Instructivo organización ,almacenamiento y transferencia documentales by jhonj92

INSTRUCTIVO PARA LA: ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

ESTADO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Firma Cargo

VER.

FECHA

Auxiliar de archivo

Director Sistemas de Gestión

Analista y auxiliar de Archivo

Ing. Jimmy Pérez

ELABORÓ

REVISÓ

Gerente Administrativa/Director a Administrativa Dra. Claudia Carolina Chavarro Dr. Pedro Enrique Gil APROBÓ

HISTORIA DE REVISIONES

VER. No.

ITEM No. TODO

CAMBIO O MODIFICACIÓN Versión inicial implementación.

OBSERVACIÓN para

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1. OBJETIVO Describir las actividades de los procesos de organización (clasificación y ordenación) almacenamiento y transferencias documentales. 2. ALCANCE Este Instructivo aplica para los procesos de organización, almacenamiento y transferencias documentales de AR Construcciones SAS, Grupo AR, Fundación y Torre AR. 3. PROCESO AL QUE PERTENECE Dirección Administrativa (Gestión Digital - Centro de Información) 4. DEFINICIONES:  Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.  Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los funcionarios en general.  Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos en gestión  Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, conforme a las tablas de retención documental o por evaluación del comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.  Consulta de Documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.  Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.  Clasificación Documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y Subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional.  Complemento de Excel: Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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 Descriptor: llave de búsqueda de un archivo, eje: nombre, cedula, proveedor, cliente, proyecto… etc.  Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, cassettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.  Disposición final de los documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.  Documento: Toda información expresada por algún medio, ya sea este, papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotográfico, video o muestra patrón o una combinación de éstos. Con frecuencia un conjunto de documentos por ejemplo especificaciones y registros, se denominan documentación. Dependiendo del documento este puede contener registros y/o especificaciones.  Documentos de apoyo: Sirven de apoyo para la realización de procesos y de otros documentos esenciales de la entidad, estos documentos NO SE ENVÍAN AL ARCHIVO CENTRAL.  Documentos Facilitativos: Se producen en todas las entidades y reflejan el ejercicio de las competencias institucionales.  Documentos Sustantivos: Relacionados con el quehacer misional de la entidad.  Estantería fija: Sistema modular conformado por entrepaños que pueden ser cerrados o abiertos en el fondo y en los laterales  Estantería rodante: es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas y puestas sobre bases también metálicas que poseen ruedas y se desplazan sobre rieles al piso, lo que hace que las estanterías sean móviles y requieran de un único pasillo de consulta.  Fase activa: recoge documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente, y su resguardo o custodia se da hasta que el asunto o trámite por el cual fue creado el documento concluye.  Fase semi-activa: esta fase indica que los documentos han concluido con los trámites formales de los cuales surgieron y dejaron de ser de utilidad inmediata, es decir tiene una consulta eventual.  Fase inactiva: en esta fase la documentación deja de ser utilizada por la dependencia o institución y adquiere un valor de uso social, en el que cualquier individuo podrá consultarlo y utilizarlo como fuente de información de investigaciones futuras.  Instructivo: Es un documento que presenta instrucciones al detalle, claras y precisas sobre un proceso.  Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

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 Organización de Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.  Procedimiento: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso, y este a su vez puede estar o no documentado.  Selección Documental: Actividad de la disposición final señalada en las Tablas de Retención Documental o de Valoración y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.  Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.  Tabla de Retención Documental (TRD): De conformidad con el Artículo Tercero de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos la Tabla de Retención Documental se define como un “Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”.  Tablas de Valoración Documental (TVD): Definidas como el producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.  Trámite de Documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.  Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión u oficina al archivo central y de éste al histórico, siempre y cuando este conjunto documental haya desarrollado su valor primario y secundario.  Valor administrativo: el que se refiere a todo documento que ha sido producido por un funcionario, en razón de su competencia. En tal caso, la mayoría de los documentos posee este valor.  Valor contable. Se refiere a la actividad económica y contable de la empresa. Tiene efectos de carácter tributario y legal.  Valor fiscal. Lo demuestran los documentos al estar a paz y salvo con la hacienda pública para efectos tributarios y financieros.  Valor legal: Esta connotación jurídica radica en el valor probatorio que puede tener un documento. En este caso, podemos considerar las certificaciones que se expiden.  Valor primario: Es el que tienen los documentos mientras sirvan a la institución productora.  Valor secundario: Es el que le interesa a los investigadores de información o en su defecto a la entidad productora, como prueba de su gestión este valor surge una vez se haya agotado el valor primario, los documentos que desarrollan este valor se conservan totalmente.  Valor técnico. Es el que se genera a partir de la misión que tiene la empresa. Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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5. RESPONSABILIDADES Director Administrativo: Es responsable de la planeación para la implementación y mantenimiento, dirección y difusión de las pautas establecidas en este documento. Analista de archivo: Responsable de la implementación, coordinación, mantenimiento, ejecución y actualización de las pautas establecidas en este documento. Auxiliar de archivo: Se encarga de ejecutar las actividades establecidas en este documento. Dirección de Calidad y Dirección de Contraloría: Brindar soporte para la estandarización documental de la compañía. Personal AR Construcciones, Grupo, Fundación y Torre AR: Son responsables de acogerse y hacer correcto uso de las pautas descritas en el presente documento. 6. GENERALIDADES 6.1 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO En primer lugar antes de realizar la organización, almacenamiento y transferencias documentales debemos tener en cuenta la estructura del archivo y el ciclo vital de los documentos, los cuales tendrán unos valores primarios o secundarios: 6.1.1 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos pueden estar en el Archivo Gestión, Archivo Central o Archivo Histórico los cuales se encentran en unas fases y poseen unos valores primarios y secundarios. Los primeros se refieren al valor durante su estadía en el archivo de Gestión y Central. Los valores secundarios son los que se reconocen en el archivo histórico y están ligados a la importancia de los documentos. Para iniciar el proceso debemos tener en cuenta las Tablas de retención documental – TRD (Ver modulo SGD ruta: consulta/Retención documental). A continuación se explicara en un diagrama el ciclo vital de los documentos

