UNIVERSIDADES
FACTURA ELECTRÓNICA
La academia debe capacitar a sus alumnos en el uso de tecnologías relacionadas con la administración: UP. p13
una edición especial de
miércoles 5 de diciembre del 2012
comprobantes fiscales digitales
Una palanca al crecimiento El 2013 llegará sin prórroga para quienes no han adoptado un esquema de facturación electrónica. Conoce los modelos que dan solución a las necesidades fiscales de tu negocio. p8
foto arte: juan ramón márquez
Lo mejor de la red
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Fotogalería Recapitula los mejores momentos del Foro Factura Electrónica y conoce qué autoridades fiscales y especialistas compartieron con el auditorio sus conocimientos. p14
Si te lo perdiste Consulta las noticias, videos, entrevistas, casos de éxito y toma la decisión. No dejes que el fin de año te alcance, ¡factura digitalmente! elempresario.mx/foro-factura-electronica
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índice
Centro de soluciones Valida tus comprobantes fiscales digitales (CFD) y los digitales por Internet (CFDI); selecciona correctamente a un PAC y obtén tu Código de Barras Bidimensional gratis. p4
Actualiza tus esquemas El SAT permite a los contribuyentes emitir facturas en dos esquemas durante su migración (CFD y CFDI), averigua cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa. p5
Validación de facturas José Luis Reyes y Jesús García, de Resguardo Digital, explican cuáles son los elementos que el contribuyente debe tomar en
cuenta para verificar la validez de sus comprobantes fiscales electrónicos.
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Casos de éxito SEVASA y La Dueña son dos medianas empresas que nos cuentan cómo han hecho más eficientes sus procesos desde que adquirieron un sistema de validación de comprobantes fiscales y de facturación digital, respectivamente. p10
Opinión El Colegio de Contadores Públicos de México y la Unitec detallan los aspectos a considerar antes de migrar al sistema de facturación digital y contemplan, entre las prioridades de iniciar un negocio, emitir factura electrónica. p15
recomendamos JOrge nacer gobera
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Facturación electrónica Contribuyente, accede a datos confiables para la emisión de facturas digitales Luego de que el Congreso de la Unión aprobara la reforma fiscal que puso en vigor a partir del 1 de enero del 2011 y que hace obligatoria, a los contribuyentes, la expedición de comprobantes electrónicos, se han efectuado diversas modificaciones que para el ejercicio fiscal del 2012 han construido una atmósfera de confusión y dudas, cuyo principal contenido obedece a las opciones que aquéllos tienen para mantener la emisión de otro tipo de comprobantes como CFD y CBB, y los plazos que algunos de ellos, por el nivel de facturación que reportan, deben
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atender para mudar su información a un sistema de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Y es que, por ejemplo, para el ejercicio fiscal de este 2012, se introdujeron al Código Fiscal de la Federación (CFF) nuevas disposiciones ya consideradas en la Resolución Miscelánea para 2011, pero excluyeron otras del CFF hasta la publicación de la resolución de este 2012. Ante este escenario, resulta puntual que los contribuyentes se aprovisionen de información confiable, que les permita conocer con nitidez el panorama de la evolución a un sistema de facturación electrónica, para que esa tarea sea asequible a personas físicas y morales, advierten José Pérez Chávez y Raymundo Fol Olguín.
Autores: Pérez Chávez y Raymundo Fol Olguín Editorial: Tax Editores Año: 2012 País: México Precio aproximado: 379 pesos
centro de soluciones evita fraudes
facturas en papel
Revisa y valida tus facturas Alrededor de 50% de los comprobantes recibidos por una empresa no cuenta con los requisitos establecidos por el SAT Fabiola Naranjo fnaranjo@elempresario.mx En México se emiten alrededor de 150 millones de facturas de manera mensual, cada una de las cuales debe ser validada por su receptor, de acuerdo con el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación y la Resolución Miscelánea Fiscal para el 2012. Y es que a pesar de que las facturas electrónicas emitidas ya han sido previamente revisadas y autorizadas por alguno de los 58 Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) al ser timbradas, un estudio realizado por la empresa Indicium Solutions muestra que aproximadamente 50% de los comprobantes digitales que recibe una compañía de forma mensual no cumplen con la estructura establecida por el Servicio de Admi-
nistración Tributaria (SAT) para ser deducible. Por ello, una vez que hayas recibido una factura digital debes verificar que el número de folio del comprobante que tienes está autorizado a quien te emitió la factura y si los sellos digitales están registrados y tienen vigencia ante el SAT. “Hacerlo a través de la herramienta de verificación gratuita que tiene el SAT en su portal es sencillo si se es representante de un micro o pequeño negocio, pues es una herramienta 100% manual”, comentó José Luis Morales, director general de Control 2000, empresa especializada en el desarrollo de software fiscal. Por eso, si eres dueño de un micro, pequeño o mediano negocio y estás interesado en validar tus facturas de manera gratuita, aquí te explicamos cómo validarlas a través del sistema del SAT, sólo necesitas tener a la mano el RFC del emisor, la fecha de emisión de la factura y el número de aprobación de la misma.
