Libro tics by JJ_Jefferson

. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

13.1. Automatización de oficina. 13.2. Herramientas ofimáticas: Hojas de cálculo, Procesadores de texto y Bases de datos. 13.3. Paquetes integrados. 13.4. Programas gráficos y de autoedición. 13.5. Herramientas ofimáticas de uso común en la Generalitat Valenciana.

13.1.

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA

Las empresas necesitan guardar información sobre clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de los ordenadores y de las herramientas adecuadas que incorporan éstos con el fin de ser más productivos. Se entiende por automatización de oficinas el conjunto de tecnologías de la información y comunicación que permiten mejorar la productividad de los trabajos típicos de oficina. Podemos definir la ofimática (oficina automática) como la automatización de las tareas que se llevan a cabo en una oficina. En algunos textos se utiliza la denominación de burótica como sinónimo de ofimática.

Las características del software ofimático son las siguientes: • Gran capacidad de almacenamiento de información. • Facilidad de consulta y recuperación de la información. • Facilidad para modificar y tratar los datos. • Enorme potencia de cálculo. • Capacidad para manejar información de todo tipo: textos, números, imágenes, sonidos, video, etc.

13.2.

HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: HOJAS DE CÁLCULO, PROCESADORES DE TEXTO, BASES DE DATOS

13.2.1. Herramientas ofimáticas

Figura 13.1. Paquete ofimático

Las principales aplicaciones o herramientas que incluyen los paquetes ofimáticos son las siguientes: • El procesador de textos: sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles formato. • La hoja de cálculo: con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios, científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se emplea para generar gráficos. • Los gestores de base de datos: permiten almacenar y consultar grandes conjuntos de datos. • Los programas de presentaciones: utilizados para presentar proyectos o informes de una manera muy visual y atractiva. • Los programas de dibujo: permiten elaborar diseños gráficos, montajes fotográficos, etc. • Los gestores de correo electrónico: sirven para enviar y recibir mensajes escritos entre ordenadores.

Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com). Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com). Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).

13.2.2. Herramientas ofimáticas El proceso de incluir todas las funciones que poseen los programas ofimáticos (abrir, guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar, insertar, corrector ortográfico…) generó un grave problema: cómo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin que llegue a ser un auténtico quebradero de cabeza. La solución vino con el uso de la interfaz gráfica de usuario (GUI), que permite que todas las tareas se puedan realizar más fácilmente mediante el ratón y no a base de comandos escritos. De esta forma aparecen en pantalla los comandos de un programa mediante botones, colores, símbolos y ventanas.

• Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un cuadro de diálogo para que vaya eligiendo paso a paso entre las diferentes opciones que se le van mostrando. • Asistente de ideas: el programa ofimático en ocasiones sugiere alguna idea acerca de la tarea que se va a realizar (suele aparecer un asistente con un personaje, tal como se muestra en la figura adjunta). • Tutorial: libro en formato electrónico que ofrece una descripción de las principales características y funcionalidades del producto. • Ayuda sensible al contexto: según estemos ejecutando ciertas tareas dentro del programa serán accesibles algunas opciones, mientras que otras estarán desactivadas. Barras de botones

La interfaz tiene dos misiones principales: • Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposición y para qué sirven. • Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas opciones. Existen numerosos componentes que forman parte de todos los productos ofimáticos actuales. Vamos a describir a continuación alguno de ellos.

Consisten en un conjunto de iconos que poseen una serie de funciones implantadas. Todos estos comandos se podrían ejecutar mediante la barra de menús, pero de esta forma resultan más accesibles, más rápidos y gracias al gráfico del icono, más intuitivos. Estas barras de botones incluyen las funciones que se emplean con mayor frecuencia. Cuadros de diálogo

Ayuda Todas las aplicaciones ofimáticas poseen un sistema de ayuda para poder aclarar dudas. Existen varios tipos de ayuda, entre los que cabe destacar los siguientes: • Ayuda estándar: la más habitual y la que se utiliza con mayor frecuencia. Suele incluir botones, ventanas, enlaces, índices, búsquedas temáticas, etc.

Son ventanas donde se muestra al usuario varias opciones o posibilidades a escoger, de manera que la función que se va a realizar resulte mucho más sencilla. Normalmente su funcionamiento no suele resultar complicado.

Lista Desplegable

Casilla de veriﬁcación

Figura 13.3. Ejemplo de diálogo

Figura 13.2. Asistente

Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de diálogo (llamados controles):

• Botones de comando: ejecutan una determinada acción. • Botones de opciones: presentan varias posibilidades, teniendo que seleccionar uno de ellos. • Casillas de verificación: presentan diversas posibilidades, pero esta vez se pueden elegir varias de ellas. • Cuadros de texto: ofrece un recuadro para que podamos escribir información dentro de él (por ejemplo para poner un nombre a un archivo). • Cuadros de número: que proporciona un espacio para que podamos escribir un valor numérico (por ejemplo, el número de copias a imprimir). • Cuadros de lista: es una lista que contiene diversas opciones, de forma que para seleccionar una de ellas se hace clic con el botón izquierdo del ratón en su interior. Utilización de macrocomandos Los macrocomandos son funciones que se ejecutan al pulsar de forma combinada dos o tres teclas. Un ejemplo típico de este tipo de macrocomandos son: Alt + X, Alt + C y Alt +V, que se corresponden con cortar, copiar y pegar. Estos macrocomandos suelen ser siempre los mismos para todas las aplicaciones ofimáticas. Además, podemos crear nosotros nuestra propia combinación de teclas para realizar las funciones que queramos. Importar – exportar • Importar: este componente permite reconocer documentos o archivos que han sido creados por otros programas en nuestra aplicación ofimática. Existe incluso la opción de importar archivos de una herramienta ofimática diferente a la que vamos a utilizar. Por ejemplo, podemos importar en un documento de texto una gráficas que se hayan realizado con una hoja de cálculo. • Exportar: con esta opción, dejamos preparado el documento o archivo para que pueda ser leído directamente por otra aplicación ofimática diferente.

Incrustación - vinculación de objetos Una de las características principales de las aplicaciones ofimáticas es que se puede incluir información u objetos creados con otras aplicaciones. La técnica OLE (del inglés Object Linking and Embedding, vinculación e incrustación de objetos) y DDE (Dynamic Data Interchange, intercambio dinámico de datos) permite compartir los datos entre distintas aplicaciones y es utilizada en Windows. Gracias a ella, es posible vincular o incrustar información procedente de otras aplicaciones. • Para esta técnica son necesarios los siguientes elementos: - Objeto: es una información que se crea con una aplicación distinta a la que se utiliza y que se puede insertar en ella. - Archivo origen: archivo del cual procede el objeto. - Archivo destino: archivo al cual se traslada el objeto. - Vincular: un objeto vinculado es un puntero que señala la posición que ocupan los datos en un archivo de origen. Cuando se introducen cambios en dicho archivo, éstos se reflejan en el archivo destino (se puede especificar si dicha actualización se realizará automática o manualmente). Dado que los datos de un objeto vinculado se guardan en el archivo de origen, los usuarios que necesiten editar (o actualizar) un vínculo deberán disponer de la aplicación, tener acceso al archivo de origen y tener asignada la misma letra de unidad que el directorio que contiene los datos. Asimismo, si el archivo de origen se mueve o se elimina, el objeto vinculado tendrá que volver a crearse. - Incrustar: un objeto incrustado es una copia de la información procedente de un archivo de origen; cuando se introducen cambios en la información de dicho archivo, éstos no se reflejan en el objeto incrustado. Los usuarios que necesiten editar un objeto de este tipo no precisarán acceder al archivo de origen. Los objetos incrustados requieren más espacio en la base de datos que los objetos vinculados.

Zoom – vista preliminar • Zoom: es la distancia a la que vamos a ver el documento. Con esta herramienta podemos visualizar el archivo desde lejos o acercarnos a él con una precisión muy elevada. El cambio en la distancia a la que vemos el documento no implica que cambie dicho documento, tan sólo lo vemos más cerca o más lejos. • Vista preliminar: con este componente podemos ver en pantalla una reproducción con toda fidelidad de lo que obtendremos al imprimir el documento. Este método de previsualización tiene un nombre informático muy característico: WYSIWYG (What You See Is What You Get), que quiere decir: lo que tú ves es lo que tú tienes.

13.2.3. Hoja de cálculo Aparentemente, se podría decir que realiza las mismas operaciones que una calculadora; sin embargo, las hojas de cálculo ofrecen una gran cantidad de ventajas sobre estas máquinas: • Se pueden almacenar las operaciones y recuperarlas más adelante. • Si nos equivocamos al introducir un dato, dentro de una serie de operaciones, es posible modificarlo sin repetir todo el proceso.

• Permite realizar simulaciones, pudiendo cambiar datos con el fin de observar los distintos resultados obtenidos. • Se pueden emplear en la creación de bases de datos, gráficas y documentos (facturas, presupuesto…) que integren texto, imágenes, resultados de operaciones, etc.

No obstante, hay competidores como el Open Office Calc, integrada en el paquete OpenOffice.org, de código libre (software libre). Los productos más novedoso son las hojas on line como Google Spreadsheets, introducidas en junio de 2006.

Desarrollo de las hojas de cálculo La primera hoja electrónica fue creada en el año 1978, por Daniel Bricklin, y se llamó Visicalc. El programa le permitía al usuario insertar matrices de cinco columnas y 20 filas. Posteriormente, el programa se fue modificando para hacerlo más poderoso y práctico y así poder ser utilizado en un microcomputador. El mercado de las hojas electrónicas fue creciendo rápidamente, a principios de la década de los 80 Visicalc fue perdiendo auge entre los usuarios de la IBM-PC que usaban microprocesadores Intel. Mitch Kapor creó LOTUS 1-2-3, una hoja electrónica rápida que pronto se convirtió en el estándar empleado en las industrias. Lotus no sólo hacía el proceso más corto y fácil, sino que tenía un sistema de referencia A1 (lo opuesto al sistema R1C1 de Visicalc), sino que añadió gráficos para así posicionar las hojas electrónicas en el camino de ser el mejor paquete de presentación visual de los datos. Lotus fue la primera hoja electrónica en introducir las celdas, los rangos y los macros. Quattro Pro es un programa de planilla de cálculo desarrollado originalmente por la empresa Borland International y, desde 1996, se incluyó en la compañía Corel Corporation, como parte de su suite de oficina Corel WordPerfect Office. Fue la principal competidora de Lotus 1-2-3. Comúnmente se dice que Quattro Pro fue el primer programa en permitir hojas múltiples en un solo archivo. Otra hoja de cálculo que también fue bastante empleada en aquella época fue Framework. El otro gran éxito de esa etapa fue Excel, creada originalmente para la 512k Apple Macintosh, en 1985. Excel fue la primera hoja electrónica que usó una interface gráfica con un menú de desplazamiento en la página y puntero de mouse. Automáticamente se convirtió en la hoja electrónica más fácil de usar, ya que no poseía la vieja interface de PCDOS (el sistema operativo de IBM que muchos tenían en ese momento). Actualmente, Microsoft Excel domina el mercado de las hojas de cálculo. Existen varias versiones de Excel tales como: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP, Excel 2003, Excel 2007 o Excel 2010.

Figura 13.4. Logo LOTUS 1-2-3

Componentes comunes de hojas de cálculo Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permite una infinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo, se pueden analizar y trabajar fácilmente con ellos. Está constituida por columnas, filas y celdas formadas por la intersección de ambas. Las columnas se denominan con letras y las filas se nombran con números ya que es fundamental la identificación para poder realizar la inserción de datos, de forma que las celdas se identifican con una letra, correspondiente a la columna y el número correspondiente a la fila. El tamaño de las celdas es ajustable, pero hay que tener en cuenta que cuando modificamos el ancho de una columna, cambiamos el ancho de todas las celdas que están contenidas en esa columna. Idéntica situación nos encontramos al modificar el alto de una fila. A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de cálculo asigna directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda referido al aspecto de la celda en sí, es también modificable, pudiendo trabajar con un conjunto de celdas (se denomina "rango de celdas") aplicando una función a todo el conjunto. Los principales elementos de trabajo son pues: • Fila: conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Figura 13.5. Ejemplo de hoja de cálculo

• Título de fila: está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números, que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536. • Columna: representa un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. • Título de columna: se encuentra siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente. Encabezados de columnas

Encabezados de ﬁlas

Figura 13.6. Elementos de una hoja de cálculo

• Celda: es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila.

Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. • Rango: los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una hoja de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente, la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decir, celda inicial y celda final del rango, separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. Las funciones más usuales que se suelen realizar en una hoja de cálculo son las siguientes: • Introducción de datos: Dentro de una celda se puede escribir un número, texto, fecha, o fórmula que se desee. Para aceptar dicha información se pulsa Retorno. • Formato de celda: Se elige el ancho de columna y el alto de fila, se elige el tipo de alineación, el formato, el tipo de letra, color, bordes, etc. • Funciones: Se insertan funciones ya predefinidas por la propia hoja de cálculo. Existen varios tipos: matemáticas, trigonométricas, de fecha, de texto, estadísticas… Además suele existir la posibilidad de que un asistente vaya guiando al usuario para realizar este tipo de tareas.

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• Gráficos: se crean gráficos a partir de los datos introducidos en las hojas de cálculo. Se pueden elegir diferentes tipos: columnas, líneas, áreas, circulares… • Bases de datos: una hoja de cálculo puede servirnos para almacenar datos con vista a elaborar una base de datos. Se pueden crear listas, filtros, formularios, consultas, búsquedas… • Macros: permiten agrupar en una sola las funciones que vayamos a usar de una manera habitual, de tal forma que al pulsar un botón determinado o una combinación de teclas se ejecutarán todas las funciones juntas.

13.2.4. Procesadores de texto El procesador de textos es la herramienta ofimática más usada. Se emplea tanto en oficinas como en cualquier entorno, ya sea empresarial o doméstico. El conjunto ordenador + procesador de textos + impresora ha desplazado de manera clara y definitiva a la máquina de escribir. Un procesador de textos es un programa de aplicación que permite a un ordenador crear todo tipo de textos con el fin de producir documentos escritos.