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ARCHIVO GESTION

ARCHIVO CENTRAL

FASE ACTIVA

FASE SEMIACTIVA

VALORES PRIMARIOS     

Administrativo Legal Fiscal Contables Técnicos

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ARCHIVO HISTORICO

FASE INACTIVA

VALORES SECUNDARIOS * Científicos * Históricos * Cultural * Testimonial * Evidencial

Después de saber del ciclo vital de los documentos explicaremos el concepto de Archivo de Gestión, Central e Histórico su Función e importancia. 6.2 ARCHIVO DE GESTION El archivo de gestión o de oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. 6.2.1

Funciones del Archivo de Gestión

Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los archivos de gestión, se encuentran:  Producir los documentos de acuerdo a lo establecido por el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo con las funciones de la dependencia y del documento respectivo.  Organizar y conservar la documentación en trámite.  Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.  Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el archivo central y las oficinas de planeación de la entidad.  Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.  Promover la conservación de los documentos originales; teniendo en cuenta medidas preventivas, en cuanto a la manipulación de los mismos.  Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas existentes. Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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 Cumplir y hacer cumplir los requerimientos establecidos por el comité de archivo, quien es el área encargada del proceso de gestión documental de la compañía. 6.2.2 Importancia del Archivo de Gestión Con este inicia del proceso de normalización archivística y se convierte en el gestor de la modernización administrativa, por otra parte será fuente de consulta para la toma de decisiones, 6.3 ARCHIVO CENTRAL Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizados su trámite, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Dado el volumen documental de los archivos y el reducido espacio físico de las oficinas, es importante que el tiempo de retención sea mínimo en el archivo de gestión de las diferentes dependencias; una vez se realice las transferencias documentales al archivo central, en esta área se debe digitalizar la documentación recibida (Ver instructivo de digitalización); con el fin que la dependencia responsable de los documentos tenga un acceso ágil, rápido y oportuno a la información. 6.3.1

funciones del Archivo Central

Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración del archivo central, se encuentran:         

Cambiar las unidades de conservación que se encuentren en mal estado. Retirar elementos metálicos, papelitos y/o adhesivos de la documentación. Eliminar duplicados y retirar documentos de apoyo (en caso que se encuentren). Si algún documento es copia, que soporte el original (en caso que no se encuentre dentro de AR CONSTRUCCIONES, Grupo AR, Fundación y Torre Ar), se debe hacer lo posible por evitar su pronto deterioro. Organizar los documentos de acuerdo al organigrama de AR CONSTRUCCIONES. Almacenar los documentos en las estanterías correspondientes, con su respectiva identificación. Actualizar el inventario documental, tener una copia de seguridad (base de datos) con la información necesaria en caso de consultas, donde refleje la ubicación física de los mismos. Realizar servicios de préstamo y consulta de documentos. Verificar el estado del depósito donde se encuentra la información, e informar en caso de novedades, y hacer buen uso de los recursos destinados para el edificio.

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Resolver las dudas de los funcionarios sobre los archivos de AR CONSTRUCCIONES, Grupo AR, Fundación y Torre Ar. Realizar sugerencias en cuanto al manejo de la información de AR CONSTRUCCIONES, Grupo AR, Fundación y Torre Ar, al Centro de Información o Comité de archivo. Proceder con lo estipulado en las Tablas de Retención, para la disposición final de los documentos, cuando éstos cumplan con su tiempo de permanencia en esta fase del archivo. Verificar el cronograma de transferencias documentales (secundarias), para realizar dicho proceso de acuerdo a las directrices establecidas para su elaboración.

