El presente documento es una guía que pretende establecer y aclarar los procedimientos regulares y metodología de trabajo del Sub-Comité de Legislación de AIESEC en Venezuela. Esta guía busca traer un orden y estructura mínima al Sub-Comité, con la visión de ir profundizándose y volviéndose más detallado a medida que evolucione el Sub-Comité y sus respectivas funciones. Es soporte/complementario al Manual Legislativo.
Su primera edición corresponde a Abril del 2014, el segundo año de existencia de los Sub-Comités en AIESEC en Venezuela. El Sub-Comité de Legislaciones para esta fecha se encuentra conformado por : Jesús Navarro, Chair - LCP @UNIMET 2014 Joana Suarez - LCP @UCV 2014 Ángel Durán – MCVP IGCDP 2014.2 & MCPe 2014.2015
Objetivo & Funciones del Sub-Comité de Legislación
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Del manejo de procedimientos pre, durante y post legislaciones
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De los procesos de reforma y actualización para documentos legales
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Del seguimiento de mociones de mandato
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Del sistema de organización de mociones
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De los sistemas de información del Sub-Comité de Legislación
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Objetivo Garantizar la gobernabilidad interna de AIESEC en Venezuela a través de su apropiada estructura legislativa junto una toma de decisiones certera con implementación efectiva. Garantizar que AIESEC en Venezuela se mantiene actualizada y al día en sus procedimientos reflejados en manuales, compendio y demás documentos legales. Funciones -Supervisar el adecuado seguimiento y cumplimiento del Manual Legislativo. -Recopilación de las ideas y propuestas del Primer Consejo Legislativo y su organización para discusión en Legislation Faire. -Dirección de los procesos legislativos de AIESEC en Venezuela. -Registro, control y publicación de las actas legislativas internas de la organización. -Actualización de los manuales y documentos según corresponda.
Los procedimientos legislativos son aquellos establecidos en el Manual Legislativo de AIESEC en Venezuela. Para su fácil manejo, el Legal Sub-Committee (LSC) establece los siguientes lineamientos: Pre-Legislación - El LSC mantendrá una base de información donde se irán almacenando a tiempo real todos los puntos y propuestas que algún miembro del PCL considere relevante. - El LSC presentará una primer borrador de agenda de legislación una semana antes de la fecha estipulada para el próximo espacio legislativo. Esta agenda será construida en función de los puntos de la base de datos, organizados según la cantidad de tiempo disponible para Legislation Faire y la urgencia/prioridad de los puntos. - El PCL tendrá dos días adicionales para agregar puntos y proponer cambios al borrador de la agenda. - La Agenda Final de Legislación será presentada 5 días antes del espacio legislativo.
Durante Legislación - El Legislation Faire y la Legislación en si misma siempre serán realizados bajo los procedimientos y criterios establecidos en el Manual Legislativo de AIESEC en Venezuela. - El Legislation Faire debe seguir el orden y tiempos planteados de antemano para cada punto por el Sub-Comité de Legislación. - El resultante de cada punto debe ser si será llevado a legislación o no. Para aquellos puntos que si serán llevados a legislación debe: redactarse la moción formal, definir un proponente (por lo general la entidad que presentó el punto), definir los next steps, timeline y responsable de implementación (de ser aplicable). - Todas las mociones formales serán redactadas por el LSC al final del primer Legislation Faire. Serán presentadas posteriormente en un segundo Legislation Faire (por lo general en un día posterior al primero) para realizar una revisión final y últimas aclaratorias. - Finalmente se pasa al espacio legislativo formal con votaciones. Post-Legislación - El LSC cargará las actas legislativas a la plataforma myaiesec.net y hará público el anuncio de las nuevas mociones en vigencia a la membresía nacional . - El LSC será responsable de organizar las mociones bajo el sistema respectivo, organizar las reformas de documentos necesarias y hacer seguimiento de los mandatos.
La edición de documentos legales internos de AIESEC en Venezuela (compendio, manuales, etc) es responsabilidad del LSC. Esto ocurre como resultado de ediciones aprobadas en legislación por el PCL. Para la modificación de algún documento, una entidad debe enviar al LSC el punto de cambio deseado en un borrador inicial. Este será presentado al PCL y se abrirá un espacio de discusión virtual. Posteriormente el punto será llevado a Legislation Faire como parte de la agenda de legislación presentada para la legislación en cuestión. Aquellas reformas aprobadas quedarán en responsabilidad del LSC, y se llevará un control de las mismas, con fechas de edición estimadas, en el Tracking Tool del LSC. El LSC es responsable de establecer un timeline para todas las ediciones necesarias según la urgencia de las mismas. La sección de reformas del Tracking Tool es de acceso público para todo AIESEC en Venezuela.
Toda moci贸n de mandato aprobada por el Primer Consejo Legislativo debe ser registrada en la pesta帽a de Mandatos del Tracking Tool del LSC.
En dicho registro se lleva al ente responsable de cumplimiento y el deadline establecido. La funci贸n del LSC no es garantizar el cumplimiento de los mandatos, mas si el seguimiento del estado de los mismos, siendo responsable de reportar al Primer Consejo Legislativo el estatus de los mandatos existentes en caso de ser solicitado.
El Sistema de Organización de Mociones existe con el fin de dar coherencia temporal a todas las mociones aprobadas en las legislaciones de AIESEC en Venezuela.
Cada moción aprobada le es asignado un número de identificación único acumulativo, inmediatamente superior al de la última moción aprobada. Estos números son acumulativos y no se reinician en cada legislación. De esta manera se puede referir a una moción a través de su número de identificación y se les da un orden temporal inamovible. Permite también llevar un control exacto del estatus de cada moción en el tiempo. Todas las mociones serán organizadas en la pestaña correspondiente al sistema de organización del Tracking Tool del LSC, generando así una base de información perdurable en el tiempo, dando sostenibilidad al piso de gobernabilidad interna de la organización.
El LSC debe contar con sistemas y espacios de información para la organización de su trabajo. En primera instancia, el Tracking Tool del LSC permite llevar seguimiento de: puntos pendientes para legislaciones, procesos de reforma, seguimiento de mandatos y organización de mociones. El primero de los cuatro es de carácter confidencial, únicamente accesible al PCL; los otros tres son de carácter público para todo AIESEC. El LSC debe, además, tener un Wiki público en myaiesec.net donde estén organizados todos los documentos de gobernabilidad (compendio, manuales, etc), los outputs de todas las legislaciones y visibilidad a las tres pestañas públicas del Tracking Tool. El LSC debe emitir por comunicado público nacional a través de la plataforma myaiesec.net a todo AIESEC en Venezuela una Gaceta Oficial posterior a todas las legislaciones, publicando las mociones aprobadas con sus números de identificación. El LSC debe tener un espacio público para sugerencias de puntos de legislación abierto a toda la membresía de AIESEC en Venezuela.
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