Desarrollo de los procesadores de texto Hacia 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadores electrónicos de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir, especializadas en el trabajo con textos. Estas primeras máquinas permitían la manipulación de un texto mediante su visualización en una pantalla, de manera que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al proceso de impresión. En la década de los años 80 fueron lanzados al mercado los primeros programas de procesadores de texto, diseñados para usarse en computadoras personales (PC). Eran simples editores que permitían mover palabras, cortar párrafos, reacomodar textos y, a veces, alinear columnas de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar palabras. Pronto aparecieron funciones agregadas a los procesadores de texto, los correctores ortográficos, los diccionarios, las macros (ejecución de tareas repetitivas). También se crearon herramientas para la ordenación de listas, generación de índices, tablas de contenido, aplicación de ecuaciones científicas y los métodos de línea roja (encontrar errores con un simple vistazo).

Figura 13.7. Ejemplo de procesador de textos

Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com). 234

Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com). Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).

Más adelante, los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creación y edición de todo tipo de gráficos, hojas de cálculo, corrección gramatical, inserción de hipertextos, lo que antes se tenía que hacer con diferentes programas de diseño, de edición, hojas de cálculo, etc., e incluso podemos elaborar objetos multimedia y publicarlos en Internet. Enumeremos, a continuación, los procesadores más conocidos: • El WORDSTAR, desarrollado por Micropro International, emergió como el estándar de la industria en paquetes de software. Prácticamente fue el primer procesador de textos que fue utilizado en PCs. Se caracterizaba por utilizar para las diversas operaciones un sistema de combinaciones de teclas, especialmente con la tecla “control”, que obligaba a memorizar todas esas claves. • El DisplayWrite fue el procesador incorporado en los sistemas de “mainframes” o computadores relativamente grandes en las oficinas y empresas, suministrados por la IBM. De funcionamiento más intuitivo que el WordStar inicial, también ha quedado de hecho casi en desuso. • El WordPerfect fue seguramente el primer procesador de uso ampliamente generalizado, especialmente en los computadores personales antes de difundirse el Windows como programa de operación básica de los mismos; y también en las primeras versiones del Windows (3.0 y 3.1). La versión 5.1 de WordPerfect, que se basaba directamente en el sistema operativo DOS, fue el primer procesador ampliamente difundido, con el uso del ratón y de los menús desplegables activados con el cursor o con la tecla “Alt” en los que las opciones se seleccionaban con un cursor de desplazamiento horizontal. Posteriormente ha sido adquirido por la compañía Corel (productora del CorelDraw para gráficos). • El AmiPro fue un procesador creado por la compañía Lotus, productora de las primeras planillas electrónicas de uso general, que si bien tuvo un uso extenso no ha sido mayormente utilizado en nuestro país. • El MS Works fue en realidad un paquete de programas para uso de oficina, presentado por la compañía Microsoft, que comprendía un procesador de texto conjuntamente con una planilla electrónica y un operador de bases de datos. Existen en uso las versiones 3 y 4, pero en los últimos tiempos ha sido ampliamente suplantado por el MS Word. • El MS Word tuvo una versión que fue inicialmente presentada como independiente (versiones Word 1.0 hasta Word 6.0 y Word 95), pero inmediatamente ha sido integrado al paquete llamado MS Office 97 (Word 97). En la actualidad parece ser el de uso más generalizado en los ordenadores de uso personal o familiar, y en las oficinas privadas y públicas. Existen varias versiones de Word, todas ellas exitosas: Word 97, Word 2000, Word XP o 2002, Word 2003, Word 2007, Word 2010.

Figura 13.8. Logotipo de MIcrosoft Word

• El Write es un procesador de texto muy simplificado, contenido entre las aplicaciones que integran las versiones 3.1 y 3.1 de Windows, utilizable para documentos relativamente cortos, tales como cartas comerciales; aunque con suficientes posibilidades de variar diversos elementos como los tipos de letras, y otros. • El Notebook y el WordPad son también aplicaciones adecuadas para el procesado de textos, en un formato de codificación de texto genérico, bastante simplificadas –especialmente el Notebook, ya que el WordPad es una versión del Write contenida en Windows 95 y 98– que sin embargo pueden utilizarse para operaciones sencillas de edición. • Notebook se caracteriza por tener una limitada capacidad en cuanto al tamaño de los documentos que admite; y como el Write y el WordPad, no habilitan la apertura simultánea de varios documentos. • Open Office Writer. Procesador de textos que se incluye en el paquete de software ofimático OpenOffice.org, desarrollado bajo licencia GNU o “software libre”. Es gratuito, y existen versiones para distintos sistemas operativos. Componentes comunes en los distintos procesadores de texto Veamos ahora algunas de las funciones típicas que tienen en común los procesadores de texto. A. La pantalla La pantalla en los procesadores de texto suele aparecer divida en varias partes de arriba abajo:

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• Barra de título. Aparece el título del programa y del archivo en el que se está trabajando. • Barra de menús. Aparecen las opciones del menú principal, que dan acceso a todas las funciones del programa. • Barra de herramientas. Compuesta por iconos que dan acceso a las funciones más utilizadas del programa. Pueden aparecer varias barras de herramientas a la vez. • Área de edición. Apartado donde se escriben los documentos. • Barra de estado. Aparece en la parte inferior de la pantalla. En ella aparece información diversa sobre el documento, número de páginas, punto del documento en el que se encuentra el cursor, etc. Además podemos encontrarnos con unas barras de desplazamiento que se encuentran en los lados derecho e inferior de la ventana del documento. Se utilizan para desplazarse a otra parte del documento (arriba o abajo, o de izquierda a derecha). B. Funciones de edición básica • Introducción de datos: se puede introducir información en cualquier parte del documento. Existen dos modos de introducción de datos: - Escribir: se va introduciendo texto, desplazando el texto que ya había escrito hacia la derecha. - Sobrescribir: el texto nuevo que se va introduciendo va sustituyendo al texto antiguo.

Barra de título

Barra de menus

• Borrado de datos: en un procesador es posible borrar tanto un carácter, como una palabra, una frase, un párrafo o el documento entero. Para ello primero debemos siempre seleccionar antes el texto que queremos borrar. - Existen dos teclas principales de borrado: › Backspace o retroceso: elimina el texto que se encuentra a la izquierda del cursor. › Suprimir: elimina el texto que se encuentra a la derecha del cursor. - Mover datos: consiste en trasladar texto de un lugar a otro. Se realiza con la función cortar (Ctrl + X), llevando ese texto al portapapeles, para posteriormente hacer uso de la función pegar (Ctrl + V), colocando el texto allí donde el cursor estuviera situado. - Copiar datos: duplica texto de un lugar a otro. Se realiza con la función copiar (Ctrl + C) y posteriormente haciendo uso de la función pegar (Ctrl + V). - Deshacer: invierte el último comando o elimina la última entrada que se haya escrito (Ctrl + Z). Se pueden eliminar varias acciones al mismo tiempo. • Funciones de letra: son funciones que se aplican a la letra de forma aislada (se puede aplicar a una letra, una palabra o un párrafo). - Tipo de letra, Fuente o Font: representa el tipo de letra que vamos a usar para escribir el texto; por ejemplo, Times New Roman, Arial, etc.

Barra de herramientas

Barra de formato Reglas

Barra Horizontal Barra de estado

Figura 13.9. La pantalla de los procesadores

- Cuerpo de letra: se refiere al tamaño de la letra. Generalmente se mide en puntos. Ejemplo: 12 puntos. (1 punto equivale a 1/72 pulgadas). - Estilo de fuente: aspecto visual que va a tener la fuente. Aquí entran conceptos tales como negrita, cursiva y subrayado. - Cabe reseñar en este apartado las diferentes técnicas de generación de caracteres: › Mapa de bits: el tipo de letra es una matriz de puntos o píxeles. Al aumentar el tamaño de los caracteres, estos puntos se hacen más evidentes y las letras aparecen recortadas. › Vectorial y True Type: el tamaño de la letra se ajusta internamente por un sistema de vectores. Conserva siempre la misma resolución que soporten la pantalla e impresora. Se le suelen también llamar fuentes escalables. › Tipo de impresora: la impresora normalmente trabaja con los tipos que le envían las aplicaciones, pero también dispone de unos tipos propios. Con estos tipos de letra se acelera mucho la impresión. Por último, resaltar que las aplicaciones MSDOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de 256 caracteres y que no contiene ni mayúsculas acentuadas ni otros caracteres necesarios para otros idiomas. En cambio, Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI, la cual sí que posibilita estas opciones. Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS, hay que realizar la oportuna transformación de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan caracteres extraños. • Funciones de formato: son aplicadas al texto para cambiar la apariencia en conjunto, no sólo a los caracteres, sino principalmente a los párrafos y al documento entero. Las principales funciones son: - Interlineado: distancia que separa las distintas líneas de texto. Las opciones más habituales son sencillo, espacio y medio y por último doble. - Márgenes del documento: suelen ser cuatro, uno por cada borde del papel, y sería la distancia desde dicho borde hasta el comienzo del texto; aunque se ha añadido uno más, que es el margen de encuadernación (gutter) que se pone en el margen izquierdo. - Sangría: distancia que existe entre el texto y el margen. Suele haber tres tipos de sangría: › Izquierda: el texto se desplaza hacia la derecha. › Derecha: el texto se desplaza hacia la izquierda. › Especial: puede ser de dos tipos: sangría de primera línea (la primera línea guarda una mayor distancia con respecto al margen que el resto del texto) o sangría francesa (todo el texto está

más distanciado del margen, excepto la primera línea). - Alineación o justificación: posición que tiene el texto con respecto a un eje imaginario. Existen cuatro tipos que se exponen seguidamente: › Alineación izquierda: texto alineado a la izquierda. › Alineación derecha: texto alineado a la derecha. › Alineación centrada: texto alineado al centro, ajustado a un eje imaginario supuestamente fijado en el centro. › Alineación completa o justificada: el texto está alineado con dos ejes imaginarios, supuestamente fijados a cada lado del texto. › Tabulaciones: desplazan líneas individuales de texto para que comiencen en un determinado punto de un renglón. Existen cinco tipos de tabuladores: izquierdo, centrado, derecho, decimal y de barra. - Columnas. Forma de distribuir la información estableciendo una serie de marcas que van a servir de tope. Existen dos tipos: › Columnas tabulares: se introducen datos de izquierda a derecha. › Columnas periodísticas: se introducen datos de arriba abajo. Cuando se termina la columna, se comienza la siguiente. - Tablas: forma de encasillar información en una serie de celdas, donde no hay un orden preestablecido a la hora de escribir datos. - Numeración de líneas y páginas. - Tamaño de papel: el usuario puede indicar diferentes tamaños de medidas, ya sean estándar o personalizadas. Por defecto se muestra el A4. - Orientación: muestra la posición de la hoja a la hora de ser imprimida. Puede ser de dos tipos: › Vertical. › Horizontal o apaisada.

Figura 13.10. Tamaño y orientación del papel

- Encabezado y pie de página: en principio son elementos fijos en todas las páginas, aunque se pueden configurar. Su finalidad es expresar un determinado texto en todas las páginas, como por ejemplo el título de un libro y su autor en el encabezado, y el número de página en el pie.

relaciones que se pueden usar. Permite usar conexiones muchos a muchos. • Base de datos relacional: están formadas por tablas o estructuras bidimensionales que incluyen una sucesión de registros del mismo tipo. Desarrollo de las bases de datos

13.2.5. Bases de datos Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información (conjunto de datos homogéneo) en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza para recoger grandes cantidades de información. Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base de datos varía según las necesidades, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. Al conjunto de información contenida en la base de datos y programas de aplicación para su creación, modificación, actualización, recuperación y realización de informes escritos se denomina sistema de gestión de base de datos (SGBD) o DBMS (de Database Management System).

En la década de los años 60, y con la aparición de los discos, se empezaron a crear las primeras bases de datos que eran de tipo jerárquico y de red. En la década de los años 70, Edgar Frank Codd en su artículo "Un modelo relacional de datos para grandes bancos de datos compartidos" definió el modelo relacional y publicó una serie de reglas para la evaluación de administradores de sistemas de datos relacionales. Así nacieron las bases de datos relacionales. A partir de los aportes de Codd, el multimillonario Larry Ellison desarrolló la base de datos Oracle, el cual es un sistema de administración de base de datos, que se destaca por sus transacciones, estabilidad, escalabilidad y multiplataforma. Las bases de datos relacionales con su sistema de tablas, filas y columnas, pudieron competir con las bases de datos jerárquicas y de red, ya que su nivel de programación era bajo y su uso muy sencillo. Posteriormente, en la época de los ochenta también se desarrollará el SQL (Structured Query Language) o, lo que es lo mismo, un lenguaje de consultas o lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite efectuar consultas con el fin de recuperar información de interés de una base de datos y hacer cambios sobre la misma de forma sencilla, además de analizar grandes cantidades de información y permitir especificar diversos tipos de operaciones frente a la misma información, a diferencia de las bases de datos de los años ochenta que se diseñaron para aplicaciones de procesamiento de transacciones.

Figura 13.11. Sistema Gestor de Base de Datos (DBMS)

Las distintas técnicas para definir las relaciones entre datos han dado lugar a los distintos tipos de bases de datos: • Bases de datos jerárquica: maneja estructuras en árbol. Las relaciones son del tipo uno a muchos. Esta estructura se almacena usando punteros como enlace entre los distintos registros. • Bases de datos en red: no existe límite ni en el tipo ni en los registros que pueden intervenir en las distintas

En la década de los 90, la investigación en bases de datos giró en torno a las bases de datos orientadas a objetos. Las cuales han tenido bastante éxito a la hora de gestionar datos complejos en los campos donde las bases de datos relacionales no han podido desarrollarse de forma eficiente. Así se desarrollaron herramientas como Access del paquete de Microsoft Office que marcan el inicio de las bases de datos orientadas a objetos. En la actualidad, las tres grandes compañías que dominan el mercado de las bases de datos son IBM, Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la compañía que genera gran cantidad de información es Google.

Existe una gran variedad de software que permiten crear y manejar bases de datos con gran facilidad: Microsoft Access (en todas sus versiones), Lotus Approach, Paradox, Oracle.

cros, bien a través de un lenguaje de programación que contenga instrucciones específicas para el tratamiento de información estructurada.

