TEMAS: • • • • • •
Proceso Administrativo: Planeación, pasos y herramientas Organización: clases, elementos tipos y herramientas Integración: sus técnicas Dirección: elementos Control: sistemas, métodos, pasos y técnicas de control más empleadas
RESULTADOS DE APRENDIZAJE • Estimar la importancia de las funciones administrativas. • Aplicar el pensamiento administrativo en la práctica de enfermería
SEGÚN VARIOS AUTORES, LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: FAYOL
URWICK
KOONTZ O¨DONELL
J.ARENAS
PREVER
INVESTIGAR
PLANEAR
PLANEACIÓN
ORGANIZAR
PREVISIÓN
ORGANIZACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
COMANDO
PLANEAMIENTO
DESIGNACIÓN DE PERSONAL
CONTROL
COORDINAR
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROLAR COORDINAR COMANDO CONTROL
CONTROL
PLANEACIÓN
CONTROL
DIRECCIÓN
ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN
Entonces……
PROCESO ADMINISTRATIVO EN SALUD
Permite lograr la satisfacci贸n de una necesidad eficientemente con MAXIMO aprovechamiento de los recursos
La prestaci贸n de un servicio de salud exige una acci贸n colectiva que requiere ser planeada, organizada, coordinada y controlada para alcanzar los Objetivos comprendidos en la prestaci贸n del mismo
con CALIDAD
Etapa inicial. Implica utilizar el pensamiento reflexivo antes de actuar
Se reduce la actividad dispersa. Sin acciones aisladas
Elimina duplicidad de funciones y movimientos sin un prop贸sito
Se determina: los planes, las acciones, los tiempos, las personas, los lugares y los objetivos
¿Qué es la Planeación? Un plan es el detalle del método para llevar a cabo una actividad en cierto periodo del futuro Busca alcanzar una firme estructura de actividades para lograr los objetivos empresariales Es un camino a seguir que tiene su base en el análisis de un problema
Determinando el orden y la secuencia de las actividades Programando el tiempo necesario para la solución de dicho problema
PASOS DE LA PLANEACIÓN FIJAR OBJETIVOS INVESTIGACION ADMINISTRATIVA
DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO ANALISIS Y TOMA DE DECISIONES
Son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades detalladas en los planes Enunciados escritos, expresados en palabras o n煤meros que precisan los resultados que se quieren lograr Son importantes porque determinan el camino a seguir para la acci贸n
Son directrices precisas y se constituyen en par谩metros de medici贸n de los alcances
Se logra el mayor aprovechamiento de recursos
REQUISITOS DE LOS OBJETIVOS FIJARSE POR ESCRITO REDACCIÓN CLARA Y COMPRENSIBLE QUE PUEDA MEDIRSE Y QUE SEA ALCANZABLE ORIENTADOS AL TRABAJO, NO A LOS PUESTOS O A LAS PERSONAS DAR RESPUESTA A LAS INTERROGANTES QUÉ, POR QUÉ, QUIÉNES, CÓMO Y DÓNDE
LOS OBJETIVOS SE CLASIFICAN: • SEGÚN EL TIEMPO • AREA DE INFLUENCIA • NIVEL DIRECTIVO • ESTRUCTURA FORMAL • FINANCIAMIENTO • APROBACION • DETERMINACION DE OPERACIONES NECESARIAS
LOS OBJETIVOS SE CLASIFICAN:
1. POR EL TIEMPO
2. POR EL AREA DE INFLUENCIA
LARGO PLAZO (1 A 5 Aﾃ前S)
GENERALES (TODA LA EMPRESA)
MEDIANO PLAZO (1 A 3 Aﾃ前S)
PARTICULARES (UN AREA DETERMINADA)
3. Por el nivel directivo
EstratĂŠgicos TĂĄcticos Operativos
LOS OBJETIVOS SE HACEN OPERATIVOS CUANDO SE DESGLOSAN EN METAS A PEQUEﾃ前, MEDIANO Y LARGO PLAZO. LAS METAS DEFINEN EN FORMA EXACTA EL TIEMPO NECESARIO PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS EN GRADOS DE MENOR COMPLEJIDAD.