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Para conocer cómo validar CFDI, consulta: elempresario.mx
Obtén tu CBB gratis De tu interés… En el caso de CFD Ingresa a la aplicación del SAT de verificación: https://tramitesdigitales.sat. gob.mx/Sicofi.ValidacionCFD/ Default.aspx Ingresar los datos de la imagen que te aparezca en la pantalla. Ingresa el RFC del emisor, la serie de la factura recibida, folio del comprobante y número de aprobación (la serie no es un campo obligatorio). Se desplegará una pantalla con los certificados de sello digital generados por el emisor, por lo que debes elegir uno de los registros. Guarda el archivo que se desplegara en una pantalla de diálogo. Abre el archivo y verifica la validez del certificado.
Si facturas menos de 4 millones de pesos, esta opción de facturación es ideal para ti Fabiola Naranjo fnaranjo@elempresario.mx Aquellos contribuyentes que facturan menos de 4 millones de pesos deben hacer uso, a partir del 1 de enero del 2013, de un modelo impreso que incluya un Código de Barras Bidimensional (CBB) para dar más seguridad a sus comprobantes fiscales. Al cierre de octubre del 2012, había alrededor de 1 millón 985,771 contribuyentes operando con este tipo de comprobantes impresos; de los cuales 1 millón 742,283 eran personas físicas y otros 243,488 eran personas morales, de acuerdo con un reporte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). El CBB es una herramienta que recopila toda la información de un contribuyente para identificarlo y darle validez a los comprobantes que emite, el código tiene vigencia de dos años y es tramitado ante el Servicio de Administración Tributaria de manera gratuita. “Además de evitar la clonación de facturas, los empresarios ya no deberán recurrir a un impresor autorizado, pues una vez que cuenten con el CBB, podrán imprimir sus propios comprobantes desde su casa, negocio o desde un café Internet”, afirmó Luis Eduardo Borja, director general de Microsip.
antes de migrar
Elige al PAC adecuado Analiza los servicios adicionales que te ofrecen los proveedores Fabiola Naranjo fnaranjo@elempresario.mx A partir del 1 de enero del 2013, todos los contribuyentes deberán emitir facturas digitales a través de alguno de los modelos vigentes: Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) o comprobantes con Código de Barras Bidimensional (CBB), de acuerdo con lo estableci-
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do por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cifras de la autoridad fiscal muestran que 49% de los 5 millones de empresas que existen en el país aún no cuentan con un sistema de e-factura; 37% de ellos manifestó su intención de migrar a esta modalidad antes de que concluya el presente año. Marco Bolaños, gerente de Estándares de GS1 México, recomienda: “Al seleccionar a la compañía que les apoyará en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, deberán contemplar los servicios adicionales que ésta tiene en su portafolio de servicios, entre otras cosas”.
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No lo dejes para después
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Te damos los mejores consejos en: elempresario.mx
Ingresa a la página del Sicofi a través del portal del SAT. Proporciona tu RFC y tu Fiel. Elige la opción Aprobación de Folios. Seleccionar el tipo de comprobante fiscal que requieres. Detalla el número de los folios para los cuales utilizarás el código. Firma tu solicitud con tu Fiel. Descarga el código de barras o guarda el archivo.
sistema de administración tributaria
Al facturar...
Actualiza tu esquema de CFD a CFDI
Considera las siguientes recomendaciones:
La autoridad facilita a los contribuyentes emitir facturas en dos esquemas durante su migración Fabiola Naranjo fnaranjo@elempresario.mx Al cierre de octubre del 2012, de los más de 800,000 contribuyentes obligados a emitir comprobantes digitales, alrededor de 690,000 ya habían optado por el esquema de facturación electrónica, de los cuáles aproximadamente 30,000 lo hacían bajo el esquema de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y el resto mediante Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), según el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Una de las principales diferencias que existe entre ambos esquemas de emisión de facturas digitales es que con el modelo CFDI, los empresarios
deben contar con un software para emitirlas, además de contratar los servicios de un proveedor autorizado para validarlos; mientras que para la emisión de CFD los contribuyentes no necesitan los servicios de un tercero, pero están obligados a presentar ante el SAT un reporte mensual de los comprobantes emitidos. “Sin embargo, la autoridad fiscal ha manifestado su interés por consolidar, de manera gradual, la emisión de facturas en un mismo esquema, el CFDI, y aunque actualmente es más sencillo emitir comprobantes a través de CFD, existen quienes tal vez quieran cambiar a CFDI para dejar de enviar el reporte mensual”, aseguró Luis Eduardo Borja, director general de Microsip. Actualmente, la Resolución Miscelánea Fiscal permite a los contribuyentes expedir facturas bajo dos diferentes esquemas de facturación.
Selecciona un Proveedor
Autorizado de Certificación (PAC).
Tramita un nuevo Certificado de Sello Digital en el portal del SAT para las facturas que emitirás en CFDI.
