Servicio Al Cliente by Joel Torres

PORTADA.ai

6/18/08

1:07:08 PM

“Este libro es de indiscutible ayuda para aquellos que saben que el servicio es la diferencia entre las compañías de éxito y aquellas que fracasan. Estudiando el contenido seremos capaces de identificar los elementos claves que inciden en la construcción de una estrategia sólida de atención de calidad en nuestras organizaciones que superan las expectativas de nuestros clientes. Si reconoce que el éxito de su compañía será garantizado por su servicio, éste es un libro que no debería de dejar de leer.” --- José Ignacio Maúrtua, Área de Desarrollo de Infraestructura • Banco de Crédito BCP, Perú C

“John Tschohl llegó a la esencia del competitivo mundo de los negocios. El libro no sólo es interesante, sino práctico. Es una lectura obligada: para el ejecutivo exitoso y para la empresa entera.” --- Jorge Nicolau, CEO • Cable and Wireless Inc., Panamá

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“Servicio al Cliente es fácil y divertido de leer, pero al mismo tiempo, es muy serio y convincente acerca de la importancia del servicio al cliente.” --- F. Tomas Dueñas, CEO • Esco Interamerica LTD, Costa Rica “¡Excelente! ¡De verdad he tomado ventaja de esto! Me motiva como ejecutivo y como dueño.” --- José Ma. Hernández, Dueño y Director General • El Pollo Pepe, México

Acerca del Autor John Tschohl es fundador de Service Quality Institute, el Líder Global en Servicio al Cliente. Organizaciones de todos tamaños, en diferentes industrias alrededor del mundo están actualmente usando como herramienta innovadora el dominar una cultura de servicio e implementar la estrategia del servicio al cliente.

9201 East Bloomington Freeway Minneapolis, MN 55420 USA 952-884-3311 Fax: 952-884-8901

www.customer-service.com

EL ARMA SECRETA DE LA EMPRESA QUE ALCANZA LA EXCELENCIA

“John Tschohl realmente lo entiende. Sabe y te ayuda a aprender que las compañías grandiosas son creadas basándose en las excelentes experiencias del cliente. En Commerce, nuestra meta es tener FANS, NO CLIENTES, y John puede realmente enseñarle cómo revolucionar su negocio.” Vernon Hill, Ex Presidente del Consejo Banco Commerce

“El libro de Tschohl se debe leer aún más ahora que ha sido actualizado con los dramáticos cambios de 3 años a la fecha, de las expectativas de los clientes, sus comportamientos y los canales usados.” John Goodman, Vicepresidente TARP Mundial

“El libro Servicio al Cliente de John Tschohl es un plan a seguir para el éxito de todos los empresarios americanos. Adaptando estos conceptos a la visión corporativa de las soluciones enfocadas en los clientes ha hecho posible que el Plan Delta Dental de Massachussets sea todo un líder en su ramo en el Mercado.” Robert Hunter, D.M.D., Ex CEO DentaQuest Ventures, Inc.

“Todo líder visionario debe leer el libro Servicio al Cliente. Los conceptos de este libro le ayudarán a que sus organizaciones sean de clase mundial en servicio al cliente.” Abdullah Mat Zaid, Presidente, MAS Catering Aerolíneas Malaysia

“La lealtad del cliente se pierde o se gana a diario. El servicio al cliente sobresaliente no es una opción más en el mercado competitivo actual. Implemente las lecciones del libro de John Tschohl antes que su competidor lo haga.” David F. Dyer, Presidente y CEO Lands End

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“Las compañias en Rusia han llegado a comprender que la calidad del servicio al cliente es una lenta, pero segura ventaja competitiva y la más importante. Este libro, muy bien redactado por John Tschohl, se debe convertir en la Constitución para todos los altos ejecutivos que se esfuerzan por el amor de sus clientes.” Evgeny Chichvarkin, Presidente del Consejo Directivo Euroset, Rusia

“Todos deberían leer el libro Servicio al Cliente. Provee la guía e inspiración para todo el que esté verdaderamente serio en implementar una estrategia de servicio.” George N. Gillett, Jr., Presidente Gerencia de Booth Creek

“John Tschohl llegó a la esencia del competitivo mundo de los negocios. El libro no sólo es interesante, sino práctico. Es una lectura obligada: para el ejecutivo exitoso y para la empresa entera.” Jorge Nicolau, CEO, Cable and Wireless Inc. Panamá

“Como el empleador y constructor del más grande edificio de Europa y el desarrollador premier en Rusia, Servicio al Cliente ha sido usado por nuestro equipo gerencial para proveer el mejor servicio en Rusia.” Maxim Priezentsev, Miembro de la Mesa Directiva Grupo Mirax, Rusia

“Tschohl ofrece una perspectiva única en la filosofía de proveer calidad en el servicio al cliente junto con ejemplos realistas de técnicas comprobadas.” Darryl Hartley-Leonard, Presidente Corporativo Hoteles Hyatt

“Un libro fascinante que se enfoca en la importancia del servicio al cliente. John Tschohl menciona cosas importantes acerca del crítico factor del éxito.” Frederick W. Smith, Presidente del Consejo y CEO Federal Express

“El servicio al cliente de excelencia es el sueño de cada organización y cualquiera que sea serio en realizar este sueño debe leer este libro. Es simple, práctico y lleno de pistas verdaderas, experiencias y hechos que lo hacen verdaderamente poderoso y aún asi se disfruta al leer. ” Larry Howai, CEO Banco First Citizens, Trinidad, W.I.

