-Pools

WLVWSL HYL MHJPUN ^L JVUK\J[LK ULHYS` [^V TVU[OZ VM YLZLHYJO \ZPUN [OL MVSSV^PUN TL[OVKZ! :[VY` 3PZ[LUPUN

Matching

Einstellungsgespräche

OnBoarding

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Matching-Engine ĂœberprĂźfung, ob die gefundenen Kandidaten zu den gestellten Anforderungen passen

HUK L_WLY[ PU[LY]PL^Z [OPZ LZWLJPHSS` JHTL PU[V WSH` Recruiter

Fachabteilung

Halten Rßcksprache mit Bewerbern, fßhren Interviews, Auswahlgespräche, veranlassen Einstellung / BefÜrderung

Externer Bewerberpool

Mitarbeiter Einarbeitung und Mitarbeiter-Entwicklung

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JobbĂśrsen Stellenpools (bsp. Monster)

Netzwerke Soziale Netzwerke (bsp. XING)

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Neubeginn des Suchprozesses – kein geeigneter Bewerber gefunden

Bewerber bewirbt sich

Stellenanzeigen

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Recruiter

Fachabteilung

Entwicklung einer Stellenanzeige

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Eigene Homepage

Portale (bsp. Jobscout24)

Print

–––––– Schaltung von Stellenanzeigen –––––––

Externe Personaldienstleister

Personalberatung

Headhunter

Beauftragung externer Personaldienstleister, wenn Spezialisten gesucht werden, oder bei ganz schweren Fällen

Reporting. Ăœbergreifende Tools, die Ăźber dem gesamten Recruiting-Prozess stehen

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4 BMS-Anbieter

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Innovation

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Sourcing

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Kundenfunktionen

Controlling

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(z. B. Kienbaum)

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(z. B. Milch & Zucker)

Personalberatung

HR-Strategien

HR-Controlling und Reporting Personalmarketing (z. B. DEBA)

Personalbeschaffung

Unternehmensberatung

(z. B. Hays)

(z. B. McKinsey)

HR-Prozessoptimierung

4HYRL[ KLĂ„UP[PVU MVY  Softgarden  regarding   J\Z[VTLY M\UJ[PVUZ J\Z[VTLY NYV\WZ HUK

Kostenreduktion

HS[LYUH[P]L ZVS\[PVUZ

0ZZ\LZ JVTWL[P[PVU Imageaufbau intern/extern

^P[O JVTWL[P[VYZ MYVT V[OLY VY YLSH[LK

Kundengruppen

Bewerbermanagementsystemanbieter

IYHUJOLZ

Personalberatungen, -beschaffer und Marketingdienstleister Personalorganisations- und Prozessberater Werbe- und Kommunikationsagenturen

Alternativtechnologien

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P1: Vorstand / Geschäftsfßhrung

[LJOUVSVN` ILUJOTHYRPUN L[J (SS X\HSP[H[P]L TL[OVKZ

IT

^LYL JVTWSLTLU[LK HUK LUYPJOLK ^P[O X\HU[P[H[P]L Datenschutzbeauftragter Betriebsrat

P2: Personalleitung

^OLU HWWSPJHISL 5V^ LX\PWWLK ^P[O [OL RUV^SLKNL VM [OL THYRL[

Personalleiter Fachabteilung Personalmarketing

data  and  ZLJVUKHY` YLZLHYJO Z[\KPLZ YLWVY[Z L[J

Personaladministration

P3: Personalreferenten / Recruiter

IHZLK ]PL^ ^L [OLU YL L_HTPULK [OL YLZV\YJL HUK YLSH[PVU IHZLK ]PL^ I` JVUK\J[PUN HUV[OLY ^VYRZOVW ^P[O [OL L_LJ\[P]LZ PU VYKLY [V JSHYPM` YLTHPUPUN X\LZ[PVUZ YLNHYKPUN IYHUK VIQLJ[P]LZ JVYL JVTWL[LUJPLZ

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L[J >L [OLU WLYMVYTLK HUV[OLY ZLYPLZ VM HUHS`ZLZ L N JSHZZPJHS :>6; JOHUULS HUHS`ZPZ L[J [OH[ JVUĂ„YTLK [OL VI]PV\Z NHWZ IL[^LLU \ZLY L_WLYPLUJLZ HUK THYRL[ KLTHUK PU JVTWHYPZVU [V [OL WYLZLU[ I\ZPULZZ TVKLS HUK WYVK\J[ JVUĂ„N\YH[PVU

5 :VTL MYHTLZ VM Â V\Y WLYZVUH TV]PL

Remark At  that  point  we’d  preferably  recommended  Softgarden  a  more  thoroughly  exploration  of  potential  processes  helping  them  to  get  closer  connected  to  their  users  (in  spe)  and  develop  clever  ways  to  gain  critical  HRRUV^SLKNL MHZ[ ÄYZ[ (S[OV\NO [OL` ZH^ [OL ULJLZZP[` of  change,  the  management  insisted  on  an  immediate  development  of  the  brand  strategy,  based  on  the  present  state.  The  â€˜corporate  branding’  program  therefore  became  not  only  an  outward  facing  change  but  also  4HPU WHPU WVPU[Z MYVT JSPLU[Z 76= PU [OL :VM[NHYKLU J\Z[VTLY SPML

an  occasion  of  fundamental  internal  transition  that  was Â

J`JSL LUYPJOLK ^P[O KL[HPSZ HIV\[ TVVKZ MLLSPUNZ L[J

explicitly  desired.

