Planeaci贸n de Centros de Inform谩tica M.C. Juan Carlos Olivares Rojas
Noviembre 2009
Agenda
• Aplicación de –Planeación –Planeación –Planeación –Planeación –Planeación
los niveles de planeación. estratégica. táctica. operativa. de recursos. de personal.
– Planeación de infraestructura física. – Planeación de infraestructura tecnológica.
Agenda
• Evaluación financiera. – Estudio técnico. – Estudio económico.
• Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo). • Planes operativos anuales (POA).
Agenda
• Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos. – Adquisición de software. – Adquisición de hardware. – Solicitud de propuesta. – Evaluación de propuesta. – Financiamiento. – Negociación de contrato. – Garantía. – Permiso y licencias, derechos de autor. – Outsourcing.
Objetivo
• El alumno comprenderá los objetivos e importancia de la planeación en los centros de informática y aplicará las herramientas y técnicas para realizar estudios de factibilidad de los requerimientos del área informática.
Tarea
• Traer la información referente a la planeación de la empresa en todos los niveles. • Se verá si el departamento de la función informática cuenta con una planeación, sino se tendrá que realizar. • Examen: planeación de la función informática dentro de una organización real.
Niveles de planeación
• La planeación es un proceso que nos permite ver donde estamos, hacia donde queremos llegar y que se va a hacer para lograrlo (realización de un plan). • La planeación tiene su base en los objetivos organizacionales. • Un centro de cómputo tiene como objetivo prestar servicios a diferentes
Niveles de Planeación
• La planeación es un proceso formado por tres etapas básicas: estimación, itinerario y seguimiento. • La planeación es todo un arte. En metodologías ágiles como XP se le llama el “juego de la planeación” dado que una vez que se ha planeado es necesario replanear. • Un plan generalmente es un documento escrito con las acciones ha realizar.
Niveles de Planeación
• La planeación no tiene un formato estándar. • La planeación sirve para dar dirección. La planeación da las bases para la organización y el control. • En la planeación se revisan los elementos de misión, visión, objetivos, metas, alcances y todo lo que fundamente a la organización en sus principios básicos.
Planeación estratégica
• Se da en niveles altos de la organización. • La proyección se debe realizar a largo plazo, y se debe tomar a toda la empresa, diseñando una Misión (Actual), Visión (futuro) y Metas (Proyecciones). Básicamente no solo se preocupa por anticiparse al futuro, sino por visualizar implicaciones futuras en decisiones actuales.
Planeación Estratégica
• Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. • Afronta mayores niveles de incertidumbre. • Normalmente cubre amplios periodos. • ¿Estrategias de éxito de TICs en las empresas? Comida rápida, almacenes, comercio
Planeación táctica
• Es una planeación de nivel intermedio. Su horizonte no es mayor a 5 años. • Está orientada hacia departamentos o áreas funcionales de la empresa:mercadotecnia, manufactura, finanzas, personal, etcétera. • Está más orientada hacia el uso efectivo de los recursos.
Planeación operativa
• Es una planeación a corto plazo (un año o menos). Incluyen calendarización y presupuesto. • Están enfocados hacia una tarea u operación. • Se necesitan de indicadores y metas para poder medir el grado de avance de las cosas. Todas las actividades realizadas deben tener un resultado tangible.
Planeación operativa
• La planeación puede estar dada de manera personal (algunas metodologías de desarrollo de sw como PSP hacen énfasis en esto) o bien por función en específico. • La planeación funciona como herramienta de calidad al tratar de preveer todos los aspectos organizacionales. • La planeación en general requiere de un proceso de análisis y diseño.
Planeación de recursos
• Determina el curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:
– Instalaciones (edificios y acondicionamiento del mismo) – Equipo de cómputo. – Materiales de producción (Materias primas)
• La planeación de recursos debe de estar alineada con las estrategias y tácticas. • La planeación está limitada principalmente
Planeación de personal
• Dentro de los recursos organizacionales el más importante es el personal o capital intelectual (en metodologías ágiles las personas van primero que las cosas). • La planeación de recursos humanos trata de resolver las siguientes preguntas: ¿Quienes van a operar el centro de computo? ¿Cuáles serán sus funciones? ¿Qué hardware de personal será necesario? , etc.
Planeación de Personal
• Las organizaciones se hacen a través de personas con la utilización de recursos. • Se debe contar con una política general para la selección del nuevo personal así como la permanencia del existente. • La planeación operativa de recursos humanos debe de resolver las problemáticas diarias de la organización.
Planeación de Personal
• El capital intelectual es un recurso difícil de manejar. Es necesario actualizar el personal y motivarlo para que realice mejor su trabajo. • Muchas empresas realizan un “inventario de habilidades” para saber como está su recurso humano, inclusive lo pueden ofrecer como herramienta de trabajo a otros.
P. de infraestructura física • La ubicación física e instalación
de un centro de cómputo depende de muchos factores, como tamaño de la empresa, el servicio que se presente obtener, etc. Se debe tomar en cuenta los siguientes puntos: – Movilidad y espacio físico – Seguridad física local – Suministro eléctrico.
• Las empresas efectivas
deben
de
ser
costo-
P. de infraestructura física
• Al momento de realizar planeación de cualquier tipo se debe llevar acabo un estudio de factibilidad (que se pueda realizar) y de viabilidad (que se pueda llevar acabo). • La planeación debe de ser lo más realista posible. Para planear se deben plantear una serie de escenarios posibles.
P. de infraest. tecnológica
• La infraestructura tecnológica se da en base a lo que se pretende lograr. Las TICs son un factor diferenciador en las organizaciones. • Mas que una compra de materiales y equipos se necesitan determinar procesos y procedimientos de cómo utilizar eficaz y eficientemente los recursos tecnológicos. • La tecnología es un bien que se deprecia con mucha facilidad.
En resumen… MEDIO POLÌTICAS, PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS
FINES METAS Y OBJETIVOS
CONTROL PROCEDIMIENTO PARA PREVENIR O DETECTAR FALLAS Y CORREGIRLAS
RECURSOS TIPOS, CANTIDADES, COMO HABRÁN DE ADQUIRIRSE O GENERARSE Y COMO SE ASIGNARÀN
REALIZACIÓN TOMA DE DECISIONES Y ORGANIZACIÒN PARA LA IMPLANTACIÒN
Planeación de H. Ozbeckhan
• Es un modelo de planeación utilizado con mucha frecuencia. PROBLEMÁTICA ¿ QUÉ ?
EJECUCIÓN
DISEÑO ORGANIZACIONAL ¿CON QUÉ?
TENDENCIAS ¿HACIA DONDE ?
FUTURO LÓGICO
EVALUACIÓN
DISEÑO ESTRATÉGICO ¿CÓMO?
DISEÑO DE FINES ¿HACIA DONDE?
Ejemplo de una Planeación
• Incorrecta: Instalar un Sistema de cómputo. • Correcta: Instalar un sistema de control computarizado en el Departamento de Control Escolar de cada Escuela, Unidad o Centro para el 31 de diciembre de 06, que no requiera más de 500 horas de trabajo de análisis de sistemas y operaciones con más de 10% de paro durante los tres primeros meses.
Tips de PlaneaciĂłn
• Cada actividad realizada debe tener asignada un recurso humano responsable de hacerlo, recursos materiales (infraestructura) y financieros para llevarlo acabo.
Evaluación financiera
• La evaluación financiera de una empresa consiste en construir los flujos de dinero proyectados que en un horizonte temporal serían hipotéticamente generados, para después descontarlos a una tasa adecuada de manera tal que podamos medir (cuantificar) la generación de valor agregado y su monto. • Factibilidad: que se pueda hacer • Viabilidad: que se pueda llevar (costoefectivo)
Estudio técnico
• Es la información que sustenta cualquier tipo de planeación. Los argumentos encontrados deben de justificar la realización del proyecto. • Las especificaciones de un estudio técnico dependen del tipo de proyecto a realizar, algunos ejemplos son: • Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto.
Estudio Técnico
• Donde obtener los materiales o materia prima. • Que maquinas y procesos usar. • Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto. • Este estudio será la base de los presupuestos de inversión y de gastos.
Estudio económico
• En este estudio se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión, gastos. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos. • ¿Diferencias entre evaluación financiera y estudio económico?
Estudio económico
• La evaluación financiera es el estado actual de los recursos económicos de la empresa. • El estudio económico refleja los recursos económicos necesarios así como de recuperación que un proyecto deriva. • Rentabilidad información.
de
las
tecnologías
de
la
Plan integral de desarrollo inf.
• Existen muchas metodologías de planeación de TICs dentro de la empresas pero la mejor es aquella que mejor se adapta al entorno organizacional. • Existen metodologías famosoa como el “Business Systems Planning (BSP)” de IBM. • Existen metodologías orientadas a la búsqueda de objetivos y a la solución de problemas.
Plan integral
• Se recomienda que los planes integrales de los departamentos de informática sean a mediano plazo (tácticos). • Además los planes deben de ser
– sencillos de captar, – prácticos en su aplicación, – flexible para adaptarse a planeaciones estratégicas de tecnología informática,
Plan integral
• El desarrollo de un plan integral consta de lo siguiente: • Caracterización de la organización. • Revisión de la arquitectura de tecnología informática actual. • Revisión de los planes de la organización.
Plan integral
• Caracterización del rol de la tecnología informática en la organización. • Estimación de las tendencias de la tecnología informática. • Benchmarking con otras organizaciones. • Determinación de la nueva arquitectura de tecnología informática.
Plan integral
• Plan de migración de la arquitectura de tecnología informática actual a la nueva. • Documentación informática. • Comunicación informática.
del
del
plan
de
tecnología
plan
de
tecnología
Plan integral
• La planeación debe de ser un proceso incremental y desarrollado por un equipo interdisciplinario. • En lo referente a los componentes de la arquitectura de tecnología informática se deben tomar en cuenta: Arquitectura de Hardware, Arquitectura de Software, Arquitectura de Red, Arquitectura de Datos y Arquitectura de Aplicaciones.
Planes operativos anuales
• Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios.¿Quién elabora el POA?La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión – UG, la cual decide la modalidad que utilizará para tal efecto. Sin embargo, la Comisión Europea impulsa la adopción de procesos participativos en la planificación. Comúnmente la UG, durante la programación/ejecución del Proyecto, ha utilizado algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la Codirección en cuanto a la tramitación, ejecución y seguimiento de los POAs): • •El POA es elaborado únicamente por los Co-directores. • •La Unidad de planificación/monitoreo/evaluación del Proyecto es delegada por la Co-dirección para elaborar el POA. • •Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyecto una contribución al POA, cada uno por su área de especialización; contribución que es posteriormente socializada en un documento armónico.
Estudios técnicos
• Consiste en diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio técnico se define: • Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto. • Donde obtener los materiales o materia prima. • Que maquinas y procesos usar. • Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.
Adquisición de software
• Software: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones. • Su clasificación: • Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativa de cada computadora y la red. • Paquete de usuario final: Mediante el usuario de manera sencilla elabora sus procesos por ejemplo; hoja de calculo, manejadora de datos, procesadores de palabra, etc.
Adquisición de hardware
• La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas aéreas usuales.
Solicitud de propuesta
• Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de computo intentando satisfacer una necesidad especifica los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, las cuales debe fijar el usuario aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda asu clasificación. Ambos parámetros debe quedarse establecidos por escrito. • Preparación de una solicitud de propuestas • Las solicitudes de propuestas deben formularse en lenguaje claro, terminología integral y formato estandarizado para facilitar la comprensión de los objetivos de los sistemas de la organización, por parte de los proveedores. A continuación se incluye como referencia un esquema ilustrativo de solicitud de propuesta para una institución
Evaluaciรณn de propuesta
โ ข Previamente, debe llevarse acabo una investigaciรณn con el propรณsito de establecer con seguridad el tipo de software y hardware requerido para la implementaciรณn, posteriormente de dicha investigaciรณn y asi poder establecer la operatividad al adquirirse.
Financiamiento
• Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias atraves de créditos para el caso de centros de computo destinados a la educación publica no existen fuentes de financiamiento, amenos que la institución educativa cuenta con un área destinada a la producción de software, para empresas privadas la mismo empresa puede ser el origen del financiamiento.
Negociaci贸n de contrato
Garantía
• Una garantía es un negocio jurídico mediante el cual se pretende dotar de una mayor seguridad al cumplimiento de una obligación o pago de una deuda. • Las garantías son muy importantes para los consumidores. Permiten tener la certeza de que, en caso de vicios o defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo de su reparación para que la cosa vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso. • La Ley de Defensa del Consumidor contempla un doble régimen de garantías: uno legal y otro contractual o voluntario. Con respecto al primero dispone que todos los compradores de cosas que no se consumen con su primer uso (automóviles, electrodomésticos, computadoras. relojes, paraguas etc.) gozan de una garantía legal, de tres meses como mínimo, en caso de que surjan defectos o vicios de
Permisos, derechos de autor
• El uso de software no autorizado o adquirido ilegalmente se considera como pirata y una violación a los derechos de autor. El uso de hardware y software autorizado esta regulado por las siguientes normas todo dependencia podrá utilizar el hardware y software que el departamento de sistemas le alla instalado oficialmente mediante el acto de entrega de quipos y desfavorable. • Derechos de autor • Licencias de uso • Ley federal del derecho de autor y código penal para el distrito federal en materia de fuero común y para toda la república en materia de fuero federal. • Los programas de computación, las bases de datos y las infracciones derivadas de su uso ilícito se encuentran reguladas en la Ley Federal del Derecho de Autor del 24 de diciembre de 1996, que entró en vigor el 24 de marzo de 1997. • Sobre el particular, y por considerar de interés el contenido de la exposición de motivos cuando esta ley se presentó ante la Cámara de Diputados, a continuación se presentan algunos comentarios pertinentes respecto a los elementos que deben contemplarse en la atención a la problemática de los derechos de autor en nuestro país. • De esta forma, cuando se inició la iniciativa correspondiente, se dijo que la importancia de pronunciarse al respecto era que con dicha iniciativa se atendía la complejidad que el tema de los derechos autorales había presentado en los últimos tiempos lo cual exigía una reforma con objeto de aclarar las conductas que podían tipificarse como delitos y determinar las sanciones que resultaran más efectivas para evitar su comisión. • Además, se consideró que debido a que en la iniciativa no se trataban tipos penales de delito se presentaba también una iniciativa de Decreto de Reforma al Código Penal para el Distrito Federal en materia de Fuero Federal, proponiendo la adición de un título Vigésimo Sexto denominado “De los delitos en materia de derechos de autor”. • Al respecto, se consideró conveniente la inclusión de la materia en el ordenamiento materialmente punitivo, lo que por un lado habría de traducirse en un factor de impacto superior para inhibir las conductas delictivas y por otro en un instrumento más adecuado para la procuración y la administración de justicia, al poderse disponer en la investigación de los delitos y en su resolución, del instrumento general que orienta ambas funciones públicas. • En este orden, como se mencionó anteriormente, esta Ley regula todo lo relativo a la protección de los programas de computación, a las bases de datos y a los derechos autorales relacionados con ambos. Se define lo que es un programa de computación, su protección, sus derechos patrimoniales, de arrendamiento, casos en los que el usuario
Outsourcing
• ES UNA TENDENCIA QUE SE ESTA IMPONIENDO EN LA COMUNIDAD EMPRESARIAL DE TODO EL MUNDO Y CONSISTE BASICAMENTE EN LA CONTRATACION EXTERNA DE RECURSOS ANEXOS MIENTRA LA ORGANIZACION SE DEDICA EXCLUSIVAMENTE A LA RAZON DE SUS NEGOCIO. • EL OUTSOURCING HASTA HACE TIEMPO ERA CONSIDERADOS SIMPLEMENTE COMO UN MEDIO PARA REDUCIR SIGNIFICATIVAMENTE LOS COSTOS, SIN
Referencias
• Martínez, C. (2009), Curso de Administración de la Función Informática, Instituto Tecnológico de Morelia.
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