6.3.2

Importancia del Archivo Central

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia que informan las actuaciones de la administración. (Eficacia y eficiencia) 6.4 ARCHIVO HISTORICO O INACTIVO Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que conforme a lo consignado en las TRD o por decisión del comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 6.4.1 Funciones del Archivo Histórico o Inactivó  Revisar las transferencias secundarias que realicen las diferentes áreas, verificando la documentación y el tiempo adecuad según lo establecido por las Tablas de Retención documental y el cronograma de transferencias.  Cambiar las unidades de conservación que se encuentren en mal estado.  Organizar los documentos de acuerdo al organigrama de AR CONSTRUCCIONES.  Almacenar los documentos en las estanterías correspondientes, con su respectiva identificación.  Actualizar el inventario documental, tener una copia de seguridad (base de datos) con la información necesaria en caso de consultas, donde refleje la ubicación física de los mismos.  Realizar servicios de préstamo y consulta de documentos.  Proceder con lo estipulado en las Tablas de Retención, para la disposición final de los documentos, cuando éstos cumplan con su tiempo de permanencia en esta fase del archivo.  Ejecutar planes y metodologías de seguridad para la digitalización de los documentos que así lo requieran, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental; con el propósito de reducir el soporte papel. 6.4.2 Importancia del Archivo Histórico o Inactivo Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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Permiten la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración. Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la información. Son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de una nación. Luego de saber los conceptos, función e importancia de cada ciclo de los documentos vamos a organizar nuestro archivo de acuerdo a las siguientes especificaciones y teniendo en cuenta las (TRD) Tablas de Retención Documental (Se podrán visualizar en el módulo SGD ruta: Consulta/Retención Documental) 6.5 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender y ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Dentro de la organización documental hay acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos.  La organización de los expedientes será realizada por los asistentes y/o analistas encargados del archivo y el personal del Centro de Información, la organización será en cronológico por serie, subserie, oficina productora y la unidad de conservación será AZ o carpeta. pero dentro de la compañía tendremos algunos casos especiales en su organización puesto que estos seguirán unos parámetros diferentes a los demás, a continuaciones relaciones estos casos especiales: 6.5.1 PROCESOS DE OFERTA Y VENTA (DIRECCIÓN SERVICIO AL CLIENTE) Estos expedientes se deben organizar en su interior en cinco (5) separadores distinguidos así: a. Jurídica           

Contratos Otrosí Datos personales Promesa de compraventa Oferta irrevocable de compra de bien inmueble Cesión a terceros inclusión Asignación de parqueadero Aceptación guía de compra Aceptación de parqueaderos Aclaración a la oferta

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Carta de instrucciones Descripción de la distribución del inmueble plano

b. Crédito  

Estudio de crédito (autorización para consulta y reporte en CIFIN y DATACREDITO) Copia Cédula de Ciudadanía

c. Documentación      

Copia de Escritura Pública Acta de entrega del inmuebles Acta de entrega de escritura Certificado de tradición y libertad Orden de escritura Lista chequeo de escrituración

d. Financiero       

Carta de instrucciones anexa al pagaré y pagaré crédito y subsidio Consignación de pago Recibos de caja Consignaciones Notas debito Notas crédito Auxiliar de movimientos contables

e. Comunicaciones              

Cartas Correos Electrónicos Reporte de conversación (Histórico de Negociaciones) Memorandos Extractos de clientes Poder especial, amplio y suficiente Autorizaciones Novedades de crédito Copia de Paz y Salvo Carta de pensiones y Cesantías Carta de crédito re aprobado Carta de crédito aprobado Carta de subsidio Carta de subsidio prorroga

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Inclusión cuando viene con un oficio remisorio (memorando, carta, etc.) La cesión cuando viene con un oficio remisorio (memorando, Carta, etc.)

6.5.2 APARTAMENTOS DESISTIDOS (DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE) Los apartamentos desistidos son aquellas negociaciones que los mismos propietarios han decido no seguir con la compra del apartamento, también por moras en el pago de las cuotas estipulas en la oferta de compra, y por terminación unilateral de las dos partes de la negociación. La organización de los documentos de los apartamentos desistidos se debe realizar de la siguiente forma: 1. La Dirección de Servicio al cliente debe diligenciar el formato SC-FM-57 (Notificación otras áreas –desistimiento inmuebles) y enviarlo por correo al centro de información (gestiondigital@arcontrucciones.com) indicando el listado de los apartamentos desistido en el mes.

