APUNTES IMPRESOS COMPU 2 by jose hernández

Computación 2 II

Bachillerato

Academia de Computación

TEXTO Y GUÍA DEL ALUMNO

Enero 2011

Universidad Autónoma de Coahuila Esc. de Bachilleres “Sr. Urbano Riojas Rendón”

PRESENTACIÓN ¿

Qué es formación de competencias en bachillerato? Es un enfoque didáctico que

pretende desarrollar en el estudiante conocimientos, habilidades de pensamiento, destrezas, actitudes y valores que le permitan incorporarse a la sociedad de una forma inteligente, consciente, propositiva, activa y creativa; y que en un momento dado, las utilice para enfrentarse a una situación de vida concreta, resuelva problemas, asuma retos, etc.

En la actualidad, es una exigencia ofrecer una educación de calidad que logre la formación y consolidación del perfil de egreso en el bachiller de tal forma que pueda contar con los elementos necesarios que le permitan crecer y desarrollarse en un mundo cambiante, globalizado, competitivo y complejo; por lo que el proceso educativo debe caracterizarse por presentar estrategias que contemplen actividades de aprendizaje en diversos contextos y escenarios reales, donde pongan en juego, movilice y transfiera las competencias desarrolladas.

Este material dirigido al estudiante, es producto de la participación de los docentes en los cursos de instrumentación didáctica de los programas de estudio que se desarrollaron en el marco de la Reforma Integral de la Educación Media Superior (RIEMS), donde pusieron de manifiesto su experiencia, conocimiento y compromiso ante la formación de los jóvenes bachilleres.

COMPETENCIAS GENÉRICAS QUE EXPRESAN EL PERFIL DEL EGRESADO

Se autodetermina y cuida de sí: 1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue. 2. Es sensible al arte y participa en la apreciación e interpretación de sus expresiones en distintos géneros. 3. Elige y practica estilos de vida saludable.s Se expresa y se comunica 4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados. Piensa crítica y reflexivamente 5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos 6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva. Aprende de forma autónoma 7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida. Trabaja en forma colaborativa 8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos. Participa con responsabilidad en la sociedad 9. Participa con una conciencia cívica y ética en la vida de su comunidad, región, México y el mundo 10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales. 11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crítica, con acciones responsables.

Propósito de la unidad

El alumno identifica los conceptos y técnicas básicas para utilizar la hoja electrónica de cálculo y almacena, ordena y genera gráficas e incrementa su creatividad mediante la vinculación de herramientas.

Contenido de la Unidad

Tema 1

Hoja electrónica de cálculo

Tema 2

Bases de datos en excel

ÍNDICE Hoja de Cálculo ................................................................................................................................ 5 Fundamentos de la hoja de cálculo ............................................................................................. 5 Secuencia didáctica ...................................................................................................................... 6 Hoja electrónica de cálculo .......................................................................................................... 7 Características de las hojas de cálculo ..................................................................................... 7 Fuentes: .................................................................................................................................. 11 Evidencia 1.1: Elementos de la pantalla de Excel ................................................................. 13 Evidencia 1.2: PRÁCTICA EN EXCEL............................................................................... 14 Evidencia 1.3: PRÁCTICA EN EXCEL............................................................................. 15 Iniciar y configurar Excel ......................................................................................................... 16 Barras de Menús, Herramientas y Formato ............................................................................... 18 Capturar y corregir datos............................................................................................................ 22 Fórmulas y Funciones ................................................................................................................ 37 Vista preliminar e impresión ...................................................................................................... 91 Repaso de Unidad ............................................................................................................... 100 Gráficos .................................................................................................................................... 108 Repaso de Unidad ................................................................................................................ 119 Bases de datos .............................................................................................................................. 125 Captura de datos ...................................................................................................................... 125 Filtros de Búsqueda .................................................................................................................. 130 Utilizar las opciones ordenar y filtrar ...................................................................................... 133 Repaso de Unidad ................................................................................................................ 138 MACROS ..................................................................................................................................... 144 Concepto de macro................................................................................................................... 144 Operaciones elementales para el manejo de macros. ............................................................... 145 Iniciar la grabación................................................................................................................... 147 Detener la grabación ................................................................................................................ 148 Ejecutar macro ......................................................................................................................... 148 Creación de un macro en la hoja de cálculo............................................................................. 148 Ejecutar una macro desde un botón ......................................................................................... 149 Repaso de Unidad ................................................................................................................ 149 Bibliografía .................................................................................................................................. 152 Diseña y elabora algoritmos ......................................................................................................... 154 Secuencia didáctica .................................................................................................................. 155 ¿Qué es un algoritmo?.......................................................................................................... 155 Descripción narrada ............................................................................................................. 156 Diagrama de flujo................................................................................................................. 156 Pseudocódigo ....................................................................................................................... 156 Características de los algoritmos: ........................................................................................ 157 Metodología de solución de problemas ............................................................................... 157 Identificación del problema ................................................................................................. 158 Planteamiento de alternativas de solución ........................................................................... 158 Elección de una alternativa .................................................................................................. 158 Desarrollo de solución ......................................................................................................... 159 Evaluación de la solución .................................................................................................... 159 Fuentes: ................................................................................................................................ 159 Diagramas de flujo ....................................................................................................................... 161 2

| Definición ................................................................................................................................ 161 Símbolos utilizados .................................................................................................................. 161 Descripción de los símbolos .................................................................................................... 161 Características que debe cumplir un diagrama de flujo ........................................................... 162 Desarrollo del diagrama de flujo ............................................................................................. 162 Ventajas de los diagrama de flujo ............................................................................................ 163 Estructuras algorítmicas ........................................................................................................... 163 Pseudocódigo ............................................................................................................................... 165 Definición ................................................................................................................................ 165 Ventajas de utilizar un Pseudocódigo a un Diagrama de Flujo ........................................... 165

Unidad 1

Hoja electrónica de cálculo

Propósito

Identifica los conceptos y emplea las técnicas básicas para utilizar con eficiencia la hoja de cálculo.

Hoja de Cálculo Fundamentos de la hoja de cálculo La primera pregunta que nos viene a la mente cuando nos hablan de que Excel es una hoja de cálculo es ¿y qué es una hoja de cálculo? Las planillas de cálculo u hojas de cálculo también podemos encontrarlas con la siguiente denominación: spreadsheet o worksheet. En una planilla de hoja se pueden ingresar valores, rótulos, fórmulas matemáticas, estadísticas, financieras, cálculos de ingeniería, etc. Al aplicar las fórmulas sobre los datos de entrada nos devolverá los resultados. La principal ventaja de una planilla de cálculo es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de producción y en base a esto tomar las decisiones correspondientes.

Los programas dedicados a las planillas de cálculo fueron evolucionando, el primero se llama Lotus 123, el cual le pone a sus archivos la extensión. WK1, el segundo se llama Quattro Pro, el cual le pone a sus archivos la extensión. WQ1, cabe destacar que estos dos programas corren bajo entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el EXCEL, que le pone a sus archivos la extensión. XLS y corre bajo entorno Windows.

Algunas de las facilidades que brinda este programa son: gran área de trabajo, facilidades para el formato de

planillas (alineamientos, tipos de letras, colores, etc.), barras de

herramientas y paletas portátiles, confeccionar gráficos, manejo de tablas y de bases de datos, Importación de datos, corrector ortográfico, visualización previa a la impresión de una planilla, imprimir la planilla, uso de asistentes como: asistente de Ideas, de funciones y de gráficos y ayuda al usuario.

Secuencia didáctica

1. Para saber que programa deben utilizar para realizar el reporte, realiza en equipo de dos personas una lista de los programas de aplicación que conocen y que han utilizado en la clase de Informática I y su aplicación.

2. Analiza la situación didáctica, identifica y escribe las acciones que involucra ésta e indica las ventajas de utilizar alguno de estos programas para llevarlas a cabo.

3. Toma nota en el cuaderno de apuntes y expone al grupo las ventajas de utilizar el programa seleccionado. 4. Consulta la siguiente lectura “HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO“, elabora un glosario de conceptos, complementa en el cuaderno de apuntes la siguiente tabla y pega de una revista o periódico una aplicación de la hoja electrónica de cálculo.

HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO Ventajas

Características

| Lectura:

Hoja electrónica de cálculo Desde su introducción a finales de la década de 1970, los programas de hojas de cálculo se han convertido en una de las aplicaciones para automatización de oficina que más se usa; remplazó a las hojas de cálculo manuales y a los libros de contabilidad que los contadores usaron durante cientos de años. Los programas de hojas de cálculo son capaces de presentar, desplegar e imprimir la información en formatos de tablas, así como de ejecutar cálculos automáticos sobre un conjunto de cifras. Los programas de hoja de cálculo permiten que el usuario incluya cuadros de información divididos en filas y columnas. Las filas son líneas horizontales que se identifican por números; las columnas son líneas verticales que se identifican por letras. El punto donde una fila y una columna se interceptan se llama celda, al conjunto de varias celdas se le denomina rango. Una hoja se compone de un conjunto de celdas y varias hojas integran un libro. El usuario puede ingresar fórmulas en las celdas para ejecutar cálculos, utilizando la información de otras celdas. Además, los valores suministrados por las fórmulas se vuelven a calcular de forma automática si se cambia la información. Los programas de hojas de cálculo también pueden preparar, desplegar e imprimir gráficas basadas en las filas y columnas de información, cuestión de utilidad para analizar la información y para los estudios de tendencias.

Características de las hojas de cálculo Además de ejecutar muchos tipos de cálculos, los programas de hojas de cálculo tienen algunas características similares a las que ofrecen los procesadores de texto, como la habilidad de capturar, mover, copiar, eliminar y pegar información que se encuentra en las celdas, grupos de celdas y filas o columnas. Las hojas de cálculo también se guardan como archivos electrónicos y pueden desplegarse, editarse, imprimirse y eliminarse. Esto implica que se pueden guardar varias versiones de los documentos en caso de que se necesite acceder a ellos posteriormente. También se puede copiar, mover y pegar información de varias hojas de cálculo. La mayoría de los programas de hojas de cálculo ofrecen ciertas características básicas:

 La función de cálculo puede sumar, restar, multiplicar y dividir elementos mediante la fórmula que se escribe en una celda. También hay fórmulas predeterminadas llamadas funciones, que pueden ejecutar cálculos sencillos o relativamente complejos en un orden o estructura determinada, mediante valores específicos llamados argumentos. Algunas de las funciones más comunes que usan las hojas de cálculo son la suma, promedio.  La función de gráficos crea gráficas basándose en la información que se ingresó en una hoja de trabajo. Una vez que se crea un vínculo entre la hoja de trabajo y la gráfica, ésta se actualiza de forma automática con los valores que se ingresan en la hoja de trabajo.  La función de insertar permite añadir celdas, filas y columnas en cualquier parte del documento, así como caracteres e información en las celdas.  La función de copiado duplica la información de una celda, de un grupo de celdas y de las filas y columnas de un documento.  La función de eliminar permite borrar caracteres y palabras dentro de las celdas, grupos de celdas, filas y columnas.  La función de pegar inserta material removido o copiado de unas celdas a otras.  La función de formato se utiliza para dar formato a un documento, pudiendo especificar la página, el margen y el tamaño del tabulador, así como las características de diseño especial como el tipo de fuente, el color, las negritas, itálicas, subrayado y resaltado.  La función de búsqueda y reemplazo localiza determinados caracteres, palabras o frases dentro del documento y las substituye por otras.  La función de administración de archivos permite almacenar, acceder, mover y eliminar los archivos de la computadora.  La función de impresión produce una copia en papel del documento que se preparó con el programa de la hoja de cálculo y que se almacenó electrónicamente. Además de estas características básicas, los programas de hojas de cálculo son capaces de insertar encabezados y pies de página, ofreciendo funciones adicionales como clasificación, revisión ortográfica y rastreo de cambios, entre otras. En un documento de hoja de cálculo también se pueden insertar imágenes y diagramas. Existen muchos libros, revistas y sitios red que nos guían para elegir el programa de hoja de cálculo más conveniente. En muchos casos, los programas de hojas de cálculo son suministrados o vienen incluidos con el equipo de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra o como un estándar industrial o gubernamental. 8

| Los programas de hojas de cálculo se utilizan de mejor forma cuando la información se analiza en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintos tipos de variables, o cuando se tienen diferentes relaciones entre las variables, las bases de datos interrelacionadas constituyen el método más eficiente para registrar y analizar la información. Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a los usuarios a analizar información para tomar decisiones con más fundamentos. Si usa Office Excel 2010 y Excel Services, puede compartir y administrar los análisis y los conocimientos con los compañeros de trabajo, los clientes y los socios con toda confianza. A continuación, se detallan las 10 ventajas más relevantes en las que Office Excel 2010 puede ayudarle a crear hojas de cálculo, a analizar, compartir y administrar información más eficazmente. •

Office Excel 2010 presenta la interfaz de usuario de Office Fluent para ayudarle a encontrar herramientas muy eficaces cuando las necesite. Busque las herramientas que desee cuando las necesite, utilizando la interfaz de usuario de Office Fluent orientada a obtener resultados de Office Excel 2010. Según el trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una fórmula, Office Excel 2010 le muestra los comandos necesarios cuando los necesite.

•

Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo significativamente ampliadas. Trabaje con cantidades ingentes de datos en Office Excel 2010, que admite hojas de cálculo que pueden tener un máximo de 1 millón de filas y 16.000 columnas. Además de una cuadrícula mayor, Office Excel 2010 es compatible con plataformas de multiprocesadores para obtener cálculos más rápidos de hojas de cálculo llenas de fórmulas.

•

Usar el motor de gráficos totalmente rediseñado de Office Excel 2010 para comunicar los análisis en gráficos de aspecto profesional. Cree gráficos de aspecto profesional con mayor rapidez y comodidad gracias a las herramientas de generación de gráficos de la interfaz de usuario de Office Fluent. Enriquezca los gráficos con mejoras visuales, como efectos 3D, sombreado suave y transparencia. Cree e interactúe con gráficos de la misma forma, independientemente de la aplicación que use, ya que el motor de gráficos de Office Excel 2010 es compatible con Microsoft Office Word 2010 y Microsoft Office PowerPoint 2010. 9

•

Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas. Cree, aplique formato, expanda, filtre y haga referencia a tablas dentro de fórmulas, ya que Office Excel 2010 ha mejorado increíblemente la compatibilidad con las tablas. Al ver los datos contenidos en tablas grandes, Office Excel 2010 mantiene los encabezados visibles al desplazarse por las tablas.

•

Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas fácilmente. Las vistas de tablas dinámicas le permiten reorientar rápidamente los datos para ayudarle a responder muchas preguntas. Busque las respuestas que necesite más rápido, cree y use las vistas de las tablas dinámicas más fácilmente arrastrando los campos hasta donde desee que se muestren.

•

“Ver” tendencias importantes y buscar excepciones en los datos.

•

Aplique formato condicional a la información más fácilmente para descubrir los patrones y resaltar las tendencias de los datos. Los nuevos esquemas incluyen degradados de color, mapas de calor, barras de datos e iconos indicadores de rendimiento. Office Excel 2010 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad. Excel Services, característica de Microsoft Office SharePoint Server 2010, representa dinámicamente una hoja de cálculo con formato HTML para que otros usuarios puedan tener acceso a la información con un explorador Web. Debido al alto grado de fidelidad del cliente de Office Excel 2010, los usuarios de Excel Services pueden explorar, ordenar, filtrar, especificar parámetros e interactuar con la información, todo ello desde el explorador Web. La Ayuda garantiza al usuario y a la organización trabajar con la información empresarial más actual. Impida que se distribuyan muchas copias o copias anticuadas de una hoja de cálculo en la organización mediante el uso de Office Excel 2010 y Office SharePoint Server 2010. Controle los usuarios que pueden ver y modificar las hojas de cálculo del servidor mediante acceso basado en permisos.

•

Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de archivos dañados a la vez. El nuevo formato XML de Microsoft Office Excel ofrece una reducción significativa del tamaño de los archivos, mientras que su arquitectura mejora la recuperación de los datos de los archivos dañados. Este nuevo formato aporta un ahorro muy importante en los requisitos de almacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga de trabajo del personal de TI.

| •

Ampliar las inversiones en inteligencia empresarial ya que Office Excel 2010 es totalmente compatible con Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Aproveche la flexibilidad y las nuevas funciones de cubo de Office Excel 2010 para crear un informe personalizado a partir de una base de datos OLAP. La conexión a orígenes de datos también es más sencilla mediante la Biblioteca de conexiones de datos.

Fuentes: http://aceproject.org/ace-es/topics/et/eta/equipos-y-programas-decomputo/eta02b/?set_language=es http://office.microsoft.com/es-mx/excel/HA101641793082.aspx

2. Lee el texto que se encuentra en la siguiente dirección electrónica http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm o revisa el anexo de Microsoft Excel 2010, para identificar la aplicación y utilidad de cada uno de los elementos que conforman la pantalla principal del programa, identifica las partes de la pantalla y completa la Evidencia 1.1

Con la finalidad de ver las funciones que utilizará para cumplir con el reporte de los resultados de la NFL y qué datos debe de incluir, deberá hacer una planeación. Realiza en el cuaderno de apuntes, la planeación de la hoja electrónica de cálculo de una boleta de calificaciones, donde se consideren los siguientes datos: materia, maestro, parcial 1, parcial 2, parcial 3, el promedio de los parciales, la calificación del examen semestral y la calificación final de la materia. Reconoce la importancia de planear una hoja de cálculo y aplica la metodología para resolver problemas estudiada en el Bloque I. •

Reflexiona sobre los datos que debe de llevar el reporte de los resultados de la NFL. Tiempo estimado: 2 horas.

Realiza una consulta a la dirección electrónica http://www.aulaclic.es/excel2010index.htm, revisa el anexo de Microsoft Excel 2010 o emplea la ayuda integrada en el programa para obtener los conocimientos que se necesitan en la elaboración del reporte de los resultados de la NFL. 11

•

Escribe en el cuaderno de apuntes el procedimiento para introducir datos, para aplicar formato a las celdas, escribir fórmulas, para utilizar las funciones estadísticas: MAX(), MIN(), PROMEDIO(), CONTAR() y la función matemática trigonométrica: SUMA(); la diferencia entre referencias absolutas y referencias relativas, el procedimiento para validar y ordenar datos, para insertar series, para insertar y editar gráficos, para aplicar protección a las celdas y al libro y para imprimir la hoja buscando siempre la optimización de los consumibles.

•

Para practicar lo investigado, realiza las actividades prácticas indicadas en las evidencias 1.2 y 1.3. Tiempo estimado: 6 horas.

5. Trabaja colaborativamente en pareja y elabora la planeación de la hoja electrónica de cálculo y en Microsoft Excel elabora el reporte de la situación didáctica, incluyendo la siguiente información*: • •

• • • •

A través aplicar la función suma obtén los puntos totales por cada partido. Una gráfica en la que se muestre en qué partido hubo más puntos de anotación y cuántos fueron y en qué partido hubo menos puntos de anotación y cuántos fueron. Una gráfica que contenga la cantidad de puntos de anotación por equipo. Una gráfica para mostrar el promedio de puntos de anotación por juego de cada equipo. ¿Cuántos juegos ha “ganado” y cuántos ha “perdido” cada equipo? Mostrar gráficamente. Presenta al grupo el proyecto realizado.

*Se sugiere que cada gráfica se realice en hojas distintas del libro de trabajo. Tiempo estimado: 6 horas. MATERIAL A UTILIZAR: • Computadora • • • •

Recorte de periódico Cuaderno de apuntes Internet Curso en línea

MECANISMOS SUGERIDOS PARA EVALUAR: Evaluación formativa (ejercicios prácticos, reportes, proyecto, etc.)= 100% 12

Evidencia 1.1: Elementos de la pantalla de Excel

Fecha: ___/____/2012

Nombre:_____________________________________

Grupo: _

Instrucción: Coloca el número que representa el elemento de la pantalla en el lugar que corresponda. ( ) ( )

( )

( ) ( )•* ( )

( )

( ) ( ) ( )

( ) Nombre de los elementos de la pantalla de Microsoft Excel: 1. Barra de título 2. Ayuda 3. Barra de desplazamiento horizontal y vertical 4. Barra de fórmula 5. Barra de etiquetas 6. Zoom 7. Barra de herramientas de acceso rápido 8. Fila 9. Botón de Office

10. Columna 11.Banda de opciones 12. Celda activa 13. Barra de estado

Evidencia 1.2: PRÁCTICA EN EXCEL

Fecha: ___/____/2012

Nombre:_________________________________________ Grupo: _ ________ Instrucción: Con el propósito de realizar la práctica lleva a cabo cada uno de los pasos que a continuación se describen:

1. Revisa la planeación de la boleta que elaboraste en tu cuaderno de apuntes, complementa con los datos del siguiente formato y utiliza el programa Microsoft Excel 2010 para elaborar la boleta.

ESCUELA DE BACHILLERES “SR. URBANO RIOJAS RENDÓN” PLANTEL ____________________ MATRÍCULA: NOMBRE: MATERIA MAESTRO

2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

PARCIAL 1

PARCIAL 2

SEMESTRE: GRUPO: PARCIAL 3 PROMEDIO SEMESTRAL 20% 20% 80%

CALIFICACIÓN FINAL

Grábalo con el nombre: Boleta. Prepara la página (tamaño, márgenes, encabezado y pie de página, orientación). Aplica el formato a fuentes, estilos(negrita, cursiva y subrayado), color, tamaño de fuentes, alineación y bordes. Valida las columnas materia y maestro para que a la captura permitan solo texto y las columnas de parcial 1, 2, 3 y semestral para que permita la captura de valores numéricos en el rango 0 a 10 con decimales. Captura todas las materias, con el nombre del maestro y las calificaciones del parcial 1, 2, 3 y semestral. Aplica formato de celdas numéricas a las calificaciones y semestral, con un decimal, promedio y calificación final con 0 decimales. Calcula el promedio y la calificación final, utilizando fórmulas. Determina la calificación mayor del parcial ,1 utilizando funciones. Calcula el promedio del parcial 2, utilizando funciones. Determina la calificación menor del Semestral, utilizando funciones. Elabora un gráfico de columnas con los datos de la materia y los tres parciales. Elabora un gráfico circular con los datos de las materias y calificación final. Aplica formato a los títulos, leyendas, series y área del gráfico de los dos gráficos. Aplica seguridad al archivo. Guarda los cambios realizados.

Evidencia 1.3: PRÁCTICA EN EXCEL Fecha: ___/____/2012 Nombre:___________________________________________

Grupo: _ ____

Instrucciones: Con el propósito de realizar la práctica siguiente lleva a cabo cada uno de los pasos que a continuación se describen: 1. Elabora el siguiente formato: TABLA DE CONVERSIONES

PESOS DÓLARES PULGADAS CENTÍMETROS METROS KILOGRAMOS GRAMOS LIBRAS

Grábalo con el nombre: CONVERSIONES.

Prepara la página (márgenes, encabezado y pie de página, orientación, hoja).

Aplica el formato a fuentes: estilos (negrita, cursiva y subrayado), color, tamaño de fuentes, alineación y marcar bordes.

Valida la columna de PESOS para que acepte sólo valores numéricos con decimales y captura los pesos.

Inserta series numéricas a las columnas de pulgadas y kilogramos, con un valor inicial de 20 e incremento de 5 hasta 100.

Utiliza fórmulas con referencias absolutas, para convertir de pesos a dólares, de pulgadas a centímetros y a metros, los kilogramos conviértelos a gramos y a libras.

Aplica formato de moneda con decimales a la columna de pesos.

Aplica dos decimales a las columnas de centímetros, gramos, libras.

10.

Utiliza funciones para determinar la cantidad de metros más alta, cantidad de libras menor, el total de las libras.

11.

Elabora una gráfica de columnas de la cantidad de pesos a dólares.

12.

Protege el archivo.

Iniciar y configurar Excel Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se

llaman, dónde están y para qué

sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en la computadora; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa. (Figura 1)

Figura 1. Pantalla inicial de Excel 2003

Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:



Hacer clic en el botón cerrar

, este botón se encuentra situado en la parte

superior derecha de la ventana de Excel. 

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.



Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

Descripción de la pantalla Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. (Figura 2) A B C D E

H I A- Barra de Títulos

C- Barra de Herramientas

E- Etiqueta de Columna

G- Celda Activa

I- Barra de D.H.

B- Barra de Menús

D- Barra de Formato

F- Barra de Fórmulas

H- Etiquetas de Hoja

J- Barra de D.V.

Figura 2. Interfaz grafica de un ahoja de calculo (Excel 2003)

Barras de Menús, Herramientas y Formato La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

, restaurar

y cerrar

La barra de menú Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

, restaurar

y cerrar

del libro

de trabajo.

En Excel la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre

ellos. Se

reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado.

| Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervínculo que se activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.

Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen.

Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar. La barra de herramientas estándar Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar

, Copiar

, Cortar

, etc.

La barra de formato 19

Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro. La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. El panel de tareas Este elemento se ha mejorado desde la versión anterior de Excel. El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Por ejemplo, en la imagen es el panel de tareas que aparece al iniciar Excel nos ofrece los comandos más útiles para esa situación: nos muestra las hojas recientemente abiertas; nos permite crear una nueva hoja a partir de una plantilla, una gran cantidad de ayuda en línea, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo con imágenes. Hay disponibles otros paneles de tareas, como por ejemplo: 20

| Portapapeles, Buscar, Insertar imagen prediseñada, Nuevo Libro. Para acceder a ellos ir al triángulo que hay al lado del título del panel y se desplegará una lista con los paneles disponibles.

Al abrir Excel aparece el panel de tareas, si no queremos que aparezca cada vez que abramos Excel, bastará con desactivar la casilla Mostar al inicio, que está en la parte inferior del panel. En cualquier momento podemos abrir o cerrar el panel de tareas desde el menú Ver, opción Panel de Tareas.

La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc, y también un botón por cada documento de Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos (según la versión de Windows tendremos varios iconos o uno solo que tiene asociada la lista desplegable de todos los documento de Excel abiertos). Esta barra no pertenece a Excel, sino a Windows como su propio nombre indica. La Ayuda Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. 

Un método consiste en utilizar la Barra de Menús. Haciendo clic en el interrogante. Podremos utilizar cualquiera de estas opciones:



Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrará una pantalla en la que podremos ver la ayuda a través de un índice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural.



Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.



Microsoft Office Online, ésta es una nueva característica de Excel2003. Abre en el panel de tarea un diálogo de búsqueda de ayuda en línea de Microsoft. (Figura 3)

Figura 3. Pantalla de Ayuda de Excel

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botón

de la Barra de

Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecerá una ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

También se puede utilizar la opción de la Barra de Menús. Para utilizar este método, hacer clic sobre el recuadro, escribir la pregunta a buscar y pulsar la tecla ENTER en el teclado. Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las cuales elegiremos la deseada.

Capturar y corregir datos El área de trabajo de Excel Vemos en la pantalla una cuadrícula o planilla, en el borde superior una serie de rótulos con letras nos indican las Columnas y a la izquierda otros rótulos con 22

| números que nos indican las Filas. La intersección de una columna con una fila determina lo que llamaremos Celda y a esta celda la llamamos por la intersección de los rótulos, como por ejemplo: A1, B3, F15, etc. En cada celda podemos almacenar: un número, un texto o una fórmula. La planilla esta compuesta por 16384 filas y 256 columnas (hasta las letras IV), dando un total de aprox. 4.200.000 celdas. Estas planillas en EXCEL son denominadas Hojas y estas hojas forman un Libro, este libro es almacenado en un archivo. (Figura 4)

COLUMNA

FILA CELDA

Figura 4. Pantalla inicial de Excel

De esta forma, denominamos a cada celda por el nombre de la hoja y la dirección de la celda, separadas por el símbolo ! por ejemplo: Hoja2!A5. Si observamos la figura anterior vemos que hay una celda que esta recuadrada con un borde grueso (A1), esta celda se denomina Celda Activa y es aquella en la que estamos ubicados.

Empezando a trabajar con Excel Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento; nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: (Tabla 1)

MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL + INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Tabla 1. Teclas activas de desplazamiento

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a.. que aparece a la derecha: Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar. Después hacemos clic en Aceptar. Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinación

| Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a... (Figura 5)

Figura 5. Pantalla del Menú Edición \ Ir a.. Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta. Desplazamiento trabajo

en el libro de MOVIMIENTO

TECLADO

Dentro de nuestro

libro

trabajo

existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Figura 6. Barra de etiquetas Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. (Figura 6)

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Hoja Siguiente

CTRL+AVPAG

Hoja Anterior

CTRL+REPAG

Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

Introducir datos Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente. (Figura 7) Celda activa

Barra de fórmulas

Figura 7. Pantalla de celdas y barra de formulas Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación: 

Enter: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.



TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón

de la barra de fórmulas, al hacer

clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar

de la barra de fórmulas. Así no se introducen

los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información. Después de teclear la modificación pulsaremos Enter o haremos clic sobre el botón Aceptar. (Figura 8)

Editar (F2)

Barra de Fórmulas

Celda activa

Figura 8. Ejemplo de edición de datos

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos En una Hoja de Cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: 

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.



FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. (Figura 9)

| Fórmula

Barra de Fórmulas

Celda activa

Figura 9. Pantalla de la barra de fórmulas

Errores en los datos Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves en la Figura 10. Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Figura 10

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: sobre el símbolo aparecerá un cuadro como

. Al hacer clic

que nos permitirá saber más sobre

el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se 29

mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación (Figura 11)

Figura 11. Pantalla de error Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. 30

| #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:

. Este símbolo se

utilizará como hemos visto antes.

Manipulación de libros de trabajo Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. 

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como... Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.(Figura 12)

Figura 12. Menú Archivo de Excel Si el archivo ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro el nombre de archivo de su antiguo nombre; si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos. 

En el recuadro Guardar en (1) haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.



Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro Nombre de archivo (2), escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo, y por último haz clic sobre el botón Guardar(3). (Figura 13)

2 32

| Figura 13.Ventana Guardar como… Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic sobre el botón Guardar

de la Barra de Herramientas, se guardará

con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas (Figura 14)

Figura 14. Cerrar.. del Menú Archivo Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo .Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar. Si esta opción no se encuentra, recuerda el botón para ampliar el menú. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro

(Figura 15)

diálogo

Figura 15. Cuadro de diálogo Haz clic sobre el botón Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos. Sí para almacenar el documento antes de salir de él. En este último caso, 33

si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar

de la barra de menú, cuidado no el

de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Crear un nuevo libro de trabajo Cuando

entramos

Excel

automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo. Para crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: 

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo

de la barra de herramientas.

En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente, pero si utilizamos el menú se abrirá el panel de tareas en la parte derecha de la ventana con el siguiente aspecto. (Figura 16) Haz clic sobre el enlace

para empezar un libro de trabajo vacío.

(Se podría utilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el libro de trabajo a partir de otros libros ya creados). Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.

| Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. 

Una de ellas consiste en utilizar el menú. Selecciona la opción Abrir del menú Archivo. (Figura 17)

Figura 17. Abrir…del Menú Archivo

O bien, haz clic sobre el botón Abrir

de la Barra de Herramientas. Aparecerá el

cuadro de diálogo siguiente. (Figura 18)

Figura 18. Cuadro de diálogo Abrir… Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegará una lista con las unidades disponibles de la computadora. (Figura 19)

Figura 19. Unidades de la PC Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado y después sobre el botón Abrir.

Figura 21. Panel de Tareas

Figura 20. Menú Archivo

| Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Selecciona el menú Archivo, al final de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos. Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el último que se abrió. (Figura 20) También para abrir un documento podemos utilizar el Panel de Tareas de Inicio que aparece normalmente en la parte derecha de la ventana al abrir Excel. Si esta barra no aparece, seleccionar la opción Panel de Tareas... del menú Ver. (Figura 21)

Figura 22. Menú Abrir del Panel de Tareas En el primer apartado Abrir nos permite recuperar un libro

creado

anteriormente. Los últimos libros utilizados aparecen en primer lugar, en nuestro caso solamente disponemos de cuatro libros de trabajo Libro1, Copiar Celdas, Precipitaciones, Filas, los cuales podríamos abrir haciendo clic directamente sobre su nombre. Si el libro a recuperar no se encuentra en la lista tendremos que utilizar el enlace Más.. (Figura 22)

Fórmulas y Funciones Esta unidad es una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la

sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) y siguen las reglas descritas a continuación: 

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.



Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.



Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.



Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C 6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) 38

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Insertar función con el asistente. Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: 

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón

de la

barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha. Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón

Figura 23. Ventana de diálogo del Asistente de Funciones 39

De esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado o seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. 

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

Figura 24. Pantalla Argumentos de Función 40

| En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón

para

que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) . En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma

que nos permite realizar

la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la figura 25.

Figura 25. Herramienta Autosuma Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) 41

o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones... Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma =SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas, y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. (Tabla 3) 42

Función

Descripción

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora actual

AÑO(núm_de_serie)

Devuelve el año en formato año

DIA(núm_de_serie)

Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)

Calcula el número de días entre las dos fechas

DIASEM(núm_de_serie;tipo)

Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día)

Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(núm_de_serie)

Devuelve la hora como un número del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha)

Convierte una hora de texto en un número

HOY()

Devuelve la fecha actual

MES(núm_de_serie)

Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(núm_de_serie)

Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo)

Convierte horas, minutos y segundos dados como números

SEGUNDO(núm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Tabla 3. Funciones de Fecha y hora

Funciones de texto Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. (Tabla 4) 43

Función

Descripción

CARACTER(número)

Devuelve el carácter especificado por el número

CODIGO(texto)

Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)

Redondea un número pasado como parámetro

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto; núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado

ESPACIOS(texto)

Devuelve el mismo texto pero sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2)

Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados

LARGO(texto)

Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto)

Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto)

Convierte a mayúsculas

MINUSC(texto)

Convierte a minúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales)

Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto)

Convierte a mayúscula la primera letra del texto

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial; núm_de_caracteres;texto_nuevo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

REPETIR(texto;núm_de_veces)

Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo; núm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto con texto nuevo

T(valor)

Comprueba que el valor es texto

| TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor a texto

VALOR(texto) Funciones de búsqueda

Convierte un texto a número

En una hoja de Excel es muy importante tomar los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas: (Tabla 5)

Función

Descripción

AREAS(ref)

Devuelve el número de rangos de celdas contiguas

BUSCAR(...)

Busca valores de un rango de una columna o una fila

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en; Busca en la primera fila de la indicador_filas;ordenado) tabla o matriz de valores BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en; Busca un valor en la primera indicador_columnas;ordenado) columna de la izquierda COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en; Devuelve la posición relativa tipo_de_coincidencia) de un elemento COLUMNA(ref)

Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS(matriz)

Devuelve el número de columnas que componen la matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

Devuelve una referencia a un rango

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

Crea una referencia de celda en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

Elige un valor o una acción de una lista de valores 45

FILA(ref)

Devuelve el número de fila

FILAS(matriz)

Devuelve el número de filas

HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo; nombre_descriptivo)

Crea un acceso directo a un documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS (camp_datos;tablas_dinámicas;campo1; elemento1;campo2;elemento2...)

Extrae datos almacenados en una tabla dinámica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna

INDIRECTO(ref;a1)

Devuelve una referencia especificada

TRANSPONER(matriz)

Intercambia las filas por las columnas en una matriz

Tabla 5. Funciones de Búsqueda Funciones financieras

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.

Función

Descripción y Ejemplo

DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de saldo fijo

DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo

Devuelve la depreciación de un bien DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial; para un período especificado, periodo_final;factor;sin_cambios) incluyendo periodos parciales INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)

Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

Devuelve el número de pagos de una inversión

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el pago de un préstamo

| basado en pagos y tasas de interés constantes PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo determinado

PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada

SLN(costo;valor_residual;vida)

Devuelve la depreciación por método directo de un bien durante un período dado

SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)

Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico

TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)

Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión

TIR(valores;estimar)

Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo

TIRM(valores;tasa_financiamiento; tasa_reinversión)

Devuelve la tasa interna de retorno modificada

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Devuelve el valor actual de una inversión

VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante

VNA(tasa;valor1;valor2;...)

Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros Tabla 6. Formulas Financieras

Otras funciones

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad. En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías. (Tabla 7)

Función

Descripción

Funciones matemáticas y trigonométricas ABS(número)

Devuelve el valor absoluto de un número

ALEATORIO()

Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT(número;tamaño)

Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos

COS(número)

Devuelve el coseno de un ángulo

ENTERO(número)

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

EXP(número)

Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado

FACT(número)

Devuelve el factorial de un número

Devuelve el número pasado NUMERO.ROMANO(número,forma) en formato decimal a número Romano PI()

Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(número;potencia)

Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada

PRODUCTO(número1;número2;...)

Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos

RAIZ(número)

Devuelve la raíz cuadrada del número indicado

RESIDUO(número;núm_divisor)

Devuelve el resto de la división

Funciones estadísticas Devuelve la media armónica MEDIA.ARMO(número1;número2;...) de un conjunto de números positivos

MAX(número1;número2;...)

Devuelve el valor máximo de la lista de valores

MIN(número1;número2;...)

Devuelve el valor mínimo de

| la lista de valores MEDIANA(número1;número2;...)

Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA(número1;número2;...)

Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores

PROMEDIO(número1;número2;...)

Devuelve la media aritmética de la lista de valores

VAR(número1;número2;...)

Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos

Funciones lógicas FALSO()

Devuelve el valor lógico Falso

VERDADERO

Devuelve el valor lógico Verdadero

Devuelve un valor u otro, SI(prueba_logica;valor_si_verdadero; según se cumpla o no una valor_si_falso) condición NO(valor_lógico)

Invierte el valor lógico proporcionado

Y(valor_logico1;valor_logico2;...)

Comprueba si todos los valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...)

Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO

Funciones de información ESBLANCO(valor)

Comprueba si se refiere a una celda vacía

ESERR(valor)

Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO(valor)

Comprueba si un valor es lógico

ESNOTEXTO(valor)

Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO(valor)

Comprueba si un valor es de 49

tipo numérico Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

TIPO(valor)

Tabla 7. Otras funciones de Excel

Manipulando celdas Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

Selección de celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

Para seleccionar una

única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.(Figura 26)

Figura 26. Selección de un rango

| Selección de una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar

y hacer clic sobre éste.

Selección de una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.(figura 27)

Figura 27. Selección de una fila

Selección de una hoja entera Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. (Figura 28)

Figura 28. Selección de una hoja Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una 51

nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL. Ampliar o reducir una selección Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles La operación de copiar, duplicar una celda o rango de celdas a otra posición; cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la

información

del

portapapeles a

donde nos

encontramos

situados. Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos. (Figura 29)

Figura 29. Menú Edición-Copiar

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:



Seleccionar las celdas a copiar.



Seleccionar el menú Edición.



Elegir la opción Copiar.

| O bien, hacer clic sobre el botón Copiar

de la barra de herramientas. Observa

como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: 

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.



Seleccionar el menú Edición.



Elegir la opción Pegar.(figura 30)

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar

de la barra de herramientas.

Figura 30. Menú Edición-Pegar Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias. Cuando el Portapapeles dispone de más de un elemento a pegar, aparecerá en la parte derecha de la ventana la Barra del Portapapeles. En caso de que no apareciese, elegir la opción Portapapeles de Office... del menú Edición. Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha. En nuestro caso puedes observar 53

que hay 3 elementos que se pueden pegar. Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón . Figura 31 Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer

clic

sobre el botón

. Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar

del panel. Podemos también elegir si queremos que aparezca

automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello, hacer

Figura 31. Portapapeles

clic sobre el botón

. Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el

Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Figura 32. Pantalla del Portapapeles 54

| Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación. (Figura 32) 

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo.



Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles



Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar las celdas a copiar.



Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicar un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación se explica cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas. 55

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar las celdas a copiar.



Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.



Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.



Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado. (figura 33)

Figura 33. Autorrelleno Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la

celda que las

contiene. Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómoda la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. 56

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como

fechas o series de números, Excel rellenará las nuevas celdas continuando la serie. (Figura 34)

Figura 34. Herramienta Pegar 

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Mover celdas utilizando el Portapapeles La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos: 

Seleccionar las celdas a mover.



Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, haz clic sobre el botón Cortar

de la barra de herramientas. Observa como

aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles. A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada). 

Seleccionar el menú Edición, elegir la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar

de la barra de herramientas. Cuidado, ya

que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar las celdas a mover.



Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: 

Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

| Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 

Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: 

Seleccionar las celdas a mover.



Situarse sobre un borde de la selección.



El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:



Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc) o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.

Borrar celdas Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación. 

Desplegar el menú Edición.



Escoger la opción Borrar (si no aparece la opción, hacer clic sobre el botón para ampliar el menú), entonces aparecerá otro submenú. 59



Seleccionar una de las opciones disponibles entre Todo.



Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. (Figura 35)

Figura 35. Menú Edición - Borrar

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000 , borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000 , borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido. 60

| Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000 , borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir $23.000 . Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: 

Seleccionar la celda a borrar.



Pulsar la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal. A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Formato a celdas Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas. A continuación te describimos

estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.

Figura 35. Menú Formato

Figura 36. Cuadro de dialogo Formato de celdas



Utilizando la barra de menús desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha. (Figura 36)

| Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo

que

queremos. A continuación se explican las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo

delante de su nombre, nos indica que

la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles). Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel tiene por defecto. (figura 36) 

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en 63

la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Alineación Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.



Seleccionar el menú Formato.



Elegir la opción Celdas...



Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 37)

Figura 37. Alineación de texto A continuación se explican las distintas opciones de la ficha alineación.

ALINEACIÓN DEL TEXTO HORIZONTAL: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas. DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece 65

un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda. LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos. ALINEACIÓN DEL TEXTO VERTICAL: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. ORIENTACIÓN: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel2003 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta. AJUSTAR TEXTO: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos 66

| esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda. REDUCIR HASTA AJUSTAR: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. COMBINAR CELDAS: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola. DIRECCIÓN DEL TEXTO: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo DIRECCIÓN DEL TEXTO: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...(figura 37)

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda. Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

Bordes Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.



Desplegar el menú Formato.



Elegir la opción Celdas... 67



Hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 38)

Figura 38. Bordes

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación se explican las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. 68

| Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida. Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Tramas Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.



Desplegar el menú Formato.



Elegir la opción Celdas...



Hacer clic sobre la pestaña Tramas.

Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. (Figura 39)

Figura 39. Tramas 69

A continuación se explican las distintas opciones

del

recuadro.

Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color. Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama. (Figura 40)

Figura 40. Tramas En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Números Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.



Seleccionar el menú Formato.



Elegir la opción Celdas...



Hacer clic sobre la pestaña Número.

| Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría.. hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 41)

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación se explican las distintas opciones del recuadro Categoría, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no rebasa por completo en la celda. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Figura 41.Ficha Número

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo $. Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo $ y dos decimales.

| Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %). Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación). Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Vamos a utilizar los métodos disponibles en para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.

Modificar el alto/ancho de filas y columnas Alto de filas Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: 

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.



Seleccionar del menú Formato y la opción Fila.



Se abrirá otro submenú.



Elegir la opción Alto... (figura 42)

Figura 42. Menú Formato a Filas

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Figura 43. Alto de fila

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.(figura 43)

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva

posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botón del ratón.

| Autoajustar Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello: 

Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.



Despliega el menú Formato.



Elige la opción Autoajustar. (figura 44)

Figura 44. Autoajustar fila

Este segundo método es mucho más rápido. Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Ancho de columna En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: 

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos. 75



Desplegar el menú Formato.



Elegir la opción Columna.



Se abrirá otro submenú.



Elegir la opción Ancho...

Figura 45. Menú Formato - Columna

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Escribir la anchura deseada y hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 45)

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello, situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la

nueva posición. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado. Autoajustar a la selección Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.



Desplegar el menú Formato.



Elegir la opción Columna.



Se abrirá otro submenú.



Elegir la opción Autoajustar a la selección. (figura 46)

Figura 46. Autoajustar columna

El segundo método es mucho más rápido. Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.

Ancho estándar de columna Excel nos permite modificar el ancho estándar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicho ancho. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el menú Formato.



Elegir la opción Columna, se desplegará un submenú como el que te mostramos.



Elegir la opción Ancho estándar... (figura 47)

Figura 47. Menú Formato – Columna



Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.



Escribir la anchura estándar deseada.



Hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 48)

Todas las columnas pasan a tener el ancho estándar, excepto aquellas que tuvieran asignado un ancho particular.

Figura 48. Ancho estándar

Cambiar el nombre de la hoja. Como ya sabes, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.etc. Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero y así sucesivamente. 

La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres.



No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos: El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:



Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.



Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Hoja



Se abrirá otro menú.



Seleccionar la opción Cambiar nombre. (figura 49)

Figura 49. Menú Formato - Hoja Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como: . 

Escribir el nuevo nombre y pulsar ENTER.

El segundo método es mucho más directo y rápido: 

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta



Escribir el nuevo nombre de la hoja.



Pulsar ENTER.

Ocultar hojas Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar las hojas a ocultar. (No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo).



Seleccionar el menú Formato.



Elegir la opción Hoja.



Aparecerá otro submenú.



Seleccionar la opción Ocultar. (figura 50)

Figura 50. Ocultar Hoja de Cálculo

Mostrar hojas ocultas. Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el menú Formato.



Elegir la opción Hoja.



Aparecerá otro submenú.



Elegir la opción Mostrar... (Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas).



Seleccionar la hoja a mostrar.



Hacer clic en Aceptar. (figura 51)

Figura 51. Mostrar Hojas ocultas

| Añadir un fondo a una hoja. Excel también nos permite añadir una imagen de fondo a nuestras hojas. Para ello, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el menú Formato y elegir la opción Hoja.



Aparecerá otro submenú.



Elegir la opción Fondo... (figura 52)

Figura 52. Pantalla Fondo de hoja

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: (figura 53)

Figura 53. Cuadro de dialogo Fondo de Hoja 81

 

Buscar la imagen a utilizar de fondo. Hacer clic en Insertar.

Si queremos quitar el fondo:   

Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Hoja. Aparecerá otro submenú.

Elegir la opción Eliminar Fondo.(figura 54)

Figura 54. Eliminar Fondo de hoja

Cambiar el color a las etiquetas de hoja Excel también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el menú Formato.



Elegir la opción Hoja.



Aparecerá otro submenú.



Elegir la opción Color de etiqueta... (figura 55)

Figura 55. Color de etiqueta 82

| Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de la figura 56.  

Seleccionar el color deseado Hacer clic en Aceptar.

Aquí te mostramos como quedarían si coloreáramos las etiquetas de las hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. 

Seleccionar el menú Formato,



Elegir la opción Hoja.



Aparecerá otro submenú.



Elegir la opción Color de etiqueta...



Seleccionar la opción Sin color.



Hacer clic en Aceptar.

Figura 56. Formato de color de etiqueta

Insertar y eliminar elementos Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

Insertar o eliminar filas y columnas En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos damos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.



Seleccionar el menú Insertar.



Elegir la opción Filas. (figura 57)

Figura 57. Insertar filas Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada.

Eliminar filas y columnas de una hoja Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.



Seleccionar el menú Edición.



Elegir la opción Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.(figura 58)

Figura 58. Eliminar filas Eliminar celdas Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar las celdas a eliminar.



Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Eliminar...



Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 59. 85



Elegir la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.

Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras. 

Hacer clic sobre Aceptar.