Determina la serie que
le asignarás a los nuevos comprobantes.
Lleva el certificado con tu
PAC, con lo cual le darás la autorización de entregar al SAT una copia de las facturas que emitas.
El PAC registrará tus datos
como su nuevo cliente ante el SAT, puede tardar entre dos y tres días.
Empieza a emitir e-factura. Ya no hay pretextos para
comprobantes.
migrar al sistema digital. foto: archivo
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archiva tus comprobantes en versión XML
Revisar e-facturas, la prioridad Sin el proceso de validación de los comprobantes fiscales, los contribuyentes enfrentan el problema de carecer de facturas deducibles, advirtió José Luis Reyna
Yesme Cortés yesme.cortes@eleconomista.mx El proceso de validación de la factura digital que se emite y recibe es un trámite que no todas las empresas realizan ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) debido al elevado costo, el desconocimiento o la inversión del tiempo requerida. Se estima que de los clientes a los que se brindan servicios electrónicos, “sólo 5% de los contribuyentes valida 100% de sus facturas, 15% lo hace de manera aleatoria y 80% no hace ningún tipo de revisión de los archivos que recibe”, explicó José Luis Reyes, socio y director comercial de Resguardo Digital, durante el Foro Factura Electrónica organizado por El Economista y la comunidad de pymes elempresario.mx. Añadió que 13% de las facturas que se reciben tienen errores de validación de aspectos fiscales, lo que se traduce en un valor de 1,800,060 millones de pesos de facturación que no es fiscalmente válida.
En consecuencia, si una empresa no realiza el proceso de validación de los comprobantes fiscales, se enfrenta ante el problema de carecer de deducibles.
resguardo Otro de los problemas que ha observado la firma Resguardo Digital es la forma en que los empresarios deciden archivar los documentos, ya que mediante una encuesta entre sus clientes, se dio cuenta de que en la mayoría de las ocasiones, los contribuyentes deciden archivar su información fiscal en fólderes o carpetas digitales de sus computadoras, en sistemas de correo electrónico empresariales y dispositivos móviles como CD o USB. “Muchos de los clientes que tenemos han decidido resguardar sus facturas en archivos PDF, las imprimen y las archivan en papel, sin estar conscientes de que es el archivo en versión XML el que tiene la validez requerida por las autoridades para que sea deducido”, explicó. Ante esta situación, Jesús Gar-
Es preferible tener un mismo sistema de facturas emitidas y recibidas”. Jesús García Sierra, subdirector de Resguardo Digital.
cía Sierra, subdirector de investigación y desarrollo de Resguardo Digital, compartió con los asistentes al foro algunos de los datos que deben tomar en cuenta para resguardar y validar sus comprobantes fiscales digitales: La sintaxis del archivo XML, la cual se aprueba de acuerdo con los archivos XSD que publica la Secretaría de Hacienda en su portal. Es preferible tener en un mismo sistema las facturas emitidas y recibidas para un control óptimo de los documentos. Para compartir los comprobantes fiscales, es necesario tener servidores internos o soluciones que permitan acceder a la nube. Recomiendan también consultar la vigencia de tu certificado de sello digital Tras el cambio que entró en vigor el pasado mes de julio, enfatizó que resulta importante verificar la versión en la que emiten los proveedores las facturas; pues la versión actual es la 2.2 para Comprobante Fiscal Digital (CFD) y la 3.2 para Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI).
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por ciento de los contribuyentes valida 100% de sus facturas.
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por ciento de las facturas que reciben los contribuyentes tiene errores fiscales.
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Programa a la medida
Pymes comparan soluciones al facturar Optar por la renta de un software puede ser un gasto innecesario Fabiola Naranjo fnaranjo@elempresario.mx Actualmente, existen diversos proveedores de software para emitir comprobantes fiscales digitales, muchos de los cuales ponen a disposición de los contribuyentes sistemas gratuitos de elaboración de facturas y una versión que incluye servicios contables, cuyo uso requiere de un pago mensual o anual. “La diferencia entre ambos esquemas es que en las versiones gratuitas, cada vez que ingresan los usuarios, deben capturar los datos del contribuyente, así como los productos y las cantidades que se compraron; mientras que las versiones de paga almacenan un catálogo de productos, clientes y los datos del usuario, con lo que se reduce el tiempo de captura”, explicó José Luis Morales Mosqueda, director general de Control 2000, empresa especializada en el desarrollo de software fiscal. Para una pequeña o mediana empresa, contratar un software de facturación electrónica tiene un costo aproximado de entre 2,000 y 2,500 pesos mensuales, dependiendo de la cantidad de servicios que se requieran adicionales a la facturación, “sin embargo, éste puede ser un gasto excesivo para aquellos empresarios que emiten un bajo volumen de comprobantes electróni-
Date unos minutos para analizar... Define tus niveles de facturación. Analiza las áreas que están involucradas en la realización de esta tarea y el costo de sus servicios. Identifica la cantidad de cuentas que tienes por pagar y por cobrar. Analiza si has tenido muchos errores emitiendo facturas de manera manual. Establece la cantidad de tiempo que pretendes dedicar a esta tarea. cos”, aseguró Morales. Por ello, el vocero de Control 2000 recomendó a los contribuyentes tomar en cuenta los siguientes aspectos antes de elegir contratar un software de facturación o utilizar su versión gratuita. foros MIÉRCOLes 5 de diciembre del 2012
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se agota el tiempo
Sin prórroga, entrará en vig A unos días de que concluya el 2012, falta que más de 140,000 empresarios implementen esquemas electrónicos
¿Sabías que...? 441 millones 511,837 es el número de CFDI emitidos al 31 de octubre de este año.
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Fabiola Naranjo fnaranjo@elempresario.mx El 31 de diciembre es el último día para que los contribuyentes que reportan ingresos anuales por más de 4 millones de pesos adopten el sistema de facturación electrónica. Sin embargo, cifras del Servicio de Administración Tributaria (SAT) muestran que existe alrededor de 140,000 empresarios que cumplen con esta característica, pero todavía no migran sus sistemas de emisión de comprobantes fiscales, pues confían en que la autoridad les dé más tiempo para adoptar algún modelo electrónico, sin embargo, las instituciones del sector niegan esta posibilidad. “Ante esta negativa y el poco tiempo que tienen para migrar sus sistemas, los contribuyentes no deben pensar en establecer un sistema robusto de facturación, ya que puede llevarles semanas, por lo que deben hacer uso de herramientas más sencillas para integrar sus operaciones, como la compra de tarjetas prepagadas de timbrado o los sistemas gratuitos de los Proveedores Autorizados de Facturación (PAC)”, dijo Luis Felipe Sánchez, director general de Indicium Solutions, durante el Foro Factura Electrónica. Otra de las razones por las que los empresarios no han adoptado un sistema de facturación electrónica es la confusión que les generan los términos utilizados en la emisión de los comprobantes digitales, por lo que Omar Rico, gerente de la sucursal de la zona centro de Contpaq i, les recomendó acercarse a los especialistas. Les aseguró que lo único que cambia respecto de la emisión de facturas tradicionales en papel es el trabajo de timbrado que realizan los proveedores autorizados. “Los contribuyentes no deben esperar a la última semana para hacer el cambio, ya que trabajar con sistemas electrónicos es el presente y tiene un resultado positivo en las empresas que lo implementan, por lo que deben quitarse el miedo a beneficiarse de la tecnología”, agregó Mario Marín de la
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Serna, director de alianzas de negocios pymes del Banco BBVA Bancomer.
necesario validar xml de la factura digital De acuerdo con cifras de la autoridad fiscal, al cierre de octubre del 2012 en México existían más de 700,000 contribuyentes que ya emitían facturas digitales, de los cuales 222,598 lo hicieron bajo el esquema de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), 507,579 a través de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y más de 1’985,771 a través de facturas impresas con Código de Barras Bidimensional (CBB). En la misma fecha, se contabilizó la emisión total de más de 5,447 millones
709,945 facturas electrónicas, cada una de las cuales debió ser verificada y almacenada por sus receptores de acuerdo con la Resolución Miscelánea Fiscal 2012. “La validación de los comprobantes recibidos es una obligación de los contribuyentes, pero muchos están acostumbrados a recibir la versión PDF de sus facturas, cuando lo válido es el archivo XML. El problema viene cuando intentan deducir la representación de la factura impresa”, comentó Eduardo Marroquín, vicepresidente de la Comisión Fiscal del Colegio de Contadores Públicos de México. Ante esta situación, Fernando Martínez Coss, líder de factura electrónica del SAT, hizo un llamado a los con-
gor e-factura en el 2013 Existe la expectativa de que se dé una prórroga para que los contribuyentes usen un sistema de facturación digital; sin embargo, no hemos contemplado la posibilidad de diferir el plazo”. Fernando Martínez Coss, líder de factura electrónica del SAT.
733, 277 contribuyentes
morales y físicos emiten facturas electrónicas con las opciones CFD y CFDI, al 31 de octubre del 2012.
82,249 contribuyentes
, personas físicas, emiten la CFD, con datos del SAT de octubre del 2012.
Los sistemas de facturación electrónica no deben ser vistos como herramientas informáticas, pues son programas que involucran temas logísticos y fiscales de la empresa”. Luis Felipe Sánchez, director general de Indicium Solutions. tribuyentes para que, una vez que adopten un sistema electrónico de comprobación, prevean la forma de entregar el archivo digital de las facturas a sus clientes, sugiriendo como mejor opción la apertura de un sitio de Internet en el cual los interesados puedan descargar la información. “Es decisión del contribuyente hacer uso de esta opción, lo importante es que cumplan con sus obligaciones fiscales y que no dejen para el último momento la adopción de un sistema de emisión de comprobantes digitales”, concluyó Martínez Coss e hizo énfasis en que a partir del 1 de enero del 2013 todos los contribuyentes deberán emitir facturas electrónicas, ya sea a través de CFD, CDFI o CBB.
Es importante que los contribuyentes elijan un PAC acorde al nivel de facturación de la empresa, pues hay quienes les ofrecen servicios básicos de emisión de comprobantes e infraestructura”.
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Omar Rico, Gerente de la sucursal de la zona centro de Contpaq i. foto arte: juan ramón márquez
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servicios especiales de ventas automotrices SA de CV
SEVASA reduce el tiempo de validación El sistema de Safe Data disminuyó a la mitad el tiempo que su personal invertía en certificar cada comprobante fiscal recibido
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Fabiola Naranjo fnaranjo@elempresario.mx En la búsqueda de establecer un sistema adecuado de facturación, cobranza y control de las cuentas de sus clientes, en el 2006, la empresa Servicios Especiales de Ventas Automotrices SA de CV (SEVASA) migró su esquema de emisión de comprobantes fiscales a un modelo digital; sin embargo, requerían apoyo para validar las más de 8,000 facturas que emitían mensualmente. “La empresa surgió en el 2003. Nos dedicamos a llevar la cobranza de los siniestros de 10 aseguradoras de las empresas Volkswagen y SEAT, con las que tenemos convenio, pero como son temas contables delicados, desde nuestros inicios buscamos un esquema automatizado que nos ayudara a mantener ordenada la información de nuestra facturación, por lo que adoptamos un esquema digital en el 2006”, explicó Antonio Medina Rangel, socio director de SEVASA. A pesar de que el esquema que habían establecido al interior del negocio les permitía mantener el control de sus operaciones, fueron las disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de que los contribuyentes tenían la obligación de validar y archivar cada una de las facturas recibidas lo que los llevó, en el 2008, a buscar una forma práctica de realizar esta labor, sin tener que capturar los datos de cada comprobante. Decidieron contratar a un proveedor de software que les ayudara a certificar sus comprobantes y para elegirlo, el personal de SEVASA realizó un concurso con cuatro proveedores, entre los cuales Safe Data fue considerada como la mejor opción. Esta empresa posee un servicio de validación fácil tanto de la versión PDF, como los archivos
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700
pesos por cada Giga de información es el costo de resguardar información que cobra la empresa.
8,000
facturas emite y procesa mensualmente la empresa
XML de las facturas, además del resguardo de documentos que les ofrecieron. “Decidimos quedarnos con los servicios de Safe Data, pues es una de las empresas que maneja la más reciente tecnología de respaldo de información; nos proporcionan asesoría en el momento necesario y el personal está siempre al pendiente de nuestras necesidades, lo que nos permite cumplir con nuestras obligaciones sin complicaciones”, aseguró Antonio Medina.
adoptan sistema de manera paulatina SEVASA cuenta con siete capturistas, encargadas de actualizar la información en el validador de facturas digitales de Safe Data. Pone también a disposición de cada uno de sus clientes la información fiscal digital que les requiere. Sin embargo, al comenzar a utilizar estos servicios, sus principales actividades giraban en torno de lo que sucedía con los documentos físicos, en dónde se respaldaba la información y cuál de los documentos era válido. “Estas dudas quedaron resueltas durante un periodo de prueba
gratuito que nos ofreció la empresa, en el cual nos asesoraron. De esta manera, pudimos darnos cuenta de que el tiempo de validación de los documentos se reducía más de 50% y que nuestra información estaba segura”, explicó Orfanel Jiménez, coordinador del área de sistemas de SEVASA. El servicio que les proporciona Safe Data tiene un costo mensual de alrededor de 700 pesos por cada Giga de información guardada, la cual es respaldada tanto en una base de la empresa, como en un servidor del proveedor y en otro ubicado en Estados Unidos. Asimismo, es actualizada de manera constante, permitiendo al personal de SEVASA realizar búsquedas de manera sencilla, ya sea por importe, domicilio u otros detalles de facturación. “Es recomendable que otros empresarios utilicen este tipo de servicios de validación y respaldo, pues les permiten tomar decisiones empresariales de manera oportuna, enfocarse a tareas fundamentales de su negocio y cumplir con las disposiciones de la autoridad hacendaria”, afirmó Orfanel Jiménez.
PERFIL Nombre: Servicios Especiales de Ventas Automotrices SA de CV Fundación: 2003 Empleados: 36 Crecimiento: 20% Teléfono: 5661-6655 Contacto: sevasa@prodigy.net.mx
La Dueña, vinos y licores
Tiene técnica contable Con los sistemas contables, han logrado control administrativo e información para tomar decisiones
PERFIL Empresa: La Dueña, vinos y licores Ubicación: Naucalpan, Estado de México Empleados: 50
Marisela Delgado contacto@elempresario.mx Con un acelerado ritmo de crecimiento, desde su nacimiento en el 2007, la empresa La Dueña se colocó en cinco años como uno de los principales distribuidores al mayoreo de vinos y licores en el país, ubicando entre sus principales clientes a los clubes y centros nocturnos del país. En sus inicios, la compañía realizaba ventas en menor escala, por lo que tenían una plantilla reducida de personal. Consideraban que con hojas de cálculo llevarían un control administrativo completo; sin embargo, el gradual incremento en las ventas les hizo darse cuenta de que tenían necesidades contables más complejas. La principal necesidad de la empresa era contar con un sistema comercial que les permitiera elaborar pedidos, facturas y llevar un control preciso de sus cuentas por cobrar, pero también requerían un sistema fácil de utilizar, por lo que se dieron a la tarea de investigar las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado y decidieron usar la que tenía mayor presencia nacional. Fue así que implementaron los sistemas SAE, COI y NOI de Aspel de México –con la ayuda de un distribuidor autorizado del fabricante de software- para mejorar su control administrativo, contable y de nómina. De acuerdo con La
Dueña, la implementación significó una reducción sustancial de las cuentas por cobrar. La empresa afirma que gracias a la generación de reportes de cobranza y facturación con Aspel SAE, se han reducido de manera importante los tiempos de entrega de su producto al agilizar la emisión de sus facturas electrónicas. Hicieron también más veloz su operación diaria al acortar los tiempos de cada proceso para registrar movimientos en el sistema y evitar la recaptura de datos. La adopción tecnológica ha sido uno de los factores de crecimiento de la empresa, que ha triplicado el volumen de su plantilla de trabajadores y ha escalado posiciones entre los principales mayoristas de vinos y licores en México, pues estos sistemas les permiten, además de mejor control administrativo, tener la información a la mano para tomar decisiones objetivas respecto de sus operaciones de negocio. Uno de los principales valores agregados para La Dueña ha sido el soporte técnico que brinda la compañía a través de su distribuidor, quien ha trabajado directamente con los representantes de la empresa y les ha ayudado a mejorar el proceso de venta y el control de las cuentas por cobrar. La firma considera que invertir en estas soluciones ha sido una buena inversión y no un gasto para su negocio, ya que les ha reportado grandes beneficios económicos.
Durante un periodo de prueba con el sistema pudimos darnos cuenta de que el tiempo de validación de los documentos se reducía más de 50% y que nuestra información estaba segura”. Orfanel Jiménez, coordinador del área de sistemas de SEVASA.
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Es momento de tomar acciones; para quienes esperaban que la factura electrónica se derogara, están justo a tiempo para realizar la migración”. Gilberto Sánchez Vázquez, director general de Aspel de México.
aspel de México
Adoptar software, desafío de pymes Marisela Delgado contacto@elempresario.mx A unas semanas de que se cumpla el plazo para la eliminación de los comprobantes preimpresos, quedan en el país más de 100,000 empresarios que aún no están listos para migrar a la facturación digital, según datos del Sistema de Administración Tributaria respecto de los contribuyentes que aún no han tramitado la Firma Electrónica Avanzada (Fiel). Esto se debe a que los empresarios aún ven en la adopción de la nueva tecnología un desafío que requiere fuertes inversiones de tiempo y dinero para convivir con el nuevo esquema de facturación. Sin embargo, en el marco del Foro Factura Digital, Gilberto Sánchez Vázquez, director general de Aspel de México, dijo a los empresarios que esta transición no debería representar un conflicto para su operación, pues en
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esencia el proceso de venta y facturación que siguen actualmente será el mismo. “El único paso del proceso que sufre cambios es la emisión de la factura, ya que el comprobante ahora es digital, esto significa que al procesar la transacción en sus sistemas contables se envía a un Proveedor Autorizado de Certificaciones o a los servidores del SAT para que lo devuelvan con sello y folio, para que pueda ser entregado al cliente”, explicó. Agregó que con la tecnología correcta para cada negocio, este proceso se llevará a cabo en milisegundos, lo cual en realidad hará más sencilla la labor de los encargados de la contabilidad. Asimismo, les recordó a los empresarios que el esquema de facturación electrónica, además de ser obligatorio, le reportará beneficios importantes a su negocio, como la aceleración de la elaboración y recepción de facturas,
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eliminación de costos de mensajería, acortar los tiempos de pago y automatizar la contabilidad.
tecnología a la medida Si bien la migración a factura digital exigirá a los empresarios adoptar tecnología, deben estar conscientes de que no se trata de un salto mortal en términos de aprendizaje ni de inversión, pues actualmente existen en el mercado soluciones a costos accesibles para microempresas e incluso para profesionistas independientes. Como explicó Gilberto Sánchez Vázquez, muchas de las pequeñas empresas del país tienen requerimientos mínimos, es decir, sólo necesitan contar con el software o, en el caso de mayor inversión, adquirir equipo, por lo que deben ver el cambio hacia la factura electrónica en esos términos, esto significa que los empresarios no deben caer en una inversión excesiva, pues de implementar un
sistema demasiado grande, como puede ser una solución de Enterprise Resources Planning (ERP), no lo aprovecharían del todo. Detalló que en el catálogo de soluciones de la empresa que dirige hay software administrativo disponible en el modelo de renta por usuario, cuyo precio inicial puede ser de 399 pesos mensuales, así como programas básicos para personas físicas con precio de renta de 69 pesos al mes. En este punto, destacó que los empresarios tienen la tarea de volverse creativos en su manera de utilizar el software e invertir en él, pues es común que haya temporadas en las que las empresas requieren a menos usuarios habilitados para determinadas soluciones y pueden mantener un sistema comprado todo el año y sólo aumentar usuarios en las temporadas altas de trabajo. Afirmó que actualmente las compañías desarrolladoras de software ven como prioridad la creación de soluciones fáciles de usar, instalar y que permitan capacitar rápidamente al personal contable, pues quienes se ven beneficiados son ellos y no las áreas de tecnología de las empresas. “En las pymes, la decisión de compra la toma generalmente el director o el dueño de la empresa, por eso nos enfocamos en que nuestros sistemas sean amigables para el usuario final”, finalizó el Director General de Aspel.
Migrar a facturación electrónica a tiempo le permitirá a los dueños de microempresas enfocarse en los procesos prioritarios del negocio como análisis de rentabilidad, productividad y planear estrategias para su crecimiento”. Gilberto Sánchez Vázquez, director general de Aspel de México.
rostro Universidad Panamericana
Altos costos para los rezagados Las empresas que no emitan factura electrónica verán rezagadas sus operaciones y bajas ventas Marisela Delgado contacto@elempresario.mx A escasas semanas de que termine el año y a pesar de las advertencias sobre el término de la vigencia de los comprobantes impresos, se vuelve realidad la predicción que dictaba que días antes del cumplimiento del plazo habría una gran cantidad de contribuyentes tratando de concluir sus trámites. En entrevista, Olga Ávila Sandoval, profesora investigadora en la Escuela de Contaduría de la Universidad Panamericana, asegura que esta situación reportará graves costos a muchas empresas que al no actuar con previsión verán detenida su facturación en los primeros meses del año y, en consecuencia, baja en sus ventas.
Olga Leticia Ávila Sandoval Es profesora investigadora en la Escuela de Contaduría de la Universidad Panamericana. Tiene una Maestría en Impuestos por el Instituto de Especialización para Ejecutivos, así como una especialidad en Impuestos Internacionales por la Universidad Panamericana. En la misma casa de estudios, imparte las materias de Impuestos Indirectos, Impuestos Sobre la Renta y Casos Prácticos de Tratados para evitar la doble tributación.
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Para la entrevista completa consulta elempresario.mx
¿Qué ha detenido la adopción de la factura electrónica? Tristemente, muchos empresarios aún no cuentan con el desarrollo tecnológico necesario para entrar en el esquema de facturación electrónica; el Sistema de Administración Tributaria (SAT) está tan consciente de esto que ya puso a disposición de las pequeñas y medianas empresas (pymes) una herramienta en su portal donde van a poder realizar el proceso de un modo sencillo, sin tener que contratar a un tercero que les provea el servicio. Además, al tener la opción de utilizar los comprobantes con Código de Barras Bidimensional, es probable que la mayoría de los empresarios sigan en este esquema con el que ya están familiarizados. Ante el término del plazo de vigencia de las facturas, ¿cuál es el panorama para quienes se han rezagado en la migración? En los casos más graves, habrá empresas que tengan que cerrar sus puertas, ya que si no están listos para emitir factura digital, su operación se detendrá, registrarán menos ventas e ingresos; las más vulnerables serán las microempresas, donde se tiene que pagar uno o dos sueldos y que no cuentan con grandes respaldos financieros para sobrellevar un periodo de crisis.
Olga ávila,
catedrática de la Universidad Panamericana. foto: mario hernández
Esto no significa que el resto de las empresas rezagadas estén libres de problemas, pues queda pendiente la adopción y capacitación en los sistemas de facturación electrónica, además de completar los trámites y es un proceso que ya es virtualmente imposible completar antes de que termine el año. Tan sólo en el tema del trámite de la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) veremos una gran saturación, pues al día de hoy ya no hay horarios para hacer cita y completar el trámite; la realidad es que muchos contribuyentes que dejaron esto para el final tendrán serios problemas en los primeros meses del 2013. ¿Qué pueden hacer los empresarios para sobrellevar la situación?
Una opción es hablar con sus clientes desde ahora para negociar la entrega posterior de los comprobantes fiscales digitales por las compras que realicen en el periodo en que la empresa no pueda emitirlos, pues todos los negocios tienen clientes habituales, con quienes ya tienen una relación comercial de confianza y quienes probablemente podrían aceptar un acuerdo; sin embargo, los posibles clientes nuevos en general no lo aceptarán y el negocio perderá clientes e ingresos. Para los empresarios que aún no tengan idea de cómo manejar el cambio, es recomendable acercarse al SAT, pues cuenta con diversos modos de atención al contribuyente y los orientarán gratuitamente.
En el ámbito académico, ¿la nueva generación de profesionales de la contabilidad ya está lista para el cambio? Sí. Los jóvenes que están saliendo de las carreras tienen mucho más aceptación de la tecnología, son personas que no perciben que la emisión del comprobante electrónico sea problemático; al contrario, les parece natural, por ello, se trata de un grupo nuevo de profesionales que ya conocen el sistema y conviven con él, incluso están en favor de que todos los gastos se puedan comprobar digitalmente. A este contingente se suman los contadores en activo, la mayoría ya está preparada para el cambio y para ayudar a sus clientes a sobrevivir a este cambio asesorándolos en la adopción de tecnología, el sistema a utilizar e incluso en capacitación.
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Gilberto sánchez, director general de Aspel, recordó las ventajas de la factura electrónica: reducción de costos, velocidad e inmediatez. José Luis Reyes
y Jesús García Sierra, de la empresa Resguardo Digital (de izquierda a derecha).
Foro
en imágenes...
Factura Electrónica
fotos: Hugo salazar y Germán Espinosa
Para acercar información oportuna y clara a los contribuyentes sobre la adopción de la e-factura, El Economista y elempresario.mx realizaron este evento gratuito el 21 de noviembre.
apresuran adopción. En el panel “Migrar exitosamente a la factura electrónica”, proveedores y especialistas recomendaron no dejar para después el cambio a la facturación digital.
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opinión en perspectiva Por eduardo marroquín pineda
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Aspectos fiscales que debes tomar en cuenta antes de emitir e-factura
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¿Sabías que...?
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598 contribuyentes emitían Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) hasta el 31 de octubre.
579 contribuyentes emitieron Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) a la misma fecha.
140,000 contribuyentes que están obligados a emitir factura electrónica aún no han adoptado ningún esquema digital: SAT.
voz del experto Por Edgar López García
Facturación digital, involucra a todos Actualmente, enfrentamos gran cantidad de cambios gracias a la época digital que estamos atravesando y los emprendedores o personas físicas con actividad empresarial no son la excepción, pues si bien pueden encontrar en la tecnología y sus diversas herramientas un apoyo para dar a conocer su negocio, también se ven obligados a entrar de lleno en esta era y cumplir con nuevos requerimientos que ésta trae para ellos. Uno de éstos es la factura electrónica, la cual, desde enero del 2012, ha pasado de ser una herramienta más, para convertirse en una obligación para todas las empresas y personas físicas con actividad empresarial, que facturen por encima de 2,000 pesos. • Par esto, el SAT ha establecido tres diferentes esquemas de emisión: • Por medios propios • Por proveedores autorizados • Por medio de servicios gratuitos del SAT.
Entre estos esquemas, los empresarios pueden elegir el que mejor se adapte a las características de su negocio, además de que el SAT ofrece servicios de almacenamiento, recepción, entrega y soporte. La factura digital ayuda a aumentar la competitividad, seguridad y manejo de la información, así como a disminuir los costos y tiempo de elaboración y recepción. Para iniciar una empresa, un paso primordial es comenzar las cosas bien y en orden, así como es importante registrar la marca, lo es el manejo de las obligaciones fiscales, pues de cualquier manera llegará el momento de cumplir con éstas, y en el caso de la factura electrónica, no se debe de olvidar que es una herramienta que permite estar a la altura del mercado globalizado y de ofrecer servicios a grandes empresas, inclusive a nivel internacional. Lic. en Administración de Empresas y Maestro en Finanzas, Coach asesor de proyectos en la red de incubadoras de la Unitec y docente.
A partir del 1 de enero del 2013, los comprobantes fiscales impresos en taller autorizado ya no estarán vigentes, por lo que los contribuyentes deberán migrar al esquema de la factura electrónica, conocido como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Para facturar electrónicamente se requiere, como primer paso, contar con la Firma Electrónica Avanzada (Fiel). Posteriormente, será necesario acudir con cualquiera de los más de 50 Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), para que éstos validen el cumplimiento de los requisitos de dicho comprobante, les asignen el folio e incorporen el sello digital del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Los contribuyentes podrán adquirir, arrendar, desarrollar un sistema informático para la generación del CFDI o utilizar los servicios de un tercero para la generación del mismo. Los contribuyentes podrán optar expedir CFDI sin necesidad de remitirlos a un PAC, a través de la herramienta electrónica denominada Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI), la cual se encuentra disponible en la página de Internet del SAT. Cabe destacar que aunque esta herramienta es gratuita, no se pueden utilizar las denominadas adendas, las cuales contienen información no fiscal, como son: leyendas, logotipos, orden de compra, etcétera. Los contribuyentes con ingresos menores de 4 millones de pesos pueden expedir comprobantes fiscales impresos con Código de Barras Bidimensional, el cual se genera con la Fiel. Cabe mencionar que los comprobantes fiscales digitales forman parte de la contabilidad, por lo que deberán conservarse por un plazo mínimo de cinco años. En ese sentido, es de suma importancia que los contribuyentes almacenen en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, el formato electrónico XML, el cual es el que le da vida a un comprobante fiscal digital. * Vicepresidente de la Comisión Fiscal del Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. eduardo.marroquin@mx.pwc.com
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