MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FLOTA GUATEMALA FRITO LAY
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Introducción La seguridad de las acciones del coordinador quien administra un equipo dependerá de la forma como cada miembro de su grupo realice el trabajo y lo integre con el resto del proceso productivo. Esta posición está íntimamente relacionada con la forma como se lleven a cabo los programas de trabajo y ejecución, los cuales deben estar orientados a mejorar el desempeño del trabajador en cuatro puntos básicos: Seguridad, calidad, productividad y control de costos. “El ser humano necesita recibir instrucción sencilla e inteligente sobre lo que se espera que haga, cómo lo puede hacer y qué constituye un trabajo bien hecho”. Lawrence Appley
1. Objetivo Establecer los lineamientos para la administración, coordinación y control sobre el mantenimiento preventivo de los vehículos de flota secundaria propiedad de la Compañía, fortaleciendo los procesos de las directrices, y fusiones del coordinador. 2. Generalidades Coordinador de Flota: Es la persona administrativa que tiene bajo su responsabilidad, el control de los servicios, mantenimiento de las unidades, vehículo tipo camión. Control del presupuesto asignado. Control de tarjetas de combustible. Control cobros por servicios prestados (mano de obra de talleres) Control de todos los gastos efectuados por reparaciones mecánicas, compra de filtros, aceites, baterías, repuestos, etc. Control de KPIS / vehículos en reparación y actualización de inventario. Control de entrega, impuestos de circulación. 3. Responsabilidades coordinador 3.1.
3.2.
Control de presupuesto: el coordinador de flota se asegura que el presupuesto asignado sea utilizado de la forma adecuada, bajo el control de servicios programados correspondientes al mes en curso, así también debe solicitar informes técnicos previos a la autorización de cualquier reparación. Control consumo de combustible: Bajo la plataforma que se utiliza actualmente (Versatec), debe mantener un control de forma constante, sobre la flota que tiene a su cargo y deben llevar un riguroso cuidado para mantener el abastecimiento de combustible necesario a cada unidad. la administración de tarjetas de combustible cosiste, en que cada unidad cuente con una tarjeta de combustible, solicitud de reposición de tarjeta, solicitud de baja de tarjetas indicando las
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causas, (robos, perdidas, etc.), asignación de tarjeta de combustible a nuevos usuarios o por reposición (ver anexo 1 asignación de tarjetas de combustible). Control mano de obra talleres: El coordinador debe verificar cada una de las reparaciones que el mecánico del taller ha realizado a la flota, teniendo como respaldo (ver anexo 2. Rutina de Mantenimiento Preventivo). La documentación debe cumplir con todos los requisitos como; firma de las personas responsables que recibieron el servicio y las personas que aceptaron el servicio. Importante así tener el cuidado que la unidad cumpla con la revisión estándar idónea (chequeo de los no debatibles). Control de gastos en general: El coordinador debe realizar la solicitud bajo proformas recibidas por cada proveedor, para la solicitud de compra como: baterías, repuestos, aceites, lubricantes, etc. La proforma posterior a la revisión bajo los precios establecidos será autorizada y deberán sellar y firmar cada proforma para efectos de auditoria. KPI´S El coordinador es responsable del control sobre el mantenimiento, o reparaciones de los vehículos, llevando un cotejo sobre las unidades físicas y detalladas en el inventario, con el fin de mantener una flota en óptimas condiciones y cero unidades detenidas.
4. procedimiento coordinador de flota 4.1
Manager de Flota País realiza la distribución del presupuesto a cada uno de los coordinadores, según el indicador del total de unidades que tiene bajo su supervisión.
4.2
Cada coordinador de Flota realiza un cotejo sobre el gasto que tendrá durante el mes, en base a la información que obtenga del GPS y del registro que los mecánicos del taller le proporcionen sobre los últimos servicios que se ha realizado, con lo anterior podrá realizar la compra de suministros para los servicios preventivos para la flota.
4.3
Coordinador de Flota realiza el pedido a los proveedores que suministran los insumos necesarios para los vehículos tipo camión, el coordinador deberá solicitar una cotización requiriendo las cantidades necesarias para la flota que tiene a su cargo (vehículos tipo camión).
