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Coordinaciรณn General

Elizabeth Taylor Cuevas 2014-5936 Nurkis Rodriguez

Tiene dos funciones fundamentales: •

La funcional

•

La vital

Sabe destinar el tiempo adecuado de cada una de estas.

Rol funcional: Involucrarse en los detalles de la administración y operación, antes, durante y después del evento.

Rol Vital: •

Conseguir la mejor sede

•

Lograr una excelente asistencia en calidad y número de participantes.

•

Tener una campaña publicitaria exitosa.

•

Tener actividades recreativas.

Eventos Magnos • Se recomienda al coordinador que contrate un despacho especializado en la organización de eventos, estas empresas tienen personal con experiencia y facilitan la realización y le dan calidad.

LogĂ­stica del evento.

Funciones: • Coordinar los sistemas de registro.

• Información.

• Transporte.

• Hospedaje.

• Seguridad.

• Adquisiciones.

• Reclutamiento y selección de personal.

• Estrategias de comercialización.

Cuales son las ventajas de contratar una empresa?

Ventajas de Contratar estas Empresas: Poseen profesionalismo y seriedad. Conocen el medio y descuentos y ya tienen un trato preferencial.

Ejemplo: • contactos en hoteles.

• centro de convenciones.

• Artistas.

• Tiendas de flores.

• Transportistas • Lugares para eventos especiales.

• Proveedores en general.

La informaciรณn que se Proporciona para cotizar un evento es:

Realización y Desarrollo del Evento •

Función: planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo del evento.

El coordinador general debe supervisar el trabajo que realice el comité organizador, desde la planificación inicial hasta el término del evento.

Políticas, Reglamentos, Programas y Procedimientos •

Función: coordinar que se procedimientos establecidos.

cumplan

las

políticas,

reglamentos,

programas

y

Se debe redactar un reglamento general y uno técnico adecuado a las características específicas de cada evento.

Coordinadores de Áreas Tenemos claro que dentro de las funciones que tiene el coordinador general esta dirigir y Supervisar todo lo relacionado con el evento.

Pero cuales son la del coordinador de área?

•

La buena coordinación y comunicación de los organizadores y responsables de diferentes áreas facilita las labores y el logro de los objetivos del evento.

•

Juntas periódicas el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes áreas.

•

El coordinador general debe tener juntas periódicas con cada responsable de área en lo particular.

•

Programar las reuniones con todo el comité organizador antes, durante y después del evento, para escuchar sugerencias.

•

Debe mandar con anticipación la orden de cada reunión y elaborar una minuta con los compromisos contraídos y los detalles de cada reunión.

Sistemas y Procedimiento •

Función: sistematizar la planificación, organización, ejecutivo y evaluación del evento.

Conjuntamente con el coordinador de administración se deben desarrollar y establecer procedimientos y sistemas para facilitar la realización.

Financiamiento, Donativos y Patrocinios •

Función: coordinar la tramitación de financiamientos, donativos o patrocinios.

Conjuntamente con el coordinador de finanzas se deben hacer las gestiones necesarias para obtener financiamientos, donativos y patrocinios.

Esta responsabilidad es de las más difíciles para el coordinador general.

Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las necesidades y posibilidades de ambas partes. Los trámites de los donativos y patrocinios los debe hacer el coordinador general, el de relaciones públicas y el control de finanzas.

Presupuesto General y Flujo de Dinero •

FunciĂłn: controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y el flujo de dinero.

El coordinador general y el de finanzas son los responsables de supervisar el manejo y uso del dinero que ingrese por concepto del evento.

Ciudad Sede, Centro de Convenciones y Hoteles โ ข

Funciรณn: definir la ciudad sede, el centro de convenciones y los hoteles.

Conjuntamente con el coordinador de administraciรณn se debe de seleccionar la ciudad que cumpla con los requisitos necesarios para organizar el evento.

Dependiendo de la magnitud del evento es la infraestructura que se necesita contratar.

Programa de Actividades, Difusión y Trabajo.

•

Función: aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión, trabajo, inauguración y clausura.

Los programas son las bases para la organización y realización del evento.

Imágenes y Mensajes •

Función: aprobar el manejo de la imagen y textos que se den a conocer e los medios de comunicación y al público en general.

Conjuntamente con el coordinador de comercialización se debe supervisar el manejo de la imagen y los textos que se den a conocer a los medios de comunicación.

La elaboración de los textos y la imagen es responsabilidad de la coordinación de comercialización y difusión.

Invitados y Ponentes •

Función: definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y mesas de trabajo.

Conjuntamente con el coordinador de relaciones públicas, se debe de instrumentar y supervisar la logística para la selección, invitación, recepción y atención a los invitados especiales, ponentes, participantes y acompañantes.

Medios de Comunicación •

Función: definir los medios que se pretenden invitar.

El manejo y atención de los medios de comunicación, es responsabilidad del coordinador de relaciones públicas y de operaciones.

Medios de Comunicación • Función: definir los medios que se pretenden invitar.

El manejo y atención de los medios de comunicación, es responsabilidad del coordinador de relaciones públicas y de operaciones.

Presidiums • Función: definir la integración de los diferentes presidiums.

Se debe decidir con anticipación quienes van a ocupar los presidiums.

Simulacros • Función: coordinar simulacros de las diferentes actividades programadas.

Conjuntamente con el coordinador de operaciones, se deben poner en practicas simulacros. Esto es indispensable para detectar fallas en la logística y poder cambiarlos.

Capacitación •

Función: supervisar que todo el personal participante en la organización este capacitado.

Se debe elaborar conjunto con la coordinación de operaciones realizar un programa de capacitación para todo el comité organizador. De esta forma el personal se da cuenta de lo que esta sucediendo, conoce los objetivos, políticas, programas y procedimientos.

Sindicatos •

Funciones: Coordinar las negociaciones con los sindicatos de trabajadores.

Hay sindicatos que son muy fuertes, que no permiten hacer nada sin su autorización. Es conveniente siempre tener buenas relaciones con estos.

Seguridad •

Función: Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y participantes.

Esta debe establecerla el coordinador de operación y el coordinador general.

Lista de seguimiento •

Función: Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento.

1.

Reclutar a los miembros del comité organizador

2.

Definir el nombre del evento, logotipo y lema

3.

Establecer objetivos y metas

4.

Definir políticas, reglamentos y procedimientos

5.

Planificar, organizar, dirigir y controlar el evento.

6.

Contratar empresas y personal experto en la realización de eventos

7.

Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores

8.

Verificar los precios de algunos servicios y productos

9.

Visitar las posibles sedes

10.

Definir métodos de evaluación

11.

Elaborar el presupuesto preliminar

12. Definir estrategias de comercialización y difusión 13. Buscar patrocinadores 14. Participar en la planificación de la campaña de publicidad 15. Seleccionar a los medios de comunicación 16. Diseñar y supervisar el sistema de registro y de informacion 17. Supervisar el sistema de seguridad y alimentación 18. Escoger menús y tipos de servicios 19. Seleccionar espectáculos y artistas.

20. Definir los programas de trabajo, recreativos y deportivos, culturales y sociales 21. Definir presídiums 22. Vigilar la capacitación del personal 23. Verificar la lista de seguimiento 24. Coordinar el cierre del evento.

Gracias por su atenciรณn