SEGUIMIENTO DE GASTOS 2016
GUÍA DE USO
HERRAMIENTA DE GASTOS 2016
La Herramienta de Medición de Gastos del Back Office se creó con el objetivo de hacer un mejor seguimiento a los gastos en los que incurren la áreas de soporte frente los rubros inicialmente presupuestados y comparar su ejecución con respecto a periodos anteriores. Adicionalmente, este año se planea negociar ahorros en ciertos gastos de las áreas de soporte con el fin de reducir los mismos, la idea es que en esta herramienta también sirva para hacer control a dichos ahorros.
¿Cómo funciona? Al abrir el archivo: Herramienta Gastos 2016.xlsx se encontrará la pestaña 2016 donde se puede acceder a los Gastos de cada uno de los Departamentos, los gastos de Nómina y Temporales, los gastos de los Principales Proveedores y el botón de Actualizar para mantener todos los datos a la fecha actual. Gastos de Nómina y Temporales
Gastos por Departamento
Botón Actualizar
Principales Proveedores por Departamento
¿Qué campos componen la herramienta? Al darle click sobre cualquiera de los departamentos se encuentran los siguientes campos: Botón Nombre del de Inicio Departamento
Número del Departamento
Nombre y Número de las Cuentas
Detalle por Datos Mes Ocultos
Trimestre
Tablas Dinámicas
ÂżCĂłmo navego dentro de la herramienta? Cada uno de los botones significa: Lleva a la pestaĂąa 2016 del Documento Permiten Mostrar y/o Ocultar Todos los Datos Ocultos de la Hoja -
Permite Mostrar y/o Ocultar los Datos de la Celda Anterior Al oprimir 2 se muestran todos los espacios ocultos
¿Qué información contiene la Herramienta? La información de los gastos de cada departamento se organiza por medio de cuentas que describen los mismos:
Número de las Cuentas
Nombre de las Cuentas
Cada cuenta se organiza por mes y total año, así: Trimestre Mes Total Año
Del mismo modo, la información también se puede ver consolidada como Year To Day, inmediatamente después de Total Año: Trimestre YTD
Mes YTD
¿Qué datos se pueden ver en cada área? Dentro de cada mes y en el consolidado del año se puede ver la siguiente información del periodo correspondiente: Planeado 2016 – Ahorros
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Ejecutado Crecimiento Attain 2016 – Ahorros 2015 – 2016 Ejecutado
Variación 2016 – Comentarios Ahorros
Planeado 2016 – Ahorros: Presupuesto (OP) de Gastos y Ahorros Ejecutado 2015 – 2016: Rubros Gastados (Act) Crecimiento Ejecutado: Variación Porcentual del Gasto (2015 vs 2016) Attain 2016 – Ahorros: Cumplimiento de los Presupuesto (OP vs Act) Variación 2016 – Ahorros: Dinero en el que se diferencia OP vs Act Comentarios: Espacio donde el área explica el gasto (si se sobre ejecuto)
PROCESO DE SEGUIMIENTO DE GASTOS 2016
La herramienta se actualizará mensualmente de manera automática con los gastos del mes vencido. Así, se espera que después del cierre cada área revise los gastos en los que se sobre ejecutó el presupuesto y en la parte de comentarios sustente la razón del incremento de dicho gasto.
Esto con el objetivo no solo de entender el incremento del gasto sino también poder establecer un ahorro en el siguiente periodo para el cumplimiento del total del presupuesto del área.
¿Cómo será el Proceso de Seguimiento de Gastos? El proceso de Seguimiento tendrá el siguiente flujo donde Planeación Financiera y el Área e Soporte deberán participar activamente: Ahorros para el siguiente mes •Savings OP en Herramienta de Gastos 2016
Respuesta del Área de Soporte •Comentario en la Herramienta de Gastos 2016
Revisión del Rerporte de Gastos Back Office •Datos en la Herramienta de Gastos 2016
Revisión de Gastos Sobre Ejecutados en las Áreas •Solicitud de Planeación Financiera al Área
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