OBJETIVO se establece en META se establece forma cualitativa en forma cuantitativa
METAS
• Son acciones con tiempo determinado que ayudan al logro de objetivos secuenciales. • Hacen operantes los objetivos al establecer indicadores para lograr el alcance de los mismos
OBJETIVOS
• Son lineales. • El logro de uno permite el logro del que lo precede
PASOS DE LA PLANEACION….
Permite prever y al mismo tiempo elegir el mejor curso de acción Comprende: 1. Descripción del problema
4. Resultados
2.Planteamiento de hipótesis 3. Prueba de hipótesis
Los datos obtenidos se utilizaran para elaborar los diagnósticos administrativos y las posibles soluciones
PASOS DE LA PLANEACION….
D y E: ANÁLISIS Y TOMA DE DECISIONES: La selección de alternativas que se plasman en los planes que requieren de métodos y técnicas especiales.
ANÁLISIS COSTOANÁLISIS MARGINAL EFECTIVIDAD Comparación de factores diferentes a los costos y a los ingresos
Llamado Costo-beneficio
Ej: Utilización óptima del material de curación
Comparación del producto con su efectividad
Se varían los insumos y se comparan con su rendimiento
Comparación de costos de cada alternativa con su efectividad
CLICK
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
PROPÓSITO
TOMA DE DECISIONES
COMPROMISO
EFICIENCIA
INCLUSIÓN
FLEXIBILIDAD
PRIMACIA
PREVISIÓN
CONTROL
HERRAMIENTAS QUE SE UTILIZAN EN LA PLANEACIÓN
PRESUPUESTO, PROGRAMA Y POLITICA
ORGANIZACIÓN • Define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan, la importancia radica en establecer las relaciones funcionales de dirección y los niveles de responsabilidad de los recursos humanos • TIPOS: 1. Organización Informal. 2. Organización Formal.
ORGANIZACIĂ“N INFORMAL Nace de la necesidad humana, cada persona tiene un papel que le satisface, el grupo tiene intereses comunes. Tiene conflictos con la formal, entonces; el administrador tiene que armonizar los intereses de dichos grupos y lograr un equilibrio a favor de la empresa.
ORGANIZACIÓN FORMAL Se considera como una estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos en un organismo social. Reyes Ponce (1981) Proceso integrado en el cual interactúan personas para alcanzar objetivos. (Hicks)
Elementos de la organización formal.
División del trabajo Establecimiento de jerarquías.
Definición de funciones y actividades Determinación sistema organización.
del de
Establecimiento la comunicación
de
Determinación de normas y reglamentos
Cuando no se define con claridad alguno de los elementos puede ocasionar deficiencias en la estructura formal.
Elementos de la organizaci贸n formal. Deficiencias. Funciones mal distribuidas
Aumento de conflictos
Objetivos sin lograr
Autoridad y responsabilidad indefinidas
Ineficiencia. Desperdicio y subutilizaci贸n de recursos
Baja productividad
Tipos de Organización Formal Organización Lineal.- Se estructura por líneas directas de mando. Organización funcional.- Rompe el principio de unidad de mando y se divide según la especialidad. Organización lineo- funcional.- Combina los dos modelos anteriores. Organización por comités.- Formas de administración que para ciertos autores son organizaciones sin autoridad lineal.
ROL DE LA ENFERMERA EN LA ORGANIZACIÓN • Asignar tareas sujetándose a reglas, normas con orden, armonía y dependencia de las partes. • Suministrar métodos para que puedan desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo esfuerzo.
ROL DE LA ENFERMERA EN LA ORGANIZACIÓN • Debe evitar la lentitud e ineficiencia de las actividades reduciendo los costos e incrementando la productividad. • Se encarga de reducir la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.
TECNICAS E INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACION 1.ORGANIGRAMAS
6.ANALISIS DE PUESTOS
7.DESCRIPCION DE PUESTOS
2.PROCEDIMIENTOS
5.MANUALES
8.VALUACION DE PUESTOS
3.NORMAS
4.REGLAS
INTEGRACIÓN Etapa encargada de optimizar los recursos, humanos, técnicos y financieros para la EJECUCION DEL PLAN. Significa unir las partes y se orienta al futuro de la empresa. Consiste en la selección, evaluación y desarrollo del personal.