Point  of  view  (Reframing  of  the  initial  problem)

:V ^L OHK [V THRL H YLJVUJPSPH[PVU VM THYRL[ YLSH[P-

5V^ :VM[NHYKLU RUL^ L_HJ[S` ^OPJO ºI\PSKPUN ZP[LZ»

VU HUK YLZV\YJL IHZLK ]PL^Z HZ ^LSS HZ VM [OL HJ[\HS

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[V I\PSK H YLHSPZ[PJ IYHUK WYVTPZL )\[ ^L ^LYL WYL[[`

J\Z[VTLYZ PU VYKLY [V NL[ [OL YVV[ VM [OL WYVISLT I\[

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[OL :VM[NHYKLU L_LJ\[P]LZ ºMVYJLK» \Z [V [\YU [V^HYKZ

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J`» [V [OL ^OVSL [LHT I` NLULYH[PUN [OL WYLZZ\YL [V

UL^ [LHT TLTILYZ ^P[O HU /9 IHJRNYV\UK HUK SLHYU

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IL JOHYHJ[LYPaLK I` P[Z L_WLYPLUJLZ PU KPNP[HS TLKPH

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VU [OL IYHUK PU [OL ºIHJRLUK» >L HSZV THKL [OL HY-

WYVHJ[P]L ZV\YJL VM PUZWPYH[PVU WYV]PKPUN SLHKLYZOPW

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HUK N\PKHUJL HUK SHZ[ I\[ UV[ SLHZ[ /9 HUK LTWSV`LY

[OL I\ZPULZZ TVKLS PU T` )HJOLSVYZ ;OLZPZ PU VYKLY [V

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ZLZ PU[V [OL UL^ JSHPT :VM[NHYKLU ^VU»[ ILSPL]L P[»Z

PKLHS L_WLYPLUJL

L9LJY\P[PUN

Ideate

Remark

<W [V UV^ [OL :VM[NHYKLU Z[VY` ^HZ H Z[VY` VM TPZ\U-

The  original  project  documentation  explains  in  more Â

KLYZ[HUKPUNZ ;OL [LJOPLZ VM[LU KL]LSVWLK ZVWOPZ[PJH-

detail  our  further  creativity-  and  design  processes Â

[LK [VVSZ [OH[ JV\SK OH]L ILLU VM [YLTLUKV\Z ]HS\L [V

and  the  new  expression  of  Softgardens  identity  but Â

/9 WLVWSL PM VUS` [OL` OHK YLJVNUPaLK P[ )` MHY L_LL-

in  this  brief  summary  I  need  to  focus  on  our  strategic Â

KPUN J\Z[VTLY L_WLJ[H[PVUZ JSPLU[Z H[ [PTLZ MLS[ V]LY-

thoughts. Â

JOHYNLK :VM[NHYKLU KPK P[ YPNO[ PUZVMHY [OH[ [OL` UV[ Q\Z[ SPZ[LULK [V [OL º]VPJL VM [OL J\Z[VTLY» ^P[O [OLPY

([ OPZ WVPU[ 0 ^HU[LK [V JVU]L` PU OV^ MHY [OPZ ]HS\L WYVWVZP[PVU YLHSS` JV\SK IL KLSP]LYLK ILJH\ZL

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Kanäle

Pre Sales

Eigene Kanäle

3. Kauf

4. Delivery / EinlĂśsung

5. After Sales

Wie helfen wir unseren Kunden, unsere Value Proposition zu evaluieren?

Auf welche Art kĂśnnen unsere Kunden unsere spezifischen Produkte und Services erwerben?

Wie lĂśsen wir die Value Proposition gegenĂźber unseren Kunden ein?

Welchen Support bieten wir unseren Kunden nach dem Kauf?

Testphase

Nutzung

Awareness Direkt

Indirekt

Direktkontakt (Mail, Telefon, persĂśnlich)

Support-Hotline

Evaluation

Kaufentscheidung

Livedemo und VorOrt-Präsentationen

Vertragsverhandlungen, Workshops, Schulungen siehe Implementierungsprozess (Schmiedgen u. a., 2009, S. 77 ff.)

Implementierung

Launch

!

!

!

