USO DE UNA ESTRUCTURA DE PIRÁMIDE La organización inductiva de las preguntas de la entrevista se puede visualizar en forma de pirámide. El entrevistador empieza con preguntas muy detalladas, a menudo cerradas. Después expande los temas al permitir preguntas abiertas y respuestas más generalizadas, Utilice una estructura de pirámide si cree que su entrevistado necesita entrar en calor en cuanto al tema. También es conveniente usar una estructura de pirámide para las secuencias de preguntas si desea una determinación final sobre el tema. Tal es el caso en la pregunta final: “En general, ¿cómo se siente en cuanto a la seguridad de los datos en comparación con la importancia del acceso a Internet?”.
USO DE UNA ESTRUCTURA DE EMBUDO En el segundo tipo de estructura, el entrevistador usa un enfoque deductivo al empezar con preguntas generalizadas y abiertas, para después reducir la cantidad de respuestas posibles mediante el uso de preguntas cerradas. Esta estructura de entrevista se puede representar en forma de embudo El método de la estructura de embudo ofrece una manera fácil y amigable de empezar una entrevista. También es conveniente usar una secuencia de preguntas en forma de embudo cuando el entrevistado está relacionado sentimentalmente con el tema y necesita libertad para expresar esos sentimientos.
USO DE UNA ESTRUCTURA EN FORMA DE DIAMANTE A menudo es mejor utilizar una combinación de las dos estructuras anteriores, a lo cual se le conoce como estructura de entrevista en forma de diamante. En esta estructura la entrevista empieza de una manera muy específica y después se examinan las cuestiones generales, para finalmente llegar a una conclusión muy particularizada,
Cómo escribir el informe de la entrevista Aunque la entrevista esté completa, apenas empieza su trabajo sobre los datos que obtuvo. Necesita capturar la esencia de la entrevista por medio de un informe escrito. Es imperativo que escriba el informe tan pronto como sea posible después de la entrevista. DISEÑO DE APLICACIÓN CONJUNTA Condiciones que respaldan el uso de JAD La siguiente lista de condiciones le ayudará a decidir cuándo puede ser fructífero el uso de JAD. Considere el uso del diseño de aplicación conjunta cuando: 1. Los grupos de usuarios estén inquietos y deseen algo nuevo, no una solución estándar para un problema común.
2. La cultura de la organización apoya los comportamientos de solución de problemas conjuntos entre varios niveles de empleados. 3. Los analistas pronostican que la cantidad de ideas generadas mediante las entrevistas cara a cara no será tan abundante como el número de ideas posibles mediante un ejercicio de grupo extendido. 4. El flujo de trabajo permita la ausencia del personal clave durante un periodo de dos a cuatro días.
USO DE CUESTIONARIOS
Los cuestionarios son una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas recoger opiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas claves en una organización • • • • • • • • • •
La actitud es el deseo que plantean las personas en una org. La opinión es lo que se piensa de la realidad. La conducta es lo que hacen los miembros de una org. Las características son los atributos de las personas o de los objetos. Con el uso de cuestionarios el analista cuantifica los resultados de las entrevistas. Sirven para determinar que tan difundido o limitado se encuentra un sentimiento. Sirven para sondear a los usuarios con el fin de detectar problemas, antes de la programación de una serie de entrevistas. Similitudes entre cuestionarios y entrevistas. Ideal utilizarlas en conjunto. Cada técnica tiene funciones particulares y no siempre es necesario (o deseable) el uso de ambas.
Uso de cuestionarios • Tipos de información buscada. • Planeación para el uso de cuestionarios • Uso de escalas • Diseño y aplicación • Uso de arreglos Q Planeación • El cuestionario: una forma rápida de recopilar cantidades masivas de datos acerca de la opinión de los usuarios, sus problemas, y que esperan con el nuevo o el sistema modificado. • Permiten obtener grandes cantidades de informes, sin requerir entrevistas personales. • El desarrollo y la planeación de un cuestionario útil requiere de tiempo. • Lineamientos para establecer la conveniencia de los cuestionarios.
Escribir las preguntas La mayor diferencia entre las preguntas que se utilizan en la mayoría de las entrevistas y las que se utilizan en cuestionarios es que las entrevistas permiten la interacción entre la pregunta y su significado. PREGUNTAS ABIERTAS
Las preguntas abiertas son las más se utilizan en las entrevistas personales, porque suelen ser muy útiles para el entrevistador. Se formula para captar más información acerca del candidato por lo tanto se espera una respuesta amplia. Algunas preguntas típicas abiertas son por ejemplo ¿qué puede decirme acerca de usted?, ¿por qué está interesado en esta opción? o ¿cuáles son sus habilidades más destacadas?, ¿qué piensa de poner a todos los gerentes de una intranet?, ¿cómo toma una decisión de programación?
Ventajas de utilizar preguntas abiertas:
Permiten que el entrevistador se sienta a gusto.