2. El auxiliar o analista del Centro de Información debe verificar el formato y proceder al retiro de las carpetas de los apartamentos desistidos del archivo de gestión de la Dirección de Servicio al Cliente. 3. Los documentos de los apartamentos desistidos deben ser retirados de las carpetas activas para ser archivados en AZ con la fecha del desistimiento y por proyectos. 4. En módulo de SGD se debe realizar el procedimiento descrito en el instructivo para Registro de TRD, Digitalización e indexación de

expedientes ítem 6.1.2.1 Traslados de Expedientes. Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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5. En el FUID (formato único de Inventario documental) los apartamentos desistidos deben quedar ubicados con el número de la AZ en la cual fue almacenado, en las observaciones se debe colocar la fecha de cuando fue desistidos, y en la casilla de nombre de la serie, subserie se deberá anteponer la palabra DESISTIDO.

6.5.3 HISTORIA LABORALES RETIRADOS (DIRECCIÓN GESTIÓN HUMANA) La organización de las historias laborales de retirados siguiente forma:

se debe realizar de la

1. La Dirección de Gestión Humana envía por correo al centro de información (gestiondigital@arcontrucciones.com) indicando el listado retiros del mes.

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2. El analista del Centro de Información debe verificar el listado y proceder al retiro de las Historias Laborales. 3. Los documentos de las historias laborales deben ser retirados de las historias Laborales activas para ser archivados en AZ con la fecha del retiro. 4. En módulo de SGD se debe realizar el procedimiento descrito en el instructivo para Registro de TRD, Digitalización e indexación de

expedientes ítem 6.1.2.1 Traslados de Expedientes. 5. En el FUID (formato único de Inventario documental) las Historias Laborales deben quedar ubicados con el número de la AZ en la cual fue almacenado, en la fecha final se debe colar la fecha del retiro y en la casilla de nombre de la serie, subserie se deberá cambiar la subserie a historial laboral retirados.

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6.5.4 INMUEBLES - ARRENDAMIENTO (DIRECCIÓN IMOBILIARIA) Estos expedientes (Arrendamiento) se deben organizar en su interior en cinco (5) separadores distinguidos así: a. Soporte  Recibos de consignación  Recibos de caja  Facturas de ventas  Estados de cuenta  Descuentos  Provisiones b. Comunicaciones  Cartas a administración  Cartas propietarios  Cartas arrendatarios  Comunicaciones de correos electrónicos  Cotizaciones de arreglos locativos  Convocatorias de asambleas  Comunicaciones de servicios públicos  Formato de quejas y reclamos c. Póliza  Resultado de estudio de la solicitud de fianza de arrendamiento.  Solicitud de fianza de arrendamiento personas Naturales y/o Jurídica  Fotocopia cedula arrendatario  Fotocopias cédulas deudores solidarios  RUT de arrendatarios y deudores solidarios  Poder especial autenticado por parte de los arrendatarios  Contrato de fianza d. Contratos  Contrato de administración de inmueble  Contrato de arrendamiento inmueble  Formato de consignación de inmueble  Fotocopias del documento de identidad de los propietarios  Promesa de compraventa  Certificados de tradición  Poder especial autenticado por parte de los propietarios Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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 Recibos públicos  Pago de servicios públicos  Soportes de pago y/o comprobantes de recaudo de administración  Formato actualización de datos administración  Formato de autorización de descuentos de fianza  Formato de inscripción al servicio de pago electrónico  Paz y salvo administración  Contrato de cesión e. Actas  Inventario de entrega  Inventario y/o registro de pre-entrega  Acta de entrega de llaves  Acta de recibido de inmueble 6.5.5 INMUEBLE - ARRENDAMIENTO LOCALES (DIRECCIÓN INMOBILIARIA) Estos expedientes (Arrendamiento Locales) se deben organizar en su interior en cinco (5) separadores distinguidos así: a. Soporte  Recibos de consignación  Recibos de caja  Facturas de ventas  Estados de cuenta  Descuentos  Provisiones b. Comunicaciones  Cartas a administración  Cartas arrendatarios  Comunicaciones de correos electrónicos  Comunicaciones de servicios públicos  Formato de quejas y reclamos c. Póliza  Resultado de estudio de la solicitud de fianza de arrendamiento  Solicitud de fianza de arrendamiento personas Naturales y/o Jurídica  Fotocopia cédula arrendatario  Fotocopias cédulas deudores solidarios  RUT de arrendatarios y deudores solidarios  Poder especial autenticado por parte de los arrendatarios  Contrato de fianza d. Contratos  Contrato de arrendamiento inmueble  Certificados de tradición  Contrato de cesión Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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e. Actas  Inventario de entrega  Inventario y/o registro de pre-entrega 6.5.6 INMUEBLE - VENTA (DIRECCIÓN INMOBILIARIA) Estos expedientes (Venta) se deben organizar en su interior en cuatro (4) separadores distinguidos así: a. Soporte  Recibos de consignación  Recibos de caja  Facturas de ventas b. Comunicaciones  Cartas a administración  Cartas vendedores  Cartas compradores  Comunicaciones de correos electrónicos c. Contratos  Fotocopias del documento de identidad de vendedores y compradores  Contrato Promesa de compraventa  Certificados de estado de cuenta para trámite notarial  Poder especial autenticado por parte de vendedores y compradores  Paz y salvo administración  Impuesto predial  Certificado de tradición y libertad d. Actas  Acta de entrega de inmueble en venta. 6.5.7 HISTORIA LABORAL (DIRECCIÓN GESTIÓN HUMANA) a.