4.4
Coordinador de Flota, debe realizar visitas a las sucursales y verificar, la existencia de los materiales existentes y utilizados, cada taller subcontratado que se encuentra en las sucursales, el mecánico del taller es el responsable de llevar un inventario de cada uno de los movimientos que se han realizado. Coordinador de Flota al realizar las visitas en cada una de las sucursales debe efectuar una inspección de limpieza y orden dentro del taller, con el fin de mantener un espacio seguro para trabajar.
4.5
4.6
Coordinador de Flota en cada una de sus giras deberá realizar una inspección a los camiones, la revisión consiste en; verificación de llantas, vidrios, retrovisores, luces, etc. Con el fin de buscar mejoras en el servicio.
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4.7
Coordinador de Flota deberá de realizar un reporte con fotografías y comentarios sobre lo observado durante su gira, este documento será enviado a los gerentes del departamento de Flota Caricam/País, el fin de dicha información es buscar mejoras y brindar un servicio adecuado a nuestro cliente interno.
4.8
Coordinador de Flota deberá retornar a la sucursal visitada y confirmar que se cumpla con los cambios solicitados y las observaciones que realizo en la primera visita, esto con el fin de mantener un estándar en el taller.
5. Procedimiento control de tarjetas de combustible de flota 5.1 A los representantes de ventas (RV) se les entregara una tarjeta de combustible, dicha tarjeta tiene impreso el número de placa del vehículo que tiene bajo su cargo llevara. 5.2 El coordinador de flota debe extenderle una carta de asignación de tarjeta de combustible al (RV), (ver anexo 1) la cual deberá firmar al recibir dicha tarjeta. 5.3 El coordinador de flota es la persona responsable se asignarle el galonaje necesario según la ruta que el vehículo tiene, bajo la confirmación del gerente divisional. También debe cotejar con GPS los kilómetros recorridos que la unidad realiza durante el mes y sobre esto validar el total de galones necesarios que el vehículo requiere para cumplir con la ruta establecida. 5.4 El coordinador de Flota en sus visitas deberá de cotejar que todas las unidades cuenten con una tarjeta de combustible. 5.5 Si es requerida una reposición de una tarjeta de combustible el RV deberá de cancelar el valor de Q50.00 por la pérdida de la misma, no podrá entregarse ninguna reposición si no cancelan previamente. 6. Procedimiento control del consumo de combustible de flota 6.1 El coordinador deberá llevar un control sobre los consumos diarios que cada uno de los vehículos realiza. 6.2 El coordinador de flota deberá colocarle a cada camión por marca un límite de consumo diario. 6.3 El coordinador de flota deberá de colocarle a cada camión un límite de galonaje mensual por tipo de ruta. 6.4 El coordinador de flota debe realizar una medición mensual sobre las unidades que consumen combustible fuera de los limites, haciendo un primer acercamiento con el RV dado indicaciones para la mejora del manejo de su vehículo. Si el excesivo consumo del vehículo no disminuye el segundo acercamiento deberá de realizarlo con el Gedis solicitando el cambio de piloto para la unidad buscando así mejoras en el rendimiento de combustible. 7. Procedimiento control de servicios prestados 7.1 Todo el integrante del taller deberá recibir una inducción sobre la utilización del formato Rutina de Mantenimiento Preventivo Caricam (anexo 2), Reporte de discrepancias técnicas y/o solicitud de servicios a flota CARICAM (anexo 3). Bitácora de mantenimiento – flota secundaria. (anexo 4). 7.2 El coordinador deberá de presentarles un plan de trabajo al equipo de talleres, y este plan será parte de los servicios prestados:
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7.2.1. Plan de estudio semanal de llantas, verificando la profundidad de la misma y el estado en el que se encuentra 7.2.2. Plan de estudio revisión y check list de la rutina de mantenimiento, columna NO DEBATIBLES 7.2.2.1. Implementar el plan de acción para la relación de forma inmediata. 7.2.3. Plan de estudio semanal, revisión de aceites y refrigerantes a cada una de las unidades. 7.2.4. Auditoria cruzada por coordinadores y regiones.
8. Procedimiento control de gastos por región 8.1 El coordinador de flota debe solicitar una proforma al proveedor, estas proformas deben estar detallados los precios acordados (descuentos), para proceder con las autorizaciones. 8.2 Los pedidos realizados deben ser entregados en cada una de las sucursales que tiene el coordinador bajo su cargo. 8.3 El proveedor debe solicitar en las entregas firma, nombre del responsable quien recibe los materiales, Nota: cada uno de los talleres debe contar con sello propio (nombre del taller). 8.4 El coordinador de flota debe llevar un control sobre cada gasto realizado trasladando el detalle en un formado en Excel y verificando que el presupuesto asignado sea rebajado con cada compra efectuada.
9. Procedimiento control de kpi 9.1 Dentro de los controles del desempeño se debe actualizar semanalmente los avances por reparación de los camiones, entregando así un indicador de desempeño por la agilidad del servicio al departamento de ventas. 9.2 Realizar un conteo físico a las unidades de cada sucursal, para realizar un cotejo con el inventario oficial de flota y confirmar que la data este correcta y no existan diferencias en ambos lados.
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ANEXOS Anexo 1. Carta de Asignaciรณn tarjeta de combustible Flota GT
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Anexo 2. Rutina de Mantenimiento Preventivo Caricam
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Anexo 3. Discrepancia
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Anexo 4. Bitรกcora de mantenimiento - flota secundaria
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Introducción La importancia de las supervisiones es vital para medir el rendimiento y el buen servicio que se les brinda a los vehículos de tipo camión. La revisión constante soporta la toma de decisiones y programaciones de trabajo logrando así mejoras en el desempeño del trabajador.
1. Objetivo Fortalecer los procesos de revisión y control en la operación, auditando así los suministros adquiridos para el servicio y mantenimiento la flota. 2. Generalidades Coordinador de Flota: Es la persona realiza supervisiones operativas manteniendo el orden, control de los servicios, supervisando el mantenimiento de las unidades, vehículo tipo camión. Inspección visual a los camiones antes de salir a ruta. Supervisión de Talleres. Supervisión de seguridad dentro del taller Entrevista con los representantes de ventas y gerentes divisionales del cip. Acción de mejoras. 3. Responsabilidades coordinador 3.1.
3.2. 3.3.
3.4.
3.5.
Inspección visual a los camiones antes de salir a ruta: El coordinador de flota debe realizar una supervisión del estatus de cada unidad que esta por salir a ruta que tiene asignada, realizando una revisión de 360 grados, asegurándose que la unidad se encuentra en condiciones adecuadas. Supervisión de talleres: El coordinador de flota audita el control de los materiales como: total de aceites, lubricantes, filtros, repuestos, etc. Que el taller tiene bajo su responsabilidad. Supervisión de seguridad dentro del taller: El coordinador inspecciona la seguridad y el orden, asegurando que el personal del taller cuente con implementos de seguridad para la integridad de todos. Entrevista con los representantes de ventas y gerentes divisionales del cip: El coordinador debe abocarse con el RV y Gedis, para escuchar las inquietudes o necesidades, con el fin de resolver temas importantes sobre la flota y fortaleciendo el servicio. Acción de Mejoras: El coordinador debe brindar soluciones al departamento de ventas cuando exista necesidades importantes.
4. Procedimiento inspección visual a los camiones antes de salir a ruta
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9.3
El coordinador debe realizar supervisiones constantes en los diferentes talleres que están bajo su cargo, bajo un calendario predeterminado sobre el cual detalle los objetivos del control.