Componentes comunes en las bases de datos Las principales características que tienen las bases de datos son las siguientes: • Independencia de los datos. Los datos no dependen del programa, y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos. • Disminución de la redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios. • Seguridad: Posibilidad de controlar el acceso a la información, impidiendo su uso a personas no autorizadas. • Acceso múltiple: Es posible que varios usuarios puedan utilizar la información almacenada en una misma base de datos. • Protección contra errores: Existen mecanismos de recuperación en caso de fallos del ordenador o del propio usuario. • Se visualizan normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos. • Permiten realizar un listado de la base de datos. • Permiten la programación a usuarios avanzados. Dentro de las bases de datos se distinguen diversos tipos de objetos, entre ellos cabe destacar los siguientes: • Tablas: son el objeto más importante de una base de datos, ya que se utilizan para organizar y presentar la información. En realidad, una tabla sería una base de datos simple, ya que siempre contiene un conjunto de datos organizados. Cada tabla se compone de campos y registros, organizados en columnas y filas respectivamente. • Consultas: la información de las tablas se tratan mediante consultas, que son filtros que empleando un determinado criterio seleccionan la información de una tabla para ser tratada. • Formulario: es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.). Los formularios en sí no almacenan la información, sólo permiten acceder a los datos que están guardados en una tabla. • Informes: se crean para ofrecer una presentación personalizada de una determinada información. Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los datos y ordenarlos de la forma deseada. • Programación/macros: los programas de gestión de base de datos ofrecen algún tipo de programación para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de ma-

Figura 13.12. Ejemplo de base de datos

• Por último hablamos de la indexación que es una forma de organizar los datos dentro de una base de datos, de forma que a la hora de buscar, consultar y manejar los datos en general, se hace más fácil su manejo. Sería como un índice dentro de un libro para poder encontrar una información determinada.

13.3.

PAQUETES INTEGRADOS

Los paquetes informáticos integrados o suite ofimática son un conjunto de programas que se reúnen en un solo paquete y que proporcionan todos los servicios ofimáticos que se han descrito en el apartado anterior. Este formato es muy útil, ya que permite distribuir un conjunto de aplicaciones ofimáticas como procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos, software de presentaciones y otras aplicaciones más pequeñas del mismo, integrándose todas ellas perfectamente para poder realizar todas las tareas que son necesarias llevar a cabo en una oficina. Una característica fundamental que ha de cumplir cualquier aplicación ofimática es su portabilidad, es decir, la posibilidad de trasladar información hacia otros programas.

13.3.1. Los diferentes tipos de paquetes integrados La suite o paquete más conocido es Microsoft Office. Esta suite integra todas las aplicaciones descritas de la empresa Microsoft:

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Procesador de textos Word. Hoja de cálculo Excel. Base de datos Access. Software de presentaciones PowerPoint. Agenda y gestor de correo electrónico Outlook.

sitivas o empleando transparencias con un retroproyector. Actualmente, estos medios han sido sustituidos por un ordenador conectado a un proyector multimedia que muestra a mayor tamaño el contenido de la presentación que aparece en la pantalla del ordenador.

Otras suites ofimáticas conocidas son: - Corel Wordperfect Office Suite. - IBM Lotus Smartsuite. - OpenOffice.org.

13.4.

PROGRAMAS GRÁFICOS Y DE AUTOEDICIÓN

13.4.1. Programas gráficos y de presentaciones Un gestor de gráficos y presentaciones crea y manipula imágenes y exposiciones informatizadas. Figura 13.13. Ejemplo de programa de presentaciones

Los gestores gráficos permiten una representación gráfica de datos cuantitativos de operaciones realizadas en la oficina. Estos gráficos hacen que los datos se vean más interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y evaluar. También pueden servir de ayuda en el análisis y la comparación de datos. Después de crear un gráfico, éstos pueden ser mejorados y hacer hincapié en cierta información, agregando elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos, líneas de tendencia, líneas de división, etc. Normalmente, estas aplicaciones muestran la posibilidad de comunicarse con otras (hojas de cálculo, bases de datos, etc.) de donde se pueden obtener los datos cuya representación gráfica se desea, e incluso en muchos casos aparecen integrados con dichas aplicaciones. Las aplicaciones de presentación generan una secuencia de diapositivas, notas para el ponente y la proyección del documento en la pantalla de un ordenador a modo de película. Cada diapositiva puede estar formada por diferentes tipos de objetos: textos gráficos, imágenes, vídeos, sonidos, etc. Las presentaciones se emplean en campos muy diversos (exposición de trabajos, exposiciones comerciales, campañas publicitarias, etc.), pero siempre con el mismo propósito, exponer algo a los demás. Antes de la aparición de este tipo de programas, las presentaciones se realizaban utilizando proyectores de diapo-

Entre las funcionalidades básicas que tienen estas aplicaciones están las siguientes: • Los paquetes gráficos incluyen filtros para importación/ exportación de datos, gráficos, textos… • Permiten inserción de imágenes gráficas, diagramas de barras y tablas. • Permite el dibujo a mano alzada. • Permiten todas las características incluidas en la barra de herramientas dibujo (seleccionar y agrupar, rotar/girar, dimensionar, posicionar en primer o segundo plano). • Se pueden manipular textos. • Permiten efectos de transición entre las diapositivas, con el fin de conseguir una sensación de profesionalidad en la presentación. • Existen fondos de página predeterminados. • Asimismo, todos estos programas incluyen una amplia librería de gráficos. Los principales programas que han aparecido en el mercado son los siguientes: • Harvard Graphics: fue el primer programa que salió para presentaciones gráficas. • Powerpoint: es el principal programa de presentaciones del mercado. • Picture it: programa de Microsoft que permite editar, retocar y archivar las fotos digitales de forma sencilla. • Corel Draw Graphics Suite: paquete diseñado para el entorno gráfico de Windows. Posee varios programas tales como: CorelDraw, CorelChart, CorelPhotopaint, CorelShow y CorelMove.

• Micrograph Designer: programa de ilustración para Windows. • Graphic Works: paquete gráfico que incluye: Draw, Phtomagic, Orgchart, Winchart y Slideshow. • Lotus Freelance: programa para diseñar gráficos y presentar informaciones. Está incluido dentro del paquete Lotus SmartSuite Office. • Adobe Photoshop: aplicación informática en forma de taller de pintura y fotografía que trabaja sobre un lienzo y que está destinado para la edición, retoque fotográfico y pintura a base de imágenes de mapa de bits. • Adobe Ilustrator: permite crear gráficos vectoriales distintivos para cualquier proyecto.

13.4.2. Programas de autoedición Un procesador está pensado para documentos de oficina o correspondencia, informes, apuntes, etc., pero no para un uso intensivo de imagen o tratamientos especiales del texto. Por ejemplo, podríamos escribir fácilmente una novela o un libro de poesía tal como se imprimiría, pero difícilmente seríamos capaces de maquetar una revista, un

catálogo a color o un folleto informativo con alto contenido gráfico. Las soluciones más profesionales para estos propósitos son los programas de DTP (de Desktop publishing o Autoedición). Estos programas tienen funciones mucho más avanzadas para el diseño de las páginas, el manejo de bloques de texto, control tipográfico, gestión del color y colocación de imágenes. La forma en que los programas DTP manejan el texto es bastante diferente, y mucho más flexible que en un procesador. Los textos y gráficos se pegan como si fueran recortes que se pueden mover libremente por la página, o de una página a otra; reservarse al lado de la página, sobre la “mesa de trabajo”. El texto que no cabe en un bloque, fluye hacia otro bloque, que se indica con el programa. Esto permite composiciones complejas y creativas de texto e imagen, como las que tenemos en las revistas o catálogos; por otra parte, también puede automatizarse el flujo de texto para crear distribuciones más regulares y simples (como en el texto de un informe o un libro). Algunos conceptos de los más comunes utilizados en los paquetes de autoedición son:

Figura 13.14. Programa de autoedición

• Portada: primera página de una publicación. • Historia o cuento: colección de textos reconocidos como una unidad conexa. • Sumarios: se utilizan para resumir las ideas generales de una página y romper así la linealidad de la misma. • Esquematizador: es una herramienta que sirve de índice con el fin de guiar una publicación.

2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer doble clic sobre dicho icono. 3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, hacer clic sobre él. 4. Clic en el botón derecho → Nuevo → Documento de Word.

Los programas de autoedición más utilizados son: • Adobe InDesign/Adobe Pagemaker: éste último llegó hasta la versión 6.5, pero ha sido sustituido por InDesign como herramienta de maquetación muy bien integrada con programas de gráficos del mismo fabricante, y con una interfaz semejante. • QuarkXpress es estrictamente una herramienta profesional, la que suelen utilizar en las imprentas. Según parece, el programa no sirve más que para publicaciones impresas y tiene escaso o nulo soporte para edición de html o para la pantalla. • Corel Ventura es un viejo programa que después de muchas vicisitudes fue adquirido por Corel. Algunas versiones de CorelDraw (como la versión 5 de hace unos años) incluían Ventura, pero ahora se vende por separado.

13.5.

HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS DE USO COMÚN EN LA GENERALITAT VALENCIANA

13.5.1. Microsoft Word

Microsoft Word es el procesador de textos que viene integrado en el conjunto de aplicaciones MS-Office de Microsoft. Es un programa informático que permite crear diferentes tipos de documentos como cartas, informes, exámenes, artículos de revistas, apuntes, libros, etc. Para utilizar cualquier aplicación ofimática, en primer lugar es necesario que ésta se encuentre instalada en nuestro ordenador. Para proceder a dicha instalación se utilizarán los discos originales proporcionados por el fabricante. Se deben seleccionar las opciones a instalar e introducir el código de licencia para autentificar nuestra copia de Microsoft Word. Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizarla el primer paso será ejecutarla. Para ello existen varias maneras: 1. Clic sobre Inicio → Programas → Microsoft Word.

Figura 13.15. Cómo iniciar Word

Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla principal, sobre la que sitúan todos los elementos necesarios para trabajar con Word. Aunque ya vimos las características de la pantalla cuando hablamos de los procesadores de texto en general, volvemos a repasar todos y cada uno de los elementos que nos podemos encontrar al abrir el programa. Barra de título Indica el icono de la aplicación, el nombre del programa y del documento que estamos utilizando y los botones Minimizar, Restaurar/Maximizar, Cerrar. - Minimizar. Oculta la aplicación mostrando un icono en la barra de tareas de Windows. Para volver a la aplicación sólo será necesario hacer clic sobre dicho icono. - Maximizar. La ventana pasa a ocupar la pantalla completa. - Restaurar. Cuando la ventana está maximizada, este botón devuelve el tamaño al estado que tenía anteriormente. - Cerrar. Cierra la aplicación.

diferentes configuraciones de formato tales como negrita, cursiva, subrayado, alineación, color, etc.).

Barra de menús Muestra los menús que podemos utilizar para trabajar con el procesador de textos. Para desplegar el menú, situaremos el ratón sobre la opción deseada y haremos clic con el botón izquierdo o primario, inmediatamente observaremos como el menú se despliega mostrando todas sus opciones.

Regla Ofrece información sobre el ancho y el largo del documento y además permiten configurar parámetros como el margen del documento, la sangría, las tabulaciones, etc.

Barra de herramientas Barras de desplazamiento Presenta un conjunto de botones que permiten trabajar con el procesador de textos de una forma más rápida que con los menús. Para utilizar cualquiera de las opciones disponibles situaremos el puntero del ratón sobre el botón que deseamos accionar y haremos clic con el botón izquierdo del ratón, e inmediatamente la acción se llevará a cabo. Para visualizar las barras de herramientas, seleccionamos la opción del menú Ver → Barra de herramientas. Si el nombre de la barra está marcado, entonces ya esta visible en la ventana de Word, si no, basta con hacer clic sobre la barra que necesitemos. Las barras más utilizadas son la Estándar (da acceso a funciones como guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar) y la de Formato (que permite seleccionar BARRA DE TÍTULO

BARRA DE MENÚ

Se utilizan para desplazarse por el documento sobre el que estamos trabajando. Área de trabajo o edición Es el lugar donde escribimos el texto de los documentos que vamos a crear con el procesador de textos. Barra de estado Ofrece información sobre el documento en el que estamos trabajando, por ejemplo, el número de página, la sección, el número total de páginas, la distancia desde la

BARRA DE HERRAMIENTAS

REGLAS

PANEL DE TAREAS AREA DE TRABAJO

BARRA DE DESPLAZAMIENTO

BARRA DE ESTADO

Figura 13.16. La ventana de Word

Figura 13.17. Ejemplo de barra de herramientas

parte superior de la página, la línea, la columna y si se encuentran activas algunas funciones especiales como la de sobrescribir.

Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word Para crear un documento nuevo tenemos estas dos opciones:

El desplazamiento por la ventana de Word Cuando escribimos un texto sobre el área de edición, aparece una pequeña línea vertical que parpadea: es el punto de inserción. El punto de inserción indica el lugar donde se va a escribir el texto que tecleamos. Al escribir un texto, el punto de inserción se va desplazando hacia la derecha. Cuando llega al final de una línea, pasa automáticamente a la siguiente línea, y así sucesivamente. Solo cuando queramos cambiar de línea de forma manual, deberemos utilizar la tecla Enter. Para movernos por el texto podremos utilizar el teclado de la manera siguiente: • Utilizaremos los cursores. • Tecla Inicio. Nos lleva al principio de la línea en la que estamos. • Tecla Fin. Al pulsarla nos traslada al final de la línea en la que nos encontramos. • Tecla AvPág. Permite pasar a la ventana siguiente cuando tenemos mucho texto escrito. No se corresponde exactamente con un avance de página de un documento. • Tecla RePág. Permite pasar a la ventana anterior. • También podemos utilizar el ratón, ya que al hacer clic sobre el texto el puntero de inserción se colocará en el sitio elegido. Para rectificar un texto se pueden utilizar las siguientes teclas: • Supr. Borra el carácter que aparece a la derecha del punto de inserción. • Retroceso o Backspace. Elimina el carácter que se encuentra a la izquierda del punto de inserción. Debemos fijarnos si está activada la opción sobrescribir, ya que, si está activada, el nuevo texto que escribamos reemplazará al anterior. Esta opción se activa y desactiva con la tecla Insert o haciendo doble clic sobre el botón SOB que aparece en la barra de estado. Cuando SOB aparece en negro, indica que está activado, y si está en gris indica que está desactivado.

de la barra de herramientas. • Hacer clic sobre el botón • Ir al menú: Archivo → Nuevo… En cuyo caso aparece un cuadro de diálogo en el que debemos seleccionar Documento en blanco y hacer clic en Aceptar. Para abrir un documento ya existente tenemos estas otras tres opciones: • Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. • Ir al menú: Archivo → Abrir… En la lista desplegable Buscar En, localizamos la carpeta en la que se encuentra el documento y seleccionamos el nombre del archivo que queramos abrir. A continuación hacemos clic sobre el botón Abrir y el contenido del documento aparecerá en el área de edición. • Combinación de teclas Ctrl + A.