Hoja de vida           

Requisición de personal Hoja de vida con fotografía Cartas de recomendación Certificados de estudios Certificados de empleos anteriores Fotocopia libre militar Fotocopia cedula de ciudadanía Verificación de referencias Aplicación de pruebas Entrevista en profundidad de selección Examen medico

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INSTRUCTIVO PARA LA: ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES             

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Examen de sangre y pulmones Examen visual y audiometría Modalidad de pago Formato de ingreso a nomina Afiliación a la E.P.S. Afiliación al fondo de pensiones Afiliación a A.R.L Afiliación caja de compensación Formulario subsidio familiar hijos Programa de inducción Registro civil de nacimiento Registro civil de nacimiento de hijos menores de 18 años Fotocopia de tarjeta profesional.

b. CONTRATO DE TRABAJO               

Contrato de trabajo Anexos contrato Procedimiento retención en la fuente Modificaciones al contrato Llamados de atención y sanciones Traslados de personal Comprobantes de premios e incentivos Actualización de información del trabajador Evaluación de periodo de prueba Evaluación del desempeño Cartas de aumentos Cartas de terminación del contrato o de renuncia Carta de aceptación de la renuncia Comprobante de liquidación contrato de trabajo Comprobante de paz y salvo empresarial.

c. VACACIONES-LICENCIAS-INCAPACIDADES        

Hoja de registro de vacaciones Solicitud de vacaciones (digital) Aceptación de vacaciones Comprobantes de vacaciones Otros documentos vacaciones Solicitud de licencias Aceptación de licencias Carta de la EPS soltando transcripción incapacidades

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d. Primas legales    

Comprobantes primas Escolaridad hijos trabajadores Bonificación por antigüedad Comprobantes de préstamos sobre salarios

e. CESANTIAS Y PRESTAMOS           

Solicitud pago parcial de cesantías Liquidación cesantía parcial Formato justificación de cesantías Comprobante pago cesantías Soportes cesantías Comprobantes intereses de cesantías Solicitud de prestamos Soportes para prestamos Pagares, libranzas, embargos Autorización de descuentos Descuentos por préstamos.

6.5.8 TRAMITES DISTRITALES (VICEPRESIDENCIA CONSTRUCCIÓN) Estos expedientes (Tramites Distritales) se deben organizar en su interior así: a. Instituto de Desarrollo Urbano(IDU)  Acta de recibo de vías  Actas de vencidad  Certificación de redes  Diseño de andenes  Diseño geométrico  Diseño y/o estructura de pavimentos  Estudio de tráfico y/o transito  Interventoría – según la asignada  Licencia de excavación  Pimpa-programa de implementación de plan de manejo ambiental.  Remisión de documentos a interventoría. Nota: el IDU asigna interventora en un periodo rotativo de 18 meses aproximadamente. b. Secretaría de Movilidad(SDM)  Acta de recibido señalización vial  Diseño de pompeyanos  Diseño de señalización vial  Plan de manejo de tráfico –PMT. c. Secretaría distrital de ambiente (SDA) Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

INSTRUCTIVO PARA LA: ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES     d.  f.  g.  h.  i. 

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Concepto técnico Inventario forestal Plan de manejo ambiental –PMA. Resolución tala de arboles Instituto Distrital de Recreación y Deporte (IDRD) Entrega parques recreativos – zonas de cesión. Transmilenio Certificación de rutas. Catastro Actualización plano topográfico. Secretaría de planeación Licencia de intervención de espacio público. Defensoría del espacio público Entrega zonas de cesión

6.5.9

TRAMITES SERVICIOS PÚBLICOS (VICEPRESIDENCIA CONSTRUCCIÓN)

Estos expedientes (Tramites Servicios Públicos) se deben organizar así: a. Empresa de acueducto y alcantarillado de Bogotá(EAAB)  Acta de recibo de obras  Aprobación de domiciliarias en provisional de obra  Aprobación de domiciliarias en definitivas  Aprobación diseños de urbanismos  Cancelación de cuentas existentes.  Certificación de redes  Certificación de calibradores medidores  Certificación instalación de medidores  Disponibilidad de servicios  Mayor valor cobrado en el servicio  Paz y salvo por obras ejecutadas  Provisional de obra  Servicio de aseo  Servicio definitivo. b. Codensa  Acta de recibo de obras  Aprobación diseños de urbanismos, serie cero, serie uno, serie tres (verificar sub estaciones), y serie seis.  Cancelación de cuentas existentes.  Certificación de redes  Certificación Retie –pruebas VLF  Certificación instalación de medidores  Convenios: propuesta, oferta mercantil inicial, oferta mercantil conciliación, servidumbre y reglamento propiedad horizontal.  Disponibilidad de servicios  Paz y salvo por obras ejecutadas Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

 Provisional de obra: radicación recibo de obra, radicación de protocolos.  Servicio definitivo: radicación recibo de obra. Radicación de protocolos, corrección de liquidaciones. c. Unidad administrativa especial de servicios públicos (UAESP)  Acta de recibo de obra alumbrado público  Aprobación diseño fotométrico. d. Gas natural  Disponibilidad de servicios  Certificación de redes  Certificación instalación de medidores  Paz y salvo por obras ejecutadas e. Empresa de teléfonos de Bogotá (ETB)  Disponibilidad de servicios  Certificación de redes  Paz y salvo por obras ejecutadas f. Telefónica  Convenios por obras ejecutadas  Paz y salvo por obras ejecutadas. g. Metroagua  Disponibilidad de servicio  Servicio definitivo h. Electricaribe  Disponibilidad de servicio  Servicio definitivo. i. Gases del Caribe  Disponibilidad de servicio  Servicio definitivo. j. Triple AAA  Disponibilidad de servicio  Servicio definitivo NOTA: En los proyectos ejecutados por la constructora no todos los procesos aplican. De igual forma se debe tener en cuenta que los procesos se manejan según la sub etapa en la que está dividido el proyecto. Por lo que se requeriría una carpeta individual en servicios públicos por sub-etapa. 6.6 . CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL  El auxiliar, y/o analista de cada área o proceso encargado del Archivo y el personal del centro de información deberán clasificar los documentos de acuerdo a las TRD (Se podrán visualizar en el módulo SGD ruta: Consulta/Retención Documental) aprobadas para cada área o proceso con el fin de identificar las series, subseries y tipología documental.  Este es un ejemplo de cómo quedarán los documentos después del proceso de clasificación aplicado por el Centro de Información. Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

CONTRATOS DE OBRA CONTRATOS DE OBRA CONTRATOS DE OBRA CONTRATOS DE OBRA

Cómo quedan después de la clasificación

 Los documentos de apoyo o de soporte no serán clasificados, organizador ni transferidos al centro de información. Solo se quedarán en el área o proceso como control de la dependencia. 6.6.1 

CLASIFICACIÓN ARCHIVOS DIGITALES Toda la información generada, enviada por medios electrónicos debe ser almacenada en el mismo medio que se generó, posteriormente se debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (Se podrán visualizar en el módulo SGD ruta: Consulta/Retención Documental) Ejemplo:

52. REGLAMENTOS

52.1 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

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6.7 ORDENACIÓN DOCUMENTAL  

La actividad de ordenación documental la debe realizar el auxiliar y/o analista de cada área o proceso encargado del Archivo y el personal del centro de información. La ordenación será cronológica para cada uno de los tipos documentales que conforman cada serie y subseries en sus respectivas unidades de conservación (carpeta o AZ) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, del documento más antiguo al más reciente. Ejemplo: ACTAS DE REUNIÓN 12 DE ABRIL 2013 ACTAS DE REUNIÓN 15 DE ENERO 2013 ACTAS DE REUNIÓN 12 DE ABRIL 2013 ACTAS DE REUNIÓN 30 DE MARZO 2013

Clasificación Documental

ACTAS DE REUNIÓN 30 DE MARZO 2013

ACTAS DE REUNIÓN 15 DE ENERO 2013

Ordenación Cronológica

 Los comprobantes de Egreso, Ingreso, las Notas Contables, Escrituras, Contratos y otras series y subseries la ordenación será numérica, es decir del número más pequeño al más grande. Ejemplo: CE 13030015 CE 13030020 CE 13030080 CE 13030013

Clasificación Documental

Ordenación Numérica

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CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:



Los anexos formarán parte de un documento u oficio por lo tanto al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente o carpeta, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documentos, más no la de los anexos.



Alinear los folios de cada carpeta o expediente teniendo en cuenta el borde superior de cada folio. Ejemplo:



Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio. Asegurando que la perforación no elimine información vital del documento.

Perforación referencia tamaño oficio



Los documentos que han sido impresos en sentido horizontal se deben girar a la izquierda, para que el encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados a la parte superior del documento.

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Documento con la información horizontal (Girar a la izquierda) 

Perforación de acuerdo al sentido de lectura y a tamaño oficio.

La perforación de los documentos de media carta se debe realizar girándolos a la izquierda, para que así los documentos sean perforarlos por el lado correcto facilitando su lectura.

Forma Incorrecta



CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

Forma Correcta

Los recibos, facturas, etc., son tamaño ¼ de hoja, deben ser pegados en hojas tamaño oficio o carta, bajo las indicaciones dadas en el numeral b. de este ítem.

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Forma Incorrecta



Forma Correcta

Los documentos o recibos no deben ser pegados en abanico, puesto que esto impide la digitalización de toda la información importante que contienen.

Forma Incorrecta 

Forma Correcta

Los recibos, deben de ser pegados totalmente sin que queden sueltos por ningún lado, puesto que esto ocasionará que el scanner rasgue la hoja o se obstruya.

Forma Incorrecta



CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

Forma Correcta

No adherir los recibos con ganchos de cosedora puesto que esto ocasionará daños sobre el documento y el scanner.

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Forma Incorrecta 

CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

Forma Correcta

Cuando se utilice hoja reciclable marcar con una x la parte que es borrador, para así distinguir cual contiene la verdadera información.

Forma correcta

 

Las transferencias documentales se deben realizar teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental (TRD). (Podrá ser consultada en el SGD ruta: Consulta/Retención documental). Organizar al interior de las unidades documentales (carpetas y/o AZ), de forma cronológica, numérica, o alfanumérica según el caso y realizar la rotulación de la unidad de conservación

6.8 IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN Identificar cada una de las carpetas o az conforme a la estructura de las TRD (se podrán consultar en el SGD en la ruta: Consultas/Retención documental) bajo las series y subseries correspondientes a cada área o proceso. Se ejemplifica el cómo serán los rótulos para la identificación de los expedientes. 6.8.1

RÓTULO (Administrativo)

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6.8.2  

CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

MARBETE (Proyectos) El marbete será la identificación de las carpetas de los clientes, las cuales tendrán unas especificaciones que se relacionan a continuación. El marbete será del color que ha sido asignado a cada proyecto, con su número de apartamento, torre, etapa y código del proyecto.

Apartamento–Torre–Etapa-Código del proyecto-Nombre del Proyecto

1204

09 PARQUE CENTRAL COLINA I

6.9 ALMACENAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

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INSTRUCTIVO PARA LA: ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 

CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

Las carpetas o AZ deben estar ubicadas en la estantería (fija o rodante) de izquierda a derecha en orden numérico o cronológico, según el caso de ordenamiento que tenga cada serie o subserie

Ejemplo: Estantería rodante

Módulo Stand Entrepaño

Organización de izquierda a derecha

Estantería fija

Módulo

Stand Entrepaño Organización de izquierda a derecha

6.9.1 Ubicación digital de los expedientes y carpetas Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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1. El auxiliar o analista del centro de información debe realizar la ubicación de los expedientes de la siguiente forma a. Debe ingresar a la aplicación a través de la siguiente ruta: Intranet/SincoERP y dar un clic sobre producción.

b. Se abrirá una nueva ventada del navegador (Internet Explorer) donde se debe registrar los datos de usuario y contraseña de SINCO, que han sido asignados por la Dirección de Tecnología, de igual manera es importante siempre seleccionar la sucursal “Principal” para poder ingresar.

c. Al ingresar encontrará el módulo SGD que aparecerá en el menú de opciones de SINCO ERP

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d. Para ingresar a la opción ubicación de archivos se debe seguir la siguiente ruta: Transacciones/ubicación de archivos.

Esta ubicación se puede realizar de dos formas: 6.9.1.1 Codigo de Barras a. Si se tiene el numero del codigo de barros se ubicará en la barra de busqueda y hacer clip en consutar.

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b. Luego se debe colocar raya al piso(_) para dar la ubicación de los expedientes y carpetas, la cual debe coincidir con la ubicación física.

c. Cuando se ubican los expedientes y carpetas se debe marcar el campo en la casilla de ubicar y luego se debe hacer clic en guardar.

d. La finalizar el proceso el sistema indicará en una nueva ventana el resultado y si la ubicación se completó correctamente. Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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6.9.1.2 Politica Documental a. Se debe seleccionar la opcuón Politica Documental y en los campos de busqueda se podrá filtrar por depencia, serie, subserie o tipologia, si no se tiene la informacion detallada, es posible realizar la ubicación con solo dar clic en el botón consutar.

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b. Luego se debe colocar raya al piso(_) por cada uno de los archivos, para dar la ubicación de los expedientes o carpetas, la cual debe coincidir con la ubicación física asignada.

c. Cuando se ubican los expedientes y carpetas se debe marcar la opción la casilla de ubicar y luego hacer clic en el botón guardar.

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d. Al final saldrá una ventana de resultado indicando si la ubicación se ha completó con éxito. 2.

Para el maestro de ubicaciones se definió de la siguiente manera el nombre de cada parte de los archivos.

Stand = estante

Cara = Modulo

Entrepaño = Entrepaño

Caja = Entrepaño

6.10

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental de la entidad es el procedimiento habitual por el cual de manera planeada se efectúa el traslado de documentos de los archivos de gestión al archivo central y del archivo central al histórico, una vez estos hayan cumplido las normas y plazos establecidos en la tabla de retención documental (Podrá ser consultada en el SGD ruta: Consulta/Retención documental). Este documento pertenece a AR CONSTRUCCIONES. S.A.S. Se prohíbe su reproducción total o parcial en cualquier medio, sin previa autorización escrita del Presidente de AR CONSTRUCCIONES S.AS.

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Mediante las transferencias documentales se logra:      

La solución a nivel físico y funcional del problema de la acumulación de documentos en las oficinas administrativas de la entidad. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico de la entidad. Garantizar a los funcionaros el acceso a la información. Guardar precaucional o definitivamente la documentación en condiciones óptimas de conservación.

6.10.1 REQUISITOS PARA LA TRANSFERENCIA 

Realizar la transferencia e inventario documental por medio del formato aprobado para las transferencias y que se encuentra en el complemento Excel. Se podrá ingresar de la siguiente manera:

a. Abrir el programa Excel de office

b. Ya en el programa, de debe dar clic en la pestaña SINCOERP

c. Dar clic en iniciar sesión, donde se abrirá una nueva ventada donde se debe ingresar el usuario y contraseña de SINCO, la cual ha sido asignada por la Dirección de Tecnología.

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d. Se abrirá una nueva ventada donde es necesario dar clic en la pestaña SGD

e. Allí se debe seleccionar el proceso al que pertenece el formato de transferencia que se requiere diligenciar. f.

Luego de seleccionar de debe dar clic en la boton abrir, para iniciar el diligenciamiento del formato.

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g. Una vez Excel abre el formato se debe realizar el diligenciamiento y dar clic en el botón Guardar.

h. Al realizar este paso se abrirá una nueva ventada para iniciar el flujo de correspondencia, donde es necesario seleccionar el responsable del primer paso.

Recepción de transferencia

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INSTRUCTIVO PARA LA: ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES i.

CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

Para finalizar se debe dar clic en el botón enviar formato. Y se podrá cerrar Excel.

Recepción de transferencia

El funcionario o encargo del área deberá llevar el físico de la transferencia al centro de información. k. El auxiliar o analista del centro de información deberá ingresar al SGD ruta: Correspondencia/Actividades pendientes y abrir el formato que le fue asignado donde podrá verificar la concordancia del inventario con respecto a la documentación física que está siendo entregada. l. Para finalizar el proceso el auxiliar o analista del centro de información tendrá de 5 días hábiles para dar el recibido o rechazado de la transferencia en el sistema. m. cuando el auxiliar o analista del centro de información recibe o rechaza la transferencia el funcionario del área recibirá la notificación del estado en que se encuentra la comunicación. 6.11

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Para llevar a cabo un proceso de eliminación se deben seguir los siguientes pasos. Las personas responsables de realizar esta actividad serán los funcionarios del Centro de información, aplicando la disposición final de los documentos establecida en las Tablas de retención documental TRD y con el aval el Comité de Archivo.  

La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de la entidad. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben

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 



CÓDIGO: FECHA: VERSIÓN:

destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al archivo central y este al archivo histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario. Ya seleccionada la documentación a eliminar el auxiliar del Centro de Información procederá a relacionar la información en el formato (AD-FM-48 ACTA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS) y de acuerdo al origen de los documentos, será el líder del proceso quien podrá verificar por medio de un muestreo la documentación a eliminar, terminada la verificación firmará el acta en señal de aceptación en conjunto con el Comité de archivo y el auxiliar del centro de Información delegado. La destrucción física de los documentos la realizará el Centro de información o a través de una maquina destructora nivel de seguridad 2.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS 7.1 Formatos   

APLICATIVO (SGD) AD-FM-44 (Tabla de Retención Documental) AD-FM-48 (Acta de Destrucción)

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