Microsoft Office Access 2007 M贸dulo 2: Las Consultas
M贸dulo 3. : Formularios e Informes.
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Contenido FORMULARIOS ASISTENTE .................................................................................................. 4 Los formularios. ..................................................................................................................... 4 Creación de un formulario utilizando un asistente. ................................................................. 6 Formularios DISEÑO I............................................................................................................. 15 Presentación. ...................................................................................................................... 15 Crear un formulario en vista diseño...................................................................................... 15 Secciones de un formulario ................................................................................................. 18 Mostrar los campos de la tabla. ........................................................................................... 20 Trabajar con formularios. ........................................................................................................ 25 Ventajas del formulario ........................................................................................................ 25 Editar un formulario ............................................................................................................. 26 Modificar un valor. ............................................................................................................... 27 Eliminar un registro. ............................................................................................................. 28 Los botones de control. ....................................................................................................... 30 Informes Asistente. ................................................................................................................ 31 Crear un informe ................................................................................................................. 31 Crear un informe utilizando el asistente. .............................................................................. 31 Práctica. .............................................................................................................................. 42 Informes Diseño I ............................................................................................................... 43 Presentación. ...................................................................................................................... 43 Crear un informe en vista diseño. ........................................................................................ 43 Secciones de un informe ..................................................................................................... 46 Mostrar los campos de la tabla. ........................................................................................... 50 Informes Diseño II .............................................................................................................. 52 Cambiar el color de fondo del informe. ................................................................................. 55 Cambiar color de fondo de las etiquetas. ............................................................................. 57 Color del texto. .................................................................................................................... 59 Práctica. .............................................................................................................................. 60 Imprimir................................................................................................................................... 61 Cómo imprimir los datos de una tabla y de un informe. ........................................................ 61 Sección correspondiente a la impresora .............................................................................. 63 Sección de las páginas a imprimir........................................................................................ 63 Sección correspondiente a las copias .................................................................................. 65 Importar y Exportar Datos desde Access. ................................................................................ 66 Desde Access a Excel. ........................................................................................................ 66 Desde Access a Word. ........................................................................................................ 73 Trasvasar datos de Excel a Access. .................................................................................... 79
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Desde Word a Access. ........................................................................................................ 82
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FORMULARIOS ASISTENTE Los formularios. Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambi茅n puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de di谩logo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una acci贸n basada en las entradas.
Formulario de entrada de datos
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Formulario de panel de control
Cuadro de di谩logo personalizado
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La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas de la base de datos. El origen de registros de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.
Creación de un formulario utilizando un asistente. Antes de comenzar la creación de un formulario, es necesario conocer la tabla en la que estará basado y el modo en que el formulario será utilizado. Después de conocer estos detalles, el uso del Asistente para formularios facilitará la creación del formulario básico. Recuerde que, al igual que casi todos los objetos de Access, una vez creado el formulario si este no se ajusta a sus necesidades siempre puede abrirlo en vista diseño para personalizarlo.
Para un correcto seguimiento de la lección le sugerimos que cree la siguiente tabla de Contactos.
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En este ejercicio, creamos un formulario que será utilizado para añadir registros para los nuevos contactos en la tabla contactos de la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación,
en
Asistente
para
formularios.
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Siga las instrucciones que figuran en las pรกginas del Asistente para formularios. Nos mostrarรก la ventana de asistente para formularios.
En la lista Tablas/ Consultas, seleccione la tabla proveedores.
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Nos mostrar谩 los campos de nuestra tabla.
Con los botones
seleccionamos los campos que necesite mostrar en el
formulario.
Con el bot贸n
seleccionamos uno a uno los campos que necesitemos mostrar
en el formulario. Con el bot贸n
seleccionamos todos los campos disponibles para mostrarlo en el
formulario. Para nuestro ejemplo seleccionamos todos los campos. Los campos seleccionados pasaran al cuadro de campos seleccionado.
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Si por una circunstancia se nos ha colado por equivocación algún campo en campos seleccionados podemos rectificar mediante los botones siguientes.
Una vez decido los campos que necesitamos mostrar en nuestro formulario pulsamos
el botón de siguiente
.
En la siguiente ventana del asistente seleccionamos la distribución de los datos en el formulario.
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Selecciona Justificado. Pulsamos en bot贸n siguiente
.
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En la siguiente ventana del asistente seleccionamos el estilo que deseamos para nuestro formulario.
Selecciona Internacional. Pulsamos en bot贸n siguiente
.
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Nos pedirá que escribamos el titulo de nuestro formulario.
Pulsamos en el botón finalizar.
Ya hemos finalizado todo el proceso de creación del formulario utilizando el asistente. Automáticamente nos mostrará el formulario y ya podemos empezar a introducir los datos de nuestros proveedores.
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Se le propone que introduzca varios proveedores con el fin de conseguir familiarizarse con la utilizaci贸n de entrada de datos utilizando formularios.
Una vez introducidos algunos proveedores utilice los controles de desplazamiento situados en la parte inferior del formulario para desplazarse a trav茅s de los registro.
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Formularios DISEÑO I Presentación. La lección anterior hemos visto como crear un formulario utilizando el asistente, el cual nos guiaba paso a paso en la realización del proceso de creación del formulario. En la presente lección vera como crear un formulario sin el asistente.
Crear un formulario en vista diseño. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.
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Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos en el lado derecho de la pantalla.
En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario. Nota
El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en
función de qué parte del formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede
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agregar un campo al formulario, seleccione una parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.
Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño
. A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la
ficha Diseño.
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Secciones de un formulario La información de un formulario se puede dividir en secciones. Además de una sección de detalle, los formularios también pueden incluir un encabezado de formulario, un encabezado de página, un pie de página y secciones de pie de formulario. Cada sección tiene una finalidad específica y se imprime en un orden predecible en el formulario. En la vista Diseño, las secciones se representan como bandas, y cada sección del formulario se representa una vez. En un formulario impreso, el encabezado y pie de página se pueden repetir una vez por página. Para determinar dónde aparece la información en cada sección se insertan controles, como etiquetas y cuadros de edición.
Cambie la vista del formulario a Vista Diseño
Esta figura muestra el formulario de contacto en la vista Diseño.
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Un encabezado de formulario muestra información que se mantiene invariable para todos los registros, por ejemplo, el título del formulario. Un encabezado de formulario aparece en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la parte superior de la primera página cuando se imprime.
Un encabezado de página muestra información tal como un título o encabezados de columna en la parte superior de cada página impresa. Los encabezados de página aparecen sólo en los formularios impresos.
Una sección de detalle muestra registros. Se puede mostrar un solo registro en la pantalla o en la página, o mostrar todos los que quepan.
Un pie de página muestra información tal como la fecha o el número de página en la parte inferior de cada página impresa. Los pies de página aparecen sólo en los formularios impresos.
Un pie de formulario muestra información que se mantiene invariable para todos los registros, como botones de comando o instrucciones de uso del formulario. Un pie de formulario aparece en la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario o, cuando se imprime, después de la última sección de detalle de la última página.
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Si el encabezado o pie de página no se ve vete a la ficha Organizar, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic. En Encabezado o pie de página
Puede ocultar una sección o cambiar su tamaño, agregarle una imagen o establecer su color de fondo. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar la forma en que se imprimirá el contenido de una sección.
Mostrar los campos de la tabla. Para mostrar los campos de la tabla y así poder insertar los campos en la sección detalle del formulario, haz clic en menú En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas , haga clic. Agregar campos existente
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En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.
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Etiqueta
Cuadro de texto
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Para ver el formulario en vista de hoja de datos y as铆 poder empezar a utilizarlo haz clic en
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Nos mostrar谩 el formulario.
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Para volver a la vista diseño haz clic en vista diseño
.
Trabajar con formularios. Recuerda que los formularios son herramientas que permiten introducir y modificar datos de manera más sencilla y agradable. Además podemos personalizarlos añadiendo color, imágenes de fondo, bordes, etc.
Ventajas del formulario
La utilización del formulario es sumamente sencilla. Así que lo más recomendable es crear formularios para introducir datos en las tablas. Desde el formulario podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, añadir nuevos registros. Todos los cambios que realicemos en el formulario, se verán reflejados en la tabla relacionada; de la misma forma, todos los cambios efectuados en la tabla también se reflejarán en el formulario.
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Editar un formulario
La forma de introducir los datos en el formulario es la misma que en la tabla. Haz clic en el primer campo que quieres editar y empieza a escribir. Para pasar de campo pulsa la tecla Tabulador o la tecla Enter. Cuando acabes de introducir el último campo del registro y pulses una de estas dos teclas, directamente pasarás al siguiente registro. En el momento en que cambias de registro, éste queda almacenado y, por tanto, no es necesario guardar los registros mientras introduces los datos.
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Modificar un valor. Para modificar algún valor introducido en un campo no tenemos más que situarnos sobre dicho valor
Y volverlo a escribir.
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Eliminar un registro. Si lo que quieres es eliminar un registro, entonces debes hacer clic en la flecha superior izquierda del registro para seleccionarlo.
Y pulsar la tecla Supr
.
Te preguntar谩 si esta seguro a la hora de eliminar el registro.
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Tambi茅n podemos eliminar un registro si pulsa sobre el icono de la barra de
herramientas
.
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Los botones de control. La utilizaci贸n del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:
Nos lleva al primer registro Nos lleva al registro anterior
Registro actual
N煤mero de registros
Nos lleva al registro siguiente
Insertar nuevo registro
Nos lleva al 煤ltimo registro
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Informes Asistente.
Crear un informe Los informes se utilizan para presentar los datos de una base de datos de forma impresa. Al hacer un informe se recopilan los datos en un formato adecuado para su impresi贸n en papel.
Crear un informe utilizando el asistente. Para un buen seguimiento de la clase se le sugiere que se cree una base de datos llamada colegio. Cr茅ate dentro de la base de datos colegio una tabla la cual llamar谩 alumnos, con la siguiente estructura.
Una vez creada la tabla alumnos introduzca los siguientes datos.
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Sigue estos pasos: En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes..
2. Se abre el asistente con su primera pantalla.
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En el menú desplegable ‘Tablas/Consultas’ elige la tabla alumnos pues vamos a realizar un informe de los datos contenidos en ella.
Los dos cuadros de abajo sirven para definir qué campos queremos que aparezcan en el informe. En el cuadro de la izquierda están los cuadros disponibles en la tabla. En el cuadro de la derecha se definen los que van a formar parte del informe.
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Los botones
te permiten seleccionar los campos que necesitamos mostrar en
el informe.
Con los botones
Con el bot贸n
seleccionamos los campos que necesite mostrar en el informe.
seleccionamos uno a uno los campos que necesitemos mostrar
en el informe. Con el bot贸n
seleccionamos todos los campos disponibles para mostrarlo en el
informe. Para nuestro ejemplo seleccionamos todos los campos. Los campos seleccionados pasaran al cuadro de campos seleccionado
Pulsa
para llevar todos los campos disponibles al recuadro de campos
seleccionados.
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Debe quedar como en la imagen de abajo.
Pulsa El siguiente paso del Asistente nos servirĂĄ para agrupar los datos por algĂşn campo.
Por ejemplo, podemos hacer que los alumnos pertenecientes a una misma ciudad aparezcan juntos. Vamos a agrupar los alumnos de una misma ciudad.
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Haz doble clic en el campo ciudad.
Haz agrupado a los alumnos por su ciudad.
Pulsa El asistente te muestra la siguiente ventana, en la cual te permite ordenar a los alumnos que son una misma ciudad por alg煤n criterio.
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Vamos a ordenar a los alumnos en orden alfabético por el apellido y luego por el nombre. Para ello de la lista desplegable selecciona para el primer orden el apellido y en la segunda lista selecciona nombre. Asegúrate que el botón de la derecha de este campo está en orden ascendente AZ. Si lo deseas puedes utilizar otro criterio de ordenación anidado (puedes utilizar hasta cuatro). Cuando tengas configurado el cuadro de diálogo como en la imagen de abajo haz clic en Siguiente
.
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El siguiente paso consiste en definir la distribución de los datos en el área de impresión. El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que mejor se adapte a nuestro gusto. Elegimos una distribución en columnas y una orientación vertical. En el cuadro de la izquierda podemos ver una previsualización del resultado.
Haz clic en Siguiente. En el siguiente paso debes elegir uno de los estilos predefinidos. Elegimos ‘Formal’
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Y haz clic en Siguiente. Llegamos al último paso del Asistente. Aquí se trata de escribir un nombre para identificar el informe.
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Escribimos ‘alumnos.
Haz clic también en la opción ‘Vista previa del informe’, así al finalizar el asistente se abrirá el informe de forma automática.
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Haz clic en finalizar
Se nos muestra el informe que ha desarrollado.
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Práctica. Créate una base de datos llamada Informes. Créate una tabla que la llamarás Proveedores, con la siguiente estructura.
Inserta en la vista hoja de datos de la tabla los siguientes registros.
Créate un informe utilizando el asistente.
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Informes Diseño I Presentación. La lección anterior hemos visto como crear un informe utilizando el asistente, el cual nos guiaba paso a paso en la realización del proceso de creación del formulario. En la presente lección vera como crear un informe sin el asistente.
Crear un informe en vista diseño. Para una correcta comprensión de la sesión le sugerimos que cree la siguiente base de datos y póngale el nombre de diseño.
Créate una tabla llamada alumno con la siguiente estructura.
Una vez creada la tabla introduzca los siguientes datos en la vista hoja de datos.
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En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco. Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la ventana de Access.
En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.
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Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.
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Secciones de un informe La información de un informe se puede dividir en secciones. Además de una sección de detalle, los informes también pueden incluir un encabezado de informe , un encabezado de página, un pie de página y secciones de pie de informe. Cada sección tiene una finalidad específica y se imprime en un orden predecible en el formulario. En la vista Diseño, las secciones se representan como bandas, y cada sección del formulario se representa una vez. En un informe impreso, el encabezado y pie de página se pueden repetir una vez por página. Para determinar dónde aparece la información en cada sección se insertan controles, como etiquetas y cuadros de edición. Esta figura muestra el informe de alumno en la vista Diseño.
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Un encabezado de informe muestra información que se mantiene invariable para todos los registros, por ejemplo, el título del informe. Un encabezado de informe aparece en la parte superior de la pantalla en la vista Informe y en la parte superior de la primera página cuando se imprime.
Un encabezado de página muestra información tal como un título o encabezados de columna en la parte superior de cada página impresa. Los encabezados de página aparecen sólo en los informes impresos.
Una sección de detalle muestra registros. Se puede mostrar un solo registro en la pantalla o en la página, o mostrar todos los que quepan.
Un pie de página muestra información tal como la fecha o el número de página en la parte inferior de cada página impresa. Los pies de página aparecen sólo en los informes impresos.
Un pie de informe aparece en la parte inferior de la pantalla en la vista informe o, cuando se imprime, después de la última sección de detalle de la última página.
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Si el encabezado o pie de página no se ve vete a la ficha Organizar, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic. En Encabezado o pie de página
Puede ocultar una sección o cambiar su tamaño, agregarle una imagen o establecer su color de fondo. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar la forma en que se imprimirá el contenido de una sección.
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Mostrar los campos de la tabla. Para mostrar los campos de la tabla y así poder insertar los campos en la sección detalle del formulario, haz clic en menú En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas , haga clic. Agregar campos existente
Para insertar los campos al informe basta con arrastra los campos hasta la sección de detalles.
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Etiqueta Cuadro de poder texto empezar a utilizarlo haz clic en Para ver el informe en vista de hoja de datos y así
el menú ver y selecciona vista previa del diseño.
Nos mostrará el informe.
Para volver a la vista diseño haz clic en menú ver y selecciona vista diseño.
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Informes Diseño II En la presente sesión aprenderá a modificar algunos de las propiedades del formulario. Para un buen seguimiento de la clase se le sugiere que se cree una base de datos llamada diseño2. Créate dentro de la base de datos diseño2 una tabla la cual llamará cliente, con la siguiente estructura.
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Una vez creada la tabla clientes introduzca los siguientes datos.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco. Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la ventana de Access.
En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.
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Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.
Ya ha creado un nuevo informe.
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Cambiar el color de fondo del informe. Para cambiar el color de fondo del informe haga doble clic en cualquier parte del formulario en la secci贸n de detalle. Te mostrara la ventana de propiedades.
Haz clic en color de fondo.
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Pulsa el botón Una
vez
pulsado
situado a la derecha. el
botón,
te
mostrará
una
paleta
de
colores.
Selecciona el color que mas se adapte a tus necesidades
Y pulsa
Cierra la ventana de sección detalles
El aspecto de la sección detalle a cambiado al color que ha seleccionado usted.
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Microsoft Office Access 2007 Mรณdulo 2: Las Consultas
Cambiar color de fondo de las etiquetas. En este ejemplo cambiarรก el aspecto de una sola etiqueta, ya que el procedimiento a seguir siempre es el mismo.
Haga doble clic en la etiqueta DNI. Le mostrarรก el cuadro de propiedades de la etiqueta.
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Haga clic en color de fondo.
Y pulse en el bot贸n
Selecciona de la paleta de color el color que m谩s se adapte a sus necesidades.
Pulse aceptar.
Cierre la ventana de las propiedades de la etiqueta.
Finalmente ha cambiado el color de fondo de la etiqueta.
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Color del texto. A continuación cambiará el color del texto de la etiqueta. En este ejemplo cambiará el aspecto de una sola etiqueta, ya que el procedimiento a seguir siempre es el mismo.
Haga doble clic en la etiqueta DNI. Le mostrará el cuadro de propiedades de la etiqueta.
Haga clic en color de fondo.
Y pulse en el botón
Selecciona de la paleta de color el color que más se adapte a sus necesidades.
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Pulse aceptar.
Cierre la ventana de las propiedades de la etiqueta.
Finalmente ha cambiado el color del texto de la etiqueta.
Pr谩ctica. Cambia el color de fondo al informe. Cambia el color de fondo a etiquetas. Cambia el color de texto a las etiquetas.
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Imprimir. Cómo imprimir los datos de una tabla y de un informe. Ya sabemos cómo abrir una tabla en el modo de presentación hoja de datos, Existen dos métodos:
1- Si la
utiliza barra
de
el herramientas
botón estándar,
Imprimir el
documento
de se
imprimirá
automáticamente. No aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Imprimir.
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2- Haga clic en el botรณn de Microsoft Office
, elija la flecha al lado de
Imprimir
Se mostrarรก el cuadro de diรกlogo de control de la impresiรณn.
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Sección correspondiente a la impresora La primera sección del cuadro de diálogo Imprimir es sobre la impresora. En el cuadro desplegable Nombre: aparecerá el nombre de la (s) impresora(s). Si usted está trabajando en una oficina, es muy probable que su computadora pertenezca a una red que tiene acceso a varias impresoras. Asegúrese de enviar su trabajo de impresión a la impresora correcta.
Sección de las páginas a imprimir La siguiente sección de este cuadro de diálogo, es acerca de las páginas que usted va a imprimir. Está predeterminado que el programa imprima todas las páginas.
Todo; si desea imprimir todo el archivo.
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Páginas; si desea imprimir sólo algunas páginas. Para ello, debe indicar el número de las páginas o intervalo de páginas que desee imprimir.
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Sección correspondiente a las copias Observe la presencia del cuadro Número de copias. El ajuste predeterminado es una copia, es decir, imprimirá una copia de la(s) página(s) que usted ha seleccionado, pero si quiere imprimir más copias, puede ingresar la cantidad que usted quiera, con ayuda de las flechas arriba o abajo.
La opción Intercalar es un ajuste predeterminado del programa. Se refiere a colocar las páginas en el orden correspondiente, es decir que si usted desactiva esta opción haciendo clic en la casilla, cuando imprima más de un ejemplar de un documento, todas las páginas 1 se imprimirán juntas, todas las páginas 2 se imprimirán juntas, y así sucesivamente, por esta razón le recomendamos dejar esta opción activa, tal y como la tiene el programa.
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Importar y Exportar Datos desde Access. En ocasiones es necesario trasladar datos provenientes de una tabla o bien de varias tablas relacionadas de Access a otros programas como por ejemplo Excel o bien Word con el fin de procesarlos desde esas otras aplicaciones. En resumen, a veces se necesita llevar o "exportar" información a Excel o Word desde Access. Office 2007: Habrás podido comprobar, en la práctica diaria con esta aplicación, las funcionalidades tan novedosas que ha incluido esta nueva versión de Access 2007. Y, como no podía ser menos, en el tema de la importación y exportación de datos se han incluido amplias novedades. En primer lugar, todas las opciones de Intercambio de Datos se agrupan en una Ficha propia para su mejor localización: la Ficha "Datos Externos". Además, se incluye la posibilidad de guardar los pasos de importación - exportación que realicemos frecuentemente para no tener que repetir los mismos procedimientos en numerosas ocasiones. Por último, también podremos exportar los datos de Access al formato Pdf.