Figura 59. Eliminar celdas

Eliminar hojas de un libro de trabajo Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos: 

Situarse en la hoja a eliminar.



Seleccionar el menú Edición.



Situarse sobre el botón para que se amplíe

el menú. 

Elegir la opción Eliminar hoja. (figura 60)

Figura 60. Eliminar hojas

Corrección ortográfica Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables.

Configurar la Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el menú Herramientas.



Situarse sobre el botón para ampliar el menú.



Elegir la opción Autocorrección... (figura 61)

Figura 61. Menú Herramientas - Autocorrección

Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que mostramos en la figura de abajo. (Figura 62)

Figura 62. Cuadro de autocorrección 

Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.



Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.



Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

| 

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.



La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.



Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar:

error

frecuente

que

deseamos

que

corrija

automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar. 

Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar.



A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Verificación de la ortografía Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea. (Figura 63) Evitar que haya errores en los textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del Figura 63.Ortografía contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el segundo esta. 89

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: 

Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.



Seleccionar el menú Herramientas y elegir la opción Ortografía... (figura 64)

O bien haz clic sobre el botón Ortografía

de la barra de herramientas.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía.

Figura 64. Cuadro ortografía Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario. 90

| En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea. En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección. Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones: 

OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.



OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.



AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario:

Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario, y a continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones: 

CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.



CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que hemos escrito.



AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Vista preliminar e impresión Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos. 91

Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos: 

Selecciona el menú Archivo.



Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú. (Figura 65)

O bien, haz clic sobre el botón Vista preliminar

de la barra de herramientas.

Figura 65. Menú archivo

Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 66

Figura 66. Vista preliminar de impresión 92

| En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1). En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones: para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado. para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si nos

situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la

parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera. Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón

, para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más

adelante. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón

, para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página

explicado más adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón

para cerrar la

Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicará donde hará Excel los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

Configurar página Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, etc. Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos: 

Seleccionar el menú Archivo.



Elegir la opción Configurar página... (figura 67)

Figura 67. Configurar pagina Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas. (Figura 68) 

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Figura 68. Cuadro configurar página Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma). 

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones: 

Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá.



Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente.



Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes. (Figura 69)

Figura 69. Márgenes de impresión En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente. Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página. (Figura 70)

Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja. (Figura 71)

Figura 71. Ficha Hoja En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir. En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: 

Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.



Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: 

Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.



Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.



Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.



Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Impresión Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:



Hacer clic sobre el botón Imprimir

de la barra de herramientas. Con ello se

inicia directamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer

| desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del menú Archivo. (Figura 72)

Figura 72. Cuadro Imprimir En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá. Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora. En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hasta. En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. Por último en Número de copias podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercalar. 99

Repaso de Unidad EJERCICIO 1 1- Crea la siguiente hoja de cálculo.

2- Calcula todos los totales; utilizando en las filas el método manual y en las columnas la función Auto suma . 3- Modifica el ancho de las columnas para que se ajuste automáticamente al contenido de las mismas. 4- Modifica el alto de la fila donde tenemos el título. 5- Ir a la celda de “SIETE PICOS” y modificarla por “OCHO PICOS”. 6- Inventar una línea de datos en la fila 12 y observa como cambia el resultado de la suma. Calcula también la suma de esa fila. 7- Grabar la práctica con el nombre “TRABAJO” y salir de Excel. 8- Volver a entrar en Excel y recuperar la práctica. 9- Cerrar la hoja y situarse en una hoja nueva.

100

| EJERCICIO 2 1- Copiar la siguiente hoja de cálculo, tal como aparece a continuación:

2.- Calcula los siguientes datos: COMISIÓN PESOS.: SUPLEMENTO PESOS.: SUMA COMISIONES.:

Venta * Comisión Base / 100 Venta * Porcentaje Adicional / 100 Comisión PESOS. + Suplemento PESOS.

3.- Calcula también los totales de cada una de las columnas. 4.- Modifica la venta del vendedor EDUARDO por 5.600.000. 5.- Pon el formato millares a la columna VENTA. 6.- Pon el formato monetario a la columna SUMA COMISIONES. 7.- Insertar una fila entre TERESA y BEATRIZ. Llenar dicha fila con los siguientes datos: ANTONIO

8365000

Calcula el resto de los datos que faltan copiando las fórmulas de la fila superior. 8.- Nombra el rango de la columna venta con el nombre VENTAS y calcula la MEDIA ARITMÉTICA en la celda A15. 9.- Mejora el aspecto de la hoja añadiendo Bordes, Sombreados y cambiando el color de las letras del texto. EJERCICIO 3 Copiar los datos siguientes en la hoja de calculo: 101

- Utilizar referencias Absolutas o Relativas según la formula que debes utilizar. - Calcular con los datos que tenemos en la hoja las siguientes columnas: - Bruto - Descuento - Neto - IVA - Total - Calcular los totales de las siguientes columnas: - Unidades - Bruto - Neto - IVA - Total - Calcular en la fila 21 la media de cada una de las columnas Numéricas. - Calcular en la fila 22 el máximo de cada una de las columnas Numéricas. - Calcular en la fila 23 el mínimo de cada una de las columnas Numéricas. - Poner formato miles a todos los números de la hoja. - El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:

EJERCICIO 4 102

| Miguel, un trabajador, casado y sin hijos tiene un sueldo bruto anual de 2.400.000 pesos . sobre el que se le efect煤a una retenci贸n del 15%. Su contribuci贸n a la Seguridad Social es de un 6% de su salario bruto. Con estos datos vamos a crear la siguiente hoja de calculo:

- Calcular escribiendo solamente una formula: - Seguridad Social sobre el total de los Ingresos. - % de Ingresos sobre el total de Ingresos. - Utilizando las siguientes formulas, calcular: BASE: INGRESOS - S. SOCIAL - INGRESOS CUOTA INTEGRA:28,06% * (BASE - INGRESOS INTEGROS) + 462.880 RETENCIONES: Se deben calcular sobre los INGRESOS INTEGROS CUOTA DIFERENCIAL: CUOTA INTEGRA - DEDUCCIONES - RETENCIONES NETO PERCIBIDO: INGRESOS INTEGROS - S.SOCIAL - RETENCIONES

- Poner formato monetario a todos los resultados de las formulas aplicadas en la hoja. - El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:

103

EJERCICIO 5 Copiar la siguiente hoja de cĂ lculo:

- Utilizar los formatos de Bordes y Negrita para que la hoja vuestra hoja tenga el mismo que la anterior. 104

| - Calcular: - TOTAL - DESCUENTO - TOTAL IVA (Recordar que el IVA debe calcularse sobre el total menos el descuento) - IMPORTE TOTAL - A CUENTA - A PAGAR: IMPORTE TOTAL - A CUENTA - Poner formato miles a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botón miles “rangos múltiples”): - DESCUENTO - TOTAL IVA - Poner formato monetaria a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botón miles “rangos múltiples”): - PRECIO UNIDAD - TOTAL - IMPORTE TOTAL - A CUENTA - A PAGAR

- Calcular los totales para cada una de las columnas en la fila 18. - Calcular la media para cada una de las columnas en la fila 24. - Calcular el máximo para cada una de las columnas en la fila 25. - Calcular el mínimo para cada una de las columnas en la fila 26. - Poner los formatos que crean convenientes en las filas que acabamos de calcular. EJERCICIO 6 Copiar la siguiente factura en la hoja1 del libro de trabajo: Calcular todos los datos de la factura, teniendo en cuenta lo siguiente: - Se debe utilizar nombre de rango para: o Calcular el IVA de cada fila. o Calcular el TOTAL BRUTO. o Calcular el DTO. P.P. o Calcular el RAPPEL S/C. o Calcular la suma del IVA. o Calcular el TOTAL IVA INCLUIDO. o Hacer una copia de esta hoja en el libro de trabajo. o De la misma borrar todos los cálculos realizados. 105

o Volver a calcular la factura utilizando referencias Absolutas y relativas según el caso. o Cambiar el formato de la fecha para que el mes aparezca en letras, se debe realizar a través del menú.

EJERCICIO 7 En un libro nuevo de Excel, al que llamarás 7ex repaso SI aparecerán, en la hoja 1 (llamada Premios), los ganadores de tres concursos diferentes y los premios obtenidos. Crea en el rango A1:G11 la siguiente tabla: Nombre Juan López Sara García Juan López Rebeca Ferrer Luis Atienza Rebeca Ferrer Ramón Gutiérrez € POR PUNTO Más de 50 50 o menos

106

Concurso

Puntos

1 2 2 3 1 2 3

60 150 120 30 90 120 60

4 2

Euros ganados

Agenda

Reloj

Premio extra

| 1. En la columna “Euros ganados” introduce una función SI de modo que se calcule la cantidad ganada teniendo en cuenta si se han conseguido más de 50 puntos o no. 2. En la columna “Agenda” aparecerá “SI” en caso de que la persona en cuestión haya participado en el concurso 1, y nada en caso contrario. 3. En la columna “Reloj” aparecerá “SI” en caso de que la celda correspondiente de la columna “Agenda” esté vacía; en otro caso, aparecerá “NO”. 4. En la columna “Premio extra” aparecerá “Viaje a París” en caso de que se hayan conseguido más de 100 ptos., y “Otra vez será”, en otro caso. En la misma hoja, en el rango A13:G19, crea la siguiente tabla:

Nombre Concurso Puntos € ganados Premio extra Valor premio extra

Juan López 1 60

Sara García 2 150

Juan López 2 120

Rebeca Ferrer 3 30

Luis Atienza 1 90

Rebeca Ferrer 2 120

1. En la fila “€ ganados” aparecerá 0 en caso de que no se hayan conseguido más de 80 ptos., y 1500 en caso contrario 2. En la fila “Premio extra” aparecerá “Agenda” si se han conseguido 120 puntos o más y, en caso contrario, “Reloj”. 3. En la fila “Valor premio extra” aparecerá 180 € si el premio extra conseguido ha sido una agenda y 60 € en caso contrario. En la hoja 2 (Modelos coche) del mismo libro copia la siguiente tabla: Modelo vendido

Precio base

Forma pago

Descuento

Precio total

Mercedes 321 Ford 202 Peugeot 105 Ford 202 Mercedes 321 Peugeot 105 Mercedes 321

1. En la columna “Precio base” aparecerá 15060 € si el modelo de coche es un Mercedes 321 y 7230 € en los demás casos

107

2. En la columna “Forma pago” aparecerá “Aplazado” si el precio base es de 15060 € y “Al contado” en otro caso. 3. En la columna “Descuento” se aplicará un 5% de descuento sobre el precio base si el pago ha sido al contado. En otro caso, en esta celda quedará vacía. 4. En la columna “Precio total” se restará el descuento al precio base en caso de que efectivamente se haya aplicado un descuento; en otro caso, en esta celda aparecerá el precio base de la segunda columna. (Nota: aunque aquí no sería imprescindible aplicar una función SI, utilízala de todos modos). En la hoja 3 (Problema) introduce el siguiente contenido, que simula un juego de cálculo mental de porcentajes: Cantidad 600000 5600 740 50000

Porcentaje 25% 60% 95% 5%

Respuesta 150000 3400 650 2500

Solución

En la columna “Solución” aparecerá “Muy bien” si la respuesta es acertada y “Dedíquese a otra cosa” en caso contrario.

Gráficos Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de cálculo. El usuario puede “incrustar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear el gráfico en una hoja especial para gráficos. En cada caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algún momento los datos cambian, el gráfico se actualizará de forma automática.

Los gráficos de Excel contienen muchos objetos títulos, etiquetas en los ejes, que pueden ser seleccionados y modificados individualmente según las necesidades del usuario. En las figuras 73 y 74 se muestran algunos de ellos.

108

Figura 73. Grafico de barras L I ST A S D E C O N SU M O

E ner o Di ci embr e; 900

E ner o; 1. 234

Novi embr e; 2. 600

Febr er o; 1. 567

Febr er o M ar zo; 2. 345

M ar zo A br i l

Oct ubr e; 3. 589 M ayo Juni o Jul i o A br i l ; 2. 134

A gost o Sept i embr e

Sept i embr e; 1. 800

M ayo; 1. 987 A gost o; 2. 459

Jul i o; 1. 100

Juni o; 1. 568

Oct ubr e Novi embr e Di ci embr e

Figura 74. Grafico sectorial o circular

Elaboración y edición de gráficos Asistente para gráficos La manera más simple de introducir un gráfico en Excel es mediante la utilización del Asistente para Gráficos (

). Antes de presionar este botón, deben

seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque el Asistente para Gráficos permite también seleccionar mediante referencias los datos a representar gráficamente, el proceso resulta mucho más sencillo si dicha selección se realiza antes de llamar al Asistente para Gráficos. 109

Figura 75. Selección de datos

Figura 76. Menú insertar grafico

Para crear un gráfico con el Asistente para Gráficos,

deben seguirse los

siguientes pasos: 1. Seleccionar los datos a representar. (Figura 75) 2. Ejecutar el comando Insertar / Gráfico (figura 76) o hacer clic en el botón de Asistente para Gráficos. A continuación aparece el primero de una serie de cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el gráfico deseado.

110

Figura 77. Paso 1 del asistente para gráficos

El primer cuadro de diálogo mostrado por el Asistente (figura 77) permite elegir el tipo y subtipo de gráfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los gráficos en estándar y normalizados. Al hacer clic sobre cada posibilidad aparece una breve explicación de la información que cada gráfico proporciona. Además da acceso a una vista preliminar de la aplicación del gráfico elegido a los datos seleccionados, haciendo clic sobre el botón Presionar para ver Muestra. Una vez realizada la selección se puede optar por pasar al siguiente cuadro de diálogo sobre el botón Siguiente, o por insertar el gráfico tal como aparece en la vista preliminar haciendo clic sobre el botón Finalizar. Además, desde cualquier cuadro se puede acceder directamente a la ayuda, hacer clic sobre el botón de ésta, que aparece en la parte inferior izquierda.

El segundo cuadro de diálogo (figura 78) permite comprobar o corregir, mediante sus referencias, la selección de datos realizada. Ésta aparece representada del mismo modo que en la barra de fórmulas. Así, los rangos de datos no continuos están separados en el cuadro Rango de Datos por un carácter punto y coma (;).

111

Figura 78. Paso 2 del Asistente para gráficos

Si se quiere modificar el rango caben dos posibilidades: 1) Cambiar las referencias de las celdas seleccionadas directamente sobre el cuadro o: 2) Hacer clic sobre el botón que aparece en la parte derecha de éste. Con esta opción, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante, además de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez que

cambia la selección.

Haciendo clic de nuevo sobre la parte derecha de la ventana se vuelve al cuadro de diálogo del Asistente. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la selección se lee por filas (Filas) o por columnas (Columnas), así como las series que se están considerando para la representación gráfica y para los rótulos de los ejes. Éstas vienen dadas por sus referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo análogo el proceso a seguir para modificar cualquiera de las series. Desde este cuadro de diálogo se puede dar por terminado el gráfico (Finalizar), pasar al siguiente cuadro de diálogo (Siguiente) o volver al anterior (Atrás). El tercer cuadro de diálogo (figura 79) permite configurar todos los aspectos que conciernen a la presentación del gráfico, aportando una vista preliminar del mismo. 112

| Así, se determinan el título, las inscripciones de los ejes, la apariencia de éstos, la leyenda, la aparición o no de tabla de datos y los rótulos. Las opciones de <Atrás, Siguiente> y Finalizar son las mismas que en los otros cuadros.

Figura 79. Paso 3 del Asistente para gráficos (Opciones de gráfico)

El cuarto y último cuadro de diálogo (figura 80) se refiere a la ubicación del gráfico. Así se puede colocar en la hoja en que se esta trabajando o en otra nueva. Haciendo clic sobre el botón Finalizar, el gráfico aparece ya en el lugar seleccionado (figura 81). Si se quiere desplazar a algún otro lugar sobre la propia hoja en que se encuentra basta seleccionar todo el gráfico y arrastrarlo con el ratón (cuando el cursor tome forma de cruz) soltando en el lugar elegido. No es necesario que el gráfico esté alineado con el borde de las celdas pues no está contenido sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el gráfico ya es parte de la hoja de cálculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo.

Figura 80. Paso 4 Ubicación del Gráfico

113

Figura 81. Lugar seleccionado para el grafico

Si los valores de un gráfico se componen de números grandes, puede reducirse el texto del eje y hacerlo más legible. Por ejemplo, si los valores oscilan entre 1.000.000 y 50.000.000, puede mostrar los números 1 a 50 con en el eje con una etiqueta que indique que las unidades son millones. Para ello debemos seguir los siguientes pasos: 

Creación de un gráfico con los pasos explicados con anterioridad.



Seleccionar con el botón derecho del ratón el eje de valores que esta constituida por números de gran magnitud.



Seleccione la opción Formato de ejes, apareciendo el menú de la figura 82.



Elija la unidad de visualización más apropiada a los datos con el desplegable y dé a Aceptar.

114

Figura 82. Cuadro formato de ejes

Selección de objetos gráficos Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico. El usuario puede configurar los gráficos, puede añadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto gráfico, es necesario seleccionarlo. Para “editar” un objeto gráfico concreto, hay que hacer clic sobre el objeto gráfico que engloba el que se desea modificar y luego volver a hacer clic sobre el objeto particular que se desee seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que hacer clic dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. (Figura 83) El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rótulos de los datos.

115

Figura 83. Edición de objeto grafico

Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a continuación hacer clic en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de la serie y el segundo selecciona un rótulo individual. Si hace doble clic en un objeto, se abrirá un cuadro de diálogo que presenta las opciones para formatearlo. Si solamente se desea seleccionar el objeto se hace clic una vez sobre él.

Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es haciendo clic sobre el objeto que interesa en cada caso con el botón derecho, apareciendo un menú contextual que permite cambiar las características del mismo. (Figura 84) Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los menús de Excel, como Insertar y Formato, muestran posibilidades específicas para dicho gráfico y para sus elementos (leyenda, ejes, color, forma...). Por ejemplo, si se ha construido un gráfico tridimensional, el comando Vista en 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el gráfico.

116

Figura 84. Menú contextual de objeto grafico

Barra de herramientas gráfica Excel

dispone de una barra de herramientas gráfica, denominada Gráfico, que

puede visualizarse en la pantalla por medio del menú contextual. En esta barra está el botón Tipo de Gráfico, que da paso al menú desplegable de la figura 85 donde es posible elegir el tipo de gráfico deseado.

Figura 85. Menú Grafico

Además, Excel tiene una barra de herramientas de dibujo, denominada Dibujo, que

muestra en la figura 86. Con esta barra se pueden realizar dibujos

geométricos sencillos sobre la propia hoja de cálculo.

Figura 86. Herramienta y barra Dibujo 117

Gráficos combinados

Los gráficos combinados o gráficos de combinación utilizan dos o más tipos de gráficos para destacar que contienen distintos tipos de información. Para este se va a crear una escala especial que se dispondrá al lado contrario que la habitual. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo gráfico dos series usando columnas para representar una serie y líneas para la otra. (Figura 87)

Un gráfico combinado también puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes de ordenadas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy distintos.

Para crear uno de estos gráficos se deben seguir los siguientes pasos: 

Crear un gráfico o trabajar con uno creado con anterioridad uno de cuyos registros va a ser el combinado.



Seleccionar la serie de datos del gráfico que desea trazar en un eje de valores secundarios.



Haga clic en el menú Formato / Serie de datos seleccionada / Eje.



Haga clic en Eje secundario.

Figura 87. Cuadro de grafico combinado

118

Repaso de Unidad EJERCICIO 1

1.- Copia la siguiente hoja de cálculo:

2.- Calcula los totales para la columna TOTAL VENTAS. 3.- Realiza el gráfico de barras correspondiente al total de ventas de los diferentes meses. 4.- Realizar el gráfico de barras apiladas de los meses de Enero, Febrero y Marzo. 4.- Realizar el gráfico de barras apiladas de los meses de Abril, Mayo y Junio. 5.- Realizar el gráfico de sectores, de las ventas mensuales para saber que fracción de nuestras ventas se realizo en cada uno de los meses. 6.- Realizar el gráfico de líneas entre la variación que experimentan el producto 1, y la variación del producto 2 en todos los meses. 7.- Insertar títulos y leyendas en todos los gráficos. 8.- Modificar los datos de la hoja y ver el efecto producido en los gráficos.

119

EJERCICIO 2

1.- Copia la siguiente hoja de cálculo:

2.- Crea un gráfico de Líneas en una hoja nueva entre la Radio y la Televisión. Cambia el nombre de la hoja y llámala Líneas. 3.- Inserta el Titulo: “PUBLICIDAD DE MERCADO” 4.- Cambia el color del titulo por el color Rojo, y el tipo de letra por COURIER. 5.- Inserta una leyenda en el gráfico. 6.- Crea otro gráfico de Áreas entre las Vallas y las Revistas. 7.- Inserta una leyenda y modifica el formato. 8.- Crea un gráfico de Columnas en el que se reflejen los gastos de Televisión para todos los meses. 9.- Cambia el color del gráfico. EJERCICIO 3

Abre y guarda (en el USB y en el servidor) un nuevo Libro de Excel (llámalo 10 ex Gráficos) y crea en la Hoja 1 (Medallas) la siguiente tabla, que incluye las medallas obtenidas por España en las últimas cinco Olimpiadas:

Los Ángeles 1984 Seúl 1988 Barcelona 1992 Atlanta 1996 Sidney 2000 120

Oro 1 1 13 5 3

Nº de medallas Plata Bronce 2 2 1 2 7 2 6 6 3 5

 Crea un gráfico que muestre en una línea las medallas de oro obtenidas a lo largo de las 5 olimpiadas. PROCEDIMIENTO En primer lugar, habrás de seleccionar el rango de celdas que contiene los datos a representar gráficamente. En nuestro caso, queremos ver las medallas de oro conseguidas cada olimpiada; por tanto, seleccionaremos tanto el nombre y año de la olimpiada como el nº de medallas de oro obtenidas. Así, hemos de seleccionar: A2:A7 (selecciona también A2, aunque la celda esté en blanco) y B2:B7. Dado que las celdas son contiguas, el rango a seleccionar será A2:B7

A. De acuerdo con lo que se acaba de decir, introduce en el gráfico realizado los siguientes cambios de formato:      

El texto de los rótulos del eje X estará alineado en vertical. El tamaño del texto de los dos ejes (X e Y) se cambiará a 8 ptos. La escala del eje Y variará de 2 en 2 y no de 5 en 5. El título del eje X se desplazará a la derecha para que no interfiera con los valores del eje. Cambia el color de la línea del gráfico a rojo. Elimina el sombreado gris del área de trazado (la delimitada por los dos ejes)

B. Crea un gráfico de columnas que compare el número de medallas de oro, plata y bronce conseguidas en cada olimpiada. En este caso, insertarás el gráfico en una hoja nueva (que llamarás Comparativa). En primer lugar, selecciona el rango A2:D7 de la hoja Medallas. Luego ve a Insertar, Gráfico1.  Paso 1: aparece por defecto seleccionado el gráfico de Columnas, y el subtipo 1, así que pulsa Siguiente (si quieres, también puedes seleccionar un modelo 3D).  Paso 2: aparece el rango y la disposición de los datos (en columnas). Pulsa Siguiente.  Paso 3: como título del gráfico escribe Comparativa de medallas Como título del eje de ordenadas (Y), Nº de medallas. A continuación, selecciona la ficha 1

Como los pasos del asistente para gráficos son los mismos, ya no se reproducen aquí los cuadros de diálogo

121

Rótulos de datos y activa la casilla Valor (de esta forma, el nº de medallas de cada tipo aparecerá en el gráfico).  Paso 4: sitúa el gráfico en una hoja nueva (en el último cuadro de diálogo, selecciona la opción En una hoja nueva y escribe Comparativa como nombre de la hoja). Pulsa Terminar. Guarda los cambios realizados. Nota: algunos gráficos pueden transformarse en otros directamente. Así, los de líneas en gráficos de columnas, de barras o de áreas (y viceversa). 



En los gráficos que ocupan una Hoja aparte: ve a Gráfico, Tipo de gráfico... y selecciona otro tipo de gráfico compatible. También puedes decidir si el gráfico será en dos o en tres dimensiones. Luego pulsa Aceptar y observa el cambio realizado. Luego, cámbialo otra vez para dejarlo todo como estaba al principio. En los gráficos insertados en la Hoja de los datos el proceso es el mismo pero es necesario seleccionar antes el gráfico haciendo clic sobre él.

Por último, recuerda realizar los pasos habituales de: eliminar la cuadrícula y centrar el contenido de la hoja (Medallas) en horizontal. EJERCICIO 4 La revista “ENIGMA” ha publicado en el número de este mes unos datos referentes a nº de avistamientos de OVNIS en diferentes países del mundo a lo largo de una semana. El autor del artículo trata de demostrar, mediante una serie de representaciones gráficas, que los alienígenas muestran una clara tendencia a mostrarse más los fines de semana que entre semana y más en los países anglosajones (muy especialmente en EEUU) que en los latinos. Los datos son los siguientes:

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo 122

España 30 22 12 25 36 88 100

Francia 18 12 10 15 11 60 55

EEUU 240 190 230 280 300 800 950

Italia 45 40 50 35 42 110 100

Gran Bretaña 160 180 155 130 170 350 380

| Los gráficos que se aportan para apoyar las conclusiones citadas muestran:: 1. La evolución del nº de avistamientos a lo largo de la semana en los cinco países estudiados (gráfico de líneas) 2. Una comparación del número de avistamientos en los cinco países cada día de la semana (gráfico de columnas) 3. Dos gráficos circulares mostrando cómo se distribuyen los avistamientos totales de sábado y domingo entre los países estudiados. Además, se realiza un estudio particularizado de los fenómenos OVNI registrados en España, EEUU y Gran Bretaña. Para ello, se muestran tres gráficos que representan: 4. La evolución del número de avistamientos en estos tres países los 4 primeros días de la semana (gráfico de líneas) 5. Una comparación del número de avistamientos que han tenido lugar en los días siguientes: Lunes, Miércoles y Domingo (gráfico de columnas). 6. Un gráfico circular que muestre la distribución del total de experiencias UFO en las tres naciones citadas. A continuación, el incansable autor del artículo se embarca en un estudio referido esta vez a la proporción de gente de distintas ciudades americanas, convencida de la existencia de: el Yeti, los fantasmas y el monstruo del Lago Ness. Para eso muestra los datos (en porcentajes de convencidos sobre el total de encuestados) publicados en Inter

123

Tema 2

Bases de Datos

Prop贸sito Demuestra los procedimientos fundamentales para crear listas a manera de base de datos, con sus formularios respectivos y combina la gesti贸n de datos.

124

Bases de datos Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas2 de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de información sencillas o puede trabajar con listas más complejas, también conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel no es más que una lista o una tabla que contiene una o más columnas. Con la capacidad que ofrece Excel la información de la lista se puede ordenar según diversos criterios, se pueden buscar datos específicos, y se puede incluso extraer copias de información de grandes bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de Microsoft® Access, Excel en general y Excel 2000 en particular no permite trabajar con bases de datos relacionales3.

Captura de datos Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece capacidades de gestión de listas, que pueden ser muy útiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de cálculo y de gráficos, hace de Excel

una gran herramienta para el análisis de

negocios y sistemas de gestión que no sean excesivamente complicados. Toda lista debe contener nombres de campo

en una fila situada en su parte superior

(llamados encabezados), si se quiere usar las capacidades de filtrado de datos. La lista deberá tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros. En la figura 2.1 se muestra la única parte obligatoria de una lista: la fila de encabezados. Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta los puntos siguientes:

125

1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los filtros de datos de Excel. No se deben poner filas vacías debajo de los nombres de campo. Una vez definidos los encabezados de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias formas. Quizás el método más fácil sea el visto anteriormente para introducir

datos

una

hoja

cálculo. De todas formas el método más seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer errores) es la ficha de datos generada automáticamente por Excel.

Figura 2.1. Posibles encabezados de una lista

2. En este apartado, la palabra lista y la palabra tabla se utilizarán indistintamente. 3. Bases de datos relacionales son un tipo particular de bases de datos en las cuales la información es almacenada en varias tablas con campos relacionados, consiguiendo que la información no esté duplicada. (Figura 2.2)

126

Figura 2.2. Base de datos correspondiente a 6 registros

Para introducir datos mediante una ficha automática, se pueden completar los siguientes pasos:

1. Escribir el rango de encabezados de la lista, por ejemplo código, apellido 1, apellido 2, nombre, dirección, Ciudad y DNI. 2. Seleccionar la fila sobre la que se desea escribir los campos. 3. Elegir el comando Datos / Formulario (Figura 2.3) aparece el cuadro de diálogo mostrado en la figura 2.4.

Figura 2.3. Menú Datos / Formulario

4. Completar el cuadro que aparece con los encabezados elegidos.

127

5. Hacer clic en el botón Nuevo cada vez que quiera introducir un campo nuevo teniendo la posibilidad de variar los anteriores con la barra de la figura.

Figura 2.4. Ficha de Datos (Formulario)

6. Para finalizar hacer clic en el botón Cerrar.

Ordenar datos Excel

puede

ordenar

según

distintos

criterios y con gran facilidad los datos de una lista, base de datos o columnas de una hoja de cálculo. Al ordenar estos elementos, los datos

pueden

organizan

forma

ascendente o descendente, siguiendo un orden numérico o alfabético.

Al elegir el comando Datos / Ordenar, Excel muestra el cuadro de diálogo mostrado en la figura 2.5. Entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de diálogo, merece destacar las claves de ordenación, el tipo de ordenación a seguir y la presencia o no de encabezados. Excel puede usar diferentes campos como criterios

Figura 2.5. Cuadro de dialogo ordenar

128

| para el ordenamiento de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables de la figura 2.5. Los botones de opción Ascendente y Descendente determinan en qué sentido se va a realizar la ordenación: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las celdas en blanco siempre son las últimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La prioridad que se aplica es la siguiente: Números (del más negativo al más positivo), texto, valores lógicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y por último las celdas en blanco. También puede indicar si quiere que se tenga en consideración o no el tipo de letras (mayúsculas o minúsculas) durante el ordenamiento.

Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos:

1. Seleccionar las celdas que va a ordenar. 2. Ejecutar el comando Datos / Ordenar. 3. Si la lista o base de datos tiene encabezados en la fila superior (y se han seleccionado junto con los datos), seleccionar el botón Si de la opción la lista tiene fila de encabezamiento. Así se evita que estos nombres sean ordenados junto con los demás datos. 4. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la columna que se quiera utilizar primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se utiliza la letra que la identifica. 5. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente. 6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación, según se muestra en el cuadro de diálogo Ordenar. Es típico, por ejemplo, utilizar estos tres criterios para ordenar nombres de personas alfabéticamente: primero por el primer apellido, después por el segundo y finalmente por el nombre. 7. Hacer clic, para finalizar, en OK.

Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba a abajo, se sigue un procedimiento análogo al descrito anteriormente, pero antes hay que

129

hacer clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo de Ordenar para poder cambiar el sentido de la ordenación. (Figura 2.6)

Figura 2.6. Cuadro Opciones de ordenación

Filtros de Búsqueda Búsqueda de registros La búsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar para realizar dicha búsqueda. El resultado será el conjunto de todos aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios.

Ficha de datos La ficha de datos es un medio simple de buscar y editar registros que satisfagan criterios de comparación sencillos o múltiples. Si se desea buscar registros en una lista por medio de fichas, hay que seguir los pasos que a continuación se detallan:

Seleccionar una celda dentro de la lista. 1. Ejecutar el comando Datos / Formulario para mostrar la ficha de datos (ver figura 2.7).

130

Figura 2.7. Cuadro de Ficha

2. Hacer clic en el botón de Criterios. Al hacerlo, cambia el juego de botones presente en la ficha, a la vez que se ponen en blanco todos los campos que componen la ficha. 3. Seleccionar el campo en el que quiera introducir el criterio de búsqueda. Si se quieren añadir más criterios para otros campos, se puede usar el ratón o la tecla Tab para pasar de unos a otros. 4. Hacer clic en los botones Buscar Anterior o Buscar Siguiente para recorrer en un sentido o en otro los diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos anteriormente. Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay más que hacer clic en el campo correspondiente e introducir el nuevo valor. Si se quieren deshacer los cambios antes de pasar al registro siguiente, se hace clic en el botón Restaurar.

Filtros automáticos En Excel los filtros automáticos proporcionan un acceso rápido a la gestión de listas de datos. Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden filtrar o eliminar rápidamente aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A diferencia de la ficha de datos, los filtros automáticos muestran los datos en la misma hoja de cálculo. Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado,

131

simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en la hoja de cálculo.

Antes de seleccionar un filtro automático, hay que asegurarse de que no haya otro activado. Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Datos /Filtro / Autofiltro. En caso de que exista, el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a empezar, volviendo a elegir ese comando. En la figura 2.8 aparece una tabla con datos correspondientes a 6 personas ficticias. Para crear un filtro automático en una lista, no hay más que seleccionar los datos que forman la lista y ejecutar el comando Datos / Filtro /Autofiltro. Como se observa en la figura 60, los nombres de campo que están como encabezados de las columnas pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la selección. En el caso de que la base de datos o lista esté formada por distintos campos, y que se haya aplicado a cada uno de ellos un filtro automático, el resultado final equivale a realizar una operación lógica “Y” o “AND” entre todas las condiciones. Sólo se mostrarán aquellos

Figura 2.8. Resultado del comando datos / filtro / autofiltro

registros que cumplan todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros. Si para un campo determinado no se quiere imponer ninguna condición, se selecciona la opción Todas en el menú desplegable.

132

| Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros, olvidándose por tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, se selecciona el comando Datos/ Filtro / Mostrar Todo. Con el comando Datos / Filtro / Filtro Avanzado se tiene acceso a otras posibilidades más avanzadas como son la posibilidad de filtrar la lista sin moverla o copiarla a otro lugar pudiendo también restringir las filas y columnas como el rango de criterios.

Utilizar las opciones ordenar y filtrar Objetivo Practicar los procedimientos para ordenar datos y utilizar filtros.

Procedimiento 1)

Abrir el documento DATA.XLS. Ordenar registros (ordenar)

Ordenar ascendentemente la lista basándose en el número de empleado.

Seleccionar cualquier celda que pertenezca al rango de la BD.

Realizar la secuencia Datos, Ordenar.

Aparece la caja de diálogo Ordenar.

En Ordenar por: seleccionar el nombre del campo NÚMERO. Especificar Ascendente.

Asegurarse que en la sección la lista tiene fila de encabezados está activado Sí.

Proceder con aceptar y observar la nueva lista ordenada. ¿Cuál es el primer registro? ____________________________________ ¿Cuál es el último registro? ____________________________________

Ordenar por departamento y por salario ascendentemente.

10) Realizar la secuencia Datos, Ordenar. 11) Aparece la caja de diálogo Ordenar. 12) En Ordenar por: seleccionar el campo DEPTO. Especificar Ascendente. 13) En luego por: Seleccionar el campo SALARIO. Especificar Ascendente.

133

14) Asegurarse que en la sección La lista tiene fila de encabezados esté activado Sí. 15) Proceder con aceptar y observar la nueva lista ordenada. ¿Cuál es el orden de los registro DEPTO?

¿Cuál es el orden de los registros SALARIO de DEPTO D100?

Seleccionar registros (filtrar) 16) Seleccionar los empleados que ganen menos de 3000. 17) Obtener una lista de empleados del departamento d100. 18) Seleccionar cualquier celda que pertenezca al rango de la BD. 19) Realizar la secuencia Datos, Filtro, Autofiltro. 20) Dar un clic en control para desplegar la lista del campo SALARIO. Seleccionar la opción Personalizar. 21) En la caja de diálogo Autofiltro personalizado establecer la condición de selección, es menor que y en la caja de texto escriba 3000. Aceptar. 22) Observar la lista filtrada. ¿Cantos registros se muestra? ______________ 23) Dar un clic en el control para desplegar del campo SALARIO y seleccione todas. 24) Obtener una lista de los empleados cuyo apellido sea Tamez. (Sugerencia: El campo nombre contiene a Tamez). 25) Dar clic en el control para desplegar el campo NOMBRE, seleccionar Personalizar. 26) En la caja de diálogo Autofiltro personalizado establecer la condición de selección, es igual a y en la caja de texto escriba *TAMEZ*. Aceptar 27) Observar la lista filtrada. ¿Cuántos registros se muestran? ____________ 28) Eliminar el filtro, con la secuencia: Datos, Filtro, Autofiltro. 29) Salir de Excel sin guardar

Formulas y funciones para bases de datos Funciones de administración de bases de datos y de listas 134

| Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:

base_de_datos, nombre_de_campo y criterios Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos. Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo

indica

campo

que

utiliza

función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna.

TABLA DE FORMULAS PARA BASES DE DATOS BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos

135

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos. BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios especificados BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica Fórmula

Descripción (Resultado)

=BDCONTAR(A4:E10;"Edad";A1:F2)

Esta función examina los registros de manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16 metros y determina cuántos campos Edad de esos registros contienen números. (1)

=BDCONTARA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2)

Esta función examina los registros de manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16 metros, y determina el número de campos

136

| Ganancia de esos registros que no están en blanco. (1) =BDMAX(A4:E10;"Beneficio";A1:A3)

Beneficio máximo de los manzanos y perales (105)

=BDMIN(A4:E10;"Beneficio";A1:B2)

Beneficio mínimo de los manzanos con un alto superior a 10 (75)

=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:A2)

Beneficio total de los manzanos (225)

=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2)

Beneficio total de los manzanos con un alto entre 10 y 16 (75)

=BDPRODUCTO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2) Producto de los rendimientos de los manzanos con un alto superior a 10 (140) =BDPROMEDIO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2) Rendimiento medio de los manzanos con un alto superior a 3 metros (12) =BDPROMEDIO(A4:E10;3;A4:E10)

Edad media de todos los árboles de la base de datos (13)

=BDDESVEST(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

La desviación estándar estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son únicamente una muestra de la población total de la superficie de frutales (2,97)

=BDDESVESTP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

La desviación estándar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la población (2,65)

=BDVAR(A4:E10,"Rendimiento",A1:A3)

La varianza estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son únicamente una muestra de la población total de la superficie de frutales (8,8)

=BDVARP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

La varianza verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la población (7,04)

=BDEXTRAER(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

Devuelve el valor de error #¡NUM! porque más de un registro cumple con los criterios

137

Repaso de Unidad EJERCICIO 1 1.- Copia los siguientes datos en la hoja.

2.- Definir la hoja de calculo anterior como Base de Datos. 3.- Ver la ficha de cada uno de los registros. 4.- Ordenar la Base de datos por Empresa. 5.- Cambiar el orden a Descendente (Z-A). 6.- Aplicar un filtro a la Base de Datos y buscar el registro con nombre de Empresa MICROLOG. 7.- Ordenar la base de datos por Nº CL. 8.- Eliminar el registro con Nº CL. : 678. 9.- Crea un grafico Circular 3D con el nombre de la Empresa y el Importe. En el paso nº 4 del asistente para gráficos. Elegir las siguientes opciones. Serie de datos en: Columnas Usar primera(s) Columna: 1 Usar primera(s) Fila: 0

EJERCICIO 2 La empresa QUÍMICAS, S.A. ha llevado a cabo tres proyectos de investigación en los cuales han trabajado 12 empleados. 138

| Los empleados que participan en el Proyecto 1 cobran un sueldo de 12 €/hora, los del Proyecto 2, de 10,81 €/hora; y los del Proyecto 3, de 9,01 €/hora. Cada trabajador ha realizado gastos de diferente cuantía en la realización del proyecto (o proyectos) en que participa, en dos conceptos diferentes: material y desplazamientos. Los datos concretos aparecen en la tabla siguiente: EMPLEADOS Gutierrez Hermoso, Mª Isabel Cebolla Ramos, Antonio Medina Esteban, Pedro Muñoz Muñoz, Ernesto Casanueva Bermejo, Laura García Jiménez, Jose Luis Guzmán Cansado, Francisco Hinojosa Ceballos, Lourdes Montero Pinzón, Rosario

PROY. HORAS PTS./H. B C B B A A A C C

320 210 150 320 350 400 350 240 100

SUELDO TOTAL 50000 85000 0 90000 10000 50000 0 0 7000

MAT.

DESPLAZTOS.

297,62 € 505,95 € 0 535,71 € 59,52 € 297,62 € 0 0 41,67 €

0 35,71 € 23,81 € 59,52 € 0 29,76 € 0 26,79 € 59,52 €

Abre un nuevo libro en Excel y guárdalo como Proyectos. En la Hoja 1, en el rango A1:G11, introduce la tabla de arriba. En la Hoja 2, rango A1:B4, introduce la siguiente: PROYECTO A B C

SUELDO POR HORA 12 € 10,81 € 9,01 €

En la celda D2 introduce la función necesaria (función BUSCARV) para que aparezca automáticamente el sueldo por hora de cada empleado al teclear el proyecto al que ha sido asignado. En la celda E2 introduce la fórmula necesaria para calcular el sueldo total a percibir por cada empleado. Una vez introducidos los datos, queremos:

A.- Ordenar la lista alfabéticamente, atendiendo a los apellidos y nombres de los empleados. B.- Establecer algún sistema por el que rápida y fácilmente podamos consultar, por separado, los datos de la lista referentes a cada proyecto. EJERCICIO 3 La empresa El Jamón, S.A. nos ha contratado el diseño de un libro de trabajo (que llamaremos EL JAMÓN, S.A.), en el que, sobre una hoja llamada Ventas, los administrativos de El Jamón 139

teclearán, mensualmente, la información recogida en los partes de ventas de los agentes vendedores. En concreto, por cada parte de ventas se deberá introducir en una fila los siguientes datos:  La zona en la que se haya realizado la venta (por ahora, la empresa vende sus productos en tres zonas o mercados: Andalucía Occidental, Andalucía Oriental y Extremadura)  La provincia en la que se haya realizado la venta  El código del agente.  El nombre del agente.  Los importes vendidos de los artículos que se distribuyen: jamones, paletillas y deshuesados  El importe de la comisión obtenida de la venta por el agente correspondiente de acuerdo con los siguientes porcentajes (los mismos para todos los agentes):  Jamones: 7% sobre el importe obtenido  Paletillas: 5% sobre el importe obtenido  Deshuesado: 4% sobre el importe obtenido En este momento, los agentes vendedores son cinco: Paco Arenas, Carmen Medina, Patxi Okurría, Imar Lamer y Mariano Moreno. Con el fin de aclarar al máximo la utilización de la hoja de cálculo a realizar (dado que los administrativos de El Jamón son aún un poco novatos en la utilización del Excel), introduciremos notas explicativas de aquellos datos que deban teclearse y aquellos que no sea necesario teclear por resultar de la aplicación de funciones (p.ej, funciones BUSCAR). En este sentido:  La zona deberá aparecer automáticamente al introducir el dato de la provincia.  El nombre del agente aparecerá igualmente de forma automática al introducir su código.  La comisión deberá calcularse por medio de la correspondiente fórmula o función.  Al situar el cursor sobre la celda identificativa de cada uno de los campos mencionados aparecerá una nota explicativa del funcionamiento de la celda (del tipo: “En esta columna se muestra la zona de la venta: no es necesario teclearla, sale al introducir la provincia”). Para ello, selecciona la celda que debe ir anotada y ve a Insertar, Comentario. En el cuadro amarillo que aparecerá sobreimpresionado escribe el texto correspondiente y luego haz clic con el ratón fuera del cuadro. En la celda aparecerá, en el vértice superior derecho, una pequeña marca roja indicativa de que se 140

| trata de una celda anotada. Al situar el cursor sobre la celda aparece el mensaje en un recuadro amarillo (del estilo de los post-it).

Por otro lado, la empresa nos pide que diseñemos un sistema mediante el cual pueda realizar, al finalizar cada mes, un análisis en el que, con facilidad, pueda observar cuáles han sido las ventas y comisiones totales, por cada artículo, en cada provincia o zona, de cada agente, etc. Respecto a los códigos de los vendedores y a la correspondencia Zona-Provincia, disponemos de las siguientes tablas:

Código Agente 1 2 3 4 5

Provincia Almería Badajoz Cáceres Cádiz Córdoba Granada Huelva Jaén Málaga Sevilla

Agente Paco Arenas Carmen Medina Patxi Ocurría Imar Lamer Mariano Moreno

Zona Andalucía Oriental Extremadura Extremadura Andalucía Occidental Andalucía Occidental Andalucía Oriental Andalucía Occidental Andalucía Oriental Andalucía Oriental Andalucía Occidental

En cuanto a los datos de las partidas de venta a introducir en la lista, son los que aparecen en la tabla de la página siguiente:

141

Zona

Provincia Código Cádiz Córdoba Cáceres Cádiz Málaga Granada Cádiz Córdoba Jaén Sevilla Badajoz Cáceres Cádiz Sevilla Cádiz Sevilla Córdoba Málaga Huelva Cádiz Jaén Córdoba Cáceres Sevilla Córdoba Sevilla Badajoz Almería Badajoz Cáceres

1 2 3 4 5 3 2 1 2 3 4 5 4 5 5 4 3 2 1 3 4 3 5 5 4 2 3 4 1 5

Agente

Jamones

Paletillas Deshuesado

5.666,67 € 0 595,24 € 4.053,57 € 0,00 166,67 € 2.119,05 € 3.386,75 € 3.309,52 € 1.630,95 € 4.482,14 € 53,57 € 910,71 € 3.160,71 € 3.714,29 € 4.398,81 € 4.708,33 € 4.809,52 € 0 214,29 € 3.083,33 € 2.089,29 € 1.178,57 € 3.172,62 € 2.827,38 € 3.934,52 € 1.277,25 € 746,96 € 1.209,61 € 151,64 €

1.077,38 € 0 2.976,19 € 0 702,38 € 0 5.952,38 € 0 4.910,71 € 2.684,52 € 488,10 € 2.940,48 € 529,76 € 0 1.500,00 € 2.101,19 € 0 4.696,43 € 2.708,33 € 0 3.184,52 € 601,19 € 0 4.232,14 € 5.202,38 € 4.386,90 € 746,95 € 0 1.402,90 € 5.084,07 €

4.726,19 € 4.761,90 € 1.190,48 € 3.815,48 € 4.982,14 € 4.375,00 € 4.630,95 € 4.988,10 € 547,62 € 0 3.898,81 € 1.464,29 € 746,89 € 0 1.077,38 € 5.595,24 € 4.386,90 € 2.309,52 € 2.761,90 € 4.565,48 € 4.309,52 € 4.470,24 € 5.023,81 € 3.630,95 € 4.565,48 € 0 3.391,99 € 0 1.277,32 € 746,89 €

Nota 1: para dar a la hoja de un libro un nombre determinado (en este caso, Ventas), haz doble clic sobre la pestaña indicativa de la hoja (“Hoja1”) y escribe el nombre correspondiente. Para eliminar una hoja, selecciónala haciendo clic con el botón derecho sobre su pestaña y seleccionando la opción Eliminar. En el cuadro de diálogo que aparezca, pulsa Aceptar.

142

| Nota 2: cuando operamos con rangos de celdas en funciones, cuando la referencia a dichos rangos sea absoluta puede ser conveniente dar un nombre determinado a los rangos, lo que permite referirnos a ellos tecleando su nombre, sin necesidad de seleccionarlos (con lo que, además de ahorrarnos la selección, podemos ahorrarnos también la necesidad de introducir el signo $ en las referencias). Así, puede ser útil, por ejemplo, en las funciones BUSCAR. Para dar nombre a un rango de celdas: selecciona el rango y haz clic en el cuadro de direcciones (donde aparece la referencia de la celda activa, a la izquierda de la barra de fórmulas); escribe el nombre que desees para el rango (p.ej, ZONAS) y pulsa INTRO. A partir de aquí, ya podrás operar con el contenido de dicho rango tecleando simplemente su nombre en lugar de seleccionar las celdas que lo componen.

EJERCICIO 4 Nuestra empresa, dedicada la distribución y venta de bebidas refrescantes, ha decidido (como método de promoción y vía de investigación de mercado) premiar a aquellos consumidores que envíen las etiquetas de los refrescos de dos litros a un determinado apartado de correos. Abre un nuevo Libro de Excel y llámalo 8ex Premios. Llama Buscar a la Hoja 1. La tabla de correspondencia de premios, que copiarás en el rango A9:B13 de la hoja Buscar, es la siguiente: Nº de puntos 500 1000 2000 4000

Premio Una camiseta y una bolsa deportiva Un walkman con auriculares Una torre de música Un ordenador de sobremesa

Al cabo de un mes se elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los puntos obtenidos por cada uno. La lista ocupará el rango A1:C7 de la hoja Buscar. En la 3ª columna deberá aparecer el premio que corresponda a cada ganador: Ganador Antonio Buesa Fernández Catalina Lago Herrera Roberto Suárez Vega Luis Ferrer Mas Ana Sánchez Torres José Alonso Parra Oliver

Nº de puntos 600 1200 900 2100 500 4050

Premio

Se trata de confeccionar dicha lista de modo que el premio conseguido por cada ganador aparezca automáticamente en la tercera columna sólo con introducir el nº de puntos obtenido.

143

MACROS Objetivo Conocer la función, crear y utilizar macros.

Metas El alumno conocerá la definición de macros. El alumno adquirirá los conocimientos necesarios para crear y utilizar macros en la hoja de cálculo. Una característica más que integra el software de productividad, es la capacidad de poder grabar o programar secuencias de las acciones que resultan repetitivas para un determinado usuario. En éste capítulo haremos una introducción a la creación y uso de macros en la hoja de cálculo.

Concepto de macro Definición Un macro es un pequeño programa que controla al programa de la hoja de cálculo, diseñado o creado por el usuario. Función Un macro ejecuta comandos, selecciona datos y generalmente todo lo que se quiera, en forma automática y con solo pulsar un par de teclas. Por lo tanto tiene la función de automatizar las tareas especiales y frecuentes que realiza una persona en particular. Lenguaje El lenguaje que utiliza el software desarrollado en ambiente gráfico para escribir macros es el Visual Basic para Aplicaciones, pero no necesariamente tenemos que escribir el código del programa ya que la aplicación (en este caso Excel) lo hace por nosotros.

144

Operaciones elementales para el manejo de macros. Algunas de las operaciones para el manejo de macros son: grabar, ejecutar, detener, eliminar, modificar y copiar, de las cuales las dos últimas requieren conocimientos básicos previos del editor de Visual Basic. Por lo tanto solo consideraremos las operaciones que se pueden realizar directamente desde el entorno de la hoja de cálculo. El acceso a las operaciones con macros generalmente se realiza con la secuencia Herramientas, Macro, como se muestra en la (figura 3.1) Con opciones para Macros… y Grabar nueva macro…/ Detener_grabación.

Figura 3.1. Menú Herramientas / Macro Al seleccionar la opción Macros… se despliega la ventana de diálogo que se muestra en la figura 3.2

145

Figura 3.2 Cuadro de diálogo Macro

Esta ventana contiene las siguientes opciones: Nombre de la macro:

Despliega el nombre de la macro seleccionado en la lista de macros almacenados.

Ejecutar

Inicia la ejecución de la macro seleccionado.

Cancelar

Cierra la ventana.

Eliminar

Borra la macro seleccionada.

Opciones

Despliega la ventana de diálogo Opciones de la macro, desde donde se puede modificar la combinación

teclas

asignadas

descripción. Crear

Abren el editor de Visual Basic.

Paso a Paso Modificar

El procedimiento para crear un macro en la hoja de cálculo puede resumir en tres pasos que son: 1. Indicar el inicio de la grabación de la macro. 2. Realizar las acciones de la tarea que deseamos automatizar. 146

| 3. Indicar el final de la grabación

Iniciar la grabación La secuencia Herramientas, Macro, Grabar nueva macro… despliega la ventana que se muestra en la figura 3.3. Que inicia la grabación de la macro.

Figura 3.3. Cuadro Inicio de Grabación de Macro

Esta ventana contiene las siguientes opciones: Nombre de la macro:

Por omisión Macro 1, Macro2… Si se escribe un nombre, este debe iniciar con una letra y no incluir espacios, se puede utilizase el signo de subrayado para separar palabras.

Método abreviado:

Combinación de teclas ctrl+Tecla

Guardar macro en:

Este libro Libro nuevo Libro de macros personal

Descripción:

Texto que describe a la macro.

Aceptar

Iniciar la grabación.

Cancelar

Cierra la ventana.

147

Detener la grabación La secuencia Herramientas, Macro, Detener, grabación. Detiene el proceso de grabar la macro. También se puede realizar esta opción mediante la barra Grabar macro.(Figura 3.4)

Figura 3.4 Cuadro detener macro

Que contiene dos controles, el primero permite Grabar/Detener la grabación. Y el segundo activa/desactiva la referencia relativa. Por omisión al iniciar la grabación de un macro esta activada la referencia absoluta.

Ejecutar macro Una de las formas para ejecutar un macro es presionar la combinación de teclas previamente asignadas. Para detener la ejecución de un macro se presiona la tecla Esc.

Creación de un macro en la hoja de cálculo El procedimiento para crear y utilizar una macro es el siguiente: Realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Grabar nuevo macro. 1.

En la caja de diálogo Grabar macro, especificar el nombre de la macro y la combinación de teclas CTRL-Tecla con la que se activará en forma rápida. Luego Aceptar.

En la barra de estado aparece el mensaje Grabando, y desde este momento toda acción que se realice se guarda en la macro.

Para finalizar la grabación, realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Detener la grabación.

Para ejecutar la macro, ejecute la combinación de teclas CTRL-Tecla de la macro correspondiente. O proceda con la secuencia Herramientas, Macro, Macros, enseguida seleccione el nombre de la macro y luego Ejecutar.

148

Ejecutar una macro desde un botón 1.

Realizar la secuencia: Ver, Barras de herramientas, Formulario (solo la primera vez).

Dar un clic en el Botón y colocar un botón en la hoja y ajuste el tamaño auxiliándose en el Mouse.

En la caja de dialogo “Asignar macro” seleccionar una de las macros y aceptar.

Modificar el texto del botón, seleccionándolo previamente.

Ejecutar la macro presionando el botón.

Repaso de Unidad

Grabar y ejecutar macros Objetivo Aprender el procedimiento para crear y ejecutar macros.

Procedimiento Crear las macros que se describen a continuación, ejecutarlas varias veces usando la combinación de teclas correspondientes y analice el funcionamiento. Borrar un área seleccionada. 1)

Entrar a Excel.

Procedimiento para grabar una nueva macro. 2)

Realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Grabar nuevo macro.

En la caja de diálogo Grabar macro, especificar: Nombre de la macro:

borrar

Método abreviado:

CTRL-b

Descripción:

Macro con la secuencia Edición, Borra, Todo lo seleccionado.

Aceptar 4)

En la barra de estado aparece el mensaje Grabando.

Se despliega la barra Grabar macro. 149

Asegurar que está habilitado el botón Referencia relativa 6)

Acción a realizar: secuencia: Edición, Borrar, Todo.

Para finalizar la grabación, realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Detener la grabación. O dar un clic en el botón Detener grabación de la barra Grabar macro.

Para ejecutar la macro, ejecute la combinación de teclas CTRL-b. O proceda con la secuencia Herramientas, Macro, Macros, enseguida seleccione el nombre de la macro y luego Ejecutar.

Capturar algunos datos y proceder con la macro borrando una celda o seleccionar un rango y ejecutar la macro. Escribir un título

10) Realizar

procedimiento

necesario

para

grabar

una

nueva

macro

especificando: Nombre de la macro:

uadec

Método abreviado:

CTRL-u

Descripción:

Macro con el título UA de C

Aceptar 11) En la barra de estado aparece el mensaje Grabando. Acción a realizar:

escribir Universidad Autónoma de Coahuila al terminar de escribir presionar la tecla Enter.

12) Para finalizarla grabación, realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Detener la grabación. 13) Ejecutar la combinación de teclas CTRL-u y observar la macro. Escribir la fecha actual 14) Realizar el procedimiento necesario para grabar una nueva macro, Nombre de la macro:

fecha

Teclas de activación:

CTRL-f

Acción:

Escribir

=hoy()

Dar un clic al botón de Introducir 15) Detener la grabación de la macro. 16) Ejecutar la combinación de teclas CTRL-f y observar el funcionamiento de la marco. 150

| Escribir los nombres de los meses 17) Realizar

procedimiento

necesario

para

grabar

una

nueva

macro,

especificando: Nombre de la macro:

meses

Teclas de activación:

CTRL-m

Acción:

Teclear pulsar ENE <FLECHA DERECHA> FEB <FLECHA DERECHA> MAR <FLECHA DERECHA> ABR <FLECHA DERECHA> MAY <FLECHA DERECHA> JUN

JUL

AGO <FLECHA DERECHA> SEP <FLECHA DERECHA> OCT <FLECHA DERECHA> NOV <FLECHA DERECHA> DIC

11 veces <FLECHA IZQUIERDA> hastA

llegar a ENE 18) Detener la grabación de la macro. 19) Ejecutar la combinación de teclas CTRL-m y observar el funcionamiento de la macro. Botón para escribir la fecha 20) Realizar el procedimiento para vincular una macro a un botón. 21) Realizar la secuencia: Ver, Barras de herramientas, Formulario (solo la primera vez. Al terminar cerrar o desactivar el despliegue de la barra). 22) Dar un clic en el Botón y colocar un botón en la hoja y ajuste el tamaño auxiliándose con el Mouse. 23) En la caja de diálogo “Asignar macro” seleccionar de la lista la macro fecha y Aceptar. 24) Modificar el texto de botón, seleccionándolo con un clic y teclear Fecha. 25) Ejecutar la macro presionando el botón Fecha. 151

26) Guardar el libro en el disco de trabajo con el nombre MACROS.XLS. 27) Salir de Excel.

Bibliografía Microsoft Office 2003 Ayuda de Microsoft Excel 2003 Almeida Rodríguez Miguel A. Office 97, Mc. Graw Hill, 1997, España Long Larry Introducción

las

Computadoras

Procesamiento

Información, Prentice Hall, México, 1990. Beeckman, G, Computación & Informática Hoy, Addison Wesley, 1994. Fdz. Peña, Juan Manuel & Sumano L. Ma. De los Ángeles Informática I, Compañía Editorial Nueva Imagen, S.A. de C.V. México D. F. 2004 Tiznado S. Marco Antonio Informática, Mc. Graw Hill, México, D. F. 2001, NORTON, Norton. Introducción a la Computación. México, 1995. MARZULLO, Carmelo. Notas Sobre Informática. Cumaná, 2003. DE AGOSTINI, Juan. Herramientas Para Microcomputadoras. Universidad Simón Bolívar.Caracas, 1989. Biblioteca de Consulta Encarta 2001. Microsoft. http://conozcasuhardware.com www.aulaclic.es www.abcdatos.com 152

| http://wwww.redeburr.blogspot.com. ………El blog del profesor

153

Diseña y elabora algoritmos

DESEMPEÑOS DEL ESTUDIANTE AL CONCLUIR EL BLOQUE:

 Resuelve       

problemas del ámbito escolar y cotidiano: Identifica el problema a resolver. Plantea alternativas de solución. Elige una alternativa. Desarrolla la solución. Evalúa la solución. Representa el algoritmo con diagramas. Representa el algoritmo con pseudocódigo.

SITUACIÓN DIDÁCTICA: El área de ciencias sociales está organizando un viaje de estudios al Museo de Historia Natural en San Diego, California.* Los organizadores pueden elegir contratar una de dos opciones de transporte: rentar un autobús de lujo cuesta $20,000.00 y rentar un autobús sencillo les costaría $15,000.00. El precio por persona dependerá de la cantidad de asistentes. A ti te han encargado enlistar las actividades necesarias a través de un algoritmo y un diagrama de flujo para planear el viaje. ¿Qué debes saber para lograr elaborar el algoritmo y diagrama de flujo para planear el viaje? ¿Cuánto se debe pagar para asistir, dependiendo de la opción de transporte, es decir de lujo o sencillo?

154

Secuencia didáctica

1. Para conocer lo que son los algoritmos, participa en una lluvia de ideas sobre términos relacionados con el tema, mencionando ejemplos de algoritmos sencillos y cotidianos. Lee con atención la lectura “¿Qué es un algoritmo?”, y realiza un resumen de la misma. Tiempo estimado: 2 horas. Lectura:

¿Qué es un algoritmo? El diccionario de la Real Academia Española define problema como un “conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. Proposición dirigida a averiguar el modo de obtener un resultado cuando ciertos datos son conocidos”. Un algoritmo es un conjunto finito de instrucciones o pasos que sirven para ejecutar una tarea o resolver un problema. La palabra algoritmo deriva del nombre del matemático árabe Al-Khwarizmi, que vivió entre los siglos VII y VIII. Generalmente los algoritmos se presentan a diario con las diversas vivencias de las personas, todo lo que nos rodea es siempre una secuencia de pasos que nos llevan a realizar nuestras labores en ocasiones ordenadamente. En la vida cotidiana empleamos algoritmos en multitud de ocasiones para resolver diversos problemas, como por ejemplo para hacer funcionar una lavadora (conjunto de instrucciones pegadas en la tapa de la máquina), para tocar música (partituras), para construir un aeroplano a escala (expresados en las instrucciones), para hacer trucos de magia (pasos para hacer el truco) o, incluso, para hacer recetas de cocina (pasos de la receta). Otros ejemplos, como el algoritmo de la división para calcular el cociente de dos números o el algoritmo de Euclides para calcular el máximo común divisor de dos enteros positivos pertenecen al ámbito de las matemáticas. De un modo más formal, un algoritmo es una secuencia finita de instrucciones realizables, no ambiguas, cuya ejecución conduce a una resolución de un problema. El algoritmo nos da la solución genérica a un problema y lo podremos emplear todas las veces que se nos presente ese mismo problema, por ejemplo: el algoritmo de la división es genérico e independiente de los números que tengamos que dividir.

155

Una vez descubierto un algoritmo para efectuar una tarea, la realización de ésta ya no requiere entender los principios en que se basa dicho algoritmo, pues el proceso se reduce a seguir las instrucciones del mismo. Por ejemplo, podemos hacer una división siguiendo el algoritmo sin entender por qué funciona el algoritmo. La inteligencia requerida para llevar a cabo la tarea está codificada en el algoritmo. Un algoritmo puede ser escrito en lenguaje natural; pero esta descripción puede ser ambigua, por lo que se utilizan diferentes métodos de representación, que permiten evitar dicha ambigüedad y al mismo tiempo que sean fácilmente codificables. Los métodos más usuales para la representación de algoritmos son: • • •

Descripción narrada Diagrama de flujo Pseudocódigo

Descripción narrada Es la forma más sencilla de describir o expresar un algoritmo. Consiste en hacer un relato de la solución en lenguaje natural. Por ejemplo: Algoritmo (en descripción narrada) para calcular la suma de 2 números: 2. Obtener los 2 números a sumar. 3. Sumar los números. 4. Mostrar el resultado. El uso del lenguaje natural provoca frecuentemente que la descripción sea imprecisa y poco confiable, por lo que este tipo de representación no es recomendable.

Diagrama de flujo Es la representación gráfica de un algoritmo. Utiliza símbolos normalizados, con los pasos del algoritmo escritos en el símbolo adecuado y los símbolos unidos por flechas, denominadas “líneas de flujo”, que indican el orden en que los pasos deben ser ejecutados.

Pseudocódigo El pseudocódigo en un lenguaje de especificación de algoritmos que utiliza palabras reservadas y exige la indentación, o sea, sangría en el margen izquierdo de algunas líneas. Se concibió para superar las dos principales desventajas de los diagramas de flujo lento de crear y difícil de modificar sin un nuevo proceso de redibujo. Es una herramienta muy efectiva para el seguimiento de la lógica de un algoritmo y para transformar con facilidad los algoritmos a programas.

156

| En el ámbito de las computadoras, los algoritmos se expresan como programas. Los programas son algoritmos codificados con un lenguaje no ambiguo cuya sintaxis y semántica "entiende" la computadora. Así pues, si queremos que una computadora efectúe una tarea, primero debemos descubrir un algoritmo para llevarla a cabo; programar el algoritmo en la máquina consiste en representar ese algoritmo de modo que se pueda comunicar a una máquina. En otras palabras, debemos transformar el algoritmo conceptual en un conjunto de instrucciones y representar estas últimas en un lenguaje sin ambigüedad. Gracias a la capacidad para comunicar nuestros pensamientos mediante algoritmos, podemos construir máquinas cuyo comportamiento simula, en alguna medida, la inteligencia. El nivel de inteligencia que simula la máquina está limitado por la inteligencia que podamos comunicarle por medio de algoritmos. Las máquinas sólo pueden realizar tareas algorítmicas. Si encontramos un algoritmo para dirigir la ejecución de una tarea, podemos construir una máquina para llevarla a cabo siempre que la tecnología haya avanzado lo suficiente. Si no encontramos un algoritmo, es posible que la ejecución esté fuera de las capacidades de las máquinas.

Características de los algoritmos: Las características fundamentales que debe cumplir todo algoritmo son: • • •

Un algoritmo debe ser preciso e indicar el orden de realización de cada paso. Un algoritmo debe estar definido. Si se sigue un algoritmo dos veces, se debe obtener el mismo resultado cada vez. Un algoritmo debe ser finito. Si se sigue un algoritmo se debe terminar en algún momento o sea, debe tener un número finito de pasos.

La estructura de un algoritmo debe estar integrada por tres partes: Entrada, Proceso y Salida.

La entrada se refiere a algo que existe y es utilizado por el algoritmo para transformarlo en los resultados que uno planifica.

Metodología de solución de problemas Antes de hablar de metodologías de solución de problemas debes tener muy claro el concepto de método, que a lo largo de la historia ha llamado la atención de gran cantidad de filósofos y científicos. El Diccionario Larousse define el término método como “el conjunto de operaciones ordenadas con que se pretende obtener un resultado”. La metodología es la ciencia que aplica este método. Existen muchos tipos de metodologías, como la metodología de investigación, metodología de enseñanza– aprendizaje, etc., así como la metodología de solución de problemas, que aplicamos 157

constantemente en la vida diaria. Pero en este caso hablaremos específicamente de la solución de problemas que podemos resolver mediante el uso de la computadora. La resolución de los problemas consta de 5 etapas que garantizan la llegada correcta a la solución: identificación del problema, planteamiento de alternativas de solución, elección de una alternativa de solución, elección de una alternativa, desarrollo de la solución y evaluación de ésta.

Identificación del problema La identificación del problema es una fase muy importante en la metodología, pues de ella depende el desarrollo posterior en busca de la solución. Un problema bien delimitado es una gran ayuda para que el proceso general avance bien; un problema mal definido provocará desvíos conceptuales que serán difíciles de remediar posteriormente. En esta etapa es fundamental el análisis de la información inicial (entrada) con el fin de distinguir los datos pertinentes de los que no lo son, de manera que se pueda elegir la configuración más conveniente respecto a las soluciones posibles. También deben definirse los datos de salida que garanticen la continuidad del proceso para que sea más fácil eliminar las expectativas negativas.

Planteamiento de alternativas de solución Después de la definición del problema y del análisis de los datos de entrada, el proceso continúa con el análisis de las alternativas de solución. Por lo general, la solución de un problema puede alcanzarse por distintas vías. Es útil tratar de plantear la mayor cantidad de alternativas posibles de solución, pues de esta forma las probabilidades aumentan a favor de encontrar la vía correcta. Se debe destacar que no es conveniente extender demasiado el número de alternativas, pues si el número de éstas es demasiado alto, se presentará una mayor dificultad para elegir la mejor de todas, que es en definitiva el objetivo del proceso.

Elección de una alternativa Después de tener todo el repertorio de alternativas, es necesario pasar a otra etapa: la elección de la mejor entre todas las posibilidades. Esta fase es muy importante porque de la elección realizada depende el avance final hasta la solución. La orientación hacia delante supone la irreversibilidad si la decisión es acertada o una “reversibilidad costosa”, pues si la decisión no es acertada, es necesario retroceder, lo que afecta la “optimidad” del proceso. Por tanto, es necesario que cada alternativa sea bien analizada para que la toma de decisiones sea bien justificada. Deberá elegir la alternativa que sea la más adecuada para la solución de problemas, tomando en cuenta las características del problema y las características que deberá tener la solución, así como los elementos, datos o información con la que cuentas. 158

Desarrollo de solución Después de decidir cuál es la mejor alternativa de todas, se llega a la etapa de la solución. En esta fase, a partir de los datos relacionados con la alternativa seleccionada, se aplican las operaciones necesarias para solucionar el problema. La selección de los procesos también debe ser determinada en función de la optimidad, es decir, las operaciones deben llegar a la solución por el camino más corto para garantizar la mayor eficiencia en el funcionamiento. Si la alternativa es la óptima, llevará a la solución deseada que fue prevista en la identificación del problema.

Evaluación de la solución Luego de haber desarrollado la solución queda aún una etapa, que es la evaluación. En los procesos industriales a este procedimiento se le llama control de la calidad y consiste en determinar que la solución obtenida es lo que esperaba conseguir comprobando que el resultado sea correcto. En esta fase se deben “pulir” los procesos ya realizados y tratar de llevarlos a un grado mayor de optimidad, pues el algoritmo más eficiente en la solución de un problema es el que llega a su objetivo final con la mayor economía de procedimientos que sea posible. 1

Fuentes: 1

Pérez Chávez, Cecilia. Informática 2, Bachillerato. ST EDITORIAL. Págs. 21-23. http://boards4.melodysoft.com/app?ID=2004BFDP04 02&msg=14&DOC=80 http://www.diagramas.20m.com/conceptos.html

2. Con la finalidad de practicar y tener los conocimientos para elaborar el algoritmo y diagrama de flujo para planear el viaje, trabaja colaborativamente en parejas para elaborar los siguientes ejercicios:     

Elabora un algoritmo para cambiar una llanta ponchada de carro. Elabora un algoritmo para preparar un sándwich. Elabora un algoritmo para obtener el área de un triángulo. Elabora el algoritmo para convertir una cantidad de pesos a dólares. Elabora el algoritmo para redactar y enviar un correo electrónico. Resuelve los ejercicios aplicando la metodología para llegar a una mejor solución de los problemas: 

Identificar el problema a resolver. 159

   

Plantear alternativas de solución. Elegir una alternativa. Desarrollar la solución (el algoritmo). Evaluar la solución (el algoritmo).

•

Elabora un reporte en el cuaderno de apuntes de las soluciones planteadas. Tiempo estimado: 2 horas.

Trabaja colaborativamente en equipo de tres integrantes para elaborar en el cuaderno de apuntes el algoritmo que de solución a los siguientes problemas: ■ Un alumno desea saber cuál será su calificación final en la asignatura de Informática II. Dicha calificación se compone de tres calificaciones parciales con valor de 80% y un examen semestral con valor de 20%. ■ El maestro de informática II, desea saber qué porcentaje de hombres y qué porcentaje de mujeres hay en su grupo.

Elabora el algoritmo para planear el viaje al zoológico de San Diego, tomando en cuenta el costo a pagar, dependiendo del tipo de transporte. Expliquen al grupo las soluciones planteadas, con ideas claras y la temática bien organizada. Tiemo estimado: 2 horas

4. Es el momento de plasmar de forma gráfica, las actividades para planear el viaje, para lo cual se necesitará tener conocimiento de la metodología de los diagramas de flujo. Realiza una lectura del tema “Diagramas de flujo”, y elabora un resumen en el cuaderno de apuntes donde le dé primordial importancia a la definición, simbología y ventajas de los diagramas de flujo. Tiempo estimado: 2 horas.

160

| Lectura:

Diagramas de flujo Definición Es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de secuencia rutinarias Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación.

Símbolos utilizados Los símbolos que se utilizan para diseño se someten a una normalización, es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía interpretar. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a las normas preestablecidas universalmente para dichos símbolos o datos. Los siguientes símbolos son los principales:

Descripción de los símbolos • •

•

Flujo de datos: Indica la secuencia (flujo) de operación del diagrama, que a su vez indican el sentido y trayectoria. Inicio o fin: Se utiliza para señalar el comienzo así como el final de un diagrama. Tradicionalmente se colocan las palabras "INICIO" o "FIN" dentro de la figura para hacerlo más explícito. Proceso: Es el símbolo más comúnmente utilizado. Se usa para representar un evento o proceso determinado que es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra, sumar, restar y cualquier operación aritmética es un proceso. Decisión. Se utiliza para representar una pregunta o interrogante que tiene al menos dos respuestas posibles, para cada una de las cuales hay un camino de continuación del proceso. Lo anterior hace que a partir de éste el proceso tenga dos o más caminos posibles. 161

•

Conector: Representa un punto de conexión entre procesos. Se utiliza cuando es necesario dividir un diagrama de flujo en varias partes o procesos dentro de la misma hoja, por razones de espacio o simplicidad. Se usa para conectar procesos contenidos dentro de la misma hoja. La mayoría de las veces se utilizan números en los círculos para hacer la referencia. Entrada de datos: Representa una operación de entrada. En este símbolo se indican los valores iniciales que deberá recibir el proceso. Esto se hace asignándoles letras o nombres de variables para cada uno de los valores y anotando estas letras en el interior de la figura. Despliegue de resultados: Este símbolo se utiliza para mostrar un resultado, el cual puede representar la solución al problema que se pretende resolver y que fue conseguida a través del resto del diagrama. Dentro de su interior se anotará la variable con el resultado final o el mensaje que represente el resultado del algoritmo.

Características que debe cumplir un diagrama de flujo • • •

Existe siempre un camino que permite llegar a una solución (finalización del algoritmo). Existe un único inicio del proceso. Existe un único punto de fin para el proceso de flujo (salvo del rombo que indica una comparación con dos caminos posibles).

Desarrollo del diagrama de flujo Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo: • Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. • Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo. • Identificar quién lo empleará y cómo. • Establecer el nivel de detalle requerido. • Determinar los límites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: •

• • • • •

162

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también. Identificar y listar los puntos de decisión. Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos. Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Ventajas de los diagrama de flujo •

•

• •

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión. Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Estructuras algorítmicas Las estructuras de operación de programas son un grupo de formas de trabajo, que permiten, mediante la manipulación de variables, realizar ciertos procesos específicos que nos lleven a la solución de problemas. Estas estructuras se clasifican de acuerdo con su complejidad en:

Secuenciales: Para dar solución a éste tipo de problemas, se emplea una serie de acciones ejecutadas repetidamente en un solo orden secuencial. Condicionales: Para dar solución a éste tipo de problemas, se emplean acciones en las que la ejecución de alguna dependerá que se cumplan una o varias condiciones. Cíclicas: Son aquellas que para dar una solución, es necesario utilizar el mismo conjunto de acciones que puedan ejecutarse más de una vez.

Para conocer más, consultar también las siguientes direcciones: 163

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo#Ventajas_de_los_diagrama_de_ flujo http://www.monografias.com/trabajos42/diagrama-de-flujo/diagrama-deflujo2.shtml http://www.monografias.com/trabajos60/diagrama-flujodatos/diagrama-flujo-datos2.shtml

5. Trabaja colaborativamente en equipo de tres integrantes para revisar el siguiente ejemplo y realizar en el cuaderno de apuntes los diagramas de flujo de los algoritmos que se elaboraron en las actividades 2 y 3. Tiempo estimado: 2 horas. EJEMPLO: Definición del Problema: Elaborar un algoritmo para calcular la suma de dos números y representar el algoritmo gráficamente. Análisis del problema: Entrada: A y B representan los dos números. Proceso: Suma = A + B Salida: Resultado es Suma Algoritmo: 1.- Inicio 2.- Leer A y B 3.- Suma = A + B 4.- Imprime (“El resultado es: Suma) 5.- Fin. Diagrama de flujo: (Inicio) A, B

Suma= A+B

El resultado es: Suma

(Fin) 164

| 6.

Emplea el programa Microsoft Word 2007 para elaborar los diagramas de flujo que se presentan en la actividad 3. Tiempo estimado: 2 horas.

Realiza una lectura del tema “Pseudocódigo”, y elabora un resumen para la mejor comprensión del tema. Tiempo estimado: 1 hora.

Lectura:

Pseudocódigo Definición Mucho se habla del pseudocódigo en las carreras de Analista de Sistemas y Programación. Pero no existe mucha bibliografía al respecto. Digamos que el pseudocódigo es una forma de diagramar un algoritmo para resolver un determinado problema, sin atenerse a ningún lenguaje de programación en especial. En vez de escribir el programa directamente en un lenguaje de programación determinado (C, Basic, etc.), crearemos un borrador entendible para todos, para luego de tener bien en claro lo que se debe hacer, pasar a la programación propiamente dicha. No hay que confundirlo con un diagrama de flujo. En el diagrama de flujo se representa el transcurso del programa, el momento donde se obtienen los datos, cuando se procesan y el momento de presentar los resultados. Si bien son dos herramientas que se utilizan en conjunto, cada una representa dos partes distintas en el diseño de un sistema. El pseudocódigo se refiere a crear un código para orientar a los programadores, pero sin la sintaxis ni la estructura propia de ningún lenguaje. El pseudocódigo es la mezcla de lenguaje de programación y español (o inglés, o cualquier otro idioma) que se emplea, dentro de la programación estructurada, para realizar el diseño de un programa. En esencial, el Pseudocódigo se puede definir como un lenguaje de especificaciones de algoritmos. El Pseudocódigo utiliza palabras que indican el proceso a realizar.

Ventajas de utilizar un Pseudocódigo a un Diagrama de Flujo 1.

Ocupan mucho menos espacio en el desarrollo del problema.

Permite representar de forma fácil operaciones repetitivas complejas.

Es más sencilla la tarea de pasar de pseudocódigo a un lenguaje de programación formal. 165

Si se siguen las reglas de identación se puede observar claramente los niveles en la estructura del programa.

En los procesos de aprendizaje de los alumnos de programación, estos están más cerca del paso siguiente (codificación en un lenguaje determinado, que los que se inician en esto con la modalidad Diagramas de Flujo).

Mejora la claridad de la solución de un problema.

7. Trabaja colaborativamente en parejas y resuelve el problema planteado en la situación didáctica: “Enlistar las actividades necesarias a través de un algoritmo y un diagrama de flujo para planear el viaje. ¿Cuánto se debe pagar para asistir, dependiendo de la opción de transporte, es decir de lujo o sencillo?” • Elabora un documento que contenga el algoritmo y diagrama de flujo, con introducción, desarrollo y conclusión en el programa Microsoft Word 2007. • Expongan al grupo la solución planteada, con ideas claras y la temática bien organizada. Tiempo estimado: 3 horas.

MATERIAL A UTILIZAR:  Cuaderno de apuntes,  computadora,  Internet,  programa Microsoft Word 2007.

166