INTEGRACIÓN 1. RECLUTAMIENTO
4. DESARROLLO
ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN
3. INTRODUCCION
2. SELECCIÓN
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL Es un conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa. Es una actividad cuyo objetivo inmediato consiste en atraer candidatos de entre los cuales se seleccionarรกn los futuros integrantes de la organizaciรณn. TIPOS: โ ข INTERNO Y EXTERNO
RECLUTAMIENTO INTERNO Se da cuando existe una vacante. • Transferencia de personal • Ascensos de personal • Transferencias con ascensos de personal • Programas de desarrollo de personal • Planes de profesionalización de personal
VENTAJAS • • • •
Es más económico Es más rápido Presenta mayor índice de validez y seguridad Es una poderosa fuente de motivación para los empleados • Aprovecha las inversiones de la empresa en entrenamiento de personal • Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal
DESVENTAJAS • Apatía, desinterés • Puede generar conflictos
RECLUTAMIENTO EXTERNO • Es externo cuando al existir determinada vacante, la empresa intenta llenarla con personas extrañas.
TÉCNICAS DE RECLUTAMIENTO • Archivo conformado por candidatos que se presentan de manera espontánea o provenientes de otros reclutamientos. • Candidatos referidos por trabajadores de la misma empresa. • Carteles o avisos en la puerta de la empresa. • Contactos con asociaciones gremiales. • Contactos con universidades, centros de capacitación u otros centros de estudio.
TÉCNICAS DE RECLUTAMIENTO • Intercambio con otras empresas. • Anuncios en diarios, revistas, etc. • Agencias de reclutamiento externo. Al considerar estas agencias, se debe tomar en cuenta que éstas lleven a cabo todo un proceso de reclutamiento y preselección y no sólo captación de currículo, ya que de ser así únicamente fungen como buzón de recepción.
VENTAJAS • Importación de nuevas ideas y otros enfoques acerca de los problemas internos de la empresa. • Renueva y enriquece los recursos humanos de la empresa. • Aprovecha las inversiones en preparación y en desarrollo de personal efectuadas por otras empresas o por los propios candidatos.
DESVENTAJAS • Absorbe mayor tiempo que el interno • Es más costoso y exige inversiones y gastos inmediatos con anuncios de prensa • Menos seguro que el reclutamiento interno • Por lo general, afecta la política salarial de la empresa, principalmente cuando la oferta y la demanda de recursos humanos están en situación de desequilibrio.
SELECCIÓN • La selección de recursos humanos se define como la escogencia del individuo adecuado para el cargo adecuado.
SELECCIÓN SELECCION
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS MATERIALES
La prueba de admisión El expediente de admisión Entrevista Periodos de prueba El curriculum vitae
En la selección de material, equipo o instrumental, es importante elegir aquellos que reúnan las condiciones necesarias para el equipo de trabajo a que se destinan.
INTRODUCCIÓN O INDUCCIÓN • Es proporcionarles a los empleados información básica sobre los antecedentes de la empresa, la información que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria.
• Hay
dos
tipos
de
Inducción:
Tipos de inducción • Genérica y • Especifica. • Además la Inducción puede ser: • Formal o • Informal.
Capacitación y desarrollo • ORIENTACION • ADIESTRAMIENTO • DESARROLLO DELIDERAZGO • EDUCACION CONTINUA
Orientación • Se da por las necesidades de adaptación de los trabajadores. Está indicada para: • Personal de nuevo ingreso • Personal que cambia de turno o servicio • Personal que asciende o cambia de puesto
Adiestramiento • El adiestramiento es necesario cuando el personal tiene dificultad para aplicar tÊcnicas o procedimientos, cuando debe manejar equipo que requiere de conocimientos especiales o desconoce procedimientos tÊcnicos.
Desarrollo del liderazgo • En toda organización es indiscutible la necesidad de contar con personal para asumir el liderazgo de grupos. Solución de conflictos Comunicación Manejo de personal Dirección
EDUCACIÓN CONTINUA • Reforzar la confianza del trabajador en su organización, sensibilizar a los cambios, producir innovaciones y apoyar la creatividad.
Enseñanza ENSEÑANZA
ENSEÑANZA FORMAL
ENSEÑANZA INFORMAL
Se realiza en un centro educativo oficial con un plan de estudios definido
Se produce en el interior de las instituciones empresariales , por medio de conferencias , cursos , talleres etc.