Figura 13.18. Abrir un documento en Word

Word permite tener abiertos varios documentos de forma simultánea. Para cambiar de uno a otro tenemos que entrar en el menú Ventana y hacer clic sobre el nombre del documento que se desea cambiar. Para guardar un documento tenemos estas otras tres opciones: • Hacer clic sobre el botón tas.

de la barra de herramien-

• Ir al menú: Archivo → Guardar. Si es la primera vez que guardamos un documento, y éste no tiene nombre, aparece el cuadro de diálogo Guardar como… Si queremos guardar dicho documento con un nombre diferente al que tiene, deberemos elegir la opción: Archivo → Guardar como… • Combinación de teclas Ctrl + G. En este caso se nos mostrará un cuadro de diálogo en el que debemos seleccionar: - El nombre que asignaremos al archivo. - La unidad y la carpeta en la que lo queremos guardar. Este cuadro de diálogo se sitúa en la carpeta Mis Documentos por defecto, dado que lo habitual es almacenar los documentos en dicha carpeta; pero nosotros podemos seleccionar cualquier otro lugar donde almacenarlo. La extensión que asigna Word a los documentos es .doc de manera que cuando encontremos un archivo con esa extensión sabremos que está elaborado con Word. En cambio para las plantillas la extensión es .dot Las siguientes veces que guardemos este archivo ya tendrá asignado el nombre, por lo tanto al guardar se reemplazará el anterior sin preguntarnos nada. Para cerrar un documento tenemos estas otras tres opciones: • Opción menú Archivo → Cerrar. Se cierra el documento que tenemos activo. Si no se han guardado las últimas modificaciones realizadas en el documento, el programa pregunta si deseamos guardar los cambios. • Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana del documento. Realiza la misma acción que en el apartado anterior. • Opción menú Archivo → Salir. Para salir del procesador. En el caso de que no se hayan guardado las últimas modificaciones realizadas sobre el/los documentos que tengamos abiertos, el programa nos irá preguntando si deseamos guardar los cambios realizados. • Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la aplicación. Realiza la misma acción que en el apartado anterior. La visualización de documentos en Word Los documentos de Word pueden desplegarse de diferentes formas en la ventana de aplicación. Para ver todas las posibilidades nos posicionaremos en el menú Ver y elegiremos entre ellas o pulsaremos sobre el botón correspondiente en la barra de herramientas Vistas:

Vista Normal Vista Diseño Web

Vista Esquema Vista Diseño de impresión

Figura 13.19. Barra de herramientas. Vistas

• Modo Vista Normal. Muestra los formatos de la fuente y párrafo del documento. Permite ver los saltos de página. En cambio no muestra cómo queda la página impresa, ni tampoco los encabezados ni pies de página. Tampoco se muestran las figuras creadas con la barra de herramientas Dibujo, ni los márgenes o bordes de columna. • Modo Vista Esquema. Permite ver la estructura del documento: se muestra el contenido del archivo y es posible organizarlo por niveles. • Modo Vista Diseño Impresión. Permite ver los documentos con gráficos u objetos, encabezados y pies de página, notas a pie y al final, márgenes y bordes de columnas. Con este comando se verá el documento tal y como aparecerá impreso. • Modo Vista Diseño Web. Permite visualizar documentos tal y como aparecerán en la venta de un explorador de Internet. Opciones del menú Edición Word permite realizar gran cantidad de operaciones con texto de un documento, por ejemplo buscar palabras, reemplazar, cortar, copiar y pegar un texto de un sitio a otro o borrar un texto. Pero para ello lo primero que tenemos que hacer es seleccionarlo. Veamos ahora las diferentes formas de poder seleccionar un texto: A. Deshacer Esta función se utiliza para deshacer la última operación que hemos realizado; por ejemplo, si borramos una parte del texto por error, podemos utilizar la función deshacer para recuperar el texto perdido. Para utilizar la función deshacer podemos hacerlo de tres maneras: • Menú Edición → Deshacer • Hacer clic en el botón de la barra de herramientas estándar. • Utilizando la combinación de teclas Ctrl + Z.

Si utilizamos el botón de la barra de herramientas, deshará la última operación; si deseamos deshacer varias operaciones, haremos clic sobre la flecha del botón y se desplegará el listado de operaciones que podemos deshacer.

• Menú Edición → Rehacer. de la barra de herramientas • Hacer clic en el botón estándar. • Utilizando la combinación de teclas Ctrl + Y. C. Cortar, copiar y pegar En todos los sistemas Windows y en el resto de sistemas se ha introducido el sistema OLE (Object Linking and Embedding), que sirve para la vinculación e incrustación de objetos, permitiendo intercambiar información entre partes de un documento. Este sistema se basa en la existencia de un elemento denominado portapapeles, que es el encargado de almacenar la información en los proceso de intercambio.

Figura 13.20. Opción Deshacer

B. Rehacer

Texto seleccionado

Posee la utilidad opuesta a la anterior, es decir, cuando hacemos clic se rehace la última acción deshecha. Por supuesto, es necesario haber deshecho algo anteriormente para poder utilizar esta función. Para utilizar la función deshacer podemos hacerlo de tres maneras: SELECCIÓN

Cortar

Copiar

Pegar

Destino

Texto seleccionado

Figura 13.22. Funcionamiento del portapapeles

MÉTODO

Seleccionar una palabra

Doble clic sobre la palabra

Seleccionar un texto

Clic y arrastre con el ratón

Seleccionar una línea

Clic en el margen izquierdo del documento a la altura de la línea que vamos a seleccionar

Seleccionar una frase

Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada, hacemos clic en cualquier parte de la frase

Seleccionar un párrafo

Doble clic en el margen izquierdo del documento o triple clic en cualquier parte del párrafo

Seleccionar con el teclado

Situar el punto de inserción al comienzo del texto a seleccionar. Pulsar la tecla Mayúscula y manteniéndola pulsada nos desplazamos con los cursores a izquierda, derecha, arriba o abajo

Seleccionar todo el documento

Portapapeles

Hacer triple clic con el ratón en el margen izquierdo del documento, o en el menú ( GLFLy Q6 HOHFFLRQDUWRGRR F RQODF RP ELQDFLy Q de teclas Ctrl + E

Figura 13.21. Opciones de selección de texto

IMAGEN

El funcionamiento básico consiste en seleccionar una parte de un documento, cortarlo o copiarlo con lo que lo desplazamos al portapapeles, situarnos en otro lugar y pegarlo para introducir el contenido del portapapeles. • Cortar. Se utiliza para mover la selección al portapapeles, de manera que la selección se borra del documento trasladándose a dicho elemento. • Copiar. Crea una copia de la selección en el portapapeles, mantiene el bloque seleccionado en su lugar original y además crea la copia. • Pegar. Inserta el contenido del portapapeles en la posición en la que nos encontremos con el cursor. Para cortar, copiar y pegar, podemos usar diferentes procedimientos: • Utilizando el menú Edición y eligiendo una de las opciones. • Utilizando la barra de herramientas estándar. • Utilizando las combinaciones de teclas: (Ctrl +X, Ctrl + C, Ctrl + V).

Su funcionamiento se basa en una estructura llamada LIFO (Last Input, First Ouput), que quiere decir que el último que entra es el primero en salir, de tal manera que el último recorte es el que se inserta al ejecutar la acción de pegar. Para acceder a este portapapeles: Menú Edición → Portapapeles de Office. E. Buscar Permite recorrer todo el documento en busca del texto especificado en el cuadro de texto. Para acceder a la opción buscar, tenemos dos opciones: • Menú Edición → Buscar. • Combinación de teclas Ctrl + B. F. Reemplazar Se utiliza para buscar un texto en un documento y reemplazarlo por otro. Para acceder a la opción Reemplazar, tenemos dos opciones: • Menú Edición → Reemplazar. • Combinación de teclas Ctrl + L.

Cortar Copiar Cortar Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V

Figura 13.23. Menú Edición y barra de herramientas (Cortar, Copiar y Pegar) Figura 13.25. Buscar y Reemplazar

D. Portapapeles de Office El portapapeles de Office es una mejora con respecto al portapapeles de Windows. En este caso, cada vez que ejecutamos la acción de copiar o cortar, el portapapeles de Office conserva el contenido, creando un listado de elementos que se han enviado al portapapeles, de manera que podemos seleccionar cualquiera de ellos para pegarlo.

G. Ir a... Permite ir a una parte determinada del documento, un número de página, un salto de sección, etc. Para acceder a la opción Ir a, tenemos dos opciones: • Menú Edición → Ir a… • Combinación de teclas Ctrl + I. Formato Fuente

Portapapeles Windows

Portapapeles Oﬃce

Recorte_4 Recorte

El formato de la fuente se refiere a todas las características que podemos asignar a una fuente o tipo de letra. Éste se puede modificar antes de escribir el texto o cuando ya está escrito.

Recorte_3 Recorte_2 Recorte_1

Figura 13.24. Funcionamiento del portapapeles de Office

En el primer caso seleccionamos el formato que queremos, y después comenzamos a escribir el texto que llevará el formato definido, mientras que en el segundo caso seleccionamos primero el texto y después le asignamos el formato.

Para acceder a todas las opciones relacionadas con la fuente del texto, debemos ir al menú Formato → Fuente.

do, superíndice, subíndice, sombra, contorno, relieve, grabado, versales, mayúsculas, oculto.

Figura 13.27. Ejemplos de efectos

Figura 13.26. Formato Fuente

Algunas de las opciones descritas en esta ficha se encuentran disponibles dentro de la barra de herramientas Formato, así como mediante la combinación de teclas.

Existen tres secciones que aparecen en el cuadro de diálogo: • Fuente. • Espacio entre caracteres. • Efectos de texto. Tipo de letra Tamaño

Veamos con detalle la primera de las opciones. Dentro de la ficha Fuente encontramos las siguientes opciones: • Fuente: permite seleccionar el tipo de letra de entre los disponibles. Estas letras se encuentran en una carpeta especial de Windows llamada Fonts. • Estilo de fuente: aquí se puede escoger el texto en negrita, cursiva o ambas cosas a la vez. • Tamaño: aquí se selecciona el tamaño de la letra. Se puede elegir de la lista o introducir directamente un valor numérico. • Color de la fuente: podemos optar entre una paleta de colores que se abre al hacer clic sobre la lista desplegable. • Estilo de subrayado: permite seleccionar diferentes tipos de subrayados (solo palabras, punteado, doble, etc.). • Color del subrayado: en caso de que se haya elegido algún tipo de subrayado en la lista desplegable anterior, se puede escoger el color que queramos. • En la parte inferior se encuentran un conjunto de efectos aplicables al texto tales como tachado, doble tacha-

Negrita Cursiva Subrayado Ctrl+N Ctrl+K Ctrl+S

Figura 13.28. Barra de herramientas Formato

Formato Párrafo Un párrafo es un bloque de texto que termina con un punto y aparte. Generalmente el párrafo está formado por varias líneas. En este apartado se estudiarán las posibilidades que hayamos en Word a la hora de tratar un párrafo. Para acceder al cuadro de diálogo formato, se utiliza el menú Formato → Párrafo. Como podemos ver, dentro se encuentran dos fichas: Sangría y espacio por una parte y Líneas y saltos de página por otra. Veremos, con más profundidad, los objetos de la primera de las opciones.

- Justificada. El carácter inicial de cada línea se ajusta al margen izquierdo y el último carácter de cada línea, si no es un punto y aparte, se ajusta al margen derecho del documento. Una forma más rápida de alinear un párrafo es utilizar la barra de herramientas. Basta con situarse en el párrafo que vamos a alinear y hacer clic sobre el botón que indica el tipo de alineación que vamos a utilizar (o utilizar las teclas de combinación correspondientes).

Izquierda Centrada Derecha Justiﬁcada Ctrl+Q Ctrl+T Ctrl+D Ctrl+J

Figura 13.30. La alineación en Word Figura 13.29. Formato Párrafo

• Alineación. Indica cuál será la posición del texto sobre la página. Existen cuatro tipos diferentes de alineación: - Izquierda. El primer carácter de cada línea se ajusta al margen izquierdo del documento y el final de las líneas queda desajustado respecto del margen derecho. - Derecha. El último carácter de cada línea se encuentra ajustado al margen derecho del documento y el comienzo de las líneas queda desajustado respecto del margen izquierdo. - Centrada. Los caracteres de cada línea quedan centrados respecto de los márgenes establecidos. El texto aparece centrado, y el comienzo y final de cada línea quedan desajustados respecto del margen izquierdo y derecho, respectivamente. Sangría de primera línea

Sangría izquierda

• Sangría. Es el espacio en blanco que se deja entre los márgenes y el texto. Las sangrías nos permiten organizar visualmente un documento. Las opciones que nos podemos encontrar son las siguientes: - Sangría izquierda. Hace que las líneas de párrafo se separen del margen izquierdo. Para crearla, basta con teclear el número de centímetros de separación en el cuadro de texto Izquierda y hacer clic en Aceptar. - Sangría derecha. Hace que las líneas del párrafo se separen del margen derecho. Para crearla, basta con teclear el número de centímetros de separación en el cuadro de texto Derecha y hacer clic en Aceptar. - Sangría de primera línea. Sólo afecta a la primera línea del párrafo. Indica la separación de la primera línea del párrafo respecto del margen izquierdo del documento. Para crearla, seleccionamos Primera línea en la lista desplegable Especial el número de Sangría derecha

Figura 13.31. Los diferentes tipos de sangría

Sangría francesa

centímetros de separación en el cuadro de texto En. No afecta al resto de las líneas del párrafo. - Sangría francesa. También llamado texto colgante. Consiste en sangrar todas las líneas de un párrafo excepto la primera. Para crearla, seleccionamos la opción Francesa en la lista desplegable Especial, y tecleamos el número de centímetros en el cuadro de texto En.

Para seleccionar cualquier viñeta haremos clic en el cuadro de diálogo en la opción que deseemos. Si queremos seleccionar otro carácter diferente a los que aparecen, nos situaremos en cualquiera de las opciones que nos da y haremos clic en Personalizar…, donde podremos elegir la letra, el carácter o la imagen que se desee.

Las sangrías también se pueden crear con el ratón y la regla que aparece en la parte superior del área de edición. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías del documento sin necesidad de entrar en los menús. Las sangrías se pueden modificar con los triángulos de la regla. Se cuenta con tres tipos, dos a la izquierda y uno a la derecha y el cuadrado que se encuentra en la parte inferior a la izquierda. Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de la primera línea y la sangría francesa. El triángulo de la derecha marca la sangría de la derecha. Para modificar la sangría izquierda, se debe pulsar el botón cuadrado que hay en la zona izquierda de la regla. Al pinchar sobre el cuadrado se moverán los dos triángulos también. • Espaciado. Un documento no se organiza visualmente sólo con las sangrías, también los espacios entre párrafos o entre líneas son fundamentales para dar dinamismo, fluidez y armonía a los textos. Las opciones que nos podemos encontrar en Espaciado son las siguientes: - Interlineado. Establece el espacio entre las líneas de texto que forman un párrafo. Existen varias opciones predeterminadas: › Sencillo. Espacio normal. › 1,5 líneas. Línea y media de espacio. › Doble. Dos líneas de espacio. › Mínimo. Mínimo espacio permitido. › Exacto. Establece la distancia exacta.

Figura 13.32. Viñetas

- Numeración. Funciona de la misma manera que las viñetas, con la excepción que sólo se pueden utilizar letras o números, y el valor de éstos se incrementará automáticamente en función del párrafo sobre el que nos situemos. Utilizando el botón Personalizar es posible seleccionar el formato que se va a emplear para la numeración de párrafos.

- Espaciado entre párrafos. Indica el espacio que hay que dejar antes y después de un párrafo. Existen dos tipos: › Anterior. Establece el espacio por encima de cada párrafo seleccionado. › Posterior. Establece el espacio por debajo de cada párrafo seleccionado. • Numeración y viñetas. Se utilizan para enumerar diferentes párrafos, ya sea mediante algún tipo de símbolo, una letra o un número. Para acceder a esta función debemos hacer clic en el menú Formato → Numeración y viñetas. - Viñetas. Permiten utilizar cualquier carácter o símbolo para enumerar párrafos.

Figura 13.33. Numeración

Utilizando la barra de herramientas Formato podemos activar la Numeración o Viñeta. Se activará la predeterminada o la última seleccionada.

Viñetas

Numeración

• Bordes y sombreado. Word permite crear marcos, líneas y sombreados alrededor de un párrafo. Además podemos colocar un color o un tono de gris como fondo del mismo. Con la ficha Borde de página podemos llegar a seleccionar un borde para las páginas del documento. Para acceder a esta función debemos hacer clic en el menú Formato → Bordes y sombreado. - Bordes. A la izquierda podemos seleccionar el tipo de marco que deseamos crear, el estilo de línea, sólida, discontinua, etc., el color de la línea y el ancho.

Figura 13.34. Barra numeración y viñetas

• Esquema numerado. En ocasiones, las listas ordenadas que debemos elaborar son más complejas, y dentro de cada elemento podemos tener otras listas ordenadas, por ejemplo, al crear el índice de un libro. Estas listas que llevan varios niveles de ordenación reciben el nombre de Esquemas numerados. En el cuadro de diálogo aparece el valor correspondiente para la numeración del primer elemento de la lista. Cuando dentro de un elemento deseamos aumentar el número de niveles de ordenación (por ejemplo, aumentar del 1 al 1.1), basta con hacer clic sobre el botón Aumentar sangría. En caso contrario, es decir, queremos disminuir el nivel de numeración, debemos hacer clic sobre el botón Disminuir sangría

Figura 13.35. Esquema numerado

Figura 13.36. Bordes en Word

A la derecha podemos seleccionar si aplicaremos el formato sobre una línea, o sobre el párrafo. También podemos utilizar los botones para seleccionar una línea superior, inferior, izquierda, derecha o todas. La ficha borde de página es idéntica que la de Borde, con la única diferencia de que aparece una lista desplegable llamada Arte para poder colocar alrededor de la página un borde artístico. - Sombreado. Permite sombrear con un color que utilizaremos como fondo del párrafo. Para colocar un sombreado sobre un párrafo basta con seleccionar la pestaña Sombreado del cuadro de diálogo Bordes y sombreado. Aparecen tres listas de valores: › Relleno. Ofrece una posibilidad de utilizar como fondo tonos de gris y los principales colores. › Estilo. Word permite utilizar el color de relleno que hemos elegido anteriormente o poder combinarlo con otro. En este caso, Estilo permite elegir el porcentaje que queremos que aparezca del otro color en el fondo del texto. Si no tenemos elegido ningún color de fondo, esta lista nos permite elegir entre una gama de gires. › Color. Permite elegir el color que vamos a combinar con el de relleno.

En este cuadro de diálogo es posible seleccionar el número de columnas, partiendo de las preestablecidas, situadas en la parte superior, o introducir el número manualmente. También se puede elegir manualmente el ancho de columnas y el espacio entre ellas, así como activar la opción de línea entre columnas. Las columnas predeterminadas se pueden ejecutar desde la barra de herramientas estándar, para ello tan sólo hace falta hacer clic sobre el icono y se selecciona el número de columnas sobre el menú que aparece.

Figura 13.37. Sombreado en Word

• Columnas. Permiten convertir cualquier documento a los formatos de columnas existentes. El funcionamiento resulta muy sencillo, se seleccionan el número de columnas y el formato de las columnas. Esta operación se puede llevar a cabo sobre una parte del documento seleccionado previamente o para el texto que se introduzca a partir de la posición actual. Para acceder a esta función debemos hacer clic en el menú Formato → Columnas.

Figura 13.38. Dos columnas

• Tabuladores. Para crear varias columnas de datos en un documento, los procesadores de textos incorporan una herramienta especial denominada tabulador, con la que se establece el lugar donde se situarán dichas columnas. Para acceder al cuadro de diálogo de los tabuladores debemos hacer clic en el menú Formato → Tabulaciones.

Figura 13.40. Tabulaciones en Word

En este cuadro se aprecia un campo denominado Tabulaciones predeterminadas. Este campo permite establecer los centímetros que se desplazará el punto de inserción al pulsar la tecla del tabulador del teclado (Tab).

Figura 13.39. Columnas en Word

Para establecer las tabulaciones debemos determinar el tipo de tabulación que necesitamos e introducir las distancias a las que fijaremos las tabulaciones. Para la distancia introduciremos en el campo posición un valor numérico con dos decimales y después haremos clic en el botón fijar.

Para establecer el tipo de tabulación, se ha de determinar de qué manera se debe distribuir el texto sobre la tabulación: - Tabulación izquierda. El texto queda a la derecha de la posición en la que se ha fijado la tabulación.

- Tabulación derecha. El texto queda a la izquierda de la posición en la que se ha fijado la tabulación.

- Tabulación centrada. El texto se distribuye centrado sobre la línea de la tabulación.

Las tabulaciones también se pueden fijar desde la regla horizontal, para ello se selecciona la tabulación en la parte superior izquierda de la regla y se hace clic sobre la posición en la que se desea insertar la tabulación.

Derecha Izquierda

Centrado

Figura 13.41. Los tabuladores en la regla horizontal

• Letra capital. Esta técnica se emplea para aumentar el tamaño de la primera letra de un documento. Para realizarlo, nos situamos sobre el párrafo en el que queremos realizar la letra capital y accedemos al cuadro de diálogo haciendo clic en el menú Formato → Letra Capital. En dicho cuadro podemos seleccionar la forma que tomará la letra capital y su distribución sobre el párrafo.

- Tabulación decimal. El texto se distribuye a la izquierda de la tabulación. Si se utilizan números, la parte entera queda a la izquierda del punto, y la parte decimal queda a la derecha.

Figura 13.42. Letra capital

- Tabulación barra. Es idéntica a la tabulación izquierda, pero añade una barra vertical en la posición en la que se inserta la tabulación. El Relleno se emplea para seleccionar algún carácter que rellene el espacio desde la posición en la que se presiona el botón tabulador y la siguiente tabulación.

• Cambiar Mayúsculas y minúsculas. Permite cambiar las mayúsculas por minúsculas y otro conjunto de operaciones tales como: - Tipo oración. Primera en mayúscula y el resto en minúsculas. - Minúsculas. Todo en minúsculas. - Mayúsculas. Todo en mayúsculas. - Tipo Título. La primera letra de cada palabra en mayúsculas.

Formato Página Los documentos generalmente contienen varias páginas. Cuando se acaba la página donde estamos escribiendo, el procesador de textos genera automáticamente una nueva donde podemos continuar. Algunas veces, sin embargo, nos interesa pasar a otra página sin haber terminado la anterior. Para ello utilizamos la siguiente combinación de teclas: Ctrl + Enter o utilizamos la opción de menú Insertar → Salto, eligiendo en el cuadro de diálogo correspondiente la opción Salto de página.

corrección gramatical. Además incluyen herramientas de autocorrección que permiten realizar correcciones mientras se introduce el texto. Por defecto, Word efectúa en ocasiones una corrección automática mientras se escribe, al menos en los errores más comunes por descuido. Pero el procedimiento más común es seleccionar, dentro del menú Herramientas → Ortografía y gramática, o pulsar en su caso el botón de la barra de herramientas estándar. El corrector permite utilizar el diccionario propio de Word o diccionarios creados por el usuario. La base de cualquier corrector ortográfico es el diccionario, que es un listado de palabras escritas correctamente con el que compara todas las palabras del documento y comprueba si se han escrito correctamente. En caso contrario, mostrará todas las palabras que se parecen a las que se hayan introducido, ya sea para seleccionar una de ellas o para añadir esta palabra al diccionario.

Figura 13.43. Salto de página

Elementos de una página Dentro de una página podemos distinguir las siguientes partes: • Márgenes. Delimitan el espacio disponible para escribir el texto. El documento tiene cuatro márgenes que se pueden modificar de forma independiente: superior, inferior, izquierdo y derecho. Existe además un margen adicional llamado margen de encuadernación. • Párrafos. Son bloques de texto de longitud variable que termina con un punto y aparte. Un párrafo puede estar formado por un solo carácter o por muchas líneas de texto. • Encabezado de página. Una o dos líneas que se sitúan al comienzo de todas las páginas del documento. • Pie de página. A diferencia del encabezado, se colocan una o dos líneas al final. Herramientas de corrección: ortográfica y gramatical Todos los procesadores de texto actuales incluyen la posibilidad de realizar correcciones ortográficas sobre nuestros documentos, incluso algunos incluyen también la

Figura 13.44. El corrector ortográfico en Word

Las opciones que se encuentran en el cuadro de diálogo y que aparecen al utilizar el corrector ortográfico son las siguientes: • Omitir una vez. Deja la palabra tal y como está, pero la próxima vez que aparezca en el documento nos volverá a avisar. • Omitir todas. Omite esa palabra todas las veces que aparezca en el documento. • Agregar al diccionario. Añade la palabra a nuestro diccionario personalizado. • Cambiar. Sustituye la palabra por la que tenemos seleccionada en la parte inferior en el apartado Sugerencias. • Cambiar todas. Si la palabra aparece en varios lugares del documento, las cambia todas de una vez. • Autocorrección. Agrega la corrección a la lista de Autocorrección (se verá más adelante).

Otra forma de corrección ortográfica es el subrayado de las palabras mal escritas. Para ello, existen dos tipos de subrayado: • Rojo. La palabra que aparece subrayada está mal escrita, o al menos no está incluida en ningún diccionario de Word. • Verde. La palabra o palabras subrayadas tienen un error gramatical, es decir, no concuerda el género, el número, etc.

camos una palabra de este tipo y cambia automáticamente, aparece un pequeño recuadro debajo de la palabra.

Autocorrección

Figura 13.46. Deshacer correcciones automáticas

Esta función es la encargada de corregir ciertos errores mientras se escribe (por ejemplo, cambia automáticamente “varco” por barco).

Si colocamos el ratón en esa posición, aparece un botón y al desplegarlo aparecen un conjunto de opciones tales como: • Deshacer la corrección. • Dejar de usar mayúsculas en la primera letra de las frases. • Detener la corrección automática de esa palabra (eliminándola de la lista). Idioma Lo principal para llevar a cabo una corrección es que el procesador de textos conozca el idioma en el que debe realizar la corrección.

Figura 13.45. Autocorrección

Word tiene un listado de autocorrección en el que se pueden añadir las palabras que se reemplazarán automáticamente por las indicadas. Además de palabras, también se pueden incluir símbolos (cambia (c) por ©). Para acceder al cuadro de diálogo de Autocorrección haremos clic en el menú Herramientas → Opciones de Autocorrección. Para utilizarlo se introduce el texto en Reemplazar, el texto por el que se reemplazará en la caja de texto Con y le damos al botón Agregar. Además existen otras opciones que vienen con casillas de verificación por si queremos que también tengan dichas funciones. Estas funciones son: corregir dos mayúsculas seguidas, poner en mayúscula la primera letra de una oración, corregir el uso accidental de bloqueo de mayúsculas, etc. Por último, comentar que existe la posibilidad de volver a la palabra que se había escrito anteriormente. Cuando colo-

Figura 13.47. Menú Idioma

Word es capaz de diferenciar párrafos en diferentes idiomas aplicando el idioma que se seleccione, pero en ocasiones esto no es suficiente, por lo que incluye una opción para indicar el idioma del documento o del texto seleccionado. Para utilizar esta opción, haremos clic en el menú Herramientas → Idioma. Analicemos este cuadro de diálogo con más detenimiento: • Definir idioma. En esta opción se selecciona el idioma del documento de entre todos los disponibles. • Traducir. Permite traducir una palabra o un texto seleccionado a otro idioma. • Sinónimos. Busca los sinónimos asociados a la palabra previamente seleccionada en el texto. Es posible buscar también antónimos, tan solo debemos buscar en el desplegable de Significados las palabras que lleven al final y

entre paréntesis (antónimo). También se puede obtener un listado de sinónimos con la combinación de teclas Mayúsculas + F7.