Desde Access a Excel. La necesidad puede ser la de operar desde Excel con una información mediante funciones y fórmulas con las que nos resulta mas fácil trabajar en Excel que desde el propio Access. Gráficas (aunque desde Access se pueden crear) Tablas dinámicas (aunque desde Access se pueden crear desde asistente de formularios para tablas dinámicas)... La información puede ser procedente de una tabla (completa) o de parte de una tabla, o bien registros de una o varias tablas que satisfacen unas condiciones, con lo cual, desde Access deberíamos construir una consulta de selección.
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Básicamente existen 2 procedimientos para realizar este "trasvase" de información. Procedimiento A.- Grupo de opciones Exportar, mediante el botón "Excel" que aparece en
la Ficha Datos Externos - Grupo Exportar, cuando se tiene seleccionada la tabla o consulta a exportar. 1. Esta opción es la idónea para esta maniobra. (Según la siguiente imagen, lo que se va a exportar es la tabla completa de socios).
2. Seleccionaremos la tabla o consulta (no abrir) cuyos datos se quieren copiar a Excel. Elegiremos la opción Excel dentro del Grupo Exportar de la Ficha Datos Externos, tal y como hemos detallado anteriormente. Aparecerá un Asistente de Exportación que nos guiará paso a paso en el proceso de trasvase de la información.
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3. En esta primer pantalla, deberemos, en primer lugar, seleccionar un destino donde se ubicarรก el archivo de Excel resultante y un nombre para el mismo (Access por defecto le asigna al archivo final el mismo nombre de la tabla o consulta de donde proceden los datos que vamos a copiar en Excel). Para elegir la ubicaciรณn y asignar un nombre personalizado al archivo final utilizaremos el botรณn examinar, accediendo al archiconocido cuadro de diรกlogo "Guardar Archivo".
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4. A trav茅s del desplegable "Formato de Archivo" podremos seleccionar el formato del archivo de Excel resultante de la exportaci贸n (por ejemplo, si el archivo final lo vas a utilizar en una versi贸n de Excel anterior a la 2007, seleccionaremos el formato apropiado).
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5. En el apartado de Opciones, tenemos las siguientes posibilidades: Exportar datos con formato y diseño.- Al seleccionar esta opción se copiarán en
Excel los datos procedentes de la tabla o consulta con el mismo formato y diseño que tienen en la base de datos. Abrir el archivo de destino al finalizar.- Cuando termine el proceso de
exportación, se abre el archivo de Excel con los datos trasvasados. Exportar sólo los registros seleccionados.- Esta opción sólo estará activa cuando
hayamos seleccionado varios registros para su exportación. 6. Una vez configuradas las opciones oportunas, hacer clic en
.
En la siguiente pantalla del Asistente de Exportación, se nos ofrece la posibilidad de guardar los pasos de la exportación con todas las opciones que
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hemos ido apuntando, de tal forma que la próxima vez que realicemos una exportación de Access a Excel sea más sencillo el procedimiento.
7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar. Access nos pega directamente (a partir de la celda A1 de la Hoja1) los datos seleccionados (con las opciones seleccionadas en el Asistente de Exportación) ubicándolos en celdas de la hoja de cálculo. A partir de ese momento podremos realizar las operaciones que necesitemos, ya desde Excel.
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Procedimiento B.- Manualmente mediante Copiar y Pegar.
Deberemos abrir la tabla o bien la consulta que devuelve los datos pertinentes. Desde el cuadro superior izquierdo
de la tabla mostrada, se seleccionan todos los datos.
Se realiza la operaci贸n de Copiar.
Se minimiza Access, Se ejecuta Excel, nos ubicamos en la celda A1 de un libro nuevo y realizamos la operaci贸n de Pegar. La forma en la que se suelen pegar los datos suele
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requerir ciertos "retoques" de formato, altura de celdas, anchura de columnas, formato - ajustar texto, etc. Pero la información ya la tendríamos en Excel dispuesta para trabajar.
Desde Access a Word. Llevar datos desde Access a Word puede realizarse fundamentalmente con dos fines: 1. Plasmar en un folio ciertos datos en forma de tabla (provenientes de una consulta de totales, por ejemplo). 2. Realizar una combinación de correspondencia con los datos provenientes de una tabla o consulta de cara a obtener cartas personalizadas o bien etiquetas. 1.- Para publicar datos Access en un documento de Word, existen a su vez dos formas o procedimientos fundamentales para realizar la exportación de datos:
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Procedimiento A.- Grupo de opciones Exportar, mediante el botón "Word"
que
aparece en la Ficha Datos Externos - Grupo Exportar, cuando se tiene seleccionada la tabla o consulta a exportar. Esta opción es la idónea para esta maniobra. (Según la siguiente imagen, lo que se va a exportar es la tabla completa de Socios de Logroño a un documento de Word en formato rtf). Información.- Rich Text Format - Formato de Texto Enriquecido. RTF (Formato Texto Enriquecido) es un formato de archivo que permite intercambiar texto con formato y gráficos entre diferentes procesadores de textos en diferentes sistemas operativos. Entre las ventajas de este formato de archivos podemos mencionar la siguientes: es un formato ampliamente reconocido que muchas aplicaciones lo soportan, incluyendo WordPad y Microsoft Word; además, puede almacenar compleja información de formatos, imágenes, tablas...
1. Seleccionaremos la tabla o consulta (no abrir) cuyos datos se quieren copiar a Word. 2. Elegiremos la opción Word dentro del Grupo Exportar de la Ficha Datos Externos, tal y como hemos detallado anteriormente. Aparecerá un
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Asistente de Exportación que nos guiará paso a paso en el proceso de trasvase de la información.
3. En esta primer pantalla, deberemos, en primer lugar, seleccionar un destino donde se ubicará el archivo de Word resultante y un nombre para el mismo (Access por defecto le asigna al archivo final el mismo nombre de la tabla o consulta de donde proceden los datos que vamos a copiar en Word). Para elegir la ubicación y asignar un nombre personalizado al archivo final utilizaremos el botón examinar, accediendo al archiconocido cuadro de diálogo "Guardar Archivo".
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4. Activando la opción "Abrir el archivo de destino al finalizar" se consigue que cuando termine el proceso de exportación, se abra el archivo de Word con los datos trasvasados. 5. Una vez configuradas las opciones oportunas, hacer clic en
.
6. En la siguiente pantalla del Asistente de Exportación, se nos ofrece la posibilidad de guardar los pasos de la exportación con todas las opciones que hemos ido apuntando, de tal forma que la próxima vez que realicemos una exportación de Access a Word sea más sencillo el procedimiento, tal y como sucedía en el trasvase de información a Excel como hemos visto en apartados anteriores.
7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar.
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8. Al concluir este procedimiento, Access nos lleva a un documento nuevo, los datos provenientes de la tabla o consulta seleccionada (no abierta), pegándolos. Después quizás convenga aplicarles formato ya que la tabla que crea tiene un formato sencillo.
Procedimiento B.- Manualmente mediante Copiar y Pegar.- Al igual que la opción b para
llevar los datos a Excel, mediante la selección de los datos correspondientes y mediante las opciones de Copiar (desde Access) y Pegar (en documento de Word) podemos realizar la misma operación, aunque el método de Exportar a Word es la forma más aconsejable. Una aplicación, podría ser por ejemplo, llevar a un cartel elaborado con Word la relación de artículos en oferta según ciertos criterios aplicados sobre toda una tabla de artículos.
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Trasvasar datos de Excel a Access. Tenemos en Excel una base de datos (tabla de datos con estructura de base de datos) y deseamos llevarla a Access porque desde allí, y desde una base de datos, como tabla vamos a poder integrarla en una aplicación Access con mayor potencia para el manejo de esa información (diseño de formularios, creación de informes...) No es preciso volver a crear desde Access la tabla volviendo a tener que teclear todos los registros. Como hacerlo: Para esta operación, es preciso realizar 2 pasos: El primero se realiza desde Excel y el segundo y definitivo desde Access. - Primer paso: Seleccionaremos desde Excel, la base de datos a transferir y mediante Copiar y Pegar, la colocaremos a partir de la casilla A1 de otro libro nuevo de Excel y guardaremos ese libro que solo contendrá nuestra base de datos, con el nombre que queramos (por ejemplo basedatos.xls) en la carpeta que deseemos.
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Ahora que nuestra base de datos está “limpiamente” y como único contenido en un archivo Excel, cerramos Excel y ejecutamos Access. - Segundo paso: Desde Access deberemos importar ahora dicho archivo Excel mediante la operación adecuada. 1. Situados en la base de datos Access en la que deseamos importar nuestra tabla de Excel (deberemos tener abierta una base de datos .accdb), y situados en el panel de exploración de objetos de Access 2007 de dicha base de datos, acudimos a la Ficha Datos Externos - Grupo Importar, y seleccionamos la opción
.
2. Comienza un asistente que mediante unos paneles, nos va a guiar en la operación de importación. 3. Lo primero es indicar que archivo contiene la información que se desea importar a formato Access. Para ello, hacemos clic en Examinar y elegimos
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nuestro archivo en la carpeta donde lo ubicamos (en el ejemplo era basedatos.xls). 4. También
dejaremos
activada
la
opción Con esta
opción le estamos indicando a Access que el contenido de la tabla de Excel lo coloque en una nueva tabla. 5. Elegidas estas opciones hacemos clic en
. Se iniciará el
Asistente para importación de hojas de cálculo. La primera pantalla nos permite especificar, en que hoja del libro Excel
indicado se encuentra nuestra tabla (recordemos que un libro puede contener varias hojas y rangos con nombre). Generalmente y en nuestro caso será Hoja1. En el siguiente paso indicaremos si nuestra tabla de datos dispone o no de una
primera fila de encabezamientos: La fila de títulos con los nombres de los campos. Generalmente sí la tenemos por lo que habrá que marcar la casilla de “Primera fila contiene títulos de columnas”. En la siguiente ventana nos propone llevar la tabla a una tabla nueva que será
creada dentro de la base de datos actual o bien a una tabla ya existente (lógicamente y en este caso, deberían concordar las estructuras de ambas tablas –campos, orden, tipo-). En la siguiente ventana nos permite campo a campo, seleccionando sus
columnas, decidir si cambiamos o no los nombres de los campos y si los definimos como indexados o no (estos conceptos son de Access). En la siguiente ventana, nos permite asignar una clave principal a alguno de los
campos de las tablas, y por fin y desde el botón
, qué nombre
deseamos asignar a la tabla que se crea en Access.
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Un mensaje de “Finalizada la importación del archivo” nos comunica que el
proceso se ha realizado con éxito y, además, podremos, como en ocasiones anteriores, guardar los pasos de la importación.
Tendremos ya los datos de Excel en una nueva tabla en la base de datos de Access, en el panel de exploración de objetos de Access.
Desde Word a Access. No existe el procedimiento directo que permite llevar datos con estructura de tabla ordenada (filas y columnas) desde Word a Access. Lo que si se puede hacer es llevar los datos desde Word a Excel, y teniendo los datos en formato Excel, tras archivarlos en formato .XLSX, importarlos desde Access como se ha descrito en el apartado anterior (desde Excel a Access).
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Una situación real podría ser la de que en un puesto de trabajo, hayamos estado trabajando con una base de datos en forma de tabla en un “folio” de Word para realizar habitualmente combinaciones de correspondencia y etiquetas (desde allí, desde Word), y ahora deseamos tener ese mismo bloque de datos en Excel para con ellos realizar todas las operaciones que nos ofrece la hoja de cálculo como gestora de bases de datos con su menú desplegable de datos (tablas dinámicas de resumen, gráficas a partir de ellas, filtros avanzados, subtotales…). En resumen, habrá que llevar a Excel esa tabla de datos. Como hacerlo: 1. Se selecciona toda la tabla de datos en Word, y realizamos la acción de Copiar. 2. Minimizamos el programa Word, ejecutamos Excel, y ubicando el cursor, recomendablemente, en la celda A1 de un libro nuevo, realizamos la acción Pegar. 3. Ya tenemos toda la tabla en Excel con cada dato situado en una celda. Ahora y desde Excel, con operaciones de formato podríamos dar otras anchuras a las columnas o alturas a las filas, pero la transferencia de información ya estaría realizada. Hemos exportado datos desde Word a Excel. Ahora se podría guardar dicha tabla en formato .xlsx desde Excel 2007.
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