“El servicio al cliente se ha convertido en el ABC del éxito personal y de la excelencia organizacional. El YMCA aprecia que John Tschohl continúe retándonos para mejorar nuestra capacidad de servir en todos los niveles de la organización.” Len Wilson, Ex Director General Jerusalem Internacional YMCA

“WOW! WOW! WOW! Estuve esperando por un libro de trabajo en servicio al cliente. ¡Y finalmente está aqui Servicio al Cliente!” Stew Leonard, Jr., Presidente Stew Leonard’s

“Servicio al Cliente es fácil y divertido de leer, pero al mismo tiempo, es muy serio y convincente acerca de la importancia del servicio al cliente.” F. Tomas Dueñas, CEO Esco Interamerica LTD Costa Rica

“El libro de John Tschohl se ha convertido en un manual para nuestra compañía como entrenamiento en servicio al cliente. Nos provee de muchas herramientas prácticas para desarrollar campeones del servicio dentro de nuestra organización. Este libro debería ser lectura obligatoria para cualquier negocio que quiera crear clientes leales y evangélicos.” Richard Mortensen, Director de Desarrollo Organizacional Shasta Pools de Phoenix, Arizona

“John es un creyente del poder de entregar calidad en el servicio. El va hacia el corazón del tema de servicio en su enseñanza y escritura y muchos encontrarán como yo, que sus ideas en servicio no son sólo esclarecedoras sino también prácticas.” Kay Wee Sim, Ex Vicepresidente, Personal de Cabina Aerolíneas de Singapur

“¡Excelente! ¡De verdad he tomado ventaja de esto! Me motiva como ejecutivo y como dueño.” José Ma. Hernández, Dueño y Director General El Pollo Pepe, México

“Servicio al Cliente nos guía en entregar servicio con el ejemplo a nuestros interesados, resultando en el éxito general de todo el corporativo en cuanto a retención de clientes, nuevas ventas (via publicidad de boca en boca), participación del Mercado, vitalidad financiera y reputación positiva en nuestra comunidad. Es un libro que debe de leer cualquier compañía que quiera alcanzar la excelencia, sin importar dónde se encuentre en el viaje de la calidad.” Thomas Raffio, Presidente y CEO Northeast Delta Dental

“Una de las metas estratégicas de la Autoridad de Ingresos de Tanzania (TRA) Segundo Plan Corporativo es mejorar el servicio al cliente para poder mejorar las conformidades de los impuestos voluntarios. John Tschohl ha estado involucrado en el entrenamiento de nuestro staff en servicio al cliente incluyendo su libro Servicio al Cliente. Las conformidades voluntarias de impuestos se han incrementado a un nivel muy alto, las colecciones de ingresos se han mejorado substancialmente y hemos comenzado a romper con la creencia en nuestro país de que “nuestra cultura no podia permitir que nuestra gente pudiera sostener constantemente altos estándares y con trabajos de segunda clase sin importancia y carencia de propósito, estas son las formas de Dios de vida.” Harry M. Kitillya, Comisionado General Autoridad de Ingresos de Tanzania

“John Tschohl es una guía profunda para los negocios. El investiga la tierra para encontrar los elementos claves… luego traza un camino muy bien definido para la satisfacción del cliente.” David Graebel, Presidente del Consejo Grabel Van Lines

Título original de la obra: Achieving Excellence Through Customer Service © 2008 por John Tschohl Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este libro puede ser reproducida de ninguna forma ni escrita sin el permiso del autor a excepción de casos como breves notas para artículos y revisiones. Para más información: Best Sellers Publishing, 9201 East Bloomington Freeway, Minneapolis, Minnesota 55429, USA. Teléfono: (952) 884-3311 / Fax: (952) 884-8901 Correo electrónico: bsp@bestsellerspublishing.com www.BestSellersPublishing.com Quinta edición ISBN 968-860-752-5 Todos los derechos reservados. Impreso en El Salvador

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Índice xxi Agradecimientos xxiii Introducción: ¿Qué puede hacer este libro por usted?

1 Capítulo 1: UN SERVICIO EXCEPCIONAL: EL ARMA SECRETA 1 3 4 5 6 7 8 8 9 10 11 13 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 24 25 25 26 27 28 29 30 30

Generando rentabilidad con el servicio al cliente La diferencia de Saturn La ventaja comparativa Southwest Airlines El sentimiento de confianza Dominio del mercado El servicio es la salvación Incremento predecible de los beneficios ¿Qué es la calidad en el servicio al cliente? Cinemas Cinépolis Land’s End Lo que el cliente desea ¿El servicio es simple benevolencia? Las diferencias intangibles Imperativos globales ¿Se trata de servicio a los clientes o de relaciones con los clientes? Alta tecnología y servicio personalizado “Respuesta electrónica” es igual a ausencia de servicio ¿Esto es servicio al cliente? Las pequeñas cosas ¿Cómo beneficiarse del efecto multiplicador del servicio? Beneficios del servicio Recomendaciones de boca en boca Incremento de la productividad del personal Quejas de los clientes Resumen de beneficios La lealtad de los clientes El costo de la pérdida de clientes El servicio puede reestablecer los niveles de lealtad El valor del servicio y la rentabilidad ¿Cómo incrementa el servicio la lealtad de los clientes?

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31 Capítulo 2. SERVICIOS INTERNACIONALES DE EXCELENCIA: SIGUIENDO EL MEJOR MODELO 31 34 36 36 38 39 40 41 41 42 43 43 45 47 49 52 52

General Electric Un mal servicio anula los efectos de la publicidad El servicio a la clientela: un centro de beneficios Home Depot Contribución del servicio a los beneficios Gateway Los costos del servicio El servicio al cliente ahorra dinero El múltiplo de cinco El servicio genera ahorros El servicio no cuesta, paga Segundos, con orgullo Calculando la rentabilidad de los servicios Midiendo y definiendo el costo para llegar a cero deserciones La necesidad de controlar la deserción Manteniendo los niveles de calidad del servicio El mal servicio produce mayor rotación del personal