SEO-MaĂ&#x;nahmen

Kundenakquise am Stand durch Verteilung Informationsmaterialien, Vereinbarung von Präsentationsterminen und Livepräsentationen auf der Messe

Vortragsveranstaltungen

Fachvorträge zu HR-Themen

Direktmarketing

AnkĂźndigung neuer Produkte bzw. Termine Ăźber sporadische Newsletter

!

Public Relations

Fachartikel in Personalmagazinen

Vermittlung eines Präsentationstermins

Beratung des geworbenen Kunden durch den Lead

! Live Support auf der Messe fĂźr bestehende Kunden

After Sales

Materialien hinterlegt zu Kauf- und Implementierungsprozess

kostenfreier Support, User-Selbsthilfe und Austausch (Forum, FAQ, HandbĂźcher, ...)

Blog / SEO

Optimierung auf Schlßsselphrasen / Informationen ßber Technik und Trends Infohotline, Pr—sentationsvereinbarungen

Hilfe und Implementierungsbetreuung

kostenpflichtiger Support

Hotline / Direktkontakt

Werbung, SEM und PR

Bewerbung von Unternehme, Produkten und SchlĂźsselphrasen

Vortr—ge

Expertise zeigen bzgl. Technik, Trends und HR-Wissen

Messe

Gespr—che, Messeleads

Vermittlung eines Präsentationstermins und Begleitung des Kaufprozesses auf Kundenseite

Personalorganisationsund Prozessberater (Dr. Gerke Associates)

TMP-Vertrieb

Sonstige Leads (Monster o. ä.)

*OHUULS HUHS`ZPZ

Purchase

Live-Webdemo, Screencasts, Cases, Erfahrungsberichte, FAQ, Forum, etc.

Printanzeigen in Personalmagazinen

Messe

Vereinbarung Präsentationstermin

Evaluation

Suchmaschinenleads Informationen zu Trends, Produkten etc.

Website

Kunden-ÂťWord of MouthÂŤ

Partner -kanäle

Kauf

Werbung

Case Studies, Anfrage fĂźr Livedemo

Awareness Website / SEO

After Sales

2. Evaluation

Wie kĂśnnen wir mehr Bewusstsein fĂźr unsere Produkte und Services schaffen?

Bachelor Thesis

Kanäle

Sales

1. Awareness

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Live Support auf der Messe fĂźr Bestandskunden

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Infrastruktur

Softgarden

Human Resource Management

Kunde

R&D, Technologie Entwicklung

Kundenproblem Bug, neue Funktonsanforderungen, etc.

Beschaffung / Einkauf Marketing / Vertrieb

Pr9,6/73./8>3Jkation

ProblemlĂśsung

Monitoring von Trends, Aufnahme und Antizipierung von Sorgen und NĂśten von Bestandskunden

Konzeption von Ideen und (Fake)prototypen oder SoftwarelĂśsungen und Machbarkeitschecks

machbar aber aufw—ndig?

Make or Buy? Finanzierung durch Kunde? Finanzierung Eigenrisiko? vorh. Framework am Markt? Abgeben an Partner?

stetes Testen der Software Feedback der User neue Erkenntnisse

03.3

Weiterverkaufspotential?

Programmierung a) Prototypen b) Feinprogrammierung c) EinfĂźhrung der LĂśsung beim Kunden und erste Begleitung

03.1

Anruf oder formlose Mail an Support (NZ, selten OA)

MachbarkeitsprĂźfung Support + F&E-Dev. (NZ + SS)

LĂśsungsoptionen

Bugtracking / Evaluation

Kunden haben oft Funktion bereits genau im Kopf.

03.2

ja, aber aufw—ndig

nein

ggf. Workshop beim Kunden (komplexe Requests) DF + Kunde

ja (unrealistische) Sch—tzungen der Dev. werden mit drei oder fßnf multipliziert

Kalkulation Support + F&E-Dev. in Abstimmung mit DF

Absage oder unversch— mt teures Angebot

(U`OV^ VUL VM [OL L_LJ\[P]LZ YLJLU[S` PUMVYTLK TL [OL JVTWHU` UV^ PZ PU HU L_JP[PUN [YHUZMVYTH[PVU WYV-

Lasten- und Pflichtenheft

PrĂźfung des Angebots durch den Kunden

Best—tigung Machbarkeit, Angebot

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Implementierung im Testsystem DF: Mockups, PH: Grafik, AK: Code

Zeitverschwendung durch Kommunikationsverluste --> Deadlines werden nicht eingehalten

[PUN! “It  was  arduous,  partly  disenchanting  and  it  heavily  shook  our  client  perception.  [...]  I  think  every  company  should  pass  through  such  a  process,  as  least  once.  The  journey  is  worth  every  step  and  opens  the  eyes.â€? Lessons  learned

Liveschaltung

Testphase I: Kunde + Intern PrĂźfung im Testsystem

Kunden-

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Iterationsschleifen (Bugtracking Ăźber Ticketsystem)

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Testsystem Roll-out / Benachrichti -gung Kunde Ăźber Ticketsystem

Angebotsfreigabe

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