Figura 13.49. Autorresumen

Figura 13.48. Diccionario de sinónimos y antónimos

Otras herramientas de Word Además de las herramientas de corrección, Word incluye un conjunto de herramientas que permiten realizar diversas tareas para facilitar la creación de documentos. Todas estas herramientas se encuentran disponibles dentro del menú Herramientas: • Autorresumen. Esta herramienta utiliza un conjunto de reglas para obtener resúmenes. Su funcionamiento depende del texto que se desea resumir. • Contar palabras. Realiza un recuento de las palabras del documento. Con esta opción se puede controlar la extensión del documento. • Control de cambios. Se utiliza fundamentalmente cuando se trabaja en red con un documento para comprobar qué cambios van realizando otros usuarios. • Macros. Una macro es un conjunto de acciones que se pueden grabar para reproducir más adelante. Por ejemplo, podemos grabar una macro en la que se defina el contenido de los encabezados y el pie de página, un tipo de letra y un color, y cuando iniciemos un documento nuevo ejecutarla para aplicar todo esto. Básicamente una macro funciona como una grabadora, almacena las operaciones que realizamos en el mismo orden en el que se realizan, se le asigna un nombre y cuando se reproduce se repiten todas y cada una de las acciones almacenadas en la secuencia en la que se grabaron. Para iniciar la grabación de una macro, se accede a través del menú Herramientas → Macro → Grabar nueva macro.

Figura 13.50. Los macros de Word

Asignaremos un nombre a la macro y especificamos si queremos asignar un botón en la barra de herramientas. Al aceptar, comenzará la grabación de la macro, mostrándose una barra de macros, y cambiando el cursor del ratón.

Figura 13.51. Listado de Marcos

Para reproducir una macro, se accede al menú Herramientas → Macros en el que aparecerá un listado de las macros disponibles. También es posible crear macros escribiendo código, dado que las macros son programas. Para crear este tipo de macros es imprescindible conocer el lenguaje de programación Visual Basic. Imprimir en Word

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se seleccionará la impresora que vamos a utilizar, y para indicar el número de copias que queremos realizar y si deseamos imprimir todo el documento o sólo algunas páginas. • Impresión de páginas sueltas. Indicaremos sus respectivos números separados por comas. • Impresión de páginas sucesivas. Indicaremos el primer y el último número de dicho bloque de páginas separado por un guion.

Como es lógico, buena parte de los documentos que escribimos se imprimen para presentarlos o para revisarlos. Es importante que la impresora se configure para el ordenador y su sistema operativo. Una opción muy importante que poseen los procesadores de texto es la de poder visualizar cómo va a quedar el documento sobre el papel antes de imprimirlo. De esta forma, si hay alguna cosa que no nos guste, se puede modificar antes de enviar la información a la impresora. Para ver el aspecto que tendrá (Vista Preliminar), hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas estándar o utilizaremos la opción del menú Archivo → Vista preliminar.

Figura 13.53. Imprimir en Word

Las tablas Aparecerá en la pantalla la hoja sobre la que se va a imprimir y el texto tal y como quedará escrito sobre el papel. La vista preliminar proporciona una barra de herramientas que permite modificar la forma de visualización del documento.

En ocasiones interesa colocar el texto dentro de una estructura cuadriculada formada por diferentes casillas (celdas) llamada tabla. Para insertar una tabla, elegiremos la opción del menú Tabla → Insertar tabla.

Figura 13.52. Vista preliminar

Figura 13.54. Insertar tabla

Para imprimir el documento, se elegirá la opción del menú Archivo → Imprimir, o haremos clic sobre el botón

Aparece un cuadro de diálogo en el que indicamos el número de columnas y el número de filas que tendrá la tabla que vamos a crear. También podemos indicar el ancho de las columnas, aunque si dejamos la opción Automático que aparece por defecto, el procesador de textos dividirá el ancho

de la barra de herramientas estándar. También se puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + P.

MANUAL CTO OPOSICIONES DE ENFERMERÍA de nuestra página entre el número de columnas que hemos elegido y calculará el ancho que debe tener cada columna. Como hemos comentado antes, cada una de las casillas de la tabla se denomina celda. Cada celda es independiente de las demás, es decir, puede tener formatos diferentes del resto de las celdas de la tabla (diferente tipo de letra, tamaño, estilo, etc.). Para rellenar una tabla, basta con situarnos en una celda y teclear el texto que deseemos. Para pasar a la siguiente celda se puede utilizar la tecla del tabulador (Tab), los cursores o simplemente hacer un clic con el ratón. Para aplicar simultáneamente un formato a un conjunto de celdas, se han de seleccionar previamente. La forma de elegir partes de la tabla o la tabla en sí son las siguientes: • Seleccionar una fila. Situarse con el cursor en una celda de esa fila y elegir la opción del menú Tabla → Seleccionar fila. También hacer clic con el ratón colocando el cursor justo en la parte izquierda de la fila que queramos seleccionar. • Seleccionar una columna. Situarse con el cursor en una celda de esa columna y elegir la opción del menú Tabla → Seleccionar columna. También podemos hacer clic con el ratón poniéndonos el cursor justo en la parte superior de la columna que se quiera seleccionar. • Seleccionar toda la tabla. Situarse con el cursor en cualquier celda de esa tabla y elegir la opción del menú Tabla → Seleccionar tabla. También podemos hacer clic sobre el símbolo que aparece en la parte superior izquierda de la tabla.

Figura 13.55. Autoformato de tablas

Podemos cambiar el aspecto de una tabla de forma automática o de forma manual. Word proporciona un conjunto de formatos predefinidos de tablas llamados autoformatos, que permiten cambiar la apariencia de nuestras tablas de forma sencilla. Para utilizar los autoformatos basta con seleccionar la tabla y elegir la opción del menú Tabla → Autoformatos de tablas. Aparece un cuadro de diálogo en el que se muestras diferentes modelos, elegimos uno y hacemos clic en Aceptar. En ocasiones, los datos de una tabla deben aparecer ordenados. Para realizar esta operación, situamos el punto de inserción en cualquiera de las celdas de la tabla y elegimos la opción del menú Tabla → Ordenar. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se indicará si la tabla tiene encabezado o no. El encabezado es el título que lleva cada columna. Una vez seleccionada la columna por la vamos a establecer el orden, automáticamente aparece el tipo de ordenación: texto, numérico y fecha. Debemos seleccionar también si la ordenación va a ser de tipo ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Los gráficos También podemos incluir en nuestro documento elementos gráficos para lograr un mayor impacto visual. Se pueden elaborar las imágenes y los gráficos con las propias herramientas del procesador de textos, o bien insertarlos desde archivos almacenados en el ordenador. Entre las opciones más frecuentes se encuentran: • Inserción de autoformas. Las autoformas son un conjunto de líneas, formas, flechas, diagramas, etc., que proporciona Word para mejorar el aspecto de nuestros documentos. Para insertar una autoforma, podemos utilizar la opción del menú Insertar → Imagen → Autoformas o el botón Autoformas de la barra de herramientas de dibujo.

Figura 13.56. Autoformas

Al hacer clic en Autoformas, aparece un listado con las categorías disponibles: líneas, formas básicas, flechas de bloque, diagramas de flujo, cintas y estrellas y llamadas. Cada categoría se compone de diferentes objetos o dibujos que podemos insertar en nuestro documento. • Inserción de WordArt. Word incluye la herramienta WordArt que permite insertar en el documento un rótulo o texto artístico. Para insertar un rótulo podemos utilizar la opción Insertar → Imagen → WordArt o hacer clic en el

ricos, facilitando la posibilidad de efectuar desde sencillas operaciones matemáticas hasta complejas funciones.

botón de la barra de dibujo. • Inserción de ClipArts. Los ClipArts son imágenes creadas con otros programas que podemos utilizar en nuestros documentos. Microsoft Office incluye en la Galería de imágenes de Microsoft un conjunto de imágenes clasificadas por categorías. Para insertar una imagen ClipArt en un documento elegiremos la opción del menú Insertar → Imagen → Imágenes prediseñadas. • Inserción de gráficos o dibujos. Word permite insertar en los documentos dibujos y gráficos que han sido creados con otros programas, capturados por medio de un escáner, fotografías realizadas con cámaras digitales o archivos gráficos de Internet. Para insertar una imagen almacenada en un archivo, debemos elegir la opción del menú Insertar → Imagen → Desde archivo. • Inserción de diagramas. Word cuenta con una herramienta para construir diagramas y organigramas en un documento, con el fin de poder mostrar de forma gráfica información jerarquizada o para animar documentos. Para insertar un diagrama, haremos clic en el menú Insertar → Diagrama… se desplegará un cuadro de diálogo con seis tipos de diagrama. Elegimos uno de ellos y seguimos los pasos que se indican.

Facilita también la realización de simulaciones numéricas con el uso apropiado de las funciones que contiene, permitiendo además presentar gráficos aclaratorios.

Permite introducir datos de manera muy sencilla y realizar aquello que más nos interesa, sin olvidar la facilidad para corregir errores. Además proporciona la posibilidad de presentar los trabajos de manera vistosa, por ello, conviene prestar atención a los formatos y sus combinaciones.

Por tanto, Excel es un programa eminentemente matemático, de fácil manejo, que no descuida el aspecto de los trabajos que de su uso se derivan. La extensión que tienen los ficheros de Excel es .XLS. La ventana de Excel Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizarla el primer paso será ejecutarla. Para ello existen varias maneras: 1. Clic sobre Inicio → Programas → Microsoft Excel. 2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer doble clic sobre dicho icono. 3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, hacer clic sobre él. Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla principal, sobre la que sitúan todos los elementos necesarios para trabajar con Excel. Existen cinco elementos que tienen las mismas características que los descritos en Word: • Barra de título. • Barra de menús. • Barra de herramientas. • Barras de desplazamiento. • Barra de estado. Barra de Estándar

Barra de Formato Barra de Fórmula

Figura 13.58. Galería de diagramas Figura 13.59. Barras de herramientas de Excel

13.5.2. Excel Excel es un programa integrado en el paquete Office para Windows, que permite trabajar con elementos numé-

A continuación describimos los elementos que son propios de Excel: • Barra de fórmulas. Se utiliza para introducir información en la celda seleccionada, también permite modificar el contenido de una celda. En la parte izquierda de la barra

Barra del menú

Barra del título

Barras de herramientas

Denominación de las filas y columnas

Barras de navegación por el documento

Hojas del documento

Panel de tareas

Figura 13.57. La ventana de Excel

•

de fórmulas, aparece un elemento desplegable que nos indica la celda que tenemos seleccionada, llamado cuadro de nombres. Columnas. En esta zona aparece las letras que identifica a cada columna (espacios verticales de la hoja de cálculo). La columna en la que se encuentra la celda activa aparece destacada. Filas. Aparece la numeración de las filas (espacios horizontales de la hoja de cálculo). La fila en la que se encuentra la celda activa aparece destacada. Celdas. Representa la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila (por ejemplo A1). Hojas de trabajo. En esta parte de la ventana aparecen las hojas que contiene el libro, y desplazándonos con el ratón sobre ellas, al hacer clic, pasaremos a la hoja que seleccionemos. El nombre de las hojas puede ser modificado y también el número de hojas de nuestro libro. Por defecto, aparecen tres hojas al comenzar un libro nuevo. Controlador de relleno. Pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el ratón al controlador de relleno, el puntero toma la forma de una cruz

negra fina y pequeña. Es muy útil para copiar fórmulas y rellenar datos de una planilla. Control de relleno

Figura 13.60. Control de relleno

Otros conceptos importantes dentro de Excel son: • Libro. No es otra cosa que un archivo en el que se introducen los datos. Un libro de Excel está compuesto por varias hojas de cálculo, desde 1 a 255 hojas. LIBRO HOJA COLUMNA FILA CELDA

Figura 13.61. Estructura de Excel

• Rango de celdas. Cuando se selecciona más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5. Significa que afectamos a un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5 afectamos sólo a 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”.

rencia de las demás celdas ya que el borde de la misma es de mayor grosor

Celda activa

El desplazamiento por la ventana de excel A continuación, vemos las formas de desplazamiento en Excel con el teclado: • Cursor izquierdo. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la izquierda • Cursor derecho. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la derecha • Cursor arriba. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra encima • Cursor abajo. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra debajo • Ctrl + izquierda. Se pasa de la celda activa a la primera de la fila (A) • Ctrl + derecha. Se pasa de la celda activa a la última de la fila (IV) • Ctrl + arriba. Se pasa de la celda activa a la primera de la columna (1) • Ctrl + abajo. Se pasa de la celda activa a la última de la columna (65536) • Inicio. Se pasa de la celda activa a la primera celda de la fila (A) • Fin. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la última celda de la fila • Ctrl + Inicio. Se sitúa la celda activa en la primera de la hoja (A1) • RePág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana hacia arriba • AvPág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana hacia abajo • Ctrl + RePág. Pasa a la hoja anterior • Ctrl + AvPág. Pasa a la hoja siguiente

Figura 13.62. Ejemplo de una celda activa

Una vez introducidos, se pulsará la tecla Intro o Tabulador, y en ese momento el contenido de la celda quedará grabado. Si se pretende modificar datos antes de ser grabados o validados, se puede realizar de distintas formas: • Pulsando la tecla ESC del teclado de la barra de fórmulas • Pulsando el icono Formatos en Excel Dar formato a las celdas es de las operaciones que permite más cambios visuales en un documento, para ello existen muchas posibilidades según el tipo de dato, el estilo, el color, tamaño, etc. Así, seleccionando el menú Formato → Celda, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Introducción de datos en Excel Los distintos tipos de datos que admite el programa Excel representan valores constantes o fórmulas. Los valores constantes son aquellos que se introducen directamente en la celda y pueden ser texto, número, fecha y hora. Para introducir los datos lo primero es seleccionar la celda en la cual se desee estén contenidos. Para ello, se puede realizar de dos formas: • Haciendo clic sobre la celda que se desee activar • Mediante las flechas de teclado, la celda activa se dife-

Figura 13.63. Formato de celdas

Veamos cada una de estas fichas: • Números. Si se selecciona la solapa “números” se obtendrá una imagen como la anterior en la que se encuentran las palabras: - Categoría - Muestra En la primera se selecciona sobre un extenso listado de formatos según se desee dar a la celda. Al pinchar sobre cada una de ellas, el propio cuadro de diálogo muestra una pequeña descripción de la misma. • Alineación. Se refiere a las diferentes posibilidades que un valor (numérico, texto, etc.) puede tener en una celda. Existen las siguientes posibilidades de Alineación texto: - Horizontal. Al desplegar esta ventana se puede elegir qué aspecto se quiere dar al contenido de la celda o las celdas seleccionadas; si centrado, a la derecha, justificado, etc. - Vertical. Permite elegir si en la celda se desea el texto en la parte superior, inferior, centrada... - La orientación permite colocarlos en diferentes posiciones, indicando el número de grados en que se mostrará el texto.