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN • Adecuación de hombres y funciones. • Provisión de elementos administrativos. • Importancia de la introducción adecuada.
–Integración de personas –Integración de recursos –Integración de tecnología
IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACIÓN Lineamientos Planeación y Organización Conducta Estructura Organizacional
Objetivos Eficacia de los sistemas de control
Determinante Productividad
Comunicación Funcionamiento
ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN • Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
• Comunicación.
• Motivación.
• Supervisión.
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
• Alcanzar las metas de la organización.
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. • Los hombres deben poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos humanos. 2. De la provisión de elementos necesarios.
• A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. Impersonalidad de mando.
De la supervisión directa
De la vía jerárquica.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN
De la resolución del conflicto.
Aprovechamiento del conflicto.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN • De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. • Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. • De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
Principios de la Dirección • De la Vía Jerárquica: Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad. • De la Resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
• Aprovechamiento del Conflicto: Experiencia Experimentación. Investigación Aplicar la Decisión
PLANIFICACIÓN
• • • •
METAS OBJETIVO ESTRATEGIAS PLANES
ORGANIZACIÓN
• ESTRUCTURA INTERNA • DISTRIBUCION DE FUNCIONES DE RECURSOS HUMANOS • NIVELES DE RESPONSABILIDAD
INTEGRACION
• OPTIMIZACION DE RECURSOS • SELECCIÓN , • EVALUACION Y • DESARROLLO DEL PERSONAL
DIRECCIÓN
• MOTIVACIÓN • LIDERAZGO • COMUNICACIÓN • COMPORTAMIENTO INDIVIDUAL Y DE GRUPO
CONTROL COMO ULTIMA FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es la fase del proceso administrativo, que mide, evalĂşa el desempeĂąo y toma la acciĂłn correctiva cuando se necesita. Es un proceso esencialmente regulador.
C. DUARTE Y R. GONZALEZ: Ultima etapa del proceso administrativo encargada de supervisar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y de igual modo tomar correctivos si fuese necesario.
FAYOL: Verificar si todo ocurre de conformidad con lo adoptado.
DEFINICIONES DE CONTROL SEGÚN VARIOS AUTORES PADRES DE LA ADMINISTRACION
G. TERRY: proceso de determinar lo que se está llevando a cabo.
R. BUCHELE: proceso de medir los resultados, en relación con los planes.
R. ECKLER: Regulación de las actividades, con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Comparar los resultados con los planes generales.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias
Comunicar cuales son los medios de medici贸n.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
Obtener informaci贸n sobre el avance, logro de los objetivos y las desviaciones.
Corregir a tiempo y hacer frente a las situaciones indeseables. Facilitar la delegaci贸n y trabajo en equipo. Mejorar o cambiar los planes sin que afecten al logro de los objetivos generales.
De equilibrio: El control ha de efectuarse en todas las actividades administrativas, pero dando mayor importancia en el caso de variaciones importantes en el logro de los objetivos. Normativo: El control debe efectuarse con base en criterios preestablecidos de evaluaci贸n.
De la delegaci贸n: A mayor delegaci贸n, mayor control.
Accesibilidad. Apropiabilidad. Continuidad.
Efectividad. Eficacia.
Eficiencia. Satisfacci贸n.
Seguridad de los equip Oportunidad.
ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES: Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
Estรกndares de tiempo: Como tiempo estรกndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.
Estรกndares de costos: Como costos de producciรณn, costos de administraciรณn, costos de ventas, entre otros.
MEDICIÓN DE RESULTADOS: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
COMPARACION DEL DESEMPEÑO CON EL ESTANDAR ESTABLECIDO: verificar si hay desviaciones o variación.
• creación de políticas, procedimientos y reglas. Control preliminar (recursos)
Control concurrente (actividad)
• incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades.
• información de los resultados Control de retroalimentación (resultados)
Tipos De Control Control preliminar.- este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de: Políticas Procedimientos y Reglas diseñadas Para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
Tipos De Control • Control concurrente.- tiene lugar en la fase de acción, al ejecutar los planes e incluye lo siguiente: • Dirección, • Vigilancia y • Sincronización de las actividades. En otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
Tipos De Control โ ข Control de retroalimentaciรณn.- este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informaciรณn de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estรกndar aceptable.