55 Capítulo 3. EN EL PRINCIPIO... FUE EL PLAN 55 Eliminando las vendas 56 Los beneficios a corto plazo: una venda 56 Servicio sólo de los “labios para afuera” 57 ¿Dónde comienza el plan? 58 El servicio: una valiosa estrategia de negocios 59 El inicio 59 Lo que desea el cliente 61 Establecimiento del servicio 62 La base del plan de servicio: la estrategia del servicio 63 El servicio no es un elemento añadido 63 Guías de trabajo 63 Recopile información 65 Verificaciones del servicio 66 Cuestionarios por correo 66 Pregunte a los empleados lo que piensan los clientes 67 Cómo no utilizar los estudios y sondeos 67 Después del estudio: los objetivos 68 Un modelo para el plan del servicio

69 Establezca objetivos realistas 70 Declaración de propósitos 70 Reorientando las políticas y los procedimientos existentes 71 Diga a los empleados lo que espera de ellos 73 Actos simbólicos 74 Instrumentando el plan del servicio 74 Desarrollando la infraestructura del servicio al cliente 75 Dirija el programa 76 Logrando el involucramiento de los empleados 77 Estrategia a largo plazo 80 Otras importantes estrategias a largo plazo 81 Compromiso de la dirección 81 Perseverancia 82 El aislamiento de la dirección 83 Evitando el aislamiento 83 Beneficios del compromiso 84 No permita el servicio de “los labios para afuera” 85 Las encuestas no son servicios 86 El eslogan como servicio 87 Sea consecuente con lo que dice 89 El servicio “de los labios para afuera”: un factor contraproducente

91 Capítulo 4. VAMOS A ORGANIZARNOS 91 91 92 93 93 95 101 103 104 104 104 105 105 107 109 109

Cómo llegar desde aquí hasta allá Centralización El consenso: un imperativo Seis componentes de la organización La estrategia del servicio Delta Dental Plan en Massachusetts Identificando los “momentos de realidad” Obstaculizando el servicio Creando la estructura del servicio al cliente Seminarios a los directivos Objetivos departamentales Instrumentación de los objetivos para el personal Delegando poder en los empleados Empoderamiento El servicio es la prioridad de todos los empleados Servicio en la fuente

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Integración del servicio Difunda el conocimiento sobre el servicio a la clientela Sistemas de sugerencias por parte de los empleados Beneficios a largo plazo Comparta su estructura del servicio Controlando el servicio Impacto del servicio en el mercado Documentando el valor del servicio Reacción negativa de los mandos medios Responsabilidad por los beneficios y el servicio Mantenga contentos a los mandos medios Control de la estructura El cliente es lo primero El líder adecuado

125 Capítulo 5. PERMÍTAME PRESENTARLE A... SU CLIENTE 125 125 127 128 128 129 129 130 131 132 133 133 134 136 137 137 137 140 140 140 141 141 146

Servicio es lo que sus clientes dicen que es Premisas que a veces son mortales Para usted, la percepción de los clientes es la realidad Instrumentos para la investigación Sondeos informales Sondeos formales Sondeos entre los empleados Sesiones de grupo eficaces Los números 800 Llamadas de agradecimiento a los clientes Sistemas automatizados de respuesta Cuestionarios por correo y por teléfono Los sondeos influyen en la compensación que reciben los empleados Tarjetas para la obtención de comentarios de los clientes Programa de seguimiento de las ventas perdidas Revisión de las cuentas clave Visitas a los clientes Resumen de las cartas de quejas recibidas Gastos del servicio Sesiones de grupo grabadas en video ¿Así que esto es lo que desean los clientes? Más servicio Ya conoce lo que piensan sus clientes. ¿Y ahora qué?

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Dígaselo a los empleados Informe a la alta dirección Índice de satisfacción Logre un excelente servicio al cliente

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Capítulo 6. NO CONTRATE EMPLEADOS QUE ODIEN A LOS CLIENTES

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Es imposible capacitarlos Déficit de personal en el sector servicios ¿Servicio es igual a servilismo? General Electric: un modelo de excelencia ¿Cómo encontrar empleados? 1. Pida referencias a sus actuales empleados 2. Utilice técnicas creativas 3. Contrate a discapacitados 4. Contrate a personas de edad 5. Verifique currículos Motive a los buscadores de empleo para que elijan el trabajo que usted les ofrece Comisiones Seleccione empleados con mentalidad de servicio Tamizado La manera inteligente de contratar súper estrellas Habilidades de las personas Incluya a los gerentes Otras características deseables en el sector servicios Pensadores Educación Habilidades para la comunicación Trabajo estructurado Identificación con los valores de la empresa Capacitación Capacitación a bajo costo Capacitación en el mundo real Una vez que los ha conseguido, retenga a sus empleados El mal servicio provoca altos índices de rotación del personal El concepto de equipo Comunicación con los empleados Relaciones públicas Acciones preventivas Programas de incentivos

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Lo primero: reconocimiento sincero 1. Temporalidad 2. Entregas en público 3. Selección del sistema de incentivos por parte de los empleados Bonos por antigüedad La dignidad del empleado Rotación del puesto de trabajo Costos Forme una cooperativa

179 Capítulo 7. LAS ZANAHORIAS: UNA BUENA MOTIVACIÓN PARA SUS EMPLEADOS 179 Rompa sus garrotes 179 Más importante que el dinero 180 Wal-Mart vs Kmart 184 La motivación es dinero 184 La motivación es vital 185 El servicio rutinario 186 Nueve motivadores 186 Compromiso de la dirección 187 Cultura de servicio 188 Capacitación 189 Elogios y reconocimientos 189 Sistemas para administrar los elogios y los reconocimientos 190 Celebración de los pequeños éxitos 191 Reconocimientos 192 Los empleados emprendedores 193 Sentido de equipo 194 Orgullo 194 Premios 195 La compensación como incentivo 195 Beneficios personales 196 Mejora en las relaciones 196 Mejora en la autoestima 196 Los elogios de los clientes motivan 198 Orgullo y satisfacción 198 Más respeto por sí mismos 198 Optimismo 198 Control

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Trabajo más fácil Mejora de la autoconfianza Disfrute del trabajo Orientación e información por escrito a los empleados “Contrato” del servicio Herramientas necesarias para lograr la calidad del servicio ¿También motiva el dinero? Comisiones Participación de utilidades Bonos Dé poder a los empleados: motívelos dándoles más responsabilidad Autoridad Servicio y personal de ventas La autoridad produce orgullo Creencias que estimulan el poder Motivación por la vía de la responsabilidad Implantación del poder Elimine ataduras Identifique las ocasiones en las que se deben tomar decisiones Comunique el poder que ha otorgado Reduzca la altura de la pirámide Transmita una sensación de seguridad Dé a los empleados razones para que tomen decisiones Dé directrices a los empleados Utilice los conocimientos y la experiencia de los miembros del PPCC Motive a los empleados tratándolos correctamente El departamento de personas Motive por medio del compromiso organizativo Motive a los empleados involucrándolos Reuniones y equipos de trabajo Estándares de satisfacción Involucre a los empleados por medio de la información Utilice la motivación para reducir su índice de rotación de empleados El cliente como amigo Reduciendo el índice de rotación La rotación genera mal servicio

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223 Capítulo 8. EN EL CONOCIMIENTO ESTÁ EL PODER: EL PODER PARA GENERAR UTILIDADES 223 224 224 226 227 228 228 229 230 230 235 235 236 236 237 238 238 238 239 239 244 246 247 247 248 249 251 254 255 255 256 256 257 257 258 258 258

Tácticas, estrategias y calidad del servicio Estrategias básicas Punto de partida Una matriz: realidades universales Características comunes de la calidad del servicio Sistemas de servicio basados en “una actitud amistosa” Exija una actitud amistosa Personas de calidad Disponibilidad del servicio Renovación y reforzamiento del concepto del servicio Comunicación con los clientes En los zapatos del cliente ¿Hablar con los clientes interfiere en las ventas? Una amplia política de devoluciones Servicio garantizado Atención a los detalles Sensibilidad a las necesidades y deseos de los clientes Clientes muy ocupados Identificando el gusto cambiante de sus clientes Singapore Airlines El truco de transferir y no responder Servicio personalizado Servicio excepcional Experiencias deliciosas Servicio confiable Cumpla sus promesas Amazon.com La ficción del servicio: características comunes Pensamiento positivo Habilidades en el teléfono y cortesía Enfrentar problemas Problemas internos Problemas externos Habilidades de ventas no sustituyen habilidades del servicio Vendiendo con piel de oveja La capacitación equivocada Capacitar sólo al PPCC

258 Demasiado corta, sin seguimiento 259 No ponen el énfasis en la importancia del servicio 259 Sólo enfocados en el exterior 259 Servicio y ventas: un matrimonio de conveniencia 260 Facilidad de compra 260 Coordinación de las ventas y el servicio 261 Servicio rápido 261 Servicio confiable

265 Capítulo 9. LAS PEQUEÑAS COSAS HACEN UNA GRAN DIFERENCIA 265 Consenso y cultura de servicios 266 Cómo mantener a los clientes una vez que los tiene 267 Actitud amistosa 270 Trato personal 270 Utilice el nombre del cliente 271 Interacción positiva 272 Elogios y cumplidos 273 Comunicación negativa 274 Comunicación de doble sentido 274 Comunicación “plástica” 274 Más actitud amistosa 275 Actúe con rapidez 275 Valore al cliente 275 Reconozca que el cliente siempre tiene la razón 277 Servicio al cliente y el bloque de granito 278 La manera en que Stew Leonard satisface a su clientela 279 Confiabilidad 281 Las 100 mejores compañías para trabajar en EUA

283 Capítulo 10. CONVIERTA SU EMPRESA EN UN CENTRO DE SERVICIOS 283 Prohíba los horarios bancarios 283 Servicio rápido 284 El tiempo es algo valioso 285 Horarios bancarios 285 Commerce Bank: el banco más conveniente en EUA 289 Conveniencia 290 Empaque y embalaje 290 Dilatados períodos de entrega 290 ¿Es inconveniente el autoservicio?

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Servicios de reparación y mantenimiento: una herramienta para captar clientes Ventas y servicio Servicio actualizado “Trogloditas” Servicio juicioso Relaciones con los clientes durante el servicio Gestión de los teléfonos 800 Eliminando las barreras Lealtad Advertencia a tiempo Confianza en sí mismo Costos Casos históricos: sistemas 800 Un número 800 para cada representante Números 800 en horarios especiales Capacitación en el servicio 800 Pequeñas cosas que causan una gran impresión

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Capítulo 11. MI CLIENTE, MI AMIGO

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Cómo retener a sus amigos El servicio: una estrategia dinámica Manejo de la relación con el cliente Control del nivel de servicio Sondeos entre sus empleados Sondeos entre los clientes Métodos “creativos” para obtener información sobre las opiniones y actitudes de los clientes Medición de los resultados Evalúe a los empleados en función de la prestación del servicio Beneficios a expensas de los clientes Refinando y actualizando el programa del servicio Ideas creativas Llame a tres clientes cada semana Resuma el contenido de las cartas de quejas Realice entrevistas con los empleados que dejan la empresa He aquí cómo algunas empresas mantienen sus altos niveles de calidad del servicio

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315 Consolidando la capacitación 315 El valor de la variedad en la capacitación 316 El papel de los directivos en el trabajo diario 316 Ideas que actualizan el servicio

319 Capítulo 12. GANAR PERDIENDO: UNA QUEJA ES UNA OPORTUNIDAD 319 321 322 322 323 324 325 325 326 326 327 328 328 330 331 331 332 333 338 339 339 339 340 340 340 341 344 345 345 346

Entonces, solicite las quejas Pida a los clientes sus quejas Elimine las barreras que obstaculizan las quejas Facilite la presentación de las quejas Cómo recuperar los costos de la gestión de quejas Solución de las quejas: una acción redituable Convierta las quejas en oportunidades para retener a los clientes Las quejas expresadas representan ventas El efecto Hawthorne Utilice las quejas Cómo prevenir las quejas Hágalo bien la primera vez Celebre los éxitos Identifique las fallas de su sistema Las utilidades aumentan Valor a largo plazo de una rápida y justa atención de quejas Beneficios financieros Nueve técnicas para “calmar” a un cliente encolerizado Cómo determinar si se necesita un sistema para la atención de quejas Organizando el área que tendrá a su cargo la atención de quejas Función de operaciones: análisis y evaluación Función de operaciones: respuesta Función de operaciones: resolución Función de apoyo: control Función de apoyo: gestión Casos históricos: atención de quejas ¿Retraso en el servicio? Comuníquelo Diga a la dirección toda la verdad Sólo una de cada cincuenta personas se queja Capacitación

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Capítulo 13. LOS PROFESIONALES DEDICADOS AL SERVICIO AL CLIENTE NO NACEN: SE HACEN

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Capacite a su personal que tiene contacto con el cliente, y también, a los directivos La capacitación reduce el costo del personal El servicio es una herramienta para el marketing Las acciones suenan más fuerte que las palabras Valor de la capacitación en el puesto de trabajo Capacitación a bajo costo Capacite a todo el mundo Todos contribuyen a la calidad Sólo los directivos Comenzando el proceso Motive a los empleados Crecimiento personal La capacitación como un medio para lograr la satisfacción del personal ¿Cuándo impartir la capacitación? Estructura y características del proceso de la capacitación Diga a los empleados lo que espera de ellos Atributos de un sistema de capacitación eficaz Tecnología Aprendizaje acelerado Empaquetado: video e impresión Simplicidad compleja La complejidad es innecesaria El valor de la diversión Directrices: cómo conducir una sesión de capacitación Desarrollo de las sesiones Atmósfera de equipo Involucramiento emocional Cómo manejar preguntas Cómo plantear preguntas Aumente la conciencia Programas “preelaborados” Adaptación Contenido de la capacitación Capacitación en las habilidades El punto de vista de los empleados Amistad es igual a facilidad El servicio interno

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La importancia de las “cosas pequeñas” Adapte el estilo del servicio a la personalidad de cada cliente Tácticas telefónicas Sea sincero Características de la personalidad Punto de vista del cliente Duración de la capacitación, seguimiento Historia de casos: calidad exitosa Dow Chemical USA Capacitar para resolver problemas Oportunidad de progresar Miller Brewing Co. La nación que más promueve el servicio ¿Cuánto debe invertirse en la capacitación?

383 Acerca del autor

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Introducción ¿QUÉ PUEDE HACER ESTE LIBRO POR USTED? Si usted ha escuchado y leído todo lo que deseaba saber sobre el bajo nivel de servicios que, en términos generales, se ofrece en EUA, y sobre la importancia que tiene el servicio para los clientes y para sus niveles de rentabilidad, es muy posible que esté listo para iniciar una pequeña acción. Si ése es su caso, este libro es para usted. Después de leer tantos artículos y libros sobre la necesidad de mejorar la calidad del servicio, creo que muy pocos directivos de empresas han quedado (aún) sin estar convencidos por completo de esa necesidad. Muchos, sin embargo, no disponen de los medios necesarios que les permitan convertir ese convencimiento en acción. La misión de este libro es dotar de esos medios a los que ya están debidamente convencidos, para que puedan poner en práctica lo que ya está debidamente comprobado: que, en el esfuerzo permanente que debe realizarse para explotar en su totalidad el potencial de una empresa, el servicio es una estrategia tan poderosa como el marketing, y tan potente como la calidad del producto en sí. Este libro le ofrece, de forma detallada, y paso a paso, los conocimientos que se pueden utilizar para implantar, de forma rentable, una estrategia de servicios a la clientela a lo largo de América Latina. La capacidad de una organización para producir beneficios se deriva de la impresión general que dejan todos sus empleados en sus clientes. Los medios para crear esa impresión son la calidad y la eficacia de los productos y servicios que los empleados venden (la calidad, el cuidado, la fiabilidad y la rapidez de los servicios), y el acento en la calidad que son capaces de impregnar en sus relaciones con los clientes. Todos los empleados, desde el director general ejecutivo, hasta el que recibe el salario mínimo (unos más que otros) influyen en la reputación de una empresa, conforman las actitudes de los clientes internos y externos y determinan las características de otros factores influyentes. En consecuencia, esos empleados (especialmente el personal de primer contacto con la clientela o PPCC)* deben ser capacitados para suministrar el servicio. La mentalidad de servicio, y el deseo de suministrar un buen servicio, no son rasgos innatos. * [N. del T.] Para evitar repeticiones innecesarias, utilizaremos las siglas PPCC para referirnos al personal del primer contacto con el cliente, personal de línea, etcétera.

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Una vez capacitados, la motivación de los empleados (su nivel de compromiso) debe ser reforzada periódicamente. En 1979, mucho antes de que el servicio al cliente se convirtiera en una moda, diseñé un programa de capacitación en el servicio a la clientela que las organizaciones podían utilizar para cambiar las actitudes y los comportamientos de los empleados. He visto organizaciones que invierten millones de dólares en publicidad, tratando de atraer a los clientes; pero, luego, utilizan garrotes (en sentido figurado) para hacer que se vayan. Creo que éste es un comportamiento muy extraño. Si esas organizaciones se preocuparan por ofrecer un buen servicio y por hacer que sus clientes sientan que son especiales, deseados y apreciados, podrían conservar a todos los clientes que su publicidad atrae. El sistema de enseñanza que desarrollé en 1979 ha sido utilizado por millones de personas en todo el mundo. Es eficiente en la relación costo-beneficios, fácil de utilizar, y puede ser comprendido por los empleados (y no sólo por los directivos o los instructores). Este libro está escrito para los directivos altos y medios que influyen en la calidad del servicio de una empresa al decidir qué deben hacer los miembros del PPCC, cómo deben hacerlo y, fundamentalmente qué deben y qué no deben hacer en cada caso. Esos directivos dicen a los empleados lo que se espera de ellos en cuanto al servicio al cliente, los evalúan y les comunican cuáles han sido los resultados obtenidos con sus actuaciones. Pero asumir que sólo ellos deben recibir capacitación al respecto, teniendo en cuenta la importancia que tienen los niveles directivos en el diseño del sistema del servicio, constituiría un contrasentido muy peligroso, no importa lo elegante que sea la racionalización que sustente tal enfoque. La razón es que se estima que cerca de un 95 por ciento de los factores que determinan la reputación que tiene una empresa entre sus clientes actuales y potenciales depende del PPCC. Incluso, aunque los directivos sientan muy poca estima por los miembros del PPCC (un punto de vista muy extendido, aunque injusto), esa actitud no elimina el hecho de que los miembros del PPCC siguen siendo los principales responsables de la prestación del servicio. Ellos crean las impresiones que establecen la reputación de una empresa. Ellos, en especial, deberían ser capacitados y entrenados. Y debe invertirse el dinero necesario en esa tarea. Pero, en la actualidad, muchas empresas no tienen programa alguno de capacitación para sus empleados, y sin embargo anuncian que ofrecen un buen servicio. Aparentemente, esperan que sus empleados lean sus anuncios y se sientan obligados a cumplir lo prometido. La capacitación y motivación de los empleados

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que, en la realidad práctica de cada día, prestan el servicio, y la exposición de las instrucciones específicas sobre la forma en que se pueden llevar a la práctica, constituyen los dos pilares sobre los que se apoya la esencia de este libro: ▪ Las razones por las que fue escrito. ▪ Las características que lo distinguen de otros libros sobre el servicio.

Entre los beneficios más importantes que ofrece este libro a sus lectores se encuentran: ▪ Ideas, habilidades y técnicas prácticas que pueden ser utilizadas de inmediato. ▪ Conocimientos sobre cómo modelar las actitudes de los empleados, una poderosa fuerza competitiva que conduce a una empresa hacia una mayor participación en el mercado, más altos niveles de lealtad de sus clientes y mayor rentabilidad.

¿CÓMO ESTÁ ORGANIZADO ESTE LIBRO? Este libro ofrece información en forma de bloques metodológicos. Cada capítulo le ayuda a comprender y utilizar adecuadamente la información contenida en el que sigue. El capítulo primero presenta los hechos y las estadísticas que podrían ser utilizados en informes internos sobre el servicio. Cada uno de los beneficios clave de la calidad del servicio que se indica en el capítulo 1 tiene un impacto positivo en la rentabilidad. El servicio a la clientela no es un gasto, es una inversión muy rentable. En el capítulo 2, igual que con GE, Home Depot ayuda a entender la razón por la cual el servicio al cliente es un punto crítico. Los capítulos 3 y 4 tratan sobre el inicio del proceso: el capítulo 3 trata sobre la planificación y el 4 sobre la organización. En el capítulo 5 se muestran los aspectos básicos de un elemento fundamental: conocer lo que los clientes desean; en otras palabras: conocer lo que usted debe hacer para lograr altos niveles de satisfacción y obtener así el apoyo permanente de sus clientes. Este paso es fundamental para el desarrollo de cualquier estrategia de servicio de una empresa: conozca a sus clientes. Trabajar de acuerdo con la información que ofrecen las investigaciones generales sobre las necesidades y deseos de los consumidores es, sencillamente, insuficiente. Un programa para la mejora de la calidad del servicio se estanca si no existen empleados que lo practiquen con dinamismo. Ésa es la razón por la que se incluye un capítulo (el capítulo 6) que trata sobre cómo encontrar empleados con mentalidad de servicio. El mensaje central del capítulo 6 es que los empleados

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susceptibles de ser entrenados a partir de sus cualidades naturales, nacen, no se hacen (con excepciones). Pero incluso los empleados que poseen un alto potencial deben ser motivados y vueltos a motivar. En consecuencia, en el capítulo 7 tratamos sobre el papel que cumple la motivación de los empleados en una estrategia de servicios. Los siguientes tres capítulos (8, 9 y 10) constituyen el plato fuerte de este libro. En ellos incluimos información cuya recopilación llevaría al lector meses o años de investigación en distintas fuentes. El valor de esos capítulos se incrementa con la inclusión de numerosas ideas en acción: casos históricos provenientes de países de todo el mundo. El capítulo 8 estimula la imaginación del lector al analizar los elementos fundamentales de un programa para consolidar la lealtad de los clientes. El capítulo 9 contiene más información sobre los aspectos básicos de la calidad del servicio; de ella, el lector podrá seleccionar las prácticas más apropiadas para su organización. El capítulo 10 trata sobre la elaboración de proyectos que ofrezcan, de forma tangible, los mejores resultados (resultados que el directivo más duro admirará). En esos capítulos el lector obtendrá las municiones de gran calibre que le permitirán superar las dudas de los altos directivos más vacilantes de la organización. Una vez que el plan se ha implementado, la siguiente preocupación es la de mantener el impulso y la de llevar a cabo acciones de mantenimiento preventivo. De acuerdo con el contenido del capítulo 11, deberá prever, en un nuevo programa para la mejora del servicio, acciones de reactivación que permitan: dotarlo de mayor agilidad, medir la prestación del servicio, mantenerse alerta respecto a las posibles causas de insatisfacción de los clientes (para eliminarlas), así como determinar y preservar las causas que generan satisfacción. El capítulo 12 trata sobre cómo pedir y estimular la presentación de quejas, cómo prevenirse en lo posible de ellas y cómo convertir en clientes satisfechos (que sigan siendo leales a la empresa) a la mayor cantidad posible de clientes. El capítulo final le ofrece las herramientas necesarias para diseñar su propio programa interno de capacitación. El capítulo 13 incluye la información más actualizada sobre las actividades de capacitación: tecnología, presentación, comunicación persuasiva y dinámica de grupos. En este libro usted encontrará las directrices de un programa para mejorar la calidad del servicio, capaz de incrementar la rentabilidad de la organización al consolidar la satisfacción y lealtad de su clientela. Los clientes satisfechos compran más, y más a menudo. No se van con los competidores. La creación de

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una amplia base de clientes leales, que es el propósito de un programa para la mejora de la calidad, disminuye el monto de las inversiones que deben hacerse en actividades de marketing y publicidad. ¿Por qué? Porque pocos clientes abandonan la empresa para irse a la competencia. Cuando los clientes que la abandonan son muchos, la empresa debe invertir más dinero en publicidad y marketing para atraer nuevos clientes que reemplacen a los que se fueron.

Capítulo

UN SERVICIO EXCEPCIONAL: EL ARMA SECRETA En mercados altamente competitivos la batalla por mantener la facturación de clientes habituales es crucial para el éxito a largo plazo de una empresa. Pero el servicio al cliente no es sólo una ventaja comparativa. En muchos sectores, es la ventaja que determina la competitividad de un negocio. El servicio, por su parte, es el nuevo parámetro que utilizan los clientes para juzgar a una empresa. - WILLIAM BAND, socio en el área de prácticas de gestión estratégica de Coopers Lybrand Consulting Group, Toronto

Generando rentabilidad con el servicio al cliente

a mayoría de las empresas no comprenden que el servicio al cliente es realmente una acción de ventas. Servicio es “vender” puesto que estimula a los clientes a regresar a la empresa con mayor frecuencia y a comprar más. De acuerdo con un estudio realizado por American Management Association, las compras realizadas por clientes leales, quienes recurren una y otra vez a una organización porque están satisfechos con los servicios recibidos, representan 65 por ciento del volumen de ventas promedio de una empresa. Uno de los mayores problemas que existen en el área de servicios es la poca disposición de los directivos para concebir esta área como una estrategia más de marketing. Demasiados la ven únicamente como parte del servicio posventa; es decir, algo que se relaciona con una venta ya realizada, no con las ventas que se generarán en el futuro. Estudios demuestran que, en la actualidad, en muchas empresas el servicio es más eficaz que el marketing para incrementar el volumen de negocios, la promoción de ventas o la publicidad. Sospechamos que en una empresa que posea una estrategia de servicios global, altamente profesional, el servicio añade más a las utilidades netas finales que las actividades que se realizan en las áreas de investigación y desarrollo, innovación de productos, capitalización, ampliación de la cartera financiera, servicios de crédito o cualquier otra estrategia de administración.

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Como señala la revista Electrical Contractor: “En nuestra sociedad orientada al servicio, la calidad del mismo ha llegado a ser, para el éxito de las empresas, más importante que la calidad del producto. Y las empresas que van por delante en el camino del servicio excelente tendrán una ventaja comparativa muy poderosa respecto a las que se hayan quedado rezagadas”. Para lograr que esto se convierta en una realidad para su empresa se deben satisfacer las siguientes condiciones: 1. Compromiso por parte de la dirección. Este prerrequisito es crucial para el éxito de un programa de mejora de la calidad del servicio. Ninguna empresa debería realizar publicidad ostentosa, con eslóganes como “amamos a nuestros clientes”, si los directivos no ven aún la importancia de un servicio personal y confiable, de la misma manera en que creen en los valores de patria, familia y utilidades. Las palabras y los actos de los directivos deben comunicar a los empleados, de manera permanente, ese compromiso. Lamentablemente, en mis años de experiencia en el área del servicio al cliente, he visto cómo, consistentemente, los directivos se comprometen con el servicio sólo de palabra (y no con hechos). 2. Recursos adecuados. La empresa debe invertir con decisión el dinero necesario para desarrollar y mantener un programa de mejora del servicio diseñado profesionalmente. 3. Mejoras visibles del servicio. Las mejoras en el servicio que los clientes perciben se convierten (para ellos) en señales de que la calidad del producto (tangible o intangible) ha mejorado. Los servicios que ofrece la organización deben recibir mejor publicidad que la que se les hace a los servicios suministrados por la competencia. 4. Capacitación. Los empleados de la empresa deben recibir una capacitación amplia sobre cómo instrumentar una estrategia de servicio centrada en los elementos específicos, clave, que planteen los consumidores o clientes de la organización. Desde 1980 he estimulado a las empresas y organizaciones para que capaciten a sus empleados. En términos generales, desafortunadamente, las empresas parecen ignorar que la capacitación en el área del servicio tiende a tener un impacto mayor sobre las utilidades que cualquier otra acción que pudieran llevar a cabo.

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5. Servicios internos. En una tienda de ventas al menudeo, el departamento encargado de exhibir la mercancía y el de adquisiciones deben ayudarse mutuamente en la presentación de los productos y en el establecimiento de sistemas de servicios que incrementen los niveles de satisfacción y lealtad de los clientes. En las empresas del sector manufacturero, los departamentos de producción y mantenimiento deben interactuar de manera amigable y ayudarse mutuamente para poder entregar a los clientes productos que generen y consoliden su lealtad. Los distintos departamentos deben ayudarse unos a otros, en vez de hacerse la guerra. 6. Involucramiento o compromiso de todos los empleados. Todos los empleados deben sentir que su trabajo afecta la imagen que los clientes tienen de la empresa e, incluso, la calidad del servicio, sin importar lo alejado que crean estar de las áreas que tienen contacto directo con la clientela o de las que se comunican directamente con ella. Ésta es la razón por la que el Advanced Management Group me concedió permiso para manejar las ideas y campañas de su programa de compromiso total.

La diferencia de Saturn Saturn es la marca armadora de vehículos automotores creada por General Motors para competir con las empresas japonesas. General Motors se vio en la necesidad de enfocar su objetivo en precios bajos y alta calidad para poder competir. En cuanto a la capacitación, todos los empleados de la compañía automotriz Saturn reciben, por lo menos, 92 horas de capacitación cada año. En 2003, cada uno de los miembros de United Auto Workers recibió 95.1 horas de capacitación (5 por ciento de la cantidad de horas que trabajan anualmente). Los supervisores son capacitados individualmente durante, al menos, 80 horas. Los empleados nuevos deben ser certificados antes de que puedan incluso tocar un auto. Saturn enseña también valores y principios, y no únicamente lo relativo al proceso de producción. La planta manufacturera de Spring Hill, Tennessee, con 6 500 empleados, es actualmente conocida como Spring Hill Manufacturing. La revista Customer Service Management, publicó el siguiente comentario de Saturn: “Nuestra meta es lograr el entusiasmo del cliente. Tenemos la férrea convicción de que, finalmente, la venta de un auto es un negocio de palabras. La decisión del cliente acerca del auto que compra es, en mucho, debido a la opinión de sus amistades, su familia, compañeros de trabajo, más que cualquier otra influencia. Somos la cuarta compañía en la venta de autos en el país”.

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Recuerde: las inversiones que se realizan para mejorar el servicio sólo serán rentables, no importa la cantidad de dinero invertida, si los clientes perciben y son conscientes de la calidad del servicio. La calidad debe darse a conocer. Debe generar beneficios para muchos consumidores o clientes de forma permanente (no esporádica). A los clientes se les debe informar sobre los servicios que ofrece la empresa y, además, es necesario que se les recuerde regularmente su existencia para que los utilicen. El conocimiento de calidad en el servicio tanto por parte de los clientes con que ya se cuenta como por los potenciales, constituye una gran ventaja para el personal de ventas, que tendrá mayores probabilidades de cerrar una operación si puede decir (sabiendo que es verdad): “si usted hace sus compras en nuestra empresa, nunca le fallaremos. Darle servicio a su organización será nuestra máxima prioridad”. Jan Carlzon, quien fuera presidente de las líneas aéreas suecas (SAS), dice en su libro Moments of Truth (Ballinger, 1987): “...cada uno de nuestros 10 millones de clientes entró en contacto con cinco empleados de SAS. Cada contacto duró unos 15 segundos. De esta manera, SAS se crea, en la mente de nuestros clientes, 50 millones de veces al año, durante 15 segundos cada vez”. Esos 50 millones de “momentos de la verdad”, en que los clientes perciben la calidad del servicio de SAS, son los que, en definitiva, determinarán si SAS tendrá éxito o fracasará como empresa. Cualquier directivo puede aplicar el mismo análisis a su empresa.

La ventaja comparativa Dado que la calidad del servicio es una herramienta de ventas, es, también, una ventaja comparativa a largo plazo. De hecho, con mucha frecuencia, es la única ventaja que puede lograr una organización que opera en una economía de servicios en la que muchas organizaciones brindan (fundamentalmente) el mismo servicio. “De forma virtual, todos los clientes fundamentan su decisión de compra en los servicios que reciben de una empresa”, dice Terell J. Harris, socio director de Chicago Consulting. “Cuando el servicio desciende, las ventas caen. Es así de simple. Por el contrario, incluso las mejoras más pequeñas del servicio pueden incrementar los niveles de beneficios de una empresa”. Póngase en los zapatos de un ama de casa que se encuentra ante una larga fila de refrigeradores. Todos son muy parecidos. Todos hacen lo mismo. Pero existe

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una probabilidad muy alta de que la señora se dirija primero a un refrigerador en particular: el que lleva una marca que estimula su memoria con un sentimiento de facilidad, de ayuda, de vendedores conocidos, o que le recrea la visión de una empresa que proyecta la imagen de que responde a todas las preguntas y requerimientos de sus clientes, ¿cierto? En efecto, vivimos en una época en la que, con frecuencia, la única diferencia que pueden percibir los clientes, en muchos productos y servicios, es la diferencia distintiva en la calidad de sus servicios. Esa diferencia (ese margen), se manifiesta como un sentimiento de amistad y profunda confianza hacia una organización o hacia sus productos o servicios. Ésa es la ventaja comparativa.

Southwest Airlines Southwest Airlines con sus 417 aviones es la aerolínea comercial más grande de Estados Unidos. Herb Kelleher, director ejecutivo, la fundó en 1966, con una aportación personal de 10 millones de dólares. Hoy día, la compañía está valuada en más de 500 millones. El nombre de la empresa es conocido como sinónimo de servicio al cliente y un excelente sitio donde trabajar. En palabras de Herb Kelleher: “Quizá la ventaja más libre de competencia sea la política que sigue Southwest. Pero lo más difícil de emular es el espíritu de su personal”. Los empleados poseen 13 por ciento de las acciones. Nunca han recurrido a huelga, pese a que 83 por ciento está sindicalizado, mientras que la mayoría de las aerolíneas en Estados Unidos siempre están bajo amenaza de huelga. Southwest Airlines (www.southwest.com) logró una ganancia de 645 millones de dólares en 2007 de su ingreso total de 9.86 billones de dólares, un incremento de 10% contra 587 millones de dólares de ganancia en el 2005. Su trigésimo quinto año consecutivo de ser una empresa rentable. Ninguna otra aerolínea en el mundo ha podido igualar esos números. Para 2004, Delta perdió 3.3 mil millones de dólares y United 1.2 mil millones de dólares. Después del 11 de septiembre de 2001, Southwest Airlines se convirtió en la única aerolínea en no despedir a ningún empleado, tampoco dio de baja a ninguno de sus aviones. En 2001, las ganancias subieron a 511 millones de dólares. En la actualidad, 144 ciudades de Estados Unidos solicitan el servicio de vuelos a dicha aerolínea porque existe la certeza de que las demás tarifas descenderán de 50 a 70 por ciento y, además, ganarán un servicio de primera. ¿A cuántas organizaciones les encantaría que cada tres meses 144 ciudades pidieran sus servicios?

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