Otorga al entrevistador percibir el vocabulario del entrevistado el cual refleja el tipo de educación, valores, actitudes y creencias.
Proporciona la percepción de detalles.
Ofrece una ambiente más espontáneo.
Desventajas: Las preguntas abiertas tienen muchas ventajas, pero también trae consigo muchas desventajas.
Podrían dar como resultado muchos detalles irrelevantes.
El entrevistador podría percibir una posible pérdida del control de la entrevista.
Podría tomar más tiempo del planificado respecto a la cantidad útil de información.
PREGUNTAS CERRADAS La forma más habitual de obtener información sobre un candidato es haciéndole preguntas claras y precisas. El entrevistador elegirá el tipo de preguntas que empleará en la entrevista para lograr sus objetivos, es por ello que el entrevistado debe prepararse para poder reconocerlas. De acuerdo al tipo las preguntas se clasifican en preguntas abiertas y preguntas cerradas. Por lo general las preguntas cerradas son aquellas que se puede responder utilizando un "si", "no" o con respuestas muy cortas. Por ejemplo ¿Cuántos años de experiencia tiene en este sector?, ¿Cuántos subordinados tiene usted? en estos casos la respuesta se limita, debido a que solamente se puede responder con un número finito como "dos", "uno" o "seis". Su mayor utilidad es la de conocer información específica como cuántos años de experiencia tenemos o el grado de nuestro conocimiento técnico. Para afrontar este tipo preguntas se debe revisar detalladamente el currículo vitae y asegurarse que no hay dudas respecto a la información contenida en él. Las preguntas cerradas son más fáciles para el candidato ya que no tiene que escribir o verbalizar sus pensamientos tan sólo seleccionar la alternativa que describa de mejor manera su respuesta. Para formular preguntas cerradas se debe preparar las alternativas de respuesta con anticipación.
Ventajas de las preguntas cerradas
Permite el control de la entrevista.
Se puede formular muchas preguntas en muy poco tiempo.
Ofrece información útil.
Comparar las entrevistas fácilmente.
Es directo.
Desventajas
Estas preguntas podrían inhibir al candidato, pues puede sentirse interrogado.
Aburren al entrevistador.
Se limita a respuestas muy cortas.
No ayuda a forjar una relación cercana entre entrevistador y entrevistado.
Ejemplos de las preguntas cerradas.
¿Cuál fue tu última posición en la empresa?
¿En qué año terminaste tus estudios?
¿Cuántos años de experiencia tienes en ese sector?
¿Firmamos el contrato?
¿Le gusta nuestro producto?
En promedio, ¿Cuántas llamadas recibe mensualmente el centro de atención a clientes?
¿Cuál de las siguientes fuentes de información es más valiosa para usted:
¿Cuántas veces por semana se actualiza el almacén del proyecto?
¿Entiende lo que le quiero decir?
Algunas diferencias entre preguntas cerradas y abiertas. Abiertas baja baja baja mucha difícil
Confiabilidad de la información Uso eficiente del tiempo Precisión de los datos Amplitud y profundidad Facilidad de análisis
Cerradas alta alta alta poca fácil
TERMINOLOGÍA DE LAS PREGUNTAS Al igual que en el caso de las entrevistas, el lenguaje de los cuestionarios es un aspecto en extremo importante de su efectividad. Incluso si el analista de sistemas cuenta con un conjunto estándar de preguntas relacionadas con el desarrollo de sistemas, es conveniente escribirlas de manera que reflejen la terminología propia de la empresa.
ESTABLECER LAS CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL CUESTIONARIO Partiendo de los objetivos de la investigación, las variables e indicadores, empíricos así como de la población a estudiar y las circunstancias de la aplicación, la primera tarea es decidir el tipo de preguntas más adecuado y sus características básicas. El cuestionario debe ser un paso más en la concreción de los indicadores, los cuales han de estar basados en los objetivos de la investigación. Se puede afirmar de forma genérica que las preguntas de un cuestionario son la expresión en forma interrogativa de las variables empíricas o indicadores respecto de los cuales interesa obtener información.
El elemento básico del cuestionario son las preguntas o ítems. Por ello, la calidad de un cuestionario recae básicamente en la clase de preguntas formuladas y en su adecuada formulación. En esencia, hay cuatro tipos de preguntas en un cuestionario: 1. Cerradas dicotómicas: dan sólo opción a dos respuestas: sí o no y, en su caso, no sé/no contesta. 2. Cerradas politómicas o categorizadas: presentan como respuestas una serie de alternativas entre las que el encuestado debe elegir una alternativa o, en su caso, varias. 3. Numéricas: donde se solicita que la respuesta se exprese en forma de número. 4. Abiertas: sólo contienen la pregunta, dejando completa libertad al sujeto en la respuesta. La elección de una u otra depende de muchos factores pero, en general, son convenientes las cuestiones cerradas politómicas o las numéricas, dado que 2 Cuestionarios y escalas de actitudes F. Javier Murillo dan más información que las cerradas y disminuyen el coste y el trabajo que supone la categorización posterior de las abiertas.