Pasos del proceso de control • Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. • Medir por sistemas los resultados. • Comparación • Mejora y correcciones • Retroalimentación
SISTEMAS DEL CONTROL SUPERVISIÓN • Vigilancia. • Enseñanza. • Dirección. EVALUACIÓN • Medir • Comparar
• Promover el trabajo en equipo. • Mejorar los sistemas de trabajo. • Desarrollar la eficacia del personal. • Obtener la máxima productividad. • Mejorar la utilización de los recursos humanos y materiales.
IMPORTANCIA
• Para el personal: Pretende desarrollar sus habilidades, orientándolo primeramente hacia la productividad y simplificando su trabajo. • Para la institución: Asegura la ejecución de los planes, buscando la mejor utilización de los recursos. OBJETIVOS
Planeación: La supervisión planeada es más eficaz.
Psicología:
El conocimiento del supervisado facilita la supervisión. Sociología: Medio ambiente Dirección: El supervisor deberá tomar decisiones. Enseñanza: La educación del personal simplifica la acción supervisora.
REQUISITOS PARA UN BUEN PROGRAMA DE SUPERVISIÓN: • • • • • •
Cubrir todos los turnos Funcionar vertical y horizontalmente Favorecer el desarrollo del personal Ser flexible y susceptible de medir Darse a conocer a todo el personal Proponerse dar servicio de calidad
El proceso sistem谩tico de la evaluaci贸n permite medir y comparar los resultados obtenidos en relaci贸n con los esperados.
• Corregir o mejorar los planes iníciales, o ambos casos. • Medir la eficacia de las actividades. • Fundamentar la toma de decisiones; en caso necesario, plantear opciones.
Los objetivos
Los logros Las necesidades Los
recursos
DIRECTA: observaci贸n, entrevista y reuniones.
INDIRECTA: informes, encuestas, programas, expedientes etc.
Entorno
El tamaño de la empresa
CONDICIONES QUE INFLUYEN EN EL CONTROL DE GESTIÓN
La estructura de la organización
Los objetivos de la empresa
FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL
Cacer铆a de brujas
Esparcimiento de la responsabilidad
Nostalgia
Obsesi贸n
OBJETIVOS DEL CONTROL EN ENFERMERIA Controlar lo esencial
Monitorear y ajustar el proceso de implementación
Desarrollar actitud estratégica Reconocer a las personas por su iniciativa y capacidad
Supervisar a las personas periódicamente Pensar más en objetivos y prioridades de trabajo menos en reglas. Analizar la información sobre el desempeño del hospital
APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA Funciones Funciones administrativas administrativas dirigidas al personal dirigidas al paciente Supervisión del Manejo de las formas de personal. control de enfermería en la atención Evaluación del proporcionada. personal. Supervisión de la Manejo de los atención de enfermería instrumentos de suministrada. control. Evaluación continúa de Elaboración de varios la recuperación informes. progresiva del paciente, Elaboración de o del descanso en caso reglamentos y vigilar contrario. su cumplimiento. Elaboración de informes de enfermería en la Aplicación de atención del paciente. incentivos y
sanciones.
Funciones administrativas dirigidas a los servicios Supervisión del aprovechamiento de los recursos materiales
Evaluación de la capacidad instalada en los servicios.
Elaboración de informes y actualización de inventarios.
Reportes desperfectos y otros.
Supervisión y evaluación de la higiene ambiental de los servicios.
de
HERRAMIENTAS DEL CONTROL EN ENFERMERIA Registros e informes Los registros e informes relativos a actividades administrativas de cualquier tipo deben contener hechos, no opiniones.
Historia clĂnica Registro de actividades de diversos departamentos
Expedientes para cada empleado
Informes estadĂsticos con las listas diarias de asistencias.
informes de incidentes diversos
AUDITORIA
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA EXTERNA
• Las notas anecdóticas • Autoevaluación • Evaluación del personal de enfermería • Evaluación de personal de enfermería en grupo • Evaluación individual • Entrevista de evaluación
EN CONCLUSION: • El control es importante porque permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización.