Herramientas de Planificaci贸n de Proyectos Abril 2010
Contenido • • • • • • • •
Gestión de Proyectos Panificación vs Programación Estructura Detallada de Trabajo Carta Gantt PERT-CPM (Program Evaluation and Review Technique-Critical Path Method) Análisis del Riesgo Comunicación Valor del Trabajo Realizado
Gestión de Proyectos • Cumplir con los objetivos • Implica planificar, dirigir y controlar los recursos para cumplir con las restricciones del proyecto • Recursos: Personas, equipos y materiales • Restricciones:
Calidad,
recursos, presupuesto, riesgo
cronograma,
Planificación y Programación Proyectos
Planificación del Proyecto
• Desglosar el proyecto en actividades • Estimar los recursos y el tiempo para cada actividad • Describir interrelaciones entre actividades
Programación del Proyecto
• Detallar las fechas de inicio y de término para cada actividad
Actividades • Son tareas o trabajos bien definidos, cuya conclusión conjunta marca el término del proyecto
• Las Actividades son interdependientes: Pueden iniciarse, llevarse a cabo o detenerse aislada o conjuntamente • Las Actividades poseen asignación específica de recursos • Ordenamiento de las actividades se realiza por determinadas secuencias denominadas orden de precedencia
Actividades vs Recursos • Una actividad generalmente tiene varios recursos • Gráfico de barras por cada recurso relevante • Los recursos normalmente son variables discretas (personas, máquinas, herramientas, fondos financieros) • En ocasiones suelen ser variables continuas (m, espacio, kg. o l. combustible, KWH energía)
Estructura Desglose Trabajo • Estratifica entregables y el trabajo del proyecto en componentes más fáciles de manejar • EDT organiza y define el alcance total del proyecto • Representa el trabajo especificado en la declaración del alcance • Paquetes de trabajo: Trabajo planificado contenido en el nivel más bajo de la EDT
Estructura Desglose Trabajo (Continuación)
Entregable: Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
A menudo se utiliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cual está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente. También conocido como: Producto Entregable.
Estructura Desglose Trabajo (Continuación)
• Un paquete de trabajo puede ser programado, monitoreado, controlado, y su costo puede ser estimado. • Trabajo, (EDT), se refiere a los productos o entregables del proyecto, que son el resultado del esfuerzo realizado
Entradas EDT • Declaración del Alcance del Proyecto • Documentación de Requisitos • Activos de los Procesos de la Organización – Políticas, procedimientos y plantillas de la EDT – Archivos de proyectos anteriores – Lecciones aprendidas
Herramientas y Técnicas EDT Estratificación • Subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables • Nivel más bajo= Nivel de Paquetes de Trabajo – El trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo – El costo y la duración de las actividades pueden estimarse y gestionarse de manera más confiable
• Estratificación= EDT
Herramientas y Técnicas EDT Estratificación • Paquetes de trabajo= f(tamaño, complejidad ) • Actividades de la estratificación – Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado – Establecer los criterios para la estratificación – Estructurar y organizar la EDT
Herramientas y Técnicas EDT • Actividades de la estratificación – Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior (estratificar) – Desarrollar y asignar códigos de identificación a los estratos de la EDT – Verificar que el grado de estratificación del trabajo sea el necesario y suficiente
Herramientas y Técnicas EDT Estructura de la EDT • Usando las fases del ciclo de vida del proyecto como primer nivel de descomposición, con los entregables del producto y del proyecto insertados en el segundo nivel • Usando los entregables principales como primer nivel de descomposición • Usando subproyectos como trabajo contratado
Herramientas y TÊcnicas EDT Estructura de la EDT • En el marco de un trabajo mediante contrato, el vendedor desarrollarå la estructura de desglose del trabajo contratado correspondiente.
Elaboración EDT (Continuación)
• Identificar entregables • Identificar trabajos relacionados con Entregables • Crear el más alto nivel sobre la base de la información anterior • Descomponer el más alto nivel en los paquetes de trabajo (Crear la EDT)
Elaboración EDT (Continuación)
• La resultante: – Entregables del proyecto y/o subproyectos como primer nivel – Fases del ciclo de vida del proyecto como el primer y los entregables del proyecto insertados en el segundo nivel – La combinación de fases y entregables del proyecto dentro de cada rama de la EDT
Elaboración EDT (Continuación)
• EDT puede realizarse a cualquier nivel • Tres niveles se consideran adecuados • Elemento de trabajo que representen alto costo y/o riesgo deberán descomponerse paquetes adicionales más manejables • Los niveles mas bajos de la EDT pueden ser – Estimados – Medidos – Gestionados
Elaboración EDT (Continuación)
• Estratificar nivel superior de la EDT requiere subdividir el trabajo (entregables o subproyectos) en sus componentes fundamentales, hasta el nivel en que los componentes de la EDT representen productos, servicios o resultados verificables. • Forma: Un esquema, organigrama, diagrama de espina de pescado o cualquier otro método
Elaboración EDT (Continuación)
• Verificación estratificación: Determinar que componentes de nivel inferior son necesarios y suficientes para completar los entregables de alto nivel • Entregable diferente puede tener diferentes niveles de estratificación • El nivel paquete de trabajo puede alcanzarse en uno o varios niveles
Elaboración EDT (Continuación)
• Niveles de mayor detalle proporcionan mejor capacidad de planificación, gestión y control • Excesiva estratificación puede afectar la eficacia de la realización del trabajo. • Entregables o subproyectos deben estar lo suficientemente claros para desarrollar los detalles de la EDT
Elaboración EDT (Continuación)
• La EDT representa todo el trabajo necesario para realizar el producto o el proyecto • EDT incluye el trabajo de gestión del proyecto • El trabajo en los niveles inferiores de la EDT debe corresponder al cúmulo de los niveles superiores • Esto se denomina a veces la regla del 100 %.
EDT ejemplo Primer Nivel
Convenio Irán Venezuela CIV-01
Segundo Nivel
Tercer Nivel
Fábrica de Tractores
Fábrica de Camiones
CIV-01-01
CIV-01-02
Ingeniería
Construcción
IPC
CIV-01-01-01
CIV-01-01-02
CIV-01-02-01
Estructura Detallada de Trabajo.
Ejercicio
• Proyecto: Fabricación de Implementos Agrícolas. • Capacidad : 1000 IA/Año (200 c/u) • Productos: – – – – –
• • • •
Rastras Sembradoras Fertilizadoras Abonadoras Asperjadoras
Ubicación: Acarigua. Estado portuguesa Situación Actual del Proyecto: Idea Cliente. Cooperativa Alba Agroindustrial 118 R.L. Inversión: 7MM Bs
Estructura Detallada de Trabajo.
Ejercicio (Continuación)
• Proyecto: Fabricación de Implementos Agrícolas • Se pide: – – – – –
Especificar el propósito y alcance del proyecto Elaborar la EDT Seleccionar RRHH Elaborar Estructura Organizativa (Matricial, Por proyecto) Elaborar Mapa de procesos (Para cada Organización)
• Tiempo: 25 minutos
Carta Gantt • Representación gráfica actividades=F(tiempo) • Fácil de usar y flexible
• Arreglo de filas y columnas: − Actividades (filas de la primera columna): Barra − Tiempo (Columnas restantes)
− Duración de cada actividad: Longitud de la Barra − Inicio y culminación de actividad: Representada en la Barra
Carta Gantt Proyecto FRO9903
Carta Gantt Ejemplo: Instalación de un local comercial 1 : Negociación de arriendo para un local comercial 2 : Contacto con proveedores (cotizaciones, servicio) 3 : Estudio de mercado (Oferta) 4 : Estudio técnico (mobiliario, luces, estantes, baño) 5 : Estudio legal (inscripción, patente, derechos) 6 : Firma del contrato de arriendo 7 : Procura (Mobiliario, arreglos, servicios) 8 : Inscripciones legales (timbrar boletas, permisos) 9 : Contratación de personal 10: Operación del negocio (ciclo compras - ventas)
Carta Gantt (Continuaci贸n)
Ejemplo: Instalaci贸n de un local comercial Actividades
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
La longitud de cada barra representa la duraci贸n de la actividad
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10
Tiempo (semanas)
Medición del Avance Representación mediante el MARCADO de las barras de programación previas, permitiendo el control de la carta gantt Por ejemplo: Actividad X Y Z Marzo Abril Mayo Fecha de Corte La actividad x lleva 50% de avance y está retrasada La actividad y lleva 50% de avance y está adelantada La actividad z lleva 25% de avance y va a al día
tiempo (meses)
Simbología Carta Gantt • Indicación de Tiempo Ocioso
>>>>
Procesos requieren un tiempo de espera, el que no se indica como una actividad en la carta gantt, puesto que no se emplean recursos • Permiso para Inicio Anticipado de Actividad
<<<<
Señala que una actividad se inicia antes de lo previsto • Carga Residual Significa que hay una tarea pendiente
Carta Gantt VENTAJAS
• Simplicidad y facilidad para entenderla • Obliga a realizar un ejercicio de planificación muy provechoso • Sencillez en actualizar la gráfica para mostrar el estado actual para propósitos de control DESVENTAJA
• Dificultad para mostrar las relaciones entre las actividades: la secuencia de actividades no es siempre del todo clara
Diagrama de Barras de Recursos â&#x20AC;˘ Se utiliza para representar cantidades de recursos requeridos y utilizados
Ejemplo Diagrama de Barras de Recursos
Dotación Optima de Recursos Mediante un análisis económico de costos se determina la dotación de cada recurso relevante, ponderando también los factores cualitativos
+ -
Dotación de Recursos
Dotación de Recursos
Aumento de Costos por Mayor Capacidad Ociosa recursos subutilizados
Aumento de Costos por Contratación de Recursos Adicionales Mano de obra extraordinaria, trabajo en turno extraordinario, Equipos y servicios extraordinarios
Ejemplo Evaluación Recursos 5 -4 -3 -2 -1 --
Personas
tiempo
1
3 -2 -1 --
2
3
4
5
6
7
Máquinas
tiempo
1
2
3
4
5
6 Costos
Evaluación de dotación óptima de recursos
Mín
7
+
Costos
Carta Gantt. Ejercicio
DĂas
Carta Gantt. Ejercicio (Continuación)
• Las actividades 1-4, 2-5, 3-6, 5-7 y 6-8 se inician sin adelantamientos. (Ver aviso de inicio anticipado ) • A partir de la Carta Gantt del proyecto, determine la dotación estable óptima del recurso trabajador (L), sabiendo que: – – – –
Cada L tiene un sueldo bruto diario de Bs 3.200 Si L no trabaja, hay un costo diario extra de Bs 500 Contratar un L adicional cuesta Bs 9.000 cada día Cada actividad requiere la siguiente cantidad de L:
Carta Gantt. Recurso L. Ejercicio (Continuaci贸n)
D铆as
Histograma de Labor (L). Ejercicio (Continuaci贸n)
D铆as
Costos Recurso L. Ejercicio (Continuación)
Se reconocen tres categorías de costos: • Costos de Mano de Obra Fijo (CMOF) • Costos de Mano de Obra Variable (CMOV) • Costos de Mano de Obra Ociosa (CMOS) F: Número de trabajadores de planilla laboral estable
CMOF = 3.200*F*31 (Bs.)
9.000*(L - F) (Bs.) , si L < F CMOS = 500*(F - L) (Bs.) , si L >F
CMOV =
Dotación Óptima de Recursos (Continuación)
• El algoritmo de solución itera diferentes configuraciones del tamaño de la planilla laboral estable (F), evaluando el costo total (CT) asociado para cada configuración
CT = CMOF + CMOV + CMOS • Aquel valor de F que tenga asociado el mínimo costo total determina la dotación óptima estable del recurso trabajadores
Dotación Óptima de Recursos (Continuación)
Costo Total asumiendo funciones lineales
Dotación Óptima de Recursos (Continuación)
• CMOF y CMOS poseen una relación lineal directa con dotación del recurso estable (F) y los costos • CMOV presenta una relación lineal inversa con la dotación del recurso estable (F) y los costos • CT presenta forma convexa, donde existe un único mínimo • La dotación estable óptima mínima es F* • F*: Puede obtenerse por tanteo
Dotación Óptima de Recursos
(Tanteo)
(Continuación)
días
Dotación Óptima de Recursos
(Tanteo)
(Continuación)
Suponiendo F = 9 CMOF = 3.200*9*31 =892.800 (Bs.)
CMOV = 9.000*74 =666.000 (Bs.) CMOS = 500*42 = 21.000 (Bs.)
CT (F = 9) = 892.800 + 666.000 + 21.000 CT (F = 9) = 1.579.800 (Bs.)
Dotación Óptima de Recursos
(Tanteo)
(Continuación)
Dotación Óptima de Recursos Suponiendo F = 10
(Tanteo)
(Continuación)
CMOF = 3.200*10*31 = 992.000 (Bs.) CMOV = 9.000*61 = 549.000 (Bs.)
CMOS = 500*60 = 30.000 (Bs.) CT (F = 10) = 992.000 + 549.000 + 30.000 CT (F = 10) = 1.571.000 ($) Como CT (F = 10) < CT (F = 9), entonces solo requiere evaluarse CT (F = 11), no se necesita CT (F = 8)
Dotación Óptima de Recursos
(Tanteo)
(Continuación)
Dotaciรณn ร ptima de Recursos Suponiendo F = 11
(Tanteo)
(Continuaciรณn)
CMOF = 3.200*11*31 = 1.091.200 (Bs.) CMOV = 9.000*50 = 450.000 (Bs.) CMOS = 500*80 = 40.000 (Bs.) CT (F = 11) = 1.091.200 + 450.000 + 40.000 CT (F = 11) = 1.581.200 (Bs.) Como CT (F = 10) < CT (F = 11), entonces la dotaciรณn รณptima estable es con F* = 10, no se necesita CT (F = 12)
Estructura Detallada de Trabajo.
Ejercicio
• Proyecto: Fabricación de Implementos Agrícolas. • Capacidad : 1000 IA/Año (200 c/u) • Productos: – – – – –
• • • •
Rastras Sembradoras Fertilizadoras Abonadoras Asperjadoras
Ubicación: Acarigua. Estado portuguesa Situación Actual del Proyecto: Idea Cliente. Cooperativa Alba Agroindustrial 118 R.L. Inversión: 7MM Bs
Estructura Detallada de Trabajo.
Ejercicio (Continuación)
• Proyecto: Fabricación de Implementos Agrícolas • Se pide: – Elaborar Carta Gantt del Proyecto – Elaborar Histograma de Recursos
• Tiempo: 15 minutos
PERT- CPM • Herramientas para la Planificación, segumiento, evaluación y control de proyectos complejos • PERT: 1957-58, OPE Marina USA. Proyecto Polaris • CPM: 1958, Do Pont , Nemours. Francia CPM Duración Determinística
PERT Duración Probabilistica
PERT - CPM Responde • ¿El proyecto está adelantado, atrasado o al día según el programa? • ¿Se está cumpliendo con el presupuesto designado para proyecto ? • ¿Se cuenta con los recursos suficientes para completar el proyecto a tiempo? • Si el proyecto se requiere terminar antes de tiempo, ¿de qué manera se logrará a un menor costo?
Beneficios del PERT CPM • Planes realistas, detallados y fácil difusión • Incrementa probabilidades de alcanzar los objetivos • Permite predecir duración del actividades • Se centra en actividades críticas • Informar del grado de utilización de los recursos • Permite simulación de alternativas de manera sencilla • Informes completos y frecuentes del estado del proyecto
Simbolog铆a PERT CPM Actividad: Duraci贸n y Recursos Evento: Instante de tiempo que permite ordenar la secuencia de actividades. Indica que han finalizados las actividades previas y que es posible comenzar actividades posteriores Actividad Virtual
Apariencia del PERT - CPM PERT Proyecto los Cuatro Pasos
1
A1
0 0
2
2 2 A3
A2 1 3 1 1
1
A4 2
3
4 5 5
Principios Elaboración PERT CPM • Todo PERT presenta un único suceso inicial y final • Todo evento, exceptuando el inicial y final, tiene al menos una actividad precedente y una siguiente, respectivamente • Todos los eventos deben ser enumerados
• No existen actividades que partan de un evento n y terminen en un evento (n-1), n Є N • No se permite la coexistencia dos actividades que partiendo de un evento n, terminen en un evento (n+1), n Є N. Si ello ocurre las actividades recibirán una única denominación
Elaboración del PERT CPM • • • • • • •
Definir el Proyecto y todas sus actividades importantes Estimar el costo y el tiempo de realización c/u Determinar el orden precedencia Elaborar la red utilizando la simbología Enumerar los eventos Colocar la el costo y la duración de c/u de las actividades Determinar los tiempos mas tempranos y más tardíos en los cuales puede ocurrir cada evento • Determinar las holguras ( Evento, actividad) • Determinar la ruta crítica • Utilizar el Grafo para la toma de decisiones
Ejemplo PERT Proyecto Ensamblaje A: Transportar materiales para elaborar los componentes S y T. B: Transportar, desde punto diferente, materiales para elaborar los componentes U y V C: Transportar, desde otro lugar, materiales para elaborar el componente R. D: Fabricar el componente R E: Fabricar el componente S. F: Fabricar el componente T. G: Fabricar el componente U H: Fabricar el componente V. I: Transportar el componente S al taller de ensamblaje. J: Transportar el componente T al taller de ensamblaje. K: Fabricar el componente ST (resultante de ensamblar S con T) L: Transportar el componente R al taller de ensamblaje. M: Transportar el componente U al taller de ensamblaje. N:Transportar el componente Val taller de ensamblaje. O:Fabricar el componente UV (resultante de ensamblar U con V). P: Fabricar el producto terminado final ensamblando ST con R y con UV
Ejemplo PERT Proyecto Ensamblaje ID A B C D E F G H I J K L M N O P
Actividad precedente C A A B B E F I,J D G H M,N K,L,O
(Continuaci贸n)
Ejemplo An谩lisis de Precedencia (Continuaci贸n)
Ejemplo PERT Proyecto Ensamblaje (Continuación)
Al
considerar
la
duración
de
las
actividades se pueden determinar los tiempos mas temprano y más tardíos para que ocurra un evento, controlando así los avances y retrasos en el proyecto
Duración de una Actividad • Cada actividad tiene una duración de x U.T • CPM: Asignación determinística. Experiencia previa • PERT: Asignación Probabilística. Distribución β de Probabilidades – Estimación optimista (a) – Estimación mas probable (m) – Estimación pesimista (b)
• Estimación duración media:
Dm
a 4m b 6
Tiempos Tempranos • Tiempo temprano (tj) de un evento j: Tiempo mínimo necesario para que ocurra el evento j. • Se calcula sumando la duración de la actividad, dij, al tiempo temprano del evento donde proviene dicha actividad. • Cuando en el evento j concurren más de dos actividades. El tiempo temprano del evento j será:
t j max ti dij
• El tiempo temprano del evento inicial es cero (0)
Tiempos Tardíos • Tiempo tardío (t*i) de un evento i: Tiempo máximo en el que ocurre el evento i, sin que ello implique el retraso del proyecto • Se calcula restando la duración de la actividad, dij, al tiempo tardío del evento que se presenta cuando finaliza dicha actividad. • Cuando del evento i parten más de dos actividades, el tiempo tardío del evento i será: ti* min t *j d ij
• El tiempo tardío del evento final, es el tiempo temprano de dicho evento
Tiempos tempranos y Tardíos
t j max ti dij
ti* min t *j d ij
Ejemplo PERT Proyecto Ensamblaje ID
A B C D E F G H I J K L M N O P
Actividad Precedente C A A B B E F I,J D G H M,N K,L,O
Duraci贸n
1 1 1 2 3 2 1 2 1 1 2 1 2 2 1 2
Tiempos tempranos (tj) Evento j
Evento i
Tiempo Temprano (ti)
1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 10 11 11 12 12 12 13
1 2 2 3 4 1 6 1 8 8 9 10 5 11 7 12
0 0 1 1 4 3 0 1 0 1 1 2 3 5 5 3 7
Duraci贸n (dij)
tj=m谩x (ti+dij)
0 1 3 2 1 1 1 2 1 1 2 2 2 2 1 2 2
0 1 4 3 5 1 3 1 2 3 5
7
9
(Continuaci贸n)
Tiempos tardíos (t*i) (Continuación)
Evento i
Evento j
Tiempo tardío (t*j)
Duración (dij)
t*i=mín (t*j-dij)
13 12 5 3 4 2 2 1 7 6 1 11 9 10 8 8 1
13 12 5 5 3 4 2 12 7 6 12 11 11 9 10 8
9 9 7 5 5 4 4 1 7 6 4 7 6 6 4 4 2
0 2 2 1 1 3 2 1 1 2 1 1 2 2 1 2 1
9 7 5 4 4 1 0 6 4 6 4 4 2
Ejemplo PERT Proyecto Ensamblaje (Continuación)
t j max ti dij
ti* min t *j d ij
Holguras del PERT • Holgura de un Evento i: Indica el tiempo que puede retrasarse un evento sin retrasar el proyecto
H i t *i - t i • Holgura total de la actividad: Indica el tiempo que puede retrasarse la realización de una actividad, con respecto al tiempo PERT previsto, sin que la duración total del proyecto experimente un retraso
H ijT t *j ti d ij
Observaciones: Holguras del PERT (Continuación)
• Las actividades con holgura total cero, se denominan
actividades críticas
H
T ij
0
• El recorrido de las actividades críticas, desde el
evento inicial hasta el evento final, se denomina camino crítico
• El camino crítico requiere mayor atención y se utiliza para controlar el proyecto
Observaciones: Holguras del PERT (Continuación)
• El retaso de actividades que no sean las críticas,
puede transformarlas en actividades críticas • Nuevas actividades críticas originan un nuevo camino crítico • Un proyecto puede tener más de un camino crítico • Si una actividad consume parte o la totalidad de su holgura puede disminuir la holgura total de la actividad siguiente
Observaciones: Holguras del PERT (Continuación)
• Holgura libre de una actividad: Parte de la holgura total que puede consumirse sin afectar las actividades siguientes L
H ij t j ti d ij
• Holgura Independiente: Holgura disponible después de haber realizado todas las actividades, considerando que las mismas han comenzado en sus tiempos tardíos I *
H ij ti ti d ij
Con la información anterior se pueden establecer
Fechas Calendario: Actividades (Continuación)
• Comienzo más temprana: • Comienzo más tardíos:
ij ti *ij ti H ijT
• Finalización más temprana: ij ti dij • Finalización más tardía:
t * ij
* i