DISEÑO DE CUESTIONARIO En el diseño del cuestionario, los temas y las categorías se toman en cuenta para marcar las diferentes secciones en la distribución de las preguntas. •Variable. - Concepto que admite distintos valores para la caracterización o clasificación de un elemento o un conjunto. En el diseño del cuestionario, las variables se traducen generalmente en preguntas aplicables a cada elemento de una categoría específica. •Clasificación. Ordenamiento de todas las modalidades nominales o intervalos numéricos admitidos por una variable. •Clase. - Cada una de las modalidades nominales o intervalos numéricos admitidos por una variable. En el instrumento de captación, las clases se relacionan con las opciones de respuesta a una pregunta.
Tipos de cuestionarios En la variedad de cuestionarios, se distinguen diferentes tipologías según los criterios de clasificación que se utilicen. En este apartado se presentan algunos de los más frecuentes, con el fin de proporcionar un panorama de las modalidades que pueden adoptar los cuestionarios, dependiendo de las decisiones técnicas y metodológicas que se tomen sobre determinados aspectos que impactan en el logro óptimo de los objetivos del proyecto, los cuales se describirán con más detalle en el siguiente capítulo. Según el grado de estructuración de las preguntas:
•Cuestionario estructurado.Tipo de formato en donde las preguntas y posibles respuestas se presentan de la misma forma a todos los informantes. Se utiliza cuando es importante el orden de las preguntas y la respuestas. •Cuestionario no estructurado.Tipo de formato que se conforma por preguntas generales que permite al entrevistador mayor libertad y flexibilidad en la formulación de preguntas específicas. Las preguntas no se hacen siguiendo un orden estricto y permite adecuar el vocabulario al nivel cultural del entrevistado. En las estadísticas oficiales, este tipo de cuestionario no se utiliza, por lo que no se abordará en este documento. Según el medio de presentación: •Cuestionario impreso.Tipo de formato que se presenta en papel, con las preguntas y espacios para anotar Las respuestas. Es el utilizado con mayor frecuencia. •Cuestionario electrónico.Tipo de formato que se presenta por medio de programas en equipos informáticos, como la computadora personal o los dispositivos móviles (Laptop, Asistente Digital Personal -PDA-). Según el tipo de entrevista: •Cuestionario para auto entrevista.Tipo de formato que el propio informante se ocupa de contestar. •Cuestionario para entrevista directa.Tipo de formato con las preguntas que serán planteadas a los informantes por el entrevistador, quien anotará en él las respuestas proporcionadas. Según el número de temas que se abordan:
•Cuestionario monotemático.Tipo de formato que aborda un solo tema. •Cuestionario multitemático.Tipo de formato que aborda varios temas. LA ENTREVISTA
CARACTERÍSTICAS La entrevista es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados s) con el fin de obtener una información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien. En este tipo de comunicación oral debemos tener en cuenta que, aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el público que está pendiente de la entrevista. Atendiendo a la finalidad con que ha sido escrita, podemos distinguir dos tipos de entrevistas: . Informativas . Con ellas se pretende conocer la opinión sobre un determinado tema. .Psicológicas . Con ellas se pretende conocer la personalidad o el ambiente que rodea al entrevistado. PARTES DE UNA ENTREVISTA Presentación. Toda entrevista debe tener una presentación del personaje, en la cual se den a conocer datos de su personalidad, y el motivo por el que se le entrevista. Preguntas . El cuerpo de la entrevista lo forma el grueso de preguntas y respuestas. Es a través de ellas que obtenemos toda la información.
Conclusión . La conclusión puede ser un párrafo o frase de salida que indique al lector que la entrevista ha concluido. También puede darse por acabada una entrevista de otras muchas maneras: con una frase de agradecimiento hacia el entrevistado, o con un resumen de lo más destacado TIPOS DE PREGUNTAS En una entrevista debemos utilizar diferentes tipos de preguntas. Veamos algunas de ellas: Preguntas cerradas Son preguntas de las cuales el entrevistador espera una respuesta muy concreta. ¿Fuma? ¿Tiene hijos? ¿Cuántos? Preguntas abiertas Son preguntas que suelen dar lugar a respuestas amplias, ya que el entrevistado puede expresarse libremente sobre el tema planteado. ¿Qué opina del actual gobierno? ¿Qué planes tiene para el futuro? Preguntas hipotéticas Son aquellas que, como su nombre indica, plantean a las entrevistadas situaciones hipotéticas. ¿Qué haría usted si...? Preguntas de sondeo Son preguntas que permiten al entrevistador obtener más información, profundizar en el tema. ¿Por qué? ¿Qué sucedió después? Preguntas-comentario Muchas veces el entrevistador no formula ninguna pregunta, sino que hace un comentario o bien inicia una frase que deja inacabada, todo ello hace que el entrevistado responda como si realmente lo hubieran interrogado.