Conferencia en Venezuela de Jean Suriel

APOYO DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN A LA DIFUSIÓN DE ALERTAS Maracay, Venezuela, del 25 al 27 de julio 2007

Jean Suriel Oficina Nacional de Meteorología REPÚBLICA DOMINICANA

DIAGRAMA DE LA COMUNICACIร N Y EL LENGUAJE

Cรณdigo Emisor Codificaciรณn

Canal MENSAJE

Feed Back (Retroalimentaciรณn)

Contexto

Receptor Descodificaciรณn

DIAGRAMA DE LA METEOROLOGÍA Y LAS ALERTAS

Estilo SMHNs Elaboración

Medios ALERTAS

Respuesta (Retroalimentación)

Amenazas y Riesgos

PUEBLO Interpretación

SERVICIOS METEOROLÓGICOS Y LA POBLACIÓN

• La misión principal de los servicios meteorológicos es mantener informados a todos los segmentos de la población, sin distinción ni discriminación, para la posterior toma de decisiones por parte de las familias o clanes.

• Los SMHN son instituciones que dependen directa o indirectamente del Estado o del Gobierno, a los cuales deben rendir informes sobre la actualidad meteorológica, para la posterior toma de decisiones respecto a la prevención de desastres naturales por parte de las instituciones de socorro.

• Los SMHN son los responsables de la difusión oficial de la noticia del clima y sus efectos en una región determinada.

• Pero las oficinas meteorológicas no poseen un medio o medios de alcance masivo para difundir las informaciones que se generen en un tiempo determinado. Los medios disponibles, mayormente, son los correos electrónicos, los teléfonos, frecuencias radiales de mínimo alcance, etc.

• Los SMHN dependen, sobremanera, de las coberturas que realicen los medios de comunicación.

• De aquí parte la necesidad de establecer nexos sólidos con los medios televisivos, radiales, escritos, cibernéticos y aficionados.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y LA POBLACIÓN

• Los medios de comunicación son empresas privadas, algunas estatales, con fines de lucro, porque subsisten de sus ventas mercadológicas.

• Posibilitan que amplios contenidos de información lleguen a extendidos lugares del planeta en forma inmediata, puesto que la sociedad actual ha representado un reto crucial en la elaboración de noticias.

• Los diferentes medios de comunicación tienen un blanco de público específico al que dirigen su contenido informativo; ellos analizan, en primer lugar, las necesidades de la población y determinan, en segundo lugar, lo que es importante para la población.

• Los medios se identifican por el estilo, por un tipo de lenguaje que caracteriza su forma de informar a la ciudadanía.

• Pero también los medios de comunicación determinan la agenda del día, dependiendo de la importancia de la noticia, del impacto en un sector determinado y la envergadura del hecho noticioso.

• De todas formas, los medios ofrecerán indistintamente la información a su público, que, imperado por la necesidad de actualidad, buscará en todas las formas comunicacionales la noticia más reciente.

SERVICIOS METEOROLÓGICOS Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

• Tanto los medios de comunicación como los servicios meteorológicos tienen necesidades diferentes, pero van al mismo público.

• La interrelación entre los dos, estará determinada por la necesidad que cada cual tenga del otro y la frecuencia con que necesite al otro.

• De esa manera se van acercando los medios y los SMHN, hasta establecer lazos de necesidades, manejadas estratégicamente por ambos lados.

• La importancia de los medios de comunicación actuales radica en la velocidad de comunicación y la cantidad de la misma que se puede transmitir.

• Mientras que la importancia de los servicios meteorológicos permanece en la posesión de un tipo de información que es solicitada por un público masivo, pues en tiempo de riesgos todos estamos amenazados.

• Es en ese momento que los servicios meteorológicos deben actuar con cautela y rapidez, porque si no ofrece la información requerida a tiempo, ésta será buscada en otras fuentes, quizás con menor calidad y menor credibilidad.

PÚBLICO DIRECTO DE LOS SMHN: LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

• El público directo de los servicios meteorológicos no es el pueblo, sino los medios de comunicación.

• Son ellos quienes tienen las herramientas y la forma de llevar la información a quien la necesita; la población recibe de tercera mano las alertas y las recomendaciones meteorológicas.

• Por esa razón, los SMHN urgen de modificar su lenguaje, su estilo y su público, porque las personas interesadas se están adaptando a un toque periodístico de elaboración de reportes.

• En vez de percibir esta realidad como un obstáculo tenemos que recibirla como una oportunidad de crecer y de llevar a cabo la misión de informar a la población a través de medios efectivos.

• Podemos poseer la mejor predicción elaborada por expertos en la materia, pero sin una buena difusión de nada sirve producir este tipo de investigación.

• Los medios masivos de información son los aliados principales de los SMHN, pues sin ellos no sería posible llegar a la población en general. Ahí se ampara el fortalecimiento de las capacidades de alertas tempranas ante fenómenos adversos, de la relación con los medios.

NOTICIA METEOROLÓGICA: LAS ALERTAS

• Primero, hay que impregnar de un sentido noticioso la elaboración de las alertas para atraer a los medios de comunicación y motivarlos a publicarlas.

• Segundo, establecer el lenguaje o estilo con el cual se identifican los diferentes medios, para hablar en su propio idioma.

• Tercero, resaltar en qué medida un fenómeno atmosférico afectará una zona poblada o intereses socioeconómicos específicos.

• Es una exigencia mutua: los servicios meteorológicos solicitan la difusión de las alertas y los medios de comunicación demandan un buen lenguaje y un buen contenido.

• Se trata de la globalización de la información: los medios publican lo que le interesa al mundo, o por lo menos a la mayoría de los habitantes de un lugar.

• Esa coyuntura está a la disposición para ser utilizada; sólo hay que esperar que esté lloviendo o que un huracán se acerque a una región para leer en primera plana o ver en las principales noticias los pronósticos meteorológicos.

TIPOS DE MEDIOS TIPOS DE ALERTAS

• Televisión: Es un medio audiovisual masivo que permite transmitir la información y combinar imagen, sonido y movimiento. Su ventaja es que se ve y se oye lo que acontece en el momento.

• Radio: Es un medio "solo-audio" que en la actualidad está recobrando su popularidad. Su ventaja radica en su movilidad, en su practicidad y en su utilidad, aún en medio de desastres naturales.

• Periódicos: Son medios visuales masivos, ideales para noticias con carácter histórico. Sus principales ventajas son: flexibilidad; actualidad; amplia aceptabilidad; alta credibilidad.

• Internet: Es un medio audiovisual interactivo y selectivo, en pleno auge y desarrollo. Aunque todavía muchos países no cuentan con una cantidad masiva de usuarios, se ha convertido en un medio efectivo para un segmento importante de la población. La limitación es el público pequeño.

• Revistas: Son un medio visual "masivo-selectivo" porque se dirigen a públicos especializados pero de forma masiva.

Sus ventajas son: alta selectividad geográfica y demográfica; credibilidad y prestigio; reproducción de alta calidad; larga vida y varios lectores del mismo ejemplar físico.

• Recomendación: Aconsejable transmitir a través de televisión, radio, periódico e internet. Aún no es inminente que afecte una zona específica.

• Advertencia: Aconsejable transmitir a través de televisión, radio e internet. El tiempo de acción se va reduciendo.

• Aviso: Aconsejable transmitir a través de televisión, radio e internet, con mayor énfasis en radio y televisión.

• Alerta: Aconsejable transmitir a través de televisión y radio. La clave de la difusión de las alertas tempranas está en la rapidez con que la noticia llegue a una zona bajo riesgos de que un fenómeno impacte.

• Por lo tanto, hay que diferenciar el tipo de medio y el tipo de alerta que se quiera transmitir para llegar estratégicamente al destino final: la población.

• El impacto a través de cada medio es diferente, condición que debe ser discernida y aprovechada por los servicios meteorológicos para una mejor difusión de las alertas.

• Sin una buena relación con los medios de comunicación, habrá limitaciones inmensas que impedirán un alcance masivo de los productos y servicios.

RELACIONES PÚBLICAS Y PRENSA EN LOS SMHN

• Las instituciones, los partidos, los sindicatos, las empresas, las organizaciones sociales... comunican siempre, incluso cuando no comunican absolutamente nada.

Esta idea es fundamental y conviene no perderla de vista. El silencio es cada vez menos rentable, sobre todo cuando no se explican adecuadamente las razones de dicha actitud.

• La comunicación en una administración, es, por tanto, un factor estratégico clave en la formación de la imagen que sobre ella tiene la ciudadanía.

• La empresa con alto valor se caracteriza por su posibilidad de crear y recrear sus comunicaciones de acuerdo a su esencia y a la percepción de los clientes.

• Todas las organizaciones quieren ser relevantes para sus públicos, pero para ello necesitan generar empatía además de comunicados y en este punto no parece que se pierda nada si intentamos salir del propio mundo para entrar en el mundo de quienes nos queremos comunicar.

• Un programa de comunicación de una organización inteligente debe comprometerla a desarrollar y mantener los vínculos, vigilando las actitudes que bajo la mirada de los otros se perciben y se plasman conformando la imagen que ella proyecta.

• Por eso es vital erigir un departamento de relaciones públicas y prensa, para adquirir esos propósitos.

La finalidad principal es la gestión de la comunicación integral de las organizaciones, mediante el desempeño de las siguientes funciones: • Gestión de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.

• Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a sus usuarios. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.

• Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.

• Análisis y comprensión de la opinión pública: Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.

• Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: El trabajo de todo relacionista debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.

• Actualmente existe una creciente similitud de productos y servicios debido a que el mercado es cada vez más amplio.

Frente a esto la publicidad ya no basta porque ha perdido credibilidad y se hace sumamente necesario encontrar una herramienta que permita diferenciarse a los demás. Aquí entran en juego las relaciones públicas como disciplina que, mediante una gestión estratégica, logran diferenciar a la organización de otros.

• En definitiva, relaciones públicas gestiona la comunicación entre una organización y el público clave para construir, administrar y mantener su imagen positiva.

• De su lado, el departamento de prensa tendrá a su cargo la difusión de las informaciones pertinentes a noticias, alertas y avisos.

• Es necesaria la presencia de un profesional del periodismo, porque habla el lenguaje de los medios, se relaciona con ellos, trabaja con ellos, conoce a todos sus miembros y, por lo tanto, tiene las herramientas para divulgar en el momento exacto una información.

REACCIÓN DE LA POBLACIÓN

• Los resultados de una buena gestión, basada en una excelente campaña de comunicación, que integre las relaciones públicas y la prensa, retornarán a los SMHN convertidos en credibilidad, confianza, aceptación de las decisiones y alianza.

• Y es que trabajamos para las personas. De nada valdría un pronóstico perfecto si no cubriera la necesidad de cierta población.

• Por eso hay que escuchar al pueblo, porque ellos determinan las directrices por las cuales debemos transitar para cumplir nuestra misión.

RECOMENDACIONES FINALES

Consejos para construir relaciones eficaces con los medios de comunicación: A) Establecer una política de comunicación.

B) Procurar un cierto espíritu de colaboración con los periodistas, lo que implica: 1· Satisfacer rápidamente sus demandas de información, incluso cuando éstas no se refieran directamente a la institución.

2· Generar confianza, evitando informaciones inexactas, anuncios prematuros, promesas imposibles, etc.

3· Establecer relaciones privilegiadas mediante exclusivas, primicias, etc.

C) Eficacia en la difusión informativa, destinada a los Medios de Comunicación Social, para lo cual habrá que observar tres elementales principios: 1· Elaborar un fichero de prensa.

2· Personalizar el fichero, para entablar lo antes posible una relación con los periodistas responsables de la información.

3· Actualizarlo constantemente.

D) Racionalizar los contactos con los periodistas, es decir: 1· Seleccionándolos, porque la cantidad no implica ningún resultado o, incluso, puede ser perjudicial si no suscitan interés real.

2· Personalizándolos y enviándolos a nombre del periodista que ha de elaborar la información.

3· Anticiparse y enviar la información con suficiente antelación siempre que no sean noticias urgentes o de actualidad.

4· Recordando a los periodistas, con cierta discreción, la información que previamente se les ha enviado cuando se cumpla el tiempo previo de elaboración informativa y, por supuesto, cerciorándose de que tal envío ha sido hecho correctamente.

E) Cuando los periodistas cubran la fuente, hacerlos sentir en su casa. Incluso, crear un espacio físico para los medios.

• Recordemos que una imagen permanece viva y activa solamente si es estimulada, recordada y comunicada, vigilando su evolución y desarrollo mediante investigaciones permanentes.

ยกGRACIAS!

APOYO DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN A LA DIFUSIÓN DE ALERTAS Maracay, Venezuela, del 25 al 27 de julio 2007

Jean Suriel Oficina Nacional de Meteorología REPÚBLICA DOMINICANA