9.4
El coordinador realiza una revisión de 360 grados, revisando así: No Debatibles (ver anexo 1, rutina de mantenimiento flota) consiste en el chequeo de:
9.4.1. Funcionamiento de Frenos, parabrisas, espejos retrovisores, alarma de retroceso, luces (freno, retroceso) 9.4.2. Funcionamiento de claxon, (bocina) cinturones de seguridad, equipo de GPS, botón de pánico, cámara de reversa. 9.4.3. Documentación abordo, verificar que el documento (autentica) se encuentre en condiciones aceptables, así también como la calcomanía del impuesto del año en curso. 9.4.4. Revisión, presión de neumáticos, bajo las medidas recomendadas según el tipo de neumático utilizado. 9.4.5. Revisión y toma de medidas a los neumáticos, la medida estándar de los neumáticos corresponde a: 3mm para coordinar el cambio del neumático o si el indicador de profundidad es de 32 segmentos de pulgadas, se retira el neumático en medida 4/32 avos de profundidad. (Ver anexo 2 procedimiento del mantenimiento de neumáticos). 9.4.6. Revisión de los niveles de aceites y lubricantes de la unidad, antes de la salida a ruta. 10. Supervisión de talleres 10.1.1. El coordinador de flota realiza una supervisión constante a los talleres que tiene bajo su cargo. Todo taller debe tener un estándar de limpieza y orden adecuado. 10.1.2. La limpieza en el interior del taller debe ser realizada de forma diaria para evitar engrosamiento de grasas y otros. 10.1.3. Orden de los materiales que el taller tiene bajo su custodia, el taller debe resguardar los suministros en un estand de forma ordenada, etiquetándolos con la fecha que fue ingresado para tener el control de uso. 10.1.4. El taller debe tener de primera mano, el listado del inventario para que este sea revisado en cualquier momento y este sea auditado para comprobar el buen uso de los materiales. 11. Supervisión de seguridad dentro del taller 11.1 Todos los mecánicos dentro del taller de flota deben contar con: 11.1.1. Uniforme de tipo overol y debe portar reflectivos. 11.1.2. Utilizar botas adecuadas con punta de acero. 11.1.3. No es permitido el uso de anillos, relojes, pulseras, ningún objeto o prenda de vestir que cuelgue. 11.1.4. El área de trabajo debe estar despejada. 11.1.5. El taller debe contar con un extintor y botiquín de emergencia. 11.1.6. Señalización de apoyo como medida de prevención y protección. 11.1.6.1.1. Todo vehículo que se está trabajando ya sea un servicio o reparación, se le debe colocar conos de seguridad y cuñas para identificarlo.
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12. Entrevista con los representantes de ventas y gerentes divisionales del cip 12.1 El coordinador debe acercarse al supervisor de ventas para escuchar solicitudes pendientes o tratar, siempre en relación con la flota. 12.2 En conjunto deben evaluar si se esta llevando a cabo y en orden los reportes de discrepancias (ver anexo 3), o formato de servicio a flota. El rv o gedis está en la obligación de reportar cualquier inconveniente que tenga con la unidad. 12.3 Es necesario que el mecánico sea invitado a la entrevista que se tenga con el supervisor para tomar nota sobre las necesidades que sea expuestas y coordinar la reparación. 12.4 Realizar un segundo acercamiento de forma individual con los Rv´s para evaluar el servicio que le esta brindando el taller mecánico. 12.5 Tener una conversación adecuada con el mecánico del taller para aclarar dudas o inquietudes sobre el proceso de trabajo que se está llevando. 13. Acción de mejoras 13.1 Brindar soluciones a los Gedis de forma inmediata según sea el caso pendiente por trabajar. 13.2 Si se generan solitudes (Discrepancia anexo 3), tomar acción sobre las mismas y brindar una solución.
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Frito Lay Guatemala ANEXOS
Anexo 1 Rutina de mantenimiento preventivo
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Anexo 2 Procedimiento del mantenimiento de neumáticos
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Anexo 3 Formato de solicitud de servicios a flota/discrepancia
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO FLOTA PAIS Introducción El proceso administrativo, cómo conjunto de resultados que se obtiene al final de cada etapa o proyecto realizado dentro del departamento de flota, brinda la visibilidad para la planeación, organización, dirección y control en el presupuesto del departamento para la toma de decisiones.