Cuando se refiere al tamaño se despliega una amplia gama de posibilidades, desde tamaño 8 en adelante. En cuanto al Color existe una amplia gama de colores en las que se puede escribir el contenido de la celda.

Figura 13.65. Fuente de las celdas

• Bordes. Se encuentran todas las posibilidades referidas al aspecto de las líneas que componen el perímetro de las celdas seleccionadas. Si se eligen las opciones preestablecidas tendremos: - Ninguno. La celda no tendrá ningún contorno. - Contorno. Sólo marca el perímetro de las celdas seleccionadas. - Interior. Sólo genera borde entre las celdas seleccionadas.

Figura 13.64. Formato de celdas

• Fuente. Ofrece distintas posibilidades para cambiar el aspecto del dato ya sea en tamaño, color, estilo, tipo de fuente, etc. Así, en Fuente se puede elegir entre una gran cantidad de tipos de letra cuya transformación se puede ir observando en vista previa. En Estilo, podemos seleccionar si el contenido de la celda debe estar en cursiva, en negrita, subrayado o en ambas.

Figura 13.66. Bordes de las celdas.

En la opción Borde se marcan sólo aquellas líneas del perímetro que interese (arriba, abajo, derecha, izquierda). Para dar Estilo a las líneas, se deben tener las celdas seleccionadas previamente. Éstas pueden variar desde una línea de puntos hasta una doble línea, o desde una línea muy fina a otra muy gruesa. Con Color se puede proporcionar un color a los bordes y tipos de línea seleccionados previamente. • Tramas. Con esta opción se modifica el fondo de la celda.

Figura 13.69. Fórmulas

Operaciones de cálculo en Excel Para Excel, una fórmula es una ecuación que permite realizar cálculos con los valores que tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que se realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar en una fórmula los distintos valores que se utilizan en un cálculo, tenemos que usar operadores.

• • • • Figura 13.67. Sombreado de las celdas

Tipos de datos en Excel Los distintos datos que se pueden introducir en una celda, se clasifican en dos tipos de valores: Valores constantes o Fórmulas: • Valores constantes: son los constituidos por números, textos, fechas u horas.

Los operadores básicos de Excel son: + SUMA. - RESTA. * MULTIPLICACIÓN. / DIVISIÓN.

En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será siempre 7. En cambio, si en la fórmula se utilizan referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modificará automáticamente cada vez que se cambien alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y, de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.

Figura 13.68. Valores constantes

• Fórmulas: expresiones matemáticas que se introducen en una celda y que relacionan valores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado, por ejemplo, sumar los valores de distintas celdas.

Figura 13.70. Ejemplos de funciones

Cálculos combinados Cuando en una misma fórmula se realizan diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemático de separación en términos. Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de los paréntesis. • Orden de prioridad: el orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es: - Cálculos entre paréntesis. - Negación. - Porcentaje. - Potencia. - Multiplicación y división. - Suma y resta.

que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. Por ejemplo, como se describe seguidamente:

=A1*B1 =A2*B2

Figura 13.72. Ejemplo de referencia relativa

Una referencia absoluta de celda en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, a continuación: RESIDUO

Operaciones de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores que se describen a continuación. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico, bien verdadero o bien falso. Operador de

Significado

Ejemplo

Igual a

A1=b1

Mayor que

A1>b1

Menor que

A1<b1

Mayor o igual que

A1>=b1

Menor o igual que

A1<=b1

Distinto de

A1<>b1

comparación

Figura 13.71. Operadores de comparación

Referencias relativas y absolutas Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. Se refiere, por tanto, a una celda o a un rango de celdas en una hoja de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos para el cálculo de la fórmula. Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda

Figura 13.73. Ejemplo de referencia absoluta

Para fijar las referencias absolutas se va a utilizar la tecla F4. Funciones en Excel En Excel, una función es una fórmula que utiliza palabras específicas (previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los procesos de cálculo. Existen muchos tipos de funciones en Excel, para resolver distintos tipos de cálculos, pero todas tienen la misma estructura:

= SUMA(A2:A6) ARGUMENTO SIEMPRE DEBE COMENZAR CON EL SIGNO =

NOMBRE DE LA FUNCIÓN

Figura 13.74. Formato de las funciones de Excel

El argumento de una función es el ámbito de aplicación de la misma. Puede ser un rango de celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de función y situación de aplicación.

Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com). 264

Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com). Changed with the DEMO VERSION of CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).

Excel clasifica a las funciones por categorías: Fecha, Matemáticas, Estadísticas, Lógicas, Financieras, etc. Otra manera de insertar una función es utilizar el menú Herramientas, la opción insertar función, haciendo clic sobre ella aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

• =CONTARA (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos alfanuméricos (letras, símbolos, números, cualquier tipo de carácter). Dicho de otra manera, se utiliza para conocer la cantidad de celdas que no están vacías. • =CONTAR.BLANCO (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad de celdas “en blanco”. Es decir, la cantidad de celdas vacías. • =CONTAR.SI (A1:A20; “> 7”). Se utiliza para contar la cantidad de celdas que cumplen con una determinada condición. Es decir, si se cumple la condición especificada en el argumento, cuenta la cantidad de celdas excluyendo las que no cumplen con esa condición. Crear e insertar gráficos en Excel

Figura 13.75. Insertar una función en Excel

El primer paso para crear un gráfico es partir de una tabla; ésta debe contener los datos que el gráfico debe mostrar, cuando la tabla está creada se procederá de la siguiente manera: • Seleccionamos toda la tabla, incluyendo las filas de títulos. • En el menú Insertar, seleccionamos la opción Gráfico, entonces se mostrará una ventana como la siguiente:

En este cuadro de diálogo podremos seleccionar cualquier función que utilicemos, se encuentran ordenadas por categorías, en la parte izquierda aparecen todas las categorías, incluyendo una que contiene las usadas recientemente y otra en la que aparecerán todas las funciones, dentro de la ayuda de Excel podremos obtener información acerca del manejo de todas las funciones que tenemos a nuestra disposición. Tras seleccionar la función aparecerá otro cuadro de diálogo, en el cual podremos seleccionar el rango que contiene los datos sobre los que queremos aplicar la función. Ésta se insertará sobre la celda activa en el momento de ejecutar la opción del menú. Si modificamos los datos que se utilizan para la fórmula, la fórmula se actualizará automáticamente, de forma que el resultado depende de los valores que insertemos, en caso de que el tamaño de la celda no permita mostrar el resultado de la fórmula, en esa celda aparecerá “#########”; en este caso debemos ampliar el tamaño de la celda para que la fórmula se visualice por completo. Funciones para contar datos En Excel encontramos un grupo de funciones que se utilizan para contar datos, es decir, la cantidad de celdas que contienen determinados tipos de datos. Estas funciones son: • =CONTAR (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos numéricos.

Figura 13.76. Asistente para gráficos. Paso 1

En este cuadro de diálogo seleccionaremos el Tipo de gráfico entre los disponibles. Las posibilidades son bastante amplias, pues existen gráficos de casi todos los tipos, columnas, barras, líneas, circulares, etc. Tras seleccionar uno de estos tipos, en la parte derecha de la ventana podremos seleccionar con más precisión el tipo de gráfico que crearemos dentro de ese grupo. Para este ejemplo, seleccionamos un grafico de columnas. Tras finalizar la elección del tipo de gráfico se debe hacer clic en siguiente.

Una vez terminado, preguntará dónde queremos insertar el gráfico. En caso de querer insertarlo dentro de un recuadro en la hoja sobre la que trabajamos, seleccionaremos como Objeto en, y en el desplegable, la hoja en la que deseamos que aparezca. Si lo que queremos es crear una hoja nueva que contenga el gráfico, seleccionaremos en una hoja nueva; de esta manera, el gráfico ocupará una hoja completa que tendrá el tamaño que esté definido en la impresora. Imprimir en Excel

Figura 13.77. Asistente para gráficos. Paso 2

Éste es el segundo cuadro de diálogo de gráficos, en él se puede seleccionar el rango de datos sobre el que se hará el gráfico; en este caso, el rango lo hemos seleccionado previamente, pero si se comete algún error, seleccionaremos de nuevo la tabla haciendo clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Rango de datos.

En Excel existen varias técnicas de impresión, todas ellas se pueden utilizar desde el menú Archivo → Imprimir (Ctrl +P): • Se puede seleccionar un rango de celdas que será el mismo área de impresión. • Se puede imprimir la hoja directamente. Lo más habitual es seleccionar un rango que se definirá como Área de impresión, para, posteriormente, imprimirlo.

En la parte superior de este cuadro aparece una presentación preliminar, con el aspecto que tendrá nuestro gráfico una vez finalizado, y para continuar haremos clic en Siguiente. En caso de que el gráfico que se muestre alcance nuestras expectativas, podemos hacer clic en Terminar, con lo que saltaremos directamente al último paso. En este cuadro de diálogo podemos asignar un título a nuestro gráfico, modificar los valores de los ejes, crear líneas de división (con lo que el gráfico resultará más preciso), modificar la posición de la leyenda (dado que el propio Excel genera una leyenda con las series de datos que le proporcionemos), modificar los rótulos de cada serie, e incluso añadir al gráfico la tabla con los datos del mismo.

Figura 13.79. Configuración de la página en Excel.

Para realizar esta acción, iremos al menú Archivo → Imprimir → Configurar página, iremos a la ficha Hoja y haremos clic sobre el botón de la derecha del cuadro de texto denominado Área de impresión. Tras esto, se mostrará la tabla sobre la que seleccionaremos el área a imprimir. Dentro de Configurar página, también podemos asignar un encabezado y un pie a nuestra página. Por supuesto, también podremos definir los márgenes y configurar el tamaño que tendrá la hoja.

13.5.3. Microsoft Access

Figura 13.78. Asistente para gráficos. Paso 3

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos, desarrollado por Microsoft y perteneciente a la suite

Office, dirigido al usuario doméstico y a la pequeña y mediana empresa.

CAMPO

RUIZ SANCHEZ AZUCENA

Un sistema de gestión de bases de datos es un software específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Una base de datos conlleva un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada; es decir, la guía telefónica es una base datos, la única diferencia entre ésta y aquellas con las que vamos a trabajar es el soporte donde se ubica, papel en vez de digital. (Tabla)

74618546

PALMA DE MALLORCA

NOMBRE

DNI

PROVINCIA

GUTIERREZ VALERO VICTORIA

7438738

TOLEDO

JULVE VALERO MARIA PILAR

8956236

PALMA DE MALLORCA

ROMERALES SANCHEZ DOMINGO

3256874

OVIEDO

RUIZ SANCHEZ AZUCENA

2639893

PALMA DE MALLORCA

SANCHEZ BALON JESUS

8456872

SANTANDER

SANCHEZ LORENZO MARIA

2566983

OVIEDO

SANCHEZ VALERO ANDRES

1238456

OVIEDO

VALERO SANCHEZ ANTONIO

4022011

TOLEDO

SANCHEZ VALERO ANDRES

1238456

OVIEDO

SANCHEZ LORENZO MARIA

2566983

OVIEDO

ROMERALES SANCHEZ DOMINGO

3256874

OVIEDO

REGISTRO

TABLA

CONSULTA

Figura 13.81. Objetos de Access: Campo, Registro, Tabla y Consulta

(Fichero tradicional)

(Clientes) (Base de Datos)

Figura 13.80. Comparación entre fichero tradicional y base de datos

• Formularios. Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etcétera). El formulario en sí no almacena información, sólo permite acceder a los datos que se guardan en una tabla. • Informes. El informe es resultado de una consulta pero formateado para poder imprimirlo (generalmente en una hoja A4). Se le puede añadir encabezado, pie de página y texto libre. Se suele emplear para imprimir listados.

Existen dos modos principales de trabajar con una base de datos, el primero en modo Diseño y el segundo la Administración. Por supuesto, el diseño es muy importante y es anterior a la administración que, constaría de la introducción y modificación de datos en una base. Objetos de Access Dentro de una base de datos existe una serie de partes imprescindibles para el trabajo con dicha aplicación. • Campos: espacio reservado para almacenar un dato (DNI, nombre, teléfono, etc.). Existen diferentes tipos de datos para definir a un campo. • Registros: conjunto de campos, es decir, cada una de las filas de una tabla. • Tablas: las tablas son el objeto más importante, se utilizan para guardar información. Cada tabla se compone de campos y registros. • Consultas: conjunto de datos filtrados de una tabla que componen otra tabla. Por ejemplo, todos los registros cuya provincia sea Madrid.

Figura 13.82. Objetos de Access: Formulario e Informe

• Fichero. Es el contenedor de todo lo anterior, toda esta información se almacena en un archivo con una extensión característica; en este caso, MDB. Acciones básicas en Access: tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos Iniciar un trabajo en Access y empezar a trabajar con una base de datos es muy sencillo: hacer clic en el menú inicio, señalar en el menú Todos los programas, submenú Microsoft Office y por último clic en Microsoft Access.

Figura 13.83. Ventana de Access Figura 13.85. Creación de una tabla

En la barra de la derecha seleccionamos en Base de datos en blanco. Access nos pedirá la ubicación donde el archivo de la base de datos se almacenará. Las fichas que aparecen al iniciar una base de datos en blanco son las siguientes: • Tablas. • Consultas. • Formularios. • Informes. • Páginas. • Macros. • Módulos. A. Las tablas Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información. En una tabla nos encontramos con registros y campos. Un campo es la descripción de nuestros registros. Listín telefónico Nombre

Dirección

Fernández Ortiz, Registro Manuel

Teléfono

Escorial, 5

915855544

González Sánchez, Juan

Desengaño, 21

985447876

Rodríguez Gonzalez

Malasaña, 3

915877744

TABLA

Campo

Figura 13.84. Diferente entre campo y registro

Se puede ver cómo la información referida a una persona, “un dato”, aparece en una fila de la tabla, a esto es a lo que se denomina registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina campo, y al conjunto formado por todos los registros, se le denomina tabla.

Para crear una tabla tenemos varias opciones, pero primeramente debemos pulsar sobre el botón Nuevo. Tenemos tres opciones a elegir que son las siguientes: • Crear una tabla en vista Diseño. Permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla. • Crear una tabla utilizando el asistente. El asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente. • Crear una tabla introduciendo datos. Crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo1, Campo2… Sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. En la ventana de diseño de tabla se definen los distintos campos que van a componer la estructura de la tabla. La parte superior está compuesta por tres columnas: • Nombre del campo. En esta columna se escribe el nombre del campo que va a tener. • Tipo de dato. Determina la naturaleza del contenido que se introducirá posteriormente en el campo. Existen los siguientes tipos de datos: - Texto. Cualquier carácter de texto, número o signo de puntuación. Máximo de 255 caracteres. - Memo. Igual que el texto pero admite hasta 32.000 caracteres. - Numérico. Cualquier cifra con la que se vayan a realizar cálculos matemáticos. - Fecha/Hora. Admite valores fecha y hora desde 100 hasta 9.999 años. - Moneda. Se usa para valores monetarios. - Autonumérico. Inserta un número que Access aumenta progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro en la tabla. Los campos autonuméricos no se pueden actualizar. - Sí / No. Admite sólo los valores Sí o No (verdadero o falso). Internamente lleva valores numéricos: No se corresponde con 0 y Sí se corresponde con -1 (menos 1).

- Objeto OLE. Contiene datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para las fichas de los empleados se introducirá en un campo de este tipo la foto del empleado. Se asociará al campo un archivo .jpg únicamente.

Figura 13.87. Propiedades de los campos

Figura 13.86. Vista diseño de una tabla.

• Descripción. Es opcional. Se puede incluir una observación con respecto al campo. En la parte inferior se especifican las Propiedades de los campos que se han definido más arriba. Dependiendo del tipo de datos que se haya definido para el campo las propiedades podrán contener distintos parámetros: 1. Tamaño del campo. Es la longitud máxima del campo en los textos (255). En el tipo Byte, cifras del 0 al 255. En el tipo Entero cifras desde -32768 hasta 32768. En los tipos Entero largo, Simple y Doble se consigue mucha más precisión. 2. Formato. Permite establecer la forma en que se verán los datos introducidos en un campo. Determina la presentación de números, fechas, textos y valores Sí/No en distintos formatos. Al acceder al cuadro de texto Formato aparecerá, a la derecha del mismo, un diminuto triángulo negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de formato, en función del tipo de dato contenido en el campo del que se dispone. El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado. En el campo se almacenan los valores sin formato. Se suele definir para campos numéricos y moneda el formato general. Para campos Fecha/hora se dispone de varias posibilidades: fecha general, fecha corta, etcétera.

3. Título. El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al diseñar Formularios o Informes. Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título el nombre del campo correspondiente. 4. Valor predeterminado. El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo al añadir un nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayoría de los registros que van a ser introducidos. Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de nuestros clientes son de Valencia, podríamos establecer como valor predeterminado Valencia. 5. Requerido. Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un dato en el campo. 6. Indexado. Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Si, por ejemplo, en un libro disponemos de un índice, se buscará más rápidamente un determinado concepto que si no se dispone de índice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones: a) No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice. b) Sí (con duplicados): crea un índice para el campo. a) Sí (sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo. Una vez diseñados cada uno de los campos, el siguiente paso será grabar la tabla. Seleccionamos la opción Archivo → Guardar y luego elegimos un nombre para la tabla. Si no se ha elegido clave principal para la tabla, aparecerá el mensaje “No hay clave principal definida” y Access dará opción a crear una automáticamente. • Máscaras de entrada. Access permite predeterminar máscaras de entrada, a modo de plantillas, para los campos del registro, de forma que al introducir la información, ya aparece el formato del campo. Esto puede resultar muy útil para fechas, teléfonos, etc. • Claves principales. Una clave principal es un elemento más de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo más sencillo y frecuente) o varios campos, que identifi-

can de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal nunca se repetirán a lo largo de la tabla. Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas: - Acelera las consultas. - Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. - Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.

Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma rápida a través de sus botones (esquina superior izquierda).

Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access. - Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son: › Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila. › Seleccionar la opción Clave principal del menú

• Relacionar tablas. Una base de datos relacional es aquella que permite relacionar varias tablas por un campo común, de forma que, al acceder a una tabla, se accede automáticamente al registro correspondiente en la tabla relacionada. Para establecer una relación necesitamos un requisito indispensable: que las tablas a relacionar tengan un campo en común, y éstos sean del mismo tipo de datos. Esta operación se suele realizar normalmente una vez definidas las tablas y antes de introducir registros en ellas, para que las reglas de relación empiecen a provocar su efecto. El diseño de una base de datos se plantea para que, en la medida de lo posible, no se repitan campos entre las distintas tablas, ya que después se podrán generar consultas o informes completos con todos los datos ya relacionados. - Desde la ventana de la base se selecciona la opción Editar → Relaciones, o pulsamos sobre el botón Relaciones.

Edición, o bien hacer clic sobre el botón , clave principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que se constituyen como clave principal.

Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado.

Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas. - Las operaciones con los datos se van a realizar en la visualización Vista Hoja de datos. La Vista Diseño se utilizará para establecer los campos y sus propiedades. -

• Visualizar una tabla. Existen dos posibilidades de visualizar una tabla, el modo Vista Diseño (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualización de información), que muestra los datos introducidos en la tabla estableciéndolos en filas y columnas, cada campo en una columna y cada registro en una fila.

Figura 13.89. Relacción de tablas

Figura 13.88. Vista Hoja de datos de una tabla

- En el cuadro Agregar Tabla, se agregarán todas las tablas de la base de datos que se van a relacionar.

- Cerramos el cuadro de diálogo de Agregar Tabla. - Para establecer la relación se debe pulsar sobre el campo que vinculará la relación en la primera tabla y arrastrarlo hasta el mismo campo de la segunda tabla. Por último queda citar los tres tipos de relaciones que pueden existir entre las tablas: - Relación de uno a muchos. Es la relación más usual, en ella cada registro de la primera tabla o tabla principal puede tener más de un registro relacionado en la segunda tabla o tabla relacionada. - Relación de muchos a muchos. Cada registro de la primera tabla o principal puede tener más de un registro relacionado en la segunda tabla, y cada registro de la segunda tabla puede tener más de un registro relacionado con la primera. - Relación de uno a uno. En esta relación, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro enlazado en la segunda tabla y viceversa. Se trata del tipo de relación menos frecuente.

Al crear una nueva consulta, Access nos muestra una ventana con la tabla o tablas sobre las cuales queremos realizar dicha consulta. La cuadrÍcula sobre la cual vamos a establecer los criterios de nuestras consultas se llama QBE (Query By Example, consulta según ejemplo).

Figura 13.91. Cuadrícula QBE para diseñar consultas

B. Las consultas en Access Las tareas básicas de gestión de una base de datos se realizan diseñando consultas para localizar, agrupar, organizar o editar datos contenidos en las tablas. Las consultas permiten seleccionar registros que cumplen una serie de condiciones para hacer una serie de modificaciones. • Opciones de Access para crear una consulta: - Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. - Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados. - Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo. - Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. - Asistentes para consultas destinados a buscar nocoincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.

Figura 13.90. Opciones para crear una nueva consulta

Las filas de la cuadrícula QBE que se encuentran por debajo de la fila Campo permiten: • Establecer un orden de clasificación. • Ocultar el campo si no queremos que aparezca en la consulta • Establecer los distintos criterios de selección. La fila Total, que permite usar cálculos de resumen, y la fila Tabla, que muestra el nombre de la tabla, sólo estarán visibles si se encuentran activadas las opciones Totales y Nombre de tabla en el menú Ver. Básicamente existen cinco tipos de consultas: • Consulta de selección. Es la más sencilla, se indican unos criterios para visualizar sólo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas que se asemeja a una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta. También se puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular las sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella. • Consultas de parámetros. Representa una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información. Por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo. • Consulta de tablas de referencias cruzadas. Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha información de una

forma muy clara. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos. • Consulta de acciones. Conlleva la manera de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: - Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas. - Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Se pueden cambiar los datos de las tablas existentes. - Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. - Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. • Consulta SQL. Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Se puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. C. Los formularios en Access Existen diversas formas de insertar información en una base de datos pero quizás la más flexible son los formularios. Un formulario implica, a menudo, el mejor diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se presentan los datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño, ya sea en la pantalla o en formato impreso.

troducido un valor incorrecto. Además, puede hacer que Access incluya datos automáticamente y presente los resultados de cálculos. Con un solo clic se puede cambiar desde el modo de presentación Formulario al modo de presentación Hoja de datos, que es una presentación tabular del mismo conjunto de registros. • A la hora de crear un formulario, tenemos dos posibilidades: - Crear un formulario en Vista Diseño. En ese caso diseñamos nosotros mismos las posibilidades de creación del formulario. Existen diferentes elementos dentro del Diseño del formulario: › La regla. Ayuda a colocar los controles en un determinado punto del formulario. › La cuadrícula. Facilita la inserción de los controles en determinados puntos del formulario. › El cuadro de herramientas. Contiene las etiquetas y controles que es necesario utilizar en el diseño del formulario. › Los controles. Son objetos gráficos que se incluyen en el formulario para mostrar los datos de una forma u otra, e incluso para mejorar la apariencia del mismo. Cualquier elemento que esté dentro de la cuadrícula puede ser considerado un control. Existen diferentes tipos de controles. a) Según su función pueden ser: etiquetas, cuadros de texto, casillas de verificación, cuadros de lista o botones de comando. b) Según su modo de creación pueden ser: • Dependientes. Control que toma el contenido de un campo de la tabla. • Independientes. Aquel que no se encuentra asociado a un campo. Pueden presentar un texto informativo, gráficos o imágenes procedentes de otras aplicaciones. • Control calculado. Aquel que presenta el resultado de una expresión en lugar de los datos almacenados. El valor es calculado cada vez que cambia algún dato en la expresión.

Regla

Controles Figura 13.92. Formulario en vista diseño

En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que puede elegir y usar colores para resaltar los datos importantes y presentar mensajes que le indiquen si ha in-

Etiquetas

Cuadro de texto

Figura 13.93. Elementos de un formulario

- Crear un formulario utilizando un Asistente. Se puede crear rápidamente un formulario básico que muestre todos los campos y los registros de una tabla o consulta, o también se puede crear un formulario personalizado que revele los datos de registros seleccionados con un formato determinado. Existen diferentes tipos de asistentes para crear formularios: › Columna simple. › Tabular. › Gráfico. › Principal/subformulario. › Formulario automático. Por último, comentar que se pueden agregar encabezados y pies de página y eliminarlos de un formulario y de las páginas impresas de un formulario. Los encabezados y pies de página aparecen en la parte superior e inferior de la ventana Formulario y al principio y al final de la impresión. D. Los informes en Access Un informe se crea para ofrecer una presentación personalizada de una determinada información. Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los datos y ordenarlos de la forma deseada. • Los tipos de informes más comunes son los siguientes: - Informe Tabular. Muestra los datos en filas o en columnas pero suele agruparlos por uno o más valores del campo, calcula y muestra subtotales. - Informe de Columnas. Muestra todos los campos en una sola columna, generalmente alineada a la izquierda de la página. - Etiquetas. Muestra los datos impresos como etiquetas de correo.

Clientes Título del informe

Nombre

Apellido

Existen diferentes elementos dentro del Diseño del Informe y que coinciden casi en su totalidad con los que se han visto en Vista Diseño del Formulario. - Crear un informe utilizando un Asistente. En este caso, el asistente guía en la creación de las diferentes partes del informe. Es más sencillo, pero el usuario tiene menos control en la creación del informe. • Las diferentes secciones que forman parte de un informe son las siguientes: - Encabezado del informe. Representa la zona donde aparece el título del informe. Se asigna en el último paso del asistente de creación de informes, como hemos visto anteriormente. - Encabezado de página. Aparece al inicio de la página. Si queremos incluir alguna etiqueta para que aparezca al principio de cada página, se ha de hacer en esta sección. - Si hemos definido una agrupación al crear el informe, el Encabezado de grupo contiene las etiquetas que van a aparecer al principio de cada grupo. - En la sección Detalle del informe aparecerán los datos de los registros. - El Pie de página incluye por lo general el número de página o el número de página en que nos encontramos de un total de páginas que tiene el documento. - El Pie del informe incluirá las etiquetas o controles en general que nos interesa que aparezcan en la última parte del informe. Por ejemplo, algún control calculado que represente un total o algo similar.

Secciones de un informe

Etiquetas de Campos y campos

Teléfono Figura 13.95. Secciones de un informe

E. Las macros en Access Cuadro de Herramientas

Figura 13.94. Elementos de un informe

• A la hora de crear un informe disponemos de dos posibilidades: - Crear un informe en Vista Diseño. En ese caso diseñamos las posibilidades de creación del informe.

Ejecuta una acción o varias a la vez, que producen como consecuencia la automatización de tareas comunes. Se puede automatizar cualquier función de Access para ser iniciada con el teclado o con el ratón, abrir una tabla, consulta informe o formulario, etc. Estas acciones se pueden realizar de manera individual o encadenarse unas a otras añadiéndolas en celdas seguidas.

Para crear una macro, se hace clic en la pestaña de la ficha Macros y se presiona sobre el botón Nuevo.

programación se realiza mediante los denominados módulos. Los módulos se asocian directamente a objetos tales como formularios o informes, y éstos se crean y se asignan a los eventos más comunes de los objetos mencionados. También se pueden crear módulos independientes que estarán visibles en la venta de base de datos en la ficha Módulos. Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.

Figura 13.96. Las macros en Access

En esta imagen encontramos dos secciones o áreas: Acción y Comentario. En Acción se encuentran todas las posibles ejecuciones de macros que tiene Access y en Comentario añadiremos una pequeña descripción de la acción (esta parte es optativa). F. Los módulos en Access Access permite realizar una programación basada en el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y esta

BIBLIOGRAFÍA • Foro de formación. Excel y Access. Nivel Básico. 2011. • Foro de formación. Word. Nivel Básico. 2009. • La enciclopedia del estudiante. Aplicaciones informáticas. 2005. Santillana. • Pinillos Martín J,. Pinillos Rubio J.M. Auxiliares de la Función Administrativa. 1996. Foro de formación. • Redal EJ. Tecnologías. Nivel básico. 2007. Santillana.