1. Objetivo Direccionar los pasos a seguir de los procesos administrativos dentro del departamento de flota, fortaleciendo las directrices administrativas para los coordinadores. 2. Generalidades Coordinador administrativo de Flota: en conjunto el equipo de coordinadores de flota realiza estrategias de gestión para la buena administración del presupuesto, (coordinador administrativo) siendo la persona a cargo de registrar cada uno de los gastos y asignándolos a centro de costo que corresponde apoya con el aprovechamiento del presupuesto mensual asignado, dentro de su cargo debe cumplir con lo siguiente:
Revisión de la documentación adjunta a la facturación recibida. Separación de gastos por áreas. Ingreso de gastos al sistema Sap. Envío de estado de cuenta mensual. Solicitud de pedido. Control de presupuesto. Temas varios con la Aseguradora. Temas varios con la superintendencia tributaria SAT. Resguardo de documentación.
3. Responsabilidades Coordinación administrativa. 3.1.
3.2.
Revisión de la documentación adjunta a la facturación recibida: El coordinador administrativo de flota debe revisar toda documentación que recibe y verificar que estén en el orden adecuado con los soportes establecidos por el departamento de flota. Separación de gastos por áreas. Toda compra realizada deberá ser direccionada al centro de costo que corresponde y sucursal.
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3.3. Ingreso de gastos al sistema Sap. El coordinador administrativo de flota debe asegurarse que toda la facturación debe ser ingresada al sistema SAP. 3.4. Envío de estado de cuenta mensual El coordinador administrativo de flota es el encargado de cotejar con los proveedores toda la facturación recibida durante el mes. 3.5. Solicitud de pedido. la solicitud de pedido es utilizada para la comprara de productos o servicios requeridos para la flota. 3.6. Ingreso de facturación por FV60. Es el documento paralelo a la orden de compra, se realiza el registro mensual de las compras efectuadas. 3.7. Control de presupuesto. Para el control del presupuesto deberá detallarse de forma semanal cada gasto realizado. 3.8. Temas varios con la Aseguradora. Todo reclamo bajo la póliza auto deberá llevarse un detalle, control y seguimiento hasta completar el proceso de cada caso. 3.9. Temas varios con la superintendencia tributaria SAT. Tramites varios, como reposición de documentación, placas, etc. 3.10. Resguardo de documentación. Toda información o documentación debe permanecer bajo control. 4. Procedimiento revisión de la documentación adjunta a la facturación recibida 13.3 La recepción de facturación para el departamento de flota está regulada recibir los lunes y jueves en el horario de 8am a 10am. 13.3.1. Lunes recepción de facturación talleres: los días lunes a partir de las 8am deben presentarse todos los jefes de taller a entregar facturación y anexo a la facturación deben entregar las rutinas de mantenimiento de flota secundaria (ver anexo 1) debidamente firmadas . 13.4 El coordinador de flota realiza una revisión previa de la rutina de mantenimiento y firma estando de conformidad con el documento que quedara anexo a la factura. Facturación talleres, la hoja rutina de mantenimiento deberán tener 4 firmas detalladas por cada persona responsable del servicio realizado (ver Rutina de Mantenimiento preventivo). Facturación Servicios para vehículos ejecutivos y utilitarios: el proveedor deberá anexar a la factura presentada los días jueves una copia impresa del correo electrónico aprobando el servicio sea facturado. verificar siempre que en la facturación este detallado el % descuento por cada servicio. Facturación compra de repuestos y otros: los proveedores deben anexar a cada factura presentada una copia del correo electrónico donde consta la solicitud o aprobación de la compra. Todo soporte recibido anexo a la factura debe ser de fecha reciente, es decir los gastos efectuados durante el mes en curso, deben facturarse en el mismo mes. 14. Separación de Gastos por región y área;
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14.1.1. El coordinador administrativo, realiza una separación en un formato en Excel todos los gastos por región, sucursal, sobre los datos ingresados estaremos proporcionado la información de: 14.1.1.1. Costo por región 14.1.1.2. Costo por sucursal 14.1.1.3. Costo por vehículo 14.1.1.4. Costo por mano de obra de talleres. 14.1.1.5. Ver anexo 2 (gastos por aérea y coordinador) 14.2 Ingreso de Gastos Sap 14.2.1. Toda la facturación recibida debe ser cuidadosamente registrada en el sistema Sap, para que pueda ser cancelada bajo los días crédito que cuenta cada proveedor. 14.2.2. FV60 es un documento de ingreso que se utiliza cuando no se cuenta con un contrato de compra, el registro se realiza por cada factura recibida. (ver anexo 3) Procedimiento FV60 documento para el registro de la facturación flota Guatemala 14.2.3. El documento FV60 lleva 3 firmas; solicitante, primer aprobador y segundo aprobador. 14.2.4. Cuando el documento FV60 se encuentre con las firmas completas deberá presentarse para que sea registrado contablemente (digipepsico) 14.2.5. Solicitar a digipepsico que firme y selle el listado del total de documentos presentados, para respaldar la documentación entregada. 14.2.6. Mensualmente todos los registros deberán ser trasladados al proveedor por medio de un estado de cuenta para que verifique, que toda la facturación presentada durante el mes se encuentra contabilizada. (Anexo 4), Procedimiento para realizar un estado de cuenta, 14.2.7. Para la revisión de saldos pagados o pendientes, vea el (anexo 5), Procedimiento verificación de pagos a proveedores. 14.2.8. Para crear una solicitud de pedido, bajo contrato o proyecto de compra de vehículos Capex, vea como ingresar una solicitud de pedido en el (anexo 6), 14.2.9. Para el ingreso de la facturación bajo contrato o capex, vea el (anexo 7), procedimiento de entrada de mercadería. 14.2.10. Todo proveedor deberá de contar con un acceso al portal de cobranza (ver anexo 8) usuario portal de cobranza 15. Control de presupuesto 15.1 Para brindar el dato del presupuesto, se deberá enviar 2 alertas por semana sobre la facturación recibida, ingresando los datos al archivo de presupuesto de flota GT, indicando el porcentaje de gasto reparación de mantenimiento y compra de llantas del país. Esta información ayudara a los coordinadores a administrar y priorizar reparaciones mayores. 16. Temas varios Aseguradora 16.1 El departamento de flota tiene la responsabilidad de validar el total de vehículos asegurados, año con año esta información se valida con el intermediario (corredor de seguros) para cuadrar el total de la flota al renovar la póliza se deberá informar al departamento de contraloría el
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valor del pago por renovación de póliza, para que este gasto sea provisionado, para el caso de Guatemala corresponde en el mes de diciembre. 16.2 Cuando se realiza una compra de vehículo se debe enviar una copia de la factura al corredor de seguros para que el vehículo quede registrado dentro de la póliza auto AUTO-249422 y sea asegurado, adicional se debe solicitar una carta de cobertura para tener el respaldo que si este en cubierto el vehículo. 16.3 Exclusión de vehículos, para la exclusión debemos tener los documentos de traspaso a nombre del nuevo propietario del vehículo (esto si el vehículo fue vendido) para las unidades de flota secundaria camión que han sido dadas de baja en la Sat (inactivas) y entregadas a una chatarrera o según sea el caso del proceso de bajas, debemos tener el documento “alza Sat” respaldo para solicitar la exclusión 16.4 Para cualquier exclusión o baja en el sistema Sat todo vehículo debe tener un capex disposal que ampare cualquier exclusión de vehículo. 16.5 Pago deducible / reparación de vehículos. Todo vehículo que haya sufrido un accidente y si este vehículo necesita una reparación es importante dar el seguimiento adecuado y tomar en cuenta lo siguiente: 16.5.1. Posterior a la notificación por parte de la aseguradora el coordinador de flota encargado de la unidad deberá de realizar una revisión previa al detalle de la reparación. 16.5.2. El coordinador de flota deberá dar su visto bueno antes de ingresar la unidad al taller. 16.5.3. Con el visto bueno del coordinador de flota, se procede con la reparación y el corredor de seguros deberá de solicitar la factura a la seguradora /seguros G&T y este documento deberá ser recibido por el coordinador administrativo, durante los primeros 5 días hábiles del mes. 16.5.4. Seguros G&T, cuenta con 15 días pago es por ello la importancia de gestionar el ingreso del documento ojo la aseguradora procede a la anulación de factura si esta no es pagada al 30 de cada mes. 16.5.5. Pago por inclusión de vehículos; posterior a la notificación de inclusión de vehículos genera una facturación nueva y esta debe ingresarse por medio de del documento FV60, a diferencia de los pagos por deducible las inclusiones tiene 60 días crédito, (siempre validar con el corredor esta información). 16.5.6. Reclamo por vehículos declarados como pérdida total; todo vehículo bajo esta confirmación debe entregarse al corredor de seguros toda la documentación que solicita siempre envían el listado anexo al correo de confirmación de perdida total. Todo vehículo debe estar libre multas municipales o de transito de contar con este tipo de inconveniente se debe gestionar por medio de un tramitador (registrado en el sistema) y solventar lo pendiente. 16.5.7. Por cada reclamo es necesario solicitar el departamento legal un mandato (punto de acta) documento único por vehículo que será entregado a la aseguradora. 17. Temas varios Super Intendencia Tributaria Sat 17.1.1.1.1. El departamento de flota es el responsable de velar por el resguardo de la documentación de cada vehículo y esta documentación se encuentre de forma física u en el nuevo formato electrónica (2018).
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17.1.1.1.2. Para la reposición de documentación (títulos y tarjetas no electrónicos). 17.1.1.1.3. El departamento de flota debe contar con un documento llamado mandato administrativo registrado en la SAT para realizar trámites como: reposición de documentación, reposición de placas, y en algunos casos para solicitar la liberación de unidades detenidas por la policía nacional, (esto puede cambiar según sea la solicitud de juez), 17.1.1.1.4. El mandato administrativo, es asignado por el manager de flota país, esta persona indicara quien será el responsable de firmar y gestionar dichos tramites. 18. Resguardo de documentación 18.1.1.1.1. El coordinador administrativo es el responsable de resguardar los documentos como: Título de propiedad, tarjeta de circulación, copia de los traspasos de los vehículos vendidos, alzas de la Sat, etc. 18.1.1.1.2. Para el año 2018 todos los vehículos nuevos cuentan con documentación electrónica PDF, esta documentación debe solicitarse al departamento de contraloría (son quienes tienen acceso para la emisión de este documento) 18.1.1.1.3. El coordinador administrativo deberá solicitar todo documento electrónico y guardado en un archivo en común (equipo de flota Guatesmala9 para que tengan acceso todos y poder utilizarlos cuando esto sea necesario. 18.1.1.1.4. Toda la facturación recibida debe guardarse una copia anexada a los soportes de solicitud, esta papelería es resguardada y archivada.
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Anexos: Anexo 1 Rutinas de mantenimiento de flota secundaria:
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Anexo 2 Gastos por área y coordinador
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Anexo 3
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Procedimiento del ingreso de facturación FV60
Anexo 4 Procedimiento para generar un estado de cuenta
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Anexo 5 Procedimiento verificación de pago a proveedores
Anexo 6 Procedimiento solicitud de pedido
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Anexo 7 Procedimiento entrada de mercadería
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Anexo 8
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Registro de usuario portal de cobranza.
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE NEUMATICOS. 1. Revisión de Neumáticos: Compruebe la presión adecuada de los neumáticos, profundidades de banda, Revisión de los patrones del desgaste irregular.
2. ¿Cuál es la presión de inflado adecuada en el vehículo? La presión de inflada recomendada para cada vehículo es establecida por el fabricante (descripción en los neumáticos) de éste y puede ser verificada en varios lugares, como: en el manual del conductor, el marco de la puerta del conductor o la puertezuela de combustible. Revisa la presión de inflado cuando los neumáticos se han enfriado para obtener una medición confiable; cuando el vehículo no ha viajado por más de 2 km o estacionado al menos durante 3 horas.
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3. Desgaste de los neumáticos: Para medir el nivel de desgaste de un neumático existen 3 maneras de comprobar el nivel de desgaste de cada neumático. 3.1 Utilizar el indicador de profundidad Es una herramienta que está disponible en todos los talleres los neumáticos pueden desgastarse de forma irregular, y el testigo de desgaste del neumático es solo un indicador visual que no sustituye a la precisión de un indicador de profundidad. Las medidas utilizadas para la flota secundaria son: 3mm para coordinar el cambio del neumático o si el indicador de profundidad es de tipo 32 segmentos de pulgadas, se retira el neumático en medida 4/32 avos de profundidad. 3.2 pagos a seguir para la toma de medidas de profundidad a los neumáticos Primero: Confirme la escala que utilizará. Algunos medidores calibran 32 segmentos de una pulgada (izquierda), mientras otros miden además en milímetros (derecha).
Segundo: Empuje la base del medidor contra una superficie dura y plana para confirmar que el indicador está en cero.
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Tercero: Empuje la barra medidora hasta donde pueda.
Cuarto: Coloque la aguja del calibrador en el canal central y empuje la base hasta tocar la parte más alta de los bloques.
Quinto: No ubique la aguja sobre los indicadores de desgaste o cualquier otra superficie elevada del diseño.
Sexto: Remueva el medidor cuidadosamente tomándolo por la base y sin tocar la aguja. Confirme la medida.
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Séptimo: Repita lo anterior en sitios alejados 15 pulgadas de cada uno. Octavo: Tome las medidas en los canales internos y externos y repita. Noveno: Saque un promedio de todas las lecturas Décimo: Identifique el porcentaje de desgaste, confirmando las medidas originales (neumático nuevo) comparádnosla a las medidas que obtuvo. 4. La rotación de neumáticos: La Rotación de neumáticos es apropiada de manera regular ayuda al desgaste uniforme de los neumáticos, extendiendo su vida útil y mejorando su seguridad. Se recomienda rotarlos en un centro de servicios cada 8,00010,000 km. En la rotación recuerda utilizar la misma marca, dimensión, ya que algunos vehículos tienen dimensiones distintas en ejes delantero y trasero.
Ejemplos de Rotación de Neumáticos:
5. Alineación:
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Los neumáticos son sometidos a rodar bajo diferentes tipos de carretera y velocidad para mantener la estabilidad direccional del vehículo. Los fabricantes de estos diseñan diferentes ángulos para contrarrestar la diversidad de condiciones del camino y mejorar el desempeño del vehículo. Con el paso del tiempo, estos ángulos se modifican, permitiendo deformación cambiando el desempeño de los neumáticos. Así, una correcta alineación ayuda a mantener un correcto reajuste de estos ángulos y prevenir problemas en servicio. 4.1
cuando se debe acudir a la alineación del vehículo:
Las ruedas del eje de dirección no están centradas, se puede observar cuando se conduce en línea recta.
La dirección del vehículo hala a la derecha o izquierda cuando retiras las manos del volante (ensayo en camino abierto)
Desgaste irregular intenso
Suspensión inestable
El vehículo trata de derivar cuando conduces
Ruido excesivo de los neumáticos o ruidos extraños
Después de cambiar componentes de la suspensión
Después de colisión del vehículo o impacto en el camino
Se recomienda hacer revisión y alineación de manera regular cada 10.000 km.
6. Balanceo de neumáticos: Cuando neumático y rin son ensamblados, esto se desbalancean y puede causar cabeceo (el neumático se mueve de un lado a otro) o resaltos (movimiento arriba abajo). 5.1 Pasos para realizar el balanceo:
Utiliza equipo profesional de balanceo de neumáticos
Si los pesos para el balanceo exceden el permitido, es necesario rotar el neumático 180° o 90 ° respecto al rin
Si el peso aún excede el límite, revisa si existe alguna deformación en el rin 5.2 Beneficios de balancear:
Previene la vibración del neumático
Ayuda a prevenir desgaste inapropiado o prematuro de los componentes de suspensión del vehículo.
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Autorizado:
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Autorizado:
Gerente de Flota Regional